CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN THƯƠNG MẠI TRƯỜNG HẰNG

Theo cách tiếp cận giáo trình “Quản trị doanh nghiệp thương mại”- TS.Hoàng Minh Đường và Nguyễn Thừa Lộc- nhà xuất bản lao động xã hội năm 2005 Mua hàng là một hoạt động nghiệp vụ kinh

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP

TƯ NHÂN THƯƠNG MẠI TRƯỜNG HẰNG

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài chuyên đề tốt nghiệp “Hoàn thiện kế toán mua hàng tại

doanh nghiệp tư nhân thương mại Trường Hằng”, trong thời gian thực hiện bài viết

chuyên đề tốt nghiệp em xin chân thành cảm ơn:

Ban giám hiệu trường ĐHCN Thành Phố Hồ Chí Minh, đã tạo điều kiện em học tập, bổ sung kiến thức, để có nền tảng nghiên cứu và thực hiện chuyên đề trong thời gian vừa qua

Đồng cảm ơn cô Lê Thị Hồng Sơn đã tận tình hướng dẫn chỉnh sửa giúp em hoàn thiện bài chuyên đề

Xin chân thành cảm ơn các cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp tư nhân thương mại Trường Hằng, đã nhiệt tình giúp đỡ em tìm hiểu, nghiên cứu tình hình kinh doanh thực tế của công ty, qua đó có thể áp dụng những kiến thức trên giảng đường vào thực tế

Tuy đã có sự cố gắng nhưng hạn chế về thời gian và kiến thức nên chuyên đề vẫn còn nhiều sai sót Vì vậy em rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để chuyên

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Thanh Hóa, ngày tháng năm 2015

Giảng viên

NHẬN XÉT CỦA HỘI ĐỒNG PHẢN BIỆN

Thanh Hóa, ngày tháng năm 2015

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1: Kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp ghi thẻ song song 10

Sơ đồ 2.2: Kế toán chi tiết mua hàng theo phương pháp đối chiếu luân chuyển 11

Sơ đồ 2.3: Kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp sổ số đồ 13

Sơ đồ 2.4 Sơ đồ về quá trình mua hàng không qua kho 15

Sơ đồ 2.5 Sơ đồ hàng và hóa đơn cùng về 17

Sơ đồ 2.6 Sơ đồ về TH tháng sau hóa đơn về 18

Sơ đồ 2.7 Hóa đơn về trước hàng về sau 19

Sơ đồ 2.8 Các trường hợp phát sinh trong quá trình mua 19

Sơ đồ 2.9: Kế toán phát hiện thiếu 20

Sơ đồ 2.10 Sơ đồ kế toán phát hiện thừa 21

Sơ đồ 2.11 Sơ đồ mua hàng không qua kho 22

Sơ đồ 2.12 Sơ đồ mua hàng về chuyển đi gia công 23

Sơ đồ 2.13 Sơ đồ mua hàng phát sinh hàng kém chất lượng… 24

Sơ đồ 2.14 Sơ đồ mua hàng 24

Sơ đồ 2.15 Sơ đồ về kế toán trả chậm, trả góp 27

Sơ đồ 2.16: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 28

Sơ đồ 2.17: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký sổ cái 29

Sơ đồ 2.18: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 31

Sơ đồ 2.19: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ 32

Sơ đồ 2.20: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 33

Sơ đồ 3.1- Sơ đồ bộ máy tổ chức của doanh nghiệp: 35

Sơ đồ 3.2- Bộ máy kế toán của DNTN TM Trường Hằng 36

Sơ đồ 3.3-Sơ đồ hạch toán chứng từ ghi sổ 37

MỤC LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ 2

CHƯƠNG 1 1

TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Mục đích nghiên cứu 1

1.3 Phạm vi nghiên cứu 2

1.4 Phương pháp nghiên cứu 2

1.5 Kết cấu của chuyên đề 2

CHƯƠNG 2 3

LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN MUA HÀNG 3

CỦA DOANH NGHIỆP 3

2.1 Những vấn đề chung về kế toán mua hàng của doanh nghiệp 3

2.2 Kế toán mua hàng theo quyết định của hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam 9

2.3 Nội dung kế toán mua hàng theo chế độ kế toán hiện hành 9

2.3.1 Kế toán chi tiết mua hàng 9

2.3.1.1 Chứng từ sử dụng: 9

2.3.1.2 Các phương pháp kế toán chi tiết mua hàng : 9

2.3.2 Kế toán tổng hợp 14

2.3.2.1 Chứng từ kế toán 14

2.3.2.2 Tài khoản sử dụng 15

2.3.3 Phương pháp hạch toán 15

2.3.3.1 Phương pháp kê khai thường xuyên , tính thuế theo phương pháp khấu trừ 15

2.3.3.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ : 24

2.4 Sổ sách kế toán 28

2.4.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung 28

2.4.2 Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái 29

2.4.3 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 30

2.4.4 Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ 32

2.4.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính 33

CHƯƠNG 3 35

3.1.2 Tình hình tổ chức của doanh nghiệp 35

3.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại DNTN TM Trường Hằng 36

3.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán và chức năng nhiệm vụ của kế toán36 3.2.2 Chính sách kế toán và các phương pháp kế toán doanh nghiệp áp dụng 37

41

3.3 Thực trạng công tác kế toán mua hàng tại doanh nghiệp tư nhân thương mại Trường Hằng 42

3.3.1 Các phương thức mua hàng tại doanh nghiệp tư nhân thương mại Trường Hằng 42

3.3.2 Thực trạng kế toán mua hàng tại doanh nghiệp tư nhân thương mại Trường Hằng 42

CHƯƠNG 4 90

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN THƯƠNG MẠI TRƯỜNG HẰNG 90

4.1 Đánh giá thực trạng kế toán mua hàng tại doanh nghiệp tư nhân thương mại Trường Hằng 90

4.1.1 Ưu điểm 90

4.1.2 Hạn chế 92

4.2 Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán mua hàng 93

KẾT LUẬN 96

TÀI LIỆU THAM KHẢO 97

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Đất nước ta từ một nền kinh tế hoạch hoá tập trung bao cấp chuyển sang nền kinh

tế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước Cơ chế mới đã làm thay đổi căn bản phương hướng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các DNTM được khuyến khích hoạt động và phát triển, doanh nghiệp có quyền chủ động đề ra phương hướng sản xuất kinh doanh của mình sao cho đem lai lợi ích cho doanh nghiệp đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước Sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh

tế đã khẳng định vai trò của thương mại trong đời sống kinh tế xã hội, với vai trò là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng đã làm cho quá trình lưu thông hàng hoá được nhanh chóng, thuận tiện hơn, đáp ứng kịp thời nhu cầu của người tiêu dùng

Để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của nền kinh tế, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức tốt quá trình mua hàng hoá Vì đây là khâu vô cùng quan trọng, nó có tính chất quyết định cho sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Chỉ khi giải quyết tốt các khâu này thì các chu kỳ kinh doanh của DNTM mới có thể dẫn ra một cách thường xuyên, liên tục, nhịp nhàng Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh cuả doanh nghiệp, đây là khâu mở đầu cho lưu chuyển hàng hóa, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng và chất lượng thì dẫn tới mua hàng và bán hàng tốt hơn Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mua là tiền đề để bán hàng và đạt được lợi nhuận Trên thực tế khâu bán hàng khó hơn mua hàng nhưng hàng vì hay mắc sai lầm nhất lại là hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quan trọng đối với doanh nghiệp và các nhà kinh doanh Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán mua hàng và qua thời gian thực tập ở phòng kế toán của doanh nghiệp tư nhân Trường Hằng, em được biết công tác kế toán nói chung và kế toán mua hàng nói riêng của của công ty đã tương

đối tốt, nhưng còn một số mặt chưa hoàn thiện nên em mạnh dạn chọn đề tài: “Hoàn

doanh nghiệp, thực trạng kế toán mua hàng tại doanh nghiệp tư nhân thương mại Trường Hằng và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán mua hàng tại tại doanh nghiệp tư nhân thương mại Trường Hằng.

1.3 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu kế toán mua hàng tại doanh nghiệp:

• Theo không gian: Nghiên cứu kế toán mua hàng tại doanh nghiệp

• Theo thời gian: Nghiên cứu số liệu năm 2014

1.4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp tổng hợp - cân đối

Từ những số liệu của công ty về các khoản phải thu từ đó đưa ra cho công ty một

số giải pháp để nâng cao sự hiệu quả trong công tác kế toán các khoản phải thu tại công ty

• Phương pháp thống kê:

Từ những số liệu có thực ở công ty sau đó thống kê lại hệ thống chứng từ sổ sách

và số liệu để làm bài chuyên đề

1.5 Kết cấu của chuyên đề

Kết cấu chuyên đề bao gồm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan đề tài nghiên cứu

Chương 2: Lý luận cơ bản về kế toán mua hàng trong các doanh nghiệp

Chương 3: Thực trạng kế toán mua hàng tại doanh nghiệp tư nhân thương mại

Trường Hằng

CHƯƠNG 2

LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN MUA HÀNG

CỦA DOANH NGHIỆP 2.1 Những vấn đề chung về kế toán mua hàng của doanh nghiệp

a) Khái niệm:

Trên thực tế có rất nhiều khái niệm về mua hàng, sau đây em xin trình bầy một

số khái niệm cơ bản về mua hàng như sau:

Theo cách tiếp cận giáo trình Quản Trị Doanh Nghiệp, GSTS Đồng Thị Thanh Phương, năm 2007, NXB Thống Kê, trang 245.

Mua hàng: Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa các doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng Thực chất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo ra nguồn lực hàng hóa

để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậu cần chịu ảnh hưởng lớn của hoạt động mua hàng

Mua hàng còn được hiểu là: hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa tiền tệ giữa người mua với người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được thực sự thõa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và tiêu thụ được tiền

Theo cách tiếp cận giáo trình “Quản trị doanh nghiệp thương mại”- TS.Hoàng Minh Đường và Nguyễn Thừa Lộc- nhà xuất bản lao động xã hội năm 2005

Mua hàng là một hoạt động nghiệp vụ kinh doanh thương mại của doanh nghiệp

thương mại, sau khi xem xét chào hàng, mẫu hàng, chất lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa, doanh nghiệp thương mại cùng với đơn vị bán hàng thỏa thuận điều kiện mua hàng, giao nhận, thanh toán tiền hàng bằng hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc trao đổi hàng- tiền

Mua hàng có thể là kết quả của quá trình tạo nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại, cũng có thể là kết quả của quá trình khảo sát, tìm hiểu của doanh nghiệp

Mua hàng là một trong những chức năng cơ bản, không thể thiếu của mọi tổ chức Mua hàng gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên liệu, máy móc, trang thiết bị, các dịch vụ…để phục vụ cho các hoạt động của tổ chức

Trong sách “Quản lý hiệu quả các hoạt động của DN” của tác giả Nguyễn Trọng Thể và Nguyễn Hữu Thọ, tác giả có đề cập:

Mua là vấn đề then chốt đem lại hiệu quả cho kênh cung cấp, vì mua tức là chọn nhà cung cấp, rồi sau đó thiết lập mối quan hệ lợi ích tương hỗ với họ Không có NCC hàng hóa, không biết cách mua tốt, thì các kênh cung cấp không thể cạnh tranh trong thương trường ngày nay Mua cũng tham gia nhiều vào thiết kế sản phẩm và phát triển việc làm Nhiều nhà sản xuất phát hiện rằng, chi phí sản xuất có thể giảm, chất lượng sản phẩm được nâng lên và sản phẩm mới được đem ra thị trường ở mức nhanh hơn nhiều, nếu như mua mang những NCC then chốt và việc thiết kế sản phẩm và phát triển tại giai đoạn sớm nhất của quá trình, và mua trực tiếp tham gia vào việc thực hiện các hệ thống thương mại điện tử

b) Đặc điểm của kế toán mua hàng

Chức năng chủ yếu của DNTM là tổ chức lưu thông hàng hoá, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua mua và bán Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hoá, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán

về giá trị hàng hoá thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn được chuyển hoá từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá - doanh nghiệp nắm quyền sở hữu về hàng hoá, mất quyền sở hữu vê tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp

Hàng mua trong DNTM là những hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào với mục đích tồn trữ để bán ra nhằm mục đích thu lợi nhuận

Hàng hoá được coi là hàng mua của doanh nghiệp thương mại nếu thoả mãn 3 điều kiện sau đây:

Hàng hoá phải thông qua một phương thức thanh toán tiền hàng nhất định

- DN nắm giữ quyền sở hữu hàng hoá, mất quyền sở hữu về tiền tệ hay một loại hàng hoá khác

Hàng mua về vừa dùng cho hoạt động kinh doanh, vừa tiêu dùng trong nội bộ doanh nghiệp… mà chưa phân biệt rõ giữa có mục đích

Hàng hoá hao hụt trong quá trình mua theo hợp đồng bên mua chịu

Trong DNTM hàng hoá luân chuyển chủ yếu là mua ngoài, các trường hợp nhập khác là không thường xuyên và rất thưa thớt

- Đối với đơn vị bán buôn hàng mua chủ yếu là từ nhà sản xuất, từ NK

- Đối với đơn vị bán lẻ hàng mua chủ yếu từ đơn vị bán buôn

c) Vai trò, ý nghĩa của kế toán mua hàng trong doanh nghịêp

Mua hàng: là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hoá

Việc mua hàng hoá đảm bảo cung ứng một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng

số lượng, chất lượng … cho nhu cầu xã hội

Việc mua hàng hoá thúc đẩy việc áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ mới vào sản xuất Thúc đẩy gợi mở nhu cầu, đảm bảo cho người tiêu dùng có những hàng hoá tốt, văn minh hiện đại

Mua hàng hoá đảm bảo điều hoà cung cầu, nó làm đắt ở những nơi có nguồn hàng rẻ, nhiều, phong phú và làm rẻ các hàng hoá ở những nơi khan hiếm

Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho bộ phận nghiệp vụ doanh nghiệp Không để định mức tồn kho quá lớn

d) Thời điểm ghi chép hàng mua

Phạm vi xác định hàng mua

- Hàng mua phải đúng mục đích: để bán hoặc gia công chế biến để bán

- Đơn vị phải được quyền sở hữu về hàng hóa và mất quyền sở hữu về tiền tệ

* Không được coi là hàng mua trong các trường hợp sau:

- Hàng mua về được tiêu dùng trong nội bộ doanh nghiệp

- Hàng mua về để sửa chữa lớn hoặc xây dựng cơ bản

- Hàng nhận bán đại lý kí gửi

- Hàng hao hụt tổn thất trong quá trình mua theo hợp đồng bên bán phải chịu

- Trường hợp ngoại lệ được coi là hàng mua: hàng hóa hao hụt tổn thất trong quá trình mua theo hợp đồng bên mua phải chịu

Thời điểm xác định hàng mua

- Là thời điểm chuyển tiền sở hữu, thời điểm này xác định phụ thuộc vào phương thức mua hàng

+ Nếu mua theo phương thức nhận hàng thì là thời điểm chuyển tiền sở hữu đi, cán bộ nghiệp vụ nhận hàng hóa kí xác nhận vào chứng từ đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán

+ Nếu mua theo phương thức gửi hàng thì là thời điểm chuyển tiền sở hữu đi, đơn vị nhận được hàng hóa do bên bán chuyển đến, kí xác nhận vào chứng từ đã thanh toán tiền hàng hoặc kí chấp nhận thanh toán

e) Xác định giá thực tế nhập kho

Theo nguyên tắc giá phí, giá vốn của hàng hoá là giá thực tế của hàng hoá mua vào, bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến hàng hoá mua Giá thực tế của hàng hoá mua vào được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập Cụ thể như sau:

*Hàng hoá được biếu tặng:

Các chi phí liên quan đến hàng nhận liên doanh

Chi phí trực tiếp liên quan đến hàng mua thường bao gồm:

-Chi phí vận chuyển ,bốc dỡ hàng mua

-Chi phí thuê kho ,thuê bãi tạm thời trong quá trình mua hàng

-Chi phí bảo hiểm hàng hoá

- Hoa hồng thu mua

- Giá trị hàng hoá hao hụt trong định mức tong quá trình mua hàng

- Các chi phí khác liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng

Các khoản chi phí trên không bao gồm thuế GTGT nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ,bao gồm thuế GTGT nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp theo phương pháp trực tiếp

f) Công thức phân bổ chi phí mua hàng

Có nhiều tiêu thức phân bổ chi phí mua hàng, sau đây là công thức thường được

hóa còn cuối kỳ +

Trị giá vốn hàng hóa đã bán xác định tiêu thụ trong kỳ

Hàng hóa hiện còn cuối kỳ: gồm hàng hóa còn tồn trong kho(1561) , hàng hóa

doanh nghiệp

- Chi phí bảo hiểm hàng hóa, tiền thuê kho, thuê bến bãi

- Các khoản hao hụt tự nhiên trong đinh mức phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa

- Công tác phí của nhân viên thu mua

- Phí ủy nhập khẩu

g) Các phương thức mua hàng trong doanh nghiệp

Mua hàng theo phương thức trực tiếp: theo phương thức này, căn cứ vào hợp

đồng đã ký kết, doanh nghiệp cử nhân viên thu mua hàng hóa mang giấy ủy nhiệm nhận hàng đến đơn vị bán hàng để nhận hàng theo quy định của hợp đồng mua bán hàng hóa, hoặc có thể doanh nghiệp mua trực tiếp tại cơ sở sản xuất kinh doanh, tại thị trường Sau khi hoàn thành thủ tục chứng từ giao nhận hàng hóa, nhân viên thu mua

sẽ vận chuyển hàng hóa bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài, mọi chi phí vận chuyển thì do doanh nghiệp chịu

Mua hàng theo phương thức chuyển hàng:căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc

đơn đặt hàng, bên bán chuyển hàng tới cho bên mua theo địa điểm quy định trước và bên mua sẽ cử nhân viên thu mua đến nhận hàng Trường hợp này thì chi phí vận chuyển hàng hóa có thể do bên bán hoặc bên mua chịu theo thõa thuân của hai bên

Kế toán các trường hợp phát sinh trong quá trình mua

- Mua hàng qua kho

- Mua hàng không qua kho

+ Hàng và chứng từ cùng về

+ Hàng về trước chứng từ về sau

+ Khi nhận được chứng từ nhưng hàng chưa về

+ Chiết khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn

+ Giảm giá hàng mua: Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu

+ Kế toán hàng mua bị trả lại: Là giá trị khối lượng hàng mua đã xác định là tiêu

+ Kế toán hàng thiếu trong quá trình mua

+ Kế toán hàng thừa trong quá trình mua

………

Dù mua hàng theo phương thức nào, khi hàng về đến đơn vị phải lập thủ tục nhập kho ta có chứng từ là phiếu nhập kho Nếu phát sinh thừa, thiếu phải lập biên bản để làm căn cứ xử lý.

2.2 Kế toán mua hàng theo quyết định của hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam

- Quyết định 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng bộ Tài Chính

- Quyết định 100/2005/QĐ-BTC ngày 28/12/2005 về việc ban hành 6 chuẩn mực

kế toán Việt Nam

- Chuẩn mực 02: “ kế toán hàng tồn kho”

- 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam đợt 1 ban hành theo QĐ 149/2001/QĐ-BTC

- Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/11/2002 hướng dẫn kế toán 04 chuẩn mực

- Thông tư 529-TC-CĐKT chế độ kế toán kho hàng hóa

- Thông tư 89/2014/TT-BTC ngày 26/08/2014 của bộ tài chính

2.3 Nội dung kế toán mua hàng theo chế độ kế toán hiện hành

2.3.1 Kế toán chi tiết mua hàng

2.3.1.1 Chứng từ sử dụng:

- Phiếu nhập kho (01 - VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (08 - VT)

- Hoá đơn cước phí vận chuyển (03 - BH)

2.3.1.2 Các phương pháp kế toán chi tiết mua hàng :

Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán mua hàng giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện theo các phương pháp sau:

- Phương pháp thẻ song song

- Phương pháp sổ đối chiếu lưu chuyển

- Phương pháp sổ số dư

• Phương pháp thẻ song song

Khi nhận các chứng từ nhập, xuất mua hàng thủ kho phải triểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ thẻ kho Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi ( hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ xuất, nhập đã được phân loại theo từng thứ vận liệu cho phòng kế toán.

- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết mua hàng để ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị Về cơ bản, sổ (thẻ)

kế toán chi tiết mua hàng có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết mua hàng và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, triểm tra với kế toán tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng Tổng hợp nhập, xuất, tồn kho mua hàng theo từng nhóm, loại mua hàng Có thể khái quát, nội dung, trình tự kế toán chi tiết mua hàng,theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp ghi thẻ song song

Đối chiếu cuối tháng

* Ưu điểm, nhược điểm và điều kiện áp dụng

- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu

- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu

số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều

- Điều kiện áp dụng: Trường hợp công ty có ít chủng loại hàng hoá; việc nhập xuất không diễn ra thường xuyên Đặc biệt trong điều kiện công ty đã làm kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho những công ty có nhiều chủng loại hàng hoá, diễn ra thường xuyên Do đó, xu hướng phương pháp này ngày càng được áp dụng rộng rãi

• Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu cuối tháng

* Ưu điểm, nhược điểm và điều kiện áp dụng

- Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi 1 lần vào

cuối tháng

- Nhược điểm: Phương pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa thủ kho và phòng

kế toán về chỉ tiêu số lượng; việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán

- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các công ty có chủng loại hàng hoá ít, không

có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập - xuất hàng ngày Phương pháp này thường ít được áp dụng trong thực tế

• Phương pháp sổ số dư:

* Nội dung:

- Ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép như hai phương pháp trên

Đồng thời, cuối tháng thủ kho còn ghi vào “Sổ số dư” số tồn kho cuối tháng của từng thứ hàng hoá vào cột số lượng

“Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm Trên “Sổ số dư”

hàng hoá được sắp xếp từng thứ, nhóm, loại; sau mỗi nhóm, loại có dòng cộng nhóm,

cộng loại Cuối tháng, “Sổ số dư” sẽ được chuyển cho thủ kho để ghi chép.

- Phòng kế toán: Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên “Thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập - xuất kho Sau đó, kế toán ký xác

nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ

Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra loại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ

và tổng hợp giá trị (giá hạch toán) theo từng nhóm loại hàng hoá để ghi vào cột “Số

tổng số tiền theo từng nhóm NVL để ghi vào “Bảng kê Nhập - xuất - tồn” Đồng thời sau khi nhận được “Sổ số dư” do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào cột số chỉ số

lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm hàng hoá tương ứng để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền

Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của “Sổ số dư” với cột trên bảng “Bảng kê Nhập - xuất - tồn” với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.

Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.3: Kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp sổ số đồ

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu cuối tháng

* Ưu điểm, nhược điểm và điều kiện áp dụng

Bảng luỹ kế xuất

Sổ kế toán tổng hợp

- Nhược điểm:

+ Kế toán chưa theo dõi chi tiết theo từng thứ hàng hoá nên để có thông tin về tình hình nhập - xuất - tồn của từng thứ hàng hoá nào thì căn cứ vào số liệu trên thẻ kho

+ Việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán rất phức tạp

- Điều kiện áp dụng:

+ Công ty có nhiều chủng loại hàng hoá, việc nhập - xuất diễn ra thường xuyên+ Công ty đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng được hệ thống danh điểm hàng hoá hợp lý Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng

Sổ chi tiết hàng hoá

Biên bản kiểm nghiệm

Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm , hàng hóa

Bảng kê mua vào

Sổ Cái các tài khoản hàng hoá, dịch vụ

Bảng kê nhập- xuất –tồn

2.3.2.2 Tài khoản sử dụng

• Tài khoản sử dụng:

Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường

Tài khoản 1561- Giá mua hàng hoá

Tài khoản 1562- Chi phí mua hàng hoá

Tài khoản 1567- Hàng hoá bất động sản

Tài khoản 1331- Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá

Tài khoản 1332- Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ

Tài khoản 331- Phải trả người bán

2.3.3 Phương pháp hạch toán

2.3.3.1 Phương pháp kê khai thường xuyên , tính thuế theo phương pháp khấu trừ

a) Mua hàng không qua kho

Hàng không qua kho, kế toán phản ánh giá mua của hàng hóa gởi bán hoặc giá mua của hàng hóa đã bán nếu hàng hóa đã xác định tiêu thụ

Sơ đồ 2.4 Sơ đồ về quá trình mua hàng không qua kho.

TK 111, 112, 331

TK 157Giá mua của HH gởi bán hoặc giá mua

HH đã bán

TK 133Thuế GTGT ( nếu

TK 157 TK 632

b) Mua hàng về nhập kho

TH 1: Hàng và hóa đơn cùng về

Căn cứ vào hóa đơn, doanh nghiệp tiến hành làm thủ tục kiểm nhận hàng hóa Sau đó lập phiếu kho, kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan ghi vào sổ kế toán

Sơ đồ 2.5 Sơ đồ hàng và hóa đơn cùng về

TH 2: Trường hợp hàng về trước chứng từ về sau :

- Đơn vị vẫn lập thủ tục nhập kho, trên phiếu nhập kho ghi " hàng chưa có hóa đơn " gởi lên phòng kế toán, kế toán chưa ghi sổ đợi đến khi hóa đơn về thì hạch toán như TH1

- Nếu cuối tháng hóa đơn vẫn chưa về, kế toán ghi sổ theo giá hạch toán Tháng sau hóa đơn về :

+ Giá hóa đơn = Giá hạch toán : kế toán ghi số và ngày của hóa đơn vào sổ

+ Giá hóa đơn ≠ giá hạch toán : kế toán sửa sổ ( dùng bút đỏ để xóa giá hạch toán

và ghi lại theo giá hóa đơn )

Thuế GTGT

Sơ đồ 2.6 Sơ đồ về TH tháng sau hóa đơn về.

TH3: Trường hợp hóa đơn về trước hàng về sau :

Nếu đơn vị đã trả tiền hoặc chấp nhập trả tiền thì số hàng trên hóa đơn thuộc sở hữu của đ ơn vị gọi là hàng mua đang đi đường Trong kỳ kế toán chưa ghi sổ đợi khi hàng về hạch toán như TH1

Nếu cuối kỳ hàng vẫn chưa về, căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi:

TK 111, 112, 331 TK 133

Nếu giá mua=giá tạm tính

TK 156 Điều chỉnh tăng

Nếu giá mua > giá tạm tính

Nếu giá mua < giá tạm tính

TK 156

Điều chỉnh giảm

Sơ đồ 2.7 Hóa đơn về trước hàng về sau

Kế toán các trường phát sinh trong quá trình mua

Chiết khấu thương mại

Giảm giá hàng mua

Kế toán mua hàng bị trả lại

Chiết khấu thanh toán

Sơ đồ 2.8 Các trường hợp phát sinh trong quá trình mua

Kế toán phát hiện thiếu trong quá trình mua

Sơ đồ 2.9: Kế toán phát hiện thiếu

Kế toán phát hiện thừa

Sơ đồ 2.10 Sơ đồ kế toán phát hiện thừa

b) Mua hàng không qua kho

Hàng không qua kho, kế toán phản ánh giá mua của hàng hóa gởi bán hoặc giá mua của hàng hóa đã bán nếu hàng hóa đã xác định tiêu thụ

TK 133

Bên bán giao nhầm, DN xuất trả lại

Sơ đồ 2.11 Sơ đồ mua hàng không qua kho

c) Hạch toán mua hàng về chuyển đi gia công

Khi mua hàng về chuyển thẳng đi gia công, nếu hàng hóa thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua hàng gởi đi gia công Nếu hàng hóa thuộc đối tượng nộp thuế theo phương pháp trực tiếp thi kế toán ghi sổ giá mua của hàng gởi đi gia công Trường hợp gởi đi gia công, kế toán làm đầy

đủ thủ tục xuất kho cà ghi sổ giá mua của hàng xuất kho Chi phí liên quan phát sinh đến gia công, nếu có chứng từ đầy đủ thì hạch toán giống mua hàng chuyển đi gia công

Giá nhập kho = giá xuất hàng đem đi chế biến + tiền thuê chế biến +chi phí liên quan

Chi phí: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa đi và về

Quy trình hạch toán hàng nhập từ gia công

Sơ đồ 2.12 Sơ đồ mua hàng về chuyển đi gia công

d) Hạch toán hàng mua từ người trực tiếp sản xuất ( không có hóa đơn)

Thì cán bộ thu mua cần lập “Hoá đơn thu mua hàng” trên hoá đơn phải ghi rõ tên, địa chỉ doanh nghiệp mua, tên, địa chỉ, số giấy chứng minh nhân dân của người bán, số luợng, giá trị hàng hoá thu mua:

Chi phí không có hoá đơn như chi phí mua nông sản, hàng thủ công nông dân sản xuất, chi phí

e) Hạch toán khi mua hàng phát sinh hàng bị kém chất lượng trả lại người bán, yêu cầu giảm giá được chấp thuận từ phía nhà cung cấp hoặc được hưởng chiết khấu thương mại:

TK 111, 112, 331 TK 154

Chi phí SXKD DD

ThuếGTGT

Sơ đồ 2.13 Sơ đồ mua hàng phát sinh hàng kém chất lượng…

2.3.3.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ :

Đầu kỳ kế toán kết chuyển giá giá trị hàng tồn đầu kỳ, đồng thời kế toán kết chuyển giá trị hàng tồn đầu kỳ Nếu trong kỳ phát sinh các nghiệp vụ thì kế toán hạch toán trị giá mua hàng và thuế (nếu có), đồng thời phản ánh chi phí mua hàng Cuối kỳ

kế toán kết chuyển giá trị

Sơ đồ 2.14 Sơ đồ mua hàng

Đầu kỳ kết chuyển giá thực

tế hàng hóa tồn kho đầu kỳ.

TK 331, 111,112,141…

TK 133

Thuế GTGTTrị giá hàng mua

TK 156, 157

Kết chuyển tồn cuối kỳ

TK 133

Thuế GTGT

Hàng mua trả lại trong kỳ

TK 111,112, 331

2.3.3.3 Kế toán mua hàng trả chậm trả góp

Hạch toán mua hàng trả chậm trả góp

Một số doanh nghiệp mua hàng theo phương thức trả chậm, trả góp kèm theo điều kiện thanh toán lãi trả chậm trả góp Vậy hạch toán nghiệp vụ mua hàng trả chậm, trả góp này như sau:

1 Quy định của thuế.

a Kê khai thuế đối với hóa đơn hàng hóa trả chậm, trả góp

Căn cứ theo Thông tư 26/2015/TT-BTC tại Điều 1, Khoản 10 Sửa đổi, bổ sung điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC như sau:

Đối với hàng hoá, dịch vụ mua trả chậm, trả góp có giá trị hàng hoá, dịch vụ mua

từ hai mươi triệu đồng trở lên, cơ sở kinh doanh căn cứ vào hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ bằng văn bản, hoá đơn giá trị gia tăng và chứng từ thanh toán qua ngân hàng của hàng hoá, dịch vụ mua trả chậm, trả góp để kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào Trường hợp chưa có chứng từ thanh toán qua ngân hàng do chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng thì cơ sở kinh doanh vẫn được kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào

Trường hợp khi thanh toán, cơ sở kinh doanh không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng thì cơ sở kinh doanh phải kê khai, điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã được khấu trừ đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp

cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh thuế GTGT đã kê khai, khấu trừ)

Căn cứ theo quy định trên phần lãi trả chậm của hàng hoá trả chậm, trả góp không chịu thuế GTGT Khi công ty mua hàng trả chậm, trả góp thì doanh nghiệp vẫn được kê khai, khấu trừ thuế nếu chưa có chứng từ thanh toán qua ngân hàng do chưa đến thời điểm thanh toán Nếu khi thanh toán, công ty không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng thì công ty phải kê khai, điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã được khấu trừ đối với phần giá trị hàng hóa không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng, ngay

không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT như sau:

Tổ chức, cá nhân nhận các khoản thu về bồi thường bằng tiền (bao gồm cả tiền bồi thường về đất và tài sản trên đất khi bị thu hồi đất theo quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền), tiền thưởng, tiền hỗ trợ, tiền chuyển nhượng quyền phát thải và các khoản thu tài chính khác

Cơ sở kinh doanh khi nhận khoản tiền thu về bồi thường, tiền thưởng, tiền hỗ trợ nhận được, tiền chuyển nhượng quyền phát thải và các khoản thu tài chính khác thì lập chứng từ thu theo quy định Đối với cơ sở kinh doanh chi tiền, căn cứ mục đích chi

để lập chứng từ chi tiền

Ví dụ 13: Doanh nghiệp X bán hàng cho doanh nghiệp Z, tổng giá thanh toán là

440 triệu đồng Theo hợp đồng, doanh nghiệp Z thanh toán trả chậm trong vòng 3 tháng, lãi suất trả chậm là 1%/tháng/tổng giá thanh toán của hợp đồng Sau 3 tháng, doanh nghiệp X nhận được từ doanh nghiệp Z tổng giá trị thanh toán của hợp đồng là

440 triệu đồng và số tiền lãi chậm trả là 13,2 triệu đồng (440 triệu đồng x 1% x 3 tháng) thì doanh nghiệp X không phải kê khai, nộp thuế GTGT đối với khoản tiền 13,2 triệu đồng này.”

Căn cứ Thông tư 219/2013/TT-BTC tại Điều 7, Khoản quy định gía tính thuế của hàng hoá trả chậm, trả góp là :

Đối với hàng hóa bán theo phương thức trả góp, trả chậm là giá tính theo giá bán trả một lần chưa có thuế GTGT của hàng hoá đó, không bao gồm khoản lãi trả góp, lãi trả chậm

Ví dụ 31: Công ty kinh doanh xe máy bán xe Xloại 100 cc, giá bán trả góp chưa

có thuế GTGT là 25,5 triệu đồng/chiếc (trong đó giá bán xe là 25 triệu đồng, lãi trả góp là 0,5 triệu đồng) thì giá tính thuế GTGT là 25 triệu đồng

Căn cứ theo quy định trên, khoản lãi trả chậm thuộc đối tượng không phải kê khai tính nộp thuế GTGT nên doanh nghiệp khi lập hoá đơn bán hàng hoá trả chậm, trả góp được phép tách phần lãi trả chậm không kê khai tính thuế GTGT Doanh nghiệp nhận được khoản thu về lãi trả chậm thì lập chứng từ thu theo quy định Đối với cơ sở kinh doanh chi tiền, căn cứ mục đích chi để lập chứng từ chi tiền

Sơ đồ 2.15 Sơ đồ về kế toán trả chậm, trả góp

Theo giá mua trả tiền ngay

TK 133

Thuế GTGT được khấu trừ

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Sơ đồ 2.16: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

Chú thích:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối kỳ

Quan hệ kiểm tra đối chiếu

(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi

sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc

Chứng từ ghi sổ

Sổ nhật ký chung

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng Tổng hợp chi tiết

Sổ nhật ký đặc

biệt

vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).

(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh

Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính

2.4.2 Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Nhật ký - Sổ Cái: TK 156

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ 2.17: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký sổ cái

Chú thích:

- Ghi hàng ngày

- Ghi cuối kỳ

- Quan hệ kiểm tra đối chiếu

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết

Chứng từ kế toán

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Nhật ký Sổ cái

Sổ/ thẻ kế toán chi tiết

từ kế toán cùng loại Sổ/ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký Sổ

sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.

Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái

(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

khoản

Tổng số dư Nợ các tài

Tổng số dư Có các tài khoản

(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ,

số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản Số liệu trên

“Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái

Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính

2.4.3 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Chứng từ ghi sổ;

- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;

Sơ đồ 2.18: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Chú thích:

- Ghi hàng ngày

- Ghi cuối kỳ

- Quan hệ kiểm tra đối chiếu

(1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

(2)- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh

Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cái

Chứng từ kế toán

Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại

Sổ/ thẻ kế toán chi tiết

sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Tổng số dư Nợ và Tổng

số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết

+ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ 2.19: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ

Chú thích:

- Ghi hàng ngày

- Ghi cuối kỳ

- Quan hệ kiểm tra đối chiếu

(1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan

Chứng từ kế toán và các Bảng phân bổ

Nhật ký chứng từ Sổ/ thẻ kế toán

chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái

Báo cáo tài chínhBảng kê