Tiểu luận hệ thống thông tin quản trị RETAIL APPLICATIONS OF TPS BY SAINSBURY'S

Lớp IT003_111_T19 – Nhóm 6 – Case Study 6.2 DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM STT Mã SV Họ và tên Nhiệm vụ Ký tên 1 030125090192 Phan Thị Hiền Thuyết trình, Tìm tài liệu. 2 030125090216 Nguyễn Văn Hiệu Tìm tài liệu, tổng hợp bài, làm slide. 3 030125090714 Võ Thanh Sơn Tìm tài liệu, Tổng hợp, làm word, thuyết trình. 4 030125091039 Nguyễn Thị Kim Tự Tìm tài liệu, trả lời câu hỏi. 5 030125091084 Lê Thị Vĩnh Tìm tài liệu, trả lời câu hỏi. 1 Lớp IT003_111_T19 – Nhóm 6 – Case Study 6.2 MỤC LỤC DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 1 MỤC LỤC 2 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 3 BÀI DỊCH CASE STUDY 6.2 4 TÓM TẮT TÌNH HUỐNG 6 BÀI PHÂN TÍCH 7 1. Tổng quan 7 1.1. Khái quát về hệ thống TPS 7 1.2. Đặc điểm của hệ thống TPS 8 1.3 Phân loại hệ thống xử lý giao dịch TPS 9 1.3.1 TPS trực tuyến (online) 9 1.3.2 TPS theo lô (batch) 9 1.4 Quá trình hoạt động của hệ thống 10 1.5. Tổng quan về công ty Sainbury’s 11 1.5.1 Tổng quan 11 1.5.2 Mục tiêu về dịch vụ khách hàng 12 2. Phân tích: 13 2.1. Cách thức áp dụng công nghệ TPS của Sainsbury’s: 13 2.1.1 Sơ đồ mô tả mối quan hệ trong TPS của Sainsbury’s 13 2.1.2 Các công nghệ được áp dụng 15 2.2. Lợi ích của việc ứng dụng TPS vào hệ thống bán lẻ của Sainsbury’s. .17 2.2.1. Giữa các bộ phận trong Sainsbury’s: 17 2.2.2 Giữa Sainsbury’s và khách hàng: 17 2.3. Những vấn đề phát sinh khi áp dụng TPS: 18 3. Tổng kết, nhận xét, đánh giá: 19 3.1 Giải pháp: 19 3.1.1 Khắc phục hạn chế: 19 3.1.2 Phát huy điểm mạnh: 19 3.2 Bài học rút ra: 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO 21 2 Lớp IT003_111_T19 – Nhóm 6 – Case Study 6.2 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI Xây dựng hệ thống bán lẻ là vấn đề thu hút sự quan tâm của rất nhiều nhà đầu tư và các hãng sản xuất. Bởi vậy, các tập đoàn lớn cũng như các doanh nghiệp nhỏ trong và ngoài nước đã đưa ra những giải pháp xây dựng hệ thống bán lẻ cho mình và đã đạt được những thành công nhất định. Với mức độ cạnh tranh thương trường như hiện nay, các hãng bán lẻ phải đưa ra những giải pháp tiện lợi, nhanh chóng, an toàn cho khách hàng và là điểm mua sắm mà mỗi khi khách hàng có nhu cầu. Do vậy, để giữ được khả năng cạnh tranh các hãng phải không ngừng tiếp cận với công nghệ mới, với những công nghệ này nó đã làm giảm đáng kể chi phí của hãng, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, làm tăng doanh số cho doanh nghiệp. Một trường hợp điển hình là hãng bán lẻ đứng thứ 3 vương quốc Anh Sainsbury’s đã ứng dụng công nghệ hệ thống xử lý giao dịch TPS vào trong hoạt động kinh doanh và mang lại thành công lớn cho Sainbury’s. Vậy TPS là gì, Sainsbury’s đã ứng dụng nó như thế nào. Những lợi ích và các vấn đề gặp phải khi sử dụng TPS là gì? Nhóm 6 đã chọn đề tài “RETAIL APPLICATIONS OF TPS BY SAINSBURY'S” để giải đáp câu hỏi trên và mở ra nhiều ý tưởng mới. 3 Lớp IT003_111_T19 – Nhóm 6 – Case Study 6.2 BÀI DỊCH CASE STUDY 6.2 NHỮNG ỨNG DỤNG TPS VÀO VIỆC BÁN LẺ CỦA SAINSBURY’S Nghiên cứu này dựa trên việc bán lẻ của Sainsbury’s vương quốc Anh. Xem xét những cách thức khác nhau mà một nhà bán lẻ có thể tận dụng TPS. Công ty và mục tiêu dịch vụ khách hàng: - 17.000 hàng hóa. - Mục tiêu là không có hơn 5 hàng hóa bị thiếu hàng cùng một lúc. - Tiến độ đặt hàng là từ 24-48 giờ. - Các trung tâm phân phối quản lý việc giao 11 triệu thùng hàng đến 335 cửa hàng. Công nghệ TPS giúp ích cho Sainsbury’s như thế nào? - Cải tiến dịch vụ khách hàng thông qua nhiều lựa chọn hơn, giá thấp hơn, chất lượng tốt hơn và đa dạng các mặt hàng trên kệ hàng. - Cải tiến hiệu quả hoạt động bằng các liên kết tự động đến nhà cung cấp và có thông tin tốt hơn về yêu cầu cũng như lợi ích của hàng hóa. - Đánh giá hiệu quả của các chương trình khuyến mãi sản phẩm nhờ những thông tin tốt hơn về những sản phẩm có sẵn. - Tiếp cận thị trường bằng chiến lược đạt lòng tin của khách hàng. Sainsbury’s áp dụng những công nghệ này như thế nào? - Tại quầy tính tiền - EPOS và EFTPOS - Trên kệ - màn hình LCD tự động báo giá. 4 Lớp IT003_111_T19 – Nhóm 6 – Case Study 6.2 - Trên xe đẩy – có “hệ thống tự quét” - Tại nhà - bán rượu trực tiếp từ website Internet Barclay Square. - Đối với ngân hàng - TPS cần thiết trong việc cung cấp các bản sao kê và hoạt động rút tiền của khách hàng. - Bộ phận marketing - sự hiệu quả của chiến dịch marketing và những phương án thẻ khách hàng trung thành có thể được đánh giá bằng cách sử dụng thông tin về các giao dịch được lưu trữ trong kho dữ liệu. Loại hệ thống này được mô tả chi tiết hơn ở chương 4. Câu hỏi: 1. Vẽ biểu đồ tổng kết mối liên hệ giữa tất cả các bên truy cập vào TPS của Sainsbury’s. 2. Sainsbury’s thu được những lợi ích gì so với lúc chưa áp dụng TPS? 3. Bạn có thể nghĩ đến những vấn đề nào khi sử dụng TPS quá rộng rãi? Làm gì để giải quyết các vấn đề này? 5 Lớp IT003_111_T19 – Nhóm 6 – Case Study 6.2 TÓM TẮT TÌNH HUỐNG Sainsbury’s là chuỗi siêu thị lớn thứ ba tại vương quốc Anh, một nhà bán lẻ nổi tiếng đã và đang sử dụng những ứng dụng TPS. TPS là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Transaction Processing System, tạm dịch là hệ thống xử lý giao dịch. Sainsbury’s đã áp dụng TPS một cách rộng rãi như: từ việc sử dụng EPOS và EFTPOS tại quầy thu tiền tự động đến việc bố trí các màn hình LCD tại các gian hàng để hiển thị và thay đổi giá cả; trên xe đẩy có hệ thống tự quét. Ngoài ra, còn có bán hàng trực tuyến qua mạng để phục vụ khách hàng tại nhà hay cung cấp các báo cáo khách hàng và biên lai rút tiền mặt của khách hàng. Nhờ việc cung cấp thông tin đầy đủ về các hàng hóa cũng như những thông tin về khách hàng trung thành, Sainsbury’s đã nhanh chóng lấy được lòng tin khách hàng. Nhờ những ứng dụng của công nghệ TPS mà công ty này dễ dàng đánh giá được hiệu quả của các chương trình khuyến mãi sản phẩm, nâng cao dịch vụ khách hàng cũng như hiệu quả hoạt động. Việc ứng dụng những công nghệ TPS đã mang lại nhiều lợi ích cho Sainsbury’s. Cụ thể hơn lợi ích đó là gì? Tuy nhiên nhiều vấn đề phát sinh nếu như việc ứng dụng này quá rộng rãi. Vậy đâu là giải pháp khắc phục những nhược điểm này? 6 Lớp IT003_111_T19 – Nhóm 6 – Case Study 6.2 BÀI PHÂN TÍCH 1. Tổng quan 1.1. Khái quát về hệ thống TPS Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction processing system - TPS) là một hệ thống thông tin có chức năng thu thập và xử lý và truy xuất dữ liệu về các giao dịch nghiệp vụ mà các doanh nghiệp thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, nhà phân phối của nó…. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó, các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Hệ thống xử lý thường xuyên bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, phục vụ hoạt động ở cấp tác nghiệp. Các công việc chính: nhận dữ liệu, nhập dữ liệu, lưu dữ liệu vào CSDL, tính toán hoặc thao tác trên dữ liệu và phát sinh các báo cáo thống kê. Hệ thống có khả năng tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại; gia tăng tốc độ xử lý, gia tăng độ chính xác; đạt hiệu suất lớn hơn. Kiến trúc của hệ thống xử lý giao dịch Vào Chương trình Ra Kho dữ liệu Ví dụ: Rút tiền từ hệ thống máy rút tiền tự động ATM Công ty đặt hàng nguyên vật liệu từ nhà cung cấp. Hệ thống tính tiền trong siêu thị. 7 Sự kiện kinh doanh hoặc giao dịch: Tài liệu gốc, nhập liệu tự động hoặc bán tự động Ghi chép Tổng hợp Sắp xếp Câp nhật Trộn Báo cáo tổng hoặc đếm Dữ liệu vào cho hệ thống khác Phản hồi cho người sử dụng Dữ liệu HT xử lý giao dịch Lớp IT003_111_T19 – Nhóm 6 – Case Study 6.2 Hệ thống trả lương cho nhân viên. … 1.2. Đặc điểm của hệ thống TPS Sự thành công của các doanh nghiệp thương mại phụ thuộc vào tiến trình xử lý một cách tin cậy các giao dịch để đảm bảo đơn đặt hàng của khách hàng, quá trình thanh toán với các đối tác và nhà cung cấp được đáp ứng tốt nhất về thời gian. Do đó, các lĩnh vực xử lý giao dịch đã trở thành một phần quan trọng của quản lý kinh doanh hiệu quả. Hệ thống xử lý giao dịch cung cấp cho doanh nghiệp các phương tiện để nhanh chóng xử lý các giao dịch để đảm bảo lưu thông thông suốt của dữ liệu và sự tiến triển của các quá trình trong doanh nghiệp. Các đặc điểm chính của hệ thống này là: Xử lí nhanh: Hơn bao giờ hết, việc xử lý nhanh chóng của các giao dịch là rất quan trọng cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp, trong khi phải luôn đối mặt với tiến bộ công nghệ. Hệ thống TPS được thiết kế để xử lý các giao dịch hầu như ngay lập tức để bảo đảm rằng dữ liệu khách hàng luôn sẵn sàng cho các quá trình đòi hỏi nó. Độ tin cậy: Tương tự như vậy, khách hàng sẽ không tha thứ những sai lầm. Hệ thống TPS hiệu quả phải có tỉ lệ rủi ro thấp và hệ thống sao lưu và phục hồi dữ liệu khi cần thiết một cách nhanh chóng, đảm bảo độ chính xác thông tin. Những biện pháp này giữ cho tỷ lệ thất bại trong ngưỡng chịu đựng. Tiêu chuẩn Các giao dịch phải được xử lý theo cùng một cách thức để tối đa hóa hiệu quả. Để đảm bảo điều này, các giao diện TPS được thiết kế để có được các dữ liệu giống hệt nhau cho mỗi giao dịch, bất kể khách hàng. 8 Lớp IT003_111_T19 – Nhóm 6 – Case Study 6.2 Kiểm soát truy cập Giới hạn truy cập vào hệ thống nhằm bảo đảm rằng những nhân viên thiếu kỹ năng và khả năng kiểm soát sẽ không thể làm ảnh hưởng đến quá trình giao dịch. 1.3 Phân loại hệ thống xử lý giao dịch TPS Tùy theo mục đích sử dụng mà các loại giao dịch sẽ được tập hợp và xử lý theo hai hình thức là xử lý trực tuyến (liên tục hay theo thời gian thực) và xử lý theo lô (định kì). 1.3.1 TPS trực tuyến (online) Hệ thống TPS trực tuyến là hệ thống xử lý thông tin một cách tức thời khi giao dịch vừa xảy ra. Hệ thống được nối trực tiếp giữa người điều hành và chương trình TPS, lẽ dĩ nhiên sẽ cho kết quả tức thời khi kết thúc mỗi lần giao dịch. Ví dụ: giao dịch rút tiền ATM 1.3.2 TPS theo lô (batch) Hệ thống TPS theo lô sẽ tập hợp tất cả các giao dịch lại với nhau và xử lý chung một lần theo định kì. Ví dụ hệ thống trả lương. 9 Dữ liệu của các nhân viên Tập tin tổng hợp thông tin của tất cả nhân viên Tập tin được xử lý qua hệ thống TPS để lập bảng trả lương Xử lý định kỳ Bảng lương của nhân viên Giao diện Xử lý liên tục Giao dịch Nhập mã PIN Nhập số tiền cần rút Yêu cầu hóa đơn Chương trình TPS xừ lý Kiểm tra thông tin tài khoản Kiểm tra số dư tài khoản và số dư tại máy ATM Truy xuất Xuất tiền Xuất hóa đơn Kết thúc và chờ giao dịch kế tiếp Lớp IT003_111_T19 – Nhóm 6 – Case Study 6.2 1.4 Quá trình hoạt động của hệ thống Dữ liệu được đưa vào hệ thống bằng nhiều cách thức khác nhau như: nhập trực tiếp từ bàn phím máy tính, thông qua thiết bị đọc mã vạch, thẻ từ. Các giao dịch sẽ được thực hiện trong mạng nội bộ (LAN – local area network) ở các chi nhánh bán lẻ hoặc phòng giao dịch của ngân hàng, ở giao dịch được xử lí trong thời gian thực và sau đó dữ liệu được truyền qua mạng diện rộng (WAN – wide area network) đến máy chủ trung tâm. Đôi khi dữ liệu giao dịch, chẳng hạn như các đơn hàng của khách hàng trung thành, được lưu trữ tại máy chủ cục bộ của siêu thị trong thời gian thực và sau đó được truyền đến trung tâm chính thông qua hệ thống lộ (batch system) khi siêu thị đóng cửa. Thông tin từ hệ thống xử lí giao dịch được truy xuất từ các chi nhánh hoặc tại trụ sở bằng cách sử dụng các báo cáo trực tuyến như để biết hàng tồn kho sử dụng báo cáo ngoại tuyến khi đó thông tin thường được lưu trữ trên một hệ thống tách biệt để phục vụ cho quá trình phân tích chi tiết. 10 [...]... tin cậy cao, quản lý được tất cả những gì cần thiết trong kinh doanh EPOS: là hệ thống điện tử mở rộng của hệ thống POS giúp kết nối hệ thống POS với các hệ thống của Back office (kế toán, kho…) với những chức năng mạnh mẽ về quản lý, thống kê, hệ thống hóa quy trình hoạt động Sainbury’s đã sử dụng hệ thống này vào việc xử lý các tính toán liên quan đến việc bán hàng, cấp biên lai, hơn thế nữa hệ thống. .. dụng công nghệ TPS của Sainsbury’s: 2.1.1 Sơ đồ mô tả mối quan hệ trong TPS của Sainsbury’s Hệ thống giao dịch TPS nhận thông tin giao dịch qua hệ thống tự quét mã trên xe đẩy, EPOS & EFTPOS tại quầy tính tiền, qua website Barclay Squar Thông tin giao dịch sau khi được nhập vào sẽ đươc truyền Các ứng dụng: thông qua mạng WAN (mạng diện rộng) từ cửa hàng chi nhánh đến máy - Hệ thống tự quét... cho doanh nghiệp một trong những nguồn thông tin, dữ liệu quan trọng nhất, góp phần giúp cho doanh nghiệp đề ra chiến lược kinh doanh, quản lý một cách hiệu quả 20 Lớp IT003_111_T19 – Nhóm 6 – Case Study 6.2 TÀI LIỆU THAM KHẢO I Sách 1 ThS Nguyễn Ngọc Đức, ThS Nguyễn Huỳnh Anh Vũ (2011), Hệ thống thông tin quản trị 2 Slide Hệ thống thông tin quản trị, trường đại học ngân hàng TpHCM, năm 2011... điểm của hệ thống xử lí giao dịch, ta thấy được tầm quan trọng của việc ứng dụng hệ thống này vào trong sản xuất, kinh doanh Không chỉ riêng gì hệ thống bán hàng mà hệ thống này còn được sử dụng rộng rãi như hệ thống giao dịch ngân hàng, hệ thống thanh toán tài vụ, hệ thống dịch vụ vận tài hàng hóa, hệ thống dịch vụ bán vé máy bay, tàu hỏa… Ngày nay, lợi ích mang lại từ thông tin cho các... Sainsbury’s đã áp dụng công nghệ này vào việc bán các sản phẩm qua website với các tính năng mở rộng cao cấp cho phép giao dịch qua 16 Lớp IT003_111_T19 – Nhóm 6 – Case Study 6.2 mạng như: giỏ hàng, đặt hàng, thanh toán qua mạng, quản lý khách hàng, quản lý đơn đặt hàng… 2.2 Lợi ích của việc ứng dụng TPS vào hệ thống bán lẻ của Sainsbury’s Thông qua việc áp dụng hệ thống xử lý giao dịch TPS, Sainsbury đã đạt... phục hạn chế: Vấn đề bảo mật: Nâng cấp hệ thống bảo mật, đầu tư hệ thống máy tính, sử dụng các phần mềm tiên tiến có tốc độ xử lý giao dịch cao và các phần mềm bảo mật có khả năng chống sự đánh cắp dữ liệu, đồng thời có những phần mềm chống virus nhằm đảm bảo an toàn cho hệ thống Vấn đề thiếu sự gắn kết: Nâng cấp hệ thống có khả năng lưu giữ,và hồi phục những thông tin đã thực hiện đúng giúp cho khách... trữ thông tin, hỗ trợ cho các nhà quản trị và bộ phận marketing trong việc nghiên cứu thói quen khách hàng để đề ra các chiến lược marketing hợp lý như: cung cấp giá trị gia tăng, khuyến mãi, tặng thưởng hay thiết lập mức ưu đãi cho khách hàng thân thiết Đồng thời, còn có thể sử dụng các thông tin này để đánh giá hiệu quả của những chiến dịch marketing... cách chặt chẽ, bên cạnh đó Sainsbury’s đã áp dụng triệt để những thành tựu của ngành công nghệ thông tin vào trong lĩnh vực kinh doanh của mình, hệ thống thông tin được ứng dựng vào những lối tác nghiệp khác nhau trong cách tiếp cận khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng… Trong những năm 1980 Công ty đầu tư vào công nghệ mới: tỷ lệ doanh số bán hàng đi qua EPOS quét kiểm đã tăng từ 1% đến 90% Hiện nay Sainsbury’s... này còn giúp sainbury’s có thể tích hợp trực tiếp với các hệ thống thanh toán thẻ tín dụng, theo dõi mức độ cổ phần và tất nhiên là theo dõi thông tin khách hàng Ngoài ra để cải thiện khả năng quản lý chứng khoán và CMR (quản lý về khách hàng ) Sainbury’s sử dụng phần mềm EPOS để ghi doanh số bán hàng, cập nhật mức độ cổ phần và cung cấp thông tin giá cả chính xác, làm nổi bật mức cổ phần của những sản... chí các thông tin, dữ liệu quan trọng có thể bị đánh cắp hoặc phá hủy Vấn đề gắn kết thông tin: Nếu có một lỗi nào xuất hiện trong quá trình giao dịch thì giao dịch sẽ bị hủy và phải quay lại từ đầu, chứ nó không có khả năng phục hồi lỗi trong quá trình xử lý Vấn đề sử dụng hệ thống: Người tham gia vào xử lý giao dịch phải đạt trình độ nhất định, nếu không thì không thể vận hành được hệ thống Vấn . về hệ thống TPS 7 1.2. Đặc điểm của hệ thống TPS 8 1.3 Phân loại hệ thống xử lý giao dịch TPS 9 1.3.1 TPS trực tuyến (online) 9 1.3.2 TPS theo lô (batch) 9 1.4 Quá trình hoạt động của hệ thống. kì). 1.3.1 TPS trực tuyến (online) Hệ thống TPS trực tuyến là hệ thống xử lý thông tin một cách tức thời khi giao dịch vừa xảy ra. Hệ thống được nối trực tiếp giữa người điều hành và chương trình TPS, . tích: 2.1. Cách thức áp dụng công nghệ TPS của Sainsbury’s: 2.1.1 Sơ đồ mô tả mối quan hệ trong TPS của Sainsbury’s Hệ thống giao dịch TPS nhận thông tin giao dịch qua hệ thống tự quét mã trên xe đẩy,