PHÂN TÍCH hệ THỐNG về dữ LIỆU

Trần Quang Huy Tin Học 5A Mục Lục Chương I. Khảo sát hệ thống 3 I. Hồ sơ khảo sát chi tiết hệ thống 1. Mô tả hệ thống . a. Nhiệm vụ cơ bản. b. Cơ cấu tổ chức. c. Quy trình xử lý. d. Mẫu biểu. 2. Mô hình tiến trình nghiệp vụ a.Giải thích kí hiệu. b.Vẽ mô hình. 3. Xử lý kết quả khảo sát a.Chức năng. b.Dữ liệu. c.Xác định nhóm người sử dụng hệ thống. II. Xây dựng dự án 1. Hồ sơ điều tra. a.Hồ sơ đầu ra. b.Hồ sơ đầu vào. c.Tài nguyên. 2. Dự trù thiết bị a. Cấu hình thiết bị. b. Thiết bị ngoại vi. c.Phần mềm 3. Kế hoạch triển khai dự án. a.Tiến độ triển khai dự án. b.Đội ngũ tham gia dự án. Chương II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 27 I. SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG 1. Các bước xây dựng. 2. Các kí hiệu sử dụng. 3. Áp dụng bài toán. II. SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU(DFD) 1. Các bước xây dựng. 2.Ký hiệu sử dụng. 3.Áp dụng bài toán. B1.Vẽ DFD mức khung cảnh. B2. Xây dựng DFD mức đỉnh. Trần Quang Huy Tin Học 5A B3. Xây dựng DFD mức dưới đỉnh. III. Đặc tả các chức năng chi tiết Chương III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU 40 I. ER mở rộng 1. Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính. 2. Xác định kiểu liên kết. 3. Vẽ ER mở rộng. II. Chuẩn hóa dữ liệu 1. Chuyển đổi từ ER mở rộng về ER kinh điển. 2. Chuyển đổi từ ER kinh điển về ER hạn chế. 3. Chuyển đổi từ ER hạn chế về mô hình quan hệ. III. Đăc tả bảng dữ liệu trong mô hình quan hệ Chương IV. THIẾT KẾ HỆ THỐNG 59 I. Thiết kế tổng thể 1. Phân định công việc giữa người và máy. 2. Vẽ DFD hệ thống. II. Thiết kế kiểm soát 1. Xác định nhu cầu bảo mật của hệ thống. 2. Phân định các nhóm người dùng. 3.Quy định quyền hạn cho các nhóm người dùng. III. Thiết kế giao diện 1.Thiết kế menu chương trình. 2.Thiết kế báo cáo. 3.Thiết kế màn hình nhập liệu. 4.Thiết kế hộp thoại IV. Thiết kế CSDL vật lý 1. Xác định các thuộc tính tình huống. 2. Xác định các bảng dữ liệu phục vụ nhu cầu bảo mật. 3. Mô hình dữ liệu của hệ thống. 4. Mô tả chi tiết các bảng trong mô hình dữ liệu. V. Thiết kế modum chương trình 1.Viết kịch bản cho các nhóm người dùng. 2.Thiết kế modun. Trần Quang Huy Tin Học 5A Chương I: Khảo sát hệ thống. I.Hồ sơ khảo sát chi tiết. 1. Mô tả hệ thống. A.Nhiệm vụ cơ bản. Hệ thống quản lý cửa hàng giày được xây dựng nhằm phục vụ các nhiệm vụ cơ bản sau: • Tự động hoá một số công việc để tiết kiệm thời gian và công sức như: tạo mã số hàng hóa, thông tin hàng đã bán, kiểm tra hàng hoá trong kho… • Cập nhập thông tin của các loại hàng mới vào danh sách hàng bán và xoá thông tin của một số loại hàng không còn bán nữa. • Tự động tính toán và tổng hợp lợi nhuân thu được sau mỗi ngày,mỗi tuần, mỗi tháng…. • Khách hàng có thể tìm kiếm chi tiết thông tin hàng hoá.(tên hàng hoá, mã hàng hoá, giá, số lượng … có bán tại cửa hàng qua website.) B.Cơ cấu tổ chức. Cửa hàng có các bộ phận sau: quản lý, kho, bán hàng, kinh doanh online, tài chính. 1.Quản lý. Bộ phận này có trách nhiệm quản lý toàn bộ các bộ phận còn lại.Dựa vào báo cáo hàng ngày,hàng tuần từ các bộ phận gửi đến để ra các quyết định như: nhập hàng , khuyến mại … Bộ phận quản lý sẽ có 1 PC cài phần mềm quản lý cho phép nhận báo cáo từ các bộ phận và gửi yêu cầu, nhiệm vụ tới các bộ phận. 2.Kho Bộ phận kho có trách nhiệm lựa chọn, liên hệ với các nhà cung cấp để nhập hàng theo yêu cầu từ quản lý. Bộ phận này có 1 PC và 1 máy in mã hàng hóa; phiếu nhập, xuất hàng . Trần Quang Huy Tin Học 5A Trên PC sẽ cài phần mềm dành cho bộ phận kho và phần mềm tự động tạo mã hàng hóa. 3.Bán hàng. Phụ trách việc bán hàng tại cửa hàng, nhận thanh toán và in hóa đơn.(đối với những hóa đơn có giá trị dưới 10 triệu đồng.) Yêu cầu chuyển hàng từ kho lên cửa hàng: loại hàng,số lượng. 2 PC của bộ phận bán hàng sẽ được cài phần mềm dành cho việc bán hàng và kết nối với máy quét mã hàng hóa, máy in hóa đơn. 4.Kinh doanh online. Phụ trách việc giới thiệu và bán hàng qua website của cửa hàng.(Giao hàng tận nơi nếu khách có yêu cầu.) Bộ phận này có 1 PC kết nối internet ADSL. 5.Tài chính. Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Nhận thanh toán các hóa đơn mua hàng lớn.(trên 10 triệu đồng) Tính toán lương thưởng cho nhân viên cửa hàng. C.Quy trình xử lý. Khi khách đến mua hàng tại cửa hàng nhân viên bán hàng sẽ tư vấn cho khách hàng về các loại giầy dép có bán tại cửa hàng. Nếu khách mua hàng thì sẽ thanh toán tại quầy và nhận hóa đơn mua hàng (trường hợp hàng có sẵn tại cửa hàng). Hóa đơn bao gồm các thông tin: ngày,giờ khách mua hàng; tên khách hàng,số điện thoại; loại hàng hóa,tên hàng hóa,mã hàng hóa,số lượng,đơn giá,tổng giá trị hóa đơn.Hóa đơn này sẽ tự động được lưu vào trong máy tính của bộ phận bán hàng.Nếu loại hàng đó ở cửa hàng đã hết, nhân viên bán hàng sẽ liên hệ với bộ phận kho để kiểm tra trong kho.Nếu trong kho có hàng thì hàng sẽ được chuyển lên cửa hàng. Nếu không còn hàng trong kho khách hàng có thể đặt hàng với cửa hàng.Nhân viên bộ phận bán hàng sẽ lập phiếu đặt hàng cho khách và nhận trước Trần Quang Huy Tin Học 5A nửa số tiền của món hàng đó.(Phiếu đặt hàng cũng được lưu vào trong máy tính của bộ phận bán hàng.) Đối với những hóa đơn mua hàng và phiếu đặt hàng có giá trị trên 10 triệu đồng, khách hàng sẽ làm việc trực tiếp với bộ phận tài chính. Khi cửa hàng bán hết một số loại hàng nào đó,sẽ yêu cầu chuyển các loại hàng đó từ kho lên. Bộ phận kho sẽ kiểm tra lượng hàng có trong kho và chuyển hàng lên(nếu có hàng).Khi hàng chuyển hàng lên cửa hàng, bộ phận kho sẽ phải lập phiếu xuất trong đó ghi rõ các thông tin: ngày,giờ xuất hàng; loại hàng, mã hàng, số lượng.(Phiếu này phải được lưu trong máy tính và được gửi kèm theo báo cáo) Trên phiếu nhập hàng phải có đủ chữ kí của trưởng bộ phận kho và bán hàng. Bộ phận kinh doanh online sẽ cập nhật hàng trực tiếp từ kho để giới thiệu trên website của cửa hàng. Khi có khách đặt hàng, nhân viên của bộ phận này sẽ lấy hàng từ kho và lập hóa đơn nếu có hàng(hóa đơn phải lưu trong máy tính). Cuối mỗi ngày quản lý bộ phận bán hàng và kinh doanh online phải nộp báo cáo cho quản lý gồm các thông tin sau về lượng hàng đã bán: loại hàng hóa, số lượng, mã hàng, đơn giá, số lượng hóa đơn, giá trị từng hóa đơn và phiếu đặt hàng, tổng giá trị các hóa đơn và phiếu đặt hàng.Ngoài ra trong báo cáo còn có thêm yêu cầu như: các mặt hàng nên nhập về… Báo cáo của quản lý bộ phận bán hàng và kinh doanh online nộp vào cuối mỗi ngày cho bộ phận tài chính bao gồm các thông tin về lượng hàng đã bán: loại hàng hóa, số lượng, mã hàng, đơn giá, số lượng hóa đơn, giá trị từng hóa đơn và phiếu đặt hàng, tổng giá trị các hóa đơn và phiếu đặt hàng; bản sao các hóa đơn và phiếu đặt hàng. Khi có yêu cầu nhập hàng từ quản lý chung của cửa hàng,bộ phận kho sẽ tiến hành chọn nhà cung cấp để đặt mua các mặt hàng nói trên bằng cách lựa chọn qua các tiêu chuẩn như: giá cả mà nhà cung cấp đưa ra, chất lượng của hàng hóa.Khi nhận đủ hàng từ nhà cung cấp bộ phận kho sẽ lập hóa đơn nhận và chuyển cho bộ phận tài chính để thanh toán cho nhà cung cấp.Các thông tin trong hóa đơn bao Trần Quang Huy Tin Học 5A gồm: ngày giờ nhập hàng,tên nhà cung cấp,loại hàng hóa,số lượng hàng hóa,đơn giá,tổng giá trị hóa đơn. Sau khi hàng đã nhập vào trong kho, bộ phận kho sẽ tiến hành tạo mã hàng hóa,in và dán mã hàng hóa. Cuối ngày bộ phận kho phái nộp báo cáo cho bộ phận quản lý về lượng hàng xuất nhập trong ngày. Báo cáo phải có các thông tin sau: ngày giờ nhập; tên nhà cung cấp, địa chỉ và số điện thoại nhà cung cấp,loại hàng hóa,số lượng,đơn giá,tổng giá trị hóa đơn (đối với báo cáo nhập); ngày giờ xuất,loại hàng, mã hàng,số lượng.(đối với báo cáo xuất). Bộ phận tài chính có trách nhiệm tính toán thu chi của cửa hàng và thực hiện nhận thanh toán hay đặt hàng của những khách hàng lớn.Khi bộ phận kho thông báo đã nhận đủ hàng từ nhà cung cấp, hóa đơn thanh toán sẽ được chuyển tới bộ phận tài chính và được thanh toán cho nhà cung cấp.Khi có khách mua hàng hay đặt hàng với giá trị lớn.(trên 10 triệu đồng) Thống kê thu chi của cửa hàng sẽ được bộ phận tài chính tính toán dựa trên các hóa đơn, phiếu đặt hàng, phiếu mua hàng từ nhà cung cấp … để đưa vào báo cáo gửi đến bộ phận quản lý. Quản lý dựa trên các báo cáo nhận được và tình hình thực tế của cửa hàng sẽ đưa ra các yêu cầu tới từng bộ phận như: quyết định nhập hàng; tăng lương, thưởng cho nhân viên; hình thức khuyến mại bán hàng… D.Quy tắc quản lý. Mỗi bộ phận đều có quản lý riêng và người quản lý này chịu trách nhiệm báo cáo với quản lý chung của cửa hàng (có quyền cao nhất). Hàng ngày quản lý các bộ phận sẽ báo cáo cho quản lý chung : +/ Quản lý bộ phận bán hàng và kinh doanh online báo cáo các thông tin sau về lượng hàng đã bán: loại hàng hóa, số lượng, mã hàng, đơn giá, số lượng hóa đơn, giá trị từng hóa đơn và phiếu đặt hàng, tổng giá trị các hóa đơn và phiếu đặt Trần Quang Huy Tin Học 5A hàng.Ngoài ra trong báo cáo còn có thêm yêu cầu như: các mặt hàng nên nhập về… +/ Quản lý bộ phận kho phải nộp báo cáo cho bộ phận quản lý chung về lượng hàng xuất nhập trong ngày. Báo cáo phải có các thông tin sau: ngày giờ nhập; tên nhà cung cấp, địa chỉ và số điện thoại nhà cung cấp,loại hàng hóa,số lượng,đơn giá,tổng giá trị hóa đơn (đối với báo cáo nhập); ngày giờ xuất,loại hàng, mã hàng,số lượng.(đối với báo cáo xuất). +/ Quản lý bộ phận tài chính sẽ báo cáo thống kê thu chi của cửa hàng dựa trên các hóa đơn, phiếu đặt hàng, phiếu mua hàng từ nhà cung cấp … E. Mẫu biểu. 1.Mã vạch dán trên hàng hóa. Tên cửa hàng: Địa chỉ: Tên hàng: Giá tiền: Mã vạch Trần Quang Huy Tin Học 5A 2.Hóa đơn nhập hàng. 3.Hóa đơn bán hàng Hóa Đơn Nhập Hàng Tên nhà cung cấp: Địa chỉ nhà cung cấp: Số điện thoại: Ngày,giờ : Chi tiết nhập Tên hàng Loại hàng Số lượng Đơn giá Tổng Tổng: Trưởng bộ phận kho Nhà cung cấp Chữ kí Chữ kí Hóa Đơn Bán Hàng Tên khách hàng: Địa chỉ: Số điện thoại: Ngày,giờ : Tên hàng Mã hàng Kích Cỡ Đơn giá Tổng Tổng: Trần Quang Huy Tin Học 5A 4.Hóa đơn nhập kho. 5.Hóa đơn xuất kho. Hóa Đơn Nhập Kho Ngày,giờ: Tên hàng Loại Kích cỡ Số lượng Trưởng bộ phận kho Chữ kí Hóa Đơn Xuất Kho Ngày,giờ: Tên hàng Loại Kích cỡ Số lượng Trưởng bộ phận kho Chữ kí Trần Quang Huy Tin Học 5A 6.Phiếu đặt hàng. Phiếu Đặt Hàng Tên khách hàng: Địa chỉ: Số điện thoại: Ngày,giờ : Tên hàng Mã hàng Kích Cỡ Đơn giá Tổng Tổng: Đã trả trước: Trưởng bộ phận bán hàng Chữ kí [...]... Thông tin ở đây có thể là một dữ liệu đơn, cũng có thể là một dữ liệu có cấu trúc Biểu diễn: Một luồng dữ liệu được vẽ trong một DFD dưới dạng một mũi tên, trên đó có viết tên của luồng dữ liệu Tên luồng dữ liệu phải là một danh từ, kèm thêm tính ngữ nếu cần, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu được chuyển giao 1.3Kho dữ liệu Định nghĩa: Một kho dữ liệu là một dữ liệu (đơn hay cấu trúc) được... ra: thống kê • Nơi sử dụng: bộ phận kho Trần Quang Huy Tin Học 5A • Trường hợp ngoại lệ : bộ phận kho lập báo cáo khi có yêu cầu của quản lý cửa hàng (yêu cầu làm báo cáo đột xuất không theo định kì.) B .Dữ liệu Bổ sung thêm các loại dữ liệu Các dữ liệu chính được sử dụng trong hệ thống: 1 Dữ liệu về hàng hóa + Số lượng: 1000 mặt hàng + Khuôn dạng: mẫu biểu (form nhập liệu) Số TT 1 2 4 6 7 8 Tên dữ liệu. .. chạy thử hệ thống 3.2 Phần cứng 3.2.1 Từ 26/7/2010 đến 27/7/2010: chuẩn bị đầy đủ các thiết bị phần cứng 3.2.2 29/7/2010: lắp đặt toàn bộ các thiết bị phần cứng tại cửa hàng 3.2.3 Từ 30/7/2010 đến 31/7/2010: chạy thử hệ thống Việc bảo trì hệ thống được tiến hành 3 tháng một lần trong vòng 2 năm kể từ khi hệ thống được chuyển giao hoàn toàn Trần Quang Huy Tin Học 5A Chương II: Phân tích hệ thống về chức... biến đổi dữ liệu (thay đổi giá trị, cấu trúc, vị trí của một dữ liệu, hoặc từ một số dữ liệu đã cho, tạo ra một dữ liệu mới) Biểu diễn: Một chức năng được biểu diễn (trong DFD) bởi một hình tròn hay một hình ovan, bên trong có tên chức năng đó Tên chức năng phải là một động từ, có thêm bổ ngữ nếu cần, cho phép biểu diễn một cách vắn tắt chức năng làm gì 1.2 Luồng dữ liệu Định nghĩa: Một luồng dữ liệu là... lần về sau Biểu diễn: Một kho dữ liệu được vẽ trong một DFD dưới dạng 2 đoạn thẳng nằm ngang, kẹp giữa tên của kho Tên kho dữ liệu phải là một danh từ, kèm theo tính ngữ nếu cần, cho phép hiểu một các vắn tắt nội dung của dữ liệu được lưu giữ Trần Quang Huy Tin Học 5A Tên kho dữ liệu 1.4 Tác nhân ngoài Định nghĩa: Một đối tác (còn gọi là tác nhân ngoài, hay điểm mút) là một thực thể ngoài hệ thống, ... 1.3.1 Dữ liệu đầu vào 1.Hóa đơn bán hàng 2.Lượng hàng lấy từ kho: mã hàng hóa,số lượng 1.3.2 Dữ liệu đầu ra Báo cáo bán hàng theo ngày cho quản lý,tài chính: mã hàng hóa đã bán, số lượng,doanh thu.(tính theo từng hóa đơn);tổng doanh thu 1.4 Bộ phận kho 1.4.1 Dữ liệu đầu vào 1.Hàng nhập về: loại,hãng sản xuất,số lượng 2.Hàng xuất cho bộ phận bán hàng,kinh doanh online:mã hàng,số lượng 1.4.2 Dữ liệu đầu... hàng ngày của các bộ phận: bán hàng,kho,tài chính,kinh doanh online 1.1.2 Dữ liệu đầu ra Ra các quyết định về công việc cho từng bộ phận: nhập hàng, tăng lương, tiền thưởng cho nhân viên, hình thức khuyến mại … 1.2 Bộ phận bán hàng 1.2.1 Dữ liệu đầu vào 1.Hóa đơn bán hàng 2.Lượng hàng nhập từ kho: mã hàng hóa,số lượng 1.2.2 Dữ liệu đầu ra Báo cáo bán hàng theo ngày cho quản lý,tài chính: mã hàng hóa... một hệ con của hệ thống, được mô tả ở trang khác của mô hình, nhưng có trao đổi thông tin với các phần tử thuộc trang hiện tại của mô hình Tác nhân trong xuất hiện trong DFD chỉ để làm nhiệm vụ tham chiếu Biểu diễn: Tác nhân trong trong DFD được vẽ dưới dạng một hình chữ nhật thiếu cạnh trên, trong đó viết tên tác nhân trong (chức năng hay hệ thống con) Tên tác nhân 2.Áp dụng bài toán 2.1Biểu đồ dữ liệu. .. đầu ra + Thông tin về hàng trong kho + Hóa đơn + Doanh thu của cửa hàng b.Hồ sơ đầu vào +Thông tin về hàng hóa + Yêu cầu của khách hàng c.Tài nguyên Các thông tin về khách hàng và hàng hóa được liên tục cập nhật vào cơ sở dữ liệu */Số lượng nhân viên tại các bộ phận: Quản lý chung : 1 người Bán hàng: 6 người Kinh doanh online: 3 người Kho: 3 người Tài chính: 1 người */ Đánh giá sơ bộ về lượng hàng bán... Char(30) Char(20) Int Int Char(20) 2 Dữ liệu về hóa đơn: + Số lượng: 1000 mặt hàng + Khuôn dạng: mẫu biểu (form nhập liệu) Số TT 1 2 3 Tên gọi Khuôn Dạng (Giới hạn) Mã hoá đơn Tên khách hàng Tên hàng Char(10) Char(30) Char(30) Trần Quang Huy 4 5 6 7 8 Tin Học 5A Loại hàng Giá Số lượng Màu sắc Ngày lập hoá đơn Char(20) Int Int Char(20) Date C.Xác định nhóm người sử dụng hệ thống • Nhóm nhân viên cửa hàng: . kì.) B .Dữ liệu. Bổ sung thêm các loại dữ liệu Các dữ liệu chính được sử dụng trong hệ thống: 1. Dữ liệu về hàng hóa. + Số lượng: 1000 mặt hàng. + Khuôn dạng: mẫu biểu (form nhập liệu) Số TT Tên dữ liệu. III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU 40 I. ER mở rộng 1. Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính. 2. Xác định kiểu liên kết. 3. Vẽ ER mở rộng. II. Chuẩn hóa dữ liệu 1. Chuyển đổi từ ER mở rộng về. kinh điển về ER hạn chế. 3. Chuyển đổi từ ER hạn chế về mô hình quan hệ. III. Đăc tả bảng dữ liệu trong mô hình quan hệ Chương IV. THIẾT KẾ HỆ THỐNG 59 I. Thiết kế tổng thể 1. Phân định công