Bộ phận tài chính cần tham gia ngay từ lúc bắt đầu mỗi dự án để đảm bảo rằng những tiết kiệm về chi phí được ghi nhận đầy đủ đối với từng dự án Six Sigma và thật sự thể hiện trong kết quả báo cáo tài chính của công ty. Mốc so sánh của dự án (baseline) và những cải tiến được công bố phải được cẩn thận kiểm chứng bởi bộ phận tài chính. Các cải tiến sẽ được chuyển thành
giá trị tiết kiệm bằng tiền khi co thể và bị khấu trừ nếu phát sinh chi phí từ dự án.
Mặc dù các dự án Six Sigma có thể mang lại nhiều lợi ích và giúp công ty tiết kiệm tiền bạc về lâu dài, có một số chi phí ban đầu có liên quan
đến các dự án Six Sigma cần được quan tâm. Điển hình bao gồm các khoản sau đây:
• Lương trực tiếp – Tiền lương cho các nhân viên làm việc toàn thời gian trong dự án Six Sigma.
• Lương gián tiếp – Chi phí thời gian từ những viên chức điều hành cấp cao, các thành viên của nhóm dự án, những người quản lý các quy trình và những người liên quan trong việc triển khai các dự án
• Đào tạo và tư vấn – Chi phí huấn luyện các ứng viên về các kỹ năng Six Sigma.
• Chi phí thực hiện cải tiến – Chi phí cải tiến các quy trình sản xuất để loại trừ các nguồn gây dao động được xác định bởi các dự án Six Sigma. Khoản này có thể bao gồm những thiết bị, phần mềm mới, chi phí nhân sự cho những vị trí mới hình thành.v.v…
• Phần mềm (Software) – Một số chương trình phần mềm vi tính như Minitab Inc.’s (phần mềm Minitab thống kê) hay Microsoft’s Visio, dùng xây dựng các lưu đồ quy trình, cũng có thể được cần đến. Đôi khi một số công cụ phần mềm tiên tiến hơn bao gồm Popkin’s System Architect, Proforma’s Provision hay Corel’s iGrafx Process 2003 for Six Sigma.
4.Các bước triển khai áp dụng SIX SIGMA:
Các bước thiết lập năng lực Six Sigma trong tổ chức Quy trình triển khai thực hiện 6sigma như thế nào?
Tư vấn sẽ hướng dẫn tổ chức lập ban triển khai dự án. Thành viên ban triển khai do tổ chức chỉ định. Thông thường các thành viên là các trưởng phó bộ phận /
Giảng viên chúng tôi tiến hành đào tạo cho ban triển khai dự án: Đào tạo nhận thức tiêu chuẩn, đào tạo yêu cầu tiêu chuẩn và hướng dẫn triển khai yêu cầu tiêu Tư vấn đến trực tiếp người được phân công: hướng dẫn soạn tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn. Trong quá trình tư vấn sẽ ảnh hưởng không nhiều đến công tác Tư vấn đến hướng dẫn bộ phận phụ trách ban hành tài liệu thực hiện ban hành và hướng dẫn các bộ phận liên quan áp dụng các tài liệu đã ban hành
Tư vấn tiếp tục hướng dẫn thành viên ban triển khai dự án kỹ thuật duy trì hệ thống. Sau khi học, các thành viên sẽ trở thành đánh giá viên nội bộ của Các chuyên gia đánh giá đã từng có kinh nghiệm đánh giá cho các tổ chức chứng nhận thực hiện đánh giá. Các đánh giá viên nội bộ của tổ chức theo tập sự để học Tư vấn đến trực tiếp người được phân công: hướng dẫn khắc phục theo yêu cầu của tiêu chuẩn và yêu cầu của tài liệu đã soạn. Trong quá trình tư vấn sẽ ảnh hưởng Chuyên gia đánh giá bên tư vấn đến quan sát và hỗ trợ. Các đánh giá viên đã học và tập sự sẽ thực hiện đánh giá chính thức
Tư vấn đến trực tiếp người được phân công: hướng dẫn khắc phục theo yêu cầu của tiêu chuẩn và yêu cầu của tài liệu đã soạn. Trong quá trình tư vấn sẽ ảnh hưởng không nhiều đến công tác nghiệp vụ của người được phân công (Thời gian dự kiến là 8 buổi)
Để triển khai thành công SIX SIGMA, cần tạo ra một mô hình hoàn thiện và có sự gắn kết tốt. Mô hình này bao gồm nhiều cấp: Nhóm hạt nhân, Đai đen cao cấp, Đai đen, Đai xanh, Đai vàng, quy trình MAIC, và một hệ thống khen thưởng.
• Nhóm hạt nhân chịu trách nhiệm xây dựng và kiểm tra tiến độ của các dự án SIX SIGMA. Nhóm này cũng chịu trách nhiệm gỡ bỏ những rào cản trong việc triển khai dự án.
• Đai đen cao cấp chịu trách nhiệm đào tạo kĩ thuật và huấn luyện kiến thức về các công cụ kiểm soát chất lượng. Cần 1 Đai đen cao cấp cho số lượng 1,000 công nhân.
• Đai đen kiểm soát dự án. Cần khoảng 10 – 20 Đai đen cho số lượng 1,000 công nhân.
• Đai xanh hỗ trợ Đai đen. Cần khoảng 3 – 5 Đai xanh hỗ trợ Đai đen. Cần khoảng 300 Đai xanh cho số lượng 1,000 công nhân.
• Đai vàng chiếm số lượng còn lại. Họ cung cấp thông tin và hỗ trợ các nhóm triển khai dự án SIX SIGMA. Họ cũng là nguồn nhân lực thay thế cho Đai xanh trong lương lai.
• Quy trình MAIC (Measure: đo lường, Analyse: phân tích, Improve: cải tiến, Control: kiểm soát) tạo ra sự rõ ràng và kiểm soát quy trình trao đổi thông tin trong nội bộ.
• Hệ thống khen thưởng giúp “bôi trơn” quá trình triển khai SIX SIGMA nhằm thu về những kết quả tốt.
Mô hình và các chương trình đào tạo cần thiết cho nhiều cấp như sau:
Nhóm hạt nhân
SIX SIGMA tạo ra sự đổi mới trong giá trị kinh doanh trước những rào cản của công ty. Đây là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược đề ra. Để triển khai thành công SIX SIGMA, cần có sự cam kết và tham gia của cấp quản lý cao cấp. Họ cũng chính là những nhân tố nòng cốt trong
Nhóm hạt nhân. Nhiệm vụ chính của nhóm này là chọn ra những dự án có đòn bẩy tài chính cao, xuất phát từ kế hoạch chiến lược của công ty. Trong khi dự án đang tiến triển, nhóm cần phải thường xuyên xem xét lại dự án. Để hiểu rõ về phương pháp SIX SIGMA, một chương trình huấn luyện nền tảng (dành cho lãnh đạo) kéo dài 2 ngày có thể bao gồm những chủ đề sau:
• Tổng quan và ứng dụng SIX SIGMA
• Các hoạt động tâm điểm và cải tiến quy trình đều dựa trên kiến thức • Tổng quan về thống kê mô tả và thử nghiệm
• Hiểu 10 yếu tố thành công khi áp dụng SIX SIGMA và cách thức áp dụng trong công ty
Đai đen cao cấp
Cấp này thành thạo về kỹ thuật và hiểu công ty ở mức độ cao nhất. Họ chịu trách nhiệm chính về kỹ thuật cho các dự án SIX SIGMA và đảm bảo công ty có thể tự lực trong việc đào tạo. Họ là những chuyên gia nội bộ và hiểu rõ về các công cụ và phương pháp SIX SIGMA. Vai trò của họ là:
• Đào tạo và hỗ trợ dự án tạo ra kết quả • Xây dựng và huấn luyện SIX SIGMA • Hỗ trợ xác định dự án
• Hợp tác với những nhà vô địch SIX SIGMA • Xác định và triển khai những chuẩn mực tốt nhất
Chương trình đào tạo dành cho Đai đen cao cấp gồm 2 học phần, mỗi học phần kéo dài 1 tuần. Học phần có thể bao gồm những đề tài mở rộng hay có liên quan tới các học phần đào tạo dành cho Đai đen thông thường. Chương trình đào tạo Đai đen cao cấp còn bao gồm nội dung đánh
giá quá trình họ đào tạo Đai đen. Chương trình đào tạo bao gồm quản trị chất lượng cao cấp và tư duy thống kê.
Đai đen
Đai đen là những nhân tố tạo ra thay đổi nhằm thể chế hóa những cải tiến và phương pháp SIX SIGMA. Vai trò của họ bao gồm:
• Thực thi các dự án cải thiện quy trình mang tính chiến lược và có tác động lớn
• Hoàn thiện các công cụ quản trị chất lượng và thống kê ở cấp độ cơ bản và cao cấp
• Thực thi các kĩ thuật đo lường, phân tích, cải thiện và kiểm soát
Để đạt được hiệu quả khi tiến hành đào tạo về khái niệm SIX SIGMA cho Đai đen, phương pháp tốt nhất là tổ chức 4 học phần, mỗi học phần kéo dài 1 tuần và 4 học phần này sẽ được thực hiện trong 4 tháng. Giữa từng học phần, người tham dự sẽ áp dụng những kiến thức đã học được trong học phần trước vào dự án thực tế. Trong suốt thời gian này, họ sẽ được đào tạo trực tiếp về việc ứng dụng những kĩ thuật đã học và dự án.
Đai xanh
Họ là những chuyên gia trong quy trình kỹ thuật và là nhân tố tạo ra thay đổi trong lĩnh vực chuyên môn của mình. Vai trò của họ là:
• Thực thi những dự án cải thiện quy trình quan trọng • Hỗ trợ các dự án chiến lược của Đai đen
• Tạo ra sự đổi mới liên tục trong quy trình
Các chương trình đào tạo dành cho Đai xanh kéo dài 2 tuần và có thể bao gồm những chương trình huấn luyện và đào tạo như của Đai đen.
Đai vàng
Họ là nhóm còn lại. Nhóm này được đào tạo trong 3 ngày để có thể hiểu và áp dụng các khái niệm thống kê căn bản được sử dụng để giải quyết
vấn đề. Họ hỗ trợ các nhóm triển khai dự án SIX SIGMA và cung cấp những thông tin có giá trị về những nguyên nhân cốt lõi của vấn đề, qua đó nhóm triển khai dự án có thể hiểu rõ hơn vấn đề còn tồn tại