KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TẠI VIỆT NAM

Bên cạnh đó, dựa trên cơ sở nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung thì các nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ đi sâu vào các chu trình của quá trình sản xuất kinh doanh của

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TẠI VIỆT NAM

Ths Chu Thị Thu Thủy

Khoa Kinh tế- Quản lý

Email: thuyct2702@yahoo.com

Tóm tắt: Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại

và phát triển của các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) tại Việt Nam Nghiên cứu của tác giả sử dụng mẫu 30 doanh nghiệp nhỏ và vừa giai đoạn 2013 để đánh giá hiệu lực của kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong DNNVV Với việc sử dụng bảng câu hỏi khảo sát, tác giả nhận thấy đối với loại hình DNNVV tồn tại cả năm thành phần theo báo cáo COSO bao gồm: Môi trường kiểm soát chi phí sản xuất, đánh giá rủi ro về chi phí sản xuất, hệ thống thông tin

và truyền thông, hoạt động kiểm soát chi phí sản xuất và giám sát chi phí sản xuất Tuy nhiên, mỗi thành phần vẫn tồn tại những yếu kém ảnh hưởng đến tính hiệu lực của kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất như quy trình đánh giá rủi ro, cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức hay vấn đề phân công phân nhiệm trong hoạt động kiểm soát

Từ khóa: Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất, DNNVVV

1 Giới thiệu

Theo số liệu thống kê của Tổng cục thống kê, tính đến thời điểm 1/1/2012 cả nước có khoảng 543.963 doanh nghiệp với số vốn khoảng 6 triệu tỷ đồng, trong đó số lượng doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm khoảng 97% Các doanh nghiệp nhỏ và vừa đóng góp 40% GDP của

cả nước, sử dụng 51% lao động xã hội Tuy nhiên, theo Báo cáo mới nhất của VCCI trong năm 2012 có đến 54.261 doanh nghiệp giải thể hoặc ngừng hoạt động, trong khi đó báo cáo của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hết quý I/2013 cả nước có tới 15.200 doanh nghiệp giải thể tăng

2200 doanh nghiệp so với cùng kỳ năm trước, trong đó chủ yếu là doanh nghiệp nhỏ và vừa.Những nghiên cứu khảo sát gần đây cho thấy có nhiều lý do dẫn tới tình trạng các doanh nghiệp nhỏ và vừa làm ăn thua lỗ và dẫn đến giải thể phá sản (Hồ Sỹ Hùng, 2010) Để tồn tại

và phát triển, các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam cần giải quyết được vấn đề kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh nhằm tăng khả năng tích lũy tái sản xuất và tăng sức hút vốn của

xã hội Như vậy kiểm soát và quản lý chi phí sản xuất là một trong những ưu tiên hàng đầu không chỉ đối với các doanh nghiệp lớn mà còn đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa của Việt Nam Để làm được điều này, các doanh nghiệp cần tổ chức được hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất hữu hiệu

2 Tổng quan nghiên cứu

Trong quá trình phát triển của quản lý, kiểm soát nội bộ không ngừng phát triển cả trong nhận thức của nhân loại về lý luận lẫn thực tiễn ứng dụng: Từ một khái niệm đơn giản ban đầu của kiểm soát cho đến các khuôn khổ lý thuyết cơ bản và hoàn chỉnh như ngày nay Kiểm soát nội bộ được phát triển từ giai đoạn kiểm soát nội bộ truyền thống (với các tác giả như Victor Z.Brink và Herbert Witt (1982); Alvin A.Arens và James K.Loebbecke (1988) và các nghiên cứu ứng dụng của Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ) đến kiểm soát nội

bộ hiện đại (đánh dấu bằng sự ra đời của Báo cáo COSO năm 1992; sau đó dựa trên các nền tảng Báo cáo COSO 1992, hàng loạt các nghiên cứu về mặt lý luận và ứng dụng ra đời; như

nghiên cứu của các tác giả Victor Z.Brink và RoBert R.Moeler (1999); Alvin A.Aren và James K.Loebbecke, Randal J.Elder và Mark S.Beasley (2000); Alan Trenery (1999); Gay và Simnett (2003); Matthew Leitch (2008) hay các nghiên cứu ứng dụng phát triển theo hướng kiểm toán độc lập, phát triển theo hướng công nghệ thông tin, phát triển theo hướng kiểm toán nội bộ ) Đối với các nghiên cứu trong giai đoạn truyền thống thì kiểm soát nội bộ tập trung nghiên cứu các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm phục vụ cho mục đích kiểm toán báo cáo tài chính của các kiểm toán viên Trong giai đoạn hiện đại, các nghiên cứu về kiểm soát nội bộ cũng tập trung vào nghiên cứu các thành phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ và tác động của hệ thống kiểm soát nội bộ đến việc thực hiện các mục tiêu trong doanh nghiệp Bên cạnh đó, dựa trên cơ sở nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung thì các nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ đi sâu vào các chu trình của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từ kiểm soát nội bộ về tiền, kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán, kiểm soát tiền lương và nhân viên, kiểm soát mua, bán và sử dụng tài sản cố định đến kiểm soát quá trình bán hàng, trả tiền Ngày nay, với sự phát triển như vũ bão của nền kinh

tế, môi trường cạnh tranh khốc liệt khiến cho hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng đóng vai trò quan trọng trong các tổ chức, vì vậy kiểm soát nội bộ là chủ đề được nhiều tác giả quan tâm đặc biệt là những vấn đề liên quan đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, cụ thể như: Nghiên cứu của Tác giả Quiu Xao (2011) về hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nhỏ và vừa: Nghiên cứu đã đánh giá hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội

bộ trong doanh nghiệp nhỏ và vừa, từ đó tác giả chỉ ra những yếu kém tồn tại trong hệ thống kiểm soát nội bộ của loại hình doanh nghiệp này; Tác giả Dickson Anoyine Ayamga (2011) nghiên cứu về hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ tác động tới sự tăng trưởng và sự hữu hiệu của quản lý: Hệ thống kiểm soát nội bộ trong các tổ chức công (Public Institutions) rất hữu hiệu trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức; Tác giả Mosses Byangue (2011) cũng

đề cập đến hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng xem xét tác động của kiểm soát nội

bộ đến giá trị tiền tệ trong các dự án tài trợ cho các trường học: Kết quả của nghiên cứu đã chỉ

ra rằng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu có tác động dương đến giá trị tiền tệ trong đó môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro và giám sát là ba nhân tố tác động mạnh nhất đến giá trị tiền

tệ của các dự án; Tác giả William Ofori (2011) xem xét hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội

bộ trong các công ty ở Ghana; Tác giả Angella Amuda và Eno L.Inanga (2009) nghiên cứu hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ trong dự án được tài trợ bởi ngân hàng phát triển ở Uganda: Nghiên cứu này chỉ ra rằng hệ thống kiểm soát nội bộ trong các dự án tài trợ này hoạt động không có hiệu lực và gợi ý một số phương pháp cải thiện hệ thống kiểm soát nội

bộ Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu cụ thể về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất cho các nhà quản trị doanh nghiệp nhỏ và vừa mà chủ yếu chỉ dừng lại ở một số doanh nghiệp lớn hoặc phục vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán báo cáo tài chính Ở Việt Nam, lý luận về kiểm

soát nội bộ được đưa vào từ những 1990, sau đó là hàng loạt các nghiên cứu thực nghiệm về kiểm soát nội bộ trên các lĩnh vực khác nhau và đối tượng chủ yếu ở đây là các doanh nghiệp lớn, ví dụ như nghiên cứu của Tác giả Nguyễn Quang Quynh và các cộng sự (1998) về vấn đề kiểm tra kiểm soát trong quản lý vĩ mô và vi mô, Tác giả Ngô Trí Tuệ và các cộng sự (2000)

về hệ thống kiểm soát nội bộ trong Tổng Công ty Bưu Chính - Viễn thông Việt Nam Như vậy lý luận về kiểm soát nội bộ tại Việt Nam vẫn cần được bổ sung và hoàn thiện cho phù hợp với yêu cầu quản trị doanh nghiệp và với điều kiện của Việt Nam đặc biệt là lý luận về kiểm soát nội bộ áp dụng cho những doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa

3 Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam

3.1 Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất và các bộ phận cấu thành

Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất là một quá trình do Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên khác trong đơn vị chi phối, nó được thiết kế nhằm đảm bảo hợp lý mục tiêu về chi phí sản xuất trong tổ chức

Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất gồm 5 thành phần chính là: Môi trường kiểm soát chi phí sản xuất, đánh giá rủi ro chi phí sản xuất, hoạt động kiểm soát chi phí sản xuất, hệ thống thông tin về chi phí sản xuất và giám sát về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất, cụ thể:

Thứ nhất, môi trường kiểm soát: Phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động

đến ý thức của mọi người trong đơn vị và là nền tảng cho các bộ phận khác trong tổ chức kiểm soát nội bộ nói chung và tổ chức kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất nói riêng

Thứ hai, đánh giá rủi ro chi phí sản xuất: Rủi ro chi phí sản xuất là khả năng mà

doanh nghiệp không đạt được mục tiêu đề ra do các yếu tố cản trở quá trình thực hiện mục tiêu Đánh giá rủi ro chi phí sản xuất là quá trình nhận dạng và phân tích rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu về chi phí sản xuất, từ đó quản trị được rủi ro chi phí sản xuất

Thứ ba, hệ thống thông tin chi phí sản xuất của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo

trong đó chứa đựng những thông tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ về chi phí sản xuất giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát chi phí sản xuất của doanh nghiệp Truyền thông

là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết về chi phí sản xuất tới các bên liên quan trong và ngoài doanh nghiệp

Thứ tư, hoạt động kiểm soát chi phí sản xuất: Hoạt động kiểm soát chi phí sản xuất

là tập hợp các chính sách và thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu về chi phí sản xuất của tổ chức

Thứ năm, giám sát kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất: Giám sát là quá trình đánh

giá chất lượng thực hiện kiểm soát nội bộ một cách liên tục, giúp cho kiểm soát nội bộ luôn duy trì được hiệu lực của mình qua các giai đoạn khác nhau Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ

3.2 Đặc điểm của doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam ảnh hưởng đến kiểm soát nội

bộ chi phí sản xuất

Tại Việt Nam, theo Nghị định Số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/6/2009 của Chính phủ thì doanh nghiệp nhỏ và vừa là cơ sở kinh doanh đã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật,

được chia thành ba cấp: siêu nhỏ(số lao động từ 10 người trở xuống), nhỏ (vốn từ 20 tỷ trở xuống hoặc lao động từ 200 người trở xuống), vừa (từ trên 20 tỷ đến 100 tỷ hoặc số lao động

từ 200 đến 300 người) Khi nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam, tác giả nhận thấy một số đặc điểm của doanh nghiệp nhỏ và vừa chi phối kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất nói riêng

Thứ nhất, doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam đa dạng về loại hình sở hữu: Doanh

nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam tồn tại và phát triển thuộc nhiều thành phần kinh tế khác nhau với nhiều hình thức tổ chức doanh nghiệp như doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, doanh

nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, hợp tác xã Trong đó khu vực doanh nghiệp Nhà nước chiếm tỷ trọng ít nhất là 0,62%, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài FDI chiếm tỷ trọng 2,27%, phần còn lại là doanh nghiệp ngoài Nhà nước chiếm tới 97,11% (nguồn: Tổng Cục thống kê) Với việc đa dạng hóa về loại hình sở hữu, do đó việc thiết kế và vận hành tổ chức kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất nói riêng khá đa dạng và phong phú, cụ thể với các doanh nghiệp khu vực ngoài Nhà nước như doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần và hợp tác

xã hoạt động trên cơ sở nguồn vốn tự có nên các doanh nghiệp này hoàn toàn có quyền tự chủ trong kinh doanh và xây dựng kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chi phí nói riêng trên cơ sở tuân thủ các quy định pháp lý Ngược lại những doanh nghiệp Nhà nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài khi thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ nói chung

và kiểm soát chi phí sản xuất nói riêng chịu ảnh hưởng mạnh mẽ về cách thức kiểm soát của Nhà nước và các nhà đầu tư nước ngoài

Thứ hai, doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam là những doanh nghiệp có quy mô lao

động nhỏ: Số lượng doanh nghiệp có 10 nhân viên trở xuống năm 2011 chiếm tới 68,38% số

lượng doanh nghiệp nhỏ và vừa (với số doanh nghiệp lên tới 216.732 doanh nghiệp), trong khi đó số doanh nghiệp có trên 200 đến 300 lao động chỉ chiếm khoảng 2,16% số lượng DNNVV, tương ứng với 6.583 doanh nghiệp (Nguồn: Tổng cục thống kê) Với quy mô lao động nhỏ nên cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp đơn giản, linh hoạt, mức độ kết nối giữa các thành viên trong doanh nghiệp mạnh tạo điều kiện cho kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu Tuy nhiên với số lượng lao động nhỏ thì việc ủy quyền, phân chia trách nhiệm hợp lý là khá khó khăn Kiểm soát hệ thống thông tin trong doanh nghiệp có quy mô nhỏ cũng là một vấn đề lớn Trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa quy trình và thủ tục kiểm soát thường không được quy định chính thức

Thứ ba, các DNNVV có quy mô vốn nhỏ: Doanh nghiệp có quy mô vốn dưới 20 tỷ

chiếm tới 87,26% tổng số doanh nghiệp nhỏ và vừa (Nguồn: Tổng cục thống kê) Với năng lực vốn hạn chế, để tiết kiệm chi phí thông thường các DNNVV có cơ cấu tổ chức đơn giản, gọn nhẹ với sự kiêm nhiệm của các chức năng cơ bản trong doanh nghiệp Cũng do hạn chế

về năng lực tài chính và vốn nên các DNNVV khó tiếp cận đến hệ thống kiểm tra, kiểm soát hiện đại Vì vậy, kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất nói riêng có thể không đầy đủ như các doanh nghiệp lớn

Thứ tư, khả năng quản lý hạn chế: Phần lớn các DNNVV được lãnh đạo bởi nhà

quản lý có trình độ đại học (chiếm trên 84%), số chủ doanh nghiệp có trình độ trên đại học chỉ chiếm 6,82% (Nguồn: Dự án CARD 030/09VIE-Viện chính sách và chiến lược phát triển NNNT, 2009) Tuy nhiên đa số các chủ doanh nghiệp tốt nghiệp chuyên ngành kỹ thuật, nay chuyển sang kinh doanh nên chưa có nhiều kinh nghiệm trong quản lý, điều hành Trên thực

tế, năng lực của nhà quản lý đóng một vai trò vô cùng quan trọng đến sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát chi phí nói riêng trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa do các nhà quản lý tham gia trực tiếp nhất vào mọi thành phần của kiểm soát nội bộ, cụ thể: Trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa tính chính trực và giá trị đạo đức không nhất thiết phải thiết lập bằng văn bản mà thường truyền đạt thông qua những hoạt động hàng ngày của nhà quản lý.Mặt khác, trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa sự hữu hiệu của hệ thống thông tin và truyền thông phụ thuộc vào khả năng của người quản lý đối với việc giám sát các nhân tố bên

ngoài Các trao đổi giữa người chủ kiêm người quản lý hay các nhân viên quản lý khác với khách hàng và nhà cung cấp chính là nguồn thông tin quan trọng giúp nhà quản lý đánh giá rủi ro Hơn nữa, trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa việc truyền thông bên trong từ người quản lý cao cấp đến các nhân viên rất dễ dàng Thay vì kênh thông tin chính thức thì các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường có sự tiếp xúc hàng ngày giữa người quản lý cao cấp với nhân viên Vì vậy, những hoạt động hàng ngày của nhà quản lý cao cấp sẽ tác động rất lớn đến các bên liên quan Như vậy có thể thấy năng lực quản lý tác động mạnh đến sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất nói riêng

Thứ năm, trình độ tay nghề của người lao động thấp: Các chủ doanh nghiệp nhỏ

và vừa thường không đủ khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp lớn trong việc thuê những người lao động có tay nghề cao do hạn chế về khả năng tài chính Kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi những con người trong tổ chức, bởi suy nghĩ và hành động của họ Chính các thành viên trong tổ chức sẽ vạch ra mục tiêu, đưa ra biện pháp kiểm soát và vận hành chúng Tổ chức kiểm soát nội bộ hữu hiệu khi từng thành viên trong tổ chức hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình Như vậy, trình độ chuyên môn tác động không nhỏ đến hiệu lực của tổ chức kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp nhỏ và vừa vì nó ảnh hưởng đến nhận thức của từng thành viên về nhiệm vụ và quyền hạn trong việc thực hiện mục tiêu của tổ chức

3.3 Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam

Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất là đề cập đến mọi mặt của hoạt động sản xuất trong DNNVV tại Việt Nam, tăng cường tính hiệu lực của kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất nghĩa

là tạo ra giá trị gia tăng cho hoạt động sản xuất, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp Tuy nhiên, qua kết quả khảo sát 30 DNNVV tại Việt Nam tác giả nhận thấy rằng kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất loại hình doanh nghiệp này còn nhiều yếu kém, cụ thể:

3.3.1 Môi trường kiểm soát chi phí sản xuất

+ Tính chính trực và giá trị đạo đức mặc dù đã được quan tâm song vẫn còn nhiều hạn chế cụ thể: Khi giải quyết những vấn đề liên quan đến vi phạm quy tắc đạo đức, Ban

giám đốc công ty thường không có chế độ thưởng phạt rõ ràng với những hành vi vi phạm quy tắc đạo đức (tỷ lệ 40%), hơn nữa có những công ty mà Ban giám đốc không điều tra nguyên nhân khi vi phạm quy tắc đạo đức và ứng xử xảy ra Ngoài ra, việc cập nhật, sửa đổi quy tắc ứng xử cho các nhân viên cũng không được chú trọng thường xuyên

+ Cơ cấu tổ chức đơn giản, linh hoạt tuy nhiên chưa phù hợp để dễ dàng ra quyết định, thực hiện quyết định và kiểm tra quyết định, cụ thể: Cơ cấu tổ chức của các doanh

nghiệp nhỏ và vừa được xây dựng theo mô hình trực tuyến chức năng vì vậy cơ cấu này khá linh hoạt Tuy nhiên cũng có đến 27% công ty cho rằng cơ cấu tổ chức chưa phù hợp để dễ dàng ra quyết định, thực hiện quyết định và kiểm tra quyết định, do trong các công ty này có

sự kiêm nhiệm giữa các bộ phận (với tỷ lệ 77%) Mặt khác, đối với các DNNVV thì việc xây dựng bản mô tả công việc cho từng vị trí công việc của cá nhân vẫn còn là điểm yếu với tỷ lệ 43% công ty không có bản mô tả công việc chi tiết cho cá nhân và từng bộ phận

+ Chính sách nhân sự trong các DNNVV không được xây dựng "bài bản" như các doanh nghiệp lớn: Việc đào tạo, tổ chức các lớp học, hội thảo và hội nghị không được các

DNNVV quan tâm (với khoảng 67% doanh nghiệp hàng năm không tổ chức các lớp học, hội thảo và hội nghị) Ban giám đốc các DNNVV cũng có các chính sách lương, thưởng khuyến khích các thành viên trong công ty, tuy nhiên việc thực hiện không bài bản do các công ty này không xây dựng được các tiêu chuẩn và phương pháp đánh giá thành tích của các nhân viên, nếu có đánh giá thì kết quả đánh giá cũng không phản hồi một cách trực tiếp cho các thành viên trong tổ chức

+ Trong các DNNVV xuất hiện hiện tượng lạm quyền của Ban giám đốc nguyên nhân

là do thành viên hội đồng quản trị công ty cũng chính là Ban giám đốc công ty (với tỷ lệ 100%) vì vậy không có sự giám sát độc lập của Hội đồng quản trị đối với Ban giám đốc điều hành

+ Kế hoạch về chi phí sản xuất không được lập trên phần mềm máy tính như các doanh nghiệp lớn mà chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân của Ban giám đốc (với tỷ lệ

17/30) Việc thông báo các kế hoạch về chi phí sản xuất được thông qua các cuộc họp định

kỳ Vì vậy mà có đến 13/30 doanh nghiệp không hoàn thành kế hoạch về chi phí sản xuất Hơn nữa, trong các DNNVV chưa chú trọng đến việc ban hành các quy định, văn bản, thiết kế biểu mẫu cũng như các loại kế hoạch chi phí sản xuất được lập trong năm với tỷ lệ bình quân

là 12/30

Tóm lại, qua kết quả khảo sát có thể thấy môi trường kiểm soát chi phí sản xuất của DNNVV tại Việt Nam có khá nhiều vấn đề nổi cộm như: chưa thiết lập được một cơ cấu tổ chức bao quát được hết các khía cạnh của hoạt động sản xuất; mặc dù có thiết lập văn hóa doanh nghiệp nhưng vẫn còn hiểu sai, hoặc thực hiện không đúng những quy tắc đạo đức và ứng xử do chính công ty đặt ra; chưa có chế độ đánh giá, thưởng, phạt và đào tạo nhân viên phù hợp để thu hút và giữ chân những nhân viên đủ năng lực Tất cả những điều này khiến cho kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong các DNNVV tại Việt Nam không phát huy được hết vai trò trong của nó trong việc giám sát, kiểm soát công tác quản lý chi phí sản xuất nói riêng và hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung

3.3.2 Đánh giá rủi ro về chi phí sản xuất

Rủi ro về chi phí sản xuất trong các DNNVV phát sinh khá nhiều như: rủi ro về sự tăng giá nguyên vật liệu, rủi ro về mất mát, gian lận Quá trình đánh giá rủi ro về chi phí sản xuất trong các DNNVV ít phức tạp hơn các doanh nghiệp lớn Đa số các DNNVV đều rất chú trọng đến công tác xác định và quản lý rủi ro về chi phí sản xuất, chỉ có khoảng 6/30 doanh nghiệp không quan tâm đến việc xác định rủi ro về chi phí sản xuất Mục tiêu về hoạt động nói chung và chi phí sản xuất nói riêng đối với các DNNVV thường ngầm hiểu hơn là công khai, các mục tiêu này thường được lồng trong công tác kế hoạch về chi phí sản xuất và được truyền đạt dễ dàng từ Ban giám đốc đến các bộ phận trong công ty thông qua các cuộc họp định kỳ hàng tháng, hàng quý Quá trình nhận dạng và đánh giá rủi ro của các DNNVV không bài bản như các doanh nghiệp lớn mà thông thường Ban giám đốc tiếp nhận thông tin một cách trực tiếp từ các nhà cung cấp, khách hàng và nhân viên Ban giám đốc nghiên cứu những rủi ro ảnh hưởng đáng kể đến việc hoàn thành mục tiêu về chi phí sản xuất phát sinh từ những nhân tố bên ngoài thông qua sự tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, nhà cung cấp và từ những

nhân tố bên trong thông qua quá trình giải quyết các nghiệp vụ hàng ngày Ngoài ra các thông tin từ các cuộc họp giúp Ban giám đốc nhận dạng và phân tích được những rủi ro, từ đó tìm được biện pháp quản trị rủi ro một cách nhanh chóng Mặc dù quá trình nhận dạng, đánh giá rủi ro về chi phí sản xuất được Ban giám đốc rất quan tâm nhưng có đến 14/30 doanh nghiệp được phỏng vấn cho rằng họ chưa thiết kế được chiến lược phù hợp để xác định rủi ro về chi phí sản xuất cũng như hệ thống thích hợp để đối phó kịp thời với rủi ro về chi phí sản xuất

3.3.3 Hệ thống thông tin về chi phí sản xuất

Hệ thống thông tin về chi phí sản xuất bao gồm hệ thống thông tin kế toán (hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo) và hệ thông thông tin ngoài kế toán (giữa các phòng ban, giữa phòng ban với Ban giám đốc ) Các doanh nghiệp thuộc diện khảo sát đều áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 48 vì vậy việc vận dụng chế độ kế toán, hệ thống sổ sách chứng từ đều theo quyết định này:

Về hệ thống chứng từ kế toán về chi phí sản xuất: Hệ thống chứng từ kế toán về chi

phí sản xuất bao gồm chứng từ về lao động tiền lương, hàng tồn kho, tài sản cố định, tiền tệ Trong các DNNVV đa số các doanh nghiệp được khảo sát có quy định rõ ràng bằng văn bản

về trình tự lập và luân chuyển chứng từ chi phí sản xuất với tỷ lệ 23/30 Đa số các DNNVV được khảo sát đều có hướng dẫn việc sử dụng các loại chứng từ về chi phí sản xuất, có quy định về nơi lưu trữ chứng từ kế toán cũng như quy định về việc phân cấp ký chứng từ kế toán khá rõ ràng để đảm bảo yêu cầu quản lý và kiểm soát chặt chẽ chi phí sản xuất, trong đó việc phân cấp ký chứng từ kế toán là do Giám đốc công ty quy định với tỷ lệ 23/30 Bộ phận kế toán của các DNNVV đã thực hiện tốt trách nhiệm kiểm tra chứng từ chi phí sản xuất trước khi hạch toán ví dụ như kiểm tra đối chiếu giữa phiếu đề nghị xuất vật tư và số lượng trên phiếu xuất kho

Về hệ thống tài khoản kế toán: hệ thống tài khoản kế toán về chi phí sản xuất được sử

dụng như theo hướng dẫn của Quyết định 48 và được mở chi tiết đến tài khoản cấp 2 và cấp 3

để phù hợp với việc theo dõi các loại chi phí khác nhau với tỷ lệ 25/30 doanh nghiệp

Về hình thức sổ kế toán: các doanh nghiệp được khảo sát sử dụng hình thức nhật ký

chung Ưu điểm của hình thức này đơn giản và dễ sử dụng Đa số các doanh nghiệp được khảo sát đều sử dụng phần mềm kế toán để hạch toán nói chung và chi phí sản xuất nói riêng với tỷ lệ 25/30 doanh nghiệp Tuy đa số sử dụng phần mềm kế toán để hạch toán chi phí sản xuất tuy nhiên phần mềm kế toán chưa có khả năng xử lý dữ liệu hoàn toàn tự động Kế toán vẫn kết hợp phần mềm xử lý dữ liệu thủ công với kế toán máy ví dụ như lập bảng chấm công, bảng lương, phiếu khối lượng, định mức đều trên excel Hàng tháng các DNNVV đều thực hiện tốt trách nhiệm về in sổ kế toán và các bảng kê chứng từ về chi phí sản xuất

Về hệ thống báo cáo kế toán về chi phí sản xuất: Việc lập các báo cáo tài chính chỉ

chú trọng vào việc tuân thủ trách nhiệm lập, nộp báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước Chính vì vậy các doanh nghiệp này chỉ lập những báo cáo tài chính chung theo định kỳ như báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán Các báo cáo về chi phí sản xuất phục

vụ cho mục đích quản trị doanh nghiệp chưa được lập nhiều Đa số các báo cáo liên quan đến chi phí sản xuất là các báo cáo của các bộ phận liên quan về tình hình sản xuất như sản lượng, năng suất lao động, tình hình nhập-xuất- tồn kho, tình hình lương Chính vì vậy mà có đến

10/30 các nhà quản lý cho rằng hệ thống thông tin kế toán chưa truyền đạt được những thông tin cần thiết về chi phí sản xuất cho các bên liên quan

Tóm lại, qua kết quả khảo sát có thể thấy rằng hệ thống thông tin và truyền thông về chi phí sản xuất của các DNNVV với cơ cấu gọn nhẹ, quy trình sản xuất đơn giản, hạch toán không phức tạp, các chức năng tài chính kế toán không được đầy đủ và chi tiết như các doanh nghiệp lớn Do vậy, nhiều khi chất lượng thông tin mà các bộ phận liên quan nhận được còn nghèo nàn, không kịp thời, không phù hợp để ra quyết định

3.3.4 Hoạt động kiểm soát chi phí sản xuất

Các hoạt động kiểm soát chính trong các DNNVV không có sự khác biệt đáng kể so với các doanh nghiệp lớn Các quy định và hướng dẫn về chính sách, thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất đã nêu rõ được chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận liên quan đến chi phí sản xuất Đặc biệt các thủ tục về kế toán chi phí sản xuất được tách biệt khá rõ ràng.Việc phân chia trách nhiệm giữa các chức năng về chi phí sản xuất cần phải rõ ràng và tách biệt, điều này làm hạn chế khả năng gian lận có thể xảy ra Tuy nhiên theo kết quả khảo sát DNNVV thì các bộ phận trong tổ chức có sự kiêm nhiệm cao ví dụ như sự kiêm nhiệm của phòng kế toán trong việc tính lương và trả lương công nhân, hay bộ phận mua hàng kiêm luôn chức năng kiểm tra quy cách và nhận hàng Về kiểm soát quá trình xử lý thông tin trong DNNVV cũng bao gồm kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng Đối với kiểm soát chung đa số các DNNVV đã thiết lập mật khẩu và phân quyền sử dụng đối với các nhân viên sử dụng phần mềm kế toán Tuy nhiên những chu trình khác liên quan đến chi phí sản xuất thì không có DNNVV nào thiết lập việc phân quyền sử dụng và mật khẩu như quy trình tiền lương, quy trình xuất kho nguyên vật liệu, quy trình xây dựng định mức giá thành Mặt khác đối với các DNNVV việc kiểm soát

dữ liệu cũng không được chú trọng ở các khâu trừ kiểm soát dữ liệu về phần mềm kế toán Đa

số các công ty được hỏi các bộ phận khác ngoài phần mềm kế toán không hề có sao lưu dữ liệu để dự phòng các bất trắc có thể xảy ra Về kiểm soát ứng dụng thì theo kết quả khảo sát của tác giả thì đa số các DNNVV trước khi nhập liệu đều có kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ cũng như kiểm tra sự phê duyệt trên các chứng từ chi phí sản xuất Hơn nữa các chứng từ về chi phí sản xuất này luôn có các chứng từ hỗ trợ đi kèm để minh chứng cho

sự phát sinh của các nghiệp vụ này với tỷ lệ 25/30 Tuy nhiên theo kết quả điều tra thì mặc dù các DNNVV đều lập các chứng từ về chi phí sản xuất ngay khi nghiệp vụ xảy ra nhưng trong các DNNVV này có đến 13/30 doanh nghiệp không đánh số trước các chứng từ về chi phí sản xuất trước khi sử dụng, điều này sẽ làm tăng nguy cơ sai sót và gian lận xảy ra Theo kết quả khảo sát có đến 8/30 công ty chứng từ về chi phí sản xuất khi phát sinh không được xử lý nhanh chóng, có những công ty bộ phận kế toán tập hợp chứng từ một tuần và sau đó mới hạch toán Hơn nữa, có khoảng 26/30 doanh nghiệp được khảo sát tổ chức, lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định và dễ dàng khi truy cập Đối với các DNNVV thì việc xét duyệt và phê chuẩn các nghiệp vụ phát sinh đều tập trung vào Ban giám đốc Việc phân chia trách nhiệm đầy đủ trong các DNNVV được thực hiện khá đầy đủ với việc tách biệt rõ ràng xét duyệt, xử lý, kiểm tra và ghi sổ kế toán với tỷ lệ 28/30 Mặc dù trong các DNNVV có sự kiêm nhiệm song Ban giám đốc công ty cũng không để một cá nhân nắm tất cả các khâu của quy trình, nghiệp vụ Đối với kiểm soát vật chất liên quan đến quy trình chi phí sản xuất gồm kiểm kê hàng tồn kho và kiểm kê tài sản cố định được các DNNVV thực hiện 1 lần/năm, cùng với việc lập báo cáo tài chính Cũng có những doanh nghiệp kiểm kê

hàng tồn kho và tài sản cố định theo quý, nhưng số lượng này không nhiều do thời gian và chi phí phát sinh lớn Việc phân tích và rà soát số liệu về chi phí sản xuất được các DNNVV khá chú trọng thông qua việc cân đối và đối chiếu số liệu về chi phí sản xuất thông qua việc quy định bằng văn bản (25/30) Việc cân đối và đối chiếu số liệu về chi phí sản xuất được thực hiện nghiêm túc.Trong các DNNVV được khảo sát thì Ban giám đốc công ty cũng thường xuyên kiểm tra việc thực hiện công việc của các bộ phận liên quan một cách trực tiếp Mặt khác, Ban giám đốc cũng thường xuyên so sánh giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch (định mức) để xem xét mức độ hoàn thành kế hoạch, nguyên nhân và ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu về chi phí sản xuất

Tóm lại, có thể thấy rằng hoạt động kiểm soát của các DNNVV còn một số bất cập, nguyên nhân xuất phát chủ yếu từ việc áp dụng các nguyên tắc thiết kế hoạt động kiểm soát chưa hợp lý, đặc biệt do quy mô nhỏ nên việc một cá nhân kiêm nhiệm là điều không tránh khỏi, việc này làm gia tăng sai sót và gian lận Do đó, theo kết quả khảo sát các công ty cho rằng các thủ tục kiểm soát và chính sách kiểm soát của công ty chưa đối phó được với rủi ro

về chi phí sản xuất và giảm thiểu được các rủi ro tiềm tàng đối với mục tiêu về chi phí sản xuất

3.3.5 Giám sát kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất

Giám sát về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất nói riêng và kiểm soát nội bộ nói chung của các DNNVV được thực hiện thường xuyên và không được quy định chính thức bằng văn bản Công việc giám sát nội bộ về chi phí sản xuất trong các DNNVV chủ yếu liên quan trực tiếp đến Ban giám đốc của doanh nghiệp Đối với các DNNVV việc giám sát kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất khá hiệu quả với sự tham gia trực tiếp tham gia phần lớn vào hoạt động của Ban giám đốc Do vậy theo kết quả khảo sát các công ty được khảo sát cho rằng giám sát đóng vai trò quan trọng để đạt được mục tiêu về chi phí sản xuất như tiết kiệm chi phí, giảm hao hụt mất mát, tăng chất lượng sản phẩm, giảm sai sót và gian lận trong hạch toán với tỷ

lệ 28/30 Đối với các DNNVV thì những yếu kém trong kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất được xác định và thông báo kịp thời cho các bộ phận liên quan (tỷ lệ 28/30) nguyên nhân do

cơ cấu tổ chức đơn giản, nên các khiếm khuyết này được báo cáo một cách dễ dàng cho người

có trách nhiệm Mặt khác các nhân viên trong DNNVV thường hiểu rõ là vấn đề nào cần báo cáo cho cấp trên

4 Kết luận và một số kiến nghị

Qua kết quả khảo sát có thể nhận thấy rằng kiểm soát nội bộ chi phí sản trong các DNNVV tại Việt Nam hoạt động với đầy đủ năm bộ phận cấu thành theo COSO Tuy nhiên

có thể nhận thấy rằng kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong DNNVV vẫn còn tồn tại một số bất cập và yếu kém trong môi trường kiểm soát chi phí sản xuất (đặc biệt trong cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức ), trong đánh giá rủi ro về chi phí sản xuất (quá trình nhận dạng và phân tích rủi ro chưa được xây dựng bài bản và phụ thuộc vào kinh nghiệm của Ban giám đốc ), hệ thống thông tin và truyền thông (xây dựng gọn nhẹ nhưng chưa đáp ứng được nhu cầu thông tin về chi phí sản xuất cho việc ra quyết định ), hoạt động kiểm soát (chính sách và thủ tục kiểm soát chưa đối phó và giảm thiểu được rủi ro tiềm tàng, các rủi ro có ảnh hưởng quan trọng đến mục tiêu chi phí ) hay giám sát nội bộ về chi phí sản xuất Qua đây, tác giả đưa ra một số gợi ý và kiến nghị đối với các nhà quản trị DNNVV trong việc cải thiện

kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất gồm: Tăng cường quản lý doanh nghiệp đặc biệt chú trọng đến kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất và nhận thức rủi ro về chi phí sản xuất; Cải thiện môi trường kiểm soát chi phí sản xuất đặc biệt là môi trường văn hóa doanh nghiệp; Hoàn thiện hơn hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ (thiết lập hệ thống thông tin 2 chiều từ trên xuống và từ dưới lên) để tăng cường chất lượng thông tin và thông tin kịp thời trong nội bộ; Hoàn thiện cơ chế giám sát và tăng cường quản lý giám sát

5 Tài liệu tham khảo

Tiếng Việt

[1] Chính phủ (2009), Nghị định Số 59/2009/NĐ-CP ngày 10/06/2009 - Nghị định về trợ giúp phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa

[2] Hồ Sỹ Hùng (2010), Nhu cầu và định hướng trợ giúp phát triển doanh nghiệp nhỏ

và vừa ở Việt Nam trong giai đoạn tới, Nxb Thông tin và truyền thông

Tiếng Anh

[3] Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (1992),

Internal control – Integrated framework

[4] Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (2006),

Internal control over Financial Reporting – Guidance for smaller Public Companies

[5] Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (2004),

Enterprise risk management- Integrated framework

[6] Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (2009),

Guidance on Monitoring Internal control systems

[7] Dickson Aloyine Ayamga (2011), Internal control for effective organizational management and growth, Phd Thesis, Regent University College of Sience and Technology

[8] European Commission (2013), The new SME definition - User guide and model declaration

[9] Farrell, M.J (1957), The Measurement of Productive Efficiency, Journal of the

Royal Statistical Society A 120, 253-290

[10] Gay and Simnett (2003), Auditing and Assurance services in Australia, Mc

Graw Hill

Abtract: Internal control over production costs plays an important role in the

existence and development of Vietnamese small and medium-sized enterprises (SMEs) The study sample included 30 SMEs of Vietnam in 2013 to evaluate the effectiveness of internal control over production costs in SMes With the use of questionnaire survey, the study pointed out that Vietnamese SMEs's internal control over production costs consists of five elements same as the COSO's report: control environment, risk assesment, Information and communication, control activities and monitoring of production costs However, each component still exists weaknesses that affect the effectiveness of internal control over production costs such as the weakness of risk assesment process, commitement to integrity and ethical values or asigning responsibility of control activities

Key word: Internal control over production costs, SMEs