TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG-CÁC CÔNG CỤ TRAO ĐỔI THÔNG TIN ĐIỀU HÀNH

BKIS eOffice VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN: CÁC CÔNG CỤ TRAO ĐỔI THÔNG TIN ĐIỀU HÀNH eOffice – Văn phòng điện tử Mục lục Mục lục 2 Giới thiệu 4 1. Hướng dẫn đăng nhập eOffice 4 2. Cửa sổ làm việc chính 5 3. Tin điều hành 10 4. Sổ địa chỉ 12 5. Cửa sổ hội thoại công cộng 13 Hướng dẫn sử dụng các chức năng 14 1. Chức năng gửi nhận Thông báo/Báo cáo 14 1.1 Gửi tin vào một mục tin 14 1.1.1 Gửi tin theo địa chỉ 14 1.1.2 Gửi trực tiếp (chọn Gửi tin vào đây) 16 1.2 Trả lời cho một tin nhận được 17 1.3 Nhận thông báo khi có notify 18 1.4 Phân loại tin 19 1.5 Tìm kiếm tin 20 1.6 Các thao tác khác 22 1.6.1 Kéo thả 22 1.6.2 Chuyển tin sang văn bản 22 2. Các luật lọc tin 23 a. Chức năng thêm luật 23 b. Chức năng xoá luật 26 c. Thêm luật lọc từ file 27 c. Xuất luật lọc tin ra file 27 3. Quản lý sổ địa chỉ 28 4. Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc 32 4.1.Tự nhắc 32 Nhấp nút Đồng ý để tạo thêm, để huỷ bỏ nhấp nút Đóng 33 5. Video conference, hội thoại và gửi file 33 a, Xem thông tin (profile), đặt lời nhắn 34 b, Gửi file trực tiếp (Từ cửa sổ hội thoại, chuột phải vào tên file) 37 c, Giới thiệu về cửa sổ hội thoại 39 2 eOffice – Văn phòng điện tử d, Hình ảnh đại diện (Avatar) 42 E, Hội thoại bằng âm thanh và hình ảnh 44 g, Hội thoại theo nhóm 46 h, Lưu trữ thông tin đã hội thoại 48 6. Gửi tin nhắn SMS ra điện thoại di động 49 a, Gửi tin nhắn ra điện thoại 49 b, Gửi tin nhắn nâng cao 50 C, Quản lý tin nhắn 52 7. Trưng cầu ý kiến 52 a, Tạo trưng cầu ý kiến 52 b, Quản lý các trưng cầu ý kiến 56 Giải pháp áp dụng eOffice khi trong cơ quan bạn không phải tất cả mọi người đều trực tiếp xử lý văn bản trên máy tính 58 3 eOffice – Văn phòng điện tử Giới thiệu 1. Hướng dẫn đăng nhập eOffice Bạn chỉ đăng nhập được eOffice khi đã được lập sẵn tài khoản, các bước để đăng nhập chương trình chỉ là nhập lại những thông tin của tài khoản đã có. Các thông tin cần thiết để đăng nhập eOffice bao gồm: 1. Địa chỉ email: Chính là tài khoản của bạn (mỗi cá nhân trong cơ quan sẽ có duy nhất một tài khoản). 2. Tên máy chủ: Là địa chỉ đặt máy chủ eOffice (hỏi quản trị để biết thêm). 3. Mật khẩu: Là những ký tự bí mật mà chỉ người dùng của tài khoản đó biết. 4. Ghi nhớ mật khẩu: Chọn mục này để lần đăng nhập sau bạn không phải gõ lại mật khẩu (Cẩn thận với chức năng này nếu bạn không muốn người khác đọc được thông tin của mình) . Sau khi nhập đầy đủ thông tin, chọn Đăng nhập để vào chương trình eOffice. Lưu ý: Nếu đây là lần đầu tiên đăng nhập, eOffice sẽ xuất hiện một cửa sổ để nhập thông tin cho lần chạy đầu tiên . 4 eOffice – Văn phòng điện tử Các thông tin khi đăng nhập lần đầu gồm có: 1. Họ và tên bạn: Là tên thể hiện của bạn, khi bạn gửi thư cho ai thì ngoài địa chỉ email ra, mọi người sẽ biết bạn thông qua tên này. 2. Thư mục cài đặt: Là nơi chứa chương trình eOffice của bạn (bạn có thể để mặc định hoặc chọn cài vào thư mục khác). 3. Bật chế độ gõ tiếng Việt: Cho phép bạn nhập tên bằng tiếng Việt có dấu. Sau khi nhập xong thông tin cho lần chạy đầu tiên, chọn Tiếp tục để vào cửa sổ làm việc chính của eOffice. 2. Cửa sổ làm việc chính eOffice cung cấp rất nhiều tính năng thông qua cửa sổ làm việc chính, bạn sẽ thực hiện hầu hết các tính năng thông qua cửa sổ này. 5 Chọn mục này để thay đổi thư mục cài đặt. eOffice – Văn phòng điện tử 6 eOffice – Văn phòng điện tử Giao diện của chương trình eOffice gồm có các mục sau: • Thanh công cụ • Thanh tác vụ (Taskbar) • Cửa sổ nội dung a. Thanh công cụ Thanh công cụ chứa các biểu tượng mà khi kích chuột vào nó cho phép thực hiện nhanh các tính năng cơ bản của eOffice. 7 eOffice – Văn phòng điện tử Một số biểu tượng sau có thể xuất hiện trên thanh công cụ: Biểu tượng Chức năng Sọan thư Soạn một thư mới để gửi đi (Kích chuột vào mũi tên bên phải của biểu tượng để dùng chức năng gửi tin bài, chèn sẵn hình nền cho thư, gửi thư với tên khác…). Trả lời Trả lời cho bức thư đang chọn, eOffice sẽ tự động trích dẫn nội dung và địa chỉ người nhận ở cửa sổ mới sau khi bạn chọn chức năng này. Gửi tiếp Gửi chuyển tiếp bức thư đang chọn cho một hay nhiều người khác. Nội dung bức thư chuyển tiếp này sẽ vẫn được giữ nguyên. Xóa Đánh dấu xóa bức thư đang chọn (Chọn mũi tên bên phải sau đó chọn Xóa hẳn tin để xóa hẳn bức thư với điều kiện thư đã được đánh dấu xóa). Gửi nhận Gửi yêu cầu cho eOffice để lấy tin mới về (nếu có) ngay khi bạn chọn chức năng thay vì để eOffice tự động thông báo cho bạn. Hội thoại Mở cửa sổ hội thoại để liên lạc với mọi người trong cơ quan (có thể liên lạc bằng âm thanh và hình ảnh). Chọn mũi tên bên phải để sử dụng thêm các chức năng như: gửi lời nhắn lên cửa sổ hội thoại, mở cửa sổ lưu trữ tin nhắn… Liên kết Mở trang web của cơ quan từ eOffice, Chọn mũi tên bên phải (nếu có) để duyệt đến trang web có trong danh sách. 8 eOffice – Văn phòng điện tử Văn bản Quản lý, tìm kiếm, tra cứu các loại Văn bản, Công văn, Giấy tờ Chọn mũi tên bên phải để sử dụng một số chức năng như: Soạn thảo công văn đi, Soạn tin bài (nếu có). Nhắc việc Cho phép thực hiện các chức năng như: lập kế hoạch, nhắc việc, giao việc, hẹn giờ, báo thức, ghi nhật ký… b. Thanh tác vụ (Taskbar) Thanh tác vụ giúp bạn truy cập nhanh một số chức năng chính của chương trình eOffice như: Truy cập nhanh các mục tin, sổ địa chỉ, chức năng nhắc việc, duyệt tin tức qua liên kết RSS và chức năng xử lý - trình duyệt văn bản. Thanh tác vụ c. Cửa sổ nội dung Tùy thuộc vào chức năng bạn chọn trên thanh tác vụ mà phần nội dung ở cửa sổ này được bố trí theo những cách khác nhau. 9 eOffice – Văn phòng điện tử Cửa sổ nội dung Thông thường, thông tin trong cửa sổ nội dung được chia làm hai phần, phía bên trái được dành cho thanh trình duyệt ( là cây thông tin được hiển thị và phân theo từng cấp hoặc mục tin khác nhau ), phía bên phải là nội dung của mục đang được chọn hoặc trang web (nếu dùng chức năng liên kết RSS). 3. Tin điều hành Khi bạn chọn chức năng Tin điều hành, cửa sổ nội dung ở bên dưới thanh tác vụ (Taskbar) sẽ tự động chia làm ba phần chính: - Phía bên trái là cây thông tin với các mục tin được phân cấp khác nhau. - Bên phải được chia làm hai phần: phía trên là danh sách các tin có trong mục tin đang chọn, phía dưới là phần hiển thị nội dung của tin được chọn. 10 [...]... cho mình những mục tin khác nhau Mỗi một người khác nhau sẽ nhìn thấy danh sách mục tin và quyền hạn đối với các mục tin này khác nhau, tuỳ thuộc vào vị trí công tác của người đó trong cơ quan Ví dụ: Một số mục tin phổ biến trong các cơ quan Tên mục tin Ban lãnh đạo Công cộng Thông báo Giải trí 11 Ý nghĩa Thông tin dành cho ban lãnh đạo, chỉ có ban lãnh đạo được quyền gửi và đọc thông tin trong này Mọi... mục Gửi tin nhắn tới nhóm để trao đổi với nhiều người 1.1 Gửi tin vào một mục tin Tùy thuộc vào cơ cấu, tổ chức của cơ quan bạn mà eOffice ở đó có các mục tin khác nhau, ví dụ: mục Công cộng, Giải trí, Phòng A, Phòng B,… Để gửi tin vào các mục này, bạn có thể làm theo 1 trong 2 cách sau: 1.1.1 Gửi tin theo địa chỉ Bình thường khi gửi tin vào các mục tin trong eOffice của cơ quan, bạn thường sử dụng... Người gửi: Tìm những tin có tên hoặc địa chỉ email của người gửi phù hợp với thông tin do người dùng nhập Tiêu đề hoặc người gửi: Tìm những tin có tiêu đề hoặc người gửi tin phù hợp với thông tin do người dùng nhập 20 eOffice – Văn phòng điện tử Người nhận hoặc CC: Tìm những tin có địa chỉ người nhận hoặc người nhận bản sao (CC) phù hợp với thông tin do người dùng nhập 3 Nhập thông tin cần tìm sau khi... thấy thông tin bạn cần, bạn có thể kích đúp chuột vào tên tin để xem chi tiết Lưu ý:  Nếu trong mục tin cần tìm có chứa các tin bạn đã phân loại bằng chức năng phân loại tin như đã giới thiệu ở phần trước thì bạn có thể tìm kiếm tin theo phân loại đã định nghĩa Để tìm kiếm theo từng phân loại: 1 Chọn mục Tin điều hành trên thanh tác vụ 2 Chọn một mục tin ở bên trái để tìm kiếm 3 Lựa chọn phân loại tin. .. phòng điện tử a Các mục tin Kích chuột vào một mục tin bất kỳ, eOffice sẽ liệt kê cho bạn danh sách các tin có trong mục ở cửa sổ bên cạnh Phần quan trọng đặc biệt của eOffice chính là các mục tin (hộp thư), ở đó bạn có thể nhận tin /thông báo từ cấp trên, từ đồng nghiệp và những thông tin quan trọng khác Ngoài mục thư cá nhân, sẽ có một danh sách các mục tin như: Công cộng, Thông Báo, Giao Ban, Giải... đề của tin rồi bấm nút Gửi để gửi đi Để gửi thư trực tiếp: 1 Từ thanh tác vụ trên màn hình eOffice chọn Tin điều hành Cây phân cấp hiện ra với danh sách các mục tin có trong cơ quan 2 Kích chuột vào mục tin mà bạn muốn gửi tin của mình vào 3 Nhập vào tiêu đề của tin để gửi đi 16 eOffice – Văn phòng điện tử 4 Bấm nút Gửi để hoàn tất Kích chuột phải vào mục tin rồi chọn Gửi tin vào đây để gửi tin vào... sổ hội thoại và trao đổi thông tin với những người khác cùng tham gia hệ thống eOffice, bạn chọn biểu tưởng 13 trên thanh công cụ eOffice – Văn phòng điện tử Bạn có thể tùy chọn cách hiển thị của danh sách những người có mặt trực tuyến trong cơ quan qua hai liệt kê Tất cả và liệt kê Phòng ban Chọn mục này để liệt kê theo phòng ban Hướng dẫn sử dụng các chức năng 1 Chức năng gửi nhận Thông báo/Báo cáo... tin Việc sử dụng chức năng tìm kiếm sẽ trở nên hữu ích khi số tin ngày càng nhiều lên theo thời gian Để tìm kiếm tin trong một mục nào đó: 1 Chọn mục Tin điều hành trên thanh tác vụ Một danh sách các mục tin hiện ra 2 Từ thanh tác vụ ở bên trên, lựa chọn các tiêu chí tìm kiếm bằng cách chọn biểu tượng Các tiêu chí tìm kiếm ở đây bao gồm: Tiêu đề: Tìm những tin có tiêu đề phù hợp với thông tin người... trên màn hình eOffice chọn Tin điều hành 2 Kích và giữ chuột trái vào tin muốn di chuyển 3 Kéo chuột đến mục tin muốn chuyển đến 4 Nhả phím trái chuột để hoàn thành việc di chuyển cách bằng kéo thả Lưu ý:  Khi bạn dùng chức năng kéo thả để di chuyển tin từ thư mục này sang thư mục khác, chương trình sẽ chuyển tin từ mục nguồn sang mục đích Vì vậy, để tránh mất tin từ mục tin nguồn bạn có thể giữ phím... dùng Các luật lọc tin để giúp mình trong những lúc như thế này 23 eOffice – Văn phòng điện tử Để thêm luật lọc tin: 1 Mở menu Công cụ, chọn Các luật lọc tin Cửa sổ Lọc tin xuất hiện 2 Chọn Luật mới Cửa sổ Luật lọc mới xuất hiện 3 Chọn điều kiện cho luật bằng cách nhấn chuột vào các ô vuông ở phần Chọn các điều kiện cho mục tin 24 eOffice – Văn phòng điện tử 4 Chọn các cách xử lý cho mục tin bằng cách nhấn . BKIS eOffice VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN: CÁC CÔNG CỤ TRAO ĐỔI THÔNG TIN ĐIỀU HÀNH eOffice – Văn phòng điện tử Mục lục Mục lục 2 Giới thiệu 4 1. Hướng dẫn đăng nhập eOffice 4 2 5 3. Tin điều hành 10 4. Sổ địa chỉ 12 5. Cửa sổ hội thoại công cộng 13 Hướng dẫn sử dụng các chức năng 14 1. Chức năng gửi nhận Thông báo/Báo cáo 14 1.1 Gửi tin vào một mục tin 14 1.1.1 Gửi tin. RSS). 3. Tin điều hành Khi bạn chọn chức năng Tin điều hành, cửa sổ nội dung ở bên dưới thanh tác vụ (Taskbar) sẽ tự động chia làm ba phần chính: - Phía bên trái là cây thông tin với các mục tin