Phân tích hoạt động quản lý tồn trữ thuốc tại bệnh viện e năm 2013

BỘ Y TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI LÊ VĂN THẮNG PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TỒN TRỮ THUỐC TẠI BỆNH VIỆN E NĂM 2013 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP DƯỢC SỸ HÀ NỘI- 2014 BỘ Y TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI LÊ VĂN THẮNG PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TỒN TRỮ THUỐC TẠI BỆNH VIỆN E NĂM 2013 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP DƯỢC SỸ Người hướng dẫn: Ths. Nguyễn Trung Nghĩa Ths. Nguyễn Thị Hà Nơi thực hiện: Bộ môn Quản lý và Kinh tế Dược HÀ NỘI- 2014 LỜI CẢM ƠN Với tất cả lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến GS.TS. Nguyễn Thanh Bình – Phó hiệu trưởng trường Đại học dược Hà Nội, Trưởng Bộ môn Quản lý và Kinh tế dược, người đã hướng dẫn và tận tình chỉ bảo giúp tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Tôi cũng xin gửi cảm ơn sâu sắc tới Ths. Nguyễn Trung Nghĩa – Trưởng khoa Dược bệnh viện E, Ths. Nguyễn Thị Hà – Giảng viên Bộ môn Quản lý và Kinh tế dược, những người đã trực tiếp hướng dẫn và chỉ bảo nhiệt tình giúp tôi thực hiện đề tài này. Tôi xin tỏ lòng biết ơn đến các thầy, cô giáo, cán bộ bộ môn Quản lý và Kinh tế Dược đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình học tập và thực hiện khóa luận này. Tôi xin cảm ơn Ban giám hiệu, Phòng đào tạo và các thầy cô giáo trường Đại học Dược Hà Nội đã giảng dạy và tạo mọi điều kiện cho tôi trong thời gian học tập tại trường. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến các dược sỹ, nhân viên khoa dược bệnh viện E đã giúp đỡ tôi rất nhiều trong quá trình thực hiện đề tài này. Cuối cùng, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến những người thân trong gia đình, đặc biệt là bố mẹ và bạn bè tôi, những người luôn ở bên, động viên và giúp đỡ trong suốt thời gian tôi sống, học tập trên giảng đường đại học cũng như sau này trong cuộc sống. Hà Nội, ngày 14 tháng 05 năm 2014 Sinh viên Lê Văn Thắng MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 0 ĐẶT VẤN ĐỀ 1 Chương 1: TỔNG QUAN ……………………………………………………… 3 1.1 Quản lý tồn trữ thuốc 3 1.1.1. Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc 3 1.1.2. Vai trò và chức năng của kho 4 1.1.3. Quy trình quản lý tồn trữ thuốc 4 1.1.4. Các mô hình quản lý tồn trữ 6 1.1.5. Phân tích ABC/VEN và ứng dụng trong quản lý tồn trữ 13 1.1.6. Các nghiên cứu quản lý tồn trữ ở Việt Nam và trên thế giới 15 1.2 Vài nét về bệnh viện E và khoa dược bệnh viện E 17 1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ của bệnh viện E 17 1.2.2. Khoa dược bệnh viện E 18 Chương 2: ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 20 2.1 Đối tượng, địa điểm và thời gian nghiên cứu 20 2.2 Phương pháp nghiên cứu 20 2.2.1. Thiết kế nghiên cứu: Mô tả cắt ngang 20 2.2.2. Phương pháp thu thập số liệu 20 2.2.3. Phương pháp phân tích và xử lý số liệu 21 2.3 Nội dung nghiên cứu 22 Chương 3: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 23 3.1. Thực trạng hoạt động quản lý tồn trữ thuốc tại bệnh viện E 23 3.1.1. Tổ chức và nhân sự kho 23 3.1.2. Nhà kho và trang thiết bị 23 3.1.3. Các quy trình trong hoạt động tồn trữ thuốc 27 3.1.4. Mô hình tồn trữ thuốc tại bệnh viện E 34 3.2. Phân tích cơ cấu thuốc tồn trữ và mô hình tồn trữ thuốc tại bệnh viện E ………………………………………………………………………………… 35 3.2.1. Cơ cấu thuốc tồn trữ tại bệnh viện E theo phương pháp phân tích ABC/VEN 35 3.2.2. Phân tích mô hình tồn trữ của một số thuốc theo mô hình P 43 BÀN LUẬN 59 KẾT LUẬN – KIẾN NGHỊ 62 TÀI LIỆU THAM KHẢO 64 PHỤ LỤC 66 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT VÀ GIẢI THÍCH NGHĨA BV Bệnh viện DMT Danh mục thuốc DMTTY Danh mục thuốc thiết yếu DSĐH Dược sỹ đại học DSTH Dược sỹ trung học EOI Economic Order Interval Khoảng đặt hàng tối ưu EOQ Economic Order Quantity Số lượng gọi hàng tối ưu FEFO First Expire First Out Hết hạn trước, xuất trước FIFO First In First Out Nhập trước, xuất trước GSP Good Store Practice Thực hành tốt bảo quản thuốc GTTT Giá trị tiêu thụ HĐKN Hội đồng kiểm nhập KST Ký sinh trùng MIN Minimum Giá trị nhỏ nhất MAX Maximum Giá trị lớn nhất MHBT Mô hình bệnh tật PGĐ Phó giám đốc SLMH Số lượng mặt hàng WHO World health organization Tổ chức y tế thế giới DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1 : Các mô hình quản lý tồn trữ thuốc [11, 16] 7 Bảng 1.2: So sánh hai mô hình Q và P [14] 8 Bảng 1.3: Quy đổi hệ số z từ mức độ đáp ứng. 11 Bảng 1.4: Phối hợp phân tích ABC và phân loại VEN 15 Bảng 1.5: Cơ cấu nhân lực khoa Dược 19 Bảng 3.1: Trang thiết bị trong kho 26 Bảng 3.2: Quy trình lập kế hoạch mua thuốc 28 Bảng 3.3: Quy trình nhập hàng 30 Bảng 3.4: Quy trình xuất hàng 33 Bảng 3.5: Các mô hình tồn trữ thuốc tại bệnh viện E 35 Bảng 3.6: Cơ cấu thuốc tồn trữ theo phân hạng ABC 36 Bảng 3.7: Cơ cấu thuốc tối cần, thiết yếu, không thiết yếu của thuốc hạng A 37 Bảng 3.8: Cơ cấu các nhóm thuốc trong nhóm thuốc AV 38 Bảng 3.9: Cơ cấu các thuốc diệt KST, chống nhiễm khuẩn của nhóm AV 40 Bảng 3.10: Cơ cấu các thuốc trong nhóm AN 42 Bảng 3.11: Áp dụng công thức tính lượng đặt hàng theo mô hình P cho 3 thuốc nhóm AN 46 Bảng 3.12: Số liệu xuất, nhập, tồn, Q O của Flavital 500mg năm 2013 48 Bảng 3.13: Số liệu xuất, nhập, tồn, Q O của Philpovin 5g 10ml năm 2013 49 Bảng 3.14: Số liệu xuất, nhập, tồn, Q O của Kolon Flavon 40mg năm 2013 50 Bảng 3.15: Số lượng tồn kho cuối tháng của 3 thuốc nhóm AV năm 2013 51 Bảng 3.16: Áp dụng công thức tính lượng đặt hàng theo mô hình P cho 3 thuốc kháng sinh 53 Bảng 3.17: Số liệu xuất, nhập, tồn, Q O của Korazon 1g năm 2013 54 Bảng 3.18: Xuất, nhập, tồn, Q O của Ciprofloxacin 200mg/100ml 56 Bảng 3.19: Số liệu xuất, nhập, tồn, Q O của Getlox 500mg/100ml 57 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ Hình 1.1: Vị trí của kho đối với sản xuất và lưu thông[3, 11] 4 Hình 1.2: Quy trình quản lý tồn trữ thuốc [3, 21] 6 Hình 1.3: Căn cứ xây dựng cơ số tồn kho các loại thuốc [4]. 9 Hình 1.4: Đồ thị biểu diễn mối quan hệ giữa lượng hàng dự trữ theo thời gian [11] 10 Hình 1.5: Tổ chức khoa Dược bệnh viện E 19 Hình 3.1: Sơ đồ kho chính 24 Hình 3.2: Sơ đồ kho lẻ nội trú 25 Hình 3.3: Sơ đồ kho lẻ ngoại trú 25 Hình 3.4 : Đồ thị biểu diễn mối quan hệ giữa GTTT và SLMH 36 Hình 3.5: Cơ cấu các nhóm thuốc trong nhóm A 39 Hình 3.6: Đồ thị biểu diễn số lượng tồn kho cuối tháng của 3 thuốc nhóm AN 45 Hình 3.7: Đồ thị biểu diễn số lượng tồn kho cuối tháng của 3 thuốc kháng sinh 52 1 ĐẶT VẤN ĐỀ Thuốc đóng vai trò quan trọng trong công tác chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân dân, bảo đảm mục tiêu sức khỏe của con người. Xây dựng mạng lưới cung ứng thuốc hoàn thiện, đảm bảo cung ứng thuốc đầy đủ, kịp thời, có chất lượng, giá cả phù hợp là mục tiêu hàng đầu của chính sách quốc gia về thuốc mà Đảng và Nhà nước đề ra [1]. Trong mạng lưới cung ứng thuốc, bệnh viện là một mắc xích quan trọng, ở đó thuốc được cung cấp trực tiếp cho người bệnh. Quản lý cung ứng thuốc trong bệnh viện là việc quan tâm và giải quyết các vấn đề liên quan đến thuốc trong bệnh viện, từ việc lựa chọn, mua sắm đến cấp phát và quản lý việc sử dụng thuốc trên bệnh nhân. Quản lý tồn trữ thuốc là một phần trong công tác quản lý cung ứng thuốc trong bệnh viện. Để thực hiện tốt mục tiêu cung ứng thuốc tốt thì phải đảm bảo tồn trữ thuốc sao cho thuốc luôn được cung cấp đầy đủ kịp thời, đảm bảo chất lượng và giảm thiểu chi phí. Việc tồn trữ quá nhiều loại thuốc với số lượng lớn, có thể làm tăng chi phí bảo quản, tồn trữ thuốc. Để giảm chi phí tồn trữ, bệnh viện phải duy trì mức tồn trữ thấp, tuy nhiên khi đó khả năng thiếu thuốc cho bệnh nhân có thể xảy ra và trong một số trường hợp sẽ gây ra những vấn đề nghiêm trọng nếu không có thuốc kịp thời. Do đó quản lý tồn trữ thuốc hiệu quả là cân bằng được chi phí và nhu cầu về thuốc điều trị. Thực tế cho thấy, đây luôn là bài toán khó, làm đau đầu các nhà quản lý, từ việc theo dõi lượng tồn kho thuốc để đảm bảo thuốc luôn sẵn có cho bác sỹ kê đơn, cấp phát cho bệnh nhân đến việc dự trù mua thuốc hàng tháng. Bệnh viện E trung ương là bệnh viện đa khoa hạng I trực thuộc Bộ Y tế, nằm ở phía Tây Bắc Hà Nội, thực hiện nhiệm vụ khám và chữa bệnh cho nhân dân trong khu vực cũng như trong toàn quốc. Bệnh viện có số lượng bệnh nhân ngày càng tăng với mô hình bệnh tật đa dạng. Để đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ của bệnh viện thì vấn đề quản lý cung ứng, tồn trữ thuốc luôn được xác định là một công tác thường xuyên, trọng tâm trong hoạt động của khoa Dược bệnh viện. Với ý nghĩa đó đề tài nghiên cứu: Phân tích hoạt động quản lý tồn trữ thuốc tại bệnh viện E năm 2013 được thực hiện nhằm các mục tiêu sau: 2 1. Mô tả thực trạng tồn trữ thuốc tại bệnh viện E năm 2013 2. Phân tích cơ cấu thuốc tồn trữ, mô hình tồn trữ thuốc tại bệnh viện E năm 2013. Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý tồn trữ thuốc tại bệnh viện. [...]... hơn [7, 17] Phân tích ma trận ABC/VEN Kết hợp chéo phân tích ABC và phân tích VEN nhằm xác định các loại thuốc cần kiểm soát chặt chẽ hơn Kết quả phân tích chéo xếp thành các nhóm I, II, III 15 Nhóm I cần phải kiểm soát chặt chẽ bao gồm AV, AE, AN, BV và CV Nhóm II bao gồm BE, CE, BN Nhóm III bao gồm CN [15] Bảng 0.4: Phối hợp phân tích ABC và phân loại VEN V E N A AV AE AN B BV BE BN C CV CE CN Chú... dược phẩm 3 mô hình phổ biến nhất hay được áp dụng, đó là: 7 Bảng 0.1: Các mô hình quản lý tồn trữ thuốc [11, 16] Mô Mua hàng 1 lần Mô hình Q Mô hình P hình (The single period (Fixed – order (Fixed – order period model) quantity models) models) Đặc  Gọi hết số lượng thầu điểm của một khoản mục với số lượng nhất đặt ở những khoảng thuốc trong một lần đặt định trong mỗi lần đặt thời gian nhất định,... tại khoa Dược bệnh viện E năm 2013 dựa trên các đối tượng sau: - Thủ kho và các nhân viên trong kho Dược - Danh mục thuốc sử dụng của bệnh viện năm 2013 - Bảng giá đầu thầu thuốc năm 2013 - Sổ sách, báo cáo xuất, nhập tồn kho thuốc năm 2013 - Các tài liệu, văn bản, dữ liệu và số liệu có liên quan đến hoạt động quản lý tồn trữ thuốc tại bệnh viện E Địa điểm nghiên cứu: Bệnh viên E trung ương Thới gian... từ đó phân loại thành các thuốc hạng A, B, C Phương pháp phân tích VEN Dựa trên danh mục thuốc hạng A từ phân tích ABC để tiến hành phân loại các thuốc theo phân tích VEN Bệnh viện E chưa tiến hành phân tích VEN cho danh mục thuốc sử dụng trong bệnh viện nên trong khuôn khổ đề tài này, việc lựa chọn các thuốc hạng A vào các nhóm V, E, N chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của Trưởng khoa và các dược sỹ lâm... phân tích và xử lý số liệu Phương pháp phân tích ABC Dựa trên thông tin về đơn giá, số lượng tiêu thụ của từng sản phẩm từ danh mục thuốc sử dụng năm 2013 và bảng giá đấu thầu thuốc tiến hành nhập số liệu phân tích mối tương quan giữa lượng thuốc tiêu thụ hàng năm và chi phí nhằm phân định ra những thuốc nào chiếm tỷ lệ lớn trong ngân sách, từ đó phân loại thành các thuốc hạng A, B, C Phương pháp phân. .. đích phân tích Bản báo cáo hàng tháng được tạo ra bao gồm: báo cáo tóm tắt, danh sách thuốc cấp cho bệnh nhân, thuốc tồn kho và báo cáo sử dụng [13] Nghiên cứu tại khoa Dược bệnh viện Government, Sukabumi,West Java, Indonesia: sử dụng phân tích ma trận ABC/VEN nhằm xác định các loại thuốc cần kiểm soát quản lý chặt chẽ và tiến hành phân tích chi phí thuốc.Nghiên cứu sử dụng mô hình P – tính toán EOI... theo các hạng mục: sống còn, thiết yếu và không thiết yếu - Các thuốc tối cần (Vital – V) : gồm các thuốc dùng để cứu sống người bệnh hoặc các thuốc thiết yếu cho các dịch vụ chăm sóc sức kh e cơ bản - Các thuốc thiết yếu (Essential – E) : gồm các thuốc dùng để điều trị cho những bệnh nặng nhưng không nhất thiết phải có cho các dịch vụ chăm sóc sức kh e cơ bản - Các thuốc không thiết yếu (Non- Essential... lần trong năm, thường được áp dụng để tồn trữ một số lượng thuốc [14] So sánh giữa hai mô hình Q và P Bảng 0.2: So sánh hai mô hình Q và P [14] Đặc trưng Mô hình Q Mô hình P (Fixed - order quantity (Fixed - time period model) model) Số lượng hàng/lần Q – hằng số (số lượng hàng/lần q – thay đổi (số lượng đặt đặt là như nhau) hàng đặt/lần thay đổi ) Khi nào thì đặt Khi mức hàng tồn kho giảm Khi thời gian... mua đến khi nhận - SS là mức tồn kho an toàn - SI là mức tồn kho hiện thời 13 1.1.5 Phân tích ABC/VEN và ứng dụng trong quản lý tồn trữ Phân tích ABC Là phương pháp phân tích tương quan giữa lượng thuốc tiêu thụ hàng năm và chi phí nhằm phân định ra những thuốc nào chiếm tỷ lệ lớn trong ngân sách [10] Tóm tắt các bước phân tích ABC (7 bước) Bước 1: Liệt kê sản phẩm Bước 2: Điền các thông tin cho mỗi... hạng I trực thuộc Bộ Y tế, quy mô giường bệnh trung bình hàng năm là 620 giường, khám chữa bệnh cho người dân khu vực cũng như toàn quốc [6] 1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của bệnh viện E Theo điều lệ tổ chức và hoạt động của của bệnh viện E được Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành theo quyết định số 2131/QĐ-BYT ngày 15/6/2005, chức năng của Bệnh viện E là bệnh viện đa khoa Trung ương gồm : khám chữa bệnh, phòng . thuốc [11, 16] Mô hình Mua hàng 1 lần (The single period model) Mô hình Q (Fixed – order quantity models) Mô hình P (Fixed – order period models) Đặc điểm  Gọi hết số lượng thầu của. sỹ đại học DSTH Dược sỹ trung học EOI Economic Order Interval Khoảng đặt hàng tối ưu EOQ Economic Order Quantity Số lượng gọi hàng tối ưu FEFO First Expire First Out Hết hạn trước, xuất trước. cứu: Phân tích hoạt động quản lý tồn trữ thuốc tại bệnh viện E năm 2013 được thực hiện nhằm các mục tiêu sau: 2 1. Mô tả thực trạng tồn trữ thuốc tại bệnh viện E năm 2013 2. Phân