Báo cáo tốt nghiệp

Công ty TNHH Hoa Mai

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Lời cảm ơn "Công cha nghĩa mẹ ơn thầy" Đó là điều mà mỗi con ngời khi sinh ra và lớn lên đợc dậy dõ trởng thành không thể nào quên Công trình nhỏ bé vào đời này trớc hết là khái quát của quá trình học tập của hai năm ngồi trên ghế giảng đờng trờng trung học kỹ thuật tin học ESTIH và đây cũng là thành quả của sự dạy dỗ, chăm sóc, dẫn dắt của gia đình, nhà trờng, xã hội với bố mẹ ngời thân, bạn bè và đặc biệt là các thầy cô giáo đối với bản thân. Bằng tất cả tấm lòng của mình em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo của trờng Trung học kỹ thuật tin học ESTIH. Với những ngời đã dìu dắt chỉ bảo cho em những tri thức hành trang trong cuộc sống trong suốt qúa trình học tập Qua đây em tỏ lòng biết ơn tới cô giáo Hoàng Bích Phơng ngời đã trực tiếp h- ớng dẫn em hoàn thành tốt đề tài này. Đồng thời qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các cô chú, anh chị trong công ty TNHH Hoa Mai. Đặc biệt là chị Lê Thuý Nga - ngời đã nhiệt tình giúp đỡ tạo điều kiện cho em trong thời gian viết đề tài này. Học sinh : Đỗ Ngọc Đại 1 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Lời nói đầu Chúng ta đang sống trong thế kỷ XXI - thế kỷ của thời đại thông tin. Trong mọi lĩnh vực chính trị, văn hoá, kinh tế, xã hội, KHKT, sản xuất, kinh doanh việc nắm bắt những thông tin nhanh chóng và chính xác là sự đời hỏi mối quan tâm của mọi ngời, mọi cấp. Xã hội ngày càng văn minh, phát triển với nhiều mối quan hệ thì thông tin càng đa dạng phong phú và việc nắm bắt thông tin càng trở nên cấp thiết hơn. Cùng với sự phát triển nh vũ bão của KHKT, máy vi tính đã trở thành công cụ đắc lực giúp cho con ngời giai quyết đợc nhiều công việc nhanh gọn và chính xác. ở nớc ta hiện nay máy vi tính và các phần mềm tin học ngày càng đợc sử dụng rộng rãi trong các đon vị, quản lý hành chính, kinh tế, nghiên cứu, nhà trờng và đặc biệt là trong công tác văn phòng. Là học sinh thực tập năm thứ hai em hiểu rõ những vấn đề cấp thiết của tin học hiện đại ngày nay. Tiếp thu những kiến thức do các thầy cô truyền đạt em bớc đầu đã nắm vững những kỹ năng thao tác cơ bản của những chơng trình thuộc ngành tin học văn phòng. Nhng tất cả kiến thức đó mới chỉ là trên sách vở. Với sự giúp đỡ của Trờng kỹ thuật tin học ESTIH và công ty TNHH Hoa Mai em đã đợc đi vào thực tiễn. Dới đây là phần báo cáo những công việc đợc giao và đề tài tốt nghiệp của em trong thời gian em thực tập tại công ty. 2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Mục lục Trang Lời c ảm ơn Lời n ói đầu Nội dung Phần I : Sự thành lập và phát triển công ty I : Quá trình hình thành công ty II : Hoạt động chính và những thành tích của công ty III : Cơ cấu tổ chức IV : Lĩnh vực hoạt động của công ty 1. Phần cứng 2. Phần mềm 3. Dịch vụ mạng máy tính, máy Photocopy 4. Dịch vụ bảo hành bảo trì V : Năng lực nghiên cứu 1. Hoạch định các chính sách đào tạo lực lợng cán bộ kỹ thuật 2. Đầu t cho ngành nghiên cứu phần II : Nội dung thực tập và kết quả hình thành I : Công việc đợc giao 1. Soạn thảo văn bản 2. Trực điện thoại 3. Nhận công văn giấy tờ đến 4. Chuyển giao giấy tờ Phần đề tài : ngời th ký với công tác văn th I : Tổ chức Quản lý công tác văn th 1. Khái niệm công tác văn th 2. Nội dung công tác văn th 3. Yêu cầu công tác văn th II. Phân công trách nhiệm trong cơ quan 1 1 1 4 5 5 5 5 6 6 6 7 7 7 8 9 10 11 11 11 13 13 3 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 1. Trách nhiệm của Thủ trởng 2. Trách nhiệm của Chánh văn phòng 3. Trách nhiệm của Cán bộ văn phòng 4. Trách nhiệm của ngời làm công tác văn th chuyên trách III : Ngời th ký với công tác quản lý văn bản đến 1. Nguyên tắc chung 2. Các nghiệp vụ cụ thể IV : Th ký với việc công tác quản lý văn bản đi V : Ngời th ký với việc soạn thảo văn bản 1. khái niệm văn bản Nhà nớc 2. Phân loại văn bản 3. Thẩm quyền ban hành văn bản 4. Thể thức văn bản VI : Ngời th ký với công tác văn th và việc lập hồ sơ 1. Công tác hồ sơ 2. Cách lập hồ sơ kết luận 13 14 15 15 16 19 20 21 22 22 27 27 27 Phần I 4 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Cơ quan tiếp nhận thực tập I. Quá trình hình thành công ty. Công ty TNHH Hoa Mai tên giao dịch Hoa Mai Company Limited Thành lập : ngày 17/10/1997 Theo giấy phép : số 3209 GP/TLDN (ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội). Cơ sở giao dịch đặt tại B10-34A - Trần Phú - Ba Đình - Hà Nội Tel: 733 0127 / 843 8212 II. Hoạt động chính và những thành tích của Công ty Phạm vi hoạt động chủ yếu của công ty là: Chuyển giao công nghệ, đặc biệt là lĩnh vực công nghệ thông tin, viễn thông Kinh doanh thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, viễn thông tự động, các phần mềm ứng dụng. T vấn, cung cấp và triển khai mạng và các thiết bị mạng. Sửa chữa, bảo hành, nâng cấp các thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, thiết bị mạng. Với phơng châm kinh doanh ''nhanh chóng, sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu về thiết bị cũng nh là hỗ trợ về mặt kỹ thuật - bảo hành cho khách hàng'', cùng sự quản lý và lãnh đạo của Giám đốc Nguyễn Tuấn Hùng - ngời có kinh nghiệm dày dặn về lĩnh vực Công nghệ thông tin - phát triển - t vấn hệ thống và chuyển giao công nghệ nên Công ty đã thực hiện thành công các dự án lớn cho các Bộ, các ngành, các tổ chức trong và ngoài nớc. Qua đó trình độ chuyên môn và kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ Công ty Hoa Mai đã đợc nâng lên, tạo khả năng và tiền đề cho Công ty có thể triển khai thực hiện những dự án lớn hơn, những dự án đòi hỏi tính chuyên môn cao và yêu cầu kỹ thuật hiện đại, đồng thời đó cũng là môi trờng phát triển để bắt kịp đợc xu hớng thời đại. Để duy trì đợc điều này, Công ty đã không ngừng đa ra các giải pháp và ph- ơng thức phục vụ tối u, đồng thời nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ kỹ thuật hiện 5 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 có mặt tại thì trờng Việt Nam nh IBM, COMPAQ, INTEL, HP, DELL, BROTHER, MINOLTA Với đội ngũ cán bộ kỹ thuật có trình độ cao và kinh nghiệm này chúng tôi sẽ có mặt tại địa điểm bảo hành mà khách hàng yêu cầu trong thời gian ngắn nhất, sẵn sàng đáp ứng mọi thắc mắc trong quá trình sử dụng thiết bị do Công ty cung cấp. Công ty còn t vấn, hỗ trợ cho khách hàng lựa chọn những thiết bị phù hợp nhất đối với yêu cầu công việc của khách hàng nhằm giúp khách hàng tiết kiệm một cách tối đa chi phí và đạt đợc hiệu quả công việc cao nhất. Bên cạnh đó, Hoa Mai Co.Ltd còn là đại lý cung cấp thiết bị tin học và văn phòng, t vấn, tích hợp hệ thống của các hãng lớn nhất trên thế giới: Đại lý uỷ quyền phân phối của DELL. Đại lý uỷ quyền phân phối của COMPAQ. Đại lý uỷ quyền phân phối của BROTHER. Đại lý uỷ quyền phân phối của MINOLTA 6 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Một số dự án tiêu biểu đã thực hiện từ 1999 - 2002 STT Tên dự án Giá trị hợp đồng Năm thực hiện Nội dung thực hiện 1 Ban quản lý dự án 285.324$ 1999 Cung cấp và lắp đặt máy tính, máy in, máy Photocopy 2 Văn phòng Tỉnh uỷ Tỉnh Ninh Bình 24.043$ 1999 Cung cấp và lắp đặt máy chủ và thiết bị mạng 3 Văn phòng Tỉnh uỷ tỉnh Hng Yên 56.128.000 VNĐ 1999 Cung cấp máy tính, máy in, máy chủ và triển khai mạng diện rộng 4 Văn phòng UBND tỉnh Hải Dơng 354.669.000 VNĐ 1999 Cung cấp và lắp đặt máy tính thiết bị mạng Router 5 Văn phòng tỉnh uỷ tỉnh Ninh Bình 305.000.000 VNĐ 1999 Cung cấp và lắp đặt máy tính, thiết bị mạng 6 Sở KHCN MT tỉnh Hng Yên 465.000.000 VNĐ 1999 Cung cấp máy tính và triển khai lắp đặt mạng diện rộng, máy 7 Văn phòng UBND tỉnh Hải Dơng 970.000.000 VNĐ 2000 Cung cấp và lắp đặt máy tính, máy in, thiết bị mạng 8 Học viện Hành chính Quốc Gia 250.000.000 VNĐ 2000 Cung cấp và lắp đặt máy tính, Router, thiết bị tin học 9 Bộ T pháp 500.000.000 VNĐ 2000 Cung cấp và lắp đặt máy tính, máy in, máy Fax, thiết bị mạng 10 Ban quản lý Dự án 18 2.500.000.000 VNĐ 2001 Cung cấp máy tính, máy in, Notebook. 11 Báo Hà nội mới 1.395.408.000 VNĐ 2002 Triển khai lắp đặt máy tính, thiết bị mạng, phần mềm 12 III. Cơ cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức 7 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Ban giám đốc: 1. Nguyễn Tuấn Hùng Giám đốc 2. Ngô Phú Cờng Phó giám đốc 3. Trần Bích Hoa Phó giám đốc 4. Lê Hơng Giang Kế toán trởng Đội ngũ nhân viên của Công ty Công ty Hoa Mai tổ chức hoạt động theo ngành dọc, thống nhất, hoạt động có hiệu quả dới sự quản lý của đội ngũ lãnh đạo có kinh nghiệm. Số cán bộ, nhân viên tin học của công ty trong đó số kỹ s điện tử, tin học chiếm đến 75%, tuổi trung bình dới 30. Đội ngũ kỹ s đợc đào tạo chính quy, luôn đợc trang bị thêm kiến thức qua các khoá đào tạo kỹ thuật mới, nâng cao chuyên môn do các đối tác nớc ngoài tổ chức và đợc thử thách qua các dự án thực tế cuả Công ty, bảo đảm làm chủ đợc các công nghệ tiên tiến nhất của thế giới và ứng dụng một cách có hiệu quả các tiến bộ khoa học đó vào kinh tế nớc nhà. 8 Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Kế toán trởng Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 IV. Lĩnh vực hoạt động của công ty : Trong lĩnh vực tin học Công ty Hoa Mai hoạt động theo hớng sau đây Chuyển giao công nghệ, đặc biệt là lĩnh vực công nghệ thông tin, viễn thông Kinh doanh thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, viễn thông tự động, các phần mềm ứng dụng. T vấn, cung cấp và triển khai mạng và các thiết bị mạng. Sửa chữa, bảo hành, nâng cấp các thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, thiết bị mạng. 1. Phần cứng: Khai thác các thiết bị, công nghệ mới, đại lý cung cấp sản phẩm cho các hãng tin học lớn trên thế giới, thiết kế lắp đặt mạng, bảo hành, bảo trì và sửa chữa các thiết bị 2. Phần mềm: Khai thác các phần mềm ứng dụng, viết và triển khai các phần mềm chuyên dụng. 3. Dịch vụ mạng và máy tính, máy Photocopy: Thiết kế lắp đặt mạng, bảo trì, bảo hành và sửa chữa các thiết bị thích hợp hệ thống. 4. Dịch vụ bảo hành và bảo trì : Đối ngũ cán bộ kỹ thuật có tay nghề cao và dày dặn kinh nghiệm đợc đúc rút từ dự án lớn nh đã đề cập ở trên sẽ có mặt tại nơi đợc yêu cầu bảo hành trong thời gian sớm nhất: Trong vòng 02 giờ đối với các địa bàn Hà Nội. Trong vòng 24 giờ đối với các địa điểm cách Hà Nội trên dới 50 km. Trong vòng 48 giờ đối với các địa điểm cách Hà Nội trên dới 100 km. 9 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 V. Năng lực nghiên cứu phát triển : Công ty TNHH Hoa Mai chú trọng đầu t cho nghiên cứu đào tạo phát triển : 1. Hoạch định các chính sách đào tạo lực lợng cán bộ kỹ thuật thông qua các khoá đào tạo kỹ thuật do các hãng tin học lớn trên thế giới tổ chức, nâng cấp chuyên môn bằng cách tổ chức các hoạt động thực tế cho các dự án thực thi của Công ty. 2. Đầu t cho các phòng nghiên cứu a- Phòng kỹ thuật số và xử lý số tín hiệu. b- Phòng thống kê. c- phòng hệ thống mạng. d- Phòng công nghệ phần mềm. e- Phòng kỹ thuật multimedia. g- Phòng nghiên cứi ứng dụng WEB và số hoá bản đồ. * Nhận xét chung về tinh thần, thái độ làm việc của nhân viên Công ty Cán bộ, nhân viên Công ty là những ngời có khả năng quản lý điều hành công việc đạt hiệu quả cao, có trình độ nhận thức và xử lý thông tin nhanh, chính xác. Hơn thế họ rất có trách nhiệm đối với công việc của mình cũng nh các công việc chung và thờng xuyên qua tâm hoà đồng với các đồng nghiệp khác. Nhân viên trong công ty là những ngời hiểu biết và luôn làm việc với thái độ nhiệt tình, có chuyên môn cao với nhiều kinh nghiệm. Hơn nữa nhân viên trong công ty có mối quan hệ tốt với lãnh đạo, với đồng nghiệp. Họ luôn cởi mở và quan tâm giúp đỡ nhau trong công việc. 10 [...]... văn th 2 Trách nhiệm của tránh văn phòng Chánh văn phòng là ngời trực tiếp giúp thủ trởng tổ chức thực hiện Công tác văn th và chỉ đạo nghiệp vụ của công tác văn th ở cấp dới Xem xét văn bản gửi đến đề xuất ý kiến về việc phân phối văn bản tới các đơn vị cá nhân và báo cáo thủ trởng những công việc quan trọng Ký thừa lệnh thủ trởng cơ quan vào một số văn bản đợc thủ trởng giao cho và ký những văn bản... "chuyển giao văn bản" 2 Các nghiệp vụ cụ thể để tổ chức quản lý văn bản đến a Tiếp nhận văn bản Xem lớt văn bản Nếu phát hiện những văn bản gửi nhầm địa chỉ thì phải trả lại cho ngời gửi văn bản 19 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Nếu phát hiện ra những văn bản đã bị bóc, bị rách thì phải lập biên bản Nếu thấy khả nghi (bong th, chất trắng,) báo cho cảnh sát Phân loại... cơ quan quản lý nhà nớc ban hành VD : Quyết định cá biệt, thông báo, biên bản, diễn văn, tờ trình giấy đi đờng, giấy giới thiệu sổ sách, đơn, th d Văn bản kỹ thuật : Là văn bản mang tính chuyên môn cao nó áp dụng cho một số cơ quan nhất định ở một số lĩnh vực nhất định VD : Bộ ngoai giao có công hàm, tối hậu th Viện kiểm sát : kiến nghị, cáo trạng, Ngành kiến trúc, xây dựng, có bản vẽ 24 Website: http://www.docs.vn... Thời gian bảo quản vĩnh viễn : không huỷ Thời gian bảo quản lâu dài : 05 năm trở lên Thời gian bảo quản tạm thời : 01 năm Các cá nhân không lu hồ sơ quá 01 năm Các doanh nghiệp không quản hồ sơ quá 10 năm, nếu quá 10 năm thì doanh nghiệp phải chuyển hồ sơ về Cục lu trữ Quốc Gia 2 Cách lập hồ sơ : Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đợc giao và yêu cầu phơng pháp lập hồ sơ mà ta tập hợp văn bản,... từ việc soạn thảo văn bản, giao nhận văn bản đến việc tổ chức quản lý lu trữ văn bản Các loại văn bản đợc hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, của các tổ chức xã hội, và của các doanh nghiệp 2 Nội dung Công tác văn th Công tác xây dựng văn bản : gồm soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo và đánh máy văn bản, trình ký văn bản, in văn bản, ban hành văn bản Tổ chức quản lý : việc xây dựng văn...Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Phần II Nội dung thực tập và kết quả hoàn thành I Công việc đợc giao ở trờng với những gì đã đợc học về nghiệp vụ công tác văn phòng trên cơ sở lý thuyết thì tại nơi thực tập em đựơc làm quen và thực hành với những công việc cụ thể nh: soạn thảo văn bản, in ấn tài liệu, trực điện thoại, xử lý văn bản đến... trình bầy đó đều phải dựa trên nguyên tắc soạn thảo văn bản đã đợc Nhà nớc quy định Từ những kiến thức đã học đợc ở trờng và những kinh nghiệm thực tế trong quá trình thực tập đã giúp đỡ em hoàn thành tốt công việc của Công ty 2 Trực điện thoại : Công việc trực điện thoại là một công việc không thể thiếu đợc trong phòng của một công ty hoạt động kinh doanh Khách goị đến thờng là các cán bộ chủ quản... 5 6 7 8 9 10 Ngày Số Cơ quan ban Số & ký Ngày/tháng/ Mức Tên loại Đơn vị và Ký Ghi đến đến hành vb hiệu vb vb độ & trích cá nhận chú mật yếu vb nhận vb nhân vb Mẫu sổ đăng ký Đơn - Th - Khiếu nại - Tố cáo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Ngày Số Tên Số ký Ngày/ Trích Ngời Ký nhận Trích yếu Số ký Ghi đến đến ngời hiệu tháng/ yếu nội nhận vb văn bản nội dung hiệu vb chú gửi vb năm vb dung trả lời vb bằng vb vb 11... đi theo đúng mẫu sổ quy định Lu văn bản : 01 tại phòng văn th ; 01 bản tại đơn vị soạn thảo Sắp xếp văn bản lu Làm thủ tục chuyển bu điện Đối với cơ quan nhỏ Ngời th ký làm việc một các đầy đủ với các nghiệp vụ công tác văn th Xem sét văn bản lần cuối (về thể thức, thẩm quyền ký văn bản) sau đó ghi ngày tháng và đóng dấu một cách ngay ngắn Vào sổ đăng ký văn bản đi theo mẫu quy định 22 Website: http://www.docs.vn... hàng gọi đến để liên hệ tìm hiểu về các thông tin về lĩnh vực tin học Chính vì thế cách ứng xử nhanh nhẹn, lịch thiệp và thái độ lễ phép trong khi trả lời điện thoại là điều quan trọng nhằm tạo ấn tợng tốt đẹp về công ty với khách hàng 11 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 VD : % rengreng Th ký : Alô ! Hoa Mai xin nghe Khách : Chị làm ơn cho tôi gặp chị Lan Hơng kế . Hoa Mai em đã đợc đi vào thực tiễn. Dới đây là phần báo cáo những công việc đợc giao và đề tài tốt nghiệp của em trong thời gian em thực tập tại công. chỉ đạo nghiệp vụ của công tác văn th ở cấp dới. Xem xét văn bản gửi đến đề xuất ý kiến về việc phân phối văn bản tới các đơn vị cá nhân và báo cáo thủ