Thực trạng lập hồ sơ hiện hành tại phòng quản lý đấu thầu công ty điện lực Hà Nội

Thực trạng lập hồ sơ hiện hành tại phòng quản lý đấu thầu công ty điện lực Hà Nội

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN MỤC LỤC Lời nói đầu Nội dung Chương I: Sự cần thiết việc xác định thành phần tài liệu hồ sơ hành Khái niệm hồ sơ hồ sơ hành Ý nghĩa, tác dụng việc xác định thành phần tài liệu hồ sơ hành quan đơn vị cán lập hồ sơ Chương II: Thực trạng công tác lập hồ sơ hành phịng quản lý đấu thầu - Cơng ty Điện lực Hà Nội Giới thiệu sơ lược chức Cơng ty Điện lực Hà Nội Phịng Quản lý Đấu thầu Thực trạng cơng tác lập hồ sơ hành Phòng Quản lý Đấu thầu Một số nhận xét Dự kiến danh mục hồ sơ Xác định thành phần tài liệu hồ sơ hành 2.1 Mô tả nhiệm vụ 2.2 Quy trình giải cơng việc 2.3 Dự kiến thành phần tài liệu số loại hồ sơ hành Kết luận Danh mục tài liệu tham khảo THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN LỜI NĨI ĐẦU 1.Mục đích, ý nghĩa đề tài: Hầu hết hoạt động quan tổ chức ghi lại văn bản.Văn chứngchứng minh cho tồn phát triển quan Nó chứa đựng thông tin quý báu ghi lại hoạt động, kết hoạt động đồng thời thơng tin ngun liệu cho hoạt động mới.Vì lẽ đó, văn sinh khơng phải để dùng lần mà chúng cần tập hợp lại hồ sơ nhằm bảo vệ an toàn phục vụ cho việc khai thác sử dụng tương lai.Vấn đề quy định điều 11 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia-2001 sau:”Cơ quan, tổ chức,cá nhân trình xây dựng, ban hành văn sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ bảo vệ an tồn”.Tuy nhiên thực tế cơng tác chưa thực cách triệt để.Tình trạng hồ sơ chưa lập cịn phổ biến hay có lập để có (Tức chất lượng hồ sơ chưa đảm bảo) Tình trạng dẫn tới việc gây mát, thất lạc, khó tra tìm tài liệu,giảm hiệu suất cơng tác cán toàn thể quan.Thấy tầm quan trọng công tác này,trong đợt thực tập thưc tế năm thứ Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn đưa vào nội dung nghiên cưu là: nghiên cứu xác định thành phần hồ sơ hành quan cụ thể Để thực đề tài này, sinh viên phải nắm kiến thức môn học như: Công tác văn thư, Kỹ thật soạn thảo văn bản, Hành học đại cương,…nhằm mục đích: Thứ nhất, đề tài giúp sinh viên nắm củng cố kiến thức học hồ sơ, lập hồ sơ, văn bản, … Sau để sinh viên có dịp tìm hiểu tình hình thực tế công tác ban hành văn bản, lập hồ sơ Qua so sánh đối chiếu lý luận thực tiễn nâng cao nhận thức nghề nghiệp THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Vận dụng kiến thức học để thực hành kỹ nghiệp vụ, rèn luyện tay nghề, tạo thận lợi cho viêc thưc tập năm sau công tác sau Bên cạnh đó, đề tài cịn dịp rèn luyện thói quen nghiên cứu khoa học sinh viên giúp họ có phong cách học tập mới: tìm tịi, sáng tạo, chủ động Như với mục đích trên, đề tài thực la đề tài vơ bổ ích cần thiết cho sinh viên Nhiệm vụ nghiên cứu: Nghiên cứu, khảo sát chức năng, nhiệm vụ, quy trình hoạt động quan đơn vị cụ thể Nghiên cứu lý luận thực tiễn hồ sơ, lập hồ sơ để xác định thành phần tài liệu cần có hồ sơ hành Nguồn tư liệu phương pháp nghiên cứu Các nguồn tư liệu sử dụng là: Giáo trình Lý luận Phương pháp cơng tác văn thư Phó giáo sư Vương Đình Quyền; văn quy phạm pháp luật hướng dẫn; hồ sơ hành công ty Điện lực Hà Nội số tài liệu tham khảo khác Các phương pháp nghiên cứu sử dụng là: phương pháp đọc, vấn, liệt kê, phân tích tổng hợp số liệu, logic… Bố cục niên luận: Bố cục niên luận gồm có ba phần là: lời nói đầu, kết luận nội dung chia làm ba chương sau: Chương I: cần thiết việc xác định thành phần tài liệu hồ sơ hành Chương II: thực trạng lập hồ sơ hành Phịng Quản lý Đấu thầuCơng ty Điện lực Hà Nội Chương III: nghiên cứu- dự kiến thành phần tài liệu hồ sơ hành THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Để hồn thành đề tài nghiên cứu tơi nhận giúp đỡ tận tình thầy cô giáo khoa đặc biệt thầy giáo - người trực tiếp hướng dẫn tôi, bên cạnh phải kể tới cán văn phịng cơng ty Điện lực Hà Nội Tuy nhiên thiếu kinh nghiệm hạn chế mặt thời gian nên viết không tránh khỏi thiếu sót, tơi kính mong nhân xét đóng góp ý kiến thầy người Tơi xin chân thành cảm ơn! THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYEÁN NỘI DUNG CHƯƠNG I SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ HIỆN HÀNH Khái niệm hồ sơ hồ sơ hành 1.1 Hồ sơ Như nói văn chứa đựng thông tin hoạt động quan tổ chức cần tập hợp lại hồ sơ Như hồ sơ gì? Có phải văn để chung hồ sơ? Hồ sơ cần nói lên điều gì? Trả lời câu hỏi Khoản 7;8 Điều Nghị định số110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 công tác văn thư Chính Phủ có định nghĩa sau:”Hồ sơ tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hay số) điểm chung tên loại văn bản, quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hay địa điểm khác, hình thành trình theo dõi giải công việc thuộc phạm vi chức nhiệm vụ quan,tổ chức hay cá nhân.Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định” Trong giáo trình Lý luận Phương pháp Công tác Văn thư, PGS Vương Đình Quyền có định nghĩa sau: “Hồ sơ tập văn hay văn có liên quan vấn đề, việc (hay người) hình thành trình giải vấn đề việc kết hợp lại có điểm giống hình thức loại văn bản, tác giả, thời gian ban hành” “Lập hồ sơ tập hợp văn hình thành q trình giải cơng việc quan,tổ chức, cá nhân theo vấn đề, việc theo đặc điểm khác văn bản, đồng thời xếp biên mục chúng theo phương pháp khoa học” Như hai định nghĩa ta thấy có điểm chung sau: THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Thứ nhất, hồ sơ lập tất quan, tổ chức, cá nhân mà q trình giải cơng việc họ có sản sinh văn Hồ sơ phản ánh trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Thứ hai, hồ sơ tập hợp văn hay nhiều văn khác chúng có mối liên hệ mật thiết với Số lượng văn hồ sơ phụ thuộc vào sản sinh văn q trình giải cơng việc Thường hồ sơ chứa đựng nhiều văn để giải cơng việc cần phải tiến hành qua nhiều cơng đoạn khác liên quan đến nhiều người lẽ văn sản sinh nhiều chúng tập hợp lại hồ sơ Nhưng có hồ sơ có văn mà văn phản ánh trọn vẹn vấn đề Và tiêu chí việc lựa chọn văn hồ sơ mối liên hệ văn này.mối liên hệ văn hồ sơ tạo tiêu chí như: phản ánh việc, vấn đề hình thành trình giải cơng việc đó, ngồi chúng cịn kết hợp lại đặc trưng như: tên loại văn bản, tác giả, quan giao dịch, thời gian, địa dư (đối với hồ sơ cá nhân liên quan người) Trong đặc trưng đặc trưng vấn đề đặc trưng đặc trưng tiêu chuẩn lập hồ sơ Từ đặc trưng ta thấy hồ sơ phân làm nhiều loại khác như: hồ sơ công việc, loại hồ sơ (hồ sơ kết hợp lại có điểm giống hình thức tên loại, tác giả, thời gian, địa dư, quan giao dịch) Ngồi thực tế cịn phân hồ sơ thành hồ sơ hành hồ sơ lưu trữ(được lập văn thư hay khôi phục lưu trữ từ văn rời lẻ) Việc phân loại hồ sơ để ta so sánh loại hồ sơ với để tìm phương pháp tối ưu để giữ gìn, bảo vệ nhằm mục đích cuối cung tra tìm dễ dàng phục vụ cho khai thác sử dụng tài liệu có hiệu 1.2 Hồ sơ hành THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Như trình bày, khái niệm hồ sơ hành khái niêm dùng để phân biệt với loại hồ sơ khôi phục lưu trữ Về mặt lý thuyết, hồ sơ lập khâu văn thư, song song với q trình giải cơng việc cán công nhân viên Hồ sơ lập dảm bảo cao yêu cầu chất lượng, hạn chế tối đa tình trạng mát, thất lạc tài liệu Tuy nhiên thực tế, trình giải cơng việc mình, thói quen, cán lập hồ sơ cơng việc Vì vào lưu trữ cán lưu trữ lại phải làm động tác phân định khối văn bó gói để lập thành hồ sơ Khái niệm hồ sơ hành dùng với nghĩa để hồ sơ lập khâu văn thư, công việc bắt đầu giải cơng việc kết thúc Việc phân loại hồ sơ hành sử dụng tiêu chí hồ sơ nói chung Ngoài ra, hồ sơ hành theo nghĩa hẹp hồ sơ cơng việc – hồ sơ lập theo tiêu chí vấn đề, phản ánh q trình giải cơng việc Bên cạnh cách phân loại hồ sơ trên, hồ sơ hành phân loại dụa vào nội dung công việc mà hồ sơ phản ánh.theo cách hồ sơ phân theo mặt hoạt động quan Các loại hồ sơ hành là: Hồ sơ nguyên tắc:là tập hợp văn quan tổ chức có thẩm quyền quy định mặt, lĩnh vực công tác định dùng làm để giải công việc hàng ngày Hồ sơ nguyên tắc giúp cán làm việc không trái với Hiến pháp, Pháp luật quy định quan cấp Hồ sơ công việc (hồ sơ hành ) hồ sơ mà tài liệu hồ sơ phản ánh q trình giải công việc cán để thực thi chức nhiệm vụ giao Hồ sơ tài hồ sơ thể thu chi tài quan tổ chức Hồ sơ xây dựng hồ sơ xây mới, cải tạo, kỹ thuật, tài cơng trình,…về trụ sở làm việc quan THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Hồ sơ máy móc trang thiết bị hồ sơ xuất xứ , bảo hành, bảo trì, máy móc thiết bị quan, tổ chức Hồ sơ trình ký hồ sơ đệ trình lên cấp xin ý kiến, phê duyệt vấn đề Hồ sơ trình ký phê duyệt trở thành hồ sơ cơng việc Lập hồ sơ hành có tác dụng quản lý chặt chẽ văn tài liệu hình thành q trình giải cơng việc, giữ gìn bí mật quan; nâng cao hiệu suất chất lượng cơng tác cán tồn thể quan; va tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Để hồ sơ phát huy hết vai trị công tác lập hồ sơ cần đảm bảo yêu cầu như: hồ sơ phải phản ánh chức nhiệm vụ quan đơn vị hình thành hồ sơ; phải đảm bảo mối liên hệ khách quan văn bản; văn hồ sơ phải giá trị; đảm bảo yếu tố thể thức văn bản; hồ sơ phải biên mục rõ ràng Do lập hồ sơ phải nhiệm vụ cán giải cơng việc có họ nắm rõ cơng việc làm sản sinh văn giấy tờ Hồ sơ chứng chứng minh cho họat động cán Tuy nhiên lập hồ sơ cơng việc khơng đơn giản mà cịn mang tính kỹ thuật nghiệp vụ cao Vì thực tế việc xác định thành phần tài liệu hồ sơ nhiều tồn lộn xộn, thiếu văn , phá vỡ mối liên hệ khách quan sẵn có Ý nghĩa, tác dụng việc xác định thành phần tài liệu hồ sơ hành đối vối quan đơn vị cán lập hồ sơ 2.1 Đối với cán lập hồ sơ: Thành phần tài liệu hồ sơ hiểu toàn yếu tố văn cấu thành nên hồ sơ để trả lời cho câu hỏi: gồm loại nào? ai? Mang nội dung gì? THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Xác định thành phần tài liệu hồ sơ tức đảm bảo yêu cầu công việc lập hồ sơ:phản ánh chức nhiệm vụ quan, công việc cán bộ; đảm bảo mối liên hệ khách quan văn … Giúp cán loại bỏ tài liệu trùng thừa, khơng thuộc hồ sơ Cán kiểm sốt tốt văn tài liệu tránh mát thất lạc; tra tìm dễ dàng thuận lợi Do họ hồn thành tốt cơng việc việc Tài liệu chứng hoạt động, thành xác định thành phần tài liệu hồ sơ tốt cho hồ sơ có chất lượng, chứng chứng minh hoàn thành nhiệm vụ cán kiểm tra, tra 2.2 Đối với quan, đơn vị: Xác định thành phần tài liệu hồ sơ tốt hạn chế tài liệu trùng thừa góp phần tạo thuận lợi công tác lưu trữ như: tạo thuận lợi cho phân loại(không nắm thành phần hồ sơ không phân loại được); xác định giá trị tài liệu; tiết kiệm giá tủ, nhân sự, tiền …của quan, đơn vị Mặt khác, góp phần chứng minh minh bạch hoạt động quan đơn vị Là để xét thi đua khen thưởng Và nhiều ý nghĩa khác Nhìn chung việc xác định thành phần tài liệu hồ sơ có ý nghĩa lớn lao khơng cán mà cịn đơn vị, quan Do cần thực tốt cơng tác CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CƠNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH TẠI PHÒNG QUẢN LÝ ĐẤU THẦU – CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI Giới thiệu sơ lược chức Cơng ty Điện lực Hà Nội Phịng Quản lý Đấu thầu: Cơng ty Điện lực Hà Nội thành lập Quyết định thành lập doanh nghiệp nhà nước số 381NL/TCCB-LĐ ngày 08/07/1995 Bộ Năng Lượng Với chức kinh doanh thuộc ngành điện, như: kinh doanh điện vận THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN hành lưới điện; khảo sát thiêt kế lưới điện; xây lắp điện; cung cấp dịch vụ liên quan đến ngành điện… Phòng Quản lý đấu thầu lập nên với chức là: Tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty quản lý, đạo công tác đấu thầu tồn Cơng ty số cơng việc khác giao; tổ chức thực hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc đơn vị thực Thực trạng cơng tác lập hồ sơ hành Phịng Quản lý Đấu thầu: Công tác lập hồ sơ hành công ty thực theo quy định nhà nước văn Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001; Nghị định số/2004/NĐ - CP ngày 08/04/2004 cơng tác văn thư Chính phủ văn hướng dẫn khác Đồng thời công ty ban hành quy định quy trình riêng để phù hợp với tình hình thưc tế cơng ty, Quy trình quản lý ln chuyển văn dược ban hành kèm theo Quyết định số442/QĐ - ĐLHN – P01 ngày 23/01/2006 Văn phịng cơng ty Mục quy trình có quy định cụ thể công tác lập hồ sơ sau: Hồ sơ cơng việc tồn cơng văn giấy tờ, tài liệu có liên quan chặt chẽ với q trình giải cơng việc, từ bắt đầu đến kết thúc Mọi văn bản, tài liệu để tra cứu phải lập hồ sơ ; văn giao dịch không liên quan đến công việc cơng ty khơng để hồ sơ Tài liệu có hồ sơ cơng việc bao gồm tập hợp hồ sơ trình kí cơng việc (đối với công việc phải trao đổi nhiều lần) Hoặc hồ sơ trình kí Trách nhiêm đơn vị cá nhân công ty: tất cán công nhân viên chức giao giải cơng việc cụ thể phải có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc giải quyết; trưởng phịng ban đơn vị có trách nhiệm tổ chức thực việc lập danh mục hồ sơ đạo cán đơn vị lập hồ sơ tiến hành giải công việc theo quy định THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Bản danh mục gồm có 17 hồ sơ/ tài liệu, bao gồm: 01 hồ sơ/ tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài 05 hồ sơ/ tài liệu có thời hạn bảo quản tạm thời 11 hồ sơ/ tài liệu có thời hạn bảo quản 03 năm Duyệt Ngày….tháng12năm2007 Chánh Văn phịng Ký tên đóng dấu * Chú thích: - P16: Phịng Quản lý Đấu thầu; - VTSX: Vật tư sản xuất; - VTTBL: Vật tư thiết bị lẻ; - PTSX: Phơng tiện sản xuất; - VTXDCB: Vật tư xây dựng bản; - KTAT: Kỹ thuật an toàn; - XL: Xây lắp * Lý giải : (1): số thứ tự hồ sơ đánh chữ số A-rập (2): ký hiệu hồ sơ gồm chữ viết tắt Phòng Quản lý Đấu thầu theo quy định P16 kèm theo số thứ tự hồ sơ (3): Thứ tự loại hồ sơ tên loại hồ sơ Các loại hồ sơ công việc chia theo loại công việc đấu thầu hay hoạt động khác Trong hồ sơ đấu thầu lại chia thành loại gói thầu khác danh mục hồ sơ nêu Một gói thầu tương ứng với hồ sơ Còn loại công viêc khác tưong ứng với hồ sơ Tuy nhiên Phòng chủ yếu hồ sơ đấu thầu hồ sơ khác chiếm tỷ lệ nhỏ (4): Thời hạn bảo quản hồ sơ theo quy định nhà nước công ty Theo quy định hồ sơ thầu có thời hạn bảo quản 03 năm (5): Người lập hồ sơ Phịng Quản lý Đấu thầu danh mục hồ sơ lập cho phòng (6): Ghi nhũng thông tin hồ sơ chuyển từ năm trước sang… THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN (8): Tổng hợp thơng tin danh mục hồ sơ như:có hồ sơ,thời hạn vĩnh viễn có bao nhiêu,lâu dài có bao nhiêu, tạm thời có bao nhiêu, năm cụ thể có bao nhiêu… Đây danh mục hồ sơ bản, năm hoạt động Phịng có phát sinh ta cần lập danh mục hồ sơ bổ sung Bản danh mục hồ sơ cho cán lập hồ sơ để cán lưu trữ có sở để thu thập tài liệu cách đầy đủ, góp phần quản lý chặt chẽ hồ sơ ,tài liệu Phòng Xác định thành phần tài liệu hồ sơ hành: 2.1 Mơ tả nhiệm vụ: Chức nhiệm vụ Phịng Quản lý Đấu thầu quy định cụ thể Quy Định cụ thể chức năng, nhiệm vụ cụ thể phịng thuộc Cơng ty Điện lực Hà Nội ban hành kèm theo Quyết định số 2874 EVN/ĐLHN – TCLĐ ngày 22/6/2004 Giám đốc Công ty Điện lực Hà Nội Theo quy định Phịng có chức năng, nhiệm vụ sau: Về chức năng: Phòng có chức tham mưu, đề xuấtgiúp Giám đốc Cơng ty quản lý, đạo công tác đấu thầu tồn Cơng ty số cơng việc khác giao; tổ chức thực hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc đơn vị thực Về nhiệm vụ bản: Phịng có nhiệm vụ là: 2.1.1 Căn kế hoạch năm, hàng tháng Công ty lập kế hoạch công tác khoa học đáp ứng yêu cầu hàng tháng Công ty, thực kế hoạch đề ra; 2.1.2 Thực thủ tục đấu thầu mua sắm vật tư, thiết bị theo quy định Công ty Tổng công ty Nhà nước; Thực thủ tục đấu thầu xây lắp thuộc nguồn vốn sửa chữa lớn thực Công ty theo phân cấp Theo Quy chế Đấu thầu ban hành kèm theo nghị định số 88/1999/NĐ - CP ngày 01/9/1999 Chính Phủ, điều 14 Hình thức lựa chọn nhà thầu, ta THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN có hình thức là: đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, định thầu, chào hàng cạnh tranh, mua sắm trực tiếp tự thực mua sắm đặc biệt Các gói thầu thực ba phương thức đấu thầu túi hồ sơ (trong đấu thầu mua sắm hàng hoá xây lắp) - nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu túi hồ sơ; đấu thầu hai túi hồ sơ - nhà thầu nộp đề xuất giá đề xuất kĩ thuật hai túi hồ sơ nộp thời điểm; đấu thầu hai giai đoạn – nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu vào hai thời điểm khác nhau, lần để thảo luận kĩ thuật tài chính, lần hai để thức kí kết hợp đồng sở thống điều kiện lần Về phạm vi đấu thầu ta có hình thức đấu thầu nước đầu thầu quốc tế (có tham gia nhà thầu quốc tế) Về nội dung cơng việc đấu thầu ta có loại cơng việc thầu là: đấu thầu mua sắm vật tư thiết bị (đấu thầu phương tiện sản xuất; vật tư sản xuất; đấu thầu kĩ thuật an toàn; vật tư thiết bị lẻ; vật tư thiết bị khối; vận chuyển trang thiết bị); đấu thầu xây lắp (đấu thầu xây dựng bản; đấu thầu xây lắp); cơng việc khác.(Trong hình thức cơng việc đặc trưng để lập hồ sơ thầu Tuy nhiên thành phần hồ sơ lại tuỳ thuộc vào phương thức đấu thầu hình thức lựa chọn nhà thầu quy trình thủ tục chúng khác tài liệu sản sinh khác nhau) 2.1.3 Tham gia thẩm tra trình duyệt kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu,thẩm định kết đấu thầu, nội dung hợp đồng với Nhà thầu dự án đơn vị khác chủ trì, trình người có thẩm quyền phê duyệt (theo quy định có số gói thầu khơng thuộc chức nhiệm vụ Phòng mà thuộc chức Ban Quản lý Dự án nên Phòng phận tham gia số khâu định) 2.1.4 Thực nhiệm vụ phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc đơn vị thực nội dung theo chức năng,nhiệm vụ phòng; báo cáo kip thời với Giám đốc tình hình thực đơn vị; THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 2.1.5 Thưc số công việc khác giao Trên chức nhiệm vụ Phòng Quản lý Đấu thầu Như nhiệm vụ phịng chia làm ba loại cơng việc sau: thứ quản lý cơng viêc phịng (lập kế hoạch, đôn đốc, kiểm tra…); thứ hai khối công việc chuyên môn (tổ chức đấu thầu tham gia phối kết hợp cơng tác với phịng ban chức năng); thứ ba thực công việc khác giao Nắm loại công việc Phịng quy trình, thủ tục giải cơng việc giúp ta biết loại hồ sơ, thành phần tài liệu hồ sơ lập năm để thực cách dễ dàng cơng tác lập danh mục hồ sơ hồ sơ hành 2.2 Quy trình, thủ tục giải cơng việc (q trình hình thành tài liệu hồ sơ) Như trình bày, Phịng Quản lý Đấu thầu phịng chun mơn Cơng ty có nhiệm vụ thực ba loại công việc quản lý hoạt động, thực nghiệp vụ chuyên môn công việc giao Để xác định thành phần tài liệu hồ sơ cách xác ta cần nắm quy trình, thủ tục giải cơng việc mà hồ sơ phản ánh (vì đường sản sinh tài liệu hồ sơ).Sau quy trình, thủ tục giải cơng việc số loại cơng việc Phịng 2.2.1 Đối với công tác quản lý: Đây công tác quản lý cơng việc hàng ngày Phịng Để thực tơt cơng tác Phịng cần làm cơng việc cụ thể trình bày phần mơ tả cơng việc Quy trình giải sau: Thứ nhất, kế hoạch công tác năm, kế hoạch công tác tháng công ty chức nhiệm vụ Phòng, Trưởng phòng (hay cán giao) dự kiến kế hoạch công tác năm, kế hoạch công tác q, kế hoạch cơng tác tháng, THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN kế hoạch tuần Phịng gửi cho Văn phịng Cơng ty, phận có trách nhiệm tổng hợp trình Giám đốc phê duyệt Thứ hai, Trưởng phịng nhận kế hoạch Giám đốc phê duyệt, tổ chức triển khai thực kế hoạch lập, tiến hành kiểm tra đôn đốc nhắc nhở cán bộ, cơng nhân viên phịng thực tiến độ Thứ ba, thực công tác tổng kết, giao ban hàng tháng, quý, tuần nhằm đánh giá kết đạt được, tìm hạn chế, tồn tìm cách khắc phục; đồng thời đề phương hướng thực thời gian tới 2.2.2 Đối với công tác đấu thầu: cơng tác Phịng tham gia thực với hai tư cách, là người đứng tổ chức đấu thầu gói thầu với tư cách người tham gia tổ chức đấu thầu với phịng ban chun mơn khác Theo quy định Quy trình Cơng tác Đấu thầu cơng ty ta có trình tự thực hai loại cơng việc đấu thầu mua sắm vật tư thiết bị đấu thầu xây lắp sau: 2.2.2.1 Trình tự thực đấu thầu mua sắm vật tư thiết bị Trách nhiệm Tiến trình Phịng kế hoạch Kế hoạch vật tư thiết bị Phòng kế hoạch; Lập kế hoạch đấu thầu Các bước Đơn vị phân công Giám đốc Phê duyệt kế hoạch đấu thầu Đơn vị tư vấn; Phòng quản lýđấu thầu; Đơn vị phân cơng Lập Hồ sơ mời thầu THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Giám đốc Phê duyệt Hồ sơ mời thầu Phịng quản lý đấu thầu; Thơng báo mời thầu Phòng bảo vệ; Phát hành Hồ sơ mời Đơn vị phân công thầu Giám đốc Nhận Hồ sơ dự thầu Mở thầu Thành lập Tổ chuyên gia xét thầu Tổ chuyên gia xét thầu Xét thầu (báo cáo xét thầu) Phòng quản lý đấu thầu; Đơn vị phân công Hội đồng xét duyệt kết đấu 10 Thẩm định kết xét thầu Phê duyệt thầu; Giám đốc Phòng quản lý đấu thầu; 11 Đơn vị phân công Thông báo trúng thầu, không trúng Hội đồng xét duyệt kết đấu 12 Thương thảo hợp đồng Giám đốc Ký kết hợp đồng thầu 13 Như vậy, phân công tổ chức đấu thầu Phịng thực cơng việc sau: kế hoạch Phịng Kế hoạch, lập kế hoạch đấu thầu cụ thể, trình giám đốc phê duyệt; chấp thuận lập hồ sơ mời thầu, trình Giám đốc phê duyệt; tiến hành thông báo mời thầu phát hành hồ sơ mời thầu; thẩm định kết xét thầu tổ xét thầu sau trình Giám đốc phê duyệt; thơng báo trúng thầu, không trúng thầu cho đơn vị dự thầu; THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN thương thảo hợp đồng văn trước lập dự thảo hợp đồng kinh tế; quản lý tồn tài liệu gói thầu phịng tổ chuyên môn tổ chuyên gia xét thầu, hội đồng xét duyệt kết đấu thầu Nếu không người tổ chức Phịng tham gia thực hiên công việc giao như: lập hồ sơ dự thầu theo phân công, thông báo mời thầu, tham gia thẩm định kết đấu thầu, thông báo trúng thầu, không trúng thầu cho đơn vị dự thầu Cơng tác Phịng ln ln đặt mối liên hệ với phòng ban khác (như phòng kỹ thuật, tài kế tốn) 2.2.2.2 Thủ tục đấu thầu xây lắp Các Trách nhiệm Tiến trình Ban Quản lý Dự án Lập tờ trình kế hoạch đấu bước Đơn vị phân công thầu Giám đốc Phê duyệt kế hoạch đấu thầu Đơn vị phân công Lập Hồ sơ mời thầu Đơn vị tư vấn Ban Quản lý Dự án Đơn vị phân công Trình duyệt Hồ sơ mời thầu Ban Quản lý Dự án Đơn vị phân công Thẩm định Hồ sơ mời thầu Phòng quản lý đấu thầu Đơn vị phân công Giám đốc Phê duyệt Hồ sơ mời thầu THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Thơng báo mời thầu Phát hành Hồ sơ mời thầu Đơn vị phân công Nhận Hồ sơ dự thầu Ban Quản lý Dự án Đơn vị phân công Ban Quản lý Dự án Mở thầu Giám đốc Thành lập Tổ chuyên gia xét thầu Tổ chuyên gia xét thầu Xét thầu Đơn vị phân cơng Thẩm định kết xét thầu Phịng quản lý đấu thầu Giám đốc Phê duyệt kết xét thầu Hội đồng xét duyệt kết đấu thầu Đơn vị phân công Thông báo trúng thầu Ban Quản lý Dự án Đơn vị phân công Ban Thương thảo hợp đồng Quản lý Dự án Giám đốc Ký kết hợp đồng Trong trường hợp Phịng có nhiệm vụ thực công việc bước bước 11 số công việc khác giao có 2.2.2.3 Mặt khác gói thầu mua sắm trực tiếp định thầu mua sắm hàng hoá định thầu xây lắp quy trình có thay đổi khơng có cơng đoạn thơng báo đấu thầu rộng rãi báo chí, đồng thời hồ sơ định thầu phát hành cho nhà thầu dự kiến; nhà thầu chào thầu; Ban quản lý dự án đánh giá chào thương thảo thực hợp THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN đồng; Giám đốc phê duyệt cuối ký kết hợp đồng Phịng có nhiệm vụ đầu mối kiểm tra, tổng hợp báo cáo lãnh đạo Công ty vấn đề định thầu; thẩm tra trình duyệt kết gói thầu định thầu mua sắm vật tư thiết bị xây lắp thuộc phạm vi phải trình Tuy nhiên quy trình thuận Nếu tiêu chuẩn có thay đổi cần phải trình duyệt nhiều lần hayvới gói thầu hai giai đoạn thủ tục lúc trở nên vơ phức tạp 2.2.3 Thực nhiệm vụ khác giao: Như tiến hành tham gia tập huấn, phổ biến công tác đấu thầu theo quy định Tổng công ty, Công ty Cơng việc khơng mang tính chât thường xun hai loại cơng việc (ví dụ có văn cấp ban hành quy định chức nhiệm vụ phòng, hay mở lớp tập huấn công tác đấu thầu mà công việc khơng phải năm có Trên tồn quy trình thủ tục thực cơng việc Phịng Từ văn hình thành để ghi nhận kết loại hoạt động Nắm rõ thao tác ta dễ dàng xác định thành phần tài liệu hồ sơ 2.3 Dự kiến thành phần tài liệu số loại hồ sơ hành Như trình bày, hồ sơ hành Phịng lập theo đặc trưng công việc Vậy với cơng việc quy trình thủ tục giải cơng việc ta có nhóm hồ sơ hành thành phần tài liệu sau: 2.3.1 Nhóm một: Hồ sơ nguyên tắc tập hợp văn quan tổ chức có thẩm quyền quy định mặt, lĩnh vực công tác định dùng làm để giải công việc hàng ngày Hồ sơ nguyên tắcgiúp cán làm việc không trái với Hiến pháp, Pháp luật quan cấp Như ta có quy định quan sau: thứ quy định Nhà nước: thứ hai quy định Tổng công ty Điện lực Việt Nam; văn hướng dẫn mẫu cơng ty THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Nếu văn ta lập chúng thành hồ sơ Trường hợp văn tài liệu nhiều ta lập văn quan hồ sơ 2.3.2 Nhóm hai: hồ sơ cơng việc: hồ sơ lập theo cơng việc Phịng Ta có loại hồ sơ sau: (1) Hồ sơ kế hoạch công tác: loại hồ sơ gồm có hồ sơ kế hoạch công tác năm; hồ sơ công tác quý; hồ sơ công tác tháng (Theo tháng năm); kế hoạch công tác tuần; tài liệu loại hồ sơ sau: + Hồ sơ kế hoạch công tác năm bao gồm: kế hoạch, văn phân công công việc Phịng, kế hoạch bổ sung có; báo cáo tổng kết cơng tác năm (vì hồ sơ phịng); + Hồ sơ kế hoạch cơng tác quý, sơ gộp làm số lượng văn ít: kế hoạch, văn phân công công việc quý, biên họp giao ban, báo cáo tổng kết quý + Hồ sơ kế hoạch công tác tháng bao gồm: kế hoạch, văn phân cơng cơng việc tháng Phịng, kế hoạch bổ sung có; báo cáo tổng kết cơng tác tháng; biên họp giao ban Ngồi kềm thêm văn giao nhiệm vụ công tác tuần (do lượng văn số lượng ít) Nếu tài liệu gộp ba loại hồ sơ thành hồ sơ kế hoạch hoạt động Phịng văn phản ánh công tác quản lý hoạt động Phịng (2) Hồ sơ đấu thầu: trình bày loại hồ sơ lập theo gói thầu Mỗi gói thầu hồ sơ hồ sơ bao gồm hồ sơ pháp lý (cơ sở pháp lý để thực đấu thầu) hồ sơ dự thầu nhà thầu tham dự gói thầu tham dự nộp Xét mặt thành phần tài liệu hồ sơ ta chia làm loại sau: + Hồ sơ trình Giám đốc phê duyệt kết gói thầu định thầu: - Tờ trình lý do, nội dung gói thầu, nội dung dự thảo hợp đồng THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN - Bản văn (kèm theo): định phê duyệt giá trị dự toán định thầu (thầu mua sắm thiết bị khơng có văn này); hồ sơ chứng minh tư cách, lực nhà thầu; hồ sơ mời định thầu; chào ban đầu nhà thầu; dự thảo hợp đồng kí tắt kèm theo biên thương thảo hợp đồng hai bên ký - Quyết định Giám đốc phê duyệt kết đấu thầu - Hồ sơ dự thầu nhà thầu(bản gốc) + Hồ sơ gói thầu vật tư thiết bị: gồm hồ sơ pháp lý hồ sơ dự thầu Hồ sơ pháp lý gồm: - Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu; - Kế hoạch đấu thầu giám đốc phê duyệt; - Tờ trình Giám đốc phê duyệt hồ sơ mời thầu; - Quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu; - Hồ sơ mời thầu; - Tờ trình Giám đốc việc đăng báo mời thầu nội dung đăng báo mời thầu; - Thông báo mời thầu; - Danh sách nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu; - Biên mở thầu; - Quyết định thành lập tổ chuyên gia xét thầu; - Báo cáo xét thầu; - Báo cáo thẩm định kết xét thầu; - Phê duyệt kết đấu thầu; - Thông báo trúng thầu; - Biên thương thảo hợp đồng; THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN - Hợp đồng ký kết - Ngồi cịn có công văn trao đổi nhà thầu công ty nội dung đấu thầu chào giảm giá gói thầu, làm rõ hồ sơ mời thầu; giấy uỷ quyền thương thảo, ký kết hợp đồng, tiên lượng kĩ thuật kèm theo gói thầu… Hồ sơ dự thầu nhà thầu (mỗi nhà thầu hồ sơ) + Hồ sơ đấu thầu xây lắp: Thẩm định Hồ sơ mời thầu: - Biên thẩm định Hồ sơ mời thầu; - Tờ trình trình người có thẩm quyền phê duyệt Hồ sơ mời thầu; - Dự thảo Hồ sơ mời thầu; - Quyết định cấp có thẩm quyền phê duyệt Hồ sơ mời thầu Thẩm định kết đấu thầu: - Thành lập Tổ chuyên gia xét thầu; - Báo cáo xét thầu; - Biên xét thầu; - Biên thẩm định kết đấu thầu; - Tờ trình trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Quyết định cấp có thẩm quyền phê duyệt kết đấu thầu + Ngoài gói thầu tổ chức đấu thầu hai giai đoạn, hai túi hồ sơ thành phần tài liệu có thêm loại tài liệu như: văn thẩm định thầu giai đoạn hai (đối với thầu hai giai đoạn); văn thẩm định kỹ thuật, dự tốn tài chính…(thầu hai túi hồ sơ) Trên dự kiến thành phần tài liệu loại hồ sơ Phòng Quản lý Đấu thầu Theo ta thấy thành phần tài liệu loại hồ sơ phịng đa dạng Nó bao gồm đa dạng loại hình tài liệu như: văn bản, tài liệu khoa học kỹ thuật (bản vẽ, tính tốn, dự tốn) …của phịng ban THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Cơng ty, nhà thầu, Tổng công ty…ở nhiều công đoạn khác gói thầu, để phản ánh q trình giải thủ tục đấu thầu thuộc chức nhiệm Phịng KẾT LUẬN Tóm lại việc xác định thành phần tài liệu hồ sơ hành có vai trị quan trọng không với cán lập hồ sơ mà với đơn vị lập hồ sơ tồn thể quan Như phân tích phần ta thấy tài liệu sinh song hành với q trình giải cơng việc, mặt khác khơng có cán khơng thể thực cơng việc (ví dụ khơng phê duyệt kế hoạch khơng thể thực gói thầu được) Một hồ sơ có đủ thành pần tài liệu cần thiết để xem xét đánh giá hồn thành cơng việc cán tính minh bạch hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty (ví dụ khơng có đăng báo mời thầu gói thầu chào giá cạnh tranh trở thành định thầu trị giá gói thầu vượt khỏi quy định định thầu vi phạm pháp luật, gây thiệt hại cho cơng ty) Bên cạnh đó, xác định thành phần tài liệu hồ sơ quản lý đầy đủ, chặt chẽ văn bản, tài liệu, cung cấp cách đầy đủ thông tin cho cần sử dụng nâng cao hiệu suất công tác cán bộ, đồng thời tạo cho họ thói quen làm việc khoa học – làm việc với tài liệu cách làm việc có có sở tác phong kinh tế phát triển Ngồi ra, cịn tiết kiệm tiền công sức cho cán lưu trữ Công ty công tác thu thập bổ sung, phân loại, xác định giá trị, bảo quản… Tuy nhiên thực tế công việc dễ dàng cịn bị tác đơng nhiều yếu tố chủ – khách quan là: Về yếu tố chủ quan: thứ kiến thức hồ sơ, lập hồ sơ cán (họ cán chuyên môn nên không trang bị kiến thức THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN cách đầy đủ, đặc biệt lại với cơng việc có tính chất phức tạp khó khăn lớn); thứ hai thói quen làm việc công nhân viên chức nước ta – làm việc mà khơng cần lập hồ sơ, thói quen xấu mà ta cần khắc phục đặc biệt giai đoạn nước ta gia nhập WTO; Về khách quan quy định nhà nước cịn chư cụ thể đầy đủ đặc biệt chế tài để ràng buộc (nếu cán khơng lập hồ sơ cơng việc khơng cả); bên cạnh cơng tác chưa nhận quan tâm cách đắn lãnh đạo quan (thái độ coi nhẹ công tác lập hồ sơ ) Vì cơng tác chưa đựơc thực cách nghiêm túc Tình trạng khơng lập hồ sơ, tài liệu cịn phổ biến; hay hồ sơ không đảm bảo yêu cầu thức, thiếu văn bản, trùng thừa, không xếp, biên mục khoa học… Trong thời gian thực tập tháng Cơng ty Điện lực tơi có dịp khảo sát công tác lập hồ sơ hồ sơ Phòng Quản lý Đấu thầu Tuy nhiên hạn chế thời gian, mức độ tiếp cận tài liệu hạn chế phần lớn tài liệu Phòng tài liệu mật, bên cạnh kiến thưc cịn nhiều hạn chế nên thực đề tài tơi bước đầu tiếp cận đưa dự kiến danh mục hồ sơ thành phần tài liệu hồ sơ hành Phòng Quản lý Đấu thầu tơi mong ủng hộ góp ý kiến tất thầy bạn “Công cha, nghĩa mẹ, ơn thầy” qua xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy PGS.TS Đào Xuân Chúc – người thầy trực tiềp hướng dẫn tơi, tồn thể cán văn phịng Cơng ty Điện lực Hà Nội tận tình giúp đỡ để tơi hồn thành đề tài nghiên cứu THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Danh mục tài liệu tham khảo Vương Đình Quyền: Lý luận phơng pháp công tác văn th NXB Đại học Quốc qia Hà Nội, 2005 Danh mục hồ sơ cơng việc gói thầu vật tư sản xuất Phịng Quản lý Đấu thầu – Cơng ty Điện lực Hà Nội, năm 2004 Mục lục tài liệu số hồ sơ Phòng Quản lý Đấu thầu – Công ty Điện lực Hà Nội Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 công tác văn thư Chính Phủ Pháp lệnh Lu trữ Quốc gia số … Uỷ ban Thờng vụ Quốc hội Quy chế Đấu thầu ban hành kèm theo nghị điịnh số 88/1999/NĐ- CP ngày 01/9/1999 Chính phủ, sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 14/2000/NĐ- CP ngày 05/5/2000 Chính phủ Quy định chức nhiệm vụ phòng ban thuộc Công ty ban hành kèm theo định số 2748 EVN/ĐLHN – TCLĐ ngày 22/6/2004 Phòng Tổ chức Lao động – Công ty Điện lực Hà Nôi Quy trình quản lý luân chuyển văn ban hành kèm theo định số 442/QĐ - ĐLHN – P01 ngày 23/01/2006 Văn phịng Cơng ty Điện lực Hà Nội Quyết định số 381 NL/ TCCB – LĐ ngày 08/ 7/ 1995 thành lập doanh nghiệp nhà nớc Bộ Năng lợng ... Hà Nội, 2005 Danh mục hồ sơ cơng việc gói thầu vật tư sản xuất Phịng Quản lý Đấu thầu – Cơng ty Điện lực Hà Nội, năm 2004 Mục lục tài liệu số hồ sơ Phòng Quản lý Đấu thầu – Công ty Điện lực Hà. .. THẦU – CƠNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI Giới thiệu sơ lược chức Cơng ty Điện lực Hà Nội Phịng Quản lý Đấu thầu: Công ty Điện lực Hà Nội thành lập Quyết định thành lập doanh nghiệp nhà nước số 381NL/TCCB-LĐ... loại hồ sơ thành hồ sơ kế hoạch hoạt động Phịng văn phản ánh công tác quản lý hoạt động Phòng (2) Hồ sơ đấu thầu: trình bày loại hồ sơ lập theo gói thầu Mỗi gói thầu hồ sơ hồ sơ bao gồm hồ sơ pháp