NHỮNG KỸ THUẬT CẦN BIẾT KHI SỬ DỤNG MS WORD

NHỮNG KỸ THUẬT CẦN BIẾT KHI SỬ DỤNG MS WORD 1. Chọn đường dẫn mặc định để lưu văn bản 2. Nhúng font chữ vào văn bản Mặc định, khi bạn vào menu File - Open để mở một văn bản bất kỳ thì hộp thoại sẽ nhảy đến thư mục My Docuemts, My Documents là thư mục dành riêng để chứa các tài liệu cá nhân của từng người sử dụng trên máy, mỗi người có một thư mục riêng. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng nếu máy bạn bị nhiễm virus, hoặc HĐH bị lỗi cần phải cài lại HĐH thì việc sao lưu dữ liệu từ thư mục My Documents rất tốn thời gian và đôi khi không an toàn cho dữ liệu. Vì vậy đối với một người dùng kinh nghiệm thì thường không lưu dữ liệu trong My Documents và tổ chức lưu trữ trên phân vùng ổ D. Để tiết kiệm thời gian khi mở và lưu tài liệu từ MS Word, bạn cần chỉ định thư mục mặc định để mở và lưu tài liệu là thư mục bạn đã tổ chức trên phân vùng ổ D thay thế cho My Documents. Vào menu Tools - Options, chọn thẻ File Location. Kích chọn dòng Documents , nhấn nút Modify và chọn thư mục mặc định mới là thư mục mà bạn đã và đang dùng để chứa tài liệu của mình trên phân vùng ổ D. Nhấn OK Sau khi thực hiện thao tác này, mỗi lần mở hoặc lưu một văn bản thì hộp thoại sẽ nhảy đến thư mục mà bạn đã chọn giúp chúng ta tiết kiệm thời gian thao tác, nâng cao hiệu suất công việc. Đối với những văn bản sử dụng font chữ không phải Unicode thì việc đọc được văn bản còn phụ thuộc vào máy của chúng ta có font chữ mà văn bản đó sử dụng hay không. Để văn bản luôn đọc được với font chữ đã sử dụng để soạn thảo mà không cần quan tâm máy tiếp nhận và mở văn bản có hay không loại font chữ này chúng ta chỉ cần thực hiện thao tác nhúng font chữ đó kèm theo văn bản, tất nhiên trong trường hợp này thì dung lượng văn bản sẽ tăng thêm một chút do phải lưu font chữ đi kèm. - Vào menu Tools - Options, chọn thẻ Save. Đánh dấu mục Embed TrueType fonts. (Tham khảo: Bảng mã và font chữ) 3. Chọn nhanh văn bản Chúng ta có một số cách chọn nhanh một đoạn văn bản: l Kích đúp chuột vào 1 từ để chọn từ đó. l Kích chuột 3 lần liên tiếp để chọn cả đoạn văn bản. l Kích chuột vào đầu đoạn văn bản cần chọn, dùng chuột kéo thanh trượt để di chuyển đến cuối đoạn văn bản, giữ phím Shift + kích chuột vào cuối đoạn văn bản cần chọn, thả phím và chuột ra. Cách này dùng rất hiệu quả khi chuột bị trục trặc, sử dụng rất tốt trong trường hợp sao chép một nội dung trên Internet. 4. Khởi động Ms Word khi không có biểu tượng trên Start Menu và Desktop Vào Start - Run. Gõ winword. Nhấn Enter 5. Tự động lưu văn bản khi đang soạn thảo Mặc định, MS Word có chế độ tự sao lưu bất kỳ văn bản nào đang soạn thảo mỗi 10 phút một lần thành một bản nháp, khi gặp sự cố cúp điện, hoặc các phần mềm khác bị lỗi dẫn đến tắt máy đột ngột thì bản nháp này sẽ giúp chúng ta lấy lại nội dung văn bản tại thời điểm được sao lưu tự động. Chúng ta có thể thay đổi thời gian tự động sao lưu này: vào menu Tools - Options, 6. Xóa số trang văn bản 7. Định dạng 1 trang ngang trong văn bản đã định dạng trang đứng chọn thẻ Save, đánh dấu vào mục Save AutoRecover info every: và chọn thời gian tự động lưu ngay bên cạnh. * Lưu ý! Tùy dung lượng văn bản mà bạn thời gian phù hợp, vì đối với những văn bản có nội dung quá lớn mà bạn chọn thời gian tự động lưu quá ngắn thì sẽ ảnh hưởng đến quá trình soạn thảo. Số trang văn bản năm trong Header và Footer tức tiêu đề trên và tiêu đề dưới của văn bản tùy thuộc vào lúc chúng ta chèn số trang vào. Để xóa số trang đã đánh vào menu View - Header and Footer, dùng chuột chọn vị trí có số trang, nhấn nút Delete. Hoặc nhấn đúp chuột vào vị trí có số trang, chọn số trang và nhấn Delete. Trong một số văn bản, đối với những nội dung cần định dạng trang ngang như các biểu mẫu, danh sách nhiều cột nhưng khi chúng ta định dạng trang ngang cho trang này thì toàn bộ văn bản sẽ chuyển theo thành trang ngang. Ứng dụng chức năng phân vùng văn bản (section) của MS Word để có thể định dạng mỗi vùng này với một định dạng khác nhau. Ví dụ chúng ta cần định dạng nội dung của trang số 5 thực hiện các bước sau: - Bước 1: Kích chuột vào vị trí cuối trang 4, vào menu Insert - Break, trong hộp thoại chọn Next page. Nhấn OK 8. Chỉ đánh số từ trang thứ 2 trở đi Trong một số văn do yêu cầu đặc thù, ví dụ một số văn bản pháp quy trang đầu tiên dùng để đánh nội dung quyết định, trang thứ 2 trở đi là nội dung kèm theo văn bản (ví dụ danh sách các cá nhân liên quan) và thông thường thì trang đầu không cần đánh số trang nhưng danh sách kèm theo phải đánh số để phân biệt trang trước, trang sau nhưng mặc định khi chèn số trang thì luôn bắt đầu từ trang đầu tiên và thường người ta tách 2 phần nội dung của văn bản và danh sách đính kèm thành 2 file khác nhau, rõ ràng thao tác này gây khó khăn cho việc tra cứu, lưu trữ, sửa chữa, truy cập khi cần thiết. Ứng dụng chức năng phân nhóm (section) của MS Word chúng ta có thể để chung văn bản pháp quy như ví dụ ở trên thành một file và chỉ thực hiện hiện đánh số trang cho danh sách kèm theo. - Kích chuột vào vị trí cuối trang 1, vào menu Insert - Break, chọn Next page. Nhấn OK - Kích đúp chuột vào vị trí Header/Footer trong màn hình soạn thảo hoặc vào menu View - Header and Footer. - Kích chuột vào Footer của trang 2 - nơi bắt đầu đánh số trang. Nhấn bỏ chọn nút Link to Previous , nhấn nút chèn số trang để chèn số trang vào. - Bước 2: Tương tự như trên, kích chuột vào vi trí cuối trang 5, vào menu Insert - Break, trong hộp thoại chọn Next page. Nhấn OK. Sau khi thực hiện 2 bước trên, văn bản sẽ được phân làm 3 vùng, bây giờ chúng ta sẽ định dạng lại vùng 2 (Section 2) thành định dạng trang ngang. Để biết bạn đang đứng tại section nào xem ở thanh trạng thái của MS Word, dòng Sec - Bước 3: Kích chuột vào vị trí trang 5, vào menu File - Page Setup, chọn thẻ Margins. Kích chọn kiểu trang ngang Ladscape, chọn This Section tại mục Apply to. Nhấn OK - Sau khi chèn số trang, số sẽ nhảy là 2, bạn cần nhấn nút Format Page Number định dạng lại số trang bắt đầu từ 1. - Quay trở về trang 1, kích vào vùng Footer của trang 1, xóa số trang của trang 1 là bạn đã hoàn thành việc đánh số trang cho văn bản từ trang 2 trở đi. * Lưu ý! Áp dụng ví dụ trên bạn có thể bắt đầu đánh số trang, ngắt số trang tại trang bất kỳ trong bảng bằng cách sử dụng chức năng phân vùng văn bản (section) của MS Word. 9. In văn bản thành sách Chúng ta có thể in văn bản thành một quyển sách nhỏ với một vài thao tác đơn giản với MS Word. Bước 1: Định dạng trang giấy phù hợp với kiểu in thành quyển. - Vào File - Page Setup, chọn thẻ Margins, chọn Book fold tại dòng Multiple papes. Lúc này mỗi trang A4 sẽ được tách làm 2 trang nên bạn phải canh lề lại để phù hợp với kích thước của nữa trang A4. - Kích chọn thẻ Paper, chọn khổ giấy A4 trong mục Page Size. Nhấn OK để kết thúc. Bước 2: Thao tác in ấn - Vào menu File - Print hoặc nhấn Ctrl + P (không được nhấn nút trên thanh công cụ Standard) để hiển thị hộp thoại in ấn. - Trong họp thoại Print, kích chọn mục Manual duplex 10. Định dạng trang mặc định - Đưa giấy vào khay, nhấn nút OK để bắt đầu in. Ngay khi đó bạn sẽ thấy trên màn hình xuất hiện hộp thoại thông báo như bên dưới bạn phải đợi khi nào máy in in hết lần 1 tức in hết mặt trước của sách thì lấy toàn bộ giấy chưa in ra khỏi khay, lấy toàn bộ giấy đã in mặt trước giữ nguyên thứ tự đã in ra lật lại để in mặt sau như cách bạn in giấy 2 mặt, nhưng để máy in in đúng mặt sau chúng ta phải thêm thao tác quay ngược trang giấy so với cách in 2 mặt thông thường. Nhấn OK trong hộp thoại thông báo để in mặt 2. Lưu ý!: Bạn phải in nháp trước khi in bản chính thức để kiểm tra xem có hiện tượng bỏ trống trang giấy không, nếu trong mặt trước khi in ra có một trang trống thì có thể do các đối tượng đồ họa, bảng biểu có kích thước không phù hợp. Và khi có 1 trang trống thì toàn bộ thứ tự sẽ bị đảo đi nên bạn in mặt sau khi sẽ không khớp với mặt trước. Khi bạn soạn thảo văn bản thì thường sử dụng chuẩn về canh lề, cỡ giấy do cơ quan, tổ chức hoặc ngành nghề bạn quy định. Để không phải mỗi khi soạn thảo văn bản mới là phải định dạng lại trang giấy bạn có thể sử tính năng định dạng trang giấy mặc định. Vào File - Page Setup, chọn cỡ giấy, nhập khoảng cách các lề trang giấy. Nhấn nút Default, nhấn Yes trong hộp thoại yêu cầu xác nhận xuất hiện ngay sau đó. Sau khi định dạng trang mặc định mỗi khi bạn mở một trang mới đều có định dạng mặc định này, đối với các văn bản có canh lề khác với canh lề mặc định vào File - Page Setup tùy chỉnh lại cho phù hợp. 11. Đánh số thứ tự tự động trong bảng biểu Bước 1: Chèn số tự động Thông thường trong các danh sách trên MS Word để đánh số thứ tự chúng ta thường nhập vào thủ công từ 1 đến cuối danh sách, theo đó nếu danh sách quá dài việc đánh số sẽ rất vất vả và nếu muốn thêm hoặc bớt một dòng thì phải đánh lại cho các dòng còn lại từ dòng thêm hoặc bớt đó. Ứng dụng chức năng đánh số tự động Bullets & Numbering cho cột số thứ tự của danh sách chúng ta sẽ có một cột số thứ tự hoàn toàn tự động. Khi đó bạn xóa, hoặc chèn 1 hoặc nhiều dòng vào danh sách thì toàn bộ danh sách sẽ được đánh số lại. - Kích chuột vào ô đầu tiên của danh sách tại cột số thứ tự, nhấn nút Numbering trên thanh công cụ. - Dùng chức năng copy định dạng điền số thứ tự cho các dòng còn lại: Kích chuột vào ô đầu tiên đã đánh số 1., nhấn nút Format Painter trên thanh công cụ, dùng con trỏ quét vào các ô còn lại chưa có số. - Đối với các ô mới tiếp theo chỉ cần để con trỏ soạn thảo vào ô cuối cùng nhấn Tab sẽ ra ô mới và số thứ tự tiếp theo. Bước 2: Định dạng số thứ tự Khi mới chèn vào số thứ tự sẽ có dạng mặc định 1., 2 và không nằm giữa cột số thứ tự, tuy nhiên vì định dạng kiểu số tự động nên việc canh lề Center trong ô STT cũng không có tác dụng vì vậy nên chúng ta cần phải có bước định dạng lại số thứ tự trong ô cho phù hợp. - Kích đúp vào số thứ tự đầu tiên (số 1.), nhấn nút Customize trong hộp thoại Bullets and Numbering - Kích vào ô Number format, xóa dấu chấm (.) - Điều canh lề của số so với biên trái của cột STT, ví dụ cột số thứ tự của bạn 0.8 cm (hiển thị trên thước kẻ) thì chọn tại mục Aligned at là 0.4 cm. - Nhấn OK để đóng hộp thoại Customize Number List - Nhấn OK để đóng hộp thoại Bullets and Numbering Designed by Trần Quang Hải Email: qhaivn@gmail.com . NHỮNG KỸ THUẬT CẦN BIẾT KHI SỬ DỤNG MS WORD 1. Chọn đường dẫn mặc định để lưu văn bản 2. Nhúng font chữ vào văn bản Mặc định, khi bạn vào menu File - Open để mở. bị trục trặc, sử dụng rất tốt trong trường hợp sao chép một nội dung trên Internet. 4. Khởi động Ms Word khi không có biểu tượng trên Start Menu và Desktop Vào Start - Run. Gõ winword. Nhấn Enter 5 ràng thao tác này gây khó khăn cho việc tra cứu, lưu trữ, sửa chữa, truy cập khi cần thiết. Ứng dụng chức năng phân nhóm (section) của MS Word chúng ta có thể để chung văn bản pháp quy như ví