Hướng dẫn xử lý công tác tạm tính trên phần mềm dự toán

Công tác vận dụng, tạm tính Khi lập dự toán thuận lợi nhất là công việc bạn cần lập dự toán có sẵn mã hiệu định mức, đơn giá để tra.. Như vậy, các công tác tạm tính TT là những công tác

Trang 1

Www.DutoanGXD.vn – Website dành riêng cho khách hàng sử dụng PM GXD bản quyền 1

Hướng dẫn xử lý công tác tạm tính trên PM Dự toán GXD

I Công tác vận dụng, tạm tính

Khi lập dự toán thuận lợi nhất là công việc bạn cần lập dự toán có sẵn mã hiệu định mức, đơn giá để tra

Tuy nhiên theo thời gian các định mức đã công bố có thể cũ đi, lạc hậu so với công nghệ thi công mới Do khoa học kỹ thuật phát triển rất nhanh, các công nghệ thi công mới, biện pháp thi công mới, kỹ thuật thi công mới, các ứng dụng khoa học kỹ thuật mới vào ngành xây dựng ngày một nhiều Việc thu thập, xử lý số liệu định mức luôn đi chậm hơn 1 bước Do đó có nhiều công việc thi công mới không có định mức hoặc các định mức cũ sẽ không phù hợp

Như vậy, các công tác tạm tính (TT) là những công tác chưa có trong định mức, không lẽ gặp công tác này thì "tắc" và không làm tiếp được dự toán? Vả lại các công tác này cũng rất nhiều

Để giải quyết "ách tắc này" các quy định của Nhà nước (Thông tư 04/2010/TT-BXD) cho phép người lập dự toán có thể tạm tính (ước lượng, ước tính) chi phí cho công tác đó mà không phải đợi đến khi có định mức nữa Về cơ bản bạn phải có kinh nghiệm, thông tin thì mới có thể ước lượng, ước tính cho chính xác (hoặc gần gần được) Cách người ta thường làm:

1 Vận dụng

- Bạn có thể lấy một công tác khác có trong định mức mà cách thi công của nó tương tự như công tác tạm tính đó để vận dụng Ví dụ: Công tác rải vữa lót sàn không có định mức Bạn có thể chiết tính phần vật liệu là vữa lót (có định mức), còn nhân công và máy thì lấy bằng công tác đổ bê tông lót

- Bạn cũng có thể lấy một định mức nào đó rồi điều chỉnh đi cho phù hợp (nhưng phải có kinh nghiệm, hiểu biết về biện pháp, điều kiện thi công, yêu cầu kỹ thuật của công trình và am hiểu về định mức mới chỉnh đúng được)

2 Ước tính

- Nếu không có công tác khác tương đương thì bạn có thể tạm tính giá vật liệu, nhân công, máy cho công tác đó bằng một số tiền nào đó Lưu ý là số tiền này càng sát với thực tế càng tốt

- Bạn cũng có thể căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm lập hoặc báo giá của nhà sản xuất Thường họ báo là chi phí đầy đủ để làm công tác đó, thì bạn bớt các chi phí theo định mức tỷ lệ đi và phân tách được chi phí VL, NC, M ra để đưa vào bảng dự toán sao cho khi tính tổng hợp chi phí thì vừa bằng báo giá là được

3 Sử dụng số liệu từ công trình tương tự

- Đây là làm theo kiểu tiền lệ Bạn có thể tham khảo ở các công trình tương tự đã thực hiện Ví dụ: Dự toán của một công trình khác đã được duyệt, hồ sơ thanh, quyết

Trang 2

toán ở trong đó họ lập thế nào, bạn có thể lập như vậy Nói chung bất cứ nguồn nào chứng minh được giá trị thực của chúng

- Như vậy, việc lưu trữ số liệu quá khứ (nước ngoài thường dùng thuật ngữ History data) là rất quan trọng đối với người lập dự toán và kỹ sư định giá, quản lý chi phí

4 Đi lập định mức mới để áp dụng cho công trình

- Bạn cũng có thể liên hệ các đơn vị có chức năng, kinh nghiệm như Viện Kinh tế xây dựng hoạc Công ty CP Giá Xây Dựng để lập định mức áp dụng cho công trình hoặc hỏi các chuyên gia định mức

- Hoặc từ kinh nghiệm, thực tế thi công, tự đưa ra các hao phí để lập định mức và chiết tính ra các công tác gọi là tạm tính Chuẩn bị sẵn các tài liệu để sẵn sàng bảo vệ với Chủ đầu tư, các cơ quan chức năng khác

II Hướng dẫn chiết tính công tác tạm tính trên phần mềm Dự toán GXD

Giả sử bạn lập dự toán và gặp phải công tác phải tạm tính là: Sản xuất lắp đặt cửa sắt dày 8ly

1 Hướng dẫn tra mã tạm tính phù hợp với công tác định chiết tính

Ở cột tra mã hiệu các bạn gõ một trong các từ khóa “tạm tính” hoặc “tam tinh” hoặc “TT” phần mềm sẽ xuất hiện hộp thoại tìm kiếm công tác này

Phần mềm đã gợi ý cho các bạn để chọn mã tạm tính cho phù hợp với nội dung công tác bạn cần làm:

- Mã TT: với những đơn giá tạm tính bạn chỉ cần hiển thị ra một giá chung chung không cần tính chi tiết vật liệu nhân công máy

Trang 3

- Với các mã Từ TT1 đến TT9: Ở cột vật liệu nhân công máy xuống tương ứng sẽ thấy xuất hiện số 1, 9 hoặc trống không có gì

 Như mã TT1, có số 1 ở cột vật liệu và các cột khác trống như vậy công tác phân tích ra chỉ có vật liệu, TT2 có số 1 ở cột VL, NC nên công tác 2 bao gồm vật liệu và nhân công Các bạn thấy có số 9 ở cột vật liệu và cột máy nghĩa là mã tạm tính đó có vật liệu khác, máy khác

- Sau khi bạn nhớ và làm quen tay rồi thì khi tra mã hiệu chỉ cần gõ luôn mã TT1

là ra công tác tạm tính 1, TT9 để ra công tác tạm tính 9, không cần tra từ khóa tạm tính nữa Với mã TT thì được mã hóa Tti

2 Ví dụ thực hiện 3 mã tạm tính tổng quát

Trong ví dụ sau tôi làm với 3 mã tạm tính để nêu lên những trường hợp tổng quát:

mã TT, TT1 chỉ có vật liệu, TT8 có đủ vật liệu, vật liệu khác, nhân công, máy và máy khác

Bước 1 Khởi động phần mềm Dự toán GXD, chọn CSDL địa phương lập dựt toán, giả sử đang chọn CSDL HaNoi2011, trong sheet Du toan XD tra các mã TT,

TT1, TT8 như hình sau:

Bước 2 Tiến hành sửa tên công tác trong cột nội dung công việc, rồi sửa đơn vị,

nhập khối lượng Đối với công tác mã TT thì nhập luôn giá tiền là 1.000.000 đồng ở đơn giá vật liệu 2 công tác còn lại tạm thời giữ nguyên

Bước 3 Chạy lệnh phân tích đơn giá để Chiết tính đơn giá

Bước 4 Thực hiện các thao tác làm đơn giá tạm tính

a Mã tạm tính TT

Trên sheet Don gia XD các bạn thấy với mã TT thì phần mềm không phân tích ra vật liệu, nhân công máy nữa mà ra luôn giá 1.000.000đ là số liệu ta nhập từ sheet Du

Trang 4

toan XD và tính các chi phí theo định mức tỷ lệ (chi phí đuôi) Cách này đơn giản như

vậy là xong và không quan tâm đến Tổng hợp và chênh lệch vật tư nữa Nhưng cách này khi giải trình sẽ hơi khó khăn một chút, vì người thẩm tra sẽ không biết các bạn dựa vào đâu đưa ra các con số đó

b Mã tạm tính TT1

- Mã TT1 được tự động đánh mã vật tư VLTT1 Bạn có thể chọn ô chứa VLTT1

và gõ từ khóa tìm tên vật liệu và nhập tên vật liệu tại ô bên cạnh

Có thể tra mã vật tư

phù hợp trong

TDVT.csv hoặc tự

tạo ra 1 mã vật tư

bắt đầu bằng chữ V

Trang 5

Chú thích rất rõ ràng, ở cột MSVT bạn có thể nhập từ khóa là “cửa” để tìm kiếm

xem có thấy vật tư nào trong CSDL TDVT.csv phù hợp Không có vật tư có chứa từ cửa trong Từ điển vật tư Bạn có thể tự gõ 1 mã số vật tư cho cửa này, mã vật tư bắt

đầu bằng chữ V, tôi chọn mã Vcua8ly cho dễ nhớ, sửa lại tên vật tư là Cửa sắt 8ly,

sửa tên đơn vị, nhập khối lượng hao phí định mức theo kinh nghiệm của mình hoặc bạn tham khảo những người có kinh nghiệm về việc này

Liên quan đến khối lượng khi Tổng hợp vật tư, các bạn Unhide cột L ra sẽ thấy

cột hao phí đã tính đúng, cần phải có thao tác kiểm tra này vì một số trường hợp khi chèn dòng để thêm các vật liệu sẽ bị link sai công thức tính hao phí dẫn đến tổng hợp sai khối lượng

Cột Đơn giá, giá vật tư sẽ được tự động link sang sau khi tiến hành Tổng hợp và

chênh lệch vật tư và nhập được giá vật tư bên Bảng Tổng hợp

Ô màu vàng đơn giá đầy đủ tạm thời chưa có giá vì đơn giá vật tư chưa có ngay

mà đợi sau khi Tổng hợp vật tư mới nhập

Đơn giá này sẽ được tự động nối sang khi Tổng hợp vật tư

Trang 6

c Mã tạm tính TT8

Quay lại với mã TT8, giả sử từ thực tế, kinh nghiệm các bạn biết để làm được 1 cái cửa này cần 45,6 kg thép tấm 8ly; 8kg sắt hộp 14x1; 0,9 kg que hàn và khoảng 1% vật liệu khác

Trang 7

 Chiết tính phần vật liệu

Ở cột MSVT, đi tra tìm vật tư giống như tra mã đơn giá vậy Ta đi tìm thép tấm,

gõ thép tấm trong cột MSVT, bạn thấy xuất hiện hộp thoại tìm kiếm vật tư, có rất nhiều loại thép tấm và để ý chúng có giá bằng nhau, ta chọn được mã thép tấm

V10821

- Sửa tên và nhập định mức hao phí là 45,6: các bạn chú ý cột Hao phí và Hao phí

khác được Unhide ra Bạn thấy cột hao phí là 45,6 tuy nhiên khối lượng hao phí để

làm 2 cái cửa như vậy là chưa đúng Ghi nhớ chỗ sai này, để bước sau sẽ xử lý

- Tiếp tục đi tìm mã vật tư của sắt hộp, các bạn gõ vào cộ MSVT: sắt hộp

Trang 8

- Ta tra được mã số vật tư của sắt hộp, nhập 8 vào cột hao phí định mức Bạn thấy được cột hao phí là 8 Hao phí này cũng chưa đúng, ta để xử lý sau

- Theo giả thiết còn vật liệu nữa là Que hàn, vậy là thiếu 1 dòng vật liệu rồi Khi chiết tính đơn giá thừa thiết vật liệu các bạn có thể chèn dòng để thêm hoặc xóa dòng

khi thừa Có thể chèn dòng bằng lệnh Chèn dòng như bảng dự toán, hoặc insert dòng

như của Excel bình thường vẫn làm

- Click chuột phải vào tiêu đề của dòng vật liệu khác, chọn Chèn dòng và chèn số

dòng mình muốn vào, cần bao nhiêu vật tư nữa thì chèn bấy nhiêu dòng Thừa dòng các bạn có thể xóa đi mà không ảnh hưởng gì Ví dụ này chỉ cần chèn thêm 1 dòng

Trang 9

- Các bạn tiếp tục đi tìm mã que hàn và nhập hao phí định mức 0,9kg que hàn Ở cột thành tiền và hao phí của vật liệu chèn thêm bạn thấy trắng không có giá trị, cần phải nhập lại công thức tính Thành tiền và hao phí, vấn đề này sẽ xử lý sau

- Khi nhập hao phí của vật liệu khác là 1% thì cột M sẽ xuất hiện hao phí khác theo tỷ lệ 1% với hao phí của của các vật tư đã tính ra hao phí ở trên Tuy nhiên giá trị này vẫn chưa chính xác

Tạm thời các bạn đã chiết tính xong phần vật liệu!

 Chiết tính phần nhân công

Mặc định Phần mềm để là nhân công bậc 3/7 nhóm 1 cho các mã tạm tính có nhân công Ví dụ như công tác sản xuất lắp đặt cửa sắt này theo kinh nghiệm xác định được

là 1 công nhân bậc 4/7 phải mất 4 tiếng mới làm xong 1 cửa Nên ta có thể chọn lại nhân công bậc 4/7 bằng cách, ở cột MSVT bạn nhập N1 Enter sẽ ra hộp thoại tìm kiếm

Trang 10

Bấm đồng ý, nhập hao phí định mức nhân công 4 tiếng = 0,5 ca

Vậy là chiết tính xong nhân công

 Chiết tính phần giá ca máy

Giả sử hao phí ca máy để làm 1 cửa là Máy hàn: 0,08 ca, Máy cắt: 0,06 ca Máy khác khoảng 5%

- Tương tự như trên ta đi tra mã các máy đó: ta tìm máy hàn Gõ chữ hàn vào cột

MSVT: tìm thấy mã máy M0481 là phù hợp, nhập định mức hao phí 0,08 Thiếu dòng của Máy cắt, chèn thêm 1 dòng tìm mã máy cắt: gõ chữ cắt Tìm được mã M0522 phù

hợp, nhập định mức hao phí 0,6 Nhập hao phí định mức cho máy khác là 5%

Trang 11

Từ trên xuống dưới, các bạn thấy cột hao phí và hao phí khác của các vật tư thêm vào đang tính giá trị chưa chuẩn Với các phiên bản trước các bạn phải sửa thủ công

cột hao phí này thì mới tổng hợp chính xác được khối lượng ở bảng Tổng hợp và chênh lệch, từ phiên bản Dự toán GXD9s này các bạn có thêm 1 tiện ích tuyệt vời

Tiện ích/ Cập nhật đơn giá và hao phí vật tư

Khi sử dụng tiện ích tuyệt vời này, tất cả các đơn giá chi tiết đều được kiểm tra và chuẩn xác lại các công thức tính toán Áp dụng khi tự đi chiết tính đơn giá không có trong định mức, hoặc khi đơn giá chi tiết có quá nhiều công tác, sợ sai xót khi vô tình xóa mất công thức nào đó cũng có thể bấm tiện ích này để tự động làm đúng lại

Trang 12

Như vậy ta đã tiến hành chiết tính, lập định mức cho đơn giá của công tác Sản xuất lắp đặt cửa sắt 8ly hoàn chỉnh Các bạn có thể thấy các vật tư trong công tác tạm tính này tra được đều có giá tại thời điểm công bố bộ Đơn giá địa phương

 Bước 5: Tổng hợp và chênh lệch vật tư

Dùng lệnh Chi phí xây dựng/ Tổng hợp và chênh lệch vật tư

Các bạn thấy, các vật tư đã được tổng hợp sang Các vật tư: Que hàn, sắt hộp, thép tấm, nhân công 4/7, máy cắt, máy hàn là các vật tư đã có giá trong CSDL Hà Nội

2011 Giá vật tư gốc và giá thời điểm lập dự toán đang là giá năm 2011 Cửa sắt 8ly chưa có trong CSDL, ta nhập giá cửa sắt 8ly thời điểm lập dự toán là 800.000 đồng Giá vật tư ở bảng Tổng hợp chênh lệch này đang được nối trực tiếp sang vật tư

tương ứng trong sheet Don gia XD

Trang 13

Bước 6: Sử dụng lệnh kết nối phù hợp với phương pháp lập dự toán

Phân tích:

Các bạn quay lại sheet Du toan XD

Các bạn thấy, đơn giá TT ta nhập giá trực tiếp như vậy sẽ thấy giá luôn ở bên thành tiền Còn đơn giá TT1, TT8 là số 1, 9 là do CSDL thiết lập để bạn dễ dàng chọn

mã hiệu tạm tính phù hợp với công tác, không có ý nghĩa giá trị dự toán Khi để đơn giá như vậy trong bảng dự toán là rất không hợp lý

Các bạn có thể thấy Đơn giá chi tiết đã có giá, Phần mềm Dự toán GXD sẽ giúp

bạn có thể nối được đơn giá này sang Bảng dự toán bằng lệnh Kết nối Đơn giá với Dự toán (khi lập dự toán theo đơn giá địa phương mới cần dùng lệnh này, lập dự toán theo

đơn giá công trình thì các đơn giá chi tiết luôn được tự động kết nối với bảng dự toán)

Trên sheet Du toan XD bạn muốn kết nối đơn giá cho công tác nào thì click chuột

phải vào công tác đó và chọn lệnh Kết nối Đơn giá với Dự toán Ví dụ với công tác

TT1 ta thấy đơn giá vật liệu 800.000 đã được nối sang

Trang 14

Với công tác TT1, đơn giá vật liệu là 800.000đ/ cái cửa Ta hiểu được rằng đơn giá này chính là giá tại thời điểm hiện tại vì đơn giá này có vật tư chỉ bao gồm vật liệu là cửa sắt 8ly chưa có cơ sở dữ liệu trong về giá gốc ta đã nhập giá thời điểm hiện tại ở bảng Tổng hợp vật tư rồi

Trang 15

Nếu giá 800.000 là giá tại thời điểm hiện tại rồi thì không thể có chênh lệch được nữa Chính vì vậy để đơn giá này là đúng và không bị bù thừa chênh lệch chỉ cần nhập giá ở cột Giá vật tư gốc = cột Giá vật tư thời điểm lập dự toán = 800.000

Xét đến công tác tạm tính 8, sử dụng lệnh Kết nối đơn giá với bảng dự toán

Ta thấy rằng đơn giá TT8, tất cả các đơn giá vật tư đều là lấy từ giá vật tư trong CSDL, tức là giá vật tư của công tác TT8 đang lấy tại thời điểm gốc Và đơn giá vật liệu, nhân công, máy ở bảng dự toán chính là đơn giá gốc (đang chọn CSDL Hà Nội

2011 tức là đơn giá TT8 đang tính tại thời điểm 2011) và đang được nối trực tiếp từ ĐGCT, ĐGCT lại đang được nối từ bảng Tổng hợp vật tư sang

Nếu nhập đúng giá vật tư tại thời điểm hiện tại thì ĐGCT cũng thay đổi, bảng Dự toán cũng thay đổi theo và công tác này không thể nào bù chênh lệch được bắt buộc phải nhập giá thời điểm hiện tại bằng thời điểm gốc Trường hợp này nếu các vật tư của công tác tạm tính 8 không trùng với vật tư nào ở các ĐGCT công tác khác thì không sao nhưng thường thì khó tránh khỏi việc trùng tên vật tư như vậy nên nếu nhập giá thời điểm hiện tại bằng thời điểm gốc thì lại không thể bù chênh lệch cho công tác

bị trùng đó Vậy phải làm cách nào để bù chênh lệch được cho cả công tác tạm tính???

Các bạn nhớ lại, đơn giá vật liệu, nhân công, máy trên sheet Du toan XD trước khi

nhập giá vật tư hiện tại chính là đơn giá địa phương, giờ chỉ cần cố định giá này lại thì công tác này không khác gì 1 công tác có trong công bố giá địa phương vậy thì có thể

bù chênh lệch bình thương rồi

Thao tác cố định đơn giá này là một thủ thuật nhỏ trên Excel, bạn Copy rồi Paste lại chính đơn giá đó nhưng khi Paste các bạn chọn chế độ Paste Value để chỉ paste giá trị mà không còn công thức liên kết sang ĐGCT nữa

Định dạng
Số trang	17
Dung lượng	1,51 MB