Tiểu luận hệ thống thông tin quản trị CÔNG TY LASCELLES FINE FOODS

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM KHOA TÍN DỤNG BÁO CÁO BÀI TẬP TÌNH HUỐNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ Đề tài: CASE STUDY 7.2: CÔNG TY LASCELLES FINE FOODS GVHD : Nguyễn Hoàng Minh Lớp : T19_Nhóm 8 SVTH : Vũ Thụy Hà Phương Cao Phan Nguyên Nguyễn Minh Tấn Nguyễn Thái Huy Hà Bình Nguyên Võ Thị Thu Ý TP HCM, ngày 17 tháng 11 năm 2015 2 25TD_T19_Nhóm 8 Bảng công việc của thành viên nhóm ST T Tên thành viên MSSV Nhiệm vụ Ghi chú 1 Vũ Thụy Hà Phương 030125090636 Dịch bài, tìm tài liệu, sửa bài word, thuyết trình 2 Cao Phan Nguyên 030125090510 Dịch bài, làm phần nội dung chính 3 Nguyễn Minh Tấn 030125091019 Dịch bài, tìm tài liệu, trình bày bài word 4 Nguyễn Thái Huy 030125090248 Dịch bài, tìm tài liệu, thuyết trình 5 Hà Bình Nguyên 030125090511 Dịch bài, làm slide. 6 Võ Thị Thu Ý 030125091146 Dịch bài, làm phần mở đầu. 2 2 25TD_T19_Nhóm 8 Mục lục LỜI MỞ ĐẦU 4 A. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ LỰA CHỌN CÁCH THỨC PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH (BIS) 5 I. Giới thiệu sơ lược về thực trạng công ty LASCELLES FINE FOODS 5 II. Phân tích các cách thức phát triển hệ thống thông tin quản trị: 7 III. Tiến hành lựa chọn cách thức triển khai: 8 IV. Quy trình ứng dụng phần mềm: 11 1. Xác định mục tiêu – lập kế hoạch 11 2. Lựa chọn nhà cung cấp – lập kế hoạch 11 3. Chuẩn hóa quy trình và dữ liệu 12 4. Chạy thử 12 5. Huấn luyện sử dụng 12 3 2 25TD_T19_Nhóm 8 6. Xem lại và bảo trì hệ thống 12 B. CÁC ĐỀ XUẤT VỀ TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN VÀ PHÁT TRIỂN BIS ĐỐI VỚI CÔNG TY LFFL 13 I. Đề xuất về yêu cầu của sản phẩm phần mềm cần đặt mua 13 1. Các vấn đề đặt ra đối với hệ thống mới 13 2. Các yêu cầu về hệ thống thông tin 13 II. Đề xuất cách thức lựa chọn nhà cung cấp 16 III. Đề xuất phương pháp phát triển hệ thống tin 16 C. TƯ VẤN MỘT SỐ NHÀ CUNG CẤP VÀ PHẦN MỀM TƯƠNG ĐỐI THÍCH HỢP CHO CÁC VẦN ĐỀ CỦA CÔNG TY 17 I. Phần mềm Exact Software cho vấn đề kho bãi và sản xuất 17 II. Phần mềm kế toán Quickbooks cho vấn đề tài chính và bán hàng: Tài liệu tham khảo 19 4 2 25TD_T19_Nhóm 8 5 2 25TD_T19_Nhóm 8 LỜI MỞ ĐẦU Nhận thức được vai trò to lớn của hệ thống thông tin quản trị trong việc thực hiện được mục tiêu của danh nghiệp, ngày nay, nhu cầu về thiết lập 1 hệ thống thông tin trong tổ chức ngày càng tăng. Tuy nhiên, vấn đề khó khăn là làm thế nào để nhà quản trị chọn lựa được giải pháp tốt nhất phù hợp với mô dình doanh nghiệp để xây dựng hiệu quả hệ thống thông tin kinh doanh. Đặc biệt, vấn đề này càng khó khăn đối với những nhà quản trị không am hiểu về các phần mềm hệ thống thông tin cũng như cách phát triển chúng trong doanh nghiệp mình. Vậy, có bao nhiêu phương pháp xây dựng hệ thống thông tin và làm thế nào để phát triển và quản trị hệ thống? Để giải quyết câu hỏi trên, nhóm đưa ra đề tài thuyết trình trong case study 7.2 với việc áp dụng cụ thể đối với công ty: LASCELLES FINE FOODS. Xuyên suốt bài thuyết trình, nhóm sẽ đi giải quyết 2 câu hỏi: 1. Bạn sẽ giới thiệu cho công ty LFFL phương pháp nào để mua được hệ thống phần mềm doanh nghiệp.Giải thích và chính minh cho lựa chọn của bạn. 2. Giả sử rằng LFFL quyết định mua các gói phần mềm có sẵn [off-the-shelf], những bước đi nào bạn đề nghị để có thể bảo đảm rằng những ứng dụng được chọn có thể đáp ứng yêu cầu? Hy vọng đề tài của nhóm có thể giúp các bạn hiểu được một cách rõ ràng hơn về phương pháp chính nhằm xây dựng hệ thống thông tin kinh doanh cho một doanh nghiệp hiện nay và không phải bỡ ngỡ trong việc lựa chọn và phát triển hệ thống trong thực tế. 6 2 25TD_T19_Nhóm 8 A. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ LỰA CHỌN CÁCH THỨC PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH (BIS) I. Giới thiệu sơ lược về thực trạng công ty LASCELLES FINE FOODS: Công ty Lascelles Fine Foods (LFFL) là một ví dụ hư cấu của một công ty hoạt động lâu đời trong ngành công nghiệp thực phẩm. Công ty có trụ sở hành chính đặt ở Ashville và sản xuất gần đó. Mọi sự giao hàng cho khách hàng đều xuất phát từ nhà kho căn bản Ashville. Hoạt động chủ yếu của LFFL là mua lại các thành phẩm để bán lại kiếm lời hoặc mua các bán thành phẩm để sản xuất thành các thành phẩm rồi mang bán lại. Công ty đã tăng trưởng ổn định trong những năm gần đây và hiện tại đang nghiên cứu để đầu tư vốn vào các mẫu mã cho những sản phẩm có chất lượng và các thực phẩm tự nhiên không có pha trộn chất giả tạo tốt. Doanh thu của công ty đạt 16 triệu Bảng với lợi nhuận thuần là 6.3% trên doanh thu. Với hướng đầu tư mới công ty đưa ra mục tiêu tăng doanh thu 10% mỗi năm sau lạm phát trong năm năm tới và tăng lợi nhuận ròng tới 9% doanh thu so với cùng kỳ. Các quá trình hoạt động chính của LFFL được chia thành bốn lĩnh vực chính: • Bán hàng và tiếp thị. • Kho hàng và giao hàng. • Sản suất. • Tài chính. Tuy nhiên quy trình quản lý thông tin hiện có của công ty không đảm bảo được yêu cầu hoạt động của các bộ phận. Thể hiện qua quá trình hoạt động vẫn còn gặp phải nhiều khó khăn cụ thể là: • Bán hàng:  Khiếu nại của khách hàng xảy ra nhiều do phân phối các sản phẩm sai, giao hàng quá muộn, không đầy đủ đơn đặt hàng và sản phẩm bị lỗi. 7 2 25TD_T19_Nhóm 8  Kho hàng không cung cấp các đơn đặt hàng quan trọng trước – các đơn đặt hàng nhỏ thường được ưu tiên hơn các đơn đặt hàng lớn từ các nhà phân phối chính. • Kho bãi và phân phối:  Nhiều mặt hàng có thời hạn sử dụng hạn chế - nguyên vật liệu, hàng hóa tồn kho thường bị hư hỏng trong kho.  Thực tế mức độ hàng tồn kho hiếm khi phù hợp với mức độ ghi trên sổ sách, điều này có thể do sự ăn cắp vặt, thiếu sự cập nhật ghi chép hàng tồn kho do cả hai.  Các bộ phận bán hàng thường chấp nhận đơn đặt hàng ưu tiên cho các sản phẩm không phải hàng tồn kho • Tài chính:  Doanh thu hồi lại từ việc xử lý tài khoản thường không đầy đủ.  Có nhiều khoản nợ xấu mà không thể lấy lại được là do thủ các thủ tục kiểm soát nghèo nàn.  Quản lý kế toán rất khó khăn do thiếu các thông tin chính xác từ các phòng ban khác.  Các tài khoản tài chính thường được công bố chậm do thiếu thông tin chính xác. • Sản xuất  Kho hàng đáp ứng chậm chạp các yêu cầu đối với nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, do đó các thủ tục không cần thiết được bỏ qua (đặc biệt là khi bộ phận bán hàng đang áp dụng áp lực).  Thường không trả lại các nguyên vật liệu dư thừa sau sản xuất.  Thiếu dự báo chính xác làm khó khăn cho việc lên trước kế hoạch sản xuất và đảm bảo cung ứng đủ nguyên vật liệu. 8 2 25TD_T19_Nhóm 8 Nhìn chung có một sự yếu kém trong khu vực kho bãi và khu vực phân phối, nguyên nhân chủ yếu là sự cung cấp ko đầy đủ các thiết bị và phần mềm hỗ trợ. Ngoài ra còn có một sự thiếu nhận thức về quản lý và hỗ trợ kỹ thuật mà kết quả nhìn chung là thiếu sự gắn kết giữa các thành viên. Đứng trước thực trạng trên giám đốc quản lý Clive Moor đề xuất phương án giải quyết vấn đề bằng cách thay thế hệ thống giấy tờ cơ bản hiện có bằng một số loại máy tính với mong muốn cải thiện về trao đổi thông tin ở các cấp trong tổ chức nhưng ông biết rất ít về phần cứng của máy và phần mềm ứng dụng ngoài việc biết nó tốn nhiều chi phí. Để tiến hành chương trình này các nhà quản lý cấp cao trong công ty LFFL đã đưa ra các ý kiến trái ngược nhau: • Xây dựng mới (bespoke development). • Mua những phần mềm đã có sẵn (off – the - shelf package). • Để người dùng tự phát triển (end – users to develop their own applications). II. Phân tích các cách thức phát triển hệ thống thông tin quản trị: Để giúp công ty giải quyết khó khăn trên ta hãy thử đi phân tích điểm mạnh, yếu của các ý kiến các nhà quản lý đã đề ra. • Xây dựng mới (Bespoke development): Một hệ thống thông tin được phát triển ngay từ đầu (xây dựng mới hoàn toàn) bởi các chuyên gia để thỏa mãn các yêu cầu trong doanh nghiệp.  Xây dựng nội bộ (In – house): Các chuyên gia của doanh nghiệp, làm việc cho doanh nghiệp.  Thuê ngoài (Out – sourced): Các chuyên gia IS bên ngoài (Third party). Ưu điểm:  Xây dựng theo yêu cầu doanh nghiệp.  Tạo ra lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ (phần mềm của riêng mình). 9 2 25TD_T19_Nhóm 8 Khuyết điểm:  Tốn kém tiền bạc.  Kéo dài nhiều tháng thậm chí hàng năm.  Nhiều lỗi. • Mua phần mềm có sẵn (Off – the - shelf package): Là hệ thống thông tin có khả năng tương thích với nhiều loại phần cứng. Tính năng phù hợp với nhiều doanh nghiệp. Có hai loại:  Tùy biến (tailored): thay đổi mã nguồn, cấu hình.  Tiêu chuẩn (standard): có thể cấu hình lại. Ưu điểm:  Ít tốn thời gian.  Chi phí thấp.  Chất lượng (ổn định, nhiều tính năng). Nhược điểm:  Có thể không có một số tính năng doanh nghiệp yêu cầu.  Khác với quy trình thực tế của doanh nghiệp. • Người dùng xây dựng (End – users to develop their own applications): Là hệ thống thông tin có các đặc điểm sau:  Do các nhân viên nghiệp vụ xây dựng.  Thường được sử dụng cho một cá nhân hay phòng ban (giới hạn về quy mô). 10 [...]... yêu cầu về hệ thống thông tin: Từ các vấn đề đã được đặt ra ta xác định các yêu cầu đối với hệ thống thông tin mới: Yêu cầu chức năng: • Chức năng quản trị hệ thống: Phân quyền cho hệ các nhân viên trong công ty để dễ dàng quản lý hơn và có thể quy trách nhiệm khi xảy ra sự cố • Chức năng cập nhật và truy xuất danh mục liên kết giữa bộ phận bán hàng và bộ phận kho bãi: Cho phép cập nhật và quản lý các... thành công của dự án III Đề xuất phương pháp phát triển hệ thống tin: Đây là lần đầu tiên công ty áp dụng một hệ thống thông tin quản trị, chúng tôi đề nghị chia thành nhiều gói nhỏ để thực hiện Điều này sẽ giúp cho các nhân viên và ban lãnh đạo có thể làm quen và hòa nhập tốt với một môi trường và phương pháp làm việc mới Để thu thập được những thông tin phản ánh của nhân viên kịp thời, công ty phải... hưởng rất lớn đến tỉ lệ thành công của phần mềm đối với công ty Vì vậy, chúng tôi đề nghị ban lãnh đạo công ty lựa chọn nhà cung cấp một cách thận trọng theo những tiêu chí sau đây: Đáp ứng được những yêu cầu về chức năng, phi chức năng, hệ thống mà chúng tôi đã đặt ra trong phần trên Công nghệ: Cần xem xét khả năng tương thích của phần mềm với phần cứng, hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, internet,... cách tổ chức đảm bảo thông tin, các yếu tố ảnh hưởng và cách khai thác hệ thống Ngoài ra, nhân viên quản trị còn học cách phát triển thêm các ứng dụng để mở rộng hệ thống, các biện pháp an toàn - an ninh dữ liệu và cách quản trị các chương trình, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu 6 Xem lại và bảo trì hệ thống: • Có hai dạng bảo trì hệ thống:  Sửa chửa các tính năng, sửa lỗi cho phù hợp với đặc điểm ban... tích hợp được với phần mềm quản lý kho bãi Người tích hợp giải pháp phải nắm rõ quy trình trong kho, từ đó đưa ra giải pháp và kết nối với nhà cung cấp phần cứng Khi thiết lập giải pháp, nhà cung cấp cùng với công ty sẽ tìm hiểu xem quy trình nào có thể cải tiến Công ty LASCELLES FINE FOODS mang tính chất vừa như một công ty thương mại vừa như một công ty sản xuất thì việc quản lí kho bãi có tính chất... của những khó khăn này khó có thể khắc phục bằng phương pháp giấy tờ và quản lí thủ công hiện đang sử dụng của công ty Đội ngũ nhân viên của công ty không am hiểu nhiều về công nghệ thông tin cùng với đó LFFL đang hoạt động trong lĩnh vực thực phẩm – không phải là lĩnh vực độc quyền, khả năng liên 13 2 25TD_T19_Nhóm 8 kết của các hệ thống hiện có còn rời rạc (hay nói cách khác, lĩnh vực hoạt động của... phần khác của hệ thống hay không Ngoài ra, việc chạy thử còn giúp doanh nghiệp đánh giá tính tiện ích và tính ổn định của chương trình nhằm giảm thiểu những rắc rối có thể phát sinh về sau 5 Huấn luyện sử dụng: Lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên quản trị hệ thống sẽ tìm hiểu mô hình tổ chức thông tin, quy trình xử lý thông tin, khả năng của các chương trình, cách tổ chức đảm bảo thông tin, các yếu tố... vào hệ thống và sử dụng hệ thống tùy theo quyền hạn của từng người • Khối lượng lưu trữ dữ liệu lớn, • Nhiều người truy cập đồng thời • Thời gian đáp ừng lâu dài Yêu cầu hệ thống: • Chương trình chạy trên hệ điều hành Windows • Dữ liệu được thiết kế trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Khi xem xét một gói phần mềm, phải đảm bảo nó có khả năng linh hoạt đáp ứng các yêu cầu và chú ý một số điểm sau: • Công ty. .. xếp hết sức khoa học và phù hợp, nhất là khi trong kho hàng có cùng lúc nhiều nhân viên làm việc Trong những thông tin kèm theo mỗi mặt hàng, nếu có thông tin về nhà vận chuyển thì thông tin này cũng có thể tích hợp vào hệ thống Mỗi mặt hàng đều cần đủ thông tin giúp người quản lý kho hàng quản lý nó dễ dàng ở nhiều vị trí khác nhau Giải quyết được vấn đề sản phẩm bị hỏng trong kho và xuất hàng chậm... động quản lý khác của DN ESynergy có thể tạo các cổng (portal) truy cập thông tin khách hàng, nhà cung cấp và các nhân viên của một tổ chức qua Internet Nhân viên ngồi từ xa vẫn có thể vào hệ thống xem tình trạng các đơn hàng, hiện trạng tồn kho, xem thông tin hàng hóa Giải pháp quản lý kho bãi của Exact Software được tích hợp thống nhất giữa các phân hệ quản lý tài chính kế toán, bán hàng, quản lý . PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH (BIS) I. Giới thiệu sơ lược về thực trạng công ty LASCELLES FINE FOODS: Công ty Lascelles Fine Foods (LFFL) là một ví dụ hư cấu của một công ty hoạt động lâu. PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH (BIS) 5 I. Giới thiệu sơ lược về thực trạng công ty LASCELLES FINE FOODS 5 II. Phân tích các cách thức phát triển hệ thống thông tin quản trị: 7 III yêu cầu về hệ thống thông tin: Từ các vấn đề đã được đặt ra ta xác định các yêu cầu đối với hệ thống thông tin mới: Yêu cầu chức năng: • Chức năng quản trị hệ thống: Phân quyền cho hệ các nhân