Hoàn thiện quy trình xử lý nội dung thông tin phục vụ phát triển khoa học giáo dục tại Viện chiến lược và chương trình Giáo dục

Hoàn thiện quy trình xử lý nội dung thông tin phục vụ phát triển khoa học giáo dục tại Viện chiến lược và chương trình Giáo dục

phần mở đầu

1 Sự cần thiết của đề tài

Thông tin đóng vai trò hết sức quan trọng trong đời sống xã hội, quátrình phát triển của xã hội nếu xét trên phơng diện thông tin thì đó chính là

sự chuyển giao thông tin từ thế hệ này sang thế hệ khác Xã hội càng pháttriển thì thông tin càng phong phú, đa dạng và nhu cầu tin của ngời dùng tincũng khác nhau ở mỗi lĩnh vực, ngành nghề riêng Để phục vụ nhu cầu tincho ngời dùng tin đạt hiệu quả cao và kịp thời thì các cơ quan thông tin- thviện phải thu thập, xử lý, lu trữ, bổ sung nguồn tin một cách hợp lý với đối t-ợng mà mình phục vụ

Mặt khác các cơ quan chức năng cũng cần nhận thức đúng tầm quantrọng của công tác thông tin th viện Trong hoạt động nghiên cứu và quản lý,công tác này phải đi trớc một bớc, trớc khi đa ra một quyết định hay một đềtài nghiên cứu Trong hoạt động nghiên cứu, nếu công tác thông tin làm tốtchức năng của mình thì sẽ giúp cho cán bộ nghiên cứu định hớng và tiếtkiệm rất nhiều thời gian để su tầm, tìm thông tin t liệu Muốn vậy, các cơquan thông tin - th viện không phải chỉ cần có số lợng sách đầy đủ, t liệu đợc

bổ sung dới nhiều dạng khác nhau nh giấy, tài liệu điện tử đợc bảo quản lutrữ tốt mà còn phải phát huy đợc giá trị sử dụng của các nguồn tin đó Mục

đích chính là tạo điều kiện thuận lợi cho ngời dùng tin trong việc lựa chọntìm đọc các thông tin có giá trị và phù hợp với yêu cầu của mình

Để đảm bảo phổ biến sử dụng thông tin có hiệu quả đòi hỏi các cơquan thông tin - th viện phải có quy trình xử lý thông tin nói chung và nộidung thông tin nói riêng hợp lý và hiệu quả Tuy nhiên, để đạt đợc quy trình

nh vậy là công việc không dễ dàng, đòi hỏi phải có sự nghiên cứu tỉ mỉ trênmọi phơng diện (đối tợng ngời dùng tin, nhu cầu tin, các công cụ, các phơngpháp và kinh nghiệm thực tế trong hoạt động của các cơ quan thông tin thviện)

Viện Chiến lợc và Chơng trình Giáo dục là cơ quan nghiên cứu vềkhoa học giáo dục, là nơi đào tạo và bồi dỡng cán bộ có trình độ sau đại học

về khoa học giáo dục, phối hợp công tác nghiên cứu khoa học giáo dục vớicác tổ chức trong nớc và nớc ngoài, giúp đỡ phong trào nghiên cứu khoa họcgiáo dục của cán bộ và giáo viên trong ngành giáo dục Công tác thông tin t

liệu th viện là một hoạt động không thể thiếu trong các hoạt động của ViệnChiến lợc và Chơng trình Giáo dục.

Để làm chủ đợc một tập hợp khổng lồ các tri thức về khoa học giáodục, các sản phẩm khoa học giáo dục, đòi hỏi phải có một kho lu trữ và mộtquy trình xử lý thông tin phù hợp Đặc biệt trong giai đoạn đổi mới giáo dụchiện nay, nhu cầu tin khoa học ngày càng đa dạng, thay đổi theo tình trạngkiến thức của ngời dùng tin và có một nét chung là các thông tin nhận đợcphải thích hợp và kịp thời, có chất lợng cao Do đó quy trình xử lý nội dungthông tin tại Viện Chiến lợc và Chơng trình Giáo dục đóng một vai trò rấtquan trọng

Là một sinh viên có thời gian thực tập tại Trung tâm Thông tin- Thviện Viện Chiến lợc và Chơng trình Giáo dục, tôi mạnh dạn lựa chọn vấn đề:

“Hoàn thiện quy trình xử lý nội dung thông tin phục vụ phát triển khoa học giáo dục tại Viện Chiến lợc và Chơng trình Giáo dục” làm đề tài

khoá luận tốt nghiệp của mình Với đề tài này, tôi mong muốn vận dụngnhững kiến thức đã học đóng góp một phần nhỏ bé vào việc hoàn thiện quytrình xử lý nội dung thông tin tại Viện Chiến lợc và Chơng trình Giáo dục đểnâng cao chất lợng hoạt động thông tin- th viện của Viện

2 Mục đích nghiên cứu của khoá luận

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng quy trình xử lý nội dung thông tincủa Trung tâm Thông tin – Th viện Viện Chiến lợc và Chơng trình Giáodục, đề xuất một số biện pháp nhằm khắc phục những khó khăn về mặt ngônngữ, về khoảng cách giữa ngời dùng tin và thông tin để hoàn thiện quy trình

xử lý nội dung thông tin tại Viện

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

 Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin -Th viện

 Nghiên cứu ngời dùng tin và nhu cầu tin khoa học giáo dục

 Nghiên cứu thực trạng quy trình xử lý nội dung thông tin tại Trung tâm Thông tin-Th viện

 Đề xuất các biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý nội dung thông tin

4 Phơng pháp nghiên cứu

 Phơng pháp phân tích và thống kê phiếu yêu cầu của ngời dùng tin

 Phơng pháp phân tích và tổng hợp tài liệu, t liệu

 Phơng pháp quan sát trực tiếp, tìm hiểu, đúc kết trong quá trình học

Chơng I Giới thiệu về trung tâm thông tin – th th viện viện

chiến lợc và chơng trình giáo dục

1 Tổng quan về viện chiến lợc và chơng trình giáo dục

Viện Chiến lợc và Chơng trình Giáo dục(CL&CTGD) thuộc Bộ giáodục và Đào tạo, là cơ quan nghiên cứu quốc gia về chiến lợc và chơng trìnhgiáo dục, đợc thành lập theo Nghị định số 85/2003/NĐ - CP ngày 18 tháng 7năm 2003 của Chính phủ và Quyết định số 4218- QĐ - BGD&ĐT - TCCBngày 11 tháng 8 năm 2003 của Bộ trởng Bộ Giáo dục và Đào tạo trên cơ sở

tổ chức lại hai viện Khoa học Giáo dục và Nghiên cứu Phát triển Giáo dục,nhằm kế thừa và phát triển kết quả hoạt động nghiên cứu về giáo dục đápứng nhu cầu phát triển kinh tế – xã hội của đất nớc

Viện CL&CTGD đợc tổ chức lại từ hai Viện, điều này đã khẳng định

đợc vị trí, vai trò to lớn của Viện trong xã hội, đã xác định chức năng, nhiệm

vụ nặng nề nhng rất đáng tự hào trong sự nghiệp đổi mới kinh tế nói chung

và cải cách nền giáo dục nói riêng của đất nớc

Viện có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức nh sau:

cho các bậc học, cấp học và các trình độ đào tạo của hệ thống giáo dụcquốc dân và các loại hình học tập khác trong xã hội.

 Đào tạo và phối hợp đào tạo, bồi dỡng các cán bộ có trình độ sau đại học

về khoa học, chuyên gia cho các chuyên ngành giáo dục

 T vấn về luận cứ khoa học trong việc hoạch định chiến lợc, chính sáchgiáo dục, phát triển chơng trình, nâng cao chất lợng giáo dục phù hợp vớinhu cầu phát triển kinh tế- xã hội của đất nớc

b Nhiệm vụ

 Xây dựng kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm về nghiên cứu, ứngdụng, triển khai, trong lĩnh vực chiến lợc phát triển giáo dục và chơngtrình giáo dục trình Bộ trởng phê duyệt

 Tổ chức nghiên cứu các chơng trình, dự án và đề tài nghiên cứu thuộc lĩnhvực KHGD

 Chủ trì tổ chức nghiên cứu, ứng dụng, triển khai, thực nghiệm các đề án,

dự án và các đề tài nghiên cứu

 Phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan nghiên cứu và vận dụng cácquan điểm, chủ trơng, nghị quyết để xây dựng, phát triển chiến lợc vàchơng trình giáo dục nhằm hoàn thiện mục tiêu giáo dục, nâng cao dântrí, bồi dỡng nhân tài, đào tạo nhân lực phục vụ sự nghiệp công nghiệphoá, hiện đại hoá (CNH-HĐH) đất nớc

 Nghiên cứu thiết kế mục tiêu, kế hoạch, nội dung, chơng trình, phơngpháp, các hình thức tổ chức đào tạo bồi dỡng đội ngũ giáo viên cho giáodục mầm non, giáo dục phổ thông, giáo dục trung học chuyên nghiệp,giáo dục trẻ khuyết tật và xây dựng chơng trình giáo dục trung họcchuyên nghịêp, cao đẳng, đại học và sau đại học

 Phối hợp các cơ sở nghiên cứu khoa trong và ngoài ngành với các đơn vịthuộc Bộ trong việc nghiên cứu xây dựng tài liệu, học liệu phục vụ giảngdạy và học tập

 Đào tạo và phối hợp đào tạo sau đại học các lĩnh vực nghiên cứu thuộcViện

 Thu thập, lu trữ, xử lý, phổ biến và cung cấp thông tin trong và ngoài nớc

về chiến lợc phát triển giáo dục phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảngdạy, chỉ đạo và quản lý giáo dục của ngành

 Thực hiện các hoạt động t vấn, dịch vụ công về nghiên cứu, đào tạo, bồi dỡng

và thông tin khoa học giáo dục theo nhu cầu của các tổ chức, cá nhân

 Thực hiện hợp tác quốc tế nghiên cứu về chiến lợc và chơng trình giáo dục

 Thực nghiệm và tổ chức thực nghiệm theo kế hoạch nghiên cứu đã đợcphê duyệt

 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trởng phân công

c Cơ cấu tổ chức

Viện gồm có 10 đơn vị nghiên cứu triển khai nh sau:

Trung tâm Thống kê và Dự báo Giáo dục

Trung tâm Nghiên cứu Khoa học về Chiến lợc và Chơng trình Giáo dục Trung tâm Nghiên cứu Chiến lợc và Phát triển Chơng trình Giáo dục Mầm non Trung tâm Nghiên cứu Chiến lợc và Phát triển Chơng trình Giáo dục Phổ thông Trung tâm Nghiên cứu Chiến lợc và Phát triển Chơng trình Giáo dục khôngchính quy

Trung tâm Nghiên cứu Chiến lợc và Phát triển Chơng trình Giáo dục Trunghọc chuyên nghiệp, Đại học và sau Đại học

Trung tâm Nghiên cứu Chiến lợc và Phát triển Chơng trình Giáo dụcChuyên biệt

Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Học liệu và Thiết bị dạy học

Trung tâm Đào tạo và Bồi dỡng

Cơ sở Thực nghiệm Giáo dục

 Phòng Kế toán- Tài vụ

Ngoài các Trung tâm và các phòng, Viện còn có 3 đơn vị thông tin khoa học là:

- Tạp chí Thông tin Khoa học giáo dục

- Tạp chí Phát triển giáo dục

- Trung tâm Thông tin – Th viện

2 Tổng quan về Trung tâm Thông tin – th Th viện

Trong bối cảnh mới của đất nớc và thế giới đang đặt ra những yêu cầuhoàn toàn mới nên hoạt động thông tin là không thể thiếu đợc Vì thế ViệnCL&CTGD đã sớm tổ chức hoạt động thông tin khoa học bằng việc thànhlập Trung tâm Thông tin – Th viện( TTTT-TV), với mục đích nâng cao chấtlợng hoạt động của Viện

a Chức năng, nhiệm vụ của TTTT-TV Viện CL&CTGD

Trung tâm Thông tin – Th viện là đơn vị trực thuộc của ViệnCL&CTGD, có chức năng thực hiện công tác thông tin t liệu, th viện, in ấn,xuất bản, cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý giáo dục, nghiên cứukhoa học giáo dục và đào tạo bồi dỡng cán bộ và chuyên gia giáo dục Cụ thểTrung tâm có các chức năng và nhiệm vụ sau:

 Xây dựng, tổ chức và quản lý th viện với t cách là Th viện Khoa học Giáodục Trung ơng của ngành, tổ chức phục vụ cán bộ nghiên cứu và quản lýgiáo dục, các nghiên cứu sinh và các học viên cao học, phục vụ việc đọcsách báo về giáo dục cho cán bộ trong Viện, trong và ngoài ngành

 Thu thập, bảo quản, xử lý, phổ biến các thông tin về giáo dục và KHGDcủa nớc ta và các nớc trên thế giới dới dạng các th mục, bản tin, tổngluận, tổng thuật, nhầm phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, giảng dạy

và quản lý chỉ đạo của ngành về giáo dục các bộ môn

 Su tầm, bảo quản các t liệu lịch sử về giáo dục, các sách báo về giáo dụctrong các thời kỳ xây dựng và phát triển giáo dục của nớc ta, các côngtrình nghiên cứu, các luận văn thạc sĩ, các luận án tiến sĩ về KHGD củacán bộ trong Viện CL&CTGD

 Biên soạn và xuất bản các bản tin khoa học giáo dục phục vụ nhu cầu tincho cán bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy và quản lý giáo dục trong vàngoài ngành

 Trao đổi ấn phẩm về các loại hình thông tin khoa học giáo dục và kinhnghiệm nghiệp vụ thông tin khoa học với các cơ quan thông tin khác, các

Th viện Khoa học giáo dục của các Viện Hàn lâm và các Viện nghiên cứukhoa học, của các nớc khác và các tổ chức quốc tế theo quy định của Nhànớc và Bộ giáo dục

b Cơ cấu - Tổ chức

Trung tâm Thông tin-Th viện Viện CL&CTGD đã nhận thức đầy đủ vàsâu sắc về công tác phục vụ thông tin cho ngời dùng tin Đây là khâu công

tác có ý nghĩa cực kì quan trọng trong việc nâng cao chất lợng nghiên cứukhoa học và đào tạo của Viện TTTT-TV Viện CL&CTGD đã tổ chức theomô hình thông tin hiện đại gồm hai phòng: Phòng thông tin và phòng th viện.Mỗi phòng đều có chức năng và nhiệm vụ khác nhau song có mối quan hệ hỗtrợ lẫn nhau.

Phòng th viện, cán bộ đều có trình độ đại học về chuyên ngành th viện

Phòng Th viện thờng làm những công việc nh sau:

- Bổ sung sách, báo, tạp chí

- Xử lý kĩ thuật tài liệu

- Tổ chức kho và bảo quản tài liệu

- Phục vụ thông tin- t liệu theo các yêu cầu bạn đọc

- Xây dựng bộ máy tra cứu

- Quản trị cơ sở dữ liệu(CSDL) các tài liệu dạng sách

Để nguồn tài liệu trong th viện ngày càng phong phú về mặt nội dungcũng nh loại hình, th viện cần phải bổ sung kịp thời, đầy đủ chính xác vốn tàiliệu liên quan đến quản lý nhà nớc Muốn vậy, phải xác định hình thức bổ sungtài liệu theo nhu cầu của ngời dùng tin là rất cần thiết cho nên phải:

+ Xác định tài liệu “hạt nhân” cần bổ sung, cập nhật và hình thức bổsung, cập nhật đối với từng loại tài liệu, từng bộ tài liệu

+ Tránh bổ sung cập nhật trùng lặp, xây dựng kế hoạch bổ sung, cậpnhật cho từng giai đoạn

Phòng thông tin: có 5 cán bộ trong đó có 2 cử nhân và 3 thạc sỹ, chịutrách nhiệm các công việc khác nhau

Các tài liệu, giáo trình do cán bộ nghiên cứu tại Viện biên soạn, nhữngtài liệu thu thập đợc viết bằng tiếng nớc ngoài, có thể dịch nguyên văn hoặc

lợc dịch, sau đó tóm tắt, tổng luận nguồn tin lại làm nguyên liệu cung cấpthông tin theo yêu cầu và xuất bản các loại ấn phẩm.

Phòng thông tin chia ra thành hai nhóm:

+ Nhóm xử lý tài liệu nớc ngoài

+ Nhóm xử lý tài liệu trong nớc

Với các công việc nh sau:

Làm bản tin khoa học giáo dục hàng tháng

Làm CSDL các bản tin theo chuyên đề

Làm các bản tin theo chuyên đề

Tổng luận, tổng thuật, dịch thuật

Khai thác thông tin- t liệu trên mạng

Cung cấp thông tin theo yêu cầu

Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức bộ máy TTTT-TV Viện Chiến lợc và Chơng trìnhGiáo dục

3 ngời dùng tin và nhu cầu tin khoa học giáo dục

3.1 Ngời dùng tin Khoa học giáo dục

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và công nghệ,quá trình bùng nổ thông tin cũng đang diễn ra trên phạm vi toàn cầu Con

Giám đốc và PhóGiám đốc TTTT-TVViện CL&CTGD

Nhómphụcvụbạn

đọc

Nhóm

xử lýkỹthuật

Nhóm

tổ chức kho

ngời với những nhu cầu tin ngày càng phong phú đa dạng có những tác độngkhông nhỏ tới các cơ quan thông tin.

Có thể nói việc thoả mãn nhu cầu tin là yếu tố quyết định sự phát triểncủa TTTT-TV Vì vậy ngời dùng tin(NDT) và nhu cầu tin tại ViệnCL&CTGD luôn đợc đặt lên hàng đầu

Ngời dùng tin là yếu tố cơ bản giữ vai trò quan trọng trong hệ thốngthông tin Xuất phát điểm của hệ thống thông tin là NDT và họ cũng chính

là nhân tố cuối cùng để đánh giá chất lợng của hệ thống

Nếu không có yếu tố NDT lu chuyển thông tin không thể thực hiện

đ-ợc NDT nh một mắt xích đảm bảo tuần hoàn của thông tin Họ vừa là kháchhàng để tiếp nhận thông tin vừa là ngời sản sinh ra thông tin mới Một mặt

họ là ngời đa thông tin vào thực tế sản xuất, mặt khác họ làm cho thông tingiàu có hơn

Tóm lại NDT là một bộ phận thiết yếu, một yếu tố năng động, là cơ

sở cho việc định hớng cách thức xử lý thông tin để thúc đẩy hoàn thiện vàphát triển hoạt động của các cơ quan nói chung và TTTT-TV Viện Chiến lợc

và Chơng trình Giáo dục

Ngời dùng tin trong lĩnh vực Khoa học giáo dục trớc hết là những ngờicông tác trong ngành giáo dục hoặc những ngời có nhu cầu thông tin liênquan đến lĩnh vực giáo dục Căn cứ vào tính chất công việc nên Viện Chiến l-

ợc và Chơng trình Giáo dục đã chia ra các nhóm NDT nh sau:

a Ngời dùng tin là cán bộ nghiên cứu Khoa học giáo dục

Họ là những ngời có trình độ học vấn cao, lao động của họ là lao độngsáng tạo, cho nên sản phẩm chuyên môn của họ là kết quả nghiên cứu khoahọc, phát minh, sáng chế Khác với ngời dùng tin là cán bộ quản lý, nhữngngời nghiên cứu thờng có nhiều thời gian và điều kiện tìm tin,khai thácnhững thông tin mà họ cần Mặt khác, họ có thể sử dụng đợc dễ dàng các ph-

ơng tiện, thiết bị hiện đại để truy cập thông tin

Nhu cầu tin của nhóm ngời này là những thông tin có độ chính xáccao, những thông tin có tính hệ thống Đối với họ những kênh thông tin phihình thức nh: Hội thảo, hội nghị, trao đổi khoa học rất có ích Đặc biệt họcần những thông tin nớc ngoài

b Ngời dùng tin là giáo viên, cán bộ giảng dạy trong ngành giáo dục:

Nhìn chung nhóm ngời dùng tin này có quan hệ mật thiết với nhómngời dùng tin là cán bộ nghiên cứu khoa học, bởi lẽ đa số cán bộ giảng dạy

đều tham gia vào hoạt động nghiên cứu khoa học Tuy nhiên, trong lĩnh vựcgiảng dạy thông tin cần thờng xuyên đợc cập nhật và mang tính hệ thốnghơn Đặc biệt nhóm ngời dùng tin này rất cần các thông tin về phơng phápgiảng dạy tiên tiến trong nớc và trên thế giới để tăng sự hấp dẫn của bàigiảng, nâng cao hiệu quả trong lĩnh vực KHGD

c Ngời dùng tin làm công tác quản lý:

Đặc điểm lao động của nhóm NDT này là việc ra quyết định Nhữngquyết định sẽ đem lại thành công hay thất bại của nhà quản lý, ảnh hởng trựctiếp và tác động bớc đầu đến đờng lối, chủ trơng trong lĩnh vực khoa họcgiáo dục

Vì thế họ cần những thông tin chung về xu hớng phát triển giáo dục,

về cải cách giáo dục, những thông tin có tính chất thống kê, tổng kết kinhnghiệm

Với nhóm ngời dùng tin này, họ vừa là NDT, vừa là chủ thể của hoạt

d Ngời dùng tin là các nghiên cứu sinh, học sinh, sinh viên:

Nhu cầu tin của nhóm ngời này rất đa dạng, họ cần tất cả những thôngtin liên quan đến học tập, nghiên cứu, tham khảo Do đó, họ cần những thôngtin rất chi tiết, cụ thể hoặc thông tin thô Những thông tin họ cần không đòihỏi khắt khe nh những nhóm ngời dùng tin khác mà chỉ cần thông tin có tínhthiết thực cao, dễ đọc, dễ hiểu và dễ suy luận Nhóm ngời dùng tin này cầncác tài liệu nh sách giáo khoa, sách tra cứu, báo tạp chí về KHGD nhằmphục vụ cho việc học tập, làm đồ án tốt nghiệp, luận văn

Ngoài những nhóm ngời dùng tin trên Viện CL&CTGD còn có nhữngngời dùng tin là những cán bộ nghiên cứu khoa học ngoài ngành

3.2 Nhu cầu tin Khoa học Giáo dục:

Nhu cầu tin của con ngời rất phong phú, đồng thời luôn có tính xã hội

và tính lịch sử Nhu cầu tin này đợc hình thành trên cơ sở nhiều nguyên nhânkhác nhau, trong đó có những nguyên nhân từ bản thân sự phát triển của xãhội, sự phát triển của nền kinh tế, có những nguyên nhân từ nhu cầu pháttriển của con ngời với t cách là thành viên của xã hội

Mặt khác, con ngời thông qua hoạt động của mình tạo ra đợc thông tinthì họ cần đợc cung cấp thông tin, hay cụ thể hơn nhu cầu tin của họ cần đợcthoả mãn Các TTTT-TV có chức năng đảm bảo thông tin, thoả mãn nhu cầutin không chỉ trên cơ sở các tài liệu có trong cơ quan mình Con ngời trên cơ

sở sử dụng nguồn thông tin đã có lại tạo ra thông tin mới Do vậy nguồnthông tin không ngừng đợc gia tăng Đó là một chu trình liên tục và khôngngừng phát triển Và cũng vì thế nhu cầu tin của ngời dùng tin ngày càng giatăng và đa dạng

Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan đối với thông tin của cá nhân, tậpthể hoặc nhóm xã hội bảo đảm duy trì và thực hiện các hoạt động nhận thức

và thực tiễn Nhu cầu tin là một loại nhu cầu tinh thần của con ngời và mangtính xã hội

Thông tin không chỉ là chất liệu trong nghiên cứu khoa học mà còn làyếu tố quan trọng cho việc nghiên cứu và giảng dạy, xây dựng và phát triển

Đối với cán bộ nghiên cứu và giảng dạy ở Viện CL&CTGD việc thu thậpthông tin, đọc sách và nghiên cứu tài liệu chiếm một khoảng thời gian khôngnhỏ trong quỹ thời gian của họ Trình độ học vấn chung của những ngờidùng tin ở Viện CL&CTGD là rất cao Nhu cầu tin của họ rất phong phú và

đa dạng với nhiều lĩnh vực khoa học khác nhau: khoa học tự nhiên, khoa họcxã hội đặc biệt với nhu cầu tin chuyên sâu trong lĩnh vực khoa học và giáodục

Đối với nhà nghiên cứu khoa học, thời gian nghiên cứu rất lớn, họ tựtìm tin qua việc đọc sách, báo tạp chí, tài liệu Trình độ ngoại ngữ của họrất tốt nên có thể sử dụng những tài liệu bằng tiếng nớc ngoài Họ phải nắmbắt đợc những thông tin về KHGD trong và ngoài nớc Họ không những phảihiểu rõ hiện trạng giáo dục văn hoá mà còn phải hiểu rõ nền giáo dục củacác nớc trong khu vực và trên thế giới

Qua tổng kết phiếu về nhu cầu thông tin của cán bộ nghiên cứu tạiViện CL&CTGD thì nội dung thông tin mà họ quan tâm là:

.Thông tin số liệu thống kê về giáo dục của Việt Nam và các nớc trên thế giới Chiến lợc và phơng pháp dạy học các cấp học và các môn học.

Phơng pháp luận nghiên cứu khoa học giáo dục

Xu hớng giáo dục trên thế giới

Quản lý giáo dục và nhà trờng

Những vấn đề lý luận dạy học, lý luận giáo dục

Sách giáo khoa, nội dung chơng trình kế hoạch giảng dạy, hớng dẫn giáo viên Các vấn đề tâm lý học, sinh lý học lứa tuổi

Các vấn đề giáo dục mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, phổ thông trung học

Nhìn chung nhu cầu tin về giáo dục và KHGD là loại nhu cầu chiếmhàng đầu trong Viện CL&CTGD

Xu hớng, thành tựu giáo dục trong nớc cũng là một nội dung thông tin

mà nhiều ngời dùng tin ở Viện quan tâm Nắm đợc thành tựu trên các mặtgiáo dục trong nớc có ý nghĩa đánh giá đợc sự phát triển của nền giáo dục n-

ớc nhà Những kinh nghiệm để đạt đợc thành tựu đó là những thông tin cầnthiết cho công tác quản lý và nghiên cứu

Nhu cầu tin của ngời dùng tin ở Viện CL&CTGD khá phong phú vàchuyên sâu Điều này phản ánh xu thế chung về nhu cầu tin của ngời dùngtin tại các cơ quan thông tin chuyên ngành ở nớc ta đang trên đờng đổi mới.Nhu cầu tin của ngời dùng tin ở Viện vừa có chiều sâu vừa có bề rộng, đặcbiệt có xu hớng biến động không ngừng Nắm vững đặc điểm nhu cầu tin làyếu tố quan trọng trong việc tăng cờng hoạt động thông tin ở Viện, góp phầntích cực vào việc nâng cao chất lợng của TTTT-TV Viện CL&CTGD, đápứng nhu cầu của đất nớc trong giai đoạn mới

Vì nhu cầu tin phong phú và đa dạng nên không một TTTT-TV độclập nào có thể giải đáp đợc hết yêu cầu thông tin của ngời dùng tin trên địabàn của mình, điều này có nghĩa là các TTTT-TV cần phải có sự liên kết, t-

ơng trợ lẫn nhau về nghiệp vụ để có thể chia sẻ nguồn lực thông tin góp phầnlàm giàu thêm nguồn lực thông tin quốc gia

4 Nguồn tin của TTTT-TV

Nguồn lực thông tin là một khái niệm phản ánh một phần kết quả hoạt

động, sáng tạo của con ngời Một bộ phận tiềm lực thông tin đợc kiểm soát,

đợc tổ chức, thông qua đó ta dễ dàng truy cập, khai thác và sử dụng chúng,phục vụ mục tiêu phát triển của con ngời, của xã hội.

Đối với các quốc gia còn nghèo nh nớc ta, việc tập trung nguồn tin vàtăng cờng quan hệ trao đổi tài liệu là hai biện pháp quan trọng nhằm bổ sung

và khai thác tối đa nguồn lực thông tin

Để làm đợc điều này, các TTTT-TV không thể chỉ bổ sung tài liệu mộtcách ồ ạt mà phải tiến hành kiểm kê vốn tài liệu tại kho để tránh bổ sungtrùng lặp và phải xác định tài liệu hạt nhân cần bổ sung

Trong giai đoạn CNH-HĐH đất nớc, đổi mới giáo dục là yêu cầu cấpthiết, do đó nhu cầu thông tin KHGD ngày càng tăng nhanh Đó không chỉ làyêu cầu từ các đối tợng ngời dùng tin trong Viện, mà còn các đối tợng ngờidùng tin khác trong nớc và các đối tợng là nghiên cứu sinh nớc ngoài về giáodục

Nguồn tin tại Viện CL&CTGD bao gồm: các văn bản pháp quy tronglĩnh vực giáo dục, các loại sách báo, tạp chí và đặc biệt là các luận văn,luận án (thạc sỹ, tiến sỹ), các kết quả nghiên cứu khoa học trong lĩnh vựcgiáo dục và đào tạo, các ấn phẩm thông tin, sách báo tạp chí trong khu vực

và trên thế giới về lĩnh vực giáo dục Cụ thể nh sau:

 Về sách: tổng số sách có gần 40.000 cuốn

Sách chuyên khảo về giáo dục chiếm 47%

Sách giáo khoa, chơng trình, giáo trình chiếm 50%

Sách tra cứu, từ điển chiếm 3%

Th viện chia ra làm hai kho sách:

Kho sách tiếng Việt

Kho sách tiếng nớc ngoài Trong đó có: kho sách tiếng Anh, khosách tiếng Nga

Mặc dù vốn sách tại th viện Viện CL&CTGD thực sự cha đầy đủ, mộtphần là do kinh phí bổ sung hàng năm còn hạn hẹp Nhng vốn sách đó cũngphần nào đáp ứng đợc yêu cầu của cán bộ nghiên cứu và cán bộ quản lý ởViện nói chung và của đông đảo các nhà nghiên cứu

 Về tạp chí: th viện có hơn 100 tên tạp chí trong đó có 107 tên tạp chí Tiếng Việt và 8 tên tạp chí nớc ngoài nh: Tiếng Anh, Tiếng Nga, Tiếng

Đức

Trong số các tạp chí có tạp chí Nghiên cứu giáo dục, Thông tin Khoa họcgiáo dục và một số tạp chí khác đợc đóng thành quyển để phục vụ lâu dài

 Về báo: th viện có 77 tờ báo của các cơ quan trung ơng xuất bản trong

đó có 6 tờ báo ngày, còn lại là báo tuần, tháng

Ngoài nguồn tài liệu là sách, báo, tạp chí còn một nguồn tài liệu nữacũng không kém phần quan trọng đó là các báo cáo đề tài nghiên cứu khoahọc các cấp và luận án, luận văn đợc bảo vệ trong và ngoài nớc

Hiện nay, Trung tâm có khoảng gần 1000 cuốn luận án, luận văn- đây

là nguồn tài liệu vô cùng quý giá và bổ ích đói với ngời dùng tin

Báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học các cấp là một trong những nguồntài liệu xám quan trọng của Viện CL&CTGD và đợc phân ra theo các cấp:

Đề tài cấp Nhà nớc

Đề tài cấp Bộ

Đề tài cấp Viện

Nhìn chung vốn tài liệu của TTTT-TV đa dạng, có nhiều tài liệu thuộcloại quý hiếm đợc lu trữ trong nhiều năm

Ngoài những nguồn tin chủ yếu trên, Viện CL&CTGD còn có thêmnguồn tin khác từ:

Các cơ quan quản lý của cán bộ, ngành mà Viện CL&CTGD có quan

hệ trong việc trao đổi và thu thập thông tin giúp các nhà lãnh đạo nghiên cứu,ngời dùng tin nắm bắt kịp thời các chủ trơng, chính sách của Nhà nớc vềkhoa học, quản lý và những điều cụ thể trong hoạt động sản xuất

Các bài viết của cán bộ nghiên cứu, giảng viên của Viện và cácnghiên cứu viên chính

Chơng II Thực trạng quy trình xử lý nội dung thông tin

tại viện

I Khái quát chung về quy trình xử lý thông tin

Xử lý thông tin là tập hợp các công đoạn khác nhau nhằm biến đổithông tin thu thập đợc thành các dạng thể hiện mới Khái niệm này có thể đ-

ợc thể hiện theo hai cách tiếp cận nh sau:

- Tiếp cận thông thờng thì xử lý thông tin là biến đổi thông tin nhằm đạt

đợc mọi mục đích khác nhau

- Tiếp cận riêng theo quan điểm nghiệp vụ của hoạt động thông tin thì xử

lý thông tin nhằm đáp ứng tối đa các nhiệm vụ của hoạt động thông tin baogồm: mô tả, phân tích, tổng hợp

Xử lý nội dung thông tin là hoạt động xử lý thông tin nhằm xác định

đợc tài liệu đề cập tới vấn đề gì, đối tợng nghiên cứu, phơng diện nghiên cứu,

phơng pháp nghiên cứu nh thế nào để từ đó có thể phân loại, tập hợp, chọnlọc và cung cấp thông tin theo các chủ đề khác nhau.

1 Phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu là sự phân chia các tài liệu theo môn loại tri thức dựatrên nội dung của tài liệu Mỗi tài liệu sẽ đợc gắn một ký hiệu phân loại đợcrút ra từ các khung phân loại (KPL) th viện

Mục đích của việc phân loại tài liệu là tổ chức sắp xếp tài liệu theo nộidung giúp tìm đợc tài liệu nhanh chóng, đầy đủ, chính xác

Cấu trúc của khung phân loại tài liệu th viện đợc thiết kế theo trật tự

đẳng cấp, theo logic phân chia các ngành khoa học có nghĩa là khung phânloại chia ra các lớp lớn và các lớp lớn lại chia ra các lớp nhỏ hơn phụ thuộc

Ngày nay có nhiều khung phân loại nổi tiếng và tiêu biểu đang đợc sửdụng rộng rãi trong các cơ quan thông tin- th viện nh: DDC, UDC, BBK,LCC

 BBK ( Bibliotechno bibliograficheskaja klassifikaxiji ) Khung phân loại

T: Khoa học quân sự, sự nghiệp quân sự

V: Văn hoá- Khoa học giáo dục

BBK du nhập vào Việt Nam từ ngày đầu đã đợc Việt Nam hoá và từngbớc hoàn thiện cho phù hợp với hoàn cảnh nớc ta Các th viện sử dụng BBKhiện tại có lẽ cha gặp trở ngại gì trong việc tổ chức bộ máy tra cứu, đáp ứngnhu cầu thông tin Đối với BBK cũng nh bất cứ khung phân loại nào thì việc

bổ sung, cập nhật và sửa đổi mới nhất hiện nay của nớc Nga cũng chỉ là tàiliệu tham khảo, chúng ta không dập khuôn nếu không phù hợp với Việt Nam

Nhợc điểm của BBK và cũng nh DDC là mang nặng tính quốc gia, dântộc Các đề mục về Liên Xô trớc đây và nớc Nga rất mở rộng Điều này khi

áp dụng vào Việt Nam đã đợc khắc phục Điểm kém u thế của BBK ở chỗ,BBK không phải là khung phân loại đợc sử dụng rộng rãi trên thế giới, ít ảnhhởng so với nhiều nớc nh DDC Do vậy, trong hội nghị tổ chức tại ViệnThông tin Khoa học Xã hội, nhiều ý kiến đã cho rằng, có thể sử dụng đồngthời nhiều hệ thống phân loại khi cần trao đổi thông tin, chứ không phảichuyển đổi sang khung phân loại khác

 DDC ( Dewey Decimal Classification )

Trong khung phân loại này M Dewey phân chia tri thức của loài ngời

ra làm 10 môn loại chủ yếu và sử dụng chữ số ả rập để biểu thị các lớp vâphân lớp Vì thế phơng pháp phân loại này còn gọi là phơng pháp phân loạithập tiến

Sau khi ra đời KPL này đợc áp dụng rộng rãỉ Mỹ và các nớc khác trênthế giới Hiện nay, đã đợc sửa chữa bổ sung nh sau:

Ngoài ra DDC còn sử dụng 7 trợ ký hiệu về hình thức, địa lý, DDC

là KPL có nhiều u điểm và rất nổi tiếng trên thế giới vì:

Việc phân chia theo các môn loại khoa học của Dewey tạo nên mộtkhung phân loại chặt chẽ

Việc sử dụng chữ số ả rập làm cho khung phân loại dễ nhớ, phổ biến

và sử dụng dễ DDC cũng có nhiều u thế, nó đợc nhiều nớc sử dụng, đợc cậpnhật kịp thời và nhất là hiện nay đợc quy định dùng cho hệ thống OCLC

Tuy nhiên, DDC cũng nh BBK không tránh khỏi những nhợc điểm Docấu trúc có 10 lớp chính nên gò ép các xuất bản phẩm, đặc biệt là lớp 600 :Khoa học ứng dụng Hơn 100 năm nay các nhà lý luận phân loại thế giới đãphê phán tính không hợp lý, thiếu khoa học trong kết cấu các lớp của DDC

nh : tách lịch sử ra khỏi Khoa học xã hội và ghép vào Địa lý, tách Ngôn ngữ

ra khỏi Văn học, cũng nh tính thiên lệch về Mỹ và Phơng Tây

Hiện nay DDC rất đợc quan tâm ở Việt Nam do gần đây ta mở rộnggiao lu quốc tế, nhiều chuyên gia Mỹ đã tới Việt Nam và nhiều ngời Việt

Nam cũng đi học ở Mỹ Tuy nhiên việc áp dụng nó vào bất kỳ nớc nào kháccũng không đơn giản, nhất là Việt Nam và các nớc Châu á Cần có thời giansửa chữa, bổ sung, biên soạn thêm nhiều đề mục mới có thể hoàn thiện Tuynhiên khó khăn lớn nhất là ta cha có một bản DDC bằng tiếng Việt và đã đợcViệt Nam hoá trên quy mô toàn quốc, đảm bảo tính thống nhất của khungphân loại.

 UDC (Universal Decimal Classification)

UDC đợc xây dựng trên nền tảng của DDC với mục đích sử dụng trênphạm vi quốc tế và mong muốn khắc phục nhợc điểm của DDC Hiện naykhung phân loại này cũng đợc sử dụng rộng rãi trong các th viện khoa họctrên thế giới Nó có một số lớp cơ bản sau:

6 : ứng dụng, Các Khoa học kỹ thuật, Y học

7 : Nghệ thuật, Thể dục thể thao

8 : Ngôn ngữ, Văn học

9 : Địa lý, Lịch sử, Tiểu sử mật

Năm 1962 đã bỏ trống lớp 4 mà đa Ngôn ngữ vào cùng lớp 8 Mở rộng

hệ thống trợ ký hiệu, với những dấu phân cách để nhận dạng nó khác biệt với

ký hiệu chính, nh dùng các dấu ngoặc đơn, dấu ngoặc kép, dấu gạch ngang Mặc dù UDC đã cố gắng quốc tế hoá và đã phần nào khắc phục đợc nhợc

điểm của DDC, song vẫn cha đạt đợc mục đích nh mong muốn

UDC cũng là khung phân loại đợc đánh giá cao trên thế giới, đợc cácnớc Phơng Tây và các tổ chức quốc tế sử dụng Liên đoàn T liệu quốc tế(FID) là cơ quan chịu trách nhiệm thu thập ý kiến từ các quốc gia sử dụngUDC để bổ sung, cập nhật định kỳ cho UDC hàng năm trên quy mô quốc tế

 Khung phân loại dùng cho các th viện khoa học tổng hợp Việt Nam

Cuộc tranh luận về các KPL đã từng xảy ra ở nhiều nớc trên thế giới.Khi các cuộc tranh luận ở nớc ngoài đã lắng dịu đi thì Việt Nam lại rộ lên ởtừng giai đoạn

Cơ sở để biên soạn KPL này là khung phân loại do các nhà th viện họcLiên Xô Tropovskiivà Ambasumian cải biên từ UDC Khung phân loại này

có 17 dãy cơ bản, ký hiệu của các lớp chính là sự kết hợp của chữ cái và chữ

Sở dĩ KPL này còn có tên gọi là “Khung phân loại 17 lớp” hay

“Khung phân loại 19 lớp” là do Th viện Quốc gia Việt Nam đã nhiều lần sửa

đổi, bổ sung, tạo lập thêm nhiều mục mới cho phù hợp với tình hình xuất bảncủa Việt Nam

Khung phân loại này đợc xuất bản lần đầu vào năm 1961 đến năm

1969 KPL này đợc tái bản có hiệu chỉnh và đợc sử dụng rộng rãi trong các

th viện thuộc Bộ Văn hoá Thông tin và nhiều th viện chuyên ngành hoặc đangành Năm 1978 KPL này đợc đổi mới lần thứ ba với nhiều bổ sung chỉnh

lý, dựa trên cơ sở tham khảo các khung phân loại lớn nh: UDC, BBK và cáctài liệu tra cứu khác

Đây không phải là khung phân loại Dewey và cũng không phải khungphân loại UDC nh một số ngời đã nhầm lẫn KPL này đã đợc Việt Nam hoárất nhiều, hiện nay chỉ còn mờ nhạt hình bóng của UDC ở một số lớp.

ở Việt Nam KPL này đợc sử dụng tơng đối nhiều, một phần là do nó

đợc Việt Nam hoá, mặt khác là do nó có nhiều u điểm Những u điểm này

đ-ợc thể hiện:

- Khung phân loại có tính khoa học vì kết cấu của khung tơng đối hợp lý

và chi tiết, phù hợp với tình hình nớc ta, dế nhớ, dễ sử dụng trật tự sắp xếpcác lĩnh vực tri thức phản ánh đợc sự phát triển và mối liên quan cũng nhranh giới giữa các bộ môn khoa học, phù hợp với phân loại khoa học hiện

đại, có hệ thống chỉ dẫn, chỉ chỗ tơng đối tốt

- Khung phân loại có tính hiện đại: các lớp chính và các lớp con của khung phân loại bao hàm đợc những thành tựu khoa học tiên tiến trên thế giới, bổsung, cập nhật kịp thời

- Khung phân loại có tính phổ cập và mềm dẻo: khung này có thể giản lợc cho quy mô nhỏ và mở rộng cho các th viện lớn mà không phá vỡ cấu trúc,tuy nhiên chỉ là tơng đối; có thêm bảng hớng dẫn sử dụng và bảng tra chữ cáichủ đề nên tiện cho việc sử dụng

Phơng pháp phân loại

Phân tích tài liệu: Căn cứ vào tên tài liệu, phụ đề tài liệu, lời giới thiệu, lời nói đầu, mục lục

Để xác định nội dung, chủ đề tài liệu Trên cơ sở nội dung, chủ đề xác định

bộ môn khoa học của tài liệu

Sau khi xác định đợc môn loại chính của tài liệu, ngời xử lý tìm ký hiệuphân loại chính xác cho tài liệu đó trong bảng chính của khung phân loại

Ngoài ra ngời xử lý cần phải sử dụng các bảng tra phụ để xác định kýhiệu phụ trợ cho ký hiệu phân loại chính

Ghi ký hiệu phân loại tìm đợc lên trang tên sách hoặc trang cuối cùng củatài liệu

Để làm tốt đợc công việc phân loại tài liệu đòi hỏi ngời cán bộ xử lýphải nắm vững đợc khung phân loại mình sử dụng, phải biết phân tích tài liệurút ra đợc chủ đề nội dung và các quy ớc phân loại

2 Định từ khoá

Có nhiều định nghĩa khác nhau để hiểu về từ khoá Chẳng hạn, trongtài liệu về định từ khoá của Trung tâm Thông tin T liệu Khoa học và Côngnghệ Quốc gia thì “Từ khoá là các từ đủ nghĩa hoặc các cụm từ ổn định biểuthị những khái niệm quan trọng nhất mà tài liệu đề cập tới” Hoặc có địnhnghĩa khác phản ánh rõ ràng hơn: “Từ khoá là một từ hoặc một cụm từ ngắngọn, đủ nghĩa, ổn định, phản ánh các vấn đề đặc trng nội dung tài liệu đợc đavào cơ sở dữ liệu nhằm mục đích tìm kiếm thông tin, tài liệu”.

Từ khoá có thể đợc phân chia theo các góc độ khác nhau:

 Về nội dung: Từ khoá có các dạng sau:

Từ khoá chủ đề: Là loại từ khoá thể hiện trực tiếp chủ đề mà tài liệu đề cập tới Từ khoá phơng diện: Là từ khoá đề cập đến các khía cạnh của chủ đề

 Về phơng pháp định từ khoá:

Từ khoá tự do: không dùng phơng tiện kiểm soát từ vựng để định từ khoá.

Từ khoá kiểm soát: sử dụng các phơng tiện kiểm soát từ vựng để định từ

khoá và chỉ những từ có trong phơng tiện kiểm soát từ mới đợc dùng để môtả Có hai loại từ khoá kiểm soát:

Từ khoá quy ớc: là tập hợp tên các khái niệm quy ớc dùng để mô tả đơnnghĩa nội dung tài liệu và tìm tin trong hệ thống thông tin t liệu Chỉ nhữngtên khái niệm này mới đợc đa vào mẫu tìm và lệnh tìm

Thesaurus: là từ điển tên các khái niệm có cấu trúc ngữ nghĩa xác địnhdùng để mô tả đơn nghĩa nội dung tài liệu và tìm tin trong hệ thống thông tin

t liệu Cấu trúc ngữ nghĩa của Thesaurus bao gồm các quan hệ tơng đơng,phân cấp và liên đới

Các từ khoá phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Yêu cầu về nội dung :

+ Thông dụng và đúng đắn theo thuật ngữ khoa học: từ khoá phải đảm bảo làthuật ngữ khoa học thông dụng trong lĩnh vực nội dung tài liệu, không sửdụng khẩu ngữ và nghĩa bóng.

+ Tính khách quan: từ khoá phải độc lập với văn cảnh của nội dung tài liệu

và không mang sắc thái đánh giá

+ Ngắn gọn: nhằm thể hiện nội dung thông tin dới hình thức ngắn gọn nhấtnhằm định hớng vào việc chọn lọc các từ thực sự có nội dung thông tin vàloại bỏ các từ không có ích cho việc tra cứu, đồng thời tạo điều kiện thuậnlợi cho việc đảm bảo tính hậu kết hợp của ngôn ngữ từ khoá, có hai cách là:nén từ và tách từ

+ Chính xác và hiện đại: phản ánh chính xác những khái niệm cơ bản của nộidung tài liệu đồng thời phải là các thuật ngữ đợc dùng hiện tại trong các lĩnhvực chuyên ngành nhằm đảm bảo tính thống nhất của từ khoá trong mẫu tìm

Định từ khoá phải theo một quy trình nhất định, gồm các bớc sau:+ Phân tích nội dung tài liệu

+ Mô tả các khái niệm đặc trng bằng từ khóa

+ Hoàn chỉnh từ khoá

+ Trình bày từ khoá trong các biểu ghi

Muốn định từ khoá trớc tiên ta phải phân tích nội dung tài liệu :

Xác định đối tợng nghiên cứu bậc 1 và bậc 2

Trong một tài liệu có thể có nhiều đối tợng nghiên cứu và phụ thuộcvào lợng thông tin về đối tợng đợc đề cập đến trong tài liệu mà ngời ta chia

ra thành các đối tợng bậc1 và bậc 2

Đối tợng bậc 1 là đối tợng chính đợc đề cập đến trong nội dung tài liệu(có thể gặp ngay trong nhan đề tài liệu)

Đối tợng bậc 2 có thể là một đối tợng độc lập với đối tợng bậc 1 hoặc

có thể là một đối tợng không nằm trong mối quan hệ với đối tợng bậc 1 nhng

có hàm lợng thông tin ít hơn

Xác định phơng diện nghiên cứu bậc 1 và bậc 2

Phơng diện nghiên cứu bậc1 đi liền với đối tợng nghiên cứu và bổnghĩa trực tiếp cho đối tợng nghiên cứu

Phơng diện nghiên cứu bậc 2 thờng không bổ nghĩa trực tiếp cho đối ợng nghiên cứu mà đi liền với phơng diện bậc 1

t- Xác định đợc phơng pháp nghiên cứut-

Bớc tiếp theo sau khi phân tích nội dung tài liệu là chọn từ khoá mô tả,các đặc trng nội dung tài liệu Việc làm này rất có ý nghĩa giúp chuyển đối t-ợng nghiên cứu, phơng diện nghiên cứu, phơng pháp nghiên cứu đợc thể hiệnbằng ngôn ngữ tự nhiên sang dạng thể hiện bằng ngôn ngữ từ khoá

Định từ khoá tự do: trên cơ sở các đối tợng, phơng diện, phơng pháp

nghiên cứu đã xác định đợc khi phân tích nội dung tài liệu, ngời định từ khoá

tự mình lựa chọn các từ khoá mà không cần có sự trợ giúp của phơng tiệnkiểm soát từ vựng Định từ khoá tự do gồm các bớc sau:

Xem xét về mặt từ vựng: căn cứ vào các yêu cầu với các nội dung và hìnhthức của từ khoá để xử lý từ vựng và lựa chọn thuật ngữ mô tả Có hai tr ờnghợp xảy ra:

Đối tợng, phơng diện, phơng pháp nghiên cứu đã đợc tác giả mô tả

đúng nh yêu cầu đối với thuật ngữ khoa học thì ta sử dụng luôn thuật ngữ đó

Đối tợng, phơng diện, phơng pháp nghiên cứu cha đợc mô tả theo

đúng yêu cầu về thuật ngữ khoa học thì ngời định từ khoá phải tự mình lựabằng cách chỉnh sửa hoặc thêm vào từ mới Việc chỉnh sửa, bổ sung với kiếnthức của mình, hỏi chuyên gia, hoặc sử dụng từ điển chuyên ngành

Liệt kê các từ khoá đã chọn

Phân định, sắp xếp các từ khoá đã chọn thành các từ khoá chính và các từ khoá phụ, từ khoá địa lý, từ khoá nhân vật,

Định từ khoá kiểm soát: Để định từ khoá kiểm soát phải có phơng tiện kiểm

soát Phơng tiện kiểm soát có thể là:

Từ điển từ khoá đa ngành hoặc chuyên ngành

Thesaurus - Từ điển từ chuẩn

Bảng tra chủ đề

Việc định từ khoá này phải trải qua các bớc sau:

+ Xem xét về từ vựng

+ Sử dụng các phơng tiện kiểm soát từ vựng để đối chiếu các từ ngữ mô tả

đối tợng, phơng diện, phơng pháp nghiên cứu tơng ứng với các khái niệm cósẵn trong phơng tiện kiểm soát từ vựng Có hai trờng hợp xảy ra:

+ Liệt kê từ khoá đã chọn

+ Phân định, sắp xếp các từ khoá

+ Bổ sung từ khoá mới xuất hiện vào phơng tiện kiểm soát từ vựng và việc bổsung có thể thực hiện định kỳ tuỳ theo số lợng từ khoá mới

Sau khi đã chọn ra đợc từ khoá ngời cán bộ cần hoàn chỉnh quy trình

định từ khoá Việc làm này có mục đích đảm bảo độ đầy đủ, chính xác vàhiệu suất đáp ứng yêu cầu tin của các từ khoá đã chọn Công đoạn này gồm 2việc:

Hoàn chỉnh về mặt định lợng: đối chiếu các từ khoá đã chọn với việc phântích tài liệu, nếu cha đầy đủ phải bổ sung các từ khoá còn thiếu, thông thờngmột tài liệu có 5 đến 6 từ khoá

Hoàn chỉnh về mặt định tính: trong một số trờng hợp khi định từ khoá tự

do, có thể xem xét và bổ sung các từ khoá theo những góc độ sau:

Bổ sung theo khía cạnh đồng nghĩa

Bổ sung theo khía cạnh giả đồng nghĩa

Bổ sung theo quan hệ liên đới

Cuối cùng , khi các công đoạn định từ khoá đã xong, ngời cán bộ phảitrình bày từ khoá trong biểu ghi Điều này sẽ tăng cờng vai trò thông báo vềnội dung tài liệu của từ khoá nhằm định hớng cho NDT về những vấn đềquan trọng của nội dung tài liệu mà không cần tham khảo các yếu tố kháccủa biểu ghi Thờng thì từ khoá đợc sắp xếp theo trật tự sau: từ khoá chính,

từ khoá phụ, từ khoá địa lý, từ khoá nhân vật Các từ khoá đợc viết cáchnhau bởi dấu % và viết hoa chữ cái đầu tiên của từ khoá

Định từ khoá là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý nộidung thông tin vì từ khoá là một dạng của ngôn ngữ tìm tin, mà ngôn ngữ tìmtin này lại có rất nhiều u điểm nh:

Cho phép thực hiện việc tìm tin linh hoạt, đa dạng

Cho phép cập nhật các thuật ngữ mới và tính đến yêu cầu mới

Các ngôn ngữ từ khoá có lợng từ phong phú, gần gũi với ngôn ngữ tự nhiên, dễ

sử dụng

3 Định chủ đề

Định chủ đề là quá trình xử lý nội dung tài liệu xác định đề tài và cáckhía cạnh nghiên cứu của nó Kết quả của việc làm này là tạo ra đề mục chủ

đề phản ánh chủ đề của tài liệu

Đề mục chủ đề có thể là một danh từ, một cụm danh từ trình bày mộtcách ngắn gọn chủ đề của tài liệu

Chủ đề của tài liệu là đề tài chủ yếu chứ không phải toàn bộ nội dungcủa tác phẩm Một tác phẩm có thể có nhiềi chủ đề, nên cũng có nhiều đềmục chủ đề Đề mục chủ đề có thể là:

Về mặt cấu trúc: Có hai loại:

Đề mục chủ đề đơn: bao gồm một thành phần duy nhất là tên của các chủ đề Đề mục chủ đề phức: gồm hai thành phần là tên của chủ đề và (các) phụ

đề Có thể có các phụ đề sau: phụ đề hình thức, phụ đề nội dung, phụ đề địa

điểm, phụ đề thời gian

Phơng pháp định chủ đề có ba bớc sau:

+ Xem xét và xác định nội dung tài liệu

+ Xác định chủ đề và những khía cạnh nghiên cứu của nó

+ Thể hiện khái niệm chủ đề bằng đề mục chủ đề

Việc xác định đề mục chủ đề cần đảm bảo các yêu cầu sau: Phù hợp với nộidung tài liệu; đảm bảo tính t tởng và tính chính xác về nội dung tài liệu;thuật ngữ đợc dùng cần ngắn gọn, thông dụng, đủ ý và thống nhất; phản ánh

đề tài, khái niệm phải cụ thể tránh trờng hợp quá rộng và quá chung chung,chọn những từ khoa học, hiện đại, phổ thông

Để diễn đạt chính xác các đề mục chủ đề cần phải:

Chọn chữ đi đầu trong thuật ngữ

Loại trừ những từ đồng nghĩa, từ đồng âm khác nghĩa

Hạn chế những từ chỉ số nhiều

Có thể đảo từ

Trong quá trình định chủ đề cần tuân thủ các quy định cụ thể nh:

Đối với những tài liệu nói về ba vấn đề trở xuống thì phải xác định tất cả những chủ đề đó

Nếu hơn ba vấn đề thì quy chung về một vấn đề lớn hơn

Những quy định khi định chủ đề cho từng lĩnh vực Khoa học Xã hội, Khoahọc Công nghệ

Trong bài tóm tắt cần nêu các dẫn liệu, các kết luận chính, trong đóphải đặc biệt chú ý các thông tin mới, không đánh giá, phê phán tài liệu gốc

Các bài tóm tắt đăng trong những tài liệu thông tin th mục có các chứcnăng sau:

Chức năng giao tiếp

Biên soạn bài tóm tắt là công việc khoa học ở Liên Xô trớc đây ngời taquy định rằng các bài tóm tắt đăng trong ấn phẩm thông tin có thể đợc coi lànhững công trình nghiên cứu, dới các bài tóm tắt đều có họ tên ngời làm tóm tắt

Làm tóm tắt là một công việc tơng đối khó khăn, phức tạp nhng khôngkém phần quan trọng vì có mục đích rất lớn là qua bài tóm tắt thông tin đ ợccho ngời sử dụng về nội dung cụ thể của tài liệu

Bài tóm tắt có thể do tác giả tài liệu gốc tự biên soạn hoặc do cán bộchuyên môn, các chuyên gia thông tin biên soạn Và ta có thể chia bài tómtắt theo hai hớng:

Theo phân loại tài liệu: các bài tóm tắt gồm có:

Tóm tắt chung: là thuật lại nội dung tài liệu nói chung Theo thờng lệ trong

các tập tóm tắt, các tạp chí tóm tắt đều bao gồm các bài tóm tắt chung

Tóm tắt chuyên đề: là thuật lại nội dung tài liệu về mặt đặc trng có chú ý

đến các nhiệm vụ của một xuất bản phẩm cụ thể

Tóm tắt tổng hợp: là thuật lại nội dung của một số tài liệu về một đề tài.

Theo mục đích: gồm có các bài tóm tắt sau:

Tóm tắt thông tin: thực hiện chức năng thông tin và chỉ dẫn Với bài tóm tắt

thông tin, NDT đợc thông báo sâu hơn về nội dung tài liệu, trong một số ờng hợp ngời dùng tin có thể sử dụng ngay những thông tin của bài tóm tắt

tr-mà không phải sử dụng tài liệu gốc

Mục đích: tóm tắt thông tin nhằm đáp ứng hoặc giải đáp những câuhỏi của ngời dùng tin, xem những vấn đề trong nội dung tài liệu gốc đợctrình bày nh thế nào chứ không chỉ đơn thuần là liệt kê những vấn đề nhtrong bài tóm tắt chỉ dẫn

Đối tợng: để làm bài tóm tắt là các tài liệu có khối lợng nhỏ nh các bài

đăng tạp chí, báo các kết quả nghiên cứu khoa học Phạm vi bao quát tài liệuthờng là hẹp, chuyên sâu và các vấn đề tơng đối độc lập

Ưu điểm:

+ Ngời dùng tin có thể biết chi tiết về nội dung tài liệu gốc và có thể sử dụngtóm tắt mà không cần tài liệu gốc

+ Giúp ngời dùng tin chọn đợc tài liệu chính xác phù hợp với yêu cầu

Tóm tắt chỉ dẫn: thể hiện chức năng chỉ dẫn, qua bài tóm tắt này, ngời dùng

tin đợc thông báo về những vấn đề triển khai tài liệu gốc

Đối tợng: là những tài liệu có khối lợng lớn: sách, tuyển tập.

Ưu điểm: giúp ngời dùng tin nắm bắt nhanh một cách tổng quát về nộidung tài liệu gốc và thích hợp với hệ thống thông tin có yêu cầu về hạn chế

độ dài

Nhợc điểm: không đáp ứng đợc yêu cầu sâu về nội dung tài liệu

Tóm tắt hỗn hợp: đây là dạng hỗn hợp của hai dạng trên với sự phân định

chọn lọc các yếu tố cần chỉ dẫn và các yếu tố cần tóm tắt theo mục tiêu của

hệ thống thông tin cụ thể

Đối tợng: là các tài liệu có khối lợng lớn, nội dung đề cập đến nhiềuvấn đề

Ưu điểm:

Giúp ngời dùng tin nắm bắt một cách nhanh chóng những thông tin mới

độc đáo của tài liệu gốc

Giảm đợc khối lợng so với bài tóm tắt thông tin

Nhợc điểm: khó làm so với tóm tắt chỉ dẫn và tóm tắt thông tin dặcbiệt ở chỗ xác định vấn đề nào làm chỉ dẫn, vấn đề nào làm thông tin

Để cho ra một bài tóm tắt, ngời cán bộ phải trải qua quá trình biênsoạn sau:

- Trong lúc đọc chính văn, ngời tóm tắt ghi lại những ý, những vấn đề khó hiểu, những thuật ngữ, những tên lạ

- Xem tài liệu tra cứu là một trong những giai đoạn quan trọng nhất của công việc chuẩn bị tóm tắt Nó giúp giải thích những điều cha rõ mà ngờitóm tắt gặp phải trong lúc đọc chính văn, tạo nên hiểu biết về tác giả của tàiliệu đợc tóm tắt và vị trí của tài liệu đó trong những công trình đợc công bố