Hoàn thiện kế toán nguyên liệu vật liệu tại Công ty TNHH Phú Lộc

Trong những năm qua, đất nước ta đã có những đổi mới sâu sắc và toàn diện về cơ chế quản lý kinh tế cũng như đường lối chính sách XH. Hiện nay với nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, hệ thống kế toán VN đã có những bước đổi mới và tiến bộ về chất lượng để phù hợp với sự phát triển chung của đất nước. Trong quá trình hình thành cơ chế quản lý mới, kế toán đã khẳng định được vai trò của của mình trong công tác quản lý tài chính của các đơn vị cũng như quản lý vĩ mô của nền kinh tế. Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật cho nền kinh tế quốc dân. Sản phẩm của ngành xây dựng thường là những công trình có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài và có ý nghĩa quan trọng về kinh tế. Bên cạnh đó sản phẩm xây dựng còn thể hiện bản sắc văn hóa, thẩm mỹ và phong cách kiến trúc của mỗi quốc gia mỗi dân tộc. Trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, ngành xây dựng cơ bản cũng phát triển không ngừng, cùng với nó thì số vốn đầu tư xây dựng cơ bản cũng được tăng lên. Vấn đề đặt ra là làm sao để quản lý vốn và sử dụng vốn có hiệu quả, khắc phục được tình trạng lãng phí và thất thoát vốn trong xây dựng cơ bản như lập dự toán công trình…với thời gian kéo dài. Do vậy cần có việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu trong các công ty xây lắp nói riêng và các doanh nghiệp sản xuất nói chung, vì vậy nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là yếu tố vật chất chủ yếu hình thành nên các sản phẩm mới, nó là một trong những tếu tố cơ bản không thể thiếu và chất lượng sản phẩm phụ thuộc chủ yếu vào loại nguyên liệu vật liệu sản xuất ra sản phẩm đó. Trong điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, chất lượng sản phẩm là một yếu tố rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Trước thực tế đó, em nhận thấy Công ty TNHH Phú Lộc luôn quan tâm đến công tác hạch toán kế toán vật liệu vì nó đóng vai trò quan trọng trong tài chính của doanh nghiệp Qua một thời gian thực tập tại phòng kế toán thuộc Công ty TNHH Phú Lộc. Là học sinh của Đại học Kinh tế Quốc Dân, em chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán nguyên liệu vật liệu tại Công ty TNHH Phú Lộc” vì em đã nhận thấy được tầm quan trọng của kế toán NLVL trong xây dựng và được sự giúp đỡ của thầy giáo PGS.TS nguyễn Ngọc Quang, các cô chú, anh chị trong phòng kế toán Công TNHH Phú Lộc em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu chuyên đề này.

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 5

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ LỘC 1

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH Phú Lộc 1

1.1.1 Đặc điểm Nguyên Vật Liệu 1

1.1.2 Phân loại Nguyên Vật Liệu 2

1.2 Đặc điểm luân chuyển Nguyên vật liệu 4

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH Phú Lộc 7

1.3.1 Yêu cầu của tổ chức quản lý nguyên vật liệu 7

1.3.2 Nhiệm vụ của các bộ phận 8

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ LỘC 10

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 10

2.1.1 Thủ tục Nhập - Xuất nguyên vật liệu 10

2.1.2 Phương pháp tính giá gốc NL, VL xuất kho áp dụng tại Đội xây dựng Công ty TNHH Phú Lộc 24

2.1.3 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu ở Đội xây dựng 26

2.1.4 Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn kho nguyên liệu, vật liệu 32

2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty TNHH Phú Lộc 39

2.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng .39

2.2.2 Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu 39

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ LỘC 53

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu và phương hướng hoàn thiện tại công ty TNHH Phú Lộc 53

3.1.1Ưu điểm 53

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện 58

3.2 Một số giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH

Phú Lộc 59

3.2.1 Về công tác Quản lý nguyên vật liệu 59

3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá nguyên vật liệu 60

3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 62

3.2.4 Về sổ kế toán 63

3.2.5 Về báo cáo kế toán liên quan 63

3.2.6 Điều kiện thực hiện giải pháp 64

KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

1 BGĐ Ban giám đốc

2 BHXH Bảo hiểm xã hội

3 BHYT Bảo hiểm y tế

4 BHTN Bảo hiểm thất nghiệp

5 CCDC Công cụ dụng cụ

6.CPNVLTT Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

7 KPCĐ Kinh phí công đoàn

8 GTGT Giá trị gia tang

9.NL, VL Nguyên liệu, vật liệu

10 TNDN Thu nhập doanh nghiệp

DANH MỤC SƠ ĐỒ

DANH MỤC BẢNG BIỂU

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm qua, đất nước ta đã có những đổi mới sâu sắc và toàn diện về cơ chế quản lý kinh tế cũng như đường lối chính sách XH Hiện nay với nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, hệ thống kế toán VN

đã có những bước đổi mới và tiến bộ về chất lượng để phù hợp với sự phát triển chung của đất nước

Trong quá trình hình thành cơ chế quản lý mới, kế toán đã khẳng định được vai trò của của mình trong công tác quản lý tài chính của các đơn vị cũng như quản lý vĩ mô của nền kinh tế

Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật cho nền kinh tế quốc dân Sản phẩm của ngành xây dựng thường là những công trình có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài và có ý nghĩa quan trọng về kinh

tế Bên cạnh đó sản phẩm xây dựng còn thể hiện bản sắc văn hóa, thẩm mỹ và phong cách kiến trúc của mỗi quốc gia mỗi dân tộc

Trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, ngành xây dựng cơ bản cũng phát triển không ngừng, cùng với nó thì số vốn đầu tư xây dựng cơ bản cũng được tăng lên Vấn đề đặt ra là làm sao để quản lý vốn và

sử dụng vốn có hiệu quả, khắc phục được tình trạng lãng phí và thất thoát vốn trong xây dựng cơ bản như lập dự toán công trình…với thời gian kéo dài Do vậy cần có việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu trong các công ty xây lắp nói riêng và các doanh nghiệp sản xuất nói chung, vì vậy nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là yếu tố vật chất chủ yếu hình thành nên các sản phẩm mới, nó là một trong những tếu tố cơ bản không thể thiếu và chất lượng sản phẩm phụ thuộc chủ yếu vào loại nguyên liệu vật liệu sản xuất ra sản phẩm đó

Trong điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, chất lượng sản phẩm là một yếu tố rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp Trước thực

tế đó, em nhận thấy Công ty TNHH Phú Lộc luôn quan tâm đến công tác hạch toán kế toán vật liệu vì nó đóng vai trò quan trọng trong tài chính của doanh nghiệp

Qua một thời gian thực tập tại phòng kế toán thuộc Công ty TNHH Phú Lộc

Là học sinh của Đại học Kinh tế Quốc Dân, em chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán nguyên liệu vật liệu tại Công ty TNHH Phú Lộc” vì em đã nhận thấy được tầm quan trọng của kế toán NLVL trong xây dựng và được sự giúp đỡ của thầy giáo PGS.TS nguyễn Ngọc Quang, các cô chú, anh chị trong phòng

kế toán Công TNHH Phú Lộc em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu chuyên đề này

Ngoài phần mở đầu, nội dung của chuyên đề được chia làm 3 chương:Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Phú Lộc

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Đội XD và sửa chữa công trình thuộc Công ty TNHH Phú Lộc

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Phú Lộc

Mặc dù em đã cố gắng trong quá trình thực tập nhưng do nhận thức và trình độ còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những sai sót trong chuyên đề này, em rất mong được sự góp ý của thầy giáo và các cô chú, anh chị trong phòng Kế toán của Công ty TNHH Phú Lộc Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của thầy giáo, PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang các cô chú, các anh chị trong phòng Kế toán đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ trong thời gian em thực tập

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT

LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ LỘC 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH Phú Lộc

1.1.1 Đặc điểm Nguyên Vật Liệu

Vật liệu chính mà công ty đang sử dụng trong thi công bao gồm: gạch, xi măng, cát, sắt, đá, thép,… đây là đối tượng chủ yếu cấu thành nên sản phẩm; vật liệu phụ như sơn, bột, vôi ve,…; và các vật tư khác sử dụng trong giai đoạn lắp đặt như automat, bản lề, thiết bị nâng hạ cửa cuốn, côn thu các loại…

Công ty không giao khoán cho các đội thi công mua NVL mà tự tiến hành mua vật tư phục vụ cho việc xây lắp công trình NVL mua về có thể được nhập kho hoặc chuyển thẳng tới chân công trình để sử dụng ngay

+ Công ty thường tiến hành nhập kho NVL với những NVL mua về có khối lượng lớn, sử dụng cho nhiều công trình, và có xu hướng biến động giá lớn như: sắt, thép, xi măng…Kho được đặt trực tiếp tại công trường thi công tạo điều kiện thuận lợi cho việc xuất dùng NVL một cách nhanh chóng và kịp thời theo tiến độ thi công Nhiên liệu được sử dụng tại Công ty để cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cô như xăng, dầu Ngoài ra vật liệu tại Công ty bao gồm các phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ô tô Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng được nữa, vỏ bao xi măng

+ Mua NVL xuất thẳng tới chân công trình là hình thức được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp xây lắp Những NVL này thường là những NVL mà việc quản lý và bảo quản bằng kho không mang lại hiệu quả như: đá, cát,

sỏi…Hình thức này cũng phù hợp với đặc thù của Ngành Xây lắp khi nhiều công trình xây dựng ở xa kho của Công ty Việc xuất NVL từ kho của Công

ty khi công trình có nhu cầu về NVL có thể làm chậm tiến độ thi công, hơn nữa sẽ làm tăng chi phí công trình do chi phí vận chuyển NVL

1.1.2 Phân loại Nguyên Vật Liệu

Từ những đặc điểm trêm cho thấy việc quản lý NVL của Công ty có những yêu cầu riêng Công ty luôn phải đưa ra những biện pháp quản lý chặt chẽ NVL và sử dụng một cách hợp lý, giúp nâng cao kết quả sản xuất Do đó Công ty đã tiến hành phân loại NVL như sau:

Hiện tại, Công ty có nhiều chủng loại NVL khác nhau, nên muốn quản

lý tốt vật liệu và hạch toán chính xác vật liệu chính xác vật liệu thì cần phải tiến hành phân loại NVL dựa trên các tiêu thức khoa học và hợp lý

- Căn cứ vào nội dung kinh kế vật liệu được chia thành các loại sau: + Vật liệu chính: là đối tượng chủ yếu của Công ty, tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở chủ yếu hình thành nên thực thể sản phẩm Bao gồm: Đất

đá, cát, sỏi, xi măng

+ Vật liệu phụ: gồm rất nhiều loại khác nhau, tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm song vật liệu phụ rất đa dạng và phong phú, nó mang tính đặc thù khác nhau Có những tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất như làm thay đổi bên ngoài của sản phẩm

+ Nhiên liệu: là các loại xăng, dầu, mỡ phục vụ cho quá trình vận hành máy móc thiết bị của Công ty mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa máy móc thiết bị

+ Phế liệu thu hồi: chủ yếu là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất

Xét về mặt chi phí, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất đặc biệt là chi phí NVL chính Do đó một biến động nhỏ về chi

phí NVL cũng có ảnh hưởng ngay tới giá thành sản phẩm Do vậy mà Công ty phải có biện pháp thu mua vận chuyển, bảo quản tốt tránh tình trạng hư hao, mất mát làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất của Công ty, đồng thời tính toán sao cho chi phí vận chuyển là thấp nhất.

Đặc điểm quản lý của Công ty là khoán gọn việc thi công cho các Ban, đội xây dựng, vì vậy căn cứ vào nhu cầu thi công, đội trưởng công trình chịu trách nhiệm quản lý nguyên vật liệu và các định mức tại công Việc mua loại vật liệu gì, giá cả ra sao, mua vào thời điểm nào đều do đội trưởng của công trình căn cứ vào tiến độ thi công đề nghị bộ phận cung cấp để tổ chức thu mua, cung cấp NVL một cách hợp lý, đủ về số lượng, đúng về chất lượng và chủng loại, kịp về thời gian, không để tồn kho vật liệu quá nhiều, sử dụng đồng vốn một cách có hiệu quả tránh tình trạng ứ đọng vốn, không để thiếu dẫn đến phải ngừng sản xuất Danh mục nguyên vật liệu đang được sử dụng tại Công ty TNHH Phú Lộc Như sau:

Biểu 1 - : Danh Mục Nguyên Vật Liệu

1.2 Đặc điểm luân chuyển Nguyên vật liệu

Công ty thường tiến hành nhập kho NVL với những NVL mua về có khối lượng lớn, sử dụng cho nhiều công trình, và có xu hướng biến động giá lớn như: sắt, thép, xi măng…Kho được đặt trực tiếp tại công trường thi công tạo điều kiện thuận lợi cho việc xuất dùng NVL một cách nhanh chóng và kịp thời theo tiến độ thi công

Mua NVL xuất thẳng tới chân công trình là hình thức được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp xây lắp Những NVL này thường là những NVL mà việc quản lý và bảo quản bằng kho không mang lại hiệu quả như: đá, cát, sỏi…Hình thức này cũng phù hợp với đặc thù của Ngành Xây lắp khi nhiều công trình xây dựng ở xa kho của Công ty Việc xuất NVL từ kho của Công

ty khi công trình có nhu cầu về NVL có thể làm chậm tiến độ thi công, hơn nữa sẽ làm tăng chi phí công trình do chi phí vận chuyển NVL Bên cạnh đó,

nó còn giúp các đội chủ động trong việc sử dụng NVL để thi công công trình.Tại Công ty, hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, do đó CPNVLTT cũng hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên

Đánh giá vật liệu theo giá thực tế:

- Tại Công ty TNHH Phú Lộc tính thuế GTGT theo phương pháp khấu

trừ, giá mua là giá chưa có thuế giá trị gia tăng

* Giá thực tế xuất kho:

Nguyên vật liệu nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau Tuỳ theo đặc điểm từng doanh nghiệp

về yêu cầu quản lý, trình độ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán Tại Công ty TNHH Phú Lộc, Giá xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền, cụ thể như sau:

+Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức

Trị giá vốn thực tế Số lượng NVL Đơn giá bình quân

NVL xuất kho = xuất kho x gia quyền

Trong đó,đơn giá thực tế bình quân được xác định như sau:

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH Phú Lộc

1.3.1 Yêu cầu của tổ chức quản lý nguyên vật liệu

Quản lý nguên vật liệu đòi hỏi phải quản lý toàn diện về khối lượng chất lượng trong tất cả các khâu Cụ thể như sau:

Trong khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng,

quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch thi công của các công trình

Trong khâu bảo quản: Để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt, đảm bảo an

toàn vật liệu, thì việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ quản lý đối với từng loại vật liệu cũng ảnh hưởn g không nhỏ tới quá trình thi công Vì vậy, các kho bảo quản phải khô ráo, tránh ô xy hoá vật liệu - công cụ dụng cụ, các kho có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi được đưa thẳng tới công trình Công ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh tế kế hoạch vật tư đưa ra Để phục vụ cho yêu cầu của công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ công ty đã phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học nhưng công ty chưa lập sổ danh điểm và mỗi loại vật liệu công

ty sử dụng bởi chữ cái đầu là tên của vật liệu Yêu cầu đối với thủ kho ngoài những kiến thức ghi chép ban đầu, còn phải có những hiểu biết nhất định các loại nguyên vật liệu của ngành xây dựng cơ bản để kết hợp với kế toán vật liệu ghi chép chính xác việc nhập, xuất bảo quản nguyên vật liệu trong kho

Trong khâu sử dụng: Đòi hỏi phải thực hiện sử dụng hợp lý, tiết kiệm

trên cở sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành công trình, tăng thu nhập, tích luỹ cho Công ty Vì vậy, trong

khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.

Trong khâu dự trữ: Công ty phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối

thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngưng trệ, gián đoạn do việc cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều

Tóm lại vật liệu là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra sản phẩm Muốn sản phẩm đạt tiêu chuẩn, chất lượng cao và đạt được uy tín trên thị trường nhất thiết phải tổ chức việc quản lý vật liệu Đây là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý tài sản ở Công ty TNHH Phú Lộc

1.3.2 Nhiệm vụ của các bộ phận

Giám đốc : Điều hành toàn bộ công ty, quản lý, đưa ra các chiến lược

ngắn hạn và dài hạn về việc dự trữ, định mức nguyên vật liệu

- Phê duyệt các kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu do phó giám đốc, chủ nhiệm công trình xây dựng

- Giám sát và kiểm tra các hoạt động, tình hình sử dụng nguyên vật liệu của các công trình, các đội thi công

Phó Giám đốc kiêm tư vấn đầu tư xây dựng : Chịu trách nhiệm trước Giám

đốc về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Nhận chỉ tiêu kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu, đề xuất nguyên vật liệu do các chủ nhiệm công trình xây dựng, xét duyệt và trình giám đốc

- Tổ chức điều hành , thực hiện kế hoạch của công ty giao

Phòng Kế toán: Khi tiến hành công tác kế toán xây dựng cơ bản kế

toán cần thiết phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Thực hiện việc đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của Doanh nghiệp.

- Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán tổng hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong Doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

- Tham gia vào việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh

Phòng kỹ thuật, xây dựng: đảm nhận các kho tàng bến bãi, xuất nhập

vật tư hàng hoá phục vụ cho các bản vẽ thiết kế, phục vụ cho các công trường Đảm bảo đầy đủ kịp thời vật tư máy móc có chất lượng trong việc thi công tiết kiệm tránh lãng phí thất thoát Cán bộ vật tư tìm kiếm nguồn hàng, nhà cung cấp, đảm bảo chất lượng vật tư cung cấp cho công trình

Cán bộ thi công, chủ nhiệm công trình: Trong quá trình thi công, khi có

nhu cầu về vật tư, chỉ huy trưởng công trường đề xuất với Ban giám đốc và phòng vật tư thông qua viết Giấy đề nghị vật tư Giấy đề nghị vật tư phải được phòng vật tư xem xét yêu cầu vật tư (số lượng, chủng loại, qui cách vật tư) có đúng với dự toán hay không và phải được Ban giám đốc ký duyệt mức tạm ứng Sau khi kế toán trưởng kiểm tra Giấy đề nghị đã được phê duyệt theo đúng thủ tục thì sẽ yêu cầu cán bộ vật tư liên hệ nhập vật tư theo yêu cầu hoặc xuất kho

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY TNHH PHÚ LỘC 2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

2.1.1 Thủ tục Nhập - Xuất nguyên vật liệu

a Chứng từ kế toán sử dụng

Kế toán sử dụng chứng từ được quy định theo chế độ chứng từ kế toán, ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính và các quy định khác có liên quan, bao gồm:

- Đề nghị cung cấp Nguyên vật liệu

- Hợp đồng mua hàng

- Báo giá đã được phê duyệt

-Phiếu Nhập kho: mẫu 01_VT

-Phiếu Xuất kho: mẫu 02_VT

-Phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ: mẫu 03_VT

-Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá: mẫu 08_VT

-Hoá đơn kiêm Phiếu xuất kho: mẫu 02_BH

-Hoá đơn cước vận chuyển: mẫu 03_BH

Ngoài ra Đội còn sử dụng thêm các chứng từ kế toán:

-Biên bản kiểm nghiệm vật tư: mẫu 05_VT

-Thẻ kho: 06_VT

-Phiếu báo vật tư còn cuối kỳ: mẫu 07_VT

b Thủ tục nhập kho

Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, khi hàng về đến nơi xét thấy cần thiết

có thể có thể lập bản kiểm nghiệm để kiểm nhận và đánh giá vật liệu mua về,

cả về số lượng, chất lượng và quy cách từng mặt hàng

Việc mua vật tư thường do phòng vật tư đảm nhận, mua theo kế hoạch cung cấp vật tư hoặc theo yêu cầu sản xuất thi công Khi vật liệu được mua

về, người đi mua sẽ mang hoá đơn mua hàng như: hoá đơn bán hàng, hoá đơn (GTGT) của đơn vị bán, hoá đơn cước phí vận chuyển… lên phòng kế toán Trước khi nhập kho, vật tư mua về sẽ được thủ kho và kế toán vật liệu kiểm tra số lượng, chất lượng quy cách đối chiếu với hoá đơn nếu đúng mới cho nhập kho và kế toán vật liệu sẽ viết phiếu nhập kho Trường hợp vật liệu mua về có khối lượng lớn, giá trị cao thì công ty sẽ có ban kiểm nghiệm vật tư lập "Biên bản kiểm nghiệm vật tư"

Kế toán phải kiểm tra kỹ tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ sau trước khi tiến hành kiểm nghiệm:

+ Yêu cầu cung cấp vật tư

+ Biên bản kiểm nghiệm vật

Biểu 2 - : Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ

Thực nhập

Biểu 2 - : Mẫu phiếu nhập kho

PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số 01 - VT

Ngày…………

số : Nợ:

Có:

Họ và tên người giao hàng: ………

Theo hoá đơn số: ………… ngày………… của: ………

Nhập tại kho: ………

STT Tên nhãn hiệu,quy

cách phẩm chất vật

Mẫ số

ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

theo CT

Thực nhập

Tổng cộng

Viết bằng chữ: ………

Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng

+ Khi nhận được hoá đơn bán hàng, giấy báo nhận hàng của người bán hàng gửi Đội lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiêm số luợng, chất lượng, quy cách vật tư Cùng với hoá đơn GTGT, Thủ kho tiến hành nhập kho sau khi kiểm nghiệm

1 liên cho tổ xin cấp vật tư giữ, đồng thời gửi lên các bộ phận liên quan ký duyệt vật liệu xuất kho chủ yếu là dùng cho thi công các công trình Nguyên vật liệu của công ty gồm nhiều chủng loại, việc xuất dùng diễn ra thường xuyên trong ngành cho từng bộ phận sử dụng là các đội công trình Việc xuất vật liệu được căn cứ vào nhu cầu thi công và định mức tiêu hao NVL trên cơ

sở các đơn đặt hàng đang được ký kết Sau khi có lệnh sản xuất của giám đốc, phòng kế hoạch tổ chức thực hiện tiến độ sản xuất, theo dõi sát sao tiến độ thi công các công trình và tiến độ thực hiện các hợp đồng

Sau khi đối chiếu khối lượng nguyên vật liệu trên phiếu xuất kho tại cột số lượng yêu cầu đối với khối lượng nguyên vật liệu thực tế có trong kho, thủ kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở cột số lượng thực xuất và ký xác nhận Sau

đó thủ kho tiến hành xuất kho nguyên vật liệu

d Thu thập môt số chứng từ:

VD: Quy trình nhập kho ngày 4/2/2012 Công ty mua một số vật liệu về cho công trình xây dựng trụ sở UBND xã Tiền Châu

Biểu 2 - : Đề Nghị cung cấp vật liệu

Công ty TNHH Phú Lộc

ĐỀ NGHỊ CUNG CẤP VẬT LIỆU

Ngày 03/2/2012

Họ và tên người đề nghị: Nguyễn Văn Ngự

Lý do: Phục vụ công trình xây dựng trụ sở UBND xã Tiền Châu

Biểu 2 - : Báo Giá

Địa chỉ: Khu 5 - Tiền Châu - Phúc Yên - Vĩnh Phúc

Chúng tôi chân thành cảm ơn sự ưu ái của Quý Công ty đã dành sự lựa chọn sản phẩn của Công ty Chúng tôi

Chúng tôi xin trân trọng gửi tới Quý vị Báo giá sản phẩm xi măng Thăng Long Tháng 2/2012 như sau:

Khi nào có sự thay đổi về giá bán chúng tôi sẽ có thông báo giá mới gửi tới Quý công ty

Rất mong nhận được sự hợp tác của Quý Công ty!

Công ty CP xi măng Thăng Long

Biểu 2 - :Mẫu Hợp đồng mua hàng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập – Tự do – Hạnh Phúc

HỢP ĐỒNG MUA HÀNG

- Căn cứ Bộ luật dân sự số 33/2005/QH11 của Quốc Hội nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam ban hành ngày 14 tháng 6 năm 2005.

- Căn cứ luật Thương mại số 36/2005/QH11 của Quốc Hội nước Cộng Hòa

Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam ban hành ngày 14 tháng 6 năm 2005.

- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên

Hôm nay, ngày 01 tháng 02 năm 2012, tại Văn phòng Công ty TNHH Phú Lộc Chúng tôi gồm:

BÊN MUA (BÊN A): CÔNG TY TNHH PHÚ LỘC

Địa chỉ: Tiền Châu – Phúc Yên – Vĩnh Phúc

Mã số thuế: 2500213440

Đại điện Ông: Lê Phú Thú Chức vụ: Giám đốc

BÊN BÁN (BÊN B): CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG THĂNG LONG

Địa chỉ: Lê Lợi - Hoành Bồ - Quảng Ninh

Mã số thuế: 5700360871

Địa chỉ Ông: Lê Văn Hải Chức vụ: Phó giám đốc

Hai bên cùng ký hợp đồng với nội dung như sau:

Điều 1: Chủng loại, quy cách, số lượng, đơn giá:

Bên B đồng ý cung cấp cho bên A số hàng Xi măng như sau:

Chủng loại: Xi măng PCB 30, PCB 40 bao, PCB 40 rời………

Quy cách: Xi măng PCB 30, PCB 40 tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6260-2009

Số lượng: Theo yêu cầu của bên A

Đơn giá: Là đơn giá thời điểm tại thời điểm giao hàng hoặc theo báo giá của bên B gửi cho bên A.

Điều 2: Phương thức, địa điểm giao nhận:

Phương thức giao hàng: giao nhận trực tiếp bằng kiểm đếm đầu bao đối với xi măng bao và bằng cân trọng lượng đối với xi măng rời

Địa điểm giao hàng: Tại kho của Công ty TNHH Phú Lộc

Chi phí vận chuyển và bốc xếp do Công ty CP Xi măng Thăng Long chịu

Điều 3: Phương thức, thời hạn thanh toán:

Phương thức thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

Thời hạn thanh toán: Ngay sau khi hai bên thực hiện giao nhận hàng hóa đầy

đủ số lượng, đúng chủng loại và hóa đơn GTGT theo quy định của Pháp luật

Điều 4: Trách nhiệm của các bên:

*Trách nhiệm của bên A:

- Thông báo cho bên B về số lượng và thời gian nhận hàng trước ít nhất 02 ngày bằng điện thoại hoặc fax

- Cử người cùng bên B kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa và thực hiện giao nhận đầy đủ

- Thanh toán đầy đủ cho bên B theo đúng quy định tại điều 3 của hợp đồng này

*Trách nhiệm của bên B:

- Cung cấp đầy đủ số lượng hàng đúng quy cách và chất lượng theo yêu cầu của bên A

- Sau khi giao hàng đầy đủ, xuất trả hóa đơn GTGT cho bên A theo quy định

Điều 5: Cam kết chung:

Hai bên cam kết thực hiện đúng các quy định trong hợp đồng này, không bên nào được đơn phương chấm dứt hợp đồng Trong quá trình thực hiện có gì vướng mắc hai bên cùng nhau bàn bạc, tìm cách giải quyết Nếu hai bên

không tự giải quyết được thì cùng thống nhất đưa ra Tòa án Quảng Ninh giải quyết Phán quyết của Tòa án là quyết định cuối cùng buộc các bên thực hiện

Án phí do bên có lỗi phải chịu

Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký đến hết 31 tháng 12 năm 2012

Hợp đồng được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị pháp lý như nhau

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, họ tên)

Biểu 2 - : Hóa đơn

Sau khi đã có hoá đơn bán hàng, giấy báo nhận hàng về Công ty tiến hành nhập kho và kiểm nghiệm vật tư Ban kiểm nghiệm gồm có người phụ trách vật tư trên công ty, kế toán và thủ kho của Công ty tại đội xây dựng.

Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của mỗi đội là xây dựng nên hầu hết các vật tư mua về đến đâu sử dụng hết đến đó Đội luôn hạn chế tối đa việc tồn vật liệu

Biểu 2 - : Phiếu nhập kho

Công ty TNHH Phú Lộc

PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số 01 - VT

ngày 04/2/2012

số : N004Nợ: 1521Nợ: 133 Có: 331

Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Huyền Anh

Theo hoá đơn số: 084678 ngày 4 tháng 2 năm 2012 của: Công ty CP Xi măng Thăng Long

Nhập tại kho: Nguyên Vật liệu

STT Tên nhãn hiệu,quy

cách phẩm chất vật

Mẫ số

ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

theo CT

Thực nhập

Viết bằng chữ: Hai triệu bảy trăm linh tám nghìn đồng chẵn

Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng

Biểu 2 - : Biển bản kiểm nghiệm vật tư

Công ty TNHH Phú Lộc

Đội XD và sửa chữa công trình

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ

Ngày 4/2/2012Ban kiểm nghiệm gồm:

Ông: Nguyễn Văn Sơn Cán bộ phòng vật tư - Trưởng ban

Bà : Lê Thị Hương Kế toán - thành viên

Bà : Nguyễn Tuyết Minh Thủ kho - thành viên

Thực nhập

Đúng

q c

Nguyễn Tuyết Minh Lê Thị Hương Nguyễn Văn SơnSau khi kiểm nghiệm thấy vật tư đủ về số lượng, đúng về quy cách Ban kiểm nghiệm chấp nhận cho nhập kho lô hàng

Sau khi kiểm nghiệm thấy vật tư đủ số lượng, đúng quy cách Ban kiểm nghiệm đồng ý cho nhập kho lô hàng

Khi Ban kiểm nghiêm vật tư chấp nhận lô hàng và động ý cho nhập kho Thủ kho tại đội xây dựng tiến hành xuất kho cho từng bộ phận để tiến hành thi công cho đúng tiến độ của công trình

Biểu 2 - : Phiếu xuất kho

Công ty TNHH Phú Lộc

Tiền Châu – Phúc Yên – Vĩnh Phúc

PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số 02 - VT

Ngày 05/2/2012

Số : X004

Nợ: 621Có: 1521

Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Ngự

Lý do xuất kho : Phục vụ công trình xây dựng trụ sở UBND xã Tiền Châu

Xuất tại kho : Kho nguyên vật liệu tại công trình của Đội xây dựng và sửa chữa Công trình

Đơn vị: đồng ST

Viết bằng chữ: Hai trệu bảy trăm linh tám ngàn đồng chẵn

Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng

(Giá xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, Xi măng tồn đầu kỳ 2.5 tấn với đơn giá là 1,354,000/tấn)

2.1.2 Phương pháp tính giá gốc NL, VL xuất kho áp dụng tại Đội xây dựng Công ty TNHH Phú Lộc

a Nội dung cấu thành giá gốc Nl, VL

Phần lớn các NL, VL ở đội xây dựng đều là mua ngoài rồi nhập kho nên giá gốc được tính như sau:

Giá thực tế của NVL mua nhập kho = Giá mua + các khoản thuế không

được khấu trừ + chi phí thu mua - chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua

Giá mua là giá trị ghi trên hoá đơn,

Các loại thuế không được khấu trừ bao gồm: Thuế nhập khẩu phải nộp, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu phải nộp (nếu có),

Chi phí Thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, nguyên liệu, vật liệu từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua nguyên vật liệu và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có):

- Do công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị của nguyên liệu, vật liệu mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT

b Phương pháp tính giá NL, VL

Để phù hợp với công việc của mình, đối với nguyên vật liệu mua về

xuất dùng ngay Kế toán Đội xây dựng đã áp dụng phương pháp tính theo giá đích danh cho NL, VL xuất kho:

Giá trị thực tế = Số lượng NL, VL x Đơn gía của

NL, VL xuất kho xuất kho vật liệu

Đối với Nguyên vật liệu mua về nhập kho, hoặc dự trữ, Xuất dung theo yêu cầu Kế toán tại đội xây dựng đã áp dụng phương pháp tính theo giá bình quân gia quyền cho NL, VL xuất kho:

Giá trị thực tế NL, VL xuất kho = (Giá trị tồn kho đầu kỳ + Giá trị Nhập kho trong kỳ)/ (số lượng tồn kho đầu kỳ + số lượng nhập kho trong kỳ)* số lượng xuất kho

Từ số liệu trên sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết đã thu thập được ở trên ta sẽ tính được giá NL, VL xuất kho:

* Đối với hàng không qua kho:

* Đối với hàng qua kho

- Xi măng xuất kho

Giá trị thực tế = (3,385,000+ 2,708,000)/(2.5+2)*2 = 2,708,000 đ

Tứ đó ta điền giá tiền vật liệu vào các chứng từ đã thu thập ở trên

2.1.3 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu ở Đội xây dựng

Bộ máy kế toán của Đội xây dựng của Công ty TNHH Phú Lộc rất gon nhẹ, chỉ gồm 1 kế toán và 1 thủ kho Kế toán sử dụng các chứng từ kế toán nhập - xuất vật liệu một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và ghi vào sổ kế toán chi tiết kế toán phải đảm bảo phù hợp số liệu trên thẻ kho với sổ kế toán, đồng thời tránh sự ghi chép trùng lặp Vì vậy, để lựa chọn phương pháp hạch toán cho phù hợp với yêu cầu và trình độ của cán

bộ kế toán, bộ máy kế toán của công ty thống nhất sử dụng " phương pháp ghi thẻ song song" ở trên công ty và các đội trực thuộc

Sơ đồ 2 - : Trình Tự kế toán ghi sổ chi tiết

THEO PHƯƠNG PHÁP GHI THẺ SONG SONG

Thẻ kho

Chứng từ xuấtChứng từ nhập

Sổ tổng hợp

Sổ kế toán chi tiết

Bảng kê tổng hợp N_X_T

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra

Sơ đồ 2 - : Quy trình ghi sổ chi tiết NVL

Ghi chú: Ghi hàng ngày

- Ở phòng kế toán đội: Kế toán sử dụng sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu

để ghi chép tình hình Nhập - Xuất - Tồn của từng thứ vật liệu về số lượng và giá trị hàng ngày nhận các chứng từ của thủ kho, kế toán tiến hành phản ánh vào các sổ chi tiết Cuối tháng căn cứ vào đó để lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn nguyên vật liệu

Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp ghi thẻ song song:

( 1 ) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ Nhập - Xuất kho vật liệu hợp pháp, hợp lệ thủ kho tiến hành nập, xuất kho và ghi sổ số lượng VL, VL thực nhập, thực xuất vào chứng từ, sau đó ghi vào thẻ kho và tính số tồn sau mỗi lần nhập, xuất và hàng ngày thủ kho chuyển những chứng từ nhập, xuất cho kế toán

( 2 ) Nhận chứng từ Nhập - Xuất - Tồn theo định kỳ, kế toán kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ: ghi đơn giá, thành tiền, phân loại chứng từ rồi ghi vào

sổ (thẻ ) kế toán chi tiết

Phiếu Nhập kho

Phiếu Xuất kho

Thẻ kho

Sổ chi tiết VL-CC

Sổ tổng hợp

Kế toán tổng hợp

( 3 ) Cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu giữa thẻ kho với sổ (thẻ) kế toán chi tiết

( 4 ) Căn cứ vào số liệu tổng hợp từ các sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn

( 5 ) Đối chiếu, kiểm tra với số liệu của kế toán tổng hợp

(Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên)Song song với thẻ kho, kế toán vào sổ chi tiết nguyên vật liệu xi măng, gạch ốp, lát.

Công ty TNHH Phú Lộc

Tiền Châu – Phúc Yên – Vĩnh Phúc

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU

Tên tài khoản: 1521

Tên vật liệu: Xi măng

Ngày lập 5/2/2012 ĐVT: đồngNgày

Số lượng Thành tiền

Số lượng

Thành tiền

4 Tồn cuối tháng 0 0