Một số kỹ năng soạn thảo văn bản trong hoạt động tư vấn pháp luật

MỘT SỐ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG HOẠT ĐỘNG TƯ VẤN PHÁP LUẬT Đặt vấn đề Người ta thường hình dung luật sư nhà hùng biện mà nghĩ luật sư người soạn thảo giỏi Thế nhưng, kỹ soạn thảo văn lại kỹ mà luật sư phải nắm vững suốt đời hành nghề Thực tế, luật sư tranh tụng mà phải biết giao dịch văn với ngôn ngữ lịch sự, trang trọng Luật sư phải biết đưa ý kiến pháp lý văn cách rành mạch, xác nhằm đưa thông tin thiết thực cho khách hàng Ý kiến pháp lý đưa phải đủ rõ ràng, nhằm tránh việc khách hàng hiểu lầm ý luật sư dẫn đến thiệt hại đáng tiếc mà nhiều luật sư phải chịu trách nhiệm nghề nghiệp Có khơng vụ kiện tụng tránh nhờ vào văn tư vấn cẩn thận Trước kia, theo truyền thống, công việc chủ yếu luật sư thường hướng tới lĩnh vực tranh tụng, ngày nay, với đà phát triển kinh tế, ngày có nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ luật sư cơng việc kinh doanh mà khơng thiết phải vụ việc có tính chất tranh chấp Vì vậy, vai trị tư vấn luật sư ngày trở nên quan trọng Trong hoạt động tư vấn pháp luật, luật sư phải soạn thảo nhiều văn khác Nếu tính mối quan hệ luật sư khách hàng văn sau thường sử dụng: thư chào phí, thư tư vấn, thư yêu cầu cung cấp thông tin bổ sung, thư u cầu tính phí, bảng kê thời gian… Ngồi ra, để xử lý hồ sơ khách hàng, luật sư cần phải giao dịch văn với bên thứ ba Chẳng hạn, luật sư phải giúp khách hàng soạn thư yêu cầu đối tác khách hàng tốn, làm việc hay khơng làm việc Hoặc trình tìm kiếm giải pháp tư vấn, có vấn đề luật pháp chưa rõ ràng chưa quy định, luật sư phải soạn thảo cơng văn hỏi ý kiến thức quan hữu quan Cịn có nhiều tình khách hàng yêu cầu luật sư soạn thảo, ví dụ ghi biên họp hội đồng quản trị hay đại hội đồng cổ đông, lập báo cáo, soạn thảo thoả thuận, biên ghi nhớ hay hợp đồng khách hàng đối tác… Làm để trở thành người soạn thảo giỏi? Người xưa có câu: “trăm hay khơng tay quen” nhằm đề cao tầm quan trọng kinh nghiệm Điều có nghĩa muốn soạn thảo giỏi, cần phải viết nhiều kinh nghiệm đến theo năm tháng Tuy nhiên, bên cạnh kinh nghiệm, để soạn thảo tốt, cần nắm vững số vấn đề thuộc kỹ thuật soạn thảo, đặc biệt việc soạn thảo văn mang tính pháp lý Vì vậy, từ lâu, nước phương Tây, môn học kỹ soạn thảo văn pháp lý trọng chương trình đào tạo sinh viên luật đào tạo luật sư Bài viết nhằm cung cấp cho người đọc số kỹ luật sư soạn thảo văn tư vấn Do có chuyên đề riêng soạn thảo Tài liệu tham khảo: Giáo trình REDACTION (Soạn thảo văn pháp lý), Trường đào tạo luật sư Quebec, năm 2002-2003 hợp đồng nên viết giới hạn kỹ soạn thảo thư tín hoạt động tư vấn luật sư Kỹ chung soạn thảo văn hoạt động tư vấn 2.1 Tính lơgic Tất văn luật sư soạn địi hỏi tính lơgic cao, nghĩa phải trình bày trật tự lơgic Để đảm bảo tính lơgic văn bản, trước bắt tay vào soạn thảo, người soạn thảo cần hình dung đầu nội dung cần viết xây dựng đề cương hay dàn ý Chẳng hạn, trật tự mà thư tư vấn tuân thủ là: Khẳng định phạm vi tư vấn Mô tả tóm tắt việc tài liệu kiểm tra Xác định vấn đề luật sư yêu cầu tư vấn Phân tích việc, đưa giải pháp lời khuyên Kết thúc (chào cuối thư) Nếu thư cần phải đề cập đến nhiều chủ đề khác cần cố gắng trình bày trật tự lơgic, ví dụ, vấn đề A làm nảy sinh vấn đề B phải đề cập vấn đề A đến vấn đề B Nên cố gắng tránh việc khách hàng phải đọc tận cuối thư hiểu vấn đề nói đầu thư 2.2 Tính súc tích Tính súc tích yêu cầu phải diễn đạt việc số lượng từ chừng Điều có nghĩa tránh diễn đạt dài dịng, khơng nhắc lại hai ba lần việc đừng nói đến điều khơng liên quan đến vấn đề mà khách hàng đặt Tuy nhiên, cần ý đừng lạm dụng súc tích, diễn đạt ngắn gọn đến độ khách hàng khơng hiểu luật sư muốn nói Ví dụ, khơng thể viết cho khách hàng hợp đồng họ vơ hiệu trái với Điều 122 Bộ luật dân 2005 mà khơng giải thích lý cụ thể khiến cho hợp đồng lại bị xem vơ hiệu 2.3 Tính xác Văn luật sư soạn phải đảm bảo độ xác ngơn từ, tránh sử dụng từ hiểu theo nhiều nghĩa khác Mục đích tiêu chí nhằm đảm bảo việc người đọc hiểu ý người soạn thảo Như nói trên, văn soạn thảo không rõ ràng làm cho khách hàng hiểu nhầm dẫn tới thiệt hại mà luật sư phải chịu trách nhiệm bồi thường Vì vậy, có khơng trường hợp luật sư phải cân nhắc nhiều trước chọn lựa thuật ngữ văn Tiêu chí xác yêu cầu người soạn thảo phải kỹ lưỡng hình thức thể văn Thông thường, để làm cho văn bớt nặng nề, dài dòng, người ta hay sử dụng cách viết tắt cụm từ nhắc nhắc lại nhiều lần Tuy nhiên, việc viết tắt chấp nhận người soạn thảo quy ước cách viết tắt từ đầu thư Chẳng hạn, ý kiến pháp lý cần viện dẫn nhiều lần Thông tư số 79/1998/TT-BTC ngày 12 tháng năm 1998 Bộ Tài hướng dẫn áp dụng Quyết định số 75/1998/QĐ-TTg Thủ tướng Chính Phủ ngày tháng năm 1998 mã số thuế Nhằm tránh phải diễn đạt dài dòng, quy ước thơng tư viết tắt “Thông tư 79” Để hiểu rõ ràng thông lệ này, đề nghị xem mẫu thư tư vấn Mục 3.2 viết 2.4 Ngơn ngữ thích hợp, lịch Ngôn ngữ luật sư sử dụng phải ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, thể đạo đức nghề nghiệp nghề luật sư Trong nhiều trường hợp, luật sư phải từ chối khách hàng, giúp khách hàng gửi yêu cầu cho phía đối phương, làm cầu nối cho việc đàm phán hay thay mặt khách hàng từ chối yêu cầu phía đối tác… Đối với hồn cảnh này, việc trả lời phải đảm bảo mặt giữ vững vị mình, mặt khác nên tránh chừng mực có thể, diễn đạt khiến phía bên giận phật lịng Một thư soạn thảo thiếu nhạy cảm làm hỏng quan hệ tương lai Cũng cần phải nói đến cách sử dụng thuật ngữ chuyên môn văn luật sư soạn thảo Có nhiều tình chẳng hạn việc viết ý kiến pháp lý, luật sư cần phải sử dụng thuật ngữ chuyên môn để diễn đạt Tuy nhiên, thuật ngữ chuyên biệt khiến khách hàng hiểu tốt hết dùng từ phổ thơng có nghĩa tương đương định nghĩa hay giải thích thuật ngữ Nhìn chung, tuỳ thuộc vào đối tượng khách hàng (là cá nhân thông thường người có đơi chút hiểu biết pháp luật), luật sư cần phải biết điều chỉnh văn phong cho phù hợp 2.5 Trả lời hẹn Hơn lời nói đẹp, câu trả lời hẹn hay trả lời sớm phương cách tốt chứng tỏ thái độ chuyên nghiệp luật sư khiến cho khách hàng có cảm tưởng thực luật sư cố gắng để làm hài lịng họ Ngồi ra, câu trả lời muộn màng khiến cho khách hàng tìm đến luật sư khác Vì vậy, chưa thể đưa lời tư vấn, luật sư nên ghi nhận với khách hàng yêu cầu hẹn thời gian để trả lời Một thực tế cho thấy nhiều văn phòng luật sư Việt Nam chưa thực coi trọng tính hẹn Tơi có người bạn làm việc cho công ty nước ngồi Cơng ty triển khai hoạt động kinh doanh Việt Nam nên có ý định mở văn phịng đại diện cơng ty thị trường Người bạn đại diện cho công ty hỏi giá dịch vụ tư vấn số văn phòng luật sư Việt Nam số chi nhánh văn phịng luật sư nước ngồi Việt Nam nhận chào giá dịch vụ chi tiết từ chi nhánh văn phòng luật sư nước ngồi, cịn văn phịng luật sư Việt Nam hỏi khơng có câu trả lời trả lời vắn tắt qua điện thoại tuần sau gửi chào giá sơ sài Và đương nhiên, hoàn cảnh vậy, khách hàng lựa chọn dịch vụ chi nhánh văn phịng luật sư nước ngồi họ thấy cho dù phí dịch vụ đắt bù lại họ có cảm giác an tâm giao việc cho luật sư mà họ đánh giá chuyên nghiệp Qua câu chuyện nhỏ rút học có tâm theo định hướng chun nghiệp tăng tính cạnh tranh cho văn phòng luật sư Việt Nam, bối cảnh mở cửa thị trường 2.6 Kỹ thuật trình bày văn Cuối cùng, thiếu sót khơng nói tới kỹ thuật trình bày văn Một thư tín đánh máy cẩn thận, trình bày sáng sủa chắn gây thiện cảm cho người đọc Vì vậy, đừng qn chia đoạn nội dung văn Việc chia đoạn xuống dòng theo ý giúp cho người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung văn Một nguyên tắc mà người soạn thảo cần phải biết trang đánh máy phải chia tối thiểu làm hai đoạn Ngoài ra, soạn thảo đánh máy văn xong, thiết phải rà sốt lại tồn nội dung văn để chỉnh sửa sai sót hình thức (như lỗi tả, lỗi ngữ pháp, ý bị lặp lại…) hay nội dung (cách diễn đạt, dùng từ…) Tốt nhất, văn quan trọng, nên cho người khác đọc lại văn người khác dễ dàng phát sai sót mà nhiều người soạn thảo không thấy Kỹ soạn thảo số thư tín thường dùng 3.1 Thư chào phí Sau tiếp xúc với khách hàng nghiên cứu sơ hồ sơ khách hàng cung cấp, luật sư thường làm công việc viết chào dịch vụ pháp lý nhằm đề xuất mức phí tư vấn Để khách hàng dễ dàng chấp nhận mức phí mà luật sư đưa ra, nội dung chào dịch vụ pháp lý phải cho khách hàng biết họ hưởng dịch vụ cụ thể Điều dễ dàng Nếu người đặt cửa hàng đồ gỗ gia công tủ, kết hợp đồng dễ đánh giá mắt thường sản phẩm tư vấn luật sư lại sản phẩm chất xám, nhiều trìu tượng Cách tốt để thuyết phục khách hàng nêu tên gọi chi tiết tốt phần việc mà dự định cung cấp cho khách hàng Qua đó, khách hàng mường tượng tương đối cụ thể cường độ làm việc mức độ chất xám mà luật sư bỏ để hoàn thành yêu cầu khách hàng, từ có sở chấp nhận mức phí chào Ngồi ra, chào dịch vụ pháp lý xem đề nghị giao kết hợp đồng dịch vụ pháp lý nên nội dung điều khoản hợp đồng thể văn này, chẳng hạn cam kết giá tư vấn, phương thức toán, hiệu lực hợp đồng, cam kết bảo mật thông tin khách hàng Chúng ta thử xem chào dịch vụ pháp lý liên quan đến dịch vụ tư vấn thành lập cơng ty có vốn đầu tư nước ngồi “Thưa Ơng, Trên sở nội dung thảo luận với Ông buổi họp ngày 14 tháng vừa qua, chúng tơi xin ghi nhận rằng, Ơng thay mặt cho [tên doanh nghiệp cá nhân tuỳ theo trường hợp] đề nghị trợ giúp chúng tơi liên quan đến vấn đề [Tóm tắt địa vị pháp lý hoạt động kinh doanh khách hàng – Tình tiết 1] [Tóm tắt địa vị pháp lý hoạt động kinh doanh đối tác theo mơ tả khách hàng – Tình tiết 2.] Do vậy, Ông thay mặt cho [tên doanh nghiệp] đề nghị chúng tơi tư vấn để lựa chọn hình thức hợp tác đầu tư phù hợp theo luật Việt Nam cung cấp dịch vụ pháp lý khác liên quan đến việc thực dự án kinh doanh chung bên Trên tinh thần đó, chúng tơi xin làm rõ với Ơng (i) cơng việc mà thực nhằm đáp ứng yêu cầu q Cơng ty (ii) phí luật sư (tính theo mức khốn) để thực dịch vụ Công việc gồm hai phần sau : [Các cơng việc cụ thể khác hồ sơ] 1.1 Đánh giá điều kiện hợp tác đề xuất phương án đầu tư Trong giai đoạn này, tiếp xúc trao đổi với Ơng đại diện Cơng ty quan có liên quan thực nhằm : Hiểu rõ tư cách pháp lý hoạt động kinh doanh [tên doanh nghiệp], nắm bắt thông tin liên quan đến tư cách pháp lý khả hợp tác đầu tư đối tác, Làm rõ điều kiện lợi ích mà bên mong muốn đạt tới tham gia dự án này, Phân tích quy định pháp luật Việt Nam đầu tư nước nhằm đề xuất với quý Công ty hay hình thức hợp tác đầu tư thích hợp để bên xem xét định, Tiếp xúc với quan có thẩm quyền để nắm thơng tin sách địa phương dự án vậy,và Soạn thảo thư tư vấn pháp lý phương án đầu tư đưa ra, nêu rõ tính khả thi, chế độ thuế ưu đãi khác áp dụng cho dự án 1.2 Sau bên thống phương thức hợp tác đầu tư phù hợp dựa đề xuất chúng tôi, định thực dự án, công việc chủ yếu : Soạn thảo tài liệu cần thiết hồ sơ xin cấp phép đầu tư, bao gồm: đơn xin phép đầu tư giải trình, hợp đồng đầu tư, điều lệ cơng ty (nếu có), hợp đồng th trụ sở (nếu có) vv Hồn chỉnh hồ sơ với cộng tác đối tác nước giấy tờ thủ tục liên quan đến tư cách pháp lý khả tài để đầu tư họ, thay mặt Công ty nộp tới quan có thẩm quyền để xin cấp phép đầu tư Mọi công việc nêu thực với cộng tác luật sư Việt Nam phù hợp với quy định pháp luật hành Phí luật sư tính cụ thể sau : Đối với công việc nêu điểm 1.1 đây, phí luật sư triệu đồng Việt Nam (chưa có thuế VAT) chưa tính đến chi phí bên ngồi liên quan lại, liên lạc, vv Phí luật sư giai đoạn tương ứng công việc nêu điểm 1.2 triệu đồng Việt Nam (chưa có thuế VAT) chưa tính đến chi phí liên quan lại, liên lạc, vv Chúng mong nhận hồi âm Ơng vấn đề ln sẵn sàng trao đổi với Ơng thơng tin cần thiết 3.2 Kỹ soạn thảo ý kiến pháp lý (Thư tư vấn) 3.2.1 Khái niệm ý kiến pháp lý hay thư tư vấn Ý kiến pháp lý dạng thư từ trao đổi luật sư khách hàng nên người ta cịn gọi nói tên thư tư vấn Thư tư vấn có mục đích cung cấp thông tin đưa lời khuyên cho khách hàng chủ đề câu hỏi có chất pháp lý Thông thường, khách hàng mang đến cho luật sư câu hỏi như: liệu có nên tiến hành việc, liệu có may thắng kiện vụ kiện với X hay không, đâu hậu pháp lý điều khoản mà bên hợp đồng đó, làm cách để chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn nhân viên làm việc không hiệu quả… Trên thực tế, vấn đề khách hàng đa dạng, động chạm đến nhiều lĩnh vực pháp luật khác hợp đồng, cơng ty, nhân gia đình, thừa kế, thuế má, tài chính, ngân hàng, lao động… Khách hàng luật sư cá nhân, tổ chức (đa phần doanh nghiệp) Cùng có luật sư có khách hàng đặc biệt quan tài phán nước ngồi văn phịng luật sư nước ngồi Chẳng hạn trường hợp quan tài phán nước xét xử tranh chấp có dẫn chiếu tới pháp luật Việt Nam, họ buộc phải có văn u cầu văn phịng luật sư uy tín Việt nam cho ý kiến pháp lý điều khoản luật Việt Nam áp dụng để giải tranh chấp Người đọc tham khảo mẫu ý kiến pháp lý trường hợp phần phụ lục viết Soạn thảo thư tư vấn công việc chủ yếu luật sư cơng việc khó nhất, địi hỏi lao động nghiêm túc cẩn trọng Một luật sư đưa ý kiến pháp lý phải chịu trách nhiệm nghề nghiệp khách hàng, vậy, luật sư đưa ý kiến sai, gây thiệt hại cho khách hàng luật sư phải chịu trách nhiệm bồi thường cho khách hàng2 Cho nên, trước định nhận yêu cầu khách hàng, luật sư nên xem xét kỹ liệu vấn đề có thuộc chun mơn hay khơng có luật sư chun mơn trợ giúp để xử lý yêu cầu khách hàng hay không Nội dung thư tư vấn đương nhiên phụ thuộc vào chất vấn đề khách hàng yêu cầu luật sư làm sáng tỏ Dưới xin đề cập tới cách trình bày thư tư vấn thông thường 3.2.2 Cấu trúc thư tư vấn Một thư tư vấn chuẩn mực chuyên nghiệp thường bao gồm phần sau: Phần mở đầu Mơ tả tóm tắt việc nêu tài liệu mà khách hàng cung cấp Liệt kê văn quy phạm pháp luật áp dụng phương tiện giải thích bổ trợ Xác định vấn đề luật sư yêu cầu tư vấn Phân tích việc, đưa giải pháp lời khuyên luật sư Phần kết thúc Dưới đây, đề cập nội dung cụ thể phần 3.2.2.1 Phần mở đầu Cũng giống thư tín thông thường dùng giao dịch, phần mở đầu thư tư vấn bao gồm giấy tiêu đề, họ tên, địa người nhận, đối tượng thư tư vấn ngày tháng Nếu khách hàng cá nhân khơng có vấn đề Luật Luật sư, Điều 40 khoản 5, Điều 52 khoản điểm c khó khăn khách hàng tổ chức cần lưu ý kiểm tra người nhận xác để đảm bảo thư gửi cho đối tượng chịu trách nhiệm xử lý hồ sơ Cũng nên ghi thích đối tượng thư tư vấn vài từ khoá ký hiệu để khách hàng liếc qua thư nắm bắt tài liệu bàn đến vấn đề Trên thực tế, vụ việc liên quan đến tranh chấp, thường dùng cách tóm tắt sau: Về việc: Tranh chấp hợp đồng Công ty TNHH ABC Công ty TNHH XYZ, khơng phải hồ sơ tranh chấp dùng từ khố để mơ tả hồ sơ, chẳng hạn: Về việc: Bình luận dự thảo hợp đồng cung cấp đồ mỹ nghệ cao cấp Công ty CP ABC Công ty TNHH XYZ Cuối cùng, đừng quên đề ngày tháng năm gửi thư ý kiến pháp lý đưa cho thời điểm khác tuỳ thuộc vào thay đổi hoàn cảnh đặc biệt thay đổi luật pháp Ngoài phần tiêu đề, nội dung khác quan trọng soạn mở đầu ý kiến pháp lý khẳng định phạm vi tư vấn Khách hàng xin ý kiến tư vấn qua điện thoại có trao đổi trực tiếp với luật sư nên đoạn mở đầu thư thường nêu lại ngày tháng diễn trao đổi điện thoại gặp gỡ trực tiếp Việc nêu lại ngày tháng khách hàng đưa yêu cầu quan trọng gắn liền với thời hiệu giải vụ việc Khách hàng trách luật sư khơng đốc thúc họ hành động sớm nhiều thời hiệu khởi kiện hết trước khách hàng đến gặp luật sư Mô tả phạm vi tư vấn quan trọng Nên nêu thẳng ngắn gọn, xác yêu cầu khách hàng Chẳng hạn, khách hàng yêu cầu bình luận dự thảo hợp đồng mua bán thức ăn gia súc đối tác khách hàng soạn, nêu tóm tắt phạm vi tư vấn sau : "Theo yêu cầu ông trao đổi ngày …, xin đưa ý kiến pháp lý dự thảo hợp đồng mua bán thức ăn gia súc công ty ABC soạn ngày…" 3.2.2.2 Mơ tả tóm tắt việc Trong phần này, thơng thường luật sư phải liệt kê tài liệu mà khách hàng cung cấp tóm tắt việc dựa thông tin, tài liệu mà khách hàng cung cấp Khi mơ tả tóm tắt việc, cần lưu ý chắt lọc để loại bỏ chi tiết rườm rà nêu kiện có ý nghĩa pháp lý Cách mô tả khoa học sử dụng bảng sơ đồ theo dòng thời gian dòng kiện Có thể tham khảo cách tóm tắt tranh chấp hợp đồng mua bán ống gang xám hai công ty ABC XYZ Theo lời khách hàng vào hồ sơ khách hàng cung cấp cơng ty ABC nhà thầu nước hoạt động hợp pháp Việt Nam nhận thầu dự án “Hệ thống cấp thoát nước thành phố V.” Công ty XYZ doanh nghiệp nhà nước, có trụ sở H., hoạt động sản xuất sản phẩm gang thép Thực dự án nói trên, năm 1999-2000 ABC XYZ ký nhiều hợp đồng theo XYZ cung cấp ống gang xám phụ kiện cho ABC Việc ký kết thực hợp đồng diễn suôn sẻ phát sinh mâu thuẫn việc thực đơn đặt hàng ngày 26/2/2000 Theo đơn đặt hàng ngày 26/2/2000, XYZ cung cấp cho ABC ống gang đúc phụ kiện với tổng giá trị hợp đồng 5.579.731.500 đồng Thời hạn bảo hành năm, nêu báo giá XYZ Khi thực hợp đồng, ABC phát có số ống gang không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật thoả thuận hợp đồng Ngày 11/8/2000 5/2/2001, ABC gửi thông báo cho XYZ việc yêu cầu XYZ cử người đến công trường để hai bên tiến hành kiểm tra chất lượng lơ hàng ABC tốn hết giá trị hợp đồng cho XYZ Ngày 21/8/2001, XYZ gửi công văn khẳng định tất ống gang thử áp lực đạt 25 bar xuất xưởng, nghĩa khơng thừa nhận có vi phạm, không cung cấp chứng thử thuỷ lực Trong thời gian sau đó, ABC XYZ tiếp tục ký kết thực hợp đồng ngày 26/3/2002 trị giá 809.834.000 đồng; hợp đồng ngày 12/6/2002 trị giá 171.037.352 đồng hợp đồng ngày 18/7/2002 trị giá 34.933.000 đồng Phía ABC thư đề ngày 19/11/2002 gửi cho XYZ cho rằng, vi phạm chất lượng (bị vỡ ống gang đúc) XYZ từ việc thực hợp đồng ngày 26/2/2000 mà họ phải gánh chịu tổn thất lên đến 197.100.000 đồng để chi phí cho việc khắc phục hậu thuê thiết bị, nhân công, xe cộ, mua ống thay thế… (thiệt hại nảy sinh từ ống gang bị vỡ 3.285 USD - tương đương 49.275.000 đồng) Vì thế, theo thư ngày 19/11/2002 ABC yêu cầu XYZ đền bù khoản tiền 197.100.000 đồng nêu Tuy nhiên, phía XYZ khơng thừa nhận khơng tốn khoản bồi thường trên, nên ABC giữ lại khoản tiền 384.246.000 đồng từ hợp đồng ký ngày 26/3/2002, 12/6/2002 18/7/2002 (trong có 180.451.700 đồng giữ lại từ hợp đồng ký ngày 26/3/2002 - hoàn thành việc giao hàng hợp đồng 31/5/2002) Cuối tháng 8/2002, XYZ lần địi ABC tốn khoản tiền 384.246.400 đồng ABC khơng tốn Ngày 20/11/2002, XYZ thông báo cho ABC sau ngày 15/12/2002 làm thủ tục khởi kiện án Trên thực tế, XYZ có đơn khởi kiện ngày 3/1/2003 tồ án Rõ ràng, tóm tắt việc theo lối diễn giải làm cho người đọc khó nắm bắt vấn đề Việc sử dụng bảng mơ tả theo dịng thời gian dịng kiện chắn làm cho việc trở nên sáng sủa Ngày 1999-2000 12/6/2000 26/2/2000 11/8/2000 5/3/2001 Tóm tắt nội dung việc ABC XYZ ký nhiều hợp đồng theo XYZ cung cấp ống gang xám phụ kiện cho ABC XYZ gửi Báo giá cho ABC, có nêu điều kiện bảo hành hàng bán vòng năm kể từ ngày giao hàng ABC đặt mua ống gang đúc phụ kiện Tổng giá trị hợp đồng 5.579.731.500 đồng (Sau gọi tắt “Hợp đồng số 1”) Đơn đặt hàng có xác nhận ơng N.T, phó giám đốc XYZ Trong đơn đặt hàng không nêu lại điều kiện bảo hành ABC thông báo cho XYZ biết có vài ống gang khơng đạt tiêu chuẩn kỹ thuật thỏa thuận đồng thời yêu cầu XYZ cử người đến công trường để hai bên tiến hành kiểm tra chất lượng lô hàng ABC thông báo cho XYZ biết lại có vài ống gang khác bị hỏng lại yêu cầu XYZ cử người đến công trường để hai bên tiến hành kiểm tra chất lượng lô hàng 21/8/2001 XYZ gửi công văn từ chối việc đến công trường khẳng định tất ống gang thử áp lực đạt 25 bar xuất xưởng, đồng thời yêu cầu ABC cử người đến nhà máy kiểm tra Công văn ông B.L, giám đốc XYZ ký 4/9/2001 ABC từ chối đến nhà máy, đồng thời yêu cầu XYZ cung cấp tài liệu cần thiết khẳng định thông số thử nghiệm ống gang bao gồm: - Chứng nơi sản xuất - Báo cáo thử nghiệm thuỷ tĩnh, - Báo cáo nguồn gốc vật liệu 26/3/2002 ABC XYZ ký hợp đồng với giá trị 809.843.000 đồng (Sau gọi tắt “Hợp đồng số 2”) Giao hàng xong ngày 31/5/2002 12/6/2002 ABC XYZ ký hợp đồng với giá trị 171.037.352 đồng (Sau gọi tắt “Hợp đồng số 3”) 18/7/2002 ABC XYZ ký hợp đồng với giá trị 34.933 đồng (Sau gọi tắt “Hợp đồng số 4”) 29/8/2002 XYZ yêu cầu ABC toán nốt tiền hàng từ Hợp đồng số 2, 3, 4, với tổng giá trị 384.246.000 đồng, có 180.451.700 đồng Hợp đồng số 19/11/2002 ABC gửi thư thông báo việc vỡ ống gang đúc mua theo đơn đặt hàng ngày 26/2/2000 mà ABC phải chịu tổn thất 3.285 USD tương đương 197.100.000 đồng yêu cầu XYZ bồi thường 20/11/2002 XYZ địi ABC tốn tiền, khơng khởi kiện 3/1/2003 XYZ gửi đơn khởi kiện TAND tỉnh Quảng Ninh, yêu cầu ABC toán 384.246.000 đồng Việc gợi lại việc liệt kê tài liệu mà khách hàng cung cấp mang nhiều ý nghĩa Thứ nhất, giúp khách hàng có nhìn tồn diện tồn câu chuyện Thứ hai, chừng mực đó, giống việc tuyên án, ý kiến pháp lý luật sư phải dựa kiện mà khách hàng cung cấp, khách hàng cung cấp thông tin sai thiếu làm cho ý kiến pháp lý bị sai lệch Vì vậy, việc nêu tóm tắt việc liệt kê tài liệu khách hàng cung cấp nhằm giới hạn trách nhiệm luật sư Chúng ta thường thấy ý kiến pháp lý luật sư câu mang tính chất bảo lưu sau : "Do chúng tơi khơng có hội xác minh chi tiết kiện diễn tính hợp pháp số tài liệu giao dịch có liên quan [do khách hàng cung cấp], phân tích chúng tơi dựa sở giả định tài liệu nói hồn tồn xác thực hình thức nội dung so với gốc tài liệu Nếu có kiện quan trọng mà không đề cập đến không tài liệu phản ánh đầy đủ, xin Quý công ty vui lịng thơng báo để chúng tơi điều chỉnh ý kiến cách phù hợp" 3.2.2.3 Liệt kê văn quy phạm pháp luật áp dụng phương tiện giải thích bổ trợ Trong mục này, luật sư liệt kê văn quy phạm pháp luật áp dụng để giải vụ việc khách hàng Mục đích việc liệt kê tài liệu nhằm cho khách hàng thấy pháp lý mà luật sư dựa vào để đưa ý kiến Ngoài việc liệt kê văn pháp luật, nên kể thêm phương tiện giải thích bổ trợ Chẳng hạn, liên quan đến vấn đề khách hàng hỏi mà luật pháp không rõ ràng, luật sư thường gửi công văn hỏi ý kiến quan nhà nước có thẩm quyền, cơng văn trả lời xem pháp lý cho ý kiến luật sư Tuy nhiên, cần biết rằng, việc liệt kê văn quy phạm pháp luật yêu cầu tuyệt đối tất thư tư vấn Một số văn phịng luật sư chọn cách thích cần viện dẫn pháp luật Quả thực, số lượng văn nhiều mà lại lựa chọn cách liệt kê dẫn đến cân đối hình thức phần với phần cịn lại thư Vì vậy, tuỳ thuộc vào hồn cảnh, luật sư lựa chọn cách thức diễn đạt cho phù hợp 3.2.2.4 Xác định vấn đề luật sư yêu cầu tư vấn Thực ra, phần mở đầu khẳng định phạm vi tư vấn cho thấy vấn đề mà luật sư yêu cầu tư vấn Tuy nhiên, mục này, cần diễn đạt yêu cầu khách hàng dạng câu hỏi pháp lý cụ thể Nên nêu câu hỏi pháp lý cụ thể phần phân tích việc câu trả lời luật sư câu hỏi pháp lý 3.2.2.5 Phân tích việc, đưa giải pháp lời khuyên Đây nội dung quan trọng thư tư vấn Để đến câu trả lời đề xuất giải pháp, luật sư phải suy nghĩ, lập luận, áp dụng quy tắc pháp lý vào trường hợp cụ thể khách hàng Cuối cùng, phải viết lập luận theo trình tự lơgic Khi trả lời đưa giải pháp cho khách hàng, luật sư cần giải thích lý lại đề xuất Khơng thiết luật sư phải đưa học kiến thức pháp luật mà cần đưa thông tin đủ vấn đề sáng tỏ Có thể sử dụng phương pháp biện luận diễn giải quy nạp, thường áp dụng phương pháp tam đoạn luận Phương pháp tam đoạn luận phép suy luận lôgic bao gồm ba vế (tiền đề lớn, tiền đề nhỏ kết luận) mệnh đề kết luận rút từ hai mệnh đề tiền đề,ví dụ: Mọi người chết Tơi người Vậy tơi chết Ví dụ, khách hàng đến văn phịng anh (chị) trình bày việc sau: công ty họ ký hợp đồng thuê tàu vòng năm để chở khách du lịch hoạt động năm chưa có hiệu Họ tính chuyện chấm dứt hợp đồng trước thời hạn cịn e ngại hợp đồng có điều khoản phạt vi phạm với mức phạt cao Khách hàng đề nghị luật sư cho biết ý kiến pháp lý tìm giải pháp khả thi nhằm chấm dứt hợp đồng trước thời hạn cho họ nộp tiền phạt vi phạm Như vậy, câu hỏi pháp lý đặt liệu khách hàng có quyền chấm dứt hợp đồng trước thời hạn hay không? Nếu khơng hậu pháp lý xảy khách hàng đơn phương chấm dứt hợp đồng Xem xét quy định pháp luật hợp đồng thấy khách hàng chấm dứt hợp đồng xảy kiện sau: (i) hợp 10 đồng bị vô hiệu; (ii) người cho thuê vi phạm nghĩa vụ hợp đồng; (iii) xảy kiện bất khả kháng kéo dài Đối chiếu với tình khách hàng thấy khơng xảy kiện kể nên khơng có để chấm dứt hợp đồng cách hợp pháp Vậy phải xem xét đến hậu pháp lý việc đơn phương chấm dứt hợp đồng trước thời hạn Hợp đồng chịu điều chỉnh Luật Thương mại 2005, theo Điều 301 Luật mức phạt vi phạm không 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm Vì vậy, điều khoản phạt hợp đồng chắn thẩm phán điều chỉnh lại theo quy định luật pháp vậy, khách hàng chịu mức phạt thấp nhiều so với quy định hợp đồng Tuy nhiên, Điều 307 khoản Luật Thương mại 2005 quy định : "Trường hợp bên có thỏa thuận phạt vi phạm bên bị vi phạm có quyền áp dụng chế tài phạt vi phạm buộc bồi thường thiệt hại, trừ trường hợp Luật có quy định khác” Vì vậy, thẩm phán xem xét việc bồi thường thiệt hại bên cho thuê chứng minh thiệt hại thực tế xảy Như vậy, sau luật sư phân tích khía cạnh pháp lý hồ sơ, khách hàng hiểu rõ vị của mình, nhờ vậy, giải pháp (mà trước hết tiến hành thương lượng với bên thuê) luật sư đề xuất dễ dàng khách hàng chấp nhận Sau phân tích khía cạnh pháp lý vụ việc, luật sư cần đưa kết luận khuyến nghị hay giải pháp Một số luật sư thích đưa phần kết luận trước phần lập luận, phân tích kết luận rõ ràng có lợi cho khách hàng Cách thức có ưu điểm thông tin cho khách hàng kết luận mà họ muốn Hơn nữa, có số khách hàng quan tâm đến phần phân tích, lập luận phần kết luận chưa chắn kết luận bất lợi cho họ Khi phần kết luận tỏ chưa chắn bất lợi cho khách hàng nên phân tích, lập luận trước đưa kết luận Đối với trường hợp kết luận chưa chắn ví dụ liên quan đến vụ kiện mà thắng thua phụ thuộc phần nhiều vào chứng phải tìm tương lai, luật sư cần cố gắng trình bày việc thật sáng tỏ giải thích cho khách hàng yếu tố khiến cho câu trả lời khơng dứt khốt Tránh trả lời theo kiểu “về điểm này, tơi khơng biết” cách nói làm cho khách hàng hiểu lầm luật sư thiếu hiểu biết đọc chưa kỹ hồ sơ họ Kinh nghiệm soạn thảo ý kiến pháp lý trường hợp câu trả lời không chắn luật sư nên phân tích khả khác xảy ra, hậu pháp lý khả đó, giải pháp sử dụng để thay đổi tình thế, may thành cơng rủi ro gặp phải giải pháp… Trong trường hợp, kết luận khơng chắn luật sư khơng thể diễn đạt theo lối dứt khốt sau khách hàng quy trách nhiệm luật sư khiến cho họ nhầm lẫn hoàn cảnh Cuối cùng, đừng quên đưa khuyến nghị luật sư Cũng có luật sư trẻ, sau phân tích khía cạnh pháp lý kết luận quên nhắc nhở khách hàng việc cần phải làm Chẳng hạn, sau đưa bình luận cho điều khoản dự thảo hợp đồng, luật sư quên không hướng dẫn khách hàng cách thức để đàm phán lại điều khoản hay qn khơng chỉnh sửa lại nội dung điều khoản 11 Mặt khác, trường hợp khách hàng cần tiến hành số thủ tục thời hạn định, chẳng hạn, cần phải làm đơn khởi kiện hay đơn phản tố thời hạn định khơng hết thời hiệu khởi kiện Trong trường hợp này, luật sư cần nhấn mạnh để khách hàng không quên Không nên diễn đạt cách chung chung : “ ông (bà) cần phải làm đơn gửi quan X vòng tháng…” mà nêu đính xác ngày chậm có thể, chẳng hạn: “muộn ngày 15 tháng năm 2007, ông (bà) phải gửi đơn cho quan X…” Trong số trường hợp cần thời gian để soạn thảo số văn hay thực thủ tục, luật sư cần tính tốn thời gian tối thiểu để hồn thành việc nhắc nhở khách hàng Tránh tình trạng khách hàng liên lạc với luật sư vào ngày chót khiến cho cơng việc khơng thể hồn thành khơng ưng ý 3.2.2.6 Phần kết thúc Như tất thư tín thơng thường, cuối lời chào cuối thư khẳng định thiện chí cung cấp thơng tin bổ sung khách hàng cần phải hỏi thêm số vấn đề nội dung thư tư vấn Thường thấy thư tư vấn câu như: Chúng mong nhận hồi âm Ông vấn đề ln sẵn sàng trao đổi với Ơng thông tin cần thiết Cuối cùng, để minh hoạ, tham khảo thư tư vấn sau mà văn phòng luật sư trả lời cho khách hàng - trung tâm giáo dục, hỏi việc liệu họ có phép phát hành hố đơn tài hoạt động có thu phí hay khơng [Giấy tiêu đề; tên, logo văn phòng, địa liên lạc] Hà Nội, ngày 11 tháng 11 năm 2001 Ông Daniel LE DUC Cố vấn pháp lý Trung tâm hợp tác đào tạo ABC Gửi qua fax : 0240-888-888 Về việc: Quy chế Trung tâm hợp tác đào tạo Thưa Ông, [Khẳng định phạm vi tư vấn] Qua trao đổi họp ngày tháng 11 vừa qua, hiểu Ơng muốn văn phịng chúng tơi tư vấn, xem liệu Trung tâm hợp tác đào tạo ABC (sau gọi tắt “Trung tâm”) có phép phát hành hố đơn thức theo mẫu chung Tổng cục thuế hoạt động có thu phí Trung tâm hay khơng [Mơ tả việc] Chúng hiểu rằng, Trung tâm thành lập từ năm 1992 Thoả thuận hợp tác ký Chính Phủ Cộng hồ Xã hội chủ nghĩa Việt Nam Chính phủ X (sau gọi “Hiệp định hợp tác”) Theo Thoả 12 thuận hợp tác, Trung tâm tổ chức văn hoá giáo dục phi lợi nhuận, hoạt động chủ yếu dựa nguồn tài trợ Chỉnh phủ X, phép tiến hành hoạt động sau đây: (i) đào tạo đối tượng có tốt nghiệp đại học ngành khoa học, kỹ thuật kinh tế để tạo nguồn giảng viên nòng cốt khoa học quản lý; (ii) tổ chức khố bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán quản lý doanh nghiệp; (iii) triển khai hoạt động nghiên cứu ứng dụng tư vấn lĩnh vực kinh tế quản lý để giúp cho phát triển kinh tế Việt Nam nói chung Chúng tơi biết rằng, từ tháng 10 năm 2001, Trung tâm bắt đầu triển khai khố bồi dưỡng nâng cao trình độ tổ chức hội nghị tư vấn dành riêng cho cán quản lý doanh nghiệp, thu phí doanh nghiệp để bù chi nhằm tăng dần phần đóng góp phía Việt Nam cho hoạt động Trung tâm theo tinh thần Thoả thuận hợp tác Chúng hiểu rằng, doanh nghiệp không nhận hố đơn thức Trung tâm phát hành theo mẫu chung Tổng cục thuế họ khơng thể khấu trừ phí đào tạo tư vấn trả cho Trung tâm khỏi thu nhập chịu thuế doanh nghiệp họ [Các tài liệu mà luật sư kiểm tra] Về việc này, kiểm tra (i) Thoả thuận hợp tác, (ii) thoả thuận ký Trung tâm doanh nghiệp gửi cán tham gia khoá bồi dưỡng hội nghị tư vấn [Bảo lưu luật sư] Tuy nhiên, chúng tơi khơng có điều kiện để kiểm tra đưa ý kiến quy định nước X liên quan đến vấn đề [Các văn quy phạm pháp luật áp dụng] Để trả lời câu hỏi Ơng, chúng tơi kiểm tra văn quy phạm pháp luật sau đây: (i) Nghị định số 18/2001/NĐ-CP ngày tháng năm 2001 việc thành lập hoạt động sở văn hố, giáo dục nước ngồi Việt Nam; (ii) Quyết định số 1126-TCT/QD/AC ngày 12 tháng năm 2001 Tổng cục trưởng Tổng cục thuế ban hành Quy chế phát hành, quản lý sử dụng hoá đơn (sau gọi “Quyết định 1126”); (iii) Quyết định số 75/1998/QĐ-TTg Thủ tướng Chính Phủ ngày tháng năm 1998 mã số thuế (sau gọi “Quyết định 75”) (iv) Thông tư số 79/1998/TT-BTC ngày 12 tháng năm 1998 Bộ Tài hướng dẫn áp dụng Quyết định 75 (sau gọi “Thông tư 79”); (v) Luật Thuế giá trị gia tăng năm 1998 văn hướng dẫn áp dụng luật như: Nghị định số 79/2000/NĐ-CP Chính Phủ ngày 29 tháng 12 năm 2000 (sau gọi “Nghị định 13 79”), Thông tư số 122/2000/TT-BTC Bộ Tài ngày 29 tháng 12 năm 2000 (sau gọi “Thông tư 122”); (vi) Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 1998 văn hướng dẫn thi hành Luật Nghị định số 30/1998/NĐ-CP (“Nghị định 30”) (được sửa đổi, bổ sung Nghị định số 26/2001/NĐ-CP (“Nghị định 26”)), Thông tư số 99/1998/TTBTC Bộ Tài (“Thơng tư 99”) [Các phương tiện giải thích bổ trợ] Trong nghiên cứu tài liệu nói (đính kèm theo thư này), để làm rõ số vấn đề liên quan đến câu hỏi Ơng, chúng tơi có trao đổi với số chuyên viên quan có liên quan Tổng cục thuế, Cục thuế Hà Nội số vụ chức thuộc Bộ Giáo dục Đào tạo Đương nhiên, trao đổi nói khơng mang tính thức, tên gọi Trung tâm thông tin riêng liên quan đến Trung tâm bảo đảm bí mật [Xác định vấn đề] Ý kiến vấn đề hỏi sau: I Quy chế pháp lý Trung tâm Hiện tại, pháp luật Việt Nam không quy định hình thức pháp lý tương tự Trung tâm, Lời nói đầu Thoả thuận hợp tác dẫn chiếu đến Hiệp định hợp tác chung Văn hố, Khoa học Kỹ thuật Chính phủ Việt Nam Chính phủ X mà khơng dẫn chiếu đến văn quy phạm pháp luật Việt Nam Vậy nên, e khẳng định Trung tâm có tư cách pháp nhân theo luật Việt Nam II Điều kiện phát hành hóa đơn thức Quy chế phát hành, quản lý sử dụng hoá đơn ban hành kèm theo Quyết định 1126 có quy định điều 2, đoạn I, phần A rằng, tổ chức, cá nhân khơng có hoạt động kinh doanh khơng có mã số thuế khơng quyền mua sử dụng hố đơn Về tổ chức cá nhân phép có mã số thuế, điều Quyết định 75 quy định, tổ chức, cá nhân chịu thuế theo pháp luật Việt Nam phải đăng ký Cục thuế có thẩm quyền để cấp mã số thuế Các tổ chức, cá nhân chịu thuế giá trị gia tăng thuế thu nhập công ty lại xác định theo Luật thuế giá trị gia tăng Luật thuế thu nhập công ty văn hướng dẫn thi hành hai luật Các tổ chức cá nhân (có yếu tố nước ngồi) chủ yếu bao gồm: (i) Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi bên nước hợp đồng hợp tác kinh doanh hoạt động theo Luật đầu tư nước Việt Nam; (ii) Các tổ chức, cá nhân nước ngồi có hoạt động kinh doanh Việt Nam không thuộc phạm vi điều chỉnh Luật đầu tư nước Việt Nam Theo quy định Thông tư số 169/ /TT-BTC4, tổ chức cá nhân coi có Về đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng, xem điều Nghị định 79 đoạn I, phần A Thông tư 122; đối tượng chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, xem điều 1, Nghị định 30 đoạn I, phần A, Thông tư 99 14 hoạt động sản xuất kinh doanh Việt nam, coi đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng thuế thu nhập doanh nghiệp III Giải pháp Như trình bày, Trung tâm khơng thuộc vào hình thức pháp lý nêu trên, nguyên tắc, Trung tâm đăng ký để lấy mã số thuế phát hành hố đơn thức theo mẫu chung Tổng cục thuế cho doanh nghiệp gửi cán tham gia khoá bồi dưỡng hội nghị tư vấn Trung tâm tổ chức Nếu phân hoạt động mà Trung tâm phép tiến hành thành ba loại: (i) hoạt động đào tạo, (ii) hoạt động bồi dưỡng nâng cao trình độ (iii) hoạt động tư vấn thấy: - hai hoạt động có thu miễn thuế giá trị gia tăng theo quy định điểm 11, đoạn 2, phần A Thông tư 122; - khoản thu Trung tâm hoạt động thứ ba phải chịu thuế giá trị gia tăng, hoạt động coi loại dịch vụ có thu, với điều kiện Trung tâm có đơn đề nghị quan thuế có thẩm quyền Về mặt luật pháp, có hậu tế nhị lựa chọn giải pháp này, hoạt động tư vấn chuyên gia thuế giải thích theo cách khác nhau: - theo số chuyên gia, có doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh (nghĩa khơng bao gồm Trung tâm) phải chịu thuế giá trị gia tăng thuế thu nhập doanh nghiệp, có quyền phát hành hố đơn; - số chun gia khác lại cho rằng, hoạt động có thu, không phụ thuộc vào chủ thể tiến hành hoạt động đó, đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng thuế thu nhập doanh nghiệp Vậy, theo cách giải thích thứ hai, Trung tâm đăng ký lấy mã số thuế quan thuế có thẩm quyền, khai báo nộp thuế giá trị gia tăng phát hành hoá đơn cho hoạt động tư vấn có thu phí cho loại hoạt động Nếu chọn giải pháp này, Trung tâm cần phải tính đến thực tế sau: - kiểm tra đơn đăng ký lấy mã số thuế Trung tâm, quan thuế có thẩm quyền xem xét lại vấn đề quy chế pháp lý Trung tâm, tiến hành truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp tất hoạt động mà Trung tâm tiến hành, có hoạt động đào tạo bồi dưỡng, thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp hoạt động quy định mức 32%; - Trung tâm bị quan thuế yêu cầu tổ chức lại hệ thống sổ sách kế toán theo tiêu chuẩn Việt Nam đăng ký hệ thống sổ sách kế tốn Bộ Tài Theo quy Điểm 1, đoạn 3, phần A Thông tư 169 15 định pháp luật Việt Nam, Trung tâm phải lập báo cáo tài hàng năm tiến hành kiểm toán báo cáo [Khẳng định thiện chí] Chúng tơi mong nhận hồi âm Ông vấn đề sẵn sàng trao đổi với Ơng thơng tin cần thiết [Chào cuối thư] Trân trọng kính chào, Kỹ soạn thảo biên Có nhiều hồn cảnh khách hàng u cầu luật sư giúp họ soạn thảo biên mà thường thấy biên phiên họp Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH, công ty hợp danh), hội đồng quản trị hay đại hội đồng cổ đơng (đối với cơng ty cổ phần) Hình thức nội dung biên tuỳ thuộc vào chất phiên họp nhiên, biên luật sư lập nên nêu yếu tố sau: - Tên gọi phiên họp (họp hội đồng quản trị hay đại hội đồng cổ đông…); - Địa điểm, ngày, diễn phiên họp; - Một thích nêu tính chất phiên họp (bất thường hay thường niên); - Họ tên chủ tịch phiên họp thư ký; - Danh sách thành viên có mặt, vắng mặt; - Nhận xét tỷ lệ có mặt, tính hợp lệ giấy triệu tập hay ý kiến từ chối giấy triệu tập; - Một thích nêu việc thông qua biên phiên họp kỳ trước; - Việc nhận báo cáo (nếu có); - Tóm tắt nội dung phiên họp Khi tóm tắt, biên phải tuân theo trật tự vấn đề bàn phiên họp (chương trình làm việc nêu giấy triệu tập) Biên cần nêu ý kiến đề xuất thành viên, ý kiến ủng hộ thành viên khác cuối nêu kết bỏ phiếu (nếu có) ; - Giờ kết thúc phiên họp ; - Chữ ký chủ trì họp thư ký Để soạn thảo biên tốt, người soạn thảo cần có đầu óc tổng hợp, biết ghi chép lại cách súc tích, mạch lạc nội dung họp đảm bảo không quên vấn đề chủ yếu Kỹ soạn thảo thư yêu cầu đối tác khách hàng phải trả nợ, làm khơng làm việc (Cịn gọi thư thúc nợ) Giúp khách hàng soạn thảo thư yêu cầu hay trả lời đối tác phần công việc luật sư Đối với thư thúc nợ, trước bắt tay vào soạn thảo, luật sư nên kiểm tra câu hỏi : - AI? Ai người phải có nghĩa vụ làm khơng làm việc ? - VÌ LỢI ÍCH CỦA AI? Ai người có quyền ? - VỀ CÁI GÌ ? Nghĩa vụ phải hồn thành nghĩa vụ ? 16 - TẠI SAO? Căn (hợp đồng, hành vi pháp lý) buộc bên phải có nghĩa vụ ? - KHI NÀO? Thời hạn phải hồn thành nghĩa vụ gì? - Ở ĐÂU? Nghĩa vụ phải thực đâu? - NHƯ THẾ NÀO? Các cách thức thi hành nghĩa vụ gì? - NẾU KHƠNG? Hậu trường hợp bên có nghĩa vụ từ chối thực nghĩa vụ gì? Một điểm cần lưu ý khách hàng yêu cầu luật sư thay mặt họ gửi yêu cầu cho đối tác nên ghi rõ tư cách uỷ quyền nêu giấy uỷ quyền khách hàng cho luật sư Cuối cùng, nên thận trọng để tránh việc diễn đạt sơ hở tạo nên lời thú nhận gây bất lợi cho khách hàng Thư thúc nợ khác với việc viết biện luận trước vậy, cần nêu dựa vào đưa yêu cầu đối tác 17 PHỤ LỤC MỘT SỐ MẪU THƯ TỪ DÙNG TRONG HOẠT ĐỘNG TƯ VẤN MẪU 1: BẢN CHÀO CUNG CẤP DỊCH VỤ PHÁP LÝ [Giấy tiêu đề] [Ngày, tháng, năm] [Tên người nhận Chức vụ Địa chỉ] Gửi qua fax : 0240-888-888 V vic: Chào dịch vụ pháp lý Thưa Ơng , Trước hết, cho phép chúng tơi bày tỏ lòng cám ơn ý định tốt đẹp Ơng Q Cơng ty việc chọn sử dụng dịch vụ tư vấn hoạt động sản xuất kinh doanh Quý Công ty Trong bối cảnh đó, chúng tơi xin khẳng định với Ơng Q Cơng ty chúng tơi sẵn lịng có đủ khả để thực thi nhiệm vụ tư vấn Kèm theo đề xuất nội dung, phạm vi điều kiện cung cấp dịch vụ chúng tơi để Ơng Quý Công ty xem xét Chúng hy vọng Ông Giám đốc chấp nhận đề nghị Nội dung phạm vi công việc tư vấn Từ thực tế trình cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh nhiều năm qua, dự kiến cung cấp cho Quý Công ty Dịch vụ sau: - Cung cấp đặn hàng tháng văn pháp luật có ảnh hưởng có khả gây ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh Quý Công ty - Cung cấp dẫn cần thiết cố vấn cho Quý Công ty biện pháp cần thực để đảm bảo quyền lợi ích hợp pháp Q Cơng ty khuôn khổ quy định pháp luật - Khi có u cầu Q Cơng ty, tiến hành nghiên cứu cho ý kiến mặt pháp lý dự thảo hợp đồng, thoả thuận, tài liệu giao dịch khác nhằm bảo vệ quyền lợi ích đáng, hợp pháp Q Cơng ty đảm bảo việc tài liệu, hồ sơ nói tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật Nhà nước - Tư vấn giải đáp vấn đề có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Quý Công ty yêu cầu miệng văn thời hạn hiệu lực Hợp đồng Chúng đề nghị rằng, có quy định trên, việc tư vấn vấn đề phức tạp, đòi hỏi phải có thời gian nghiên cứu, chuẩn bị cơng phu cơng việc địi hỏi phải có chun gia luật sư tham gia trực tiếp hướng dẫn đàm phán hợp đồng, công tác tỉnh, thành 18 phố khác, giải vụ kiện v.v thực theo thoả thuận riêng quy định cụ thể Phụ lục Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết Quý Công ty Hiệu lực thời hạn Hợp đồng cung cấp dịch vụ Hợp đồng dịch vụ có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký hết hiệu lực Bên thơng báo cho Bên văn bản, ba mươi (30) ngày trước chấm dứt Hợp đồng Phí tư vấn điều kiện tốn Q Cơng ty lựa chọn 02 phương thức xác định tốn phí dịch vụ tư vấn, cụ thể sau: Phương án Hàng tháng (chậm vào ngày mồng tháng), Quý Công ty trả cho khoản phí tính theo tháng (chưa có thuế giá trị gia tăng) 05 triệu đồng/tháng (năm triệu đồng chẵn/tháng) Khoản phí trả cho dịch vụ chúng tơi cung cấp thêm theo quy định Phụ lục Hợp đồng (nếu có), xác định sở vụ việc cụ thể, không nằm khoản phí trả theo tháng nói Phương án Phí trả tính theo làm việc thực tế luật sư Mức phí luật sư ấn định tương đương 60 đô la Mỹ/giờ Cuối tháng, gửi cho Quý Công ty bảng kê chi tiết thời gian mà luật sư thực tế làm việc cho Quý Công ty tháng sở xác định khoản phí luật sư mà Q Cơng ty tốn cho chúng tơi vịng 05 ngày làm việc kể từ ngày thơng báo gửi tới cho Quý Công ty Các điều khoản khác - Bảo đảm Trong thực nhiệm vụ nghĩa vụ theo Hợp đồng cung cấp dịch vụ, bảo đảm hành động cách cẩn thận, trung thực tuân thủ quy định pháp luật, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp - Bảo mật Chúng cam kết giữ bí mật tất thơng tin Q Cơng ty cung cấp thơng tin có liên quan Chúng không tiết lộ thông tin hình thức cho bên thứ ba khác, trừ việc cung cấp thông tin thể theo yêu cầu nhà chức trách có thẩm quyền theo luật định - Giải tranh chấp Mọi tranh chấp có liên quan đến Hợp đồng cung cấp dịch vụ giải trước hết thông qua thương lượng hoà giải Bên Trong trường hợp khơng thương lượng được, Bên có quyền yêu cầu Toà án giải theo quy định pháp luật Nếu có vấn đề cần làm rõ thêm, xin Ông Giám đốc đừng ngần ngại cho biết Chúng hy vọng nhận hợp tác từ phía Ơng Q Cơng ty Trân trọng kính chào, 19 MẪU 2: THƯ YÊU CẦU CUNG CẤP THÔNG TIN BỔ SUNG [Giấy tiêu đề] [Ngày, tháng, năm] [Tên người nhận Chức vụ Địa chỉ] Gửi qua fax : 0240-888-888 Về việc: [Tóm tắt] Thưa Ông, Như trao đổi qua điện thoại với Ông, dự thảo hợp đồng mà Ông yêu cầu chúng tơi xem xét cho ý kiến có liên quan đến việc [tóm tắt nội dung hợp đồng] Để kiểm tra tính hợp pháp hợp đồng nói trên, chúng tơi đề nghị Ơng cung cấp bổ sung tài liệu sau đây: - Tài liệu 1; - Tài liệu Mong nhận hồi âm Ông vấn đề sẵn sàng trao đổi với Ơng thơng tin bổ sung Ông yêu cầu Trân trọng kính chào, Nguyễn Văn X Luật sư Trưởng Văn phòng 20 MẪU 3: THƯ YÊU CẦU THANH TỐN PHÍ LUẬT SƯ [Giấy tiêu đề] [Ngày/tháng/năm] [Tên người nhận Chức vụ Địa chỉ] Gửi qua fax : 0240-888-888 Về việc: Hợp đồng cung cấp dịch vụ pháp lý số /HĐTV Thưa Ơng, Chúng tơi xin gửi tới Ông kèm theo thư kê hố đơn mà Q Cơng ty cịn nợ liên quan đến việc tư vấn theo hợp đồng cung cấp dịch vụ pháp lý số /HĐTV mà Quý Công ty tin tưởng giao cho văn phịng chúng tơi Phiền Ơng cho tốn hố đơn trước ngày 15 tháng 12 năm 2002 để phận kế tốn văn phịng chúng tơi hồn thành cơng việc tổng kết năm tài hạn Chúng tơi xin cảm ơn Ơng trước xin gửi đến Ông lời chào trân trọng Nguyễn Văn X Luật sư Trưởng Văn phòng 21 MẪU : THƯ TỪ CHỐI YÊU CẦU CỦA KHÁCH HÀNG [Giấy tiêu đề] [Ngày/tháng/năm] [Tên người nhận Chức vụ Địa chỉ] Gửi qua fax : 0240-888-888 Về việc: Cung cấp dịch vụ pháp lý Thưa Ơng, Qua gặp gỡ với Ơng ngày hơm nay, chúng tơi hiểu Ơng [hoặc tên doanh nghiệp khách hàng người đại diện cho doanh nghiệp] tìm kiếm văn phịng luật sư để u cầu tư vấn nhằm bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp Ông [hoặc tên doanh nghiệp] tranh chấp với Công ty chế biến thực phẩm Hồng An Chúng tơi biết vụ việc có liên quan chặt chẽ tới tranh chấp khác, với bên Công ty chế biến thực phẩm Hồng An, luật sư văn phịng mời làm người đại diện cho Công ty Vậy nên, theo quy định điều Luật Luật sư, buộc phải từ chối hồ sơ Ơng lý xung đột lợi ích Mong nhận thơng cảm Ơng hy vọng có dịp làm việc với hồ sơ khác Trân trọng kính chào, Dương Đơng A Luật sư Trưởng Văn phịng 22 MẪU : Ý KIẾN PHÁP LÝ [Giấy tiêu đề] [Ngày/tháng/năm] [Tên người nhận Chức vụ Địa chỉ] Gửi qua fax : 0240-888-888 Về việc: Ý kiến pháp lý liên quan đến [vụ việc] Thưa Ơng, Ơng có u cầu cung cấp ý kiến pháp lý số vấn đề liên quan đến [tóm tắt nội dung phạm vi vấn đề yêu cầu cung cấp ý kiến pháp lý] Về vấn đề này, kiểm tra tài liệu sau đây: [liệt kê tài liệu khách hàng cung cấp mà luật sư kiểm tra để đưa ý kiến pháp lý này] - Tài liệu 1; - Tài liệu ; - Tài liệu ; - Tài liệu Trong xem xét tài liệu này, giả định : - tài liệu mà cung cấp đầy đủ, hồn tồn giống chính, chữ ký phần viết tay thêm vào yếu tố gian lận ; - văn uỷ quyền có hồ sơ hợp lệ ; - bên tham gia giao kết hợp đồng có đủ lực thẩm quyền để ký kết [các] hợp đồng thoả thuận có liên quan ; - khơng có thay đổi, bổ sung [các] hợp đồng, thoả thuận có hồ sơ Để cung cấp ý kiến pháp lý này, kiểm tra luật quy định có liên quan, : [liệt kê văn pháp luật có liên quan mà luật sư kiểm tra để đưa ý kiến pháp lý này] - Văn ; - Văn 2; - Văn Một văn liệt kê đính kèm Phụ lục ý kiến pháp lý Trên sở quy định hành, ý kiến vấn đề hỏi sau: 4.1 Vấn đề 1: Chúng khẳng định rằng: [Nêu ý kiến luật sư] [Trường hợp cung cấp ý kiến pháp lý vấn đề cụ thể] Chúng cung cấp ý kiến liên quan đến quyền sở hữu bất động sản [tên doanh nghiệp đối tác khách hàng] nêu hợp đồng chúng tơi khơng có điều kiện để tiếp cận kiểm tra tài liệu 23 kế toán, giấy chứng nhận quyền sở hữu doanh nghiệp Việt Nam không tồn quan độc lập cung cấp tài liệu nói 4.2 Vấn đề 2: Cách nêu ý kiến tương tự vấn đề Liên quan đến ý kiến pháp lý này, chúng tơi xin có số bảo lưu đây: 5.1 [Luật sư dự báo kiện xảy tương lai việc xảy kiện làm thay đổi giá trị kết luận luật sư đưa ý kiến pháp lý này: ví dụ chương trình xây dựng pháp luật Quốc hội có dự kiến thay đổi đạo luật có liên quan tương lai gần] 5.2 [Luật sư nêu rõ điểm chưa rõ pháp luật hành luật sư có nghi ngờ điểm mang lại cách giải thích khác với cách giải thích luật sư, ví dụ: Mặc dù báo cáo hàng năm tổng kết cơng tác ngành tồ án có hướng dẫn số điểm cịn vướng mắc tồ án cấp công tác xét xử, song pháp luật hành không thừa nhận án tuyên án lệ nên nhiều trường hợp, khơng có dẫn để biết tồ án giải thích áp dụng điều khoản hợp đồng _ theo hướng nào.] 5.3 [Luật sư nêu thêm ý kiến số vấn đề khác khơng phải vấn đề luật sư hỏi, luật sư nhận thấy vấn đề có liên quan chặt chẽ tới vấn đề hỏi] Liên quan đến văn phịng chúng tơi, chúng tơi xin rõ : Văn phịng chúng tơi văn phòng luật sư thành lập ngày tháng năm , hoạt động theo quy định Pháp lệnh luật sư năm 2001 Nghị định số 94/2001/NĐ-CP Chính Phủ ngày 12 tháng 12 năm 2001 quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Thông tin chi tiết thành viên làm việc văn phòng lĩnh vực văn phòng phép tư vấn thể Giấy đăng ký hoạt động Sách giới thiệu văn phịng đính kèm Phụ lục Ý kiến pháp lý gửi riêng cho tổ chức, cá nhân có liên quan liệt kê _, trường hợp không tiết lộ cho tổ chức, cá nhân khác khơng đồng ý trước Văn phịng luật sư ABC Trân trọng kính chào, Nguyễn Văn X Luật sư Trưởng Văn phòng 24 ...hợp đồng nên viết giới hạn kỹ soạn thảo thư tín hoạt động tư vấn luật sư Kỹ chung soạn thảo văn hoạt động tư vấn 2.1 Tính lơgic Tất văn luật sư soạn địi hỏi tính lơgic cao, nghĩa phải... 3.2 Kỹ soạn thảo ý kiến pháp lý (Thư tư vấn) 3.2.1 Khái niệm ý kiến pháp lý hay thư tư vấn Ý kiến pháp lý dạng thư từ trao đổi luật sư khách hàng nên người ta cịn gọi nói tên thư tư vấn Thư tư vấn. .. cung cấp ý kiến pháp lý này, kiểm tra luật quy định có liên quan, : [liệt kê văn pháp luật có liên quan mà luật sư kiểm tra để đưa ý kiến pháp lý này] - Văn ; - Văn 2; - Văn Một văn liệt kê đính