Thiết kế cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần sản xuất và thương mại BSC.doc

Thiết kế cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần sản xuất và thương mại BSC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KĨ THUẬT CÔNG NGHIỆP

KHOA QLCN & MT

BÀI TẬP LỚN MÔN: QUẢN TRỊ HỌC

Giáo viên hướng dẫn : TRẦN THỊ THU HUYỀN

Sinh viên thực hiện : TRẦN THỊ HUYỀN

MSSV : DTK0851070031

THÁI NGUYÊN, tháng 11 năm 2009

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KĨ THUẬT CÔNG NGHIỆP

KHOA QLCN & MT

BÀI TẬP LỚN Môn: QUẢN TRỊ HỌC

Đề tài : Thiết kế cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần sản xuất và thương mại BSC.

Giáo viên: Trần Thị Thu Huyền Sinh viên : Trần Thị Huyền Lớp : 44U

MSSV : DTK0851070031

THÁI NGUYÊN, tháng 11 năm 2009

MỤC LỤC

Nội dung Trang Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

1.1 Tổ chức và cơ cấu tổ chức

1.2 Vai trò của cơ cấu tổ chức

1.3 Những yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

Chương 2: THỰC TRẠNG CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC

2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần sản xuất và thương mại BSC

2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

2.3 Chuyên môn hoá công việc

Chương 3: THỂ CHẾ HOÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC

3.1 Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

3.2 Sơ đồ phân bổ quyền hạn

i

LỜI MỞ ĐẦU

Mỗi một công ty, một doanh nghiệp đều cần có một cơ cấu tổ chức nhất định Việc thiết kế cơ cấu tổ chức của công ty BSC là một quá trình đưa ra những định hướng, vạch ra những mục tiêu nhiệm vụ cụ thể, từ đó mới chuyên môn hoá được công việc hình thành nên cơ cấu tổ chức của công ty.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức sẽ chỉ cho các nhà quản trị và nhân viên biết họ đang ở đâu trong tổ chức và họ có những nhiệm vụ nào trong công ty, nó giúp các nhà quản trị thấy được những điểm hợp lí hay bất hợp lí trong sơ đồ cơ cấu

tổ chức của công ty Thiết kế cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng của nhiều yếu

tố bên trong và bên ngoài tổ chức như: chiến lược, công nghệ, thái độ của nhà lãnh đạo và các yếu tố về môi trường bao gồm môi trường vi mô và môi trường vĩ mô.

ii

Danh mục chữ viết tắt

STT chữ viết tắt viết đầy đủ

3 Bảng 2.1.Nguồn lực tài chính của công ty BSC 13

5 Hình 2.4.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty BSC 20

iii Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

1.1.Tổ chức và cơ cấu tổ chức

Tổ chức là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong một hìnhthái cơ cấu nhất định nhằm đạt được những mục tiêu chung đã đề ra trong điềukiện môi trường biến động Mỗi một công ty, một doanh nghiệp, một cơ quan haymột gia đình đều là một tổ chức

Cơ cấu tổ chức là hình thức cấu tạo của tổ chức theo một trật tự xác định mà

ở đó mỗi người đều có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, có quyền hạn và nhữngnhiệm vụ nhất định nhằm bố trí theo những cấp khác nhằm thực hiện những mụctiêu đã xác định

1.2 Vai trò của cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức Cơ cấu tổchức gọn nhẹ, linh hoạt phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thựchiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả

Cơ cấu tổ chức giúp công ty cụ thể hoá những công việc, nhiệm vụ để tạodựng nên các bộ phận chức năng và các phòng ban Nó còn xây dựng nên các mốiquan hệ, các mối liên hệ, quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ giữa các bộ phận,tạo nên một môi trường thuận lợi cho doanh nghiệp thực hiện những mục tiêuchung của tổ chức

Cơ cấu tổ chức là công cụ giúp tổ chức thực hiện những mục tiêu đã đề rathông qua những chiến lược cụ thể

Chiến lược có vai trò định hướng những mục tiêu dài hạn của tổ chức, từ đóđưa ra những phương án hành động và sự phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạtđược những mục tiêu, những định hướng đó Từ đó, có thể thiết kế hay hoàn thiện

cơ cấu tổ chức của công ty giúp công ty đạt được những kế hoạch, mục tiêu đã đềra

Việc xây dựng nên các chiến lược sẽ đòi hỏi mỗi công ty có một cơ cấu tổchức riêng

1.3 Những yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

Không một yếu tố riêng lẻ nào có thể quyết định cơ cấu của một tổ chức.Ngược lại, cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố thuộc về môi trườngbên trong và bên ngoài của tổ chức, với mức độ tác động và ảnh hưởng theo từngtrường hợp Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lí nhằm đưa

ra một mô hình phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất của công ty nhằm đạtđược hiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức quản lí, từ đó thúc đẩy công ty cómột mô hình, một cơ cấu tổ chức phù hợp cho công ty của mình nhằm tăng sức

cạnh tranh của công ty trên thị trường

Các yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến cơ cấu của tổ chức là: chiến lược của công

ty, công nghệ sản xuất, thái độ của các nhà lãnh đạo, năng lực của đội ngũ cán bộtrong công ty và các yếu tố về môi trường bao gồm các yếu tố về môi trường vĩ

mô và môi trường vi mô

Chương 2

THỰC TRẠNG CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC

2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần sản xuất và thương mại BSC

Công ty cổ phần sản xuất và thương mại BSC là một doanh nghiệp hoạt độngtrong lĩnh vực xử lí nước và môi trường, nhập khẩu và phân phối các thiết bị lọcnước tinh khiết R.O, với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực này cùng đội ngũnhân viên có trình đọ chuyên môn kỹ thuật cao, chất lượng sản phẩm tốt đã tạonên thương hiệu BSC

Công ty cổ CPSX và TM SBC đượ sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nộicấp giấy phép đăng ký kinh doanh số 0103011944 vào ngày 26/04/2006 Công tyhoạt động kinh doanh trong những lĩnh vực sau:

Nhập khẩu và phân phối thiết bị lọc nước tinh khiết R.O

Tư vấn thiết kế, thi công hệ thống xử lí nước và môi trường như nước dândụng, nước thải công nghiệp… cho các hộ gia đình, trường học, xí nghiệp và các

cơ quan

Với định hướng đi tiên phong và phát triển lâu dài trong lĩnh vực xử lí nước

và môi trường, trong suốt thời gian qua công ty đã không ngừng nâng cao chấtlượng sản phẩm, áp dụng những công nghệ tiên tiến trên thế giới để mang đến chokhách hàng những sản phẩm tốt nhất

2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

2.2.1 Chiến lược

Chiến lược là những mụch tiêu, những định hướng và những phương ánđược đề ra để thực hiện những mục tiêu đó

Khi mới thành lập, công ty tập trung phát triển và tiêu thụ sản phẩm máy lọcnước R.O tại thị trường Hà Nội, thông qua các chi nhánh và đại lý của công ty trênđịa bàn Do máy lọc nước R.O là sản phẩm mới đối với thị trường nên mục tiêucủa giai đoạn này là mở rộng thị trường để khách hàng tại Hà Nội biết đến nhữnglợi ích mà sản phẩm mang lại cho khách hàng.

Khi thị trường Hà Nội biết đến sản phẩm, tin tưởng sử dụng sản phẩm củacông ty , công ty tập trung tiến hành các dự án cung cấp dây chuyền xử lí nướctinh khiết với công suất lớn cho các trường học, các xí nghiệp trên khắp cả nước.Khi công ty đã có một chỗ đứng vững chắc trên thị trường, công ty tiếp tục

mở rộng thị trường ra các lĩnh vực xử lí nước thải và ô nhiễm nguồn nước cho cácbệnh viện, trường học, khu công nghiệp, khu chế xuất… và đặc biệt chú trọng tớimôi trường của người lao động

Cùng với việc mở rộng thị trường, công ty còn chú trọng vào việc đầu tư sảnxuất với công nghệ cao, đào tạo thêm nhiều đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm

Để thực hiện được những chiến lược đó công ty cần phải có các nhân viên cótay nghề cao để hướng dẫn kỹ thuật sử dụng vận hành các máy móc, theo dõi vàbảo hành các sản phẩm Từ đó xây dựng nên bộ phận kỹ thuật chuyên quản lí toàn

bộ máy móc thiết bị của công ty, đề xuất việc mua sắm những phụ tùng thiết bị,vật tư dùng cho kinh doanh

Công xuất: 10lít/h

Kích thước: 210x370x450mm

Hệ thống lọc nước R.O được hoạt động theo nguyên lí thẩm thấu ngược làcông nghệ cao trong việc xử lí nước sạch, do nhà khoa học Mỹ Oriranjin phátminh năm 1950 và đã được cấp bản quyền sáng chế tại Hoa Kỳ

Hệ thống lọc này là giải pháp công nghệ lọc nước tối ưu nhất, khả năng loại

bỏ hoàn toàn chất có hại cho cơ thể như: thuốc trừ sâu, virus… các chất hoà tan trong nước như: canxi, amoniac, mangan, sắt, chì…

Máy lọc nước tinh khiết R.O tủ INOX

Điện áp: Đâù vào: 220V Đâù ra: 24V/28W

Máy lọc nước R.O làm chất lượng nước trở nên tinh khiết, sạch tiệt trùng,ngọt và uống ngay được Các phương pháp lọc thông thường không thể loại bỏđược chất hoà tan trong nước, những chất này không có giá trị dinh dưỡng mà còngây hại cho các cơ quan nội tạng như gan, mật, thận… Các cơ quan này dễ bị tổnthương, nếu phải chịu độc tố trong suốt thời gian dài do đó dễ mắc bệnh ung thư,sỏi thận

Công nghệ lọc nước R.O đã được ứng dụng thành công trong việc sản xuấtcác thiết bị phục vụ cho ngành y học như máy chạy thận nhân tạo - lọc máu, biếnnước biển thành nước nhạt, lọc nước thải thành nước tinh khiết

Để công ty ngày càng phát triển cần đầu tư nhiều vào yếu tố công nghệ, đặcbiệt là các dây chuyền sản xuất hiện đại, cùng với đó phải đa dạng hoá sản phẩm

để mở rộng thị trường sản xuất chiếm được lòng tin của khách hàng

Trong công nghệ, ngoài việc đầu tư vào sản phẩm thiết bị lọc nước tinh khiếtR.O, công ty cần đầu tư vào vào ngành điện tử viễn thông như là mở các diễn đàntrực tuyến của công ty, thiết lập Blogs viết về các ý kiến phản hồi của khách hàng,tích cực quảng bá các sản phẩm cho công ty thông qua việc tiếp thị, maketting Đểlàm được điều đó cần có một đội ngũ nhân viên thị trường giàu kinh nghiệm, cácnhân viên này sẽ chịu trách nhiệm đi tiếp thị, giao bán sản phẩm, tìm kiếm nguồnhàng và phát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm cho công ty Do vậy công ty sẽthiết lập nên một phòng kinh doanh phối hợp với phòng kỹ thuật để nâng cao côngnghệ, giao bán sản phẩm và thiết lập thị trường

2.2.3 Thái độ lãnh đạo

Lãnh đạo là việc định ra những chủ trương, đường lối, mục đích, tính chất,nguyên tắc hoạt động của một hệ thống hay một công ty trong điều kiện môitrường nhất định Nhà lãnh đạo là người hay tập thể vạch ra các đường lối, mụcđích của công ty và đưa ra các quyết định quản trị

Thái độ của nhà lãnh đạo cấp cao thường ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Cán

bộ quản trị theo phương thức truyền thống thường sử dụng những mô hình cổđiển Họ ít vận dụng các hình thức tổ chức theo ma trận hay mạng lưới Tuy nhiêntrong công ty SBC này cần phải có một nhà lãnh đạo vừa dân chủ vừa phân quyền.Đứng đầu công ty là hội đồng quản trị, các quyết định quan trọng đều phải thôngqua HĐQT, các quyết định này đều có sự thống nhất của ban kiểm soát, giám đốc

và các phòng ban trong công ty

2.2.4 Môi trường vi mô, vĩ mô

Môi trường là một khái niệm dùng để chỉ các yếu tố, các lực lượng, các thểchế tồn tại bên ngoài của tổ chức mà các nhà quản trị khó hoặc không kiểm soátđược nhưng chúng lại ảnh hưởng đến hoạt động và kết quả của tổ chức Nhữngtính chất của môi trường như tính tích cực, tính phức tạp và mức độ thay đổi cóảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Trong điều kiện môi trường phong phú về nguồnlực, đồng nhất và ổn định, tổ chức thường có cơ cấu cơ học, trong đó việc ra quyếtđịnh mang tính tập trung với những chỉ thị, nguyên tắc thể lệ cứng rắn vẫn có thểmang lại hiệu quả cao Việc nghiên cứu môi trường giúp đỡ những nhà quản trị có

thể nhận diện được những cơ hội và mối đe doạ mà môi trường có thể đem lại cho

tổ chức Từ đó mà thiết kế nên cơ cấu tổ chức phù hợp với từng công ty Môitrường bao gồm môi trường vi mô và môi trường vĩ mô

a Môi trường vi mô

Các yếu tố của môi trường vi mô thường tác động một cách trực tiếp đếnhoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức Mỗi một tổ chức đều có một môitrường vi mô đặc thù riêng của mình và các yếu tố của môi trường vi mô thườngđơn lẻ tác động đến mỗi tổ chức Các yếu tố cơ bản của môi trường vi mô đó là:

+ Đối thủ cạnh tranh

+ Khách hàng

+ Nguồn nhân lực bên trong

+ Các cơ quan chính quyền

+ Các nhóm quyền lợi

+ Nhà cung cấp

Nhóm các yếu tố của môi trường vi mô luôn có những tác động trực tiếp đến

sự tồn tại của doanh nghiệp, bởi một doanh nghiệp không thể tồn tại nếu không cóngười tiêu thụ sản phẩm, người cung cấp nguyên vật liệu hay không duy trì được

vị trí cạnh tranh so với đối thủ Đồng thời thông qua việc bảo vệ quyền lợi riêng,các nhóm quyền lợi luôn tìm cách tác động trực tiếp các quyết định quản trị Thêmvào đó, sự can thiệp của các cơ quan chính phủ nhằm duy trì hiệu lực của luậtpháp sẽ có những tác động nhất định, thậm chí có thể làm cho doanh nghiệp phảiđóng cửa

 Đối thủ cạnh tranh

Công ty cổ phần sản xuất và thương mại BSC là một doanh nghiệp hoạt độngtrong lĩnh vực xử lí nước và môi trường, nhập khẩu và phân phối các thiết bị lọcnước tinh khiết R.O nên đối thủ cạnh tranh của công ty là các công ty cùng buônbán và sản xuất các thiết bị lọc nước cụ thể là công ty sản xuất kinh doanh xuấtnhập khẩu trực tiếp máy lọc nước Trường Tiền nhãn hiệu là Pucomtech:

Pucomtech là nhãn hiệu về sản phẩm máy lọc nước đã được công ty TNHHmáy lọc nước Trường Tiền đăng ký độc quyền tại cục sở hữu công nghiệp ViệtNam Pucomtech bao gồm nhiều sản phẩm như:

1 Máy lọc nước uống trực tiếp nóng, nguội, lạnh vỏ nhựa phục vụ

trong công nghiệp và dân dụng

2 Hệ thống xử lí nước giếng, nước đóng chai R.O, nước ô nhiễm

môi trường

3 Hệ thống khử trùng nước bằng nước ozone đèn cực tím

4 Các phụ tùng thay thế và lõi lọc các loại

5 Thiết kế xây dựng các công trình xử lí nước thải, nước công

nghiệp, nước uống đóng trai R.OPucomtech là sản phẩm có công nghệ tiên tiến nhất của Hoa Kỳ, với các hệthống lọc thẩm thấu R.O, Ozone và đèn cực tím diệt khuẩn cho ra nguồn nước tinhkhiết sử dụng được ngay mà không cần nấu chín

Pucomtech hiện đang là nhãn hiệu sản phẩm máy lọc nước được sự tin dùngcủa khách hàng khắp mọi nơi Do vậy Pucomtech hiện đang là đối thủ cạnh tranhlớn nhất của công ty BSC, để có thể cạnh tranh được với công ty Trường Tiềncông ty BSC cần đưa ra những chiến lược cụ thể và cần có những chính sách hợp

lí và để làm được điều này công ty cần có một phòng Maketting chuyên tìm hiểunắm bắt thị trường nắm được những nhu cầu thiết yếu của khách hàng, hơn thếnữa bộ phận này còn phải phối hợp với bộ phận chuyên về tài chính và về kỹ thuật

để có thể sản xuất ra những sản phẩm có công nghệ cao hơn, chất lượng tốt hơn, từ

đó mới có thể cạnh tranh được với các công ty khác

 Khách hàng

Cùng với sự phát triển của công ty, thị trường được mở rộng thì hiện nay sốlượng khách hàng của công ty đã tăng lên rất nhanh Hiện nay, công ty có khoảnghơn 2000 khách hàng Đối với khách hàng của công ty chủ yếu là các trường học,

cơ quan, hộ gia đình và các nhà máy…

Ngoài việc chú trọng tới chất lượng sản phẩm bán ra thị trường, công ty luônquan tâm đến dịch vụ chăm sóc khách hàng Khách hàng sử dụng sản phẩm củacông ty luôn được bảo dưỡng, kiểm tra máy và chất lượng nước định kỳ thông quacác nhân viên kỹ thuật của công ty Nhân viên của công ty sẽ có những tư vấn cầnthiết cho khách hàng để khách hàng có thể khắc phục những khó khăn trong quátrình sử dụng máy

 Nguồn lực bên trong

Công ty cổ phần sản xuất và thương mại BSC luôn có nguồn tài chính ổnđịnh Nguồn tài chính này có đủ khả năng để tiến hành các dự án cung cấp hệ

thống xử lí nước và môi trường cho các cơ quan, xí nghiệp nhà máy và trườnghọc

xã hội Sức trẻ cùng với kinh nghiệm làm việc của mỗi thành viênluôn mang đếntính sáng tạo, lòng nhiệt tình để đảm bảo mọi sản phẩm, dịch vụ chuyển tới taykhách hàng đều thoả mãn mọi nhu cầu của khách hàng

Công ty cổ phần sản xuất và thương mại BSC có đội ngũ cán bộ nhiều nănglực, công nhân kỹ thuật lành nghề, luôn có tinh thần làm việc đoàn kết, nhiệt tình,

sẵn sàng hoàn thành nhiệm vụ trong mọi điều kiện Đây là một trong những yếu tốtác động mạnh đến việc thiết kế cơ cấu tổ chức của công ty.

Thêm vào đó dưới sự chỉ đạo của HĐQT, giám đốc và các phòng ban trongcông ty, công ty đã thực hiên được nhiều dự án lớn và dần chiếm được lòng tin củakhách hàng Một số dự án công ty đã thực hiện đó là:

1 Công ty cổ phần sản xuất rượu bia Việt Nam với dự án “ Lắp đặt dây chuyềnmáy lọc nước tinh khiết phục vụ sản xuất rượu bia.”

2 Viện kỹ thụât hoá sinh và tài liệu nghiệp vụ - TC5 - Bộ công an với dự án “cungcấp dây chuyền sản xuất máy lọc nước tinh khiết các tỉnh miền trung, miền nam.”

3 Công ty cổ phần sản xuất bao bì Việt Thắng khu công nghiệp Ngọc Hồi với dự

án “Cung cấp dây chuyền sản xuất nước tinh khiết phục vụ công nhân xưởng sảnxuất.”

4 Công ty cổ phần thương mại vận tải xây dựng Thăng Long với dự án “ Cungcấp hệ thống xử lí nước thải.”

 Các cơ quan chính quyền

Các cơ quan chính quyền có tác động mạnh mẽ đến việc hình thành nên cơcấu tổ chức của công ty nó bao gồm các cơ quan thuế của nhà nước, các cơ quanchính quyền địa phương

 Các nhóm quyền lợi

Các nhóm quyền lợi bao gồm quyền lợi giữa nhân viên và các nhà lãnh đạo,các nhà quản trị Để tránh được mâu thuẫn này công ty cần có những chính sáchphù hợp với từng đối tượng từng nhân viên khác nhau Như vậy đòi hỏi phải cómột phòng ban luôn quan tâm đến vấn đề này

 Nhà cung cấp

Đối với công ty BSC thì nhà cung cấp về công nghệ thì chủ yếu là các công

ty sản xuất thiết bị và công nghệ ở trong và ngoài nước Còn nhà cung cấp về nhân

sự thì chủ yếu là các trường đại học kinh tế hoặc các trường đại học về kỹ thuật.Việc liên hệ giữa các nhà cung cấp với công ty thì giao cho các phòng ban phụtrách về kỹ thuật và quản lí nhân sự

b Môi trường vĩ mô

Các yếu tố của môi trường vĩ mô thường tác động một cách gián tiếp đếnhoạt động và kết quả của tổ chức Các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực khác nhau

có thể có chung một môi trường vĩ mô, các yếu tố của môi trường vĩ mô có mối