mô tả và phân tích hệ thống thông tin quản lý của ngân hàng vietinbank

+ Kế toán sẽ kiểm tra thông tin đã điền trên phiếu, đối chiếu CMND của khách hàng với các yếu tố trên phiếu .Nếu thông tin kiểm tra là hợp lệ kế toán sẽ hướng dẫn khách hàng ký 2

Phần 2 : Viết mô tả và phân tích hệ thống thông tin quản

lý cho doanh nghiệp Ngân hàng ViettinBank chi nhánh Tây Hà Nội.

kho dữ liệu.

1 Quy trình huy động vốn tiền gửi

+Khi khách hàng đến chi nhánh,Kế toán giao dịch ( giao dịch viên) có nhiệm

vụ mở một tài khoản tiết kiệm cho khách hàng Khách hàng sẽ đưa cho giao dịch viên Chứng minh nhân nhân (CMND) Giao dịch viên căn cứ vào CMND để đối chiếu kiểm tra thông tin khách hàng và hướng dẫn khách hàng lập giấy mở tài

khoản, giấy gửi tiền Khách hàng mang phiếu gửi tiền, CMND sang thủ quỹ để nộp tiền

+ Thủ quỹ kiểm tra thông tin trên phiếu gửi tiền sau đó nhận và kiểm tiền Khi đã nhận được tiền thủ quỹ tiến hành đóng dấu và ký vào chỗ quy định trên chỗ gửi tiền và hướng dẫn khách hàng ký tên vào bảng kê loại tiền đã nộp Phiếu gửi tiền được chuyển đến cho kế toán.

+ Kế toán sẽ kiểm tra thông tin đã điền trên phiếu, đối chiếu CMND của

khách hàng với các yếu tố trên phiếu Nếu thông tin kiểm tra là hợp lệ kế toán sẽ

hướng dẫn khách hàng ký 2 chữ ký mẫu với chữ ký trên phiếu gửi tiền Nhập thông tin vào máy vi tính: Họ tên, địa chỉ, CMTND, sổ tiết kiệm hoặc sổ định danh của khách hàng lên thẻ giao dịch tiết kiệm, thẻ đăng ký mẫu, ghi số tài khoản lên

phiếu gửi tiền

+ Khi mọi thủ tục được hoàn tất kế toán ký tên vào chỗ quy định trên chứng từ

và chuyển chứng từ sang cho cán bộ kiểm soát.

+ Cán bộ kiểm soát kiểm tra tính hợp lệ của thông tin và chữ ký trên giấy tờ Nếu thông tin là đúng cán bộ kiểm soát ký tên vào nơi quy định và chuyển cho

khách hàng một liên

Cuối ngày, kế toán giao dịch lập bảng kê các nghiệp vụ gửi tiền tiết kiệm phát sinh trong ngày với mỗi giao dịch viên Cuối kỳ hoặc khi có yêu cầu, kế toán lập báo cáo các khoản tiền gửi phát sinh trong kỳ

Thông tin Danh từ Nhận xét

Cung cấp đầy đủ thông

tin liên quan đến tiền gửi

Kiểm tra thông tin trên

phiếu gửi tiền, nhận và

kiểm tiền

Lập phiếu gửi tiền

Kiểm tra thông tin trên

phiếu, đối chiếu CMND

Nhập thông tin vào máy

tính

Sổ tiết kiệm, sổ định danh khách hàng, danh sách thông tin khách hàng

Kho DL

Cán bộ kiểm soát ký tên,

chuyển cho khách hàng

Lập bảng kê nghiệp vụ

gửi tiền

Lập báo cáo khoản tiền

gửi phát sinh

2 Quy trình cho vay

Quy trình cho vay tín dụng của ngân hàng vietinbank chi nhánh Hoàng Quốc Việt gồm sáu bước:

2.1 Lập hồ sơ vay vốn

Khi KH có nhu cầu vay vốn ở chi nhánh, KH sẽ đến phòng tín dụng của ngân hàng làm các thủ tục vay vốn

Nhân viên tín dụng(NVTD) tiếp nhận “giấy đề nghị vay vốn” và “Phương án vay vốn” của KH Nếu không có sai sót thì yêu cầu KH cung cấp tiếp “Hồ sơ pháp

lý”, “Hồ sơ tài sản đảm bảo” và các giấy tờ có khác theo yêu cầu để hoàn thiện bộ

“Hồ sơ vay vốn” Khi nhận “Hồ sơ vay vốn”, NVTD sẽ lập “Biên nhận giấy tờ tài

sản đảm bảo” cho KH Nếu “Hồ sơ vay vốn” còn thiếu hay chưa hợp lệ thì sẽ yêu cầu KH bổ sung hoặc làm lại

“Giấy đề nghị vay vốn” gồm các thông tin về số tiền vay, số dư nợ tối đa, thời gian vay, lãi suất, mục đích sử dụng vốn, phương thức và tài sản đảm bảo tiền vay,

và một số nội dung khác Trong “Phương án vay vốn”, KH sẽ phải cung cấp các thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh, hồ sơ chứng minh khả năng tài chính của KH trong 2 năm gần nhất, và trình bày rõ mục đích vay vốn với phương án trả nợ khả thi “Hồ sơ pháp lý” sẽ gồm một hoặc nhiều giấy tờ sau tùy theo hình thức

vay của KH: Giấy phép thành lập, Đăn ký kinh doanh, Quyết định bổ nhiệm Giám đốc, Điều lệ công ty… “Hồ sơ tài sản đảm bảo” gồm các giấy tờ liên quan tới tài

sản cầm cố mà doanh nghiệp đã kê khai trong “Giấy đề nghị vay vốn”

2.2 Phân tích tín dụng

Sau khi xác nhận KH đã hoàn chỉnh bộ “Hồ sơ vay vốn”, NVTD sẽ tiến

hành kiểm tra thực tế tính pháp lý của các giấy tờ trong bộ “Hồ sơ pháp lý” và “Hồ

sơ tài sản đảm bảo” thông qua các tổ chức chứng thực các giấy tờ trên Đồng thời

làm việc với KH để thẩm định các thông tin về tình hình năng lực kinh doanh của

KH, đánh giá giá trị tài sản đảm bảo mà KH muốn thế chấp, phân tích những rủi ro

có thể gặp phải khi cho KH vay vốn để lập “Biên bản đánh giá tài sản thế chấp” và

lập “Tờ trình thẩm định và đề xuất cấp hạn mức tín dụng” trình lãnh đạo ra quyết định cho vay tín dụng đối với KH đó

“Tờ trình thẩm định và đề xuất cấp hạn mức tín dụng” phải đưa ra đầy đủ các

thông tin như: Tư cách pháp lý của doanh nghiệp; tình hình sản xuất, kinh doanh; nhu cầu hạn mức tín dụng(HMTD); nhu cầu sử dụng các tài sản bảo lãnh; quan hệ với các tổ chức tín dụng khác; những rủi ro khi cho KH vay vốn Từ đó, đề nghị

mức xếp hạng HMTD, và đề xuất mức cấp HMTD cho KH

2.3 Ra quyết dịnh cho vay tín dụng

Căn cứ vào “Hồ sơ vay vốn” và kết quả thẩm định của NVTD, lãnh đạo tín

dụng sẽ đưa ra quyết định cho vay hay không và lập “Thông báo tín dụng” nếu

cho vay thì sẽ cho vay bao nhiêu? Với lãi suất nào? Thời hạn bao lâu? Mục đích cho vay? Phương thức thanh toán trả gốc và lãi? Các tài sản đảm bảo? và các điều kiện khác nếu có

Nếu KH đồng ý với “Thông báo tín dụng” của ngân hàng, NVHTTD và KH sẽ lập “Đơn đăng ký thế chấp” cho tài sản đảm bảo, lập “Hợp đồng thế chấp tài sản

của bên thứ ba” nếu có, và lập “Hợp đồng cấp hạn mức tín dụng cho doanh

nghiệp”

2.4 Giải ngân

Khi có nhu cầu rút vốn, KH gửi các tài liệu liên quan tới khoản vay và “Khế

ước nhận nợ” theo mẫu quy định có sẵn của ngân hàng, trong đó sẽ có các thông

tin về số tiền vay, mục đích sử dụng vốn, thời hạn vay, lãi suât vay và lãi suất quá hạn(căn cứ vào mức lãi suất hiện hành của ngân hàng) cho bộ phận tín dụng NVHTTD sẽ kiểm tra xem KH có đủ điều kiện rút vốn hay không; nếu đủ thì trình

lãnh đạo tín dụng xem xét, nếu còn thiếu sót thì thông báo cho KH biết khi được lãnh đạo tín dụng đồng ý với các khoản vay này, hai bên sẽ ký vào “Khế ước nhận

nợ” và thực hiện giải ngân.

2.5 Giám sát tín dụng

Cũng theo “Khế ước nhận nợ” trên, KH có nghĩa vụ trả nợ gốc và nợ lãi cho

ngân hàng theo đúng thời gian đã ký trong đó Nợ gốc trả một lần hoặc nhiều lần theo thỏa thuận hai bên, nợ lãi trả định kỳ hàng tháng KH có thể trả bằng tiền mặt

hoặc chuyển khoản Ngân hàng lập “Sổ theo dõi quá trình vay và nợ” để quản lý

quá trình vay và trả nợ của KH

Trong thời gian hợp đồng có giá trị, NVHTTD có nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi và giám sát quá trình vay vốn, sử dụng vốn, trả nợ của KH cũng như tình hình tài sản đảm bảo của khỏan vay theo hợp đồng đã ký rồi lập “Biên bản kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay” Nếu đánh giá KH không thực hiện đúng các nội dung trong hợp đồng, NVHTTD phải báo cáo ngay cho lãnh đạo và chờ ý kiến chỉ đạo trong trường hợp này, ngân hàng có quyền thanh lý hợp đồng trước hạn

KH muốn trả nợ trước hạn cho ngân hàng thì KH phải gửi thông báo bằng văn bản tới ngân hàng và không được tự ý hủy bỏ văn bản này (KH tự ý huỷ thì sẽ

bị phạt theo quy định hiện hành của ngân hàng) Ngược lại, KH nhận thấy không thể trả đúng kỳ hạn nợ gốc và/hoặc nợ lãi theo khế ước thì trước thời hạn trả nợ 10

ngày, KH phải gửi “Giấy đề nghị gia hạn nợ gốc, nợ lãi” tới ngân hàng để giải

thích rõ lý do xin gia hạn nợ, đề nghị gai hạn cùng các tìa liệu chứng minh có kèm

theo phương án trả nợ NVHTTD sẽ xem xét, đánh giá khả năng trả nợ của KH rồi

trình lên lãnh đạo, lãnh đạo tín dụng sẽ ra quyết định chấp thuận hay không chấp thuận việc điều chỉnh trả nợ này(bằng “văn bản điều chỉnh nợ quá hạn” gửi KH)

Nếu chấp thuận, ngân hàng sẽ lùi thời gian trả nợ cho KH và ngân hàng sẽ chuyển

số nợ đó sang nợ quá hạn với mức lãi suất quá hạn được ký trong khế ước, hoặc lãi suất thoải thuận mới nếu không chấp thuận, KH phải tiếp tục thực hiên hợp đồng đã ký

Tiếp nhận “Giấy đề nghị

vay vốn” và “Phương án

vay vốn”

Doanh nghệp Chi nhánh ngân hàng Vietinbank Tác nhân

Cung cấp “Hồ sơ pháp lý”

và “Hồ sơ TSĐB”

Người đại diện Phòng tín dụng

Tác nhân

Lập “Biên nhận giấy tờ tài

sản đảm bảo”

Kiểm tra thực tế tính pháp

lý của Hồ sơ pháp lý”, “Hồ

sơ TSĐB”

Phương án vay vốn Giấy đề nghị vay vốn

Kho dữ liệu Kho dữ liệu

Thẩm định các thông tin về

tình hình và năng lực sản

xuất kinh doanh

Hồ sơ pháp lý

Hồ sơ TSĐB

Kho DL Kho DL

Đánh giá giá trị TSĐB Biên nhận giấy tờ TSĐB Kho DL

Phân tích rủi ro khi cho

vay, lập “biên bản đánh giá

tài sản thế chấp”

Tờ trình thẩm định Thông báo tín dụng

Kho DL Kho DL

Lập “tờ trình thẩm định và

đề xuất cấp hạn mức tín

dụng”

Đơn đăng ký thế chấp Hợp đồng thế chấp tài sản

Kho DL Kho DL Lập “thông báo tín dụng” Biên bản đánh giá tài sản thế chấp Kho DL

đồng ý với “thông báo tín

dụng”

Lập “đơn đăng ký thế

chấp”

Lập “hợp đồng thế chấp tài

sản của bên thứ ba”

Nhân viên hỗ trợ tín dụng Tác nhân

Lập “hợp đồng cấp hạn

mức tín dụng cho doanh

nghiệp”

Thông báo tín dụng Hợp đồng cấp HMTD

Kho DL Kho DL

Gửi các tài liệ liên quan tới

khoản vay và “khế ước

nhận nợ”

Khế ước nhận nợ, nợ gốc Biên bản kiểm tra tình hình

Kho DL Kho DL

Kiểm tra điều kiện rút vốn Sổ theo dõi qú trình vay nợ Kho DL

Trả nợ gốc và nợ lãi

Trả bằng tiền mặt hoặc

chuyển khỏan

Văn bản điều chỉnh nợ quá hạn Kho DL

Quản lý quá trình vay và trả

nợ

Biên bản thanh lý hợp đồng Kho DL

Kiểm tra, theo dõi và giám

sát quá trình vay, sử dụng

vốn và trả nợ

Biên bản bàn giao giấy tờ tài sản đảm bảo

Kho DL

Lập “Biên bản kiểm tra tình

hình sử dụng vốn vay”

Đánh giá DN không thực

hiện đúng các nội dung

trong hợp đồng

2.6 Thanh lý hợp đồng

Khi KH yêu cầu được thanh lý hợp đồng, nhân viên hỗ trợ tín dụng sẽ kiểm tra lại dư nợ của KH tại ngân hàng Nếu hết nợ, ngân hàng sẽ thực hiện chấm dứt hợp

đồng vay vốn đối với KH Trong trường hợp KH vi phạm hợp đồng và không thể

trả nợ, ngân hàng sẽ thực hiện cưỡng chế tài sản đảm bảo của KH để thu hồi nợ

Để chấm dứt hợp đồng, hai bên sẽ lập “ Biên bản thanh lý hợp đồng” và ngân hàng

có nghĩa vụ hoàn trả lại KH các giấy tờ liên quan tới thế chấp của KH ( không bị

cưỡng chế) mà ngân hàng đã giữ (theo quy định của ngân hàng) kèm theo “Biên bản bàn giao giấy tờ tài sản đảm bảo”

Theo định kỳ hoặc khi được yêu cầu, NVTD, NVHTTD sẽ lập và gửi báo cáo

tổng hợp theo yêu cầu của giám đốc chi nhánh

(Ghi chú: Các giấy tờ được lập ra giữa hai bên đều được lưu trong bộ “Hồ sơ vay vốn” của KH)

II Viết phân tích và các biểu đồ:

1 Sơ đồ phân cấp chức năng

Quản lý hoạt động ngân hàng

Cho vay

Mở tài

khoản tiền

gửi TK

Giao dịch gửi tiền

5 Giám sát tín dụng

Yêu cầu hoàn thiện Hồ sơ pháp

lí & TSĐB

7 Báo cáo

Tiếp nhận, kiểm tra yêu cầu vay vốn

1 Nhận, kiểm tra hồ sơ vay vốn

Kiểm tra điều kiện rút vốn

4 Giải ngân

Quyết định giải ngân

Thông báo giải ngân

Tiến hành giải ngân

Thu nợ gốc, lãi

Giám sát quá trình sử dụng vốn, trả nợ, TSĐB

Giải quyết gia hạn nợ

Lập báo cáo thường xuyên

Lập và gửi báo cáo định kì

6 Thanh lí hợp đồng

Kiểm tra dư nợ

Thanh lí TSĐB

Lập biên bản thanh lý

Bàn giao giấy tờ thế chấp

2 Phân tích tín dụng

Kiểm tra tính pháp lý của Hồ sơ pháp lý &

TSĐB

Thẩm định tình hình

và năng lực sản suất kinh doanh

3 Ra quyết định tín dụng Quyết định tín dụng Thông báo cho DN

Lập hợp đồng thế chấp

TSĐB

Kiểm

tra,

xác

nhận

thông

tin

KH

Lập

phiếu

gửi

tiền

Kiểm tra phiếu gửi tiền

Nhập thông tin

KH vào máy

Bàn giao chứng từ

Nhận và kiểm tiền

Lập báo cáo, bảng

kê Nhận tiền gửi

2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh :

Chú thích :

(1) : thông tin KH, phiếu gửi tiết kiệm,tiền mặt, Hồ sơ vay vốn, Thế chấp tài sản, Khế ước nhận nợ, nợ gốc, nợ lãi, đề nghị gia hạn nợ,

(2) : tài khoản tiền gửi ,phiếu gửi tiền, chứng từ gửi tiền, thông báo tín dụng, hợp đồng hạn mức tín dụng, giấy tờ thế chấp sổ theo dõi quá trình vay và nợ

(3) :tài khoản tiền gửi KH, thông tin trên phiếu gửi tiền, phiếu gửi tiền, bảng

kê nghiệp vụ gửi tiền,báo cáo tiền gửi phát sinh (4) : tiền, bảng kê loại tiền, phiếu gửi tiền

Quản lý hoạt động ngân hàng

Khách hàng

Nhân viên kế toán

Thủ quỹ

NV tín dụng

NV hỗ trợ tín dụng

Cán bộ kiểm soát

Ban giám đốc

(5) : chứng từ gửi tiền

(6) : thông báo tín dụng, văn bản điều chỉnh nợ quá hạn

(7) :đơn đăng ký thế chấp cho TSĐB, hợp đồng thế chấp TS của bên thứ 3 ( nếu có), hợp đồng cấp hạn mức tín dụng, khế ước nhận nợ, biên bản kiểm tra sử dụng tình hình sử dụng, lập báo cáo tổng hợp

(8) : biên nhận giấy tờ TSĐB, biên bản đánh giá TS thế chấp, tờ trình thẩm định và đề xuất hạn mức tín dụng, lập báo cáo tổng hợp

3 Xây dựng biểu đồ luồn dữ liệu mức đỉnh

Chú thích:

(1) : Thông tin khách hàng , tiền mặt

(2) : Tài khoản tiền gửi ,phiếu gửi tiền, chứng từ gửi tiền

(3) : Hồ sơ vay vốn, Thế chấp tài sản, Khế ước nhận nợ, nợ gốc, nợ lãi, đề nghị gia

hạn nợ

(4) : Thông báo tín dụng, hợp đồng hạn mức tín dụng, giấy tờ thế chấp, sổ theo dõi

quá trình vay và nợ

Huy động

Cán bộ

NV hỗ trợ tín dụng

NV tín dụng Khách hàng

Nhân

viên kế

toán

Thủ quỹ

Hợp đồng thế chấp tài sản

Danh sách thông

tin khách hàng

Đơn đăng ký thế chấp

Sổ theo dõi QT vay nợ

Biên bản KT tình hình Khế ước nhận nợ, nợ gốc

HĐ cấp HMTD

VB điều chỉnh nợ quá hạn

Sổ TK

Giấy đề nghị gia hạn

Biên nhận giấy tờ

TSĐB

Hồ sơ pháp lý

Biên bản thanh lý hợp

đồng

Thông báo tín dụng

Biên bản đánh giá TS thế chấp

Báo cáo tổng hợp

Tờ trình thẩm định

Thông báo tín dụng

Phiếu gửi tiết

kiệm

Bảng kê loại

tiền

1

(5) : tài khoản tiền gửi KH, thông tin trên phiếu gửi tiền, bảng kê nghiệp vụ gửi tiền,báo cáo tiền gửi phát sinh

(6) : tiền mặt, bảng kê loại tiền, phiếu gửi tiền

(7) : chứng từ tiền gửi

(8) : thông báo tín dụng, văn bản điều chỉnh nợ quá hạn

(9) :đơn đăng ký thế chấp cho TSĐB, hợp đồng thế chấp TS của bên thứ 3 ( nếu có), hợp đồng cấp hạn mức tín dụng, khế ước nhận nợ, biên bản kiểm tra sử dụng tình hình sử dụng, lập báo cáo tổng hợp

(10) : biên nhận giấy tờ TSĐB, biên bản đánh giá TS thế chấp, tờ trình thẩm định và đề xuất hạn mức tín dụng, lập báo cáo tổng hợp

4 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh- Huy động vốn tiền gửi

Mở tài khoản tiền gửi TK

Thủ quỹ

Khách hàng

Cán bộ kiểm soát

Nhân viên kế toán

Giao dịch gửi tiền

DS thông tin KH

Phiếu gửi tiết kiệm

Bảng kê loại tiền

Sổ tiết kiệm

Phiếu gửi tiết kiệm

Sổ tiết kiệm (1)

(2)

Chú thích:

(1) : thông tin khách hàng , tiền mặt

(2) : phiếu gửi tiền, tài khoản tiền gửi

(3) : thông tin khách hàng

(4) :chứng từ gửi tiền

(5) : tài khoản tiền gửi của khách hàng , phiếu gửi tiền bảng kê nghiệp vụ gửi tiền,báo cáo tiền gửi phát sinh

(6) : thông tin trên phiếu gửi tiền

(7) : tiền, bảng kê loại tiền, phiếu gửi tiền

(8) : Chứng từ gửi tiền

5 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh- Cho vay: