Phân tích hoạt động quản lý tồn trữ thuốc tại bệnh viện e năm 2013

Để đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ của bệnh viện thì vấn đề quản lý cung ứng, tồn trữ thuốc luôn được xác định là một công tác thường xuyên, trọng tâm trong hoạt động của khoa Dược bệ

LÊ VĂN THẮNG

PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TỒN TRỮ THUỐC TẠI BỆNH VIỆN E

NĂM 2013 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP DƯỢC SỸ

Với tất cả lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc, tôi xin gửi lời cảm ơn chân

thành đến GS.TS Nguyễn Thanh Bình – Phó hiệu trưởng trường Đại học dược Hà

Nội, Trưởng Bộ môn Quản lý và Kinh tế dược, người đã hướng dẫn và tận tình chỉ bảo giúp tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Tôi cũng xin gửi cảm ơn sâu sắc tới Ths Nguyễn Trung Nghĩa – Trưởng khoa Dược bệnh viện E, Ths Nguyễn Thị Hà – Giảng viên Bộ môn Quản lý và

Kinh tế dược, những người đã trực tiếp hướng dẫn và chỉ bảo nhiệt tình giúp tôi thực hiện đề tài này

Tôi xin tỏ lòng biết ơn đến các thầy, cô giáo, cán bộ bộ môn Quản lý và Kinh

tế Dược đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình học tập và thực hiện khóa luận này

Tôi xin cảm ơn Ban giám hiệu, Phòng đào tạo và các thầy cô giáo trường Đại học Dược Hà Nội đã giảng dạy và tạo mọi điều kiện cho tôi trong thời gian học tập tại trường

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến các dược sỹ, nhân viên khoa dược bệnh viện

E đã giúp đỡ tôi rất nhiều trong quá trình thực hiện đề tài này

Cuối cùng, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến những người thân trong gia đình, đặc biệt là bố mẹ và bạn bè tôi, những người luôn ở bên, động viên và giúp đỡ trong suốt thời gian tôi sống, học tập trên giảng đường đại học cũng như sau này trong cuộc sống

Hà Nội, ngày 14 tháng 05 năm 2014

Sinh viên

ĐẶT VẤN ĐỀ 1

Chương 1: TỔNG QUAN ……… 3

1.1 Quản lý tồn trữ thuốc 3

1.1.1 Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc 3

1.1.2 Vai trò và chức năng của kho 4

1.1.3 Quy trình quản lý tồn trữ thuốc 4

1.1.4 Các mô hình quản lý tồn trữ 6

1.1.5 Phân tích ABC/VEN và ứng dụng trong quản lý tồn trữ 13

1.1.6 Các nghiên cứu quản lý tồn trữ ở Việt Nam và trên thế giới 15

1.2 Vài nét về bệnh viện E và khoa dược bệnh viện E 17

1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của bệnh viện E 17

1.2.2 Khoa dược bệnh viện E 18

Chương 2: ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 20

2.1 Đối tượng, địa điểm và thời gian nghiên cứu 20

2.2 Phương pháp nghiên cứu 20

2.2.1 Thiết kế nghiên cứu: Mô tả cắt ngang 20

2.2.2 Phương pháp thu thập số liệu 20

2.2.3 Phương pháp phân tích và xử lý số liệu 21

2.3 Nội dung nghiên cứu 22

Chương 3: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 23

3.1 Thực trạng hoạt động quản lý tồn trữ thuốc tại bệnh viện E 23

3.1.1 Tổ chức và nhân sự kho 23

3.1.2 Nhà kho và trang thiết bị 23

3.1.3 Các quy trình trong hoạt động tồn trữ thuốc 27

3.1.4 Mô hình tồn trữ thuốc tại bệnh viện E 34

3.2.1 Cơ cấu thuốc tồn trữ tại bệnh viện E theo phương pháp phân tích

ABC/VEN 35

3.2.2 Phân tích mô hình tồn trữ của một số thuốc theo mô hình P 43

BÀN LUẬN 59

KẾT LUẬN – KIẾN NGHỊ 62

TÀI LIỆU THAM KHẢO 64

PHỤ LỤC 66

Bảng 1.2: So sánh hai mô hình Q và P [14] 8

Bảng 1.3: Quy đổi hệ số z từ mức độ đáp ứng 11

Bảng 1.4: Phối hợp phân tích ABC và phân loại VEN 15

Bảng 1.5: Cơ cấu nhân lực khoa Dược 19

Bảng 3.1: Trang thiết bị trong kho 26

Bảng 3.2: Quy trình lập kế hoạch mua thuốc 28

Bảng 3.3: Quy trình nhập hàng 30

Bảng 3.4: Quy trình xuất hàng 33

Bảng 3.5: Các mô hình tồn trữ thuốc tại bệnh viện E 35

Bảng 3.6: Cơ cấu thuốc tồn trữ theo phân hạng ABC 36

Bảng 3.7: Cơ cấu thuốc tối cần, thiết yếu, không thiết yếu của thuốc hạng A 37

Bảng 3.8: Cơ cấu các nhóm thuốc trong nhóm thuốc AV 38

Bảng 3.9: Cơ cấu các thuốc diệt KST, chống nhiễm khuẩn của nhóm AV 40

Bảng 3.10: Cơ cấu các thuốc trong nhóm AN 42

Bảng 3.11: Áp dụng công thức tính lượng đặt hàng theo mô hình P cho 3 thuốc nhóm AN 46

Bảng 3.12: Số liệu xuất, nhập, tồn, QO của Flavital 500mg năm 2013 48

Bảng 3.13: Số liệu xuất, nhập, tồn, QO của Philpovin 5g 10ml năm 2013 49

Bảng 3.14: Số liệu xuất, nhập, tồn, QO của Kolon Flavon 40mg năm 2013 50

Bảng 3.15: Số lượng tồn kho cuối tháng của 3 thuốc nhóm AV năm 2013 51

Bảng 3.16: Áp dụng công thức tính lượng đặt hàng theo mô hình P cho 3 thuốc kháng sinh 53

Bảng 3.17: Số liệu xuất, nhập, tồn, QO của Korazon 1g năm 2013 54

Bảng 3.18: Xuất, nhập, tồn, QO của Ciprofloxacin 200mg/100ml 56

Bảng 3.19: Số liệu xuất, nhập, tồn, QO của Getlox 500mg/100ml 57

Hình 1.1: Vị trí của kho đối với sản xuất và lưu thông[3, 11] 4

Hình 1.2: Quy trình quản lý tồn trữ thuốc [3, 21] 6

Hình 1.3: Căn cứ xây dựng cơ số tồn kho các loại thuốc [4] 9

Hình 1.4: Đồ thị biểu diễn mối quan hệ giữa lượng hàng dự trữ theo thời gian [11] 10

Hình 1.5: Tổ chức khoa Dược bệnh viện E 19

Hình 3.1: Sơ đồ kho chính 24

Hình 3.2: Sơ đồ kho lẻ nội trú 25

Hình 3.3: Sơ đồ kho lẻ ngoại trú 25

Hình 3.4 : Đồ thị biểu diễn mối quan hệ giữa GTTT và SLMH 36

Hình 3.5: Cơ cấu các nhóm thuốc trong nhóm A 39

Hình 3.6: Đồ thị biểu diễn số lượng tồn kho cuối tháng của 3 thuốc nhóm AN 45

Hình 3.7: Đồ thị biểu diễn số lượng tồn kho cuối tháng của 3 thuốc kháng sinh 52

ĐẶT VẤN ĐỀ

Thuốc đóng vai trò quan trọng trong công tác chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân dân, bảo đảm mục tiêu sức khỏe của con người Xây dựng mạng lưới cung ứng thuốc hoàn thiện, đảm bảo cung ứng thuốc đầy đủ, kịp thời, có chất lượng, giá

cả phù hợp là mục tiêu hàng đầu của chính sách quốc gia về thuốc mà Đảng và Nhà nước đề ra [1] Trong mạng lưới cung ứng thuốc, bệnh viện là một mắc xích quan trọng, ở đó thuốc được cung cấp trực tiếp cho người bệnh Quản lý cung ứng thuốc trong bệnh viện là việc quan tâm và giải quyết các vấn đề liên quan đến thuốc trong bệnh viện, từ việc lựa chọn, mua sắm đến cấp phát và quản lý việc sử dụng thuốc trên bệnh nhân

Quản lý tồn trữ thuốc là một phần trong công tác quản lý cung ứng thuốc trong bệnh viện Để thực hiện tốt mục tiêu cung ứng thuốc tốt thì phải đảm bảo tồn trữ thuốc sao cho thuốc luôn được cung cấp đầy đủ kịp thời, đảm bảo chất lượng và giảm thiểu chi phí Việc tồn trữ quá nhiều loại thuốc với số lượng lớn, có thể làm tăng chi phí bảo quản, tồn trữ thuốc Để giảm chi phí tồn trữ, bệnh viện phải duy trì mức tồn trữ thấp, tuy nhiên khi đó khả năng thiếu thuốc cho bệnh nhân có thể xảy ra

và trong một số trường hợp sẽ gây ra những vấn đề nghiêm trọng nếu không có thuốc kịp thời Do đó quản lý tồn trữ thuốc hiệu quả là cân bằng được chi phí và nhu cầu về thuốc điều trị Thực tế cho thấy, đây luôn là bài toán khó, làm đau đầu các nhà quản lý, từ việc theo dõi lượng tồn kho thuốc để đảm bảo thuốc luôn sẵn có cho bác sỹ kê đơn, cấp phát cho bệnh nhân đến việc dự trù mua thuốc hàng tháng

Bệnh viện E trung ương là bệnh viện đa khoa hạng I trực thuộc Bộ Y tế, nằm

ở phía Tây Bắc Hà Nội, thực hiện nhiệm vụ khám và chữa bệnh cho nhân dân trong khu vực cũng như trong toàn quốc Bệnh viện có số lượng bệnh nhân ngày càng tăng với mô hình bệnh tật đa dạng Để đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ của bệnh viện thì vấn đề quản lý cung ứng, tồn trữ thuốc luôn được xác định là một công tác thường xuyên, trọng tâm trong hoạt động của khoa Dược bệnh viện Với ý nghĩa đó

đề tài nghiên cứu: Phân tích hoạt động quản lý tồn trữ thuốc tại bệnh viện E

năm 2013 được thực hiện nhằm các mục tiêu sau:

1 Mô tả thực trạng tồn trữ thuốc tại bệnh viện E năm 2013

2 Phân tích cơ cấu thuốc tồn trữ, mô hình tồn trữ thuốc tại bệnh viện E năm 2013

Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý tồn trữ thuốc tại bệnh viện

Chương 1: TỔNG QUAN 1.1 Quản lý tồn trữ thuốc

Theo Tổ chức Y Tế thế giới (WHO) tồn trữ là sự bảo quản tất cả các nguyên liệu, vật tư, bao bì dùng trong sản xuất, mọi bán thành phẩm trong quá trình sản xuất và các thành phẩm trong kho [19]

Tồn trữ không chỉ là việc cất giữ hàng hóa trong kho mà nó còn là cả một quá trình xuất, nhập kho hợp lý, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ và các biện pháp kỹ thuật bảo quản hàng hóa từ khâu nguyên liệu đến các thành phẩm hoàn chỉnh trong kho Công tác tồn trữ là một trong những mắt xích quan trọng của việc đảm bảo cung cấp thuốc cho người tiêu dùng với số lượng đầy đủ và chất lượng tốt nhất, giảm đến mức tối đa tỷ lệ hư hao trong quá trình sản xuất và phân phối thuốc

Ở nước ta, khí hậu nhiệt đới ẩm là điều kiện không thuận lợi cho công tác tồn trữ thuốc [7, 11]

1.1.1 Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc

Chúng ta cần phải dự trữ thuốc vì những lý do sau đây:

 Đảm bảo tính sẵn có: Tồn kho là lượng dự trữ cho sự dao động của cung và cầu, giảm nguy cơ hết hàng

 Duy trì niềm tin trong hệ thống: Nếu tình trạng hết hàng xảy ra thường xuyên, bệnh nhân sẽ mất lòng tin vào khả năng phòng và chữa bệnh của hệ thống cung ứng dịch vụ chăm sóc sức khỏe

 Giảm giá thành của một đơn vị sản phẩm: Đặt hàng với số lượng lớn sẽ được chiết khấu và giảm chi phí vận chuyển từ các nhà cung cấp

 Tránh tình trạng thiếu kinh phí: Nếu không có tồn kho hoặc tồn kho không đủ

sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hàng, lúc đó đặt hàng khẩn cấp sẽ gặp phải sự tăng giá của các nhà cung cấp hoặc mức giá sẽ cao hơn mức giá khi đặt hàng thường xuyên, dẫn đến thiếu hụt vốn

 Đáp ứng sự thay đổi của nhu cầu thị trường: Những thay đổi trong nhu cầu về loại thuốc chuyên khoa không thể dự đoán trước được Do đó, lượng tồn kho thích hợp sẽ giúp hệ thống đối phó với sự thay đổi đó [2, 16]

1.1.2 Vai trò và chức năng của kho

Kho hàng hóa có vị trí quan trọng đối với sản xuất và lưu thông Một mặt, kho gắn chặt với sản xuất và lưu thông, là một bộ phận của doanh nghiệp sản xuất hoặc lưu thông; mặt khác, nó lại có vị trí độc lập nhất định đối với sản xuất và lưu thông [11]

Phân phối lưu thông Kho Sản xuất

Nguyên liệu, phụ liệu

Người bán

Vật tư bao gói Các

Bán thành phẩm công đoạn Người mua sản xuất

Thành phẩm

Hình 0.1: Vị trí của kho đối với sản xuất và lưu thông [3, 11]

Chức năng của kho dược:

 Bảo quản

 Dự trữ

 Kiểm tra, kiểm soát

 Cân đối nhu cầu

1.1.3 Quy trình quản lý tồn trữ thuốc

Quản lý tồn trữ thuốc phải bao gồm tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản đến xuất hàng theo đúng quy định

Trong khâu nhập hàng, một mặt phải quản lý chặt chẽ số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại, giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch kinh doanh, cung ứng của doanh nghiệp hay bệnh viện Mặt khác phải theo dõi nắm bắt được thông tin về tình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng [5, 9]

Trong khâu bảo quản dự trữ phải tổ chức tốt kho tàng bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản, xác định được mức bảo quản tối đa, tối thiểu cho từng loại hàng tồn kho để giảm mức hư hỏng, hao hụt, mất mát, đảm bảo an toàn, giữ được chất lượng của hàng tồn kho [5, 9]

Trong khâu xuất hàng, phải đảm bảo xuất hàng theo đúng quy trình, kiểm tra kiểm soát chặt chẽ chất lượng, hạn sử dụng, số lượng của thuốc, đảm bảo không có thuốc kém chất lượng do khâu tồn trữ đi vào khâu lưu thông đến tay người tiêu dùng [5, 9]

Nhập Chuẩn bị phương tiện, nhân lực, thủ tục hàng Kiểm nhập, bàn giao, nhận hàng

mô hình tiêu thụ phù hợp và nhà cung cấp luôn chuyển hàng đúng thời gian – nhưng trong thực tế mô hình này khó có thể thực hiện.Trong hệ thống cung cấp dược phẩm

3 mô hình phổ biến nhất hay được áp dụng, đó là:

Phân loại

Theo độc tính, tác dụng , dạng thuốc…

Sắp xếp

Bảo quản

Đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm Kiểm tra, làm vệ sinh Đảm bảo 5 chống

Bảng 0.1: Các mô hình quản lý tồn trữ thuốc [11, 16]

Mô

hình

Mua hàng 1 lần (The single period

model)

Mô hình Q (Fixed – order quantity models)

Mô hình P (Fixed – order period

models) Đặc

 Khi số lượng tồn kho tới một mức độ nhất định sẽ đặt hàng

 Thuốc đó sẽ được đặt ở những khoảng thời gian nhất định, gọi là chu kỳ

 Nhu cầu thuốc được xác định theo chu kỳ

 Chủ động về kế hoạch xuất, nhập; tiền vốn, nhân lực, kho bãi…

 Thuận tiện cho công tác quản lý

 Kế hoạch làm việc của công nhân viên bị xáo trộn nhiều, phụ thuộc vào lượng hàng trong kho

Mô hình P và mô hình Q là hệ thống mua hàng nhiều lần trong năm, thường được áp dụng để tồn trữ một số lượng thuốc [14]

So sánh giữa hai mô hình Q và P

model)

Số lượng hàng/lần

đặt

Q – hằng số (số lượng hàng/lần đặt là như nhau)

q – thay đổi (số lượng hàng đặt/lần thay đổi )

Lưu trữ hồ sơ Mỗi lần nhập – xuất thuốc trong

kho đều phải ghi chép lại

Chỉ phải kiểm kê tại thời điểm đặt hàng

C SS (ngưỡng dự trữ

an toàn)

Quản lý lượng thuốc tồn kho theo mô hình P

Trong các bệnh viện hiện nay, mô hình quản lý tồn trữ hay được sử dụng là

mô hình P, trong đó bước đóng vai trò vô cùng quan trọng đó là xây dựng cơ số tồn kho cho các loại thuốc phù hợp với điều kiện thực tế của mỗi bệnh viện, xuất phát

từ nhu cầu điều trị, khả năng tài chính, điều kiện cung ứng, lưu thông thuốc tại cơ

sở Thực tế đây là một bài toán có đáp số rất khác nhau cho mỗi bệnh viện Các nhà quản lý phải đảm bảo đáp ứng kịp thời cho nhu cầu điều trị của bệnh viện đồng thời

đảm bảo tính kinh tế khi xây dựng cơ số thuốc tồn kho, không để tồn đọng thuốc lâu, nhiều gây ảnh hưởng đến công tác bảo quản và tồn đọng một lượng tiền lớn trong khi điều kiện kinh phí cho điều trị có hạn [16]

Hình 0.3: Căn cứ xây dựng cơ số tồn kho các loại thuốc [4]

Xác định lượng tồn kho an toàn

Mục tiêu đầu tiên của Chính sách thuốc quốc gia là đảm bảo đủ, kịp thời thuốc có chất lượng, giá cả hợp lý cho công tác phòng và chữa bệnh cho cộng đồng Muốn thực hiện được mục tiêu này, ngành dược luôn phải có một cơ số thuốc nhất định để dự trữ Lượng thuốc dự trữ trong kho luôn nhằm mục tiêu:

- Thực hiện các nhiệm vụ chính trị của kho khi có các nhu cầu tăng ngoài dự kiến như khi có dịch bệnh xảy ra, chiến tranh, thiên tai, lũ lụt…

- Duy trì các hoạt động của kho được tiến hành bình thường khi hàng về chậm

do thời gian vận chuyển thuốc chậm, quá trình sản xuất bị gián đoạn, không đáp ứng lịch giao hàng của người cung cấp hàng hóa [11]

Hình 0.4: Đồ thị mối quan hệ giữa lượng hàng dự trữ theo thời gian [11]

Mức tồn kho an toàn là tồn kho để phòng ngừa trở ngại trong vận chuyển, phân phối, thiếu hụt thuốc, vật tư tiêu hao

Công thức xác định mức tồn kho an toàn :

C SS = z x

Trong đó:

- z là chỉ số độ lệch chuẩn cho một khả năng phục vụ nhất định Dưới đây là bảng tra cứu hệ số z tương ứng với mức độ đáp ứng mong muốn của bệnh viện:

- T : Thời gian giữa 2 lần gọi hàng liên tiếp

- L : Thời gian giao hàng

Mức tồn kho tối đa, mức tồn kho tối thiểu

Các kho có mức dự trữ thuốc tối đa với số lượng vừa đủ thấp nhằm tránh tình trạng dư thừa gây lãng phí và mức dữ trữ thuốc đủ lớn để tránh tình trạng thiếu hụt khi nhu cầu tăng cao và việc nhận hàng xảy ra chậm

Mức tồn kho tối thiểu là số tồn kho an toàn cộng với lượng thuốc,vật tư tiêu hao cần phân phối trong thời gian từ khi đặt mua đến khi nhận [16]

Công thức tính lượng tồn kho tối thiểu :

S MIN = L x C A + C SS

Trong đó :

cầu sử dụng

- L là khoảng thời gian từ khi đặt mua đến khi nhận

- T là thời gian giữa hai lần nhận hàng định kỳ liên tiếp

- T là thời gian giữa hai lần nhận hàng định kỳ liên tiếp

- L là khoảng thời gian từ khi đặt mua đến khi nhận

- SS là mức tồn kho an toàn

1.1.5 Phân tích ABC/VEN và ứng dụng trong quản lý tồn trữ

Phân tích ABC

Là phương pháp phân tích tương quan giữa lượng thuốc tiêu thụ hàng năm và chi phí nhằm phân định ra những thuốc nào chiếm tỷ lệ lớn trong ngân sách [10]

Tóm tắt các bước phân tích ABC (7 bước)

Bước 1: Liệt kê sản phẩm

Bước 2: Điền các thông tin cho mỗi sản phẩm: Đơn giá, số lượng sản phẩm

Bước 3: Tính giá trị thành tiền của mỗi sản phẩm bằng cách nhân đơn giá với

số lượng của mỗi sản phẩm Tổng số tiền sẽ bằng tổng của lượng tiền cho mỗi sản

phẩm

Bước 4: Tính giá trị phần trăm của mỗi sản phẩm bằng cách lấy số tiền của

mỗi sản phẩm chia cho tổng số tiền

Bước 5: Sắp xếp các sản phẩm theo thứ tự phần trăm giá trị giảm dần

Bước 6: Tính giá trị phần trăm tích lũy của tổng giá trị cho mỗi sản phẩm,

bắt đầu với sản phẩm thứ nhất sau đó cộng với sản phẩm tiếp theo trong danh sách

Bước 7: Phân hạng sản phẩm như sau:

 Hạng A: Gồm những sản phẩm chiếm 75-80% tổng giá trị tiền

 Hạng B: Gồm những sản phẩm chiếm 15-20% tổng giá trị tiền

 Hạng C: Gồm những sản phẩm chiếm 5-10% tổng giá trị tiền

Thông thường, sản phẩm A chiếm từ 10-20% tổng sản phẩm, hạng B chiếm

10-20%, còn lại 60-80% là hạng C

Lợi ích của phương pháp phân tích ABC : Cho thấy những thuốc được sử dụng thay thế với lượng lớn và có chi phí thấp trong danh mục hoặc có sẵn trên thị trường Thông tin này được sử dụng để :

 Lựa chọn những thuốc thay thế có chi phí điều trị thấp hơn

 Tìm ra những liệu pháp điều trị thay thế

 Thương lượng với nhà cung cấp để mua được thuốc với giá thấp hơn

 Lượng giá mức độ tiêu thụ thuốc, phản ánh nhu cầu chăm sóc sức khỏe của cộng đồng và từ đó phát hiện những điểm chưa hợp lý trong sử dụng thuốc, bằng cách so sánh lượng thuốc tiêu thụ với MHBT

 Xác định phương thức mua các thuốc không có trong DMT của BV

Phân tích ABC có thể ứng dụng các số liệu tiêu thụ thuốc cho chu kỳ trên 1 năm hoặc ngắn hơn Phương pháp này cũng có thể ứng dụng cho một đợt đấu thầu hoặc nhiều đợt đấu thầu [17]

Phân tích VEN

Là phương pháp phổ biến giúp cho việc lựa chọn những thuốc cần ưu tiên để mua và dự trữ trong bệnh viện theo các hạng mục: sống còn, thiết yếu và không thiết yếu

- Các thuốc tối cần (Vital – V) : gồm các thuốc dùng để cứu sống người bệnh hoặc các thuốc thiết yếu cho các dịch vụ chăm sóc sức khỏe cơ bản

- Các thuốc thiết yếu (Essential – E) : gồm các thuốc dùng để điều trị cho những bệnh nặng nhưng không nhất thiết phải có cho các dịch vụ chăm sóc sức khỏe cơ bản

- Các thuốc không thiết yếu (Non- Essential – N) : gồm các thuốc dùng để điều trị những bệnh nhẹ, có thể có hoặc không có trong DMTTY và không cần thiết phải lưu trữ trong kho

Phương pháp này cung cấp cho Hội đồng thuốc và điều trị các dữ liệu quan trọng để quyết định thuốc nào nên loại khỏi danh mục thuốc, thuốc nào là cần thiết

và thuốc nào ít quan trọng hơn [7, 17]

Phân tích ma trận ABC/VEN

Kết hợp chéo phân tích ABC và phân tích VEN nhằm xác định các loại thuốc cần kiểm soát chặt chẽ hơn Kết quả phân tích chéo xếp thành các nhóm I, II, III

Nhóm I cần phải kiểm soát chặt chẽ bao gồm AV, AE, AN, BV và CV Nhóm II bao gồm BE, CE, BN Nhóm III bao gồm CN [15]

Bảng 0.4: Phối hợp phân tích ABC và phân loại VEN

1.1.6 Các nghiên cứu quản lý tồn trữ ở Việt Nam và trên thế giới

Ở các nước phát triển hệ thống cung ứng thuốc tương đối hoàn chỉnh các điểm bán lẻ thuốc và các bệnh viện sử dụng sản phẩm của hãng dược phẩm nào đó, thường không phải tồn trữ thuốc của họ Khi có nhu cầu sau một thời gian ngắn - thường tính bằng phút - các yêu cầu sẽ được đáp ứng ngay một cách dễ dàng nhờ hệ thống thông tin liên lạc, giao thông vận tải thuận tiện, mạng lưới cung ứng phân bố rộng khắp, đội ngũ làm công tác cung ứng thuốc có trình độ thực hành cao Do vậy

hệ thống tồn trữ thuốc của bệnh viện thực tế không cần thiết và ít được quan tâm trừ

ở những nơi quá xa xôi [11]

Một số nước Châu Á, như Philipines, thuốc trong kho được phân loại thành các mức độ dự trữ: luân chuyển chậm hoặc luân chuyển nhanh Thuốc luân chuyển nhanh được đặt hàng thường xuyên hơn thuốc luân chuyển chậm Để đối chiếu số lượng thực tế với số lượng sổ sách, khoa Dược đếm thuốc thực tế hàng tháng như là hoạt động kiểm soát tồn kho thường qui Mức độ dự trữ thuốc đảm bảo tốt cho nhu

cầu 1 tháng vì họ đặt hàng trên cơ sở hàng tháng Giá trị hàng tồn kho thực tế được biết vào cuối tháng trong báo cáo kiểm kê hàng tháng Giá trị này sẽ được sử dụng

để thiết lập định mức dự trữ và để xác định số lượng đặt hàng Không có phương pháp hệ thống nào được sử dụng, chẳng hạn như phân tích ABC hoặc phân tích VEN trong chiến lược quản lý tồn kho Tuy nhiên, điểm đặc biệt là hệ thống báo cáo của họ là khá chính xác Điều này là do họ cập nhật tồn kho liên tục hàng ngày Các dữ liệu này được sử dụng để tạo báo cáo hàng tháng Có một số máy tính có sẵn ở khoa Dược được sử dụng chỉ để lập báo cáo hàng tháng Tuy nhiên, máy tính chưa được sử dụng cho mục đích phân tích vì nhân viên khoa Dược chưa có đủ kiến thức để sử dụng các phần mềm có sẵn cho các mục đích phân tích Bản báo cáo hàng tháng được tạo ra bao gồm: báo cáo tóm tắt, danh sách thuốc cấp cho bệnh nhân, thuốc tồn kho và báo cáo sử dụng [13]

Nghiên cứu tại khoa Dược bệnh viện Government, Sukabumi,West Java, Indonesia: sử dụng phân tích ma trận ABC/VEN nhằm xác định các loại thuốc cần kiểm soát quản lý chặt chẽ và tiến hành phân tích chi phí thuốc.Nghiên cứu sử dụng

mô hình P – tính toán EOI để xác định khoảng thời gian đặt hàng kinh tế và lượng hàng trong mỗi lần đặt Kết quả: 40 loại thuốc chiếm 11,9% tổng số thuốc được sử dụng tại khoa Dược bệnh viện được phân vào nhóm I (nhóm thuốc quan trọng nhất

AV + BV + CV +AE +AN) được kiểm soát chặt chẽ Sau khi áp dụng mô hình P và tính toán EOI cho 40 thuốc thuộc nhóm I đã giúp bệnh viện tiết kiệm 4,52% chi phí hàng năm so với phương pháp hiện tại của bệnh viện [15]

Một nghiên cứu của Đại học Mahidol tại bệnh viện Ramathibodi, Thái Lan tiến hành đánh giá trên 3 loại thuốc nhóm A, nghiên cứu sử dụng mô hình Q để quản lý tồn trữ tính các thông số : lượng đặt hàng kinh tế EOQ, lượng hàng tồn trữ

tồn trữ đã giúp Bệnh viện Ramathibodi, Thái Lan giảm được giá trị hàng tồn kho trung bình của cả 3 thuốc, tăng doanh thu hàng tồn kho và giúp làm giảm tổng chi phí quản lý tồn trữ thuốc Kết quả này cho thấy, khi sử dụng mô hình Q trong quản

lý tồn trữ giúp cải thiện hiệu quả việc mua sắm thuốc và quản lý tồn trữ thuốc [12]

Tại Việt Nam phần lớn các bệnh viện đều thực hiện quản lý tồn trữ thuốc chủ yếu theo mô hình P, số lượng đặt hàng phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng và diện tích kho, việc áp dụng CNTT để quản lý tồn trữ đã được ứng dụng tại nhiều bệnh viện nhưng chưa có nghiên cứu nào triển khai xác định lượng tồn trữ an toàn, ngưỡng tồn trữ tối đa, ngưỡng tồn trữ tối thiểu cũng như số lượng đặt hàng.Trong đề tài này,

nhất nhóm AN của bệnh viện E trung ương

1.2 Vài nét về bệnh viện E và khoa Dược bệnh viện E

Bệnh viện E được thành lập theo quyết định 175/TTg ngày 17/10/1967 của thủ tướng chính phủ Nhiệm vụ ban đầu là phục vụ các cán bộ chiến sỹ từ miền Nam ra chữa bệnh và an dưỡng Sau ngày thống nhất đất nước cùng bệnh viện Việt

Xô phục vụ chủ yếu cán bộ, viên chức nhà nước Hiện nay bệnh viện là bệnh viện

đa khoa Trung ương hạng I trực thuộc Bộ Y tế, quy mô giường bệnh trung bình hàng năm là 620 giường, khám chữa bệnh cho người dân khu vực cũng như toàn quốc [6]

1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của bệnh viện E

Theo điều lệ tổ chức và hoạt động của của bệnh viện E được Bộ trưởng Bộ Y

tế ban hành theo quyết định số 2131/QĐ-BYT ngày 15/6/2005, chức năng của Bệnh viện E là bệnh viện đa khoa Trung ương gồm : khám chữa bệnh, phòng bệnh và phục hồi chức năng cho người dân khu vực Tây Bắc - Hà Nội và các tỉnh thành phố lân cận, tham gia đào tạo cán bộ, nghiên cứu khoa học, làm công tác chỉ đạo tuyến theo nhiệm vụ được phân công, triển khai ứng dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ tiên tiến, hiện đại để phục vụ chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân

Nhiệm vụ của bệnh viện E :

- Cấp cứu, khám bệnh và chữa bệnh

- Đào tạo cán bộ

- Nghiên cứu khoa học

- Chỉ đạo tuyến về chuyên môn kỹ thuật

- Hợp tác quốc tế

- Quản lý bệnh viện [6, 8]

1.2.2 Khoa dược bệnh viện E

Khoa Dược là một chuyên khoa thuộc quản lý và điều hành trực tiếp của Giám đốc bệnh viện Là một tổ chức chuyên môn, kỹ thuật, kinh tế tham gia vào quá trình điều trị, góp phần nâng cao hiệu quả điều trị tại bệnh viện Khoa Dược thuộc khối cận lâm sàng, là nơi thực thi các chính sách quốc gia về thuốc

Chức năng và nhiệm vụ của khoa Dược:

- Đảm bảo cung ứng đầy đủ thuốc, hóa chất và vật tư y tế có chất lượng, kịp thời đáp ứng nhu cầu điều trị nội, ngoại trú hợp lý của bệnh viện

- Đảm bảo hiệu lực công tác quản lý và thực thi các quy chế dược tại bệnh viện Điều chỉnh sử dụng thuốc hợp lý an toàn trong điều trị

- Thực hiện công tác chuyên môn kỹ thuật về dược, nghiên cứu khoa học, kinh tế về dược, tham gia huấn luyện, bồi dưỡng cán bộ [1, 6]

Tổ chức và nhân lực khoa Dược:

Khoa dược được tổ chức hoạt động thành các bộ phận sau:

Hình 0.5: Tổ chức khoa Dược bệnh viện E

Nhân lực khoa dược gồm 1 trưởng khoa, 1 phó trưởng khoa, còn lại là các dược sỹ đại học (DSĐH), dược sỹ trung học (DSTH), y công

Bảng 0.5: Cơ cấu nhân lực khoa Dược

Chương 2: ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1 Đối tượng, địa điểm và thời gian nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu về hoạt động quản lý tồn trữ thuốc tại bệnh tại khoa Dược bệnh viện E năm 2013 dựa trên các đối tượng sau:

- Thủ kho và các nhân viên trong kho Dược

- Danh mục thuốc sử dụng của bệnh viện năm 2013

- Bảng giá đầu thầu thuốc năm 2013

- Sổ sách, báo cáo xuất, nhập tồn kho thuốc năm 2013

- Các tài liệu, văn bản, dữ liệu và số liệu có liên quan đến hoạt động quản lý tồn trữ thuốc tại bệnh viện E

Địa điểm nghiên cứu: Bệnh viên E trung ương

Thới gian nghiên cứu: Từ tháng 12/2013 đến tháng 5/2014

2.2 Phương pháp nghiên cứu

2.2.1 Thiết kế nghiên cứu: Mô tả cắt ngang

2.2.2 Phương pháp thu thập số liệu

Phương pháp hồi cứu

Hồi cứu hồ sơ, tài liệu, sổ sách liên quan đến công tác quản lý tồn trữ thuốc

để phân tích được các chỉ số sau:

- Quy trình bảo quản, tồn trữ thuốc

- Cơ cấu thuốc tồn trữ theo phân tích ABC/VEN

- Cơ cấu tồn trữ các thuốc nhóm AV, AN

- Mô hình tồn trữ của một số thuốc nhóm AV, AN

Phỏng vấn bán cấu trúc (kết hợp quan sát)

- Đối tượng phỏng vấn: Thủ kho, nhân viên trong kho

- Số lượng phỏng vấn: 1 thủ kho chính; 2 nhân viên kho lẻ nội trú; 2 nhân viên kho lẻ ngoại trú

- Công cụ phỏng vấn: Bộ câu hỏi bán cấu trúc (Phụ lục)

2.2.3 Phương pháp phân tích và xử lý số liệu

Phương pháp phân tích ABC

Dựa trên thông tin về đơn giá, số lượng tiêu thụ của từng sản phẩm từ danh mục thuốc sử dụng năm 2013 và bảng giá đấu thầu thuốc tiến hành nhập số liệu phân tích mối tương quan giữa lượng thuốc tiêu thụ hàng năm và chi phí nhằm phân định ra những thuốc nào chiếm tỷ lệ lớn trong ngân sách, từ đó phân loại thành các

thuốc hạng A, B, C

Phương pháp phân tích VEN

Dựa trên danh mục thuốc hạng A từ phân tích ABC để tiến hành phân loại các thuốc theo phân tích VEN Bệnh viện E chưa tiến hành phân tích VEN cho danh mục thuốc sử dụng trong bệnh viện nên trong khuôn khổ đề tài này, việc lựa chọn các thuốc hạng A vào các nhóm V, E, N chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của Trưởng khoa và các dược sỹ lâm sàng tại khoa dược

Phương pháp so sánh giá trị tỷ lệ

 Tỷ lệ giá trị tiêu thụ của các nhóm thuốc, các thuốc

Phân tích VEN các thuốc hạng A thu được các nhóm thuốc AV, AE, AN Sau đó tính toán và so sánh tỷ lệ giá trị tiêu thụ:

- Các nhóm thuốc trong nhóm AV

- Các thuốc trong nhóm điều trị KST, chống nhiễm khuẩn

- Các thuốc trong nhóm AN

tháng đối với từng thuốc phân tích

Xử lý số liệu

Số liệu được xử lý bằng phần mềm Microsoft Excel 2010

2.3 Nội dung nghiên cứu

Hình 2.1: Nội dung nghiên cứu

Chương 3: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 3.1 Thực trạng hoạt động quản lý tồn trữ thuốc tại bệnh viện E

3.1.1 Tổ chức và nhân sự kho

Kho dược bệnh viện E được tổ chức gồm hệ thống 3 kho: Kho chính, kho lẻ nội trú, kho lẻ ngoại trú Thuốc từ các nhà sản xuất, phân phối được nhập vào kho chính, sau đó từ kho chính thuốc được cấp phát các kho lẻ Kho lẻ nội trú thực hiện cấp phát thuốc cho các khoa lâm sàng, kho lẻ ngoại trú cấp phát thuốc cho bệnh nhân ngoại trú

Để thực hiện được chức năng hoạt động của mình mỗi kho cần có cơ cấu nhân lực phù hợp

Bảng 3.1: Bảng nhân lực kho dược

3.1.2 Nhà kho và trang thiết bị

Hàng tháng kho Dược tồn trữ trung bình khoảng 460 mặt hàng Để đảm bảo các mặt hàng tồn trữ được bảo quản tốt khoa dược có dược cần phải có các điều kiện vật chất và trang thiết bị cần thiết

1 : Khu vực bảo quản

2 : Khu vực nhập hàng, kiểm tra, kiểm soát hàng

Kho chính đặt ở trung tâm khoa dược có diện tích 45 m², gồm 3 phòng riêng biệt nhau do thủ kho phụ trách Trong đó phòng 1 và phòng 2 bảo quản các thuốc còn nguyên thùng, phòng 3 bảo quản các thuốc không còn nguyên thùng Diện tích

1

2

3

1

trong kho chia thành các khu vực bảo quản: nhập hàng; chuẩn bị hàng; xuất hàng; khu vực quản lý trong đó phần lớn diện tích kho dành cho khu vực bảo quản như hình 3.1

Kho lẻ nội trú

1 1 1

3 2,4

1

1

3 5

2,4

Hình 0.2: Sơ đồ kho lẻ nội trú

Kho lẻ nội trú đặt liền kề kho chính, có diện tích 25 m² do 4 dược sỹ phụ trách trong đó có 1 DSĐH Kho được chia làm 2 phòng thông với nhau: phòng 1 bảo quản và cấp phát thuốc viên, gói; phòng 2 bảo quản và cấp phát thuốc ống

Kho lẻ ngoại trú đặt ở khu vực khám chữa bệnh ngoại trú nên thuận tiện cho cấp phát ngoại trú, có diện tích 30 m² do 3 dược sỹ phụ trách Kho được chia làm 2 phòng thông với nhau: phòng 1 bảo quản các thuốc không còn nguyên thùng, phòng

2 bảo quản các thuốc còn nguyên thùng Mỗi ngày kho lẻ ngoại trú cấp phát cho từ

500 – 700 bệnh nhân, do còn thiếu nhân lực nên việc cấp phát chỉ diễn ra ở phòng 1

Trang thiết bị

Để bảo quản thuốc tốt, kho đã trang bị các thiết bị sau :

Bảng 0.1: Trang thiết bị trong kho

tính

Kho chính

Kho lẻ nội trú

Kho lẻ ngoại trú

Tổng cộng

Kho được trang bị các thiết bị cho công tác bảo quản, sắp xếp thuốc : 4 điều hòa, 3 tủ lạnh, 3 tủ mát, 7 nhiệt kế, 4 ẩm kế, 11 giá nhiều ngăn, 11 tủ nhiều ngăn và các kho đều có máy tính phục vụ cho việc nhập, xuất hàng và theo dõi tồn kho Tuy nhiên theo thủ kho chính, khi lượng hàng nhập về nhiều vào đầu tháng thì một số mặt hàng vẫn phải xếp xuống sàn nhà do không đủ giá kệ Ở kho chính có 3 phòng nhưng chỉ có phòng 1 và phòng 3 có điều hòa, phòng 2 không có điều hòa nên nhiệt

độ, độ ẩm trong phòng cao, gây ảnh hưởng đến chất lượng thuốc Nhiệt kế, ẩm kế được trang bị cho hầu hết các phòng nhưng ở phòng 3 của kho chính nhiệt kế, ẩm

kế không hoạt động

3.1.3 Các quy trình trong hoạt động tồn trữ thuốc

Hoạt động tồn trữ thuốc trong bệnh viện được bắt đầu từ lúc dự trù gọi hàng, nhập hàng từ nhà sản xuất ; sắp xếp, phân loại ; bảo quản thuốc trong kho cho đến khi xuất thuốc cho nhu cầu điều trị của bệnh nhân Quá trình đó được tiến hành theo các quy trình sau :

Quy trình lập kế hoạch mua thuốc

Để bảo đảm không thiếu thuốc cho nhu cầu điều trị và không tồn trữ lượng thuốc quá lớn thì việc lập kế hoạch mua thuốc là bước quan trọng đầu tiên trong hoạt động tồn trữ

Bảng 0.2: Quy trình lập kế hoạch mua thuốc Trách

Trưởng khoa

Duyệt dự trù mua thuốc hàng tháng Nắm bắt nhu cầu sử dụng thuốc mới, thuốc ngoài danh mục thuốc BV, trình HĐT&ĐT

Lưu hồ sơ

Lưu các hồ sơ: dự trù của các khoa, dự trù mua thuốc hàng tháng

Thủ kho lập dự trù vào ngày 25 hàng tháng căn cứ vào :

- Nhu cầu sử dụng hàng tháng: Dựa vào dự trù của khoa lâm sàng gửi lên

- Lượng tồn kho : Sau khi kiểm kê so sánh số lượng thực tế với số lượng lưu trên máy tính, sổ sách

- Điều kiện cung ứng của nhà sản xuất, phân phối

Với thuốc gây nghiện – hướng tâm thần lập dự trù trước ngày 25/12 hàng năm, dự trù bổ sung khi có nhu cầu Dự trù được làm 4 bản: Sở Y tế Hà Nội duyệt

dự trù lưu 2 bản, khoa dược lưu 1 bản, nơi bán lưu 1 bản

Dự trù được gửi cho trưởng khoa dược xem xét và ký duyệt Sau khi dự trù được duyệt, thủ kho chính sẽ liên hệ với nhà cung cấp để gọi hàng với số lượng theo

dự trù Thủ kho theo dõi, giám sát việc thực hiện đơn hàng để đảm bảo có đầy đủ số lượng, chủng loại, chất lượng như dự trù

Tại kho dược bệnh viện E việc tính toán số lượng dự trù để gọi hàng đầu tháng chủ yếu dựa vào nghiệp vụ của thủ kho mà không áp dụng một phương pháp tính cụ thể nào Kho không tính lượng dự trữ an toàn, lượng tồn kho tối đa, lượng tồn kho tối thiểu để tính lượng đặt hàng

Quy trình nhập hàng

Sau khi lập dự trù và lên kế hoạch mua thuốc, khoa dược tiến hành nhập hàng theo quy trình sau: