3.1.1. Tổ chức và nhân sự kho
Kho dược bệnh viện E được tổ chức gồm hệ thống 3 kho: Kho chính, kho lẻ nội trú, kho lẻ ngoại trú. Thuốc từ các nhà sản xuất, phân phối được nhập vào kho chính, sau đó từ kho chính thuốc được cấp phát các kho lẻ. Kho lẻ nội trú thực hiện cấp phát thuốc cho các khoa lâm sàng, kho lẻ ngoại trú cấp phát thuốc cho bệnh nhân ngoại trú.
Để thực hiện được chức năng hoạt động của mình mỗi kho cần có cơ cấu nhân lực phù hợp.
Bảng 3.1: Bảng nhân lực kho dược
STT Các kho Số lượng – Trình độ
1 Kho chính 1 DSTH
2 Kho lẻ nội trú 1 DSĐH + 3 DSTH
3 Kho lẻ ngoại trú 3 DSTH
4 Tổng 8
Nhân lực trong kho Dược có 8 nhân viên trong tổng số 21 nhân viên khoa Dược (chiếm 38,1%), trong đó chỉ có 1 DSĐH ở kho lẻ nội trú (chiếm 12,5% nhân viên kho). Các nhân viên trong kho đều được phân công nhiệm vụ rõ ràng. Kho có các tài liệu về GSP nhưng nhân viên chưa được huấn luyện về GSP mà chủ yếu tự học để nâng cao nghiệp vụ.
3.1.2. Nhà kho và trang thiết bị
Hàng tháng kho Dược tồn trữ trung bình khoảng 460 mặt hàng. Để đảm bảo các mặt hàng tồn trữ được bảo quản tốt khoa dược có dược cần phải có các điều kiện vật chất và trang thiết bị cần thiết.
Nhà kho
Kho thuốc bệnh viện E chia làm 3 kho: Kho chính, kho lẻ nội trú, kho lẻ ngoại trú.
Kho chính : 1 1 1 2,3,4 1 1 2,3,4 1 1 1 5 2,3,4 5 Hình 0.1: Sơ đồ kho chính Ghi chú :
1 : Khu vực bảo quản
2 : Khu vực nhập hàng, kiểm tra, kiểm soát hàng 3 : Khu vực chuẩn bị hàng
4 : Khu vực xuất hàng
5 : Khu vực quản lý : máy tính, giấy tờ : Hướng xuất hàng
: Hướng nhập hàng
: Hướng lưu thông trong kho : Phòng số 1
Kho chính đặt ở trung tâm khoa dược có diện tích 45 m², gồm 3 phòng riêng biệt nhau do thủ kho phụ trách. Trong đó phòng 1 và phòng 2 bảo quản các thuốc còn nguyên thùng, phòng 3 bảo quản các thuốc không còn nguyên thùng. Diện tích
1 2
3
trong kho chia thành các khu vực bảo quản: nhập hàng; chuẩn bị hàng; xuất hàng; khu vực quản lý trong đó phần lớn diện tích kho dành cho khu vực bảo quản như hình 3.1. Kho lẻ nội trú 1 1 1 3 2,4 1 1 3 5 2,4
Hình 0.2: Sơ đồ kho lẻ nội trú
Kho lẻ nội trú đặt liền kề kho chính, có diện tích 25 m² do 4 dược sỹ phụ trách trong đó có 1 DSĐH. Kho được chia làm 2 phòng thông với nhau: phòng 1 bảo quản và cấp phát thuốc viên, gói; phòng 2 bảo quản và cấp phát thuốc ống.
Kho lẻ ngoại trú 1 3 1 5 2 1 1 1 3 4
Hình 0.3: Sơ đồ kho lẻ ngoại trú 1 2
1 2
Kho lẻ ngoại trú đặt ở khu vực khám chữa bệnh ngoại trú nên thuận tiện cho cấp phát ngoại trú, có diện tích 30 m² do 3 dược sỹ phụ trách. Kho được chia làm 2 phòng thông với nhau: phòng 1 bảo quản các thuốc không còn nguyên thùng, phòng 2 bảo quản các thuốc còn nguyên thùng. Mỗi ngày kho lẻ ngoại trú cấp phát cho từ 500 – 700 bệnh nhân, do còn thiếu nhân lực nên việc cấp phát chỉ diễn ra ở phòng 1.
Trang thiết bị
Để bảo quản thuốc tốt, kho đã trang bị các thiết bị sau :
Bảng 0.1: Trang thiết bị trong kho
STT Thiết bị Đơn vị tính Kho chính Kho lẻ nội trú Kho lẻ ngoại trú Tổng cộng
1 Điều hòa Chiếc 2 1 1 4
2 Tủ lạnh Cái 1 1 1 3
3 Nhiệt kế Cái 3 2 2 7
4 Ẩm kế Cái 2 1 1 4
5 Quạt thông gió Chiếc 3 1 1 5
6 Máy hút ẩm Chiếc 0 0 1 1
7 Bình cứu hỏa Chiếc 1 1 1 3
8 Tủ mát Chiếc 2 1 0 3
9 Giá nhiều ngăn Cái 6 2 2 10
10 Tủ nhiều ngăn Cái 1 5 5 11
Kho được trang bị các thiết bị cho công tác bảo quản, sắp xếp thuốc : 4 điều hòa, 3 tủ lạnh, 3 tủ mát, 7 nhiệt kế, 4 ẩm kế, 11 giá nhiều ngăn, 11 tủ nhiều ngăn và các kho đều có máy tính phục vụ cho việc nhập, xuất hàng và theo dõi tồn kho. Tuy nhiên theo thủ kho chính, khi lượng hàng nhập về nhiều vào đầu tháng thì một số mặt hàng vẫn phải xếp xuống sàn nhà do không đủ giá kệ. Ở kho chính có 3 phòng nhưng chỉ có phòng 1 và phòng 3 có điều hòa, phòng 2 không có điều hòa nên nhiệt độ, độ ẩm trong phòng cao, gây ảnh hưởng đến chất lượng thuốc. Nhiệt kế, ẩm kế được trang bị cho hầu hết các phòng nhưng ở phòng 3 của kho chính nhiệt kế, ẩm kế không hoạt động.
3.1.3. Các quy trình trong hoạt động tồn trữ thuốc
Hoạt động tồn trữ thuốc trong bệnh viện được bắt đầu từ lúc dự trù gọi hàng, nhập hàng từ nhà sản xuất ; sắp xếp, phân loại ; bảo quản thuốc trong kho cho đến khi xuất thuốc cho nhu cầu điều trị của bệnh nhân. Quá trình đó được tiến hành theo các quy trình sau :
Quy trình lập kế hoạch mua thuốc
Để bảo đảm không thiếu thuốc cho nhu cầu điều trị và không tồn trữ lượng thuốc quá lớn thì việc lập kế hoạch mua thuốc là bước quan trọng đầu tiên trong hoạt động tồn trữ.
Bảng 0.2: Quy trình lập kế hoạch mua thuốc Trách
nhiệm
Các bước thực hiện Mô tả
Thủ kho
Lập dự trù
Dựa trên danh mục thuốc BV, xem xét nhu cầu sử dụng hàng tháng, dự trù bổ sung của các khoa điều trị và lượng tồn kho
Trưởng khoa
Dược Xem xét, ký duyệt
Duyệt dự trù mua thuốc hàng tháng
Nắm bắt nhu cầu sử dụng thuốc mới, thuốc ngoài danh mục thuốc BV, trình HĐT&ĐT BV.
Thủ kho
Liên hệ, đặt hàng
Gửi đơn hàng cho các nhà cung cấp đã trúng thầu bằng điện thoại hoặc email
Thủ kho
Theo dõi, xử lý đơn hàng
Theo dõi, giám sát việc thực hiện đơn hàng Đảm bảo cung cấp đúng chủng loại, tiến độ, số lượng, chất lượng
Thủ kho
Lưu hồ sơ
Lưu các hồ sơ: dự trù của các khoa, dự trù mua thuốc hàng tháng.
Thủ kho lập dự trù vào ngày 25 hàng tháng căn cứ vào :
- Nhu cầu sử dụng hàng tháng: Dựa vào dự trù của khoa lâm sàng gửi
lên
- Lượng tồn kho : Sau khi kiểm kê so sánh số lượng thực tế với số
lượng lưu trên máy tính, sổ sách.
- Điều kiện cung ứng của nhà sản xuất, phân phối
Với thuốc gây nghiện – hướng tâm thần lập dự trù trước ngày 25/12 hàng năm, dự trù bổ sung khi có nhu cầu. Dự trù được làm 4 bản: Sở Y tế Hà Nội duyệt dự trù lưu 2 bản, khoa dược lưu 1 bản, nơi bán lưu 1 bản.
Dự trù được gửi cho trưởng khoa dược xem xét và ký duyệt. Sau khi dự trù được duyệt, thủ kho chính sẽ liên hệ với nhà cung cấp để gọi hàng với số lượng theo dự trù. Thủ kho theo dõi, giám sát việc thực hiện đơn hàng để đảm bảo có đầy đủ số lượng, chủng loại, chất lượng như dự trù.
Tại kho dược bệnh viện E việc tính toán số lượng dự trù để gọi hàng đầu tháng chủ yếu dựa vào nghiệp vụ của thủ kho mà không áp dụng một phương pháp tính cụ thể nào. Kho không tính lượng dự trữ an toàn, lượng tồn kho tối đa, lượng tồn kho tối thiểu để tính lượng đặt hàng.
Quy trình nhập hàng
Sau khi lập dự trù và lên kế hoạch mua thuốc, khoa dược tiến hành nhập hàng theo quy trình sau:
Bảng 0.3: Quy trình nhập hàng Trách
nhiệm
Các bước thực hiện Mô tả
Thủ kho
Gọi hàng
- Căn cứ vào dự trù thuốc
hàng tháng.
Hội đồng
kiểm nhập Tiếp nhận, kiểm nhập
- Thành lập hội đồng kiểm
nhập
Hội đồng
kiểm nhập Kiểm tra
Giám sát
- Kiểm tra giám sát
- Đối chiếu
- Nhập hàng vào phần mềm
- Lập biên bản kiểm nhập
Phòng
TCKT Lập phiếu nhập kho
Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT vào máy để lập thành phiếu nhập kho. Thủ kho
Vào sổ thẻ kho
- Vào máy và sổ theo dõi
xuất – nhập phiếu nhập kho.
Thủ kho
Nhập kho, bảo quản Lưu chứng từ
- Thực hiện nguyên tắc
GSP ; FIFO
- Thực hiện 5 chống
- Có thẻ kho riêng cho từng
loại thuốc
- Lưu báo lô, hạn dùng,
phiếu xuất nhập, hóa đơn
Quy trình nhập hàng có sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận từ trưởng khoa Dược, phòng TCKT, thủ kho đến nhân viên trong kho; quy định rõ trách
nhiệm cho từng cá nhân ở từng bước. Quá trình nhập hàng diễn ra dưới sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ của Hội đồng kiểm nhập bao gồm: PGĐ (chủ tịch HĐKN), Trưởng khoa dược, Thanh tra nhân dân, thống kê dược, phòng TCKT, thủ kho. Tất cả các loại thuốc phải có đủ hóa đơn chứng từ, số lượng, đảm bảo chất lượng bằng cảm quan thì mới được nhập vào kho. Thuốc nhập vào kho sau đó được vào phần mềm máy tính với các nội dung sau:
- Tên thuốc (đúng hãng – nước sản xuất)
- Số lượng
- Đơn giá
- Số lô
- Hạn dùng
Cuối cùng lập phiếu nhập kho và vào sổ thẻ kho cho tất cả các loại thuốc.
Phân loại, sắp xếp thuốc trong kho chính
Thuốc sau khi nhập kho được phân loại sắp xếp như sau :
- Phòng 1, phòng 2 : Sắp xếp các kiện thùng, hàng
- Phòng 3 : Sắp xếp các thuốc không còn nguyên đai, thùng theo nhóm
tác dụng dược lý : Thuốc kháng sinh, tim mạch, tiêu hóa, hô hấp, thuốc trị ung thư, thuốc cơ – xương – khớp, thuốc tiết niệu, thuốc nội tiết, thuốc trị bệnh về mắt...
- Các TGN-HTT, tiền chất dùng làm thuốc được để ở tủ gỗ riêng, có
khóa chắc chắn ở phòng 3.
- Các thuốc cần bảo quản ở điều kiện đặc biệt được để ở nơi riêng theo
điều kiện bảo quản : Thuốc cần bảo quản mát để ở tủ mát; thuốc cần bảo quản lạnh để ở tủ lạnh,...
Bảo quản
Các thuốc được bảo quản theo nguyên tắc GSP, FIFO (nhập trước, xuất trước), thực hiện 5 chống : Nhẫm lẫn; quá hạn; mối mọt, chuột, dán; trộm cắp ; thảm họa (cháy, nổ, ngập lụt).
Đảm bảo các điều kiện cần thiết để bảo quản thuốc : Điều hòa, tủ lạnh, tủ mát, quạt thông gió, máy hút ẩm, nhiệt kế, ẩm kế.
Tuy nhiên còn có một số điểm cần khắc phục như : Thuốc còn phải để trên sàn nhà, 1 phòng chưa có điều hòa, 1 phòng chưa có nhiệt kế, ẩm kế và 1 phòng nhiệt kế, ẩm kế không hoạt động. Việc kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm không được tiến hành thường xuyên, trong kho có lưu trữ sổ sách theo dõi nhiệt độ, độ ẩm nhưng chưa thấy ghi chép kết quả theo dõi.
Quy trình xuất hàng
Trung bình 2 lần/tuần, kho chính xuất thuốc cho các kho lẻ nội trú và ngoại trú theo dự trù cho các kho lẻ theo quy trình sau:
Bảng 0.4: Quy trình xuất hàng Trách
nhiệm
Các bước thức hiện Mô tả
Các kho lẻ Lập dự trù
Thủ kho
Tiếp nhận,duyệt Chuẩn bị thuốc
- Duyệt dự trù trên máy cho các kho
lẻ
- Chuẩn bị đầy đủ cơ số thuốc và
danh mục thuốc Thủ kho
Phát thuốc Vào sổ thẻ kho
- Phát theo phiếu in của các kho lẻ
- Vào sổ thẻ kho theo phiếu đã phát
Thủ kho
Sắp xếp, đối chiếu Lập dự trù
- Sắp xếp kho gọn gàng, kiểm kê
hàng tháng, quý để tiếp tục đặt đơn hàng đến nhà cung cấp.
Thủ kho Lưu chứng từ
Lập báo cáo
- Lưu các loại chứng từ, đối chiếu,
tìm thừa thiếu
Kho lẻ gửi dự trù cho kho chính, thủ kho duyệt dự trù trên máy tính kết nối giữa kho chính với các kho lẻ. Thủ kho chuẩn bị thuốc để phát cho kho lẻ. Khi phát thuốc cho các kho lẻ luôn thực hiện 3 kiểm tra, 3 đối chiếu ; sau khi phát thuốc tiến hành vảo sổ thẻ kho cho từng thuốc, lưu trữ và quản lý lượng thuốc tồn trên máy tính. Cuối tháng, thủ kho tiến hành kiểm kê số lượng thuốc tồn trong kho so sánh với số lượng trên máy tính kết hợp với báo cáo tồn kho từ các kho lẻ gửi về để lập dự trù báo cáo Trưởng khoa tiến hành gọi thuốc cho tháng tiếp theo.
Thuốc sau khi kho lẻ nhận về, sắp xếp và bảo quản như sau :
Kho lẻ nội trú
Thuốc được sắp xếp vào 2 phòng: phòng 1xếp thuốc viên, gói và phòng 2 xếp thuốc ống. Trong mỗi phòng các thuốc được sắp xếp theo nhóm tác dụng dược lý : Thuốc kháng sinh, tim mạch, tiêu hóa, giảm đau, thoái hóa khớp, tiết niệu, hô hấp, thần kinh, nội tiết, thuốc đề tài…
Các TGN-HTT được để cùng tủ với thuốc tiêu hóa, bổ gan nhưng có ngăn riêng, khóa chắc chắn để ở phòng 1 do 1 DSĐH chịu trách nhiệm.
Kho có trang bị các thiết bị cần thiết để bảo quản thuốc.
Tuy nhiên việc theo dõi nhiệt độ, độ ẩm chưa được thường xuyên và không có sổ ghi chép kết quả theo dõi.
Kho lẻ ngoại trú
Thuốc sau khi nhập vào kho, được sắp xếp, phân loại vào 2 phòng : 1 phòng để các thuốc còn nguyên thùng, 1 phòng để các thuốc không còn nguyên thùng sắp xếp theo tác dụng dược lý, trước mỗi tủ có ghi tên các thuốc chứa trong tủ. Tuy nhiên do diện tích nhà kho nhỏ và nhân lực ít (có 3 DSTH nhưng mỗi ngày phải cấp phát thuốc cho 500-700 bệnh nhân ngoại trú) nên thuốc không thể sắp xếp được theo tên ghi trên tủ mà thường chỗ nào còn trống thì xếp vào. Một số thùng thuốc còn phải để trên sàn nhà.
3.1.4. Mô hình tồn trữ thuốc tại bệnh viện E
Năm 2013, khoa dược bệnh viện E tồn trữ tổng cộng 627 mặt hàng, dưới các mô hình sau :
Bảng 0.5: Các mô hình tồn trữ thuốc tại bệnh viện E Mô hình tồn trữ SLMH Tỷ lệ (%) GTTT (1000VNĐ) Tỷ lệ (%) Mô hình P 501 80.9 84.721.467 74.7 Mô hình Q 111 17.7 27.665.378 19.0 Gọi hàng 1 lần/năm 15 1.4 1.601.292 1.2 Tổng 627 100 114.388.137 100
Cơ số thuốc ở bệnh viện E được tồn trữ theo 3 mô hình P, Q và gọi hàng 1 lần/năm. Có 501 thuốc (chiếm 80,9% SLMH) chiếm 74,7% GTTT tồn trữ theo mô hình P (mỗi tháng gọi hàng 1 lần và thời gian giao hàng là 1 ngày). Có 111 thuốc (17,7% SLMH) chiếm 19,0% GTTT tồn trữ theo mô hình Q – gọi hàng nhiều hơn 1 lần trong tháng. Còn lại 15 thuốc (1,4 SLMH) chiếm 1,2% GTTT một năm gọi hàng 1 lần, đây thường là các thuốc ít dùng đến.
3.2. Phân tích cơ cấu thuốc tồn trữ và mô hình tồn trữ thuốc tại bệnh viện E 3.2.1. Cơ cấu thuốc tồn trữ tại bệnh viện E theo phương pháp phân tích ABC/VEN
Phân tích ABC danh mục thuốc sử dụng tại bệnh viện E năm 2013
Kết quả phân tích ABC 627 thuốc trong danh mục thuốc sử dụng bệnh viện E được trình bày theo bảng sau :
Bảng 0.6: Cơ cấu thuốc tồn trữ theo phân hạng ABC Hạng SLMH GTTT Số lượng Tỷ lệ (%) Giá trị (1000VNĐ) Tỷ lệ (%) A 125 19,9 91.007.201 79,5 B 125 19,9 17.261.170 15,1 C 377 60,2 6.119.765 5,4 Tổng 627 100 114.388.136 100
Hình 0.4 : Đồ thị biểu diễn mối quan hệ giữa GTTT và SLMH
Thuốc hạng A có 125 mặt hàng trong tổng số 627 mặt hàng (chiếm 19,9% SLMH), chiếm 79,5% GTTT. Thuốc hạng B chiếm 15,1% GTTT tương ứng với 19,9% SLMH ; thuốc hạng C chiếm 5,4% GTTT tương ứng với 60,2% SLMH.
Thuốc hạng A có 125 mặt hàng (19,9% SLMH nhưng giá trị tiêu thụ lên tới 91 tỷ VNĐ (chiếm 79,5% GTTT) do các thuốc hạng A có giá thành cao hoặc được dùng với số lượng lớn. Do vậy các thuốc hạng A có giá trị tồn trữ trong kho Dược lớn.
Phân tích VEN cho các thuốc hạng A
Tiến hành phân tích VEN cho các thuốc hạng A thu được kết quả sau:
Bảng 0.7: Cơ cấu thuốc tối cần, thiết yếu, không thiết yếu của thuốc hạng A