Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền công nghiệp hoá hiện đại hoá nước ta nên ngành văn thư đã trở thành một công cụ quản lý có hiệu quả.
1 Lêi më ®Çu Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền cơng nghiệp hố hiện đại hố nước ta nên ngành văn thư đã trở thành một cơng cụ quản lý có hiệu quả. Cơng tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành cơng việc của các cơ quan các tổ chức, nó là một hoạt động đảm bảo thơng tin bằng văn bản. Phục vụ cho sự lãnh đạo và điều hành của thủ trưởng cơ quan đơn vị. Chính vì thế mà cơng tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước nói chung. Trong văn phòng cơng tác văn thư là một nội dung quan trọng khơng thể thiếu được, nó chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng nhằm đáp ứng và hồn thiện để theo kịp sự phát triển của các nước trên thế giới. Cũng chính vì điều đó mà cơng tác văn thư trong cơ quan, các tổ chức ngày càng được quan tâm hơn. Đặc biệt là trong cơng cuộc cải cách hành chính nhà nước, cơng tác văn thư là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới. Nhận thức được vấn đề đó cùng với những kiến thức tiếp thu được tại nhà trường, trong thời gian thực tập tìm hiểu cơng tác tổ chức văn thư tại Cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng 118. Em đã lựa chọn đề tài văn thư cho luận văn tốt nghiệp của mình. Do thời gian và trình độ nghiên cứu còn nhiều hạn chế luận văn có thể khơng tánh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cơ giáo và bộ mơn để luận văn của em hồn thiện hơn. Qua đây, em xin chân thành cảm ơn thầy cơ giáo trong bộ mơn văn thư, đặc biệt là cơ giáo Phùng Thị Phương Liên cùng các cơ, các chú, anh chị phòng hành chính của Cơng ty Cổ Phần Xây Dựng Cơng Trình Giao Thơng 118 đã giúp em hồn thiện luận văn này. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 2 B¶n thu ho¹ch thùc tËp ®−ỵc chia lµm 4 phÇn Phần I: Chức năng nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của cơng ty và văn phòng cơng ty. 1. Chức năng và nhiện vụ của cơng ty. 2.2. Cơ cấu tổ chức của Cơng ty. Phần II : Tình hình thực tế của cơng ty nói chung và cơng tác thư ký, văn thư, lưu trữ nói riêng. 1. Tình hình thực tế chung của Cơng ty. 2. Cơng tác thư ký. 3. Cơng tác văn thư. 4. Cơng tác lưu trữ. Phần III : Một số ý kiến nhằm hồn thiện cơng tác thư ký, văn thư, lưư trữ của cơng ty. 1. Đánh giá chung về khâu cơng việc. 2. Đề xuất các biện pháp để phát huy, khắc phục. Phần IV : Nhận xét của Cơng ty về kết quả thực tập của sinh viên. 1. ý thức tổ chức kỷ luật. 2. Hiệu quả cơng việc trong thời gian thực tập. 3. Xếp loại. 4. Thang điểm. 5. Chữ ký của lãnh đạo trong Cơng ty thực tập. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 3 PhÇn I I. Chức năng nhiệm vụ của cơ cấu tổ chức cơng ty 1. Chức năng nhiệm vụ của cơng ty. Cơng ty Cổ phần XD-CTGT 118 là một cơ quan nhà nước được thành lập căn cứ vào quyết định số 528/ 2001/ QĐ / BGTVT ngày 28 tháng 02 năm 2001 của Bộ GTVT về việc chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước cơng ty cơng trình Giao thơng 118 thành Cơng ty cổ phần XD- CTGT 118. - Nhiệm vụ chủ yếu của cơng ty. Phục vụ đổi mới mạnh mẽ tồn diện ở tất cả mọi khâu về con người, cơng nghệ, thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề . để nâng cao đời sống cho con người. 2.Cơ cấu tổ chức của cơng ty và phòng hành chính. 2.1Cơ cấu tổ chức của cơng ty. Cơng ty Cổ phần XD- CTGT 118 là do giám đốc phụ trách, giúp việc cho giám đốc là 4 phó Giám đốc và các phòng ban gồm có: - Văn phòng Hành chính. - Phòng Tài chính Kinh tế. - Phòng Kinh tế thị trường. - Phòng Quản lý thiết bị. - Phòng Cơng nghệ Kinh tế Đầu tư. - Phòng Cơng Đồn. 2.2 Cơ cấu của văn phòng hành chính: Gồm có: Chánh văn phòng là người lãnh đạo văn phòng tham mưu về tuyển dụng đào tạo nhân lực 01 . Phó văn phòng phụ trách theo dõi cơng tác LĐTL 01 . Cử nhân luật chun về cơng tác BHLĐ, chun viên pháp luật 01. Thống kê chế độ chính sách kiêm văn thư lưu trữ 01. Thống kê LĐTL 01. Quản trị hành chính đời sống 01. Nhân viên nấu kiêm tạp vụ 01. Nhân viên lái xe con 03. Nhân viên bảo vệ trong giờ hành chính, trực tổng đài, sao chép tài liệu 01 và người làm bảo vệ của cơng ty 02. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 4 Sơ đồ tổ chức. Phó văn phòng Nhân viên quản trị đời sống Cán bộ BHLĐ, chun viên pháp luật Nhân viên chế độ chính sách kiêm văn thư Nhân viên thống kê lao động tiền lương Nhân viên bảo vệ , trực tổng đài , sao chép tài liệu Nhân viên bảo vệ trực điện nước Nhân viên nấu ăn kiêm tạp vụ Nhân viên lái xe con Chánh văn phòng THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 5 Phần II Tình hình thực tế về cơng tác văn thư ở Cơng ty Cổ Phần Xây Dựng Cơng Trình Giao Thơng 118 1. Khái qt tình hình Cơng ty. 1.1 Qúa trình hình thành và phát triển Cơng ty. Tiền thân của Cơng ty Cổ Phần Xây Dưng Cơng Trình Giao Thơng 118 được thành lập từ tháng 10 năm 1982 có nhiệm vụ tiếp nhận một phần các máy móc,thiết bị do Liên Xơ viện trợ để thi cơng các cơng trình giao thơng đường sắt, đường bộ thuộc khu đầu mối và vành đai Hà Nội. Năm 1983 Cơng ty đổi tên thành Cơng trường 212, sau đó lấy tên là đường bộ 118. Đến năm 1993 đổi tên thành Cơng ty Cơng Trình Giao Thơng 118 trực thuộc Tổng Cơng ty Xây Dựng Cơng trình Giao Thơng I- Bộ Giao Thơng vận Tải. Từ năm 1999 đến nay, cơng ty đã đổi mới mạnh mẽ tồn diện ở tất cả mọi khâu về con người, cơng nghệ, thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề . vì thế đã tạo ra những bước tiến nhNy vọt. Sau 3 năm đổi mới, sản lượng 2001 đã tăng gần 10 lần so với năm 1998 và có nền tảng tài chính ổn định, lành mạnh. Tháng 1 năm 2002 cơng ty tiến hành chuyển đổi hình thức sở hữu, từ một doanh nghiệp nhà nước hạch tốn độc lập thành cơng ty Cổ Phần thuộc Tổng Cơng ty Xây dựng CTGT 1 Bộ giao thơng vận tải, đổi tên thành cơng ty cổ phần Xây dựng CTGT 118- Quyết định thành lập và hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 2002. Trong q trình hoạt động, Cơng ty đã tham gia thi cơng nhiều dự án lớn của quốc gia như: Đường Bắc Thăng Long - Nội Bài, Quốc lộ 5, Quốc lộ 18, vành đai 3 Hà Nội . Hiện nay, cơng ty đang đồng thời thi cơng các dự án lớn như: Dự án mở rộng quốc lộ 1A, dự án xây dựng đường Hồ Chí Minh, các hạng mục hạ tầng nhà máy lọc dầu Dung Khuất vào khu cơng nghiệp Dung Khuất, đường vào thuỷ điện Đại Ninh, cơng trình 353 cầu Dào Đồ Sơn, Đơng Hà- Huế, cơng trình Long An, Khách sạn Đơng Dương . và hàng loạt các cơng trình giao thơng ở các địa phương trong cả nước. Tất cả các cơng trình giao thơng cơng ty thi cơng đều đạt chất lượng cao, hồn thành đúng tiến độ, đẹp về mỹ thuật, đa dạng về sản phNm, được chủ đầu tư và Tổng cơng ty xây dựng CTGT 1 đánh giá cao. Đồng thời cơng ty đang xúc tiến đấu thầu hàng loạt các dự án có giá trị lớn thuộc các lĩnh vực xây dựng cầu, đường, bến cảng, theo nhiều hình thức và nguồn vốn. Tiếp tục đổi mới hồn thiện, đa dạng hố nghành nghề và mở rộng thêm thị trường, lấy việc đầu tư và xây dựng cầu, đường làm trọng tâm. Phấn đấu đến 2005 doanh thu hàng năm đạt từ 20 triệu USD trở lên. Từ đầu năm 1999 cơng ty dã đầu tư thiết bị và con người để đưa máy tính vào cơng tác quản lý, điều hành sản xuất. Đến cuối năm 2000 đã hồn thiện cơ bản và áp dụng thành cơng việc thiết lập nội bộ ( LAN ) và sử dụng phần mềm ứng dụng ở tất cả các khâu quản lý trong cơng ty. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 6 Cuối năm 2002 cơng ty đã được cấp chứng chỉ quốc tế ISO 9001-2000. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu, xây dựng các cơng tình giao thơng trong cả nước, xây dựng các cơng trình cơng nghiệp dân dụng, thuỷ lợi và đường điện lưới 35 KV, nạo vét , bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp cơng trình, đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng cụm dân cư, đơ thị . 1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình cơng nghệ. Ngành XDCB là ngành sản xuất vật chất có đặc điểm riêng, nó tạo nên cơ sở hạ tầng cho nền kinh tế quốc dân. Sản phNm của ngành xây dựng là những cơng trình ( nhà máy, cầu đường, cơng trình phúc lợi .) có đủ điều kiện đưa vào sản xuất hoặc sử dụng ngay sau khi hồn thành. Xuất phát từ những đặc điểm đó, q trình sản xuất của cơng ty mang tính liên tục, đa dạng và phức tạp, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi cơng trình đều có dự tốn, thiêt kế riêng, địa điểm thi cơng khác nhau.Vì vậy để tổ chức sản xuất kinh doanh cơng ty đã lập ra các đội thi cơng và các đội cầu để các đội sản xuất trực tiếp thực hiện các giai đoạn trong quy trình cơng nghệ. Các giai đoạn để thi cơng cơng trình giao thơng ( cầu, đường ) của cơng ty được mơ tả như sau: - Giai đoạn khảo sát thi cơng: Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong q trình thi cơng một cơng trình, nó quyết định trực tiếp đến q trình tồn tại của cơng trình. ở giai đoạn này, ngay sau khi nhận bàn giao tuyến, cơng ty sẽ thành lập ngay đội khảo sát thiết kế được trang bị đầyđủ các thiết bị, dụng cụ khảo sát thiết kế cho dự án. Đội khảo sát sẽ tién hành ngay cơng tác đo đạc, kiểm tra hệ thống cọc mốc, cọc tim và các cọc dấu trên tồn tuyến. Từ đó, thiết kế và chọn phương án thi cơng hợp lý. - Giai đoạn thi cơng: Đối với thi cơng cầu, cơng ty áp dụng phương pháp đóng cọc, đổ trụ và làm dầm bê tơng để thi cơng cầu có quy mơ vừa và nhỏ ( chiều dài khoảng 300 m ). Còn thi cơng đường có quy trình như sau: đào đất hữu cơ dải vải địa kỹ thật và đắp cát đệm; đắp nền đường, đắp sỏi đỏ, thi cơng lớp Khảo sát thi cơng Thi cơng Hồn thiện Bàn giao Nghiệm thu THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 7 cấp phối đá dăm, tưới nhựa thấm, thi cơng lớp bê tơng nhựa và thi cơng lề đường. - Giai đoạn hồn thiện: Thực hiện các cơng tác hồn thiện cần thiết nhằm đảm bảo tính thNm mỹ của cơng trình. - Giai đoạn nhiệm thu: Tiến hành kiểm tra thực tế các khoản mục cơng trình đúng như thiết kế được duyệt thì tiến hành nghiệm thu. - Giai đoạn bàn giao: Khi cơng trình đã nghiệm thu xong thì tiến hành bàn giao đưa vào sử dụng. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty. Cơng ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118 đã xây dựng đựơc mơt mơ hình quản lý và hạch tốn phù hợp với u cầu của nền kinh tê thị trường, chủ động trong sản xuất kinh doanh, có uy tính trên thị trường trong lĩnh vực XDCB, đảm bảo đứng vững và phát triển trong điều kiện hiện nay. Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng chức năng đã đáp ứng nhiệm vụ chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của tồn cơng ty. Đứng đầu bộ máy của cơng ty là giám đốc điều hành. Ngồi việc uỷ quyền cho các Phó giám đốc, Giám đốc còn trực tiếp chỉ đạo thơng qua các phòng ban. Các phòng ban chức năng chịu sự quản lý của ban giám đốc, gồm: Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ giải quyết mọi cơng việc của cơng ty, tổ chức thực hiện cơng tác văn phòng, quản lý cơng văn giấy tờ có liên quan đến tổ chức hành chính. Giúp ban Giám đốc trong cơng tác tổ chức nhân sự, hành chính của cơng ty. Phòng kỹ thuật kinh tế đầu tư: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về cơng tác kế hoạch. Quản lý cơng tác kỹ thuật chất lượng cơng trình. Phòng kinh tế thị trường: làm cơng tác maketing giúp cơng ty ký kết các hợp đồng. Quản lý các hợp đồng, theo dõi khối lượng cơng việc nghiệm thu cơng trình, lập các báo cáo dự tốn tham gia đấu thầu các cơng trình. Phòng tài chính kế tốn: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về cơng tác quản lý tài chính của tồn cơng ty theo đúng chức năng giám đốc đồng tiền. Thanh tốn, quyết tốn các cơng trình với đối tác bên trong và bên ngồi cơng ty. Thanh tốn tiền lương, thưởng cho các cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty. Phòng quản lý thiết bị: Quản lý tồn bộ trang thiết bị kỹ thuật, xe máy thi cơng của cơng ty. Lập kế hoạch sủa chữa bồi đưỡng định kỳ hàng q, hàng năm cho các trang thiết bị. Lập kế hoach khấu hao mua sắm bổ xung trang thiết bị phục vụ sản xuất của cơng ty. Quản lý về cơng tác khoa học cơng nghệ. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 8 Sơ đồ tổ chức quản lý cơng ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118. 2.Cơng tác thư ký. 2.1 Ngành thư ký đã có mặt ở nước ta từ rất lâu đời dưới hình thức làm việc của các thư lại và các phủ huyện ngày xưa và đến tận ngày nay, khi mà ngành Thư ký đã trở nên rất quan trọng và thiết thực trong mọi lĩnh vực đời sống thì vẫn còn rất nhiều người chưa hiểu rõ về chức năng nhiệm vụ và tầm quan trọng của ngành Thư ký. Vậy khi đề cập đến nghiệp vụ thư ký văn phòng thì ta cần hiểu rõ Thư ký là gì. Vậy Thư ký là gì? Thư ký là một người trợ giúp cho thủ trưởng trong mọi lĩnh vực chun mơn thuộc phạm vi hoạt động của văn phòng. Vậy ta Hội đồng quản trị Giám đốc điều hành Ban kiểm sốt Phó giám đốc điều hành Phó giám đốc điều hành Phó giám đốc điều hành Phó giám đốc điều hành Các đơn vị sản xuất Các đơn vị quản lý Xưởng sửa chữa Ban điều hành dự án Các đội thi cơng độc lập Văn Phòng Cơng ty Các đơn vị thi cơng dự án Văn phòng đại diện phía nam Phòng kính tế thị trường Phòng kĩ thuật cơng nghệ Phòng tài chính kinh tế Phòng quản lý thiết bị Trung tâm thí nghiệm THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 9 thấy rằng người thư ký đã góp phần rất quan trọng trong sự thành cơng của cơng việc và là một người thư ký văn phòng người được đảm nhận một phần hoặc tồn bộ cơng việc đến liên quan đến lĩnh vực văn phòng một lĩnh phạm vi hoạt động rất rộng lớn vì thế chức năng nhiệm vụ của người thư ký văn phòng rất quan trọng. Và sau một thời gian được về thực tập tại cơng ty, qua q trình làm việc và học hỏi em rút ra đuợc một số kinh nghiệm rất q báu. Đây là một cơng ty hoạt động theo cơ chế thủ trưởng, cho nên cơng tác thư ký là một trong những cơng tác quan trọng của cơng ty. Chính vì vậy người thư ký phải giải phóng thủ trưởng ra khỏi những cơng việc phức tạp thì thủ trưởng mới có thời gian thực hiện những cơng việc quan trọng. Theo Lê Nin thư ký là loại lao động để tất cả những vấn đề được chọn lọc, đánh giá sơ bộ và ơng cho rằng thư ký là cái “ phin pha cà phê ” tức là thư ký phải có khả năng sàng lọc những thơng tin thơ để đem lại hiệu quả cao nhất trong cơng việc. Người thư ký càng phải hiểu rõ các chức năng và trách nhiệm của mình bao nhiêu thì thủ trưởng càng có khả năng thực hiện tốt trách nhiệm của mình bấy nhiêu. Những chức năng chính như: Chức năng thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến cơng tác văn thư < còn gọi là cơng tác thơng tin >. Chức năng thuộc việc và giải quyết các cơng việc có liên quan trong hoạt động văn bản. Nói chung là một nghề thư ký thì phải biết rõ cơng việc của mình và phải điều khiển nó làm sao có hiệu quả tốt nhất trong cơng việc cũng như trong mọi lĩnh vực khác. 2.2. Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tiếp đãi khách. a. Tổ chức tiếp khách trong cơng ty. Tổ chức tiếp khách ở văn phòng: Văn phòng bố trí chỗ cho khách ngồi đợi trước khi vào làm việc với cơng ty. Trong phòng cần treo nội quy tiếp khách với nội dung ngắn gọn dễ hiểu và phải thơng báo ngay cho thư ký biết số lượng và u cầu của khách đặc biệt là những vị khách quan trọng để thư ký chuNn bị kịp thời, chu đáo trong việc tiếp khách cũng như những cơng việc có liên quan. Thư ký cần năm rõ những vấn đề cụ thể trong tiếp khách để phổ biến cho các đơn vị thực hiện và duy trì. - Ngày giờ tiếp khách của cơng ty. - Việc tiếp khách của Giám đốc và các Phó giám đốc - Trường hợp khách từ xa đến ăn nghỉ tại cơng ty - Trưòng hợp tiếp nhiều khách có lãnh đạo hoặc khơng có lãnh đạo - Việc bố trí ăn ở phục vụ khách khi đến cơng ty - Nhiệm vụ của thư ký trong việc tiếp khách b. Vai trò của thư ký trong việc tiếp khách Vai trò của ngưòi thư ký trong việc tiếp khách rất quan trọng vì thư ký là người đầu tiên của cơng ty tiếp xúc với khách. ấn tượng đầu tiên của khách đối với cơ quan là do người thư ký tạo nên, vì vậy những đánh giá tốt ln tạo nên THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 10 những thuận lợi cho những cơng việc tiếp theo . thư ký khơng chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách mà còn là ngưòi trực tiếp giải quyết những u cầu của một số lượng khách khá lớn xin gặp giám đốc. - Tổ chức, thoả thuận, đón nhận, sắp xếp khách với người cộng tác. - Ghi chép q trình diễn biến của việc tiếp khách và bàn bạc. - ChuNn bị những u cầu cần thiết cho u cầu của khách: chuNn bị tài liệu, sắp xếp bàn trà, mua sắm các thứ cần thiết . - Trong những trưòng hợp cần thiết thư ký có thể vừa làm nhiệm vụ tiếp khách vừa làm nhiệm vụ phiên dịch. c. Tổ chức các buổi hẹn. - Đặt chương trình cho các buổi hẹn Thư ký nên thưòng xun rà sốt lại thời gian của giám đốc để thu xếp những gìơ tiếp khách cho những vị khách có lý do chính đáng, còn những trường hợp khác thì mời đến những phòng chức năng để giải quyết. - Thu xếp các buổi xin hẹn. Khách dùng nhiều phương tiện khác nhau để xin hẹn: Điện thoại, cơng văn . Thư ký ghi chép đầy đủ địa chỉ, số điện thoại, chức vụ của người xin hẹn và có thể ghi tên giám đốc mà khách cần gặp. Các buổi xin hẹn có thể ghi ngay vào cuốn lịch để trên bàn hoặc có thể ghi vào sổ, phiếu hẹn . Thư ký cần phải ghi vào lịch cơng tác của mình tất cả các buổi xin hẹn, trong trường hợp ban lãnh đạo cần có chưong trình hoach định sẵn cho buổi tiếp kiến sắp tới thì thư ký phải ghi thật tường tận. Cũng có những cuộc hẹn của khách phải huỷ bỏ vì giám đốc đi cơng tác chưa về kịp thì thư ký cần phải biết sử dụng các phương pháp từ chối các buổi hẹn thật khéo léo, tế nhị, ngắn gọn nhưng đủ để khách hiểu và thơng cảm vì sao phải từ chối cuộc hẹn. Ngồi ra thư ký có thể tiết kiệm thời gian trong việc tiếp khách bằng cách gửi khách đến các phòng ban hoặc có thể cung cấp cho khách những thơng tin chi tiết hơn đầy đủ hơn nếu thấy phù hợp. Trong trường hợp này thư ký cần hết sức thận trọng để khơng ảnh hưởng đến hiệu quả cơng việc. Khách đến cơ quan có nhiều loại, vì thế mà thư ký có nhiệm vụ phân biệt rõ ràng từng đối tượng: khách nội bộ, khách hàng, khách đến than phiền . cơng việc này đ hỏi thư ký phải nhẹ nhàng, lịch sự dựa trên những quy định của cơng ty. Tiếp khách là cơng việc thường xun của người thư ký, đòi hỏi người thư ký phải vận dụng những hiểu biết của mình một cách sáng tạo nhất. Sau mỗi cuộc tiếp xúc phải để lại cho khách những tình cảm tốt đẹp, cơng việc này đòi hỏi người thư ký phải vận dụng khéo léo trong khả năng ứng sử cũng như những vốn liếng về hiểu biết của mình để mang lại cho khách cảm giác thoải mái, lòng thiện cảm đem lại hiệu quả cơng việc cao nhất. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN [...]... THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Phần III Một số ý kiến nhằm hồn thiện cơng tác văn thư, thư ký lưu trữ ở cơng ty 1 Đánh giá chung về các khâu cơng việc Cơng tác hành chính văn phòng nói chung và cơng tác Thư ký, Văn thư, Lưu trữ nói riêng gắn liền với hoạt động của cơ quan và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cơng tác quản lý của lãnh đạo Nội dung của cơng tác văn phòng cũng như cơng tác Thư ký, Văn. .. đăng ký vào sổ văn thư “sổ đăng ký văn bản đi ” và lấy số để quản lý văn bản của cơ quan, bản gốc của văn bản được lưu trữ tại bộ phận văn thư cơ quan và được lưu trữ tại bộ phận lưu trữ của đơn vị tham mưu Số lượng văn bản ban hành của Cơng ty Cổ phần xây dựng CTGT 118 khơng nhân bản trước khi ký mà thư ng chỉ ký một bản để phơ tơ, sau đó mới đóng dấu lên các bản phơ tơ đó Trước khi ban hành văn bản,... tế tại cơng ty Cơng văn đến Số Ngày / ./2004 3.5 Lập hồ sơ hiện hành Việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ Cơng ty là khâu nghiệp vụ quan trọng cuối cùng của cơng tác văn thư đó là mắt xích nối liền giữa cơng tác văn thư và cơng tác lưu trữ trong cơng ty Cán bộ văn thư làm tốt cơng việc này sẽ 22 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho cán bộ làm cơng tác lưu trữ, tránh... hành văn bản trong cơng ty b Thủ tục trình ký b.1 Những quy định chung về chữ ký - Chữ ký phải là chữ ký của người có thNm quyền - Chữ ký trong văn bản phải là chữ ký đã được đăng ký giới thiệu - Khơng được ký bằng bút mực đỏ, bút chì hoặc mực phai màu - Người ký phải ghi rõ họ tên, chức vụ - Những văn bản có chữ ký bằng dấu khơng có giá trị giao dịch b.2 Thủ tục trình ký văn bản Văn bản trình ký phải... dạng, phức tạp Cán bộ văn thư sau khi nhận các văn bản kiểm tra, phân loại sơ bộ, sau đó đóng dấu đến ghi số ngày đến, làm thủ tục đăng ký vào sổ quản lý văn bản đến, ghi phiếu chuyển và phân loại xử lý văn bản theo một số trường hợp sau: - Loại văn bản cần được xử lý gấp - Loại văn bản xử lý bình thư ng Các văn bản khi gửi đến cơng ty mà khơng đúng thể thức hành chính như: Cơng văn khơng có ngày, tháng,... định của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên - Về văn phong: Văn phong của văn bản phải phù hợp với nội dung của văn bản trình bầy ngắn gọn, tính chính xác cao, lập luận chặt chẽ dễ hiểu, câu một nghĩa, sử dụng từ ngữ tiếng việt phổ thơng 3.2 Tình hình ban hành văn bản Ban hành văn bản của cơng ty là do Chánh văn phòng hoặc là người được Chánh văn phòng chỉ đích danh để soạn thảo một cơng văn cho cơng ty. .. ty kết hợp được cả ba cơng tác Thư ký, Văn thư, Lưu trữ một cách khoa học thì tất cả các văn bản trong cơng ty được giải quyết nhanh chóng, chính xác mang lại hiệu quả cơng việc cao 3.6 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu trong cơng ty Việc quản lý con dấu trong cơ quan phải đúng theo quy định trong Nghị định số 62/CP ngày 29/9/1993 của Chính phủ và Thơng tư số 32/TT – LB của Bộ nội vụ và Ban Tổ chức... một bộ phận 23 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN khơng thể thiếu được trong tồn bộ cơng việc thuộc về tổ chức lao động khoa học trong cơng ty b Trang thiết bị cơng tác văn thư Trang thiết bị cơng tác văn thư là một trong các yếu tố quan trọng đảm bảo năng suất chất lượng của cơng tác văn thư đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho người cán bộ làm cơng tác văn thư hồn thành tốt nhiệm vụ của mình - Các... cơng việc của mình thì cần có sự áp dụng linh hoạt kiến thức đã được đào tạo tại trường Lập các sổ theo dõi văn bản đến để các cán bộ văn thư thực hiện trách nhiệm của mình là theo dõi số lượng văn bản đến trong cơng ty để báo cáo cho lãnh đạo cơng ty khi cần thiết Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của cơng ty Ngày số tháng đến đến 06/01/04 01 15/01/04 02 09/02/04 03 Nơi gửi cơng văn số kí hiệu cơng văn Ngày... đánh giá cá tính và phần nào hiểu được tính cách của người thư ký, từ đó có cảm tình tốt hoặc ngược lại với thư ký nói riêng và tồn cơng ty nói chung 12 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN c Thư ký trong việc quản lý chương trình kế hoạch của lãnh đạo Thư ký phaỉ biết phân loại hoạt động quản lý do người lãnh đạo của mình đảm nhiệm, nắm được khả năng, sở trường của lãnh đạo trong việc thực hiện nhiệm vụ Điều . cơng tác thư ký, văn thư, lưu trữ nói riêng. 1. Tình hình thực tế chung của Cơng ty. 2. Cơng tác thư ký. 3. Cơng tác văn thư. 4. Cơng tác lưu trữ. . thư. 4. Cơng tác lưu trữ. Phần III : Một số ý kiến nhằm hồn thiện cơng tác thư ký, văn thư, lưư trữ của cơng ty. 1. Đánh giá