Cẩm nang trình bày văn bản hành chính là một cuốn sách hướng dẫn chi tiết bằng hình ảnh cách trình bày văn bản hành chính theo đúng thể thức của Chính phủ Việt Nam quy định. Minh họa bằng hình ảnh từ chương trình Microsoft Word 2003 và 2013, hết sức thân thiện và chính xác. Cùng với nhiều mẹo vặt hay hữu ích trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính.
Hoàng Quang Mạnh MANH.HOANGQUANG@GMAIL.COM | +841632 686 597 Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com LỜI MỞ ĐẦU Khi bắt tay vào viết tài liệu này, nhớ lại ngày làm quen với môi trường thực tế, đặc biệt việc tiếp xúc với văn hành Đến nhận thật phũ phàng mù tịt trước chúng, ta tưởng cần gõ chữ tiếng việt, lướt web làm cơng việc soạn thảo văn Nhưng không, đa sai! Lần nhìn vào văn câu hỏi lên khắp nơi: lại đánh số vậy? Tại lại viết tắt NĐ-CP, NNPTNT-PTNT, BNV….? Giờ ngồi viết sách này, nghĩ có hành trang nho nhỏ, đủ để truyền đạt cho bạn người bỡ ngỡ cách thức sử dụng trình soạn thảo để trình bày cho đủ văn hành Khi bạn tìm đến sách hẳn bạn biết quan trọng giấy tờ văn bản, lý chúng phải có cách trình bày định Hãy nhẹ nhàng nghiên cứu phần tài liệu này, đảm bảo bạn thấy dễ dàng nhiều bạn khơng bị chê trách lỗi trình bày văn Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com MỤC LỤC PHẦN 1: NHỮNG VẤN ĐỀ ĐAU ĐẦU 1.1 Nguồn gốc 1.2 Phân loại PHẦN 2: TRÌNH BÀY CHUNG 13 2.1 Những vấn đề trước bước vào soạn thảo 13 2.1.1 Những công cụ bạn cần 13 2.1.2 Chuyển thước đo từ inch cm 14 2.1.3 Căn lề 17 2.1.4 Cỡ giấy soạn thảo in 20 2.1.5 Phông chữ gõ Tiếng Việt 23 2.1.6 Sơ đồ phần văn 25 2.2 Trình bày phần đầu 27 2.3 Trình bày phần nội dung 36 2.3.1 Định dạng trước bắt đầu 36 2.3.2 Lưu ý việc viện dẫn, viết tắt viết hoa 37 2.3.3 Lưu ý việc dùng dấu 37 2.3.4 Đánh số trang 38 2.4 Phần cuối văn 40 PHẦN 3: NHỮNG CHUYỆN NHỎ NHẶT 42 Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com 3.1 Các phím tắt thường dùng 42 Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com PHẦN 1: NHỮNG VẤN ĐỀ ĐAU ĐẦU Lúc đầu đặt tên chương vấn đề “ban đầu” với nội dung ta gọi vấn đề “đau đầu” xem hợp lý nhiều 1.1 Nguồn gốc Để thẳng vào vấn đề, bạn rơi vào khó khăn trình bày văn bản, thực khổ sở tất bạn học Đại học hay học phản lại bạn, bạn loay hoay việc trình bày văn Sẽ thật may bạn người tốt bụng bảo, họ cho bạn biết hai tài liệu phổ biến làm kim nam có quy định cho việc trình bày văn là: - “Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản”; - “Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính” Sau gọi tắt chúng Thông tư 55 Thông tư 01 Hai thông tư thực chưa văn gốc mà phải “Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư”, Đến hẳn bạn thây rắc rối, rắc rối chưa chịu dừng lại, cịn có chiều hướng xấu phát Thơng tư 55 cụ thể hóa Nghị định 110 Thơng tư 01 khơng hẳn Nghị định 110 sửa đổi Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com số điều “Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư” Thông tư 01 ban hành có theo Nghị định 09 Như ta tóm gọn lại vấn đề trình bày văn 04 văn này, “thể thức trình bày văn hành quy định cụ thể Thơng tư 01” Để bạn hiểu rõ vẽ sơ đồ mối liên hệ, từ bạn thấy vấn đề không phức tạp cho Thứ tự từ xuống nói cho bạn biết có trước có sau, mũi tên việc sinh nào, đơn giản Mọi thứ xem đỡ đau đầu chút sau theo dõi sơ đồ này, cố gắng phân loại cách rõ ràng để bạn tìm thấy phần cần chương tiếp theo, đơn giản! Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com Luật Tổ chức Chính phủ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 Nghị định 110/2004/NĐ-CP Thông tư 55/2005/TTLT Nghị định 09/2010/NĐ-CP g 01/2011/TTBNV Luật Ban hành quy phạm pháp luật sửa đổi - 2002 Luật Ban hành quy phạm pháp luật HĐND UBND - 2004 Hình - Mối liên quan văn gốc Thơn tư Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com 1.2 Phân loại Thông tin chủ yếu tài liệu thức trình bày “văn hành chính” Cách thức trình bày thể thức loại văn quy định Thông tư 01 Các đơn vị sử dụng văn hành gồm có: - Cơ quan nhà nước; - Tổ chức xã hội; - Tổ chức xã hội – nghề nghiệp; - Tổ chức kinh tế; - Đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân; Những loại văn khác mà khơng đề cập đề cập đến tài liệu gồm: - Văn quy phạm pháp luật: Cách thức trình bày thể thức quy định Thông tư 55; - Bản văn bản: Cách thức trình bày thể thức quy định Thông tư 01; - Văn chuyên ngành (của Bộ, ngành): Do đơn vị định cách thức trình bày; - Văn quan, tổ chức cá nhân nước ngoài: Thể theo quy định nước ngoài; - Sách, báo, tạp chí loại ấn phẩm: Tất nhiên ấn phẩm trình bày tùy ý muốn người thực Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com - Văn tổ chức trị, tổ chức trị – xã hội: Cách trình bày đơn vị tự quy định, nhiên tương đối giống với trình bày văn hành chính; Các đơn vị thành viên Mặt trận tổ quốc Việt nam có quy định trình bày cho riêng bạn cần vào Google.com.vn sau gõ vào tìm kiếm “quy định trình bày văn …” dấu “…” tên đơn vị theo danh sách đây: - Đảng Cộng sản Việt Nam - Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam - Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh - Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam - Hội Nông dân Việt Nam - Hội Cựu chiến binh Việt Nam - Liên hiệp Hội Khoa học Kĩ thuật Việt Nam - Liên hiệp hội Văn học - Nghệ thuật Việt Nam - Liên hiệp tổ chức Hữu nghị Việt Nam - Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam - Liên minh Hợp tác xã Việt Nam - Hội Luật gia Việt Nam - Hội Nhà báo Việt Nam - Hội Chữ thập đỏ Việt Nam Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com - Hội Y học dân tộc cổ truyền Việt Nam - Tổng hội Y Dược học Việt Nam - Hội Lịch sử Việt Nam - Hội Làm vườn Việt Nam - Hội Sinh vật cảnh Việt Nam - Hội Đông y Việt Nam - Giáo hội Phật giáo Việt Nam - Ủy ban Đồn kết Cơng giáo Việt Nam - Tổng hội thánh Tin Lành Việt Nam - Hội Người mù Việt Nam - Hội Bảo trợ người tàn tật trẻ mồ côi Việt Nam - Hội Kế hoạch hóa gia đình Việt Nam - Hội Khuyến học Việt Nam - Hội Người cao tuổi Việt Nam - Hội Châm cứu Việt Nam - Phịng Thương mại Cơng nghiệp Việt Nam - Liên đoàn Luật sư Việt Nam - Hội liên lạc với người Việt Nam nước - Hội nghề cá Việt Nam Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com B1: Dùng menu Insert để thêm bảng gồm cột hàng Hình 14 - Thêm bảng Word 2013 Hình 15 - Thêm bảng Word 2003 28 Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com B2: Thêm thành phần vào ô này: * Quốc hiệu: Lưu ý cỡ chữ dòng 13, dịng 14 Sau viết xong nhớ bơi đen lề * Tên quan, tổ chức: Tên quan chủ quản viết hoa, không đậm, giữa; tên quan ban hành văn dưới, viết hoa, đậm, Thể thức phần nêu chi tiết Điều – Thông tư 01 Phần cỡ chữ 13 *Số hiệu văn bản: Phần nêu rõ điểm b, khoản 1, điều Thông tư 01; nhiên bạn lưu ý, loại văn có “tên loại” (hay tên viết tắt) đề cập cuối chương I Phần cỡ chữ 14 *Ngày tháng năm: Phần nêu rõ Điều Thơng tư 01 Phần cỡ chữ 14 *Trích yếu nội dung văn bản: Lưu ý, trích yếu dùng cho “công văn” bắt đầu chữ V/v có nghĩa “Về việc” Phần cỡ chữ 12 29 Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com Ví dụ: (thực tế khác đơi chút) BỘ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 01/2011/TTBNV Hà Nội, ngày 19 tháng 01 năm 2011 HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH HỊA BÌNH Số: /HĐND V/v đăng ký tham dự Độc lập - Tự - Hạnh phúc CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hòa Bình, ngày tháng năm 2015 B3: Dùng đường kẻ công cụ Draw để kẻ - Dưới quốc hiệu đường kẻ kéo dài hết dòng; - Dưới tên quan, đường kẻ dài ½ đến 1/3 dịng 30 Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com Hình 17 - Vẽ đường thằng Word 2013 Hình 16 - Vẽ đường thẳng Word 2003 31 Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com Mẹo: - Giữ phím Shift kẻ để dịng kẻ ngang cách xác tuyệt đối - Di chuyển dòng kẻ cách click chuột vào dòng kẻ, sau vng hai đầu ta dùng phím mũi tên bàn phím để di chuyển dòng kẻ cách chi tiết - Trong trường hợp bạn thấy dòng kẻ lần di chuyển quãng đường q dài, bạn loay hoay dịng kẻ có q sát q xa với dịng chữ, bạn để thước Word dạng inch, chưa chuyển cm, xem lại phần trước B4: Hồn thiện bảng: - Chỉnh độ rộng cho thành phần bên hiển thị tốt cách di chuột đến đường kẻ giữa, chỏ chuột biến thành hình đường thẳng kép với mũi tên hai hướng Nhấn giữ chuột trái đồng thời kéo sang trái phải theo ý muốn - Chuyển đường viền bảng từ viền đen trắng (hoặc không màu) cách, di chuột đến góc bên trái bảng, bảng ô vuông với hình mũi tên hướng, ta click vào vng sau dùng cơng cụ thay đổi màu viền để chuyển viền dạng khơng màu, hình 32 Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com Hình 18 - Vẽ đường viền cho bảng B5: Cách bảng dòng ta viết tên loại văn (đậm, hoa, cỡ 14, giữa); dòng ta viết trích yếu nội dung văn (đậm, thường, cỡ 14, giữa) B6: Tồn phần khơng có giãn dịng để điều chỉnh giãn dịng toàn phần bạn làm sau: - Bơi đen tồn - Click chuột phải vào vùng bơi đen, chọn Paragraph 33 Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com Hình 20 - Điều chỉnh độ giãn dịng phần đầu - Điều chỉnh thơng số hình: Hình 19 - Thơng số giãn dịng phần đầu Như sau bước tỉ mỉ, bạn hoàn thành phần nhận diện văn bao gồm thành phần, tốt hết 34 Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com bạn lưu văn lại sau chắn bạn phải dùng đến nó, khơng phải tốn thời gian làm thêm lần 35 Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com 2.3 Trình bày phần nội dung 2.3.1 Định dạng trước bắt đầu Trước bước vào soạn thảo phần này, bạn nên định dạng lại thông số để đảm bảo việc soạn thảo nhẹ nhàng tiết kiệm công sức Sau viết xong tiêu đề, bạn nhấn Enter lần bắt đầu điều chỉnh thông số sau: - Cỡ chữ: 14 - Căn lề: Căn (Justify) Hình 21 - Thơng số Pragraph 36 Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com - Click chuột phải, chọn Paragraph thơng số hình Bạn có thêm thơng số khổ cách khổ 6pt, dịng đầu sau xuống dòng tự động thụt lề 1,27 cm 2.3.2 Lưu ý việc viện dẫn, viết tắt viết hoa - Viện dẫn lần đầu văn phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn Riêng luật pháp lệnh ghi tên loại tên luật, pháp lệnh Ví dụ: “… quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư”; lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn đó; - Chỉ viết tắt từ, cụm từ thông dụng, từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt, chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt dấu ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; - Viết hoa văn hành thực theo Phụ lục VI – Thông tư 01 2.3.3 Lưu ý việc dùng dấu Trong văn hành chính, khơng có quy định cách dùng dấu câu cảm thán theo kinh nghiệm cá nhân văn loại đặc biệt dùng dấu cảm thán, nghi vấn, ngoặc vuông, ngoặc nhọn Các dấu câu dùng nhiều dấu: - Phẩy: Liệt kê, tách câu, tách ý; 37 Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com - Chấm: Chấm hết câu, chấm hết phần liệt kê; - Chấm phẩy: Phân tách phần liệt kê với ý dài; Khi liệt kê nhiều kiện, chí đoạn văn ý phần liệt kê kết thúc trước xuống dòng dấu chấm phẩy, đến đoạn cuối dấu chấm hết - Gạch đầu dòng: Bắt đầu câu hay đoạn mang tính liệt kê, đoạn khơng có tính liệt kê khơng gạch đầu dòng - Dấu ngoặc đơn: Dùng chủ yếu để thích từ, cụm từ ý mà khơng làm ngắt mạch văn câu dùng để bắt đầu cụm viết tắt Ở dấu ngoặc đơn ta viết chữ đầu vào chữ cuối liền với dấu, khơng có dấu cách chữ dấu Ví dụ: (nghị quyết, thị) đúng, ( làm việc ) sai - Dấu ngoặc kép: Bắt đầu đoạn trích dẫn, lưu ý cách viết tương tự dấu ngoặc đơn - Dấu hoa thị: Đôi thấy số văn dùng dấu này, nhiên dấu không phổ biến văn quy phạm, văn hành quan trọng khơng thấy dùng Ta thống không dùng dấu văn 2.3.4 Đánh số trang Đánh số trang khó, quy định đánh số trang từ trang lại làm khó người ta Trên mạng có nhiều cách mà đa số nói đến việc “Break Sector” cách đảm bảo bạn khơng phải làm bước khó khăn Cách làm sau: 38 Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com B1: Chỉnh thông số việc đánh số trang vào Insert/Page Number/ từ menu thả xuống chọn Format Page Number sau đặt hình Hình 22 - Thiết lập số trang B2: Insert/Page Number/ từ menu thả xuống chọn Bottom of Page, chọn Plain Numer để đánh số trang B3: Bạn chế độ chỉnh sửa đầu chân trang, bạn nhìn lên cơng cụ thấy dịng chữ Diffirent First Page Tích vào trước dịng này, sau xuống chân trang xóa số (số trang) đi, cuối ấn vào nút X đỏ to cuối công cụ 39 Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com B4: Tận hưởng 2.4 Phần cuối văn Thực tế mà nói phần khơng có nhiều khơng hóc búa phần trước, không cẩn thận dễ nhầm lẫn, kinh nghiệm thân cho thấy phần trơng ngắn gọn bạn phải cẩn thận được, phần bao gồm: - Nơi nhận; - Phần chức danh chữ ký Để thực phần ta làm theo bước sau: B1: Vẽ bảng với dòng cột, tương tự phần đầu B2: Thêm nội dung vào ô, lưu ý kỹ sau: - Phần “Nơi nhận”: + Lưu ý cỡ chữ, kiểu chữ quy định rõ Thông tư 01; + Lưu ý tên chức danh quan đơn vị, tránh trường hợp viết sai, viết thiếu tên; + Lưu ý thứ tự nơi nhận, từ lãnh đạo đơn vị đơn vị khác theo thứ tự từ thấp đến cao, đơn vị loại ta liệt kê; tên dài ta viết tắt theo quy định 40 Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com - Phần chức danh ký lưu ý cách sử dụng: TM (Thay mặt), KT (Ký thay), TL (Thừa lệnh)… chưa hiểu rõ hỏi người xung quanh tham khảo văn trước đơn vị có khác 41 Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com PHẦN 3: NHỮNG CHUYỆN NHỎ NHẶT 3.1 Các phím tắt thường dùng Trong soạn thảo văn với Microsoft Word có vơ vàn nhiều phím tắt, nhiên liệt kê hết xem nhiều rối liệt kê số phím tắt dễ nhớ dùng thường xuyên nhất: Thứ tự 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 22 23 Phím tắt Ctrl + A Ctrl + B Ctrl + I Ctrl + U Ctrl + C Ctrl + X Ctrl + V Ctrl + O Ctrl + N Ctrl + S Ctrl + W Ctrl + Z Ctrl + Y Ctrl + L Ctrl + R Ctrl + E Ctrl + J Ctrl + P F12 Tác dụng Bơi đen tồn văn Chữ đậm Chữ nghiêng Chữ gạch chân Copy liệu Cắt liệu Dán liệu copy cắt Mở file lưu Mở file Lưu tài liệu Đóng tài liệu (giống lệnh Alt + F4) Về thao tác trước Tiến lên thao tao sau Căn lề trái Căn lề phải Căn lề Căn lề bên In ấn file Lưu file với tên 42 ... 2.4 Phần cuối văn 40 PHẦN 3: NHỮNG CHUYỆN NHỎ NHẶT 42 Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com 3.1 Các phím tắt thường dùng 42 Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com... Tất nhiên, bạn khơng mắc lỗi trình bày văn hành tuân thủ 100% sách 12 Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com PHẦN 2: TRÌNH BÀY CHUNG Với 32 loại văn khác chúng tất nhiên có điểm... ấn nút chuyển mã nhanh 23 Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com Hình 12 - Chuyển mã nhanh B3: Paste vào văn B4: Tận hưởng 24 Cẩm nang trình bày văn hành – manh.hoangquang@gmail.com