Ứng dụng CNTT trong việc quản lý tài chính của công tác kế toán trường học”

Ứng dụng CNTT trong việc quản lý tài chính của công tác kế toán trường học”

CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRƯỜNG HỌC

A/ PHẦN MỞ ĐẦU

1/ LÝ DO:

Đã từ lâu Đảng và Nhà nước ta luôn coi giáo dục - đào tạo là quốc sách hàng đầu, là một yếu tố quyết định nguồn nhân lực Việt Nam, đáp ứng nhu cầu sự nghiệp đổi mới đất nước, về mặt xã hội từng bước nâng cao chất lượng giáo dục – đào tạo, để tạo điều kiện cho người học và người dạy được hưởng thụ nền giáo dục tốt nhất Bên cạnh việc củng cố cơ sở vật chất bằng việc xây dựng sửa chữa trường, lớp, nâng cao chất lượng giảng dạy của đội ngũ giáo viên , còn đòi hỏi công tác quản lý tài chính trong các cơ sở giáo dục – đào tạo phải được thực hiện công khai, minh bạch theo đúng các quy định pháp luật về hoạt động tài chính – kế toán.

Ai cũng biết rằng công tác kế toán là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu ở bất kỳ một đơn vị nào Vì công tác kế toán phản ánh hoạt động tài chính của mỗi đơn vị, góp phần ổn định và phát triển của đơn vị đó Ở các đơn

vị hành chính sự nghiệp (HCSN), công tác kế toán cũng vô cùng quan trọng vì đặc trưng cơ bản của các đơn vị HCSN là được trang trải các chi phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ tài chính được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ nhà nước (NN).

Kế toán HCSN là công cụ quản lý, là một bộ phận cấu thành hệ thống kế toán NN Có chức năng thu thập xử lý, cung cấp thông tin và tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí, quỹ, tài sản công ở các đơn vị thụ hưởng ngân quỹ

NN Thông qua đó thủ trưởng các đơn vị HCSN nắm được tình hình hoạt động của tổ chức mình, phát huy mặt tích cực, ngăn chặn kịp thời các khuyết điểm Các cơ quan chức năng của NN kiểm soát đánh giá được chính xác, hiệu quả của việc sử dụng công quỹ, lập dự toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp Trường THCS Đông Yên là đơn vị thụ hưởng ngân sách NN, cũng đã sử dụng

Kế toán như một công cụ đắc lực trong công việc quản lý nhân sự và tiền lương toàn đơn vị.

Thời gian gần đây lĩnh vực Tin học đã có nhiều tiến bộ vượt bậc, tác động sâu xa đến mọi lĩnh vực hoạt động của con người Trong đó có cả lĩnh vực Kế toán, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) đã trở nên phổ biến trong hầu hết mọi cơ quan, đơn vị, đặc biệt là việc áp dụng các giải pháp Tin học trong công tác quản lý Trong đó công tác quản lý nhân sự, tiền lương là một lĩnh vực cần thiết và quan trọng Nhằm báo cáo cho lãnh đạo một cách kịp thời từ số liệu chi tiết đến tổng hợp về công tác tiền lương, nhân sự; việc tăng, giảm lao động trong tháng, năm … Đây là một công việc khá phức tạp

và khó khăn

Cũng từ thực tế như trên các cấp lãnh đạo đã chú trọng đến hiệu quả quản lý tài chính nên đã trang bị cho mỗi đơn vị 01 phần mềm kế toán để sử dụng và thống nhất trong cả ngành giáo dục của tỉnh Qua thực tế nghiên cứu tìm hiểu thì một số đơn vị dù đã được trang bị từ lâu (khoản hơn 2 năm ) nhưng đến nay vẫn không ứng dụng tốt được phần mềm mà vẫn còn sử dụng phương pháp thủ công Từ đó không những ảnh hưởng đến công tác quản lý tài chính của đơn vị mà còn gây khó khăn cho công tác quản lý tài chính chung của cấp trên (PGD& ĐT) trong việc tổng hợp đối chiếu kinh phí toàn ngành giáo dục của huyện.

Từ mục đích công việc có tầm quan trọng như trên tôi đã chọn đề tài “

Ứng dụng CNTT trong việc quản lý tài chính của công tác kế toán

trường học ” Cụ thể là sử dụng phần tốt mềm kế toán MISA MIMOSA trong công tác kế toán trường học Có thể áp dụng tốt cho tất cả các cấp học Đây là

phần mềm kế toán đã được ứng dụng rộng rãi không chỉ ở tỉnh ta mà gần như rộng khắp các tỉnh thành trong cả nước.

B/ NỘI DUNG

I.THỰC TRẠNG

Trong thực tế, công tác kế toán luôn là một thách thức đối với mọi người Ngoài việc đòi hỏi các đức tính như kiên nhẫn, trung thực, thật hà, cẩn thận… thì nó còn đòi hỏi cao về kỹ năng tính toán, kiến thức về chuyên môn nghiệp

vụ chuyên ngành và các kiến thức về đường lối, chính sách, chủ trương của nhà nước, chính vì thế mà công tác kế toán nhất là kế toán ở các trường học luôn gặp rất nhiều khó khăn.

II.KHÓ KHĂN

1.Yếu tố chủ quan

Một trong các khó khăn lớn đó chính là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ kế toán trường học còn hạn chế, chưa đồng đều Nhiều cán bộ kế toán chưa qua trường lớp, chưa được đào tạo chuyên ngành, mà được chuyển từ giáo viên đứng lớp sang đảm nhận công tác kế toán, chính vì vậy mà trình độ hiểu biết về công tác kế toán còn hạn chế từ đó trong công việc thường tỏ ra lúng túng, thiếu tính quyết đoán và chưa mang lại hiệu quả cao Đa số cán bộ

kế toán trường học đều kiêm cả công việc văn phòng, tổ chức từ đó thời gian dành cho công việc kế toán bị hạn chế Mặt khác hai công việc trên chiếm hầu hết thời gian khiến cho nhiều cán bộ kế toán không có thời gian nghiên cứu học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ Bên cạnh đó, nhiều cán bộ

kế toán còn xem nhẹ công việc kế toán, chưa hiểu hết tầm quan trọng của công tác này nên chưa thật chuyên tâm đầu tư vào việc nghiên cứu tìm hiểu

và học hỏi, chỉ biết làm việc theo khả năng của mình làm ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả công việc Hiện nay tuy hầu hết các trường học trong huyện đều được trang bị máy vi tính, nhưng do trình độ tin học còn hạn chế, chưa thông hiểu về nguyên lý kế toán, chưa nắm được các văn bản quy định về việc thu chi ngân sách nên chưa áp dụng công nghệ tin học vào công việc của mình để nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian dành cho các công việc khác Bên cạnh các khó khăn nêu trên chúng ta phải thừa nhận một điều là công việc kế toán hiệu quả thấp là do các nguyên nhân không phải do bản thân người làm công tác kế toán mà do những yếu tố khác.

2.Yếu tố khách quan

Trong các yếu tố khách quan nên kể đến hồ sơ kế toán Thực tế cho thấy để hoàn thành hồ sơ sổ sách kế toán theo quy định là việc khó khăn nhất đối với người làm công tác kế toán Bởi hồ sơ sổ sách thì nhiều, mà mỗi loại có một đặc trưng riêng, một tính chất riêng, cách tính toán, ghi chép, cập nhật sổ sách cũng khác nhau Do đó, ghi chép sổ sách kế toán và tính toán bằng tay thì thật không đơn giản Hơn nữa, đầu năm 2009, Bộ Tài Chính thay đổi hệ thống mục lục chi ngân sách nhà nước Đây là một thay đổi lớn trong công tác kế toán và cũng là một khó khăn lớn cho người làm công tác kế toán trong niên

độ mới này.

II/ Thuận lợi:

Công việc kế toán đã được xem trọng và được chú trọng đầu tư nhiều hơn ( trang bị máy vi tính xách tay, mua phần mềm kế toán, phần mềm quản lý tài sản, phần mềm quản lý nhân sự, )để đáp ứng cho nhu cầu công việc đòi hỏi ngày càng cao ở độ chính xác trung thực cũng như hệ thống mục lục ngân sách mới, các biểu mẫu báo cáo thay đổi liên tục theo các chế độ chính sách mới được NN ban hành kèm theo.

I.CƠ SỞ PHÁT SINH Ý TƯỞNG

Thế kỉ 21 là thế kỉ của công nghệ thông tin Công nghệ thông tin được áp dụng vào tất cả các lĩnh vực, tất cả các công việc trong đó có công tác kế toán.

Nhiều cơ quan, danh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh và hành chính sự nghiệp đã áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán của đơn vị mình Nhiều phần mềm kế toán đã mang lại lợi ích và hiệu quả thiết thực Tuy nhiên

để đầu tư mua bản quyền các phần mềm này đơn vị phải chi một phần kinh phí để đầu tư, mặt khác việc áp dụng các phần mềm này vào công tác kế toán cho các cơ quan hành chính sự nghiệp như trường học gặp không ít khó khăn Trước những khó khăn chung, tôi đã xem xét và nghiên cứu kĩ các văn bản quy định về chế độ kế toán trường học nhằm nắm vững các nguyên tắc thu chi, các phương thức hạch toán cũng như thanh quyết toán trong phạm vi công tác kế toán trường học mà cụ thể là công việc thường ngày tôi đang thực hiện (Kế toán trường Trung học cơ sở) Thêm vào đó là vốn hiểu biết về tin học, tôi đã chỉnh lí, nâng cấp chương trình kế toán năm 2008 của mình thành phần mềm kế toán – phiên bản 2009 này, với hệ thống biểu mẫu và nội dung thanh quyết toán theo mục lục chi ngân sách hiện hành.

Phần mềm đã được triển khai đã bàn giao cho đơn vị dù cũng được nhà sản xuất hướng dẫn sử dụng Nhưng vì đó là trên lý thuyết nhà sản xuất, khi về đơn vị khi đưa vào sử dụng thực tế với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế thì các kế toán sử dụng phần mềm thường xuyên gặp khó khăn Từ đó qua kinh nghiệm sử dụng thực tế của bản thân và tham khảo thêm tài liệu hướng dẫn của nhà sản xuất cũng như trải qua thực tế tham gia các lớp đào tạo nâng cao nghiệp vụ, thời gian cộng tác cùng công ty đã giúp tôi đúc kết một

số kinh nghiệm thực tế Nay xin chia sẻ với các đồng nghiệp mong được góp ý chia sẻ thêm nhiều kinh nghiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

• Các bước tiến hành cụ thể như sau:

Tôi xin giới thiệu các nội dung như sau:

- Khởi động MISA Mimosa.NET 2012

- Tạo Dữ liệu kế toán mới

- Mở Dữ liệu kế toán

- Thiết lập chế độ tự động sao lưu Dữ liệu kế toán

- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cụ thể của đơn vị HCSN (trường học).

1 Khởi động MISA Mimosa.NET 2012

Đây là thao tác thường xuyên mà NSD phải thực hiện hàng ngày khi bật máy tính và làm việc với MISA Mimosa.NET 2012

Cách khởi động phần mềm là: Chọn Start\Programs\MISA Mimosa.NET 2012\MISA Mimosa.NET 2012 (Sau khi cài đặt MISA Mimosa.NET 2012,

hệ thống tự động tạo ra biểu tượng của chương trình trên màn hình Desktop NSD có thể khởi động MISA Mimosa.NET 2012 bằng cách kích đúp chuột vào biểu tượng này )

2 Tạo Dữ liệu kế toán mới

Có 03 cách tạo DLKT mới để làm việc:

- Tạo mới từ đầu: Cho phép NSD tạo ra một DLKT mới hoàn toàn, không có

số liệu mà chỉ có một số danh mục đã được hệ thống thiết lập sẵn

- Tạo dữ liệu mẫu: Cho phép NSD tạo ra một DLKT giả định để học tập hoặc

tham khảo, không được dùng để hạch toán

- Tạo dữ liệu từ dữ liệu năm trước: Cho phép NSD tạo ra một DLKT mới

hoàn toàn giống như dữ liệu kế toán năm trước nhưng không có số liệu.

(Kế toán có thể tạo nhiều dữ liệu kế toán trong một năm tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý, tuy nhiên các dữ liệu này chỉ chứa một số liệu kế toán riêng và độc lập với nhau.VD: ta có thể tạo dữ liệu: Ngân sách- để quản lý Ngân sách của đơn vị được PGD cấp, Học phí - để quản lý nguồn quỹ học phí được sử dụng- đối với các đơn vị có thu học phí, )

3 Mở Dữ liệu kế toán

Sau khi mở dữ liệu thành công, xuất hiện màn hình chính của chương trình: Phần mềm MISA Mimosa.NET 2012 được tích hợp từ 10 phân hệ, mỗi phân hệ tương ứng với một phần hành kế toán, bao gồm:

- Kế toán kho bạc (Phân hệ Kho bạc)

- Kế toán tiền mặt tại quỹ (Phân hệ Tiền mặt)

- Kế toán tiền gửi ngân hàng (Phân hệ Tiền gửi)

- Kế toán vật tư, hàng hóa, CCDC (Phân hệ Công cụ dụng cụ)

- Kế toán TSCĐ (Phân hệ TSCĐ).

- Kế toán tiền lương (Phân hệ Tiền lương)

- Kế toán mua hàng (Phân hệ Mua hàng)

- Kế toán bán hàng (Phân hệ Bán hàng)

- Kế toán thuế (Phân hệ Thuế)

- Kế toán tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính (Phân hệ Sổ cái)

Bắt đầu với MISA Mimosa.NET 2012 R70

Cụ thể ở Phòng Giáo dục & Đào tạo An Biên chúng ta không sử dụng các phân

hệ sau: nên đơn vị tích chọn không hiển thị các phân hệ sau:Thuế, Vật tư hàng hóa, Công cụ dụng cụ, Tài sản cố định, Tiền lương, Mua hàng, Bán hàng

thì phần mềm MISA Mimosa.NET 2012 sẽ không hiển thị các phân hệ này để tiện hơn trong lúc sử dụng

4 Thiết lập chế độ tự động sao lưu dữ liệu kế toán

MISA Mimosa.NET 2012 cung cấp tiện ích cho phép tự động sao lưu DLKT mỗi khi NSD thoát khỏi phần mềm nhằm đảm bảo an toàn cho DLKT của đơn vị

Để thực hiện chức năng này, vào menu Hệ thống\Tuỳ chọn, tại phần Tuỳ chọn của đơn vị chọn mục Sao lưu, sau đó tích chọn vào ô “Tự động sao lưu khi kết thúc chương trình”

Thư mục sao lưu được thiết lập ngầm định là D:\MISA Mimosa.NET 2012

Backup\ Tuy nhiên, NSD có thể thay đổi đường dẫn này tại trang Sao lưu

của hộp hội thoại Tùy chọn

CHƯƠNG 03: THIẾT LẬP THÔNG TIN VÀ SỐ LIỆU KẾ TOÁN BAN ĐẦU

Thiết lập thông tin và số liệu kế toán ban đầu là gì? Tại sao cần thiết lập? Bản chất của công việc hạch toán kế toán có thể hiểu là thực hiện việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị với thước đo là Tiền và các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ này có thể gọi là thông tin kế toán như: Danh mục các tài khoản, các đối tượng công nợ, danh mục vật tư, TSCĐ, Các thông tin này có thể là thống nhất, ít bị thay đổi như: hệ thống tài khoản, mục lục ngân sách, hay phát sinh thường xuyên như: đối tượng công nợ, vật tư, TSCĐ, Thế còn số liệu kế toán ban đầu? Đó chính là số dư đầu kỳ trên sổ kế toán, số dư này có thể là số dư của các tài khoản, số dƣ tồn kho, số dƣ công nợ,

Do vậy khi hạch toán kế toán trên máy tính, các thông tin và số liệu kế toán ban đầu phải được thiết lập trước khi thực hiện việc cập nhật các nghiệp vụ phát sinh (chứng từ gốc) hàng ngày

Chương này sẽ trình bày mục đích, ý nghĩa của từng loại thông tin được thiết lập và khai báo với trình tự như sau:

- Thiết lập thông tin về hệ thống

- Khai báo các danh mục như: Hệ thống tài khoản, Mục lục ngân sách, Phòng/Ban, Cán bộ,…

- Khai báo số dư ban đầu

Sau khi mở DLKT, NSD có thể kích chuột vào biểu tượng Khai báo thông tin

ban đầu ở góc dưới bên phải của thanh tác nghiệp để mở thanh “Khai báo thông tin ban đầu” và khai báo lần lượt các thông tin trước khi tiến hành

thao tác với các nghiệp vụ kế toán phát sinh

1 Thiết lập thông tin về hệ thống

Nội dung

MISA Mimosa.NET 2012 có chức năng Tuỳ chọn hệ thống cho phép thiết lập một số tuỳ chọn có tính ngầm định trong chương trình khi nhập số liệu hoặc khi xem báo cáo kế toán Những tuỳ chọn này bao gồm:

- Tuỳ chọn của tôi

xem trợ giúp trực tuyến trên màn hình

Trong phần này NSD ngầm định những thông tin thường xuyên sử dụng và thiết lập các tuỳ chọn cho trường hợp thường xảy ra

2 Khai báo danh mục

Việc thiết lập hệ thống tài khoản phải được thực hiện ngay từ đầu, trước khi nhập số dư và hạch toán nghiệp vụ kế toán phát sinh Phần này đòi hỏi người phụ trách kế toán phải tư duy khái quát được nhiệm vụ thu thập và cung cấp thông tin tài chính của đơn vị, để từ đó có cách tổ chức mở tài khoản chi tiết một cách khoa học và thuận tiện, nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin tài chính của đơn vị

Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu hạch toán cụ thể, đơn vị sẽ quyết định mở chi tiết cho những tài khoản nào? mở bao nhiêu tiết khoản? gồm những tiết khoản nào?

Thêm mới Tài khoản:

Kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ

Trên hộp hội thoại Thêm mới Tài khoản, nhập thông tin vào các ô nhập liệu có dấu (*)

Nhập thông tin vào các ô nhập liệu khác (nếu có)

Nhấn nút “Cất” để lưu Tài khoản mới

Chú ý: Hệ thống tài khoản theo phân cấp quản lý ở các trường lần lượt sẽ là: 8123.3.Mã đơn vị sử dụng ngân sách – Tài khoản thực chi

1523.3 Mã đơn vị sử dụng ngân sách – Tài khoản tạm ứng

3713.3 Mã đơn vị sử dụng ngân sách – Tài khoản tiền gửi

Sửa Tài khoản:

Kích chọn tài khoản cần sửa

Kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ

Trên hộp hội thoại Sửa Tài khoản, sửa các thông tin cần thiết

Nhấn nút “Cất” để lưu thông tin vừa sửa

Xóa Tài khoản:

Kích chọn tài khoản cần xóa

Kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ

Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn “Yes”

Cách thực hiện

Vào menu Danh mục\Mục lục ngân sách\Tính chất nguồn kinh phí Tại

màn hình danh sách Tính chất nguồn kinh phí, NSD có thể thực hiện các chức năng: Thêm, Sửa, Xóa, Nạp, và In Cách thao tác chi tiết tham khảo phần Hệ thống tài khoản trang 32

MISA Mimosa.NET 2012 còn cho phép NSD thêm nhanh Tính chất nguồn kinh phí bằng chức năng Nhân bản (tham khảo phần Sao chép chứng từ trang 18)

2.2.2 Nguồn kinh phí

Nội dung

MISA Mimosa.NET 2012 cho phép hạch toán theo nhiều Nguồn kinh phí NSD

có thể dùng danh mục Nguồn kinh phí đƣợc thiết lập sẵn trong MISA Mimosa.NET 2012, hoặc có thể thiết lập danh mục Nguồn kinh phí theo nhu cầu hạch toán của đơn vị mình dựa trên những Nguồn kinh phí đã được thiết lập sẵn Thiết lập thông tin và số liệu kế toán ban đầu 41

Nguồn kinh phí nào được đánh dấu “Ngừng theo dõi” trong danh mục thì sẽ

không được hiển thị trong danh sách Nguồn ở các màn hình nhập liệu các nghiệp vụ phát sinh

Ngoài ra, để hiển thị một Chương NS nào đó trong danh sách Chương ở màn hình nhập liệu các nghiệp vụ phát sinh, NSD nhấn chọn Chương đó trên màn

hình danh sách Chương, kích chuột phải và chọn Sử dụng Ngược lại khi

không muốn hiển thị một Chương NS nào đó thì NSD nhấn chọn Chương liên

quan trên màn hình danh sách Chương, kích chuột phải và chọn Không sử

dụng

Chú ý: Các đơn vị trường học chỉ sử dụng chương 622 không được khai báo các chương khác sẽ không đúng mã chương của ngành giáo dục 2.2.4 Loại khoản

Xóa, Tìm kiếm, Nạp, Mở rộng, Thu gọn và In Cách thao tác chi tiết tham khảo phần Ngoài ra, để hiển thị một Loại khoản nào đó trong danh sách Loại, Khoản ở màn hình nhập liệu các nghiệp vụ phát sinh, NSD nhấn chọn Loại

khoản đó trên màn hình danh sách Loại khoản, kích chuột phải và chọn Sử

dụng Ngược lại khi không muốn hiển thị một Loại khoản nào đó thì NSD

nhấn chọn Loại khoản liên quan, kích chuột phải và chọn Không sử dụng

Chúng ta chỉ khai báo đúng loại khoản của đơn vị mình gồm:

491: Giáo dục mầm non

492: Giáo dục tiểu học

493: Giáo dục phổ thong trung học cơ sở

494: Giáo dục trung học phổ thông

2.2.6 Mục/Tiểu mục

Nội dung

Cho phép NSD có thể khai báo và thiết lập các Mục/Tiểu mục được sử dụng trong quá trình hạch toán của đơn vị Tuy nhiên NSD cũng có thể thêm mới hoặc sửa đổi các Mục/Tiểu mục khi có thông tư sửa đổi, bổ sung mục lục ngân sách

Phải thiết lập Nguồn, Chương, Loại khoản, Nhóm mục, Mục/Tiểu mục được

sử dụng cho đơn vị trước khi nhập số dư tài khoản đầu năm và trước khi nhập chứng từ kế toán phát sinh trên các phần hành của menu Nghiệp vụ

2.3 Phòng/Ban

Nội dung

MISA Mimosa.NET 2012 cho phép NSD thiết lập danh sách toàn bộ các Phòng/Ban quản lý cán bộ trong đơn vị Danh sách Phòng/Ban được sử dụng cho công việc tính lương cán bộ, phân bổ TSCĐ, theo dõi công cụ dụng cụ theo Phòng/Ban,…

Cách thực hiện

Vào menu Danh mục\Phòng/Ban hoặc kích chuột vào biểu tượng Phòng/Ban trên sơ đồ quy trình của phân hệ Vật tư, hàng hóa, CCDC (hoặc

phân hệ Tài sản cố định, phân hệ Tiền lương) Tại màn hình Phòng/Ban, NSD

có thể thực hiện các chức năng: Thêm, Sửa, Xóa, Tìm kiếm, Nạp, Mở rộng, Thu gọn và In

2.4 Khách hàng, nhà cung cấp

Nội dung

MISA Mimosa.NET 2012 cho phép NSD khai báo các đối tượng là khách hàng hay nhà cung cấp có liên quan đến các nghiệp vụ tài chính kế toán phát sinh ở đơn vị

Cách thực hiện

Vào menu Danh mục\Khách hàng, nhà cung cấp hoặc kích chuột vào biểu tượng Khách hàng, nhà cung cấp trên sơ đồ quy trình của phân hệ Tiền mặt; Tiền gửi; Vật tư, hàng hóa, CCDC (hoặc biểu tượng Nhà cung cấp trên

sơ đồ quy trình của phân hệ Mua hàng, hoặc biểu tượng Khách hàng trên sơ

đồ quy trình của phân hệ Bán hàng), xuất hiện màn hình Khách hàng, nhà cung cấp gồm các phần sau:

- Cây Loại KH, NCC: Cho phép NSD thiết lập các loại khách hàng, nhà cung

cấp khác nhau để quản lý các đối tượng này một cách khoa học Tại cây thư mục này, NSD có thể thực hiện các chức năng: Thêm, Sửa, Xóa, Nạp và In bằng cách kích chuột phải và chọn các chức năng tương ứng

- Danh sách khách hàng, nhà cung cấp: Tại đây NSD có thể thực hiện các

chức năng: Thêm, Sửa, Xóa, Nạp và In

Ngoài các chức năng trên, MISA Mimosa.NET 2012 còn cho phép NSD thêm nhanh Khách hàng, nhà cung cấp bằng chức năng Nhân bản NSD cần khai báo Loại khách hàng, nhà cung cấp trước khi khai báo các khách hàng, nhà cung cấp thuộc loại đó

Các khách hàng, nhà cung cấp mà chúng ta thường sử dụng trong các nghiệp

vị kinh tế phát sinh chủ yếu và thường xuyên đó là: BHXH huyện, LĐLĐ tỉnh, Điện lực huyện, Trung tâm viễn thông huyện.

2.5 Cán bộ

Nội dung

MISA Mimosa.NET 2012 cho phép khai báo các thông tin chi tiết về từng cán

bộ trong đơn vị

Cách thực hiện

Vào menu Danh mục\Cán bộ hoặc kích chuột vào biểu tượng Cán bộ trên sơ

đồ quy trình của phân hệ Tiền lương Tại màn hình Cán bộ, NSD có thể thực hiện các chức năng: Thêm, Sửa, Xóa, Nạp và In Ngoài các chức năng trên, MISA Mimosa.NET 2012 còn cho phép NSD thêm nhanh Cán bộ bằng chức năng Nhân bản

2.12 Loại quỹ

Nội dung

MISA Mimosa.NET 2012 cho phép NSD thiết lập các loại quỹ tiền tại đơn vị để theo dõi chi tiết số dƣ, số phát sinh và in các sổ sách, báo cáo có liên quan đến tiền chi tiết theo từng Loại quỹ NSD hoàn toàn có thể thêm mới, sửa đổi các loại quỹ sao cho phù hợp với công việc hạch toán của đơn vị

Cách thực hiện

Vào menu Danh mục\Loại quỹ hoặc kích chuột vào biểu tƣợng Loại quỹ

trên sơ đồ quy trình của phân hệ Tiền mặt Tại màn hình Loại quỹ, NSD có thể thực hiện các chức năng: Thêm, Sửa, Xóa, Nạp và In Cách thao tác chi tiết tham khảo phần Hệ thống tài khoản trang 32

Ngoài các chức năng trên, MISA Mimosa.NET 2012 còn cho phép NSD thêm nhanh Loại quỹ bằng chức năng Nhân bản (tham khảo phần Sao chép chứng

từ trang 18)

2.13 Tài khoản ngân hàng, kho bạc

Tiền gửi) Tại màn hình danh sách tài khoản ngân hàng, kho bạc, NSD có thể thực hiện các chức năng: Thêm, Sửa, Xóa, Nạp và In Cách thao tác chi tiết tham khảo phần Hệ thống tài khoản trang 32

Ngoài các chức năng trên, MISA Mimosa.NET 2012 còn cho phép NSD thêm nhanh Tài khoản ngân hàng kho bạc bằng chức năng Nhân bản (tham khảo phần Sao chép chứng từ trang 18)

3 Khai báo số dư ban đầu

Việc nhập số dư ban đầu chỉ thực hiện một lần duy nhất khi bắt đầu sử dụng phần mềm MISA Mimosa.NET 2012

Số dư của các kỳ (tháng) tiếp theo trong năm phần mềm sẽ tự động tính dựa trên cơ sở số phát sinh được nhập hàng tháng

Khi nhập số dư đầu năm sẽ phân ra theo các loại số dư sau: Số dư TK theo dõi chi tiết theo Loại quỹ, chi tiết theo Vật tư, hàng hóa, chi tiết theo CCDC, chi tiết theo TSCĐ, chi tiết theo Đối tượng, chi tiết theo Hoạt động, chi tiết theo MLNS, và Số dư TK khác

3.1 Số dư TK theo dõi chi tiết theo Loại quỹ

Nội dung

Nhập số dư ban đầu cho tài khoản theo dõi chi tiết theo từng Loại quỹ Ví dụ:

TK 111 (trong trường hợp yêu cầu quản lý của đơn vị cần theo dõi chi tiết TK

111 theo Loại quỹ)

Cách thực hiện

- Vào menu Danh mục\Loại quỹ, khai báo các Loại quỹ có liên quan

- Vào menu Danh mục\Hệ thống tài khoản, kích chọn tài khoản cần theo dõi chi tiết theo Loại quỹ, sau đó tích vào ô “Loại quỹ ”

- Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu, kích chọn tài khoản cần nhập

số dư, sau đó nhập số dư cho từng Loại quỹ có liên quan Thông tin chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem trợ giúp trực tuyến trên màn hình

CHƯƠNG 04: QUY TRÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRÊN MISA Mimosa.NET 2012

Khi hạch toán bằng phần mềm kế toán MISA Mimosa.NET 2012, mỗi phần hành kế toán có một quy trình hạch toán riêng trên các giao dịch kế toán liên quan

Với phần mềm kế toán MISA Mimosa.NET 2012, NSD chỉ cần cập nhật số liệu

kế toán phát sinh còn toàn bộ các sổ sách kế toán sẽ được hệ thống tự động

xử lý và in ra các báo cáo từ chi tiết đến tổng hợp

Khi có nghiệp vụ kế toán phát sinh NSD phải nhập đúng, đủ các thông tin của nghiệp vụ đó vào phần mềm, hệ thống sẽ tự động tổng hợp số liệu lên các báo cáo kế toán liên quan Vấn đề đặt ra là NSD phải biết nhập những thông tin gì? nhập ở đâu? và nhập như thế nào?

Hệ thống đã phân chia thành các phân hệ theo từng nghiệp vụ kế toán cụ thể trên menu Nghiệp vụ Mỗi nghiệp vụ kế toán sẽ được xử lý trong một hộp hội thoại nhất định Tuy nhiên sẽ có một số nghiệp vụ kế toán phải được xử lý đồng thời ở hai hay nhiều hộp hội thoại liên quan

Chương này hướng dẫn NSD cách hạch toán nghiệp vụ kế toán bằng MISA Mimosa.NET 2012:

Nếu đơn vị không hạch toán thuế GTGT

NSD cần nghiên cứu kỹ nội dung hướng dẫn sử dụng có liên quan đến các nghiệp vụ sau:

- Kế toán Kho bạc

- Kế toán Tiền mặt

- Kế toán Tiền gửi

- Kế toán tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính

Hệ thống kế toán hành chính sự nghiệp MISA Mimosa.NET 2012 áp dụng theo các hình thức kế toán sau:

- Nhật ký chung

- Nhật ký - Sổ cái

- Chứng từ ghi sổ

Một số thông tin thống nhất chung cho các quy trình hạch toán:

Mỗi phần hành kế toán có quy trình hạch toán riêng, tuy nhiên trên các màn hình nhập liệu chứng từ trên menu Nghiệp vụ của MISA Mimosa.NET 2012 lại

có một số khái niệm và thao tác thực hiện giống nhau như sau:

Ngày HT: Là ngày hạch toán (ngày ghi sổ của chứng từ) Ngày hạch toán

phải lớn hơn hoặc bằng ngày chứng từ

Ngày CT: Là ngày của chứng từ

Số CT: Là số của chứng từ Hệ thống sẽ tự động hiển thị số CT cho các chứng

từ được thêm mới NSD cũng có thể sửa đổi lại số CT theo quy ước của đơn vị

Diễn giải: Thông tin chi tiết của nghiệp vụ kế toán

TK Nợ/TK Có: Nhập tài khoản chi tiết nhất của bút toán định khoản Nếu

nghiệp vụ kế toán có định khoản một Nợ nhiều Có hoặc một Có nhiều Nợ, phải tách làm nhiều dòng cùng TK Nợ khác TK Có hoặc cùng TK Có khác TK Nợ

Số tiền: Nhập số tiền đã tách theo chi tiết của nghiệp vụ kế toán phát sinh Nguồn: Chọn các Nguồn kinh phí (như Trung ương, Tỉnh, Huyện, Viện trợ,…)

liên quan tới nghiệp vụ kế toán phát sinh Thông tin này nhằm mục đích đưa

số liệu vào các báo cáo liên quan cần tách riêng theo từng loại ngân sách

Những nguồn kinh phí không chọn “Ngừng theo dõi” trong Danh mục\Mục lục ngân sách\Nguồn kinh phí sẽ hiển thị trong cột này

Chương: Chọn Chương ngân sách liên quan tới nghiệp vụ kế toán phát sinh

Khi nhập số liệu chọn thông tin về Chương nhằm mục đích hiển thị số liệu trên các sổ và báo cáo kế toán theo từng Chương ngân sách Những Chương

nào đã thiết lập "Được sử dụng" trong Danh mục\Mục lục ngân sách\Chương sẽ hiển thị trong cột này

Khoản: Chọn Khoản liên quan tới nghiệp vụ kế toán phát sinh Khi nhập số

liệu chọn thông tin về Khoản kết hợp với thông tin về Chương, Nguồn kinh phí nhằm mục đích hiển thị số liệu trên các sổ sách và báo cáo kế toán Những

khoản đã thiết lập "Được sử dụng" trong Danh mục\Mục lục ngân sách\Loại khoản sẽ hiển thị trong cột này

Mục: Chọn Mục liên quan tới nghiệp vụ kế toán phát sinh Những Mục được thiết lập trong Danh mục\Mục lục ngân sách\Mục/Tiểu mục sẽ hiển thị

trong cột này

Tiểu mục: Chọn Tiểu mục liên quan tới nghiệp vụ kế toán phát sinh Những Tiểu mục được thiết lập trong Danh mục\Mục lục ngân sách\Mục/Tiểu mục sẽ hiển thị trong cột này

Cấp phát: Lựa chọn hình thức cấp phát kinh phí Khi nhận và sử dụng kinh

phí phải phân biệt được kinh phí đó được ngân sách cấp dưới hình thức nào:

Dự toán, Lệnh chi, Hiện vật, Ghi thu - Ghi chi, hay hình thức khác

Nghiệp vụ: Chọn thông tin trong cột này nhằm phục vụ các chứng từ, sổ, báo

cáo liên quan đến Kho bạc bao gồm: Tạm ứng đã cấp dự toán, Tạm ứng chưa cấp dự toán, Thực chi, Ghi thu - ghi chi, Giảm chi, Nộp trả, Quyết toán, Bổ sung, Khôi phục, Xuất toán, Giảm thu, Điều chỉnh tăng thuế GTGT, Điều chỉnh giảm thuế GTGT, Hủy dự toán Tuỳ theo từng nghiệp vụ phát sinh phải chọn thông tin liên quan để số liệu hiển thị đúng trên các sổ và báo cáo với Kho bạc:

- Chọn cột Nghiệp vụ là “Tạm ứng đã cấp dự toán” đối với những khoản rút

tạm ứng và chi từ khoản tiền rút tạm ứng khi chưa đủ điều kiện thanh toán Khi rút tạm ứng tại Kho bạc, hạch toán:

Nợ TK 111/ Có TK 461

Cột nghiệp vụ chọn là “Tạm ứng đã cấp dự toán” Quy trình hạch toán kế

toán trên MISA Mimosa.NET 2012 69

Khi chi từ khoản tiền này, hạch toán:

- Thêm: Cho phép thêm các chứng từ thuộc phân hệ hiện tại

- Danh mục: Cho phép truy cập nhanh tới các danh mục liên quan

- Báo cáo: Cho phép xem nhanh các báo cáo liên quan tới nghiệp vụ hiện tại

Màn hình danh sách: Danh sách các chứng từ của nghiệp vụ hiện tại

Các thông tin liên quan: Thông tin chi tiết về chứng từ được chọn ở màn hình danh sách

1 Kế toán Kho bạc

1.1 Nội dung

Hạch toán kế toán của quá trình tiếp nhận và rút kinh phí cấp theo dự toán:

Từ khi đơn vị được cấp có thẩm quyền giao dự toán chi hoạt động, dự toán chi chương trình dự án, đề tài khoa học, dự toán chi đầu tư xây dựng cơ bản cho đến khi rút dự toán ở kho bạc về quỹ hoặc chuyển khoản chi trực tiếp qua kho bạc

Bút toán khi đơn vị được cấp có thẩm quyền giao dự toán chi hoạt động vào đầu năm, là ghi đơn Nợ TK 008 "Dự toán chi hoạt động"

- 0081 "Dự toán chi thường uyên"

- 0082 "Dự toán chi không thường xuyên"

Bút toán khi nhận dự toán chi chương trình dự án, đề tài khoa học, dự toán chi đầu tư xây dựng cơ bản được cấp có thẩm quyền giao, ghi đơn Nợ TK 009

"Dự toán chi chương trình, dự án"

Khi rút dự toán chi ngân sách ra sử dụng (dự toán chi hoạt động và dự toán chi chương trình dự án), căn cứ vào giấy rút dự toán ngân sách và các chứng

từ có liên quan, ghi Nợ TK 111, 112, 152, 211, 241, 331, 661, 662,…/Có

TK 461, 462 và đồng thời ghi đơn Có TK 008, TK 009

+ Rút dự toán chuyển khoản

Các nghiệp vụ này áp dụng cho cả 2 trường hợp rút

chưa có dự toán và rút đã có dự toán

- Trong năm đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ kinh tế

liên quan đến điều chỉnh dự toán như:

+ Từ nhóm mục này sang nhóm mục khác + Từ mục này sang mục khác + Nguồn này sang nguồn khác

- Đến cuối năm số dự toán đã giao cho đơn vị nhưng sử dụng không hết và cũng không được phép chuyển sang năm sau Đơn vị nhận được thông báo phải huỷ toàn bộ số dự toán còn ở kho bạc

- Lập phiếu thu nhập quỹ tiền mặt sau khi rút tiền mặt tại kho bạc

Chuyển khoản kh

o bạc

ản kho bạc

Áp dụng cho cả 2 trường hợp chuyển khoản đã cấp dự

toán và chuyển khoản chưa cấp dự toán

75

Quy trình hạch toán kế toán trên MISA

từ thanh toán và chứng từ thực chi gồm:

+ Lập bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp

dự toán

+ Lập bảng kê chứng từ thanh toán chƣa cấp dự toán + Lập bảng kê chứng từ thanh toán ghi thu - ghi chi + Lập bảng kê chứng

từ thanh toán thực chi

- Xem và in các báo cáo đối chiếu với kho bạc:

+ F02-3aH: Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách

tại KBNN

+ F02-3bH: Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng

và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại KBNN

- Khai báo danh mục Nguồn kinh phí đƣợc sử dụng tại

1.2 Mô hình hóa hoạt động kế toán tại kho

Quy trình hạch toán kế toán trên MISA

trên từng tài khoản kho

bạc

 Cách thực hiện

- Vào menu Nghiệp vụ\Kho bạc\Rút dự toán, kích chuột

phải chọn

Thêm để thêm mới chứng từ Rút dự toán tiền mặt (hoặc

Rút dự toán chuyển khoản)

- Tích vào ô "Tạm ứng đã cấp dự toán", "Tạm ứng chưa

cấp dự toán"

hoặc "Thực chi" tùy theo nghiệp vụ thực tế Nhập các

thông tin chung của chứng từ như: CTMT(Chương trình mục tiêu), Tài khoản số, Người lĩnh tiền, Ngày CT, Ngày HT,

Số CT ; sau đó tại phần thông tin chi tiết NSD nhập số tiền của mỗi mục rút dự toán trên một dòng với đầy đủ các thông tin như: Nội dung thanh toán, Nguồn, Chương, Khoản, Mục, Tiểu

quy trình của phân hệ Kho bạc rồi chọn chức năng

và chọn "Sinh phiếu thu" Tương tự như trên, NSD có thể

lập nhanh chứng từ Chuyển khoản kho bạc từ chứng từ Rút

dự toán chuyển khoản bằng cách

kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ và chọn "Sinh chứng từ

chuyển khoản kho

Cho phép NSD lập phiếu thu rút dự toán nhập quỹ Thông tin chi tiết của

phiếu thu này NSD có thể lấy căn cứ vào các thông tin đã được khai báo

trên chứng từ rút dự toán tiền

mặt

 Cách thực hiện

- Vào menu Nghiệp vụ\Kho bạc\Nhập quỹ tiền mặt, kích

chuột phải

chọn Thêm để thêm mới Phiếu thu rút dự toán nhập quỹ,

xuất hiện hộp hội thoại Chọn giấy rút dự toán cho phép NSD chọn giấy rút cần lập

phiếu thu

- Sau khi NSD chọn giấy rút dự toán, các thông tin trên giấy rút sẽ tự động điền vào Phiếu thu rút dự toán nhập quỹ NSD nhập các thông tin khác

như: Người nộp, Lý do nộp, Ngày PT, Số PT, Diễn giải, TK

chọn Thêm, sau đó chọn chức năng tương ứng để thêm

mới chứng từ Chuyển khoản kho bạc (hoặc Chuyển khoản kho bạc mua VTHH,

Chuyển khoản kho bạc mua

TSCĐ)

- NSD chọn giấy rút cần lập chứng từ chuyển khoản trên hộp hội thoại

Chọn giấy rút dự toán, sau đó các thông tin trên giấy rút sẽ

tự động điền vào chứng từ chuyển khoản NSD nhập các thông tin khác như: Diễn

Chuyển khoản

kho bạc mua VTHH hoặc Chuyển khoản kho bạc mua TSCĐ

bằng cách di chuột vào biểu tượng Chuyển khoản kho bạc

trên sơ đồ quy trình của phân hệ Kho bạc rồi chọn chức năng tương ứng

NSD có thể thêm chứng từ chuyển khoản trước khi thêm giấy rút dự toán

Sau khi thêm chứng từ chuyển khoản, NSD lập nhanh giấy rút

hướng dẫn trực tuyến trên màn

hình

1.3.3.8 Lập bảng kê

phải chọn Thêm, chọn Chưa cấp dự toán

hoặc Đã cấp dự toán, Ghi thu - Ghi chi hoặc

thanh toán ghi thu - ghi chi, bảng kê chứng từ thực chi bằng

cách di chuột vào biểu tượng Lập bảng kê trên sơ đồ quy

trình của phân hệ Kho bạc rồi chọn chức năng

Chọn thƣ mục Kho bạc, trong đó có đầy đủ sổ sách, báo

cáo liên quan

đến kho bạc

2 Kế toán Tiền mặt

2.1 Nội dung

Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của

- Thu tiền khách hàng, thu nội bộ bằng tiền mặt

- Vay tiền về nhập quỹ

- Chi các khoản đầu tư xây dựng cơ bản, chi hoạt động,

chi dự án, chi theo đơn đặt hàng nhà nước, chi hoạt động sản xuất kinh doanh bằng tiền mặt

- Chi thanh toán các khoản nợ phải trả, các khoản nộp

nhà nước bằng tiền mặt

- Chi trả các khoản nợ vay

n b

ộ

L o

ại q u

ỹ

- Khai báo danh sách cán bộ nhân viên trong đơn vị liên quan đến hoạt động thu, chi của đơn vị

- Khai báo danh mục các Loại quỹ trong đơn vị, khi đơn vị muốn theo dõi tiền mặt chi tiết theo từng Loại quỹ nhƣ: tiền ngân sách, tiền học phí, tiền xây dựng cơ bản,…

2.2 Mô hình hóa hoạt động kế toán tiền mặt

2.2.1 Thu tiền mặt

Quy trình hạch toán kế toán trên MISA Mimosa.NET 2012

2.2.2 Chi tiền mặt

- Danh mục Loại quỹ

Cách thao tác chi tiết tham khảo phần khai báo Khách hàng, nhà cung cấp trang

45, khai báo Cán bộ trang 47 và khai báo Loại quỹ

MISA Mimosa.NET 2012 hỗ trợ NSD lập, in các phiếu thu một cách nhanh

chóng thay thế hoàn toàn công việc thủ công Đồng thời, với phần mềm này NSD dễ dàng theo dõi, quản lý, xem chi tiết các khoản thu tiền mặt phát

sinh tại đơn vị

TSCĐ hoặc Phiếu thu rút dự toán nhập quỹ, Phiếu thu rút tiền

gửi NH,KB bằng cách di chuột vào biểu tượng Lập phiếu thu

trên sơ đồ quy trình của

phân hệ Tiền mặt rồi chọn chức năng

TSCĐ hoặc Phiếu chi nộp tiền vào NH, KB bằng cách di chuột

vào biểu tượng Lập phiếu chi trên sơ đồ quy trình của phân

hệ Tiền mặt rồi chọn