Xây dựng các tiêu chí đánh giá trưởng phòng hành chính công ty cổ phần tập đoàn INTIMEX.docx

Xây dựng các tiêu chí đánh giá trưởng phòng hành chính công ty cổ phần tập đoàn INTIMEX

Tiểu Luận: Môn Quản Trị Nguồn Nhân Lực

Đề Tài:

XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HIỆUSUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG

TPHCM - 2011

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

1.1Đánh giá hiệu suất công việc 6

1.1.1Khái niệm đánh giá hiệu suất công việc 6

1.1.2Mục đích của việc đánh giá hiệu suất công việc 6

1.1.3Vai trò của đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên đối với quản trị nguồn nhân lực 7

1.1.4Quy trình nội dung đánh giá nhân viên 8

1.1.4.1Xác định mục tiêu của việc đánh giá 8

1.1.4.3Xác định thời gian đánh giá một nhân viên 8

1.1.4.4Chọn lựa phương pháp đánh giá 8

1.1.4.5Xác định tiêu chí đánh giá 8

1.1.4.6Các tiêu chí đánh giá nhân viên phải thỏa nguyên tắc SMART 8

1.1.4.7Xác định mục tiêu và kết quả mới cho nhân viên 9

1.2Các phương pháp để đánh giá hiệu suất công việc 10

1.2.1Phương pháp xếp hạng luân phiên 10

1.2.2Phương pháp bảng điểm 10

1.2.3Phương pháp lưu giữ 10

1.2.4Phương pháp quan sát hành vi 10

1.2.5Phương pháp quản trị theo mục tiêu 11

1.2.6Phương pháp phân tích định lượng 11

1.2.7Phương pháp so sánh cặp 11

1.2.8Đánh giá nhân viên bằng phương pháp định lượng 12

CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN INTIMEX 14

2.1 Giới Thiệu Về Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX: 14

2.1.1Giới thiệu chung : 14

2.1.2Giới thiệu phòng hành chính của công ty cổ phần tập đoàn INTIMEX: 17

2.2 Mô tả công việc của Trưởng Phòng Hành Chính tại công ty cổ phần tập đoàn INTIMEX: 18

2.3 Xây dựng các tiêu chí đánh giá hiệu suất công việc của trưởng phòng hành chính: 19

2.3.1Kỹ năng và hiểu biết công việc: 19

2.3.2 Khối lượng công việc: 19

2.3.3 Chất lượng công việc : 20

2.3.4 Sáng kiến, sáng tạo: 20

2.3.5 Quan hệ và giao tiếp : 20

2.3.6 Tác phong làm việc: 20

2.3.7 Độ tin cậy trong công tác 20

2.3.8 Khả năng và trách nhiệm của người quản lý: 21

2.4 Bảng đánh giá hiệu quả công việc 21

CHƯƠNG 3 : ĐÁNH GIÁ ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA PHƯƠNG PHÁP 24

3.1 Ưu nhược điểm của phương pháp 24

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, khi mà công nghệ không còn là yếu tố tạo nên ưu thế cạnh tranh giữa các công ty, thì vai trò của con người trong một tổ chức ngày càng trở nên quan trọng.Yếu tố con người đóng vai trò quyết định đến sự thành công hay thất bại của một doanh nghiêp Chính vì lí do đó mà các vấn đề về quản trị nhân sự ngày càng được quan tâm nhiều trong các tổ chức Để có được một đổi ngũ nhân viên có chất lượng tốt , yêu nghề cũng như trình độ chuyên môn cao thật không đơn giản

Trong mọi tổ chức, người quản lý thường quan sát và nhìn nhận về tình hình thực hiên công việc của các nhân viên dưới quyền của mình sau những khoản thời gian nhất định để từ đó có được những kết luận chính xác và đưa ra những quyết định đúng đắn trong việc quản lý nhân lực nhằm nâng cao hiệu suất lao động của mỗi cá nhân cũng như mục tiêu của tổ chức Đánh giá hiệu suất công việc là một hoạt động không thể thiếu trong quản trị nhân sự Nó tác động lên cả tổ chức lẫn cá nhân, giúp tổ chức kiểm tra lại chất lượng của các hoạt động quản trị nguồn nhân lực, từ đó đưa ra các phương hướng điều chỉnh phù hợp Để hiểu rõ tầm quan trọng cũng như quy trình đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên trong một tổ chức,

nhóm quyết định thực hiện đề tài “ Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu suất công việc

của trưởng phòng hành chính Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX”

Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng được lựa chọn của việc nghiên cứu là các tiêu chí đánh giá hiệu suất công việc của Trưởng phòng hành chính của Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX

Nội dung nghiên cứu:

Tìm hiểu và đánh giá các tiêu chí để đánh giá hiệu suất công việc của trưởng phòng hành chính Ông Đặng Văn Hưng do Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX thiết lập Từ đó đưa ra những hướng để hoàn thiện cách đánh giá này.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:

Việc nghiên cứu nhằm tìm hiểu rõ về công việc hay những nhiệm vụ của trưởng phòng hành chính của Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX để từ đó hiểu được cách xây dựng các tiêu chí để đánh giá hiệu suất công việc do Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX thiết lập đối với Trưởng phòng hành chính.

Nhận xét đánh giá và đưa ra những phương pháp để hoàn thiện hơn hệ thống đánh giá hiệu suất công việc do Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX thiết lập đối với Trưởng phòng hành chính.

Phạm vi nghiên cứu:

Phòng hành chính của Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX là một trong những đơn vị đầu ngành về xuất nhập khẩu nông sản tại Việt Nam

Phương pháp nghiên cứu:

Thông qua những dữ liệu mà nhóm chúng tôi suu tầm từ công ty cổ phần tập đoàn

INTIMEX và nguồn thông tin nhóm chúng tôi tìm được trên những wedsite trên mạng Đây là một bộ phân làm việc theo khuôn khổ và đi vào nề nếp nên nhóm chúng tôi đã tiến hành phân tích , xử lý dữ liệu theo phương pháp định lượng đánh giá năng lực thực hiện một cách cẩn thận để tiến hành xây dựng nên các tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc của trưởng phòng hành chính Công ty cổ phần tập đoàn INTIMEX.

Kết cấu đề tài :

 Chương 1 : Cơ sở lý luận

 Chương 2 : Xây dựng tiêu chí đánh giá  Chương 3 : Kết luận

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LÝ THUYẾT ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNGVIỆC

1.1Đánh giá hiệu suất công việc

1.1.1Khái niệm đánh giá hiệu suất công việc

Đánh giá hiệu suất làm việc là một phương pháp chính thức để đánh giá mức độ thực hiện công việc của nhân viên xét theo các mục tiêu đã được giao phó Mục đích chính của phương pháp này là truyền đạt các mục tiêu cá nhân, khuyến khích thực hiện hiệu quả, cung cấp và đón nhận ý kiến phản hồi và chuẩn bị cho một kế hoạch phát triển hiệu quả và đồng bộ.

Nhìn chung, việc đánh giá hiệu suất làm việc thường được tiến hành theo chu kỳ hàng năm hoặc thường xuyên hơn nếu cần thiết Cuộc kiểm tra toàn bộ hàng năm này sẽ tạo cơ hội cho các nhà quản lý và công ty phát hiện ra các vấn đề về hiệu suất làm việc trước khi chúng trở thành thói quen Cuộc kiểm tra này cũng giúp nhân viên và nhà quản lý tập trung vào mục tiêu và kết quả thực hiện liên quan đến chế độ lương bổng, khen thưởng hoặc thăng tiến Kết quả của việc đánh giá vừa là sự xác nhận vừa chính thức đưa ra ý kiến phản hồi vốn là một phần công việc trong mối quan hệ giữa nhà quản lý và cấp dưới

1.1.2Mục đích của việc đánh giá hiệu suất công việc

- Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên về mức độ hoàn thành công việc của mình so với yêu cầu và so với đồng nghiệp.

- Giúp nhân viên điều chingr sửa chữa sai lầm của mình.

- Khuyến khích, động viên nhân viên thong qua cấc điều khoản về đánh giá, ghi nhận và hỗ trợ

- Cung cấp các thông tin làm cơ sở cho các vấn đề đào tạo, trả lương, khen thưởng, thuyên chuyển, sắp xếp cơ cấu tổ chức.

- Mở rộng hiểu biết về công ty thông qua đàm thoại về cơ hội và hoạch định nghề nghiệp

- Tăng cường mối quan hệ chặt chẽ giữa cấp trên, cấp dưới.

- Bắt buộc các doanh nghiệp phải chú trọng và khuyến khích nhân viên thực hiện tốt các mục tiêu, yêu cầu của công việc

1.1.3Vai trò của đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên đối với quản trị nguồnnhân lực

Trong thực tế, việc đánh giá hiệu suất làm việc đôi khi bất tiện và rõ ràng là tốn thời gian Nhưng khi được tiếp cận bằng những suy nghĩ đúng đắn và cách thực hiện hiệu quả, việc đánh giá này sẽ xứng đáng với những nỗ lực đã bỏ ra Khi nhìn nhận rằng nhiệm vụ chính yếu của một nhà quản lý là đạt được kết quả công việc thông qua nhân viên, thì một phương pháp có hệ thống để đánh giá tài sản con người là điều bắt buộc Ngoài việc cung cấp những hiểu biết sâu sắc về hiệu suất làm việc của nhân viên, các cuộc đánh giá còn tạo cơ hội cho các nhà quản lý đạt được các mục tiêu khác như:

+ Truyền đạt mục tiêu cho những người báo cáo trực tiếp + Tăng năng suất bằng cách đưa ra ý kiến phản hồi kịp thời

+ Giúp tổ chức có quyết định đúng đắn về lương bổng, phát triển và thăng tiến

+ Bảo vệ tổ chức thoát khỏi những vụ kiện tụng của các nhân viên bị thôi việc, hạ cấp hay từ chối tăng lương thưởng

1.1.4Quy trình nội dung đánh giá nhân viên1.1.4.1Xác định mục tiêu của việc đánh giá

Đánh giá nhân viên có nhiều mục tiêu:

- Nâng cao và hoàn thiện hiệu suất làm việc của nhân viên - Xác định mức độ hoàn thành công việc của nhân viên - Nhận biết khả năng của nhân viên.

- Để sắp sếp người đúng việc, thông qua đánh giá nhân biết được khả năng của nhân viên cũng như những khiếm khuyết từ thuyên chuyển bố trí công việc thích hợp.

- Tăng cường mối quan hệ trong công ty…

1.1.4.3Xác định thời gian đánh giá một nhân viên

Thời gian đánh giá nhân viên theo tuần, theo tháng,theo quí hay theo năm tùy theo mục đích sử dụng việc đánh giá của từng công ty

1.1.4.4Chọn lựa phương pháp đánh giá

Có rất nhiều phương pháp đánh giá, ta cần lựa chọn phương pháp đánh giá đúng Nhà quản lý có thể dựa vào mục tiêu của việc đánh giá để xác định phương pháp đánh giá phù hợp cho từng vị trí công việc.

1.1.4.5Xác định tiêu chí đánh giá

Đây là bước quan trọng trong quy trình đánh giá nhân viên, mỗi nhà quản lý sẽ đưa ra những tiêu chí đánh giá nhân viên riêng Tiêu chí đánh giá có hai loại:

- Tinh thần trách nhiệm (mức độ hoàn thành công việc, chất lượng công việc,…) Tiêu chí này được xây dựng dựa vào bảng mô tả công việc của nhân viên.

- Thái độ làm việc (tuân thủ nội quy, làm việc chăm chỉ,…).Được xây dựng dựa trên hành vi, thái độ của nhân viên đối với công việc.

1.1.4.6Các tiêu chí đánh giá nhân viên phải thỏa nguyên tắc SMART

Các tiêu chí đánh giá được xây dựng phải dựa trên một nguyên tắc nhất quán nhằm đạt hiệu quả cao nhất , đồng thời giúp doanh nghiệp sử dụng hợp lý cho quỹ thời gian của mình trong việc đánh giá.Trong kinh doanh hiện đại, người ta thường đề cập đến nguyên tắc SMART, tức là mục tiêu được xây dựng dựa trên những tiêu chí sau:

* S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu * M-Measurable: Đo đếm được.

* A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình * R-Realistic: Thực tế, không viển vông.

* T-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra.

1.1.4.7Xác định mục tiêu và kết quả mới cho nhân viên

Điều quan trọng trong đánh giá thực hiện công việc là cần vạch ra các phương hướng, cách thức cải tiến thực hiện công việc, đề ra các chỉ tiêu mới cho nhân viên Toàn bộ những bước trên, cuối cùng cần phải đạt được các kết quả sau: Xác định công việc:

Xác định công việc có nghĩa là sự thống nhất giữa cán bộ nhân sự và nhân viên về: Doanh nghiệp mong đợi nhân viên thực hiện cái gì? Những tiêu chuẩn mẫu, căn cứvào đó sẽ tiến hành đánh giá thực hiện công việc của nhân viên

Đánh giá việc thực hiện công việc có nghĩa là so sánh việc thực hiện công việc của nhân viên với tiêu chuẩn mẫu Trong bước này có thể sử dụng nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc khác nhau.

Cung cấp thông tin phản hồi: Có thể thực hiện một lần khi việc đánh giá thực hiện công việc kết thúc hoặc có thể thực hiện công việc nhiều lần trong suốt quá trình đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên, điều này phụ thuộc vào tính chất, đặc điểm của công việc

1.2Các phương pháp để đánh giá hiệu suất công việc

1.2.1Phương pháp xếp hạng luân phiên

Đây là một phương pháp đơn giản để đánh giá nhân viên là sắp xếp họ từ người giỏi nhất đến người kém nhất, theo một số điểm chính như: Thái độ làm việc, kết quả công việc Cách thựchiện: Liệt kê tất cả các nhân viên cần đánh giá; Trên biểu mẫu, đối với từng điểm chính, xác định nhân viên được đánh giá cao nhất, lần lượt đến người kém nhất

1.2.2Phương pháp bảng điểm

Đây là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất để đánh giá thực hiện công việc Trong bảngliệt kê những điểm chính yếu theo yêu cầu của công việc như chất lượng, số lượng công việc vàsắp xếp thứ tự theo đánh giá thực hiện công việc từ mức kém nhất đến xuất sắc, hoặc theo cácthang điểm

1.2.3Phương pháp lưu giữ

Lãnh đạo ghi lại những sai lầm, trục trặc lớn hay những kết quả rất tốt trong việc thực hiện công việc của nhân viên Những kết quả bình thường sẽ không ghi lại Do đó, những nhân viên thực hiện công việc rất tốt hoặc rất yếu sẽ được đánh giá riêng Đối với những nhân viên đã có những sai sót lớn, lãnh đạo sẽ lưu ý kiểm tra lại xem nhân viên đã khẵc phục được chưa Phương pháp phê bình lưu giữ sẽ nhẵc nhở các lãnh đạo nhớ về những điểm yếu, những sai sót của cấp dưới và có biện pháp giúp đỡ họ làm việc tốt hơn, tránh bớt sai lầm trong thực hiện công việc.

1.2.4Phương pháp quan sát hành vi

Phương pháp quan sát hành vi được thực hiện trên cơ sở quan sát các hành vi thực hiện công việc của nhân viên Căn cứ vào hai yếu tố: số lần quan sát và tần số nhắc lại của các

hành vi, người lãnh đạo sẽ đánh giá được tình hình thực hiện công việc chung của nhân viên

1.2.5Phương pháp quản trị theo mục tiêu

Quản trị theo mục tiêu chú trọng lên các vấn đề:

- Sự phối hợp của lãnh đạo và nhân viên đối với việc xếp đặt mục tiêu cho nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định.

- Định kỳ xem xét các tiến bộ đã đạt được.

- Đánh giá mức độ hoàn thành các mục tiêu đã đề ra trong công việc.

Trong phương pháp quản trị theo mục tiêu, các nhà lãnh đạo thường chú trọng đến các mục tiêu được lượng hoá, mặc dù trong thực tế sẽ có nhiều mục tiêu chỉ có thể đánh giá theo định tính hoặc chất lượng

1.2.6Phương pháp phân tích định lượng

Trong nhiều đơn vị doanh nghiệp, không có tiêu chuẩn mẫu về đánh giá năng lực thực hiện công việc, hoặc nếu có, cũng không rõ ràng, mang tính chất chung chung Điều này khiến cho các nhân viên dễ gây thắc mắc,mỗi khi cần bình bầu tuyển chọn, xét nâng lương, khen thưởng,v.v Phương pháp đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên bằng định lượng sẽ giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát, chính xác và rõ ràng về việc thực hiện công việc của nhân viên.

1.2.7Phương pháp so sánh cặp

Phương pháp so sánh cặp cũng tương tự như phương pháp xếp hạng luân phiên, tuy nhiên, mức độ xếp hạng hay phân loại sẽ chính xác hơn Từng cặp nhân viên lần lượt được đem so sánh về những yêu cầu chính, người được đánh giá tốt hơn hẳn sẽ đựơc cho 4

điểm, người được đánh giá yếu hơn hẳn sẽ được cho 0 điểm; người được đánh giá tốt hơn sẽ được cho 3 điểm, ngườiđược đánh giá yếu hơn sẽ được cho 1 điểm

1.2.8Đánh giá nhân viên bằng phương pháp định lượng

 Khái niệm

Là phương pháp dựa vào trọng số của từng tiêu chí, kết họp với phương pháp cho điểm để đánh giá nhân viên chính xác và hiệu quả nhất.

 Quy trình đánh giá nhân viên theo phương pháp định lượng

Bước 1: Xác định được các yêu cầu chủ yếu khi thực hiện công việc.

Trước hết nhà lãnh đạo cần chỉ cho nhân viên biết là họ có những yêu cầu chủ yếu gì đối với nhân viên thực hiện công việc Các công việc khác nhau sẽ có các yêu cầu chủ yếu khác nhau về chuyên môn nghiệp vụ, tính tình, sức khoẻ, v.v Nếu bị điểm kém đối với bất cứ yêu cầu chủ yếu nào, nhân viên cũng có thể bị thuyên chuyển công tác hoặc bị cho nghỉ việc Do đó, số lượng các yêu cầu chủ yếu này không nên nhiều quá, cũng không nên ít quá.

Bước 2: Phân loại các mức độ thoả mãn yêu cầu khi thực hiện công việc.

Mỗi yêu cầu thường được phân thành 5 mức độ: xuất sẵc, khá, trung bình, yếu và kém Mức độ kém là không thể chấp nhận được, xứng đáng cho nghỉ việc hoặc phaỉ chuyển sang thực hiện công việc khác Mức độ xuất sắc thể hiện nhân viên hoàn toàn đáp ứng yêu cầu cao nhất về mặt đó, và xứng đáng được điểm 9 hoặc 10 ở mỗi mức độ, nên có các điểm minh hoạ cụ thể cho nhân viên.

Bước 3: Đánh giá tầm quan trọng của mỗi nhóm yêu cầu đối với hiệu quả thực hiện

công việc của nhân viên Các yêu cầu khác nhau có tầm quan trọng khác nhau đối với hiệu quả thực hiện công việc, điều này cần được thể hiện qua điểm trọng số của từng yêu cầu