1. Từ chương trình eOffice chọn menu Công cụ.
Một danh mục các chức năng hiện ra 2. Chọn Gửi tin nhắn ra di động.
Cửa sổ Gửi tin nhắn xuất hiện.
3. Nhập số của người nhận tin vào phần Gửi tới số. Nhập nội dung tin nhắn vào phần Nội dung tin nhắn.
Đánh dấu vào mục Báo cáo kết quả để biết tin nhắn của bạn có được gửi thành công hay không.
4. Chọn Gửi đi để gửi tin nhắn đến số điện thoại đã nhập.
b, Gửi tin nhắn nâng cao
Nếu bạn muốn gửi tin nhắn cho nhiều người cùng lúc hoặc đặt thời gian gửi tin nhắn, bạn có thể dùng chức năng Gửi tin nhắn nâng cao của eOffice.
Để gửi tin nhắn nâng cao
1. Từ chương trình eOffice chọn menu Công cụ. Một danh mục các chức năng hiện ra
2. Chọn Gửi tin nhắn nâng cao.
3. Nhập nội dung tin nhắn vào phần Nội dung tin nhắn.
Đánh dấu vào mục Báo cáo kết quả gửi tin để biết tin nhắn của bạn có được gửi thành công hay không (nếu cần).
Chọn Gửi vào lúc để đặt giờ gửi tin nhắn.
4. Từ sổ dịa chỉ, đánh dấu vào tên của những người sẽ nhận tin nhắn. Nếu những địa chỉ trong sổ chưa có số điện thoại thì bạn cần chọn vào địa chỉ đó rồi ấn Xem/Sửa để thêm số điện thoại.
Nếu người nhận không có trong sổ địa chỉ, nhập số vào ô trống bên dưới sổ địa chỉ rồi chọn Thêm số để thêm người nhận tin nhắn vào danh sách
C, Quản lý tin nhắn
eOffice sẽ lưu lại các tin nhắn của bạn sau khi gửi/nhận để từ đó đưa ra các thống kê cho bạn như: Thống kê tin nhận được, tin chờ gửi, tin đã gửi và tin gửi lỗi. Bạn có thể gửi lại những tin nhắn này mà không cần nhập lại nội dung.
7. Trưng cầu ý kiến
Khi bạn muốn tham khảo ý kiến của nhiều người về một vấn đề nào đó, bạn có thể dùng chức năng này.
a, Tạo trưng cầu ý kiếnĐể tạo trưng cầu ý kiến Để tạo trưng cầu ý kiến
1. Từ chương trình eOffice chọn menu Công cụ. Một danh mục các chức năng hiện ra.
2. Chọn Trưng cầu ý kiến.
3. Kích chuột vào Tạo mới để bắt đầu tạo một trưng cầu ý kiến mới. Cửa sổ Tạo trưng cầu ý kiến xuất hiện.
4. Nhập tiêu đề và các phương án lựa chọn cho phiếu trưng cầu ý kiến. Đánh dấu vào mục Có thể cho ý kiến khác để cho phép đưa ra ý kiến khác ngoài các phương án lựa chọn được liệt kê.
5. Chọn thời điểm bắt đầu - kết thúc phiên bỏ phiếu và giới hạn số phương án được lựa chọn
Chọn Công khai ý kiến để cho phép người xem trưng cầu biết những ai đã lựa chọn các phương án được đưa ra.
6. Lựa chọn nhóm người có quyền tham gia bỏ phiếu và nhóm có quyền xem kết quả.
Bạn có thể thêm một số thành viên bỏ phiếu và xem kết quả bằng cách nhập tên đăng nhập eOffice của người đó vào ô trắng bên trái nút Thêm rồi nhấn nút Thêm để thêm những người ngoài nhóm được chọn.
Chọn Cho phép xem kết qủa ngay để cho phép những người trong
Danh sách xem kết quả được xem ngay kết quả khi đang thu thập ý kiến.
7. Nhấn Gửi để bắt đầu thu thập ý kiến.
Một số thông tin trên cửa sổ Tạo phiếu trưng cầu ý kiến:
Tiêu đề: Là tiêu đề của phiếu trưng cầu ý kiến.
Các lựa chọn: Là những phương án được đưa ra để thu thập ý kiến.
Có thể cho ý kiến khác: Ngoài những lựa chọn đã liệt kê, có thể đưa ra ý kiến khác.
Thời gian bỏ phiếu: Là khoảng thời gian có hiệu lực đối với mục trưng cầu ý kiến đang tạo.
Bắt đầu: Thời gian bắt đầu bỏ phiếu.
Kết thúc: Thời gian kết thúc việc bỏ phiếu
Một lần: Chỉ cho phép bỏ phiếu trong khoảng thời gian lựa chọn một lần duy nhất.
Hàng ngày: Mỗi ngày vào khoảng thời gian lựa chọn sẽ trưng cầu ý kiến một lần.
Số lựa chọn được phép: Là số ý kiến mà người tham gia bỏ phiếu được phép chọn.
Công khai ý kiến: Người khác có thể biết được ai lựa chọn mục nào, các ý kiến sẽ được công khai và mọi người đều biết.
Lựa chọn tùy ý: Người bỏ phiếu được phép chọn bao nhiêu ý kiến cũng được, không giới hạn.
Danh sách tham gia bỏ phiếu : Là mục cho phép chọn lựa những ai sẽ được tham gia bỏ phiếu. (Có thể thêm người tham gia bỏ phiếu bằng cách nhập tên người sau đó nhấn Thêm)
Danh sách xem kết quả: Là mục cho phép lựa chọn những người được quyền xem kết quả của mục trưng cầu. . (Có thể thêm người xem kết quả gia bỏ phiếu bằng cách nhập tên người sau đó nhấn Thêm).
Cho phép xem kết quả ngay: Có thể xem luôn kết quả trong khi đang chờ thu thập đủ ý kiến.
Để xem các mục đã đưa ra trưng cầu:
Tùy thuộc vào khi tạo phiếu trưng cầu ý kiến, nếu danh sách xem kết quả có tên bạn thì bạn mới được xem.
1. Từ chương trình eOffice chọn menu Công cụ. Một danh mục các chức năng hiện ra.
2. Chọn Trưng cầu ý kiến.
3. Kích đúp chuột vào tên mục trưng cầu ý kiến muốn xem. Cửa sổ Kết quả trưng cầu ý kiến xuất hiện.
b, Quản lý các trưng cầu ý kiến
Khi các mục trưng cầu ý kiến nhiều lên trong quá trình sử dụng, bạn có thể dùng các chức năng có trên Cửa sổ trưng cầu ý kiến giúp mình quản lý và tra cứu tốt hơn như: Xóa bớt một số trưng cầu ý kiến không cần thiết, sắp xếp các mục trưng cầu theo trật tự tăng giảm bằng cách kích chuột vào phần tên của các đề mục. Nếu bạn chưa bỏ phiếu cho một phiếu trưng cầu nào đó, bạn có thể kích chuột phải vào phiếu trưng cầu đó rồi chọn bỏ phiếu nếu phiếu trưng cầu đó vẫn còn hạn.
Để xóa một trưng cầu ý kiến:
Chức năng này chỉ được thực hiện nếu bạn có quyền xóa đối với mục trưng cầu ý kiến đó.
1. Từ chương trình eOffice chọn menu Công cụ. Một danh mục các chức năng hiện ra.
2. Chọn Trưng cầu ý kiến.
Cửa sổ Các mục Trưng cầu ý kiến xuất hiện với danh sách các mục đã trưng cầu.
3. Kích chuột phải vào mục muốn xóa. 4. Chọn Xóa bình chọn.
Một thông báo hiện ra yêu cầu bạn xác nhận lại.
5. Chọn Có.
Kích chuột vào các đề mục để sắp xếp theo trật tự tăng hoặc giảm.
eOffice – Văn phòng điện tử
Giải pháp áp dụng eOffice khi trong cơ quan bạn không phải tất cả mọi người đều trực tiếp xử lý văn bản trên máy tính
Nếu bạn còn băn khoăn: chúng tôi thấy hệ thống eOffice rất tiện lợi, tiết kiệm được thời gian đi lại, giấy tờ… Tuy nhiên, nếu cơ quan tôi có một vài vị trí không sử dụng máy tính thì làm thế nào, lúc đó eOffice có hoạt động được không ?
Đây là một thực tế mà việc triển khai các hệ thống phần mềm thường gặp phải, và trong thiết kế eOffice, chúng tôi cũng đã tính đến các tính huồng như thế này. Tùy đặc điểm của từng cơ quan, đơn vị, các phương án khả thi sẽ được chúng tôi tư vấn để có thể kết hợp xử lý văn bản trên eOffice và phương pháp thủ công.
Để có được giải pháp tối ưu nhất cho riêng cơ quan bạn, vui lòng liên hệ với Phòng hỗ trợ triển khai eOffice theo số điện thoại 04–8684757 hoặc email eOffice@bkav.com.vn
mọi người trog cơ quan.