Bàn về chế độ hạch toán thanh toán với người mua

Quản lý tốt các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng tạo một hiệu quả không nhỏ trong vấn đề quản lý tài chính của doanh nghiệp

LỜI NÓI ĐẦU

Quan hệ thanh toán không chỉ là yếu tố quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp mà còn là cơ sở cho công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp Đối với các đối tượng khác nhau thì hình thành các quan hệ thanh toán khác nhau như: quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua, quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, với Ngân sách Nhà nước, quan hệ thanh toán nội bộ… Trong đó quan hệ thanh toán với người mua chiếm một vị trí quan trọng.Bới vì quan hệ chiếm phần lớn trong các quan hệ thanh toán và có ảnh hưởng đến khả năng tài chính của doanh nghiệp cũng như uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng Quản lý tốt các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng tạo một hiệu quả không nhỏ trong vấn

đề quản lý tài chính của doanh nghiệp.Kế toán thanh toán với người mua là một công cụ quan trọng không thể thiếu trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.Nếu được thự hiệp tốt và có sự quan tâm đúng đắn của bản lãnh đạo doanh nghiệp thì nó sẽ nhanh chóng đưa ra những thông tin có giá trị và từ đó

có những quyết định chính xác , kịp thời cho các khoản nợ phải thu để tránh được tình trạng doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn, nợ dây dưa khó đòi,tình trạng tranh chấp

Vì vậy em chọn đề tài “ Bàn về chế độ hạch toán thanh toán với người

mua” để nhằm làm rõ các quy định trong chế độ kế toán Việt Nam hiện hành

về hạch toán thanh toán với người mua và đưa ra một số ý kiến nhận xét và góp ý đối với chế độ hiện hành

Đề tài bao gồm hai phần:

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về chế độ thanh toán với người mua Phần II:Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán thanh toán

Phần I : Những vấn đề lý luận cơ bản về chế độ thanh

toán với người mua1.1.Khái quát chung về thanh toán

1.1.1 Các khái niệm về thanh toán

Để nghiên cứu các vấn đề về kế toán các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp thì trước hết ta phải hiểu rõ các khái niệm cơ bản liên quan đến vấn đề này Có hai khái niệm cần tìm hiểu là thanh toán và quan hệ thanh toán

Thanh toán là khái niệm chỉ trách nhiệm kinh tế phải trả hoặc phải thu một khoản tiền nhất định hoặc một số nợ ước tính trong tương lai

Quan hệ thanh toán là mối quan hệ kinh tế xảy ra khi doanh nghiệp có quan hệ phải thu, phải trả với các con nợ và chủ nợ của mình về một khoản vay nợ tiền vốn trong sản xuất kinh doanh

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, các mối quan hệ thanh toán này thường xuyên phát sinh giữa doanh nghiệp với người bán, người mua, với ngân sách, với các cán bộ công nhân viên, các khoản phải thu, phải trả mang tính nội bộ v.v Căn cứ vào nội dung kinh tế , các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp được chia thành hai loại :

- Các khoản phải thu

- Các khoản phải trả

1.1.2 Các hình thức thanh toán :

Cùng với sự phát triển ngày càng hiện đại của nền kinh tế, rất nhiều hình thức thanh toán được sử dụng nhằm mục đích đơn giản hoá, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thanh toán.Hiện nay , các phương thức thanh toán rất đa dạng, phong phú bao gồm cả thanh toán dùng tiền mặt và không dùng tiền mặt

* Thanh toán dùng tiền mặt :

Là hình thức thanh toán mà trong đó , bên mua xuất tiền mặt khỏi quỹ

để thanh toán trực tiếp cho nên bán khi nhậ vật tư, hàng hoa, dịch vụ Hình thức thanh toán này bao gồm :

- Thanh toán bằng tiền VNĐ

- Thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ

- Thanh toán bằng các loại giấy tờ có giá trị tương đương tiền

- Thanh toán bằng vàng bạc, đá quý…

Hình thức thanh toán dùng tiền mặt có ưu điểm là chí phí giao dịch thấp, nhưng chỉ áp dụng khi khối lượng thanh toán nhỏ, tính chất nghiệp vụ đơn giản

*Thanh toán không dùng tiền mặt :

Phương thức này ngày càng trở thành xu hướng thanh toán hiện

nay bởi vì nó tiết kiệm thời gian, chi phí, an toàn và giảm lượng tiền mặt trong lưu thông, nó bao gồm các hình thức :

- Thanh toán bằng séc : Séc là một loại chứng từ thanh toán do ngân hàng phát hành cho một số khách hàng có số tiền gửi tại ngân hàng của mình, yêu cầu trích tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có tên trên séc Séc thanh toán bao gồm : Séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc định mức

- Thanh toán bằng chuyển tiền : Là hình thức thanh toán đơn giản nhất, trong đó bên mua yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho bên bán ở một thời điểm nhất định trong một thời gian nhất định

- Thanh toán bù trừ : Là hình thức thanh toán mà khi hai bên có quan

hệ mua hàng hoá , cung ứng dịch vụ vưói vai trò vừa là người mua vừa là người bán.Hình thức thanh toán này phải dựa trên cơ sở thoả thuận , thống nhất giữa hai bên và có biên bản đối chiếu công nợ theo dõi

- Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi : Là hình thức thanh toán mà chủ tài khoản với tư cách là bên bán uỷ nhiệm cho ngân hàng thu tiền từ khách hàng hoặc đối tượng khác có tài khoản ở cùng ngân hàng hoặc ngân hàng khác

- Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu : Là hình thức thanh toán mà chủ tài khoản với tư cách là bên bán uỷ quyền cho ngân hàng thu tiền hoặc đối tượng khác có tài khoản ở cùng ngân hàng hoặc ngân hàng khác

Ngoài ra thanh toán không dùng tiền mặt còn có hình thức : thanh toán bằng tín dụng thư (L/C) , thanh toán nhờ thu

Căn cứ vào thời hạn thanh toán thì các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp được chia làm ba loại như sau :

- Thanh toán trả trước : Với hình thức thanh toán này, người mua thanh toán tiền hàng trước khi nghiệp vụ mua – bán hàng thực sự diễ ra Người bán

sẽ được đảm bảo về mặt tín dụng và khả nằng thanh toán của người mua, còn người mua chịu rủi ro hơn hơn khi mà phải trả tiền mà chưa nhận được hàng,

bù lại thường hay được nhận ưu đãi về gía mua Trường hợp thường xảy ra khi nguồn hàng khan hiếm, ngườ mua buộc phải trả trước số tiền mua hàng để dành được quyền mua

- Thanh toán trả ngay: Với hình thức thanh toán này, người mua trả tiền cho người bán ngay sau khi người bán giao hàng

Trường hợp này xảy ra khi các đối tác còn chưa tin tưởng nhau, khi mua những mặt hàng có số lượng nhỏ

- Thanh toán trả sau : Với hình thức thanh toán này, người mua chỉ giao tiền cho người bán sau khi đã nhận được hàng hoá , dịch vụ được một khoảng thời gian nhất định.Việc thanh toán sau sẽ làm người bán bị chiếm dụng vốn.Thông thường trường hợp này hay kèm theo một số điều kiện tín dụng như : thời hạn thanh toán cho phép, tỷ lệ chiết khấu được hưởng, thời hạn thanh toán được hưởng chiết khấu …

Hiện nay, các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng hình thức thanh toán trả sau và trả trước, trong đó hình thức thanh toán trả sau được sử dụng nhiều hơn Hai hình thức này đã tạo ra các khoản phải thu, phải trả trong doanh nghiệp

1.2 Phương pháp kế toán thanh toán với người mua

1.2.1 Nguyên tắc hạch toán thanh toán với người mua :

Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, cung cấp thông tin cho quản lý kế toán cần tuân thủ một số nguyên tắc chủ yếu sau đây:

- Nghiệp vụ thanh toán với người mua phát sinh trong quá trình sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ khi thời điểm bán hàng và thu tiền không cùng một thời điểm

- Phải chi tiết khoản phải thu, phải trả theo từng người mua, không được phép bù trừ khoản phải thu, phải trả giữa các đối tượng khác nhau (trừ khi có sự thoả thuận giữa các đối tượng với doanh nghiệp)

- Phải tổng hợp tình hình thanh toán với người mua theo tính chất nợ phải thu hay nợ phai trả trước khi lập báo cáo kế toán

- Đối với khoản phải thu, phải trả người mua có gốc ngoại tệ thì vừa phải theo dõi được bằng đơn vị nguyên tệ , vừa phải quy đổi thành VND theo

tỷ giá hối đoái thích hợp và thực hiện điều chỉnh tỷ giá khi lập báo cáo kế toán năm

1.2.2 Chứng từ kế toán :

Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh đồng thời với các nghiệp bán hàng

và cung cấp dịch vụ Vì vậy, hệ thống chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng bao gồm :

- Nhóm chứng từ bán hàng và cung cấp dịch vụ :

+ Hợp đồng thương mại

+ Hoá đơn bán hàng thông thường (doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính VAT trực tiếp)

+ Hoá đơn GTGT ( doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính VAT theo phương pháp khấu trừ)

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…

- Nhóm chứng từ thanh toán với khách hàng :

- Trả lại tiền cho khách hàng

- Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá hối đoái

Bên Có :

- Số nợ phải thu khách hàng mà không thu được

- Nợ phải thu giảm bớt do chấp nhận giảm giá, chiết khấu, hoặc do khách hàng trả lại hàng đã bán.

- Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá hối đoái

Số dư bên Nợ : Số tiền còn phải thu của khách hàng

Tài khoản 131 có thể có dư Có : Số tiền doanh nghiệp nợ khách hàng

1.2.4 Tổ chức ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua :

Sổ kế toán là sổ dùng để tập hợp các tài khoản kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được lập chứng từ hợp lý, hợp lệ, một cách có

hệ thống, theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của chúng.Số liệu của sổ kế toán được dùng để lập các báo cáo tài chính tương ứng

Sổ kế toán gồm : Sổ nhật ký, sổ cái , sổ kế toán chi tiết và tổng hợp

* Sổ kế toán chi tiết :

Kế toán mở các sổ chi tiết thanh toán với khách hàng Trong đó, với những khách hàng thường xuyên thì có thể mỗi khách hàng được theo dõi riêng trên một tờ sổ chi tiết, còn đối với khách ít có quan hệ với doanh nghiệp thì có thể theo dõi một số khách hàng trên một tờ sổ chi tiết Sổ chi tiết TK

131 đã được Bộ Tài chính ban hành và hướng dẫn theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC

Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với khách hàng được thực hiện theo trình tự sau: Hàng ngày, từ những chứng từ và thông tin liên quan,

kế toán ghi chép vào các sổ chi tiết của từng đôí tượng.Cuối tháng, số liệu được lấy từ các sổ chi tiết để lập nên bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng

SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA (NGƯỜI BÁN)

(Dùng cho TK: 131, 331)Tài khoản:………

Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký - Sổ Cái: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh

tế trên cùng một quyển số kế toán duy nhất là Nhật ký - Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật lý - Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại

Trình tự ghi sổ kế toán các nghiệp vụ thanh toán theo hình thức Nhật

ký - Sổ cái

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángQuan hệ đối chiếu

Sơ đồ 1.1 Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với người

mua theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái

-Theo hình thức Nhật ký chung

Điều kiện áp dụng: phù hợp với các doanh nghiệp quy môn vừa, lớn với mọi trình độ kế toán, quản lý thuận tiện trong trường hợp sử dụng kế toán bằng máy vi tính

Đặc trừng cơ bản của hình thức Nhật lý chung: tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào Sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký Chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp

TK 131 Nhật lý - Sổ cái (TK 131)

Báo cáo tài chính

vụ đó Sau đó lấy số liệu trên vào các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Trình tự ghi sổ các nghiệp vụ thanh toán với người bán theo hình thức Nhật ký chung như sau:

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángQuan hệ đối chiếu

Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với người bán

số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

- Theo hình thức Chứng từ ghi sổ:

Điều kiệp áp dụng: hình thức sổ này phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa và lớn với mọi trình độ quản lý, mọi trình độ kế toán Đặc biệt thuận lợi cho trường hợp sử dụng máy vi tính

Đặc trừng cơ bản của hình thức Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ tổng hợp là Chứng từ ghi sổ Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ được dành số liệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ tự trong Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Trình tự ghi sổ các nghiệp vụ thanh toán với người mua theo hình thức Chứng từ ghi sổ như sau:

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángQuan hệ đối chiếu

Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ nghiệp vụ thanh toán với người mua theo

hình thức Chứng từ ghi sổ

- Theo hình thức Nhật ký chứng từ

Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ phù hợp với những doanh nghiệp

có quy mô lớn, trình độ kế toán, trình độ quản lý tương đối cao và đặc biệt thực hiện công tác kế toán bằng thủ công

Đặc trưng của hình thức nhật ký chứng từ là tất cả các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh hằng ngày đều được ghi vào Sổ nhật ký chứng từ, và đến cuối tháng hoặc cuối mỗi kỳ kế toán thì kết chuyển vào các sổ tổng hợp

Sau đây là trình tự ghi sổ kế toán đối với các nghiệp vụ thanh toán với người mua theo hình thức Nhật ký chứng từ

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángQuan hệ đối chiếu

Sơ đồ 1.4 : Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với người

1.2.5 Một số phương pháp hạch toán thanh toán với khách hàng

Các khoản chi hộ khách hàng

Chênh lệch tỷ giá tăng khi cuối kỳ đánh giá các

khoản phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ

Chiết khấu thanh toán

- Chiết khấu thanh toán

- Giảm giá, hàng bán

bị trả lại

Thuế GTGT đầu ra

Khách hàng ứng trước hoặch thanh toán tiền

Khách hàng thanh toán bằng hàng (Theo phương thức hàng đổi hàng)

SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA (NGƯỜI BÁN)

(Dùng cho TK: 131, 331)Tài khoản:………

Mẫu số S31 – DN

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

BẢNG KÊ SỐ 11 PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG (TK 131)

Cộng

Có

TK 131

Cộng

Phần II:Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán kế

toán thanh toán với người mua2.1 Đánh giá khái quát kế toán thanh toán với người mua theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành :

Bộ Tài chính vừa mới ban hành Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC về chế

độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam Việc này đã đánh dấu bước phát triển và hoàn thiện công tác kế toán doanh nghiệp nói chung và công tác kế toán thanh toán với người mua ở Việt Nam nhằm phù hợp với những điều kiện mới của nền kinh tế

2.2.1 Ưu điểm :

Cho đến nay có thể nói các quy định kế toán thanh toán với người mua

là rõ ràng và chi tiết, dễ hiểu và dễ áp dụng Điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc áp dụng chế độ kế toán vào việc hạch toán thanh toán với khách hàng

Có tài khoản phải thu khách hàng (TK131) dùng cho việc hạch toán với người mua làm cho công tác kế toán thuận lợi và giúp cho doanh nghiệp theo dõi được tình hình thanh toán tiền nợ của khách hàng nhằm đưa ra những biện pháp để xử lý những khoản phải thu để ổn định tình hình tài chính của doanh nghiệp

Các chứng từ kế toán về bán hàng và công nợ phải thu đầy đủ tạo điều kiện cho việc ghi chép các nội dung kinh tế phát sinh làm căn cứ để việc hạch toán được nhanh chóng, chính xác và hợp lý Hình thức của các chứng từ được trình bày rõ ràng, các khoản mục cần thiết đều được phản ánh nên rất dễ lập , dễ đọc và dễ hiểu

Hệ thống sổ kế toán gồm cả sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp gần như là đầy đủ giúp tạo điều kiện cho doanh nghiệp trong việc ghi chép các

nghiệp vụ kế toán về thanh toán với người mua cũng như dễ dàng trong việc theo dõi các khoản nợ và đặt trước của khách hàng và lên các báo cáo tài chính cho doanh nghiệp.

Bên cạnh những ưu điểm trong quy định của Nhà nước về công tác kế toán thanh toán với người mua thì vẫn còn có một số điểm hạn chế

2.2.2 Nhược điểm :

Thứ nhất là trong kết cấu của TK 131 chưa phân định rõ khoản phải thu của khách hàng là khoản thuộc hoạt động kinh tế nào của doanh nghiệp từ đó gây khó khăn cho việc lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Theo như quy định trong chế độ kế toán hiện hành thì chưa có mẫu bảng tổng hợp chi tiết thanh toán cho người bán, điều này sẽ gây khó khăn cho doanh khi lên báo cáo tài chính

Trên sổ chi tiết thanh toán với người mua chưa có mục theo dõi thời hạn

nợ từ đó gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc theo dõi và xử lý những khoản nợ dài hạn

Trên bảng kê số 11 - phải thu khách hàng ở mục số dư Nợ cuối tháng chưa phân thành dư nợ và dư có nên khó để doanh nghiệp theo dõi khách hàng nào nợ và khách hàng nào đặt trươc tiền cho doanh nghiệp

2.2 Phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua:

2.2.1 Phương hướng hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua :

Có thể nói hoạt động thanh toán là một khâu quan trọng trong quy trình quản lý tài chính, nó ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính của doanh nghiệp Phải thu khách hàng là một khoản chiếm chủ yếu trong các khoản phải thu.Vì vậy doanh nghiệp phải có chính sách hạch toán để theo dõi được đầy đủ thông tin về các khoản phải thu khách hàng đặc biệt là phải biết thời