3.Quy trình xây dựng chương trình phúc lợi Bước 1: Thành lập hội đồng xây dựng các chương trình phúc lợi cho người lao động. Thành phần của hội đồng nên gồm: - Giám đốc hoặc một Phó Giám đốc được ủy quyền làm Chủ tịch hội đồng; - Đại diện của bộ phận quản trị nhân lực làm ủy viên thường trực hội đồng. - Các ủy viên hội đồng gốm đại diện người lao động, trưởng phòng tài vụ và một số thành viên khác nếu thấy cần thiết. Bước 2: Nghiên cứu lựa chọn các chương trình phúc lợi. - Xác định các chương trình phúc lợi bắt buộc Tổ chức cần nghiên cứu các văn bản luật và các văn bản quản lý nhà nước có liên quan để xác định các chương trình phúc lợi bắt buộc này. - Xác định các chương trình phúc lợi tự nguyện. Có thể xác định các chương trình phúc lợi tự nguyện bằng cách: + Tham khảo các chương trình phúc lợi tự nguyện ở các tổ chức khác; + Tham khảo các tài liệu viết về phúc lợi tự nguyện. + Tham khảo ý kiến, tìm hiểu nguyện vọng của người lao động và tổ chức đại diện cho họ. Sau khi tổng hợp các ý kiến và các tài liệu, tổ chức sẽ đưa ra một bản danh sách các chế độ phúc lợi có thể triển khai. Tổ chức sẽ cân nhắc lựa chọn các loại phúc lợi cần áp dụng dựa trên khả năng tài chính cho phép và điều kiện về cơ sở vật chất của tổ chức. Bước 3: Xây dựng bản thảo các chương trình phúc lợi và lấy ý kiến tập thể lao động. Dựa trên các chương trình phúc lợi được lựa chọn ở bước 2, tổ chức sẽ xây dựng bản thảo các chương trình phúc lợi và lộ trình thực hiện. Bản thảo này sẽ được gửi đến tập thể lao động ở các bộ phận để lấy ý kiến của người lao động. Trên cơ sở các ý kiến này, tổ chức sẽ có những điều chỉnh phù hợp. Bước 4: Ban hành các chương trình phúc lợi và triển khai thực hiện các chương trình này. Khi đã đạt được sự thống nhất ý kiến với người lao động, tổ chức chính thức ban hành các chương trình phúc lợi và phân công nhiệm vụ triển khai các chương trình này cho các cá nhân và bộ phận có liên quan. - Việc xây dựng các chương trình phúc lợi phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như các dịch vụ trợ cấp, nhu cầu của người lao động, các chế độ bảo hiểm xã hội và không thể thiếu 1 phần quan trọng đó là khả năng tài chính của Doanh nghiệp. Vì vậy việc xây dựng và lựa chọn các chương trình phúc lực cần phải được lựa chọn, xem xét một cách chính xác và hợp lý. Cần phải xây dựng chương trình phúc lợi rõ ràng có cơ sở dựa trên nội quy, quy định của Doanh nghiệp và chính sách Pháp luật để đề ra những chính sách phúc lợi đảm bảo công bằng tránh thiên vị để không xảy ra tình trạng bất bình đẳng giữa các nhân viên trong doanh nghiệp. Nếu việc xây dựng chương trình phúc lợi bất hợp lý và không công bằng sẽ có thể làm triệt tiêu động lực lao động 4. Quản lý chương trình phúc lợi: Việc quản lý chương trình phúc lợi do bộ phận quản trị nhân lực đảm nhận, việc chi trả do bộ phận kế toán – tài vụ phụ trách. Bộ phận quản trị nhân lực có vai trò tư vấn cho lãnh đạo về việc xây dựng, thực hiện và quản lý các chương trình phúc lợi và dịch vụ được cung cấp. Bộ phận kế toán tài vụ có nhiệm vụ trực tiếp thực hiện chi trả và thực hiện các báo cáo tài chính liên quan đến việc cho trả các chương trình phúc lợi. Việc quản lý các chương trình phúc lợi đòi hỏi: - Phải kiểm soát chặt chẽ các khoản chi, đảm bảo chi đúng và chi đủ, tránh bội chi. Phải tiến hành theo dõi và hạch toán chi phí thường xuyên. - Cần có điều chỉnh kịp thời nếu phát hiện các bất hợp lý trong chương trình phúc lợi. Việc phát triển các điểm bất hợp lý có thể thông qua việc đối thoại với nhân viên, điều tra xã hội học, tham khảo kinh nghiệm của các tổ chức khác v.v - Công khai các thông tin này cho nhân viên được biết. -Phải quản lý thông tin thông suốt: Duy trì việc trao đổi thông tin giữa người lao động và người sử dụng lao động về những lợi ích mà hai bên thu được, đánh giá những điểm mạnh và điểm yếu của từng chương trình, cùng nhau tìm ra biện pháp để khắc phục các điểm yếu. 5. Đánh giá hiệu quả chương trình phúc lợi: • Cần có sự đánh giá hiệu quả thực hiện chương trình phúc lợi kịp thời theo nhưng tiêu chí thích hợp. Cần phát hiện sớm những sasi sót để kịp thời điều chỉnh.Tổ chức thực hiện đánh giá chương trình phúc lợi hằng năm • Thông thường hàng năm, tổ chức phải đánh giá hiệu quả thực hiện của các chương trình phúc lợi Mục tiêu của việc đánh giá là tìm ra những điểm mạnh của các chương trình phúc lợi để tiếp tục phát huy và nhưng điểm bất hợp lý để có chương trình khắc phục • Nếu nhân viên thực sự hài lòng với các chương trình phúc lợi thì chứng tỏ tổ chức đã lựa chọn đúng. Còn nếu chỉ số hài long thấp thì tổ chức cần xem xét lại chương trình • Việc đánh giá bao gồm: o Tạo các đợt khảo sát ý kiến nhân viên về chất lượng của chương trình phúc lợi o Tham gia khảo sát ý kiến trực tuyến trên hệ thống. o Tổng hợp kết quả ý kiến, từ đó làm căn cứ để cải tiến chất lượng cho các chương trình phúc lợi tiếp theo. 6. Mối quan hệ giữa chương trình quản lý phúc lợi với công tác quản trị nhân lực: Không chỉ đặt ra mục tiêu nâng cao năng suất lao động, duy trì mức sống vật chất tinh thần cho người lao động mà doanh nghiệp còn kỳ vọng ở chương trình phúc lợi đem lại cho người lao động thấy được phong cách lãnh đạo của người chủ sử dụng lao động tạo mối quan hệ tốt đẹp hơn góp phần xây dựng nền văn hóa lành mạnh phát triển bền vững. Mục đích của quản trị nhân lực là nhằm thu hút, duy trì, giữ gìn, phát triển đội ngũ lao động đặc biệt là lao động có chất lượng cao, các hoạt động của công tác quản trị đều hướng về mục tiêu đó. Quản lý lao động tốt thì người lao động sẽ tự giác tuân thủ các quy định mà ko cần dùng bất kỳ chế định ép buộc nào cả, chính phúc lợi góp phần vào quá trình từng bước nâng cao tính tự giác của người lao động trong tổ chức quản lý tốt chương trình phúc lợi góp phần cho công tác quản trị đạt hiệu quả cao, góp phần nâng cao quan hệ lao động bền vững trong doanh nghiệp đồng thời hạn chế bất bình và kỷ luật lao động cũng như đảm bảo an toàn sức khỏe cho nhân viên . . lao động 4. Quản lý chương trình phúc lợi: Việc quản lý chương trình phúc lợi do bộ phận quản trị nhân lực đảm nhận, việc chi trả do bộ phận kế toán – tài vụ phụ trách. Bộ phận quản trị nhân lực. của quản trị nhân lực là nhằm thu hút, duy trì, giữ gìn, phát triển đội ngũ lao động đặc biệt là lao động có chất lượng cao, các hoạt động của công tác quản trị đều hướng về mục tiêu đó. Quản. lượng cho các chương trình phúc lợi tiếp theo. 6. Mối quan hệ giữa chương trình quản lý phúc lợi với công tác quản trị nhân lực: Không chỉ đặt ra mục tiêu nâng cao năng suất lao động, duy trì mức