Mình đặt tên phần này là phần đầu vì phần này nằm ở đầu văn bản () bao gồm các thành phần chứa những thông tin quan trọng, giúp bạn tra cứu văn bản dễ dàng. Các phần theo sơ đồ lúc trước bao gồm:
- Quốc hiệu - 1
- Ngày tháng năm ban hành - 4 - Tên cơ quan tổ chức ban hành - 2 - Số ký hiệu của văn bản – 3 - Trích yếu nội dung công văn – 5b - Tên văn bản và trích yếu nội dung – 5a
Khi thực hiện phần này rất nhiều bạn gặp phải cảnh khó khăn trong việc căn sao cho tên của các phần ở chính giữa, đặc biệt là quốc hiệu và tên cơ quan ban hành, dù với lý do nào đi chăng nữa thì các bạn đều có thể giải quyết theo cách mình nêu sau đây.
28
B1: Dùng menu Insert để thêm bảng gồm 2 cột và 1 hàng.
Hình 15 - Thêm bảng trong Word 2003 Hình 14 - Thêm bảng trong Word 2013
29
B2: Thêm các thành phần vào trong 2 ô này:
* Quốc hiệu: Lưu ý về cỡ chữ dòng trên là 13, dòng dưới là 14. Sau khi viết xong nhớ bôi đen và căn lề giữa.
* Tên cơ quan, tổ chức: Tên cơ quan chủ quản ở trên viết hoa, không đậm, căn giữa; tên cơ quan ban hành văn bản ở dưới, viết hoa, đậm, căn giữa. Thể thức phần này được nêu chi tiết trong Điều 7 – Thông tư 01. Phần này cỡ chữ 13.
*Số hiệu văn bản: Phần này được nêu rõ tại điểm b, khoản 1, điều 8 của Thông tư 01; tuy nhiên các bạn lưu ý, các loại văn bản có “tên loại” (hay tên viết tắt) đã được mình đề cập ở cuối chương I. Phần này cỡ chữ 14.
*Ngày tháng năm: Phần này được nêu rõ tại Điều 9 của Thông tư 01. Phần này cỡ chữ 14.
*Trích yếu nội dung văn bản: Lưu ý, trích yếu này chỉ dùng cho “công văn” bắt đầu bằng chữ V/v có nghĩa là “Về việc”. Phần này cỡ chữ 12.
30 Ví dụ: (thực tế có thể khác đôi chút)
BỘ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 01/2011/TT-
BNV
Hà Nội, ngày 19 tháng 01 năm 2011
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH HÒA BÌNH
Số: /HĐND
V/v đăng ký tham dự
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hòa Bình, ngày tháng 3 năm 2015
B3: Dùng đường kẻ bằng công cụ Draw để kẻ dưới - Dưới quốc hiệu đường kẻ kéo dài hết dòng;
31
Hình 17 - Vẽ đường thằng trong Word 2013
32
Mẹo:
- Giữ phím Shift khi kẻ để dòng kẻ ngang một cách chính xác tuyệt đối.
- Di chuyển dòng kẻ bằng cách click chuột vào dòng kẻ, sau khi hiện ô vuông ở hai đầu ta có thể dùng phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển dòng kẻ này một cách chi tiết.
- Trong trường hợp bạn thấy dòng kẻ mỗi lần di chuyển quãng đường quá dài, bạn loay hoay khi dòng kẻ có khi quá sát hoặc quá xa với dòng chữ, có thể bạn vẫn để thước của Word ở dạng inch, chưa chuyển về cm, xem lại phần trước nhé.
B4: Hoàn thiện bảng:
- Chỉnh độ rộng của ô sao cho thành phần 2 bên hiển thị tốt nhất bằng cách di chuột đến đường kẻ ở giữa, chỏ chuột sẽ biến thành hình đường thẳng kép với mũi tên ra hai hướng. Nhấn và giữ chuột trái đồng thời kéo sang trái phải theo ý muốn.
- Chuyển đường viền của bảng từ viền đen về trắng (hoặc không màu) bằng cách, di chuột đến góc trên bên trái của bảng, khi này bảng hiện ra 1 ô vuông với hình mũi tên 4 hướng, ta click vào ô vuông này sau đó dùng công cụ thay đổi màu viền để chuyển viền về dạng không màu, như hình.
33
Hình 18 - Vẽ đường viền cho bảng
B5: Cách bảng 1 dòng ta viết tên loại văn bản (đậm, hoa, cỡ 14, căn giữa); dòng dưới ta viết trích yếu nội dung văn bản (đậm, thường, cỡ 14, căn giữa).
B6: Toàn bộ phần này đều không có giãn dòng vì vậy để điều chỉnh giãn dòng của toàn bộ phần này các bạn làm như sau:
- Bôi đen toàn bộ
34 - Điều chỉnh thông số như hình:
Như vậy sau 4 bước khá tỉ mỉ, các bạn đã hoàn thành được phần nhận diện văn bản bao gồm 5 thành phần, bây giờ tốt hơn hết
Hình 20 - Điều chỉnh độ giãn dòng của phần đầu
35
là bạn hãy lưu văn bản này lại bởi sau này chắc chắn bạn sẽ phải dùng đến nó, ít nhất là không phải tốn thời gian làm thêm lần nữa.
36