Quản trị mua hàng của công ty cổ phần Vicostone

LỜI CAM ĐOAN Họ và tên: Mạc Thành Long Lớp: CH19A- QTKD Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Tôi xin cam đoan luận văn tốt nghiệp này là duy nhất, là quá trình nghiên cứu và tìm hiểu của bản thân tôi, không sao chép, copy từ bất kỳ nguồn nào. Các số liệu trong luận văn là hoàn toàn chính xác, được xử lý theo đúng số liệu thực tế thu thập được. Nếu có bất kỳ sự không trung thực nào, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm! Hà Nội, ngày 21 tháng 08 năm 2014 Cao học viên Mạc Thành Long i LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành được luận văn văn này, tôi đã nhận được sự giúp đỡ rất tận tình của các thầy cô giáo, bạn bè và đồng nghiệp. Tôi xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới những người đã quan tâm giúp đỡ và động viên tôi rất nhiều trong quá trình thực hiện luận văn này. Tôi xin chân thành cảm ơn cô giáo - TS. Trần Kiều Trang, đã nhiệt tình định hướng, dẫn dắt và góp ý cho luận văn này. Tôi cũng gửi lời cảm ơn các anh chị đang công tác tại công ty cổ phần Vicostone đã cung cấp những nguồn tài liệu hữu ích giúp tôi có thể hoàn thiện bài luận văn này. Cảm ơn những người thân, bạn bè và đồng nghiệp đã động viên, ủng hộ, tạo điều kiện để tôi có đủ thời gian và nghị lực hoàn thành luận văn đúng thời hạn. Hà Nội, ngày 21 tháng 08 năm 2014 Tác giả luận văn Mạc Thành Long ii MỤC LỤC 60 iii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh hợp nhất của công ty CP Vicostone từ năm 2011-2013 Error: Reference source not found Bảng 2.2 :Bảng tổng hợp một số chỉ tiêu tài chính năm 2005 – 2013 Error: Reference source not found Bảng 2.3: Kết quả thực hiện các chỉ tiêu chính của năm 2013 so với kế hoạch Error: Reference source not found Bảng 2. 4 : Bảng thống kê giá trị mua hàng của công ty CP Vicostone từ năm 2011 đến năm 2014 Error: Reference source not found Bảng 2. 5 : Mẫu phiếu đề nghị mua vật tư hàng hóa của công ty CP Vicostone Error: Reference source not found Bảng 2. 6 : Mẫu đơn đề nghị phê duyệt nhà cung cấp Error: Reference source not found Bảng 2. 7 : Mẫu Đơn đặt hàng (PO) của Công ty cổ phần Vicostone trên hệ thống ERP Error: Reference source not found Bảng 2. 8 : Biểu mẫu theo dõi thực hiện hợp đồng mua hàng Error: Reference source not found Bảng 2. 9 . Điểm đánh giá mức độ hoàn tiện của quy trình mua hàng nội địa Error: Reference source not found Bảng 2. 10 . Điểm đánh giá hiệu quả mua hàng của phòng Mua hàng. Error: Reference source not found Bảng 2 .11 : Bảng thống kê tình hình đáp ứng yêu cầu mua hàng của phòng Mua hàng từ năm 2011 đến năm 2014 Error: Reference source not found Sơ đồ 1.1: Quy trình mua hàng của doanh nghiệp . . Error: Reference source not found Sơ đồ 1.2: Quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp Error: Reference source not found iv Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức quản trị doanh nghiệp của công ty cổ phần Vicostone Error: Reference source not found Sơ đồ 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Mua hàng công ty cổ phần Vicostone Error: Reference source not found Sơ đồ 2.3: Quy trình mua hàng nội địa của công ty CP Vicostone Error: Reference source not found Sơ đồ 2.4: Quy trình nhân viên mua hàng trình ký đơn phê duyệt NCC Error: Reference source not found Sơ đồ 2.5: Các công việc nhân viên mua hàng phải thực hiện cho môt đơn hàng Error: Reference source not found v DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT vi LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Quản trị mua hàng là một phần không thể tách rời trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (đối với cả doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại). Quản trị mua hàng có ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm tìm kiếm và lựa chọn được những nguồn hàng tốt và ổn định với chi phí thấp nhất, đáp ứng tốt nhất nhu cầu sản xuất kinh doanh. Đối với thực tiễn sản xuất kinh doanh thì Mua hàng là nghiệp vụ đầu tiên của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên nó sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động tiếp theo của cả quá trình. Nếu công tác quản trị mua hàng được tiến hành một cách khoa học, chính xác và liên tục sẽ giúp chất lượng sản phẩm đảm bảo được tính ổn định, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hàng, giảm tối đa việc ứ đọng vốn do dự trữ tồn kho, giúp tăng khả năng lưu chuyển dòng tiền để phục vụ hoạt động kinh doanh khác có hiệu quả. Nếu doanh nghiệp không mua được đủ hàng hoặc mua hàng không đạt chỉ tiêu chất lượng để sản xuất hoặc bán ra sẽ gây thiếu hụt vật tư đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh, không đáp ứng được yêu cầu đặt hàng của khách hàng, làm giảm uy tín, đồng thời ảnh hưởng không tốt đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Mặc dù có vai trò hết sức quan trọng đối với tất cả các loại hình doanh nghiệp, tuy nhiên, về cơ bản hoạt động mua hàng và công tác quản trị mua hàng chưa được chú trọng đúng mức so với các hoạt động khác của doanh nghiệp như: công tác bán hàng, kế toán… nên hiệu quả là chưa thực sự tốt tại một số doanh nghiệp. Thực tiễn, công ty cổ phần Vicostone là doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh trong lĩnh vực đá nhân tạo cao cấp, là sản phẩm thay thế cho đá tự nhiên nên các yếu tố đầu vào là rất quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và giá bán sản phẩm. Đặc biệt thị trường chủ yếu mà Vicostone đang cung cấp sản phẩm đều là các thị trường khó tính như: Australia, Châu Âu, Mỹ, Canada nên ngoài yếu tố sản phẩm có hàm lượng công nghệ cao thì những yếu tố đầu vào đóng vai trò quyết định cho sự thành công của sản phẩm. Suy thoái kinh tế từ năm 2008 đến nay khiến 1 cho việc kinh doanh trở lên khó khăn hơn rất nhiều. Để đảm bảo lợi nhuận, doanh nghiệp phải lựa chọn một trong hai phương án là tăng giá bán sản phẩm hoặc nỗ lực giữ nguyên (hoặc giảm) giá bán sản phẩm thông qua quản lý tốt các chi phí đầu vào. Trong bối cảnh trình độ công nghệ sản xuất giữa các quốc gia và khu vực ngày càng được rút ngắn và ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh trực tiếp thì phương án thứ hai là phương án tốt hơn do chúng ta có thể đảm bảo lợi nhuận bằng cách tăng doanh số bán hàng do giá bán sản phẩm cạnh tranh hơn. Để quản lý tốt chi phí đầu vào, quản trị mua hàng càng có vai trò quan trọng đối với những doanh nghiệp sản xuất mà chi phí giá vốn hàng bán chủ yếu là do giá trị hàng hoá đầu vào mà doanh nghiệp phải mua về. Để đảm bảo quản lý tốt chi phí đầu vào, một trong những điều kiện cần phải có là doanh nghiệp cần phải đặc biệt chú ý đến việc thiết kế, kiểm soát và cải tiến liên tục quy trình mua hàng của mình nhằm hạn chế tối đa các thủ tục thừa, không cần thiết làm giảm hiệu quả mua hàng về tiến độ, chất lượng, giá cả do bỏ lỡ cơ hội mua hàng với giá tốt nhất, điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với cả doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại. Theo các lập luận trên, tôi quyết định lựa chọn đề tài “Quản trị mua hàng của công ty cổ phần Vicostone” làm đề tài luận văn thạc sĩ. 2. Tổng quan nghiên cứu Với đề tài này, tôi đã tìm hiểu và tổng quát được luận văn của các tác giả khác trong nước cũng đã có một số đề tài về quản trị mua hàng như: Đào Lê Minh (2007), đề tài đã được tác giả đưa ra những lý luận và thực tiễn về mua hàng và quản trị mua hàng trong doanh nghiệp, phân tích thực trạng của công tác quản trị mua hàng tại doanh nghiệp sản xuất, đồng thời đưa ra những đề xuất, kiến nghị trong việc xác định nhu cầu mua hàng, tạo lập nguồn hàng, theo dõi việc thực hiện giao hàng đối với công ty TNHH Volex Việt Nam. Nguyễn Thị Kiều Loan (2011), tác giả đưa ra những lý luận về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng hạ tầng trên phương diện quản trị chức năng, phân tích thực tiễn công tác quản trị mua hàng tại công ty 2 TNHH phát triển công nghệ và hạ tầng kỹ thuật Côn Sơn, từ đó đề xuất những giải pháp nhằm tăng cường hiệu lực quản trị mua hàng tại công ty Đinh Thị Hải (2012), tác giả đã hệ thống hóa những lí luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp, nghiên cứu cách thức xây dựng quy trình mua hàng, tổ chức nhân lực phục vụ thực hiện công tác mua hàng tại doanh nghiệp thương mại. Từ đó đưa ra các giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu và thương mại Ngọc Lâm. Nhìn chung, các luận văn trên đều nghiên cứu, phân tích công tác quản trị mua của mỗi công ty, từ đó đưa ra các đề xuất, giải pháp để hoàn thiện công tác này cho từng công ty. Nội dung của các bài luận văn trên khá đầy đủ, đưa ra được các lý thuyết, khái niệm cơ bản, những thực trạng và giải pháp góp phần hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại mỗi công ty mặc dù phương diện tiếp cận của mỗi luận văn là khác nhau. Với đề tài: “Quản trị mua hàng của công ty cổ phần Vicostone”, tôi sẽ đi nghiên cứu cụ thể quy trình mua hàng của công ty theo phương diện quản trị tác nghiệp, từ cơ sở đó sẽ đi sâu phân tích công tác quản trị mua hàng, đồng thời chỉ rõ những hạn chế, tồn tại và tìm ra nguyên nhân để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng của công ty. Đề tài tôi lựa chọn không trùng với đề tài nào của các năm về trước về thời gian nghiên cứu (từ năm 2011 đến năm 2013), về đối tượng nghiên cứu là công tác quản trị mua hàng và về không gian nghiên cứu tại công ty cổ phần Vicostone. 3. Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở phân tích thực trạng hoạt động quản trị mua hàng, những ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân cùng với định hướng phát triển của công ty trong những năm tới để từ đó kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại công ty cổ phần Vicostone. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của luận văn là công tác quản trị mua hàng của công ty cổ phần Vicostone. 3 Nội dung đề tài: Công tác quản trị mua hàng theo cách tiếp cận quản trị tác nghiệp. Phạm vi của đề tài: Công tác mua hàng nội địa tại công ty cổ phần Vicostone. Thời gian: Dữ liệu khảo sát từ năm 2011-2013, đề xuất giải pháp cho giai đoạn từ năm 2014-2019. 5. Phương pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu Đề tài sử dụng nhiều phương pháp thu thập dữ liệu khác nhau để có được những dữ liệu phản ánh một cách tổng hợp, khách quan về công tác quản trị mua hàng của công ty cổ phần Vicostone. Trong đó, nguồn dữ liệu cung cấp cho đề tài được thu thập và phân tích bao gồm 2 loại: Dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp. Mục đích thu thập dữ liệu: Thông qua các dữ liệu liên quan đến công tác quản trị mua hàng của công ty, người viết sẽ tổng hợp và phân tích các dữ liệu để có thể phản ánh xu hướng quản trị mua hàng tại công ty cổ phần Vicostone, từ đó có thể đưa ra những nhận xét, đánh giá về hiệu quả, ưu nhược điểm của công tác quản trị mua hàng một cách khách quan, đồng thời đưa ra những kiến nghị để có thể hoàn thiện hơn nữa công tác này. Nội dung và cách thức tiến hành thu thập dữ liệu: a. Đối với dữ liệu sơ cấp: Là những dữ liệu không có sẵn, người viết cần phải tự thu thập theo mục đích điều tra cụ thể. Để phục vụ điều tra, dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua một số phương pháp định tính và định lượng khác nhau, cụ thể như sau: - Phương pháp định lượng được áp dụng thông qua điều tra, khảo sát ý kiến của cán bộ công nhân viên đang làm việc tại các phòng, ban tại công ty cổ phần Vicostone nhằm thu thập thông tin phản hồi, đánh giá về hiệu quả của công tác mua hàng được thực hiện bởi phòng Mua hàng. Mẫu phiếu khảo sát được trình bày ở Phụ lục số 1 của luận văn để làm cơ sở phân tích thực trạng công tác quản trị mua hàng của công ty cổ phần Vicostone. Để phục vụ công tác điều tra, người viết sẽ phát ra một lượng phiếu là 100 phiếu. Hình thức điều tra: Phát trực tiếp đến một số 4 [...]... bản về quản trị mua hàng của doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng công tác quản trị mua hàng tại công ty cổ phần Vicostone Chương 3: Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng của công ty cổ phần Vicostone 7 CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm, mục tiêu của quản trị mua hàng 1.1.1 Khái niệm Quản trị mua hàng một... hàng, để thấy được sự thay đổi trong công tác mua hàng qua từng năm, qua đó nhận định xu hướng mua hàng và quản trị mua hàng của công ty trong những năm tới Phương pháp phân tích, tổng hợp: từ những số liệu đã thu thập và phân tích đưa ra những nhận xét, đánh giá, kết luận liên quan đến công tác quản trị mua hàng của công ty cổ phần Vicostone 6 Kết cấu luận văn Ngoài phần lời cam đoan, danh mục các chữ... đến công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp nói chung và của công ty cổ phần Vicostone nói riêng Nguồn bên trong: Thu thập dữ liệu từ phòng tài chính - kế toán các tài liệu, báo cáo tài chính, báo cáo thường niên, báo cáo nhân lực từ ban Nhân lực, các bản tin nội bộ, báo chí, kỉ yếu; số liệu trích lọc từ hệ thống quản trị ERP, có liên quan đến công tác quản trị mua hàng của công ty cổ phần Vicostone. .. chuyên môn của lãnh đạo và đội ngũ nhân viên mua hàng của doanh nghiệp Trình độ chuyên môn của nhân viên mua hàng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng, chi phí trong công tác quản trị mua hàng Do đó, vai trò của nhân viên mua hàng có ảnh hưởng rất lớn trong quá trình mua hàng Nhà quản trị không thể giao trách nhiệm cho nhân viên còn thiếu kinh nghiệm để họ tham gia và hoạt động mua hàng đối với các mặt hàng quan... chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động mua hàng của một doanh nhiệp, tổ chức nhằm mục tiêu tạo nguồn hàng, thực thi các nhiệm vụ mua hàng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp Hiện nay, có hai phương diện tiếp cận Quản trị mua hàng đó là phương diện quản trị theo chức năng và phương diện quản trị tác nghiệp Theo cách tiếp cận quản trị chức năng, quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động bao gồm hoạch... kiểm soát hoạt động mua hàng nhằm đặt được mục tiêu mua hàng và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Các hoạt động trên chính là bốn chức năng quản trị dùng để chỉ những nhiệm vụ lớn nhất và bao trùm nhất trong hoạt động mua hàng Đây cũng chính là cách tiếp cận phổ biến đối với quản trị mua hàng Theo cách tiếp cận quản trị tác nghiệp, quản trị mua hàng là việc triển khai qui trình mua hàng bắt đầu từ việc... sở lý luận của đề tài cũng như để phân tích các nội dung liên đến phân tích thực trạng công tác quản trị mua hàng tại công ty cổ phần Vicostone 5.2 Phương pháp phân tích dữ liệu Phương pháp so sánh để so sánh kết quả hoạt động mua hàng nội địa của công ty trong 3 năm: 2011, 2012 và năm 2013 trên một số chỉ tiêu: tỉ lệ nội địa hoá hàng hoá, tỉ trọng chi phí mua hàng nội địa/tổng chi phí mua hàng, để... tiêu đánh giá hiệu quả quản trị mua hàng Trên thực tế có rất nhiều tiêu chí để đánh giá hiệu quả của công tác quản trị mua hàng tại một doanh nghiệp Mục tiêu chung của mọi hoạt động quản trị mua hàng là đáp ứng được nhu cầu hàng hóa một cách thường xuyên, đầy đủ về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại với chi phí thấp nhất Để đạt được mục tiêu chung đó, hoạt động quản trị mua hàng cần phải hướng đến... tiếp các hoạt động mua hàng, cách thức tổ chức điều hành và quản lý hoạt động mua hàng đang diễn ra, qua đó có thể nắm được quy trình trong các khâu trong quy trình mua hàng, đưa ra các nhận xét chủ quan về công tác quản trị mua hàng đang thực hiện tại công ty Phương pháp phỏng vấn: Tác giả tiến hành phỏng vấn cá nhân đối với anh Nguyễn Thế Thái - Trưởng phòng Mua hàng của công ty về các nội dung liên... hiện hợp đồng Xác định nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp là nội dung quan trọng nhất trong quy trình mua hàng của một doang nghiệp Xác định nhu cầu mua hàng tốt sẽ đảm bảo cho công tác mua hàng có hiệu quả cao, ngược lại, nếu không có một kế hoạch mua hàng tốt sẽ làm hiệu quả mua hàng không cao, ảnh hưởng đến các mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp hướng tới Nhu cầu mua hàng của một doanh nghiêp thường . cứu của luận văn là công tác quản trị mua hàng của công ty cổ phần Vicostone. 3 Nội dung đề tài: Công tác quản trị mua hàng theo cách tiếp cận quản trị tác nghiệp. Phạm vi của đề tài: Công. quản trị mua hàng của công ty cổ phần Vicostone. 6 CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 1.1. Khái niệm, mục tiêu của quản trị mua hàng 1.1.1. Khái niệm Quản. quản trị ERP, có liên quan đến công tác quản trị mua hàng của công ty cổ phần Vicostone. Quy trình thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp như sau: - Liên hệ với các phòng ban của công ty cổ phần