Nhiệm vụ cơ bản Khi cán bộ thanh tra, cán bộ nhà trờng hoặc giáo viên dạy, nhânviên kế toán muốn tìm kiếm, quản lí hay thống kê về trẻ, lơng, trình độchuyên môn, tài sản nhà trờng…thì
Trang 1Quản lí trêng mÉu gi¸o
Phần một: Khảo sát hệ thống
I Đặt vấn đề
1 Giới thiệu đề tài lựa chọn.
Trẻ em là mầm non tương lai của đất nước,việc dạy dỗ và chămsóc trẻ luôn được quan tâm trong sự nghiệp trồng người của toàn xãhội.Ngay từ khi sinh ra cho đến khi trẻ cắp sách tới trường,trẻ đượcdạy bảo,chăm lo qua nhiều giai đoạn khác snhau.Việc quản lí trườngmẵu giáo hiện nay còn gặp nhiều vấn đề khó khăn bất cập như quá thô
sơ bỏ qua nhiều khâu quan trọng.Vì vậy hệ thống quản lí nhà trẻ mẫugiáo đang đặt ra nhiều vấn đề khó khăn cho các nhà quản lí.Quản lítrường mẫu giáo luôn có những đặc thù riêng không giống như trườngtiểu học hay trung học Ơ đây,chúng em khảo sát trường mẫu giáo tưthục,dân lập vì trong những trường này các bộ phận có những mốiquan hệ hữu cơ với nhau nên hệ thống chúng tôi làm là quản lí mọimặt về trường mẫu giáo .
2 Những công việc đã làm
Chúng em chọn hệ thống các trưòng mẫu giáo:trường mầm non tưthục Sao mai, trường mầm non Minh Khai.Nhóm chúng em đã đikhảo sát thực tế theo lịch sau:
Trang 2II Giải quyết vấn đề
1 Nhiệm vụ cơ bản
Khi cán bộ thanh tra, cán bộ nhà trờng hoặc giáo viên dạy, nhânviên kế toán muốn tìm kiếm, quản lí hay thống kê về trẻ, lơng, trình độchuyên môn, tài sản nhà trờng…thì công việc cần làm là tự mình tìmhiểu hoặc yêu cầu các bộ phận gửi dữ liệu Vì vậy đòi hỏi nhữngthông tin đó cần nhanh chóng và chính xác, không để xảy ra sai sót
2 Đặc điểm hệ thống hiện tại.
Hoạt động của trờng mẫu giáo gồm cỏc bộ phận chớnh sau:
* Đội ngũ cán bộ:bao gồm một hiệu trởng cùng 1-2 hiệu phó , có
nhiệm vụ xây dựng tổ chức kế hoạch năm học , điều hành hoạt độngnhà trờng , phân công quản lí giáo viên, nhân viên, quản lí trẻ và tàichính nhà trờng.Các cán bộ này sử dụng sổ sách theo dõi quản lí côngviệc nhà trờng
* Đội ngũ giáo viên giảng dạy:đợc cán bộ trờng phân công đứng
lớp giảng dạy.Thực hiện theo chơng trình và kế hoạch nuôi dỡng,chăm sóc, giáo dục trẻ theo lứa tuổi, thc hiện quy chế chuyên môn vàchấp hành nội dung của trờng.Đội ngũ này cũng dựa trên sổ sách:giáo
án, sổ theo dõi trẻ, sổ dự giờ thăm lớp.,theo dõi tài sản lớp …để hoànthành công việc lãnh đạo giao
* Đội ngũ nhân viên:bao gồm
bác sĩ : theo dõi sức khoẻ của trẻ
bảo vệ: theo dõi tài sản của trờng
kếtoán:theo dõi về công việc tính toán,thu chi của toàn trờng cấp dưỡng:đảm bảo khẩu phần ăn cho trẻ
* Trẻ em : đây là đối tợng quan trọng nhất.Trẻ em từ 24 th tuổi - 6tuổi đợc nhận vào trờng mầm non và đợc phân lớp theo độ tuổi :
Nhà trẻ : 24-36 tháng tuổi
Mẫu giáo nhỏ: 3-4 tuổi
Mẫu giáo nhỡ: 4-5 tuổi
Mẫu giáo lớn : 5-6 tuổi
3 Quy trình xử lí và các dữ liệu xử lí
Sau khi đi khảo sỏt chỳng em đó nhận thấy:
Lãnh đạo nhà trờng quản lí hầu hết mọi công việc của nhà trờng
từ giáo viên, nhân viên, trẻ em cho đến tài chính tài sản trờng.Chính vìthế luôn luôn cần có những thông tin về hoạt động của từng bộ phận
Trang 3để có cách thức tổ chức hợp lí.Thông tin ở đây là từ sổ sách của cán
bộ, từ yêu cầu xuống cho cấp dới và phải đảm bảo chính xác.Hàngtuần thờng có các cuộc họp, các cuộc giao ban để triển khai kế hoạch,thống kê lại số liệu Những thông tin này quan trọng và cần đợc lu trữcẩn thận, cập nhật thờng xuyên
Mỗi lớp học có từ 1-2 giáo viên đảm nhận việc dạy và chủnhiệm lớp(có thể phân công một ngời dạy chính ).Các cô vừa dạy dỗvừa ghi nhận tình trạng trẻ,có sự khác nhau về nội dung dạy giữa cáckhối Các cô cũng quản lí phòng học về dụng cụ học tập, đồ dùng sinhhoạt, đợc kiểm tra thờng xuyên để bổ sung sữa chữa.Những giáo viêndạy cần báo cáo tình trạng thông qua các sổ theo dõi nhà trờng hoặcgửi các thông tin về trẻ tơí gia đình, phụ huynh
Khi các trẻ nhập trờng sẽ có các hồ sơ để ghi thông tin:họ tên ,ngày sinh,cha mẹ Hồ sơ sẽ đợc lu trữ vào kho hồ sơ để khi cần thôngtin thì lu vào kho này Sau khi tổng kết số lợng hồ sơ, các trẻ sẽ đợcxếp lớp học theo độ tuổi.Nhà trờng quản lí các trẻ dới hình thức bántrú.Hàng tháng luôn có các đợt kiểm tra sức khoẻ(cân nặng, chiều cao,thị giác ) sau đó đa ra kết luận để có hớng điều chỉnh,thờng xuyênkiểm tra sự phát triển trí tuệ,nhận thức, tình hình đến lớp, năngkhiếu Những thông tin này cần đợc cập nhật liên tục
Sau khi các trẻ vào trờng thì phải nộp học phí.Tất cả các chi phícho lơng cán bộ, giáo viên, nhân viên, mua đồ dùng thực phẩm, cácquỹ nhà trờng cần đợc tính toán hợp lí dựa trên khoản phí nêutrên.Kế toán nhà trờng sẽ là ngời đảm nhận công việc tính toán tàichính hỗ trợ cho cán bộ
• Thông tin lu trữ đều bằng sổ sách dẫn tới cồng kềnh khókhăn để tìm kiếm thông tin
• Ban giám hiệu, các nhà quản lí muốn có thông tin thì phảichờ đợi các báo cáo nên việc tổ chức kế hoạch nắm bắt tình hìnhphài đợi chờ gây ra nhiều khó khăn trong quy định
• Mất nhiều công sức cho ngời làm tài chính trong việc tínhtoán các khoản thu chi
Trang 4Nh vậy, xây dựng một hệ thống quản lí với sự trợ giúp của côngnghệ thông tin là cần thiết, nó phù hợp cho sự phát triển chung củagiáo duc và áp dụng những thành tựu khoa học để ứng dụng thực tế.
III Mục đích
Những mục đích mà hệ thống cần đạt đợc:
- Hệ thống quản lí đợc các thông tin về học sinh, quá trình họctập, rèn luyện của trẻ và thông tin về lớp học.Tự động hoá trong việctìm kiếm, thống kê…khi cần thiết dễ dàng cập nhật, thêm mới…
- Hệ thống quản lí các thông tin về đội ngũ giáo viên, các côngviệc theo dõi giảng dạy, chuyên môn của gviên, và dễ dàng tìm kiếmthông tin khi cần thiết
- Hệ thống phảđợc tự động hoá trong việc tính toán và đa racác thông tin cần thiết mỗi khi ngời sử dụng muốn,ví dụ:chi trả lơngcho cán bộ, giáo viên, nhân viên; quản lí việc thu học phí, chi phí đểmua đồ dùng đồ chơi, thực phẩm đảm bảo giảm thiểu các công đoạnthủ công,rờm rả ,thiếu chính xác
-Hệ thống phải đa ra các loại báo cáo, thống kê theo nhiều nộidung khác nhau phải linh hoạt và đa dạng,ví dụ:thống kê số trẻ , thống
kê giáo viên, thống kê tài chính
IV Cỏc giải phỏp
- Hệ thống thông tin đáp ứng đợc tất cả các nhu cầu về việcquản lí giáo viên, nhân viên, trẻ, tài chính , các yêu cầu thống kê, tínhtoán…
- Thông tin phải đợc kết nối với nhau,không rời rạc,tiện lợi choviệc tổng hợp thông tin…
-Tự động hoá trong việc tìm kiếm, cập nhật, thống kê, tínhtoán,lập báo cáo
Trang 5-Hệ thống thân thiện với ngời sử dụng(kể cả những ngờikhông biết về máy tính)giới han quyền sử dụng đối với tựng nhóm ng-ời,đảm bảo tính bảo mật
========================================= =============================
Thông tin khảo sát từ:
+ Trờng mầm non t thục Sao Mai (Nhổn- HN)
+ Trờng mầm non Minh Khai (Từ Liêm –HN)
Template: Quản lý trờng mẫu giáo
A Tổng quan
1 Mục đích
-Nhằm đa vào trờng mầm non một hệ thống quản lí hiện đại, giảm côngsức của ngời quản lí trong khó khăn khi phải dùng số lợng sổ sách lớn và đau
đầu vì tính toán, ghi chép,tìm kiếm
- Tự động hoá trong việc tính toán ,thống kê…
Trang 6- Giáo viên dạy: dạy học và theo dõi trẻ, chịu sự quản lí của cán bộ Sốlợng lớn , họ sử dụng máy tính.
- Ngời quản lí :thanh tra kiểm tra mọi mặt của nhà trờng
- Kế toán trờng: chịu trách nhiệm về thu chi trong trờng Số lợng ít.
B
Những giả thuyết, những sự phụ thuộc ,những ràng buộc.
Những ràng buộc
- Dự án đợc thực tế khi nhà trờng sử dụng máy vi tính
- Chi phí : trờng sẽ mất một số tiền để hoàn thành dự án
- Thời hạn thực hiện
Những yêu cầu
1.Yêu cầu doanh nghiệp
- Phần mềm phải đáp ứng công việc một cách chính xác, nhanh, có thểtính toán và cập nhật thông tin
-Đầu vào: Các thông tin về trẻ(họ tên, ngày sinh ,cha mẹ, sức khoẻ),bản theo dõi học tập , dinh dỡng đợc nhập vào
-Các thao tác:Phụ huynh nộp hồ sơ của trẻ,hệ thống sẽ thực hiện dăng
ký, phân lớp để lu vào hồ sơ trẻ Khi có yêu cầu tìm kiếm ,cập nhật hệ thống
sẽ tự động tìm kiếm trong kho hồ sơ và thực hiện theo yêu cầu
-Đầu ra:Kết quả mà ngời sử dụng cần :tìm kiếm một trẻ, phân lớp cáctrẻ, xoá bỏ thông tin của trẻ
2.1.1.Chức năng Quản lý hồ sơ trẻ
- Mục đích: cho phép đăng kí trẻ, phân lớp, cập nhật ,tìm kiếm ,xoá
hồ sơ
- Đầu vào : thông tin trẻ
- Đầu ra : kết quả sau khi tìm kiếm, cập nhật…
2.1.1.1 Chức năng Đăng kí trẻ
Trang 7- Mục đích : nhập thông tin của trẻ khi trẻ mới vào học
- Đầu vào : hồ sơ trẻ (do phụ huynh nộp)
- Thao tác : nhập các thông tin của trẻ vào hệ thống
- Đầu ra : thông tin trẻ đã đợc đăng kí
2.1.1.2.Chức năng Tìm kiếm
- Mục đích : tìm kiếm thông tin về trẻ theo yêu cầu
- Đầu vào : thông tin trẻ trong kho hồ sơ
- Thao tác : hệ thống sẽ đi vào các kho và tìm theo ycầu
- Đầu ra : kết quả tìm kiếm
2.1.1.3.Chức năng Phân lớp
- Mục đích : phân lớp theo đột tuổi của trẻ
nhà trẻ :2-3 tuổi
mẫu giáo nhỏ:3-4 tuổi
mẫu giáo nhỡ:4-5 tuổi
mẫu giáo lớn:5-6 tuổi
- Đầu vào : thông tin trẻ
-Đầu vào : yêu cầu cập nhật
- Thao tác : chỉnh sửa ,thay đổi các thông tin về trẻ
- Đầu ra:thông tin của trẻ đã đợc thay đổi và chỉnh sửa
2.1.1.5 Xoá hồ sơ
- Mục đích : cho phép xoá toàn bộ hồ sơ trẻ
- Đầu vào : yêu cầu xoá những hồ sơ không cần lu trữ
- Thao tác : xoá bỏ toàn bộ thông tin của trẻ không cần lu trữ
- Đầu ra:những hồ sơ còn lại sau khi xoá bỏ
2.1.2.Theo dõi trẻ :
- Mục đích :theo dõi tình trạng:học tập,vui chơi,sức khỏe của trẻ
- Đầu vào:Bản theo dõi chi tiết của giáo viên về trẻ
Trang 8- Thao tác: tính toán ,tổng hợp để đa ra các bản theo dõi về tìnhtrạng trẻ.
- Đầu ra :Sổ theo dõi
2.2 Chức năng Quản lý giáo viên
- Mục đích: Quản lý các thông tin của giáo viên trong nhà trờng: hồsơ giáo viên, theo dõi chuyên môn nghiệp vụ của giáo viên, tìm kiếmthông tin giáo viên
- Đầu vào: hồ sơ chứa thông tin :họ tên , ngày sinh , chức vụ giáoviên , các bản theo dõi giáo viên
- Các thao tác : Hệ thống sẽ quản lý thông tin giáo viên dựa vào hồsơ của giáo viên, tìm kiếm thông tin theo yêu cầu , phân công côngtácdựa vào hồ sơ
- Đầu ra : kết quả của quá trình tìm kiếm: có hay ko ; công tác củatừng giáo viên
2.2.1Chức năng Đăng ký giáo viên
- Mục đích: đăng ký hoặc thêm 1 giáo viên mới
- Đầu vào : hồ sơ ban đầu của giáo viên
- Thao tác : ghi nhận thông tin về giáo viên đó
- Đầu ra : thông tin của giáo viên để lu vào kho hồ sơ
2.2.2 Chức năng Theo dõi giáo viên
- Mục đích: theo dõi hoạt động giảng day, chuyên môn
- Đầu vào : các thông tin trong hồ sơ có cả những theo dõi chi tiết
- Thao tác : tính toán, tổng hợp nên bản theo dõi về từng gviên
- Đầu ra :bản theo dõi gửi cho lãnh đạo nhà trờng
2.2.3.Chức năng Tìm kiếm
- Mục đích : tìm thông tin về giáo viên cho lãnh đạo, dựa vào thôngtin để phân công công tác
- Đầu vào : thông tin trong kho hồ sơ
- Thao tác : dựa vào yêu cầu tìm kiếm để kiểm tra , xác đinh đa
ra kết quả
- Đầu ra : kết quả tìm kiếm theo yêu cầu
2.2.4 Chức năng Phân công công tác
- Mục đích : phân công công việc giảng dạy cho giáo viên
- Đầu vào : thông tin về chuyên môn, trình độ của gviên
Trang 9- Đầu ra : thông báo công tác đến giáo viên.
2.3 Chức năng quản lý tài chính
- Mục đích : quản lý tự động các khoản thu chi của nhà trờng
- Đầu vào : học phí của các trẻ, và dựa vào định mức của lãnh đạo
đối với tiền thu học phí , lơng, chi phí mua thực phẩm đồ dùng là baonhiêu
- Thao tác : học phí trẻ nộp vào qua quá trình xử lí thu học phí sẽ đavào kho tài chính, qua quá trình xử lý lơng thì lơng đợc trả cho cán
bộ, giáo viên ,
- Đầu ra : xác nhận đã thu phí cho phụ huynh, lơng để trả cho cánbộ , số chi phí cần thiết cho trẻ
2.3.1 Chức năng Kiểm tra thu học phí
- Mục đích : kiểm tra xem học phí của trẻ đã nộp hay không
- Đầu vào : học phí do phụ huynh đóng vào, thông tin xác nhận họcphí đã đóng hay cha
- Thao tác : tìm trong kho tài chính , nếu thu rồi thì xác nhận cho phụhuynh và nhập tiền vào kho,
- Đầu ra : giấy xác nhận cho phụ huynh, đánh dấu xác nhận đãthu
2.3.2 Chức năng Xác nhận trả lơng
- Mục đích : xác nhận lơng và trả lơng
- Đầu vào : tiền ,thông tin để xác nhận lấy từ kho tài chính
- Thao tác : lấy tiền từ kho ,đánh dấu trả lơng cho cán bộ, giáoviên,nhân viên
- Đầu ra : lơng để trả và đánh dấu đã trả lơng
2.3.3 Chức năng chi phí cho trẻ
- Mục đích : tính toán số tiền cần thiết phải chi phí cho trẻ: muathực phẩm, đồ chơi, đồ dùng dựa vào mức tiền quy địh của nhà tr-ờng
- Đầu vào: tiền từ kho và mức quy định về tiền của nhà trờng
- Thao tác: từ mức phí đã định lấy tiền trong kho và xác nhận
- Đầu ra : tiền để mua thực phẩm, đồ dùng
2.4 Chức năng Thống kê
Trang 10- Mục đích: đa ra các kết quả tổng hợp về trẻ, giáo viên , tài chínhtrong nhà trờng.
- Đầu vào : dữ liệu từ các kho tài chính, kho hồ sơ trẻ, kho hồ sơngời quản lý
- Các thao tác: lấy dữ liệu trong các kho và tính toán
- Đầu ra : kết quả thống kê
2.4.1 Chức năng Thống kê giáo viên
- Mục đích : đa ra kết quả cần tổng hợp về giáo viên
- Đầu vào : thông tin từ kho Hồ sơ ngời quản lí
- Đầu ra : kết quả sau khi tổng hợp
2.4.2 Chức năng Thống kê trẻ
- Mục đích : đa ra kết quả cần tổng hợp về trẻ
- Đầu vào : thông tin từ kho Hồ sơ trẻ, kho sổ theo dõi trẻ
- Đầu ra : kết quả sau khi tổng hợp
2.4.3.Chức năng Thống kê tài chính
- Mục đích : đa ra kết quả cần tổng hợp về tài chính
- Đầu vào : thông tin từ kho Tài chính
- Đầu ra : kết quả sau khi tổng hợp
3 Yêu cầu ngời sử dụng
Hệ thống đợc áp dụng cho toàn thể các cán bộ , giáo viên, những ngờiliên quan đến công việc quản lí của mình
4 Yêu cầu quản lý thông tin
Thông tin đảm bảo an toàn ,bảo mật tốt
5.Yêu cầu hệ thống
Hệ thống cần phải có sự hỗ trợ của máy tính
Yêu cầu chất lợng
Đa ra kết quả chính xác khi đợc yêu cầu tính toán, phần mềm chạy đợctrên những máy tính có cấu hình bình thờng
Trang 11Chøc n¨ng nµy gåm c¸c chøc n¨ng con lµ:
Trang 12• Quản lý hồ sơ trẻ:cho phép đăng kí trẻ,phân lớp,cập nhật tìm kiếm,xoá
hồ sơ trẻ
Trong chức năng này đợc phân rã tiếp thành các chức năng con sau:
a Đăng kí trẻ:cho phép nhập thông tin của trẻ khi trẻ mới vàonhập học
b Tìm kiếm:tìm kiếm thông tin về trẻ theo yêu cầu
c Phân lớp:phânlớp theo độ tuổi của trẻ
d Cập nhật:cho phép thay đổi,chỉnh sửa thông tin của trẻ trong hồsơ
e Xóa hồ sơ:cho phép xoá toàn bộ hồ sơ trẻ
• Theo dõi trẻ:theo dõi tình trạng học tập,vui chơi,sức khoẻ…của trẻ
2.Quản lý giáo viên
Quản lý các thông tin của giáo viên trong nhà trờng:hồ sơ giáo viên,theodõi chuyên môn nghiệp vụ của giáo viên,tìm kiếm thông tin giáo viên
Chức năng này gồm 4 chức năng con sau:
• Đăng kí giáo viên:đăng ký hoặc thêm giáo viên mới
• Theo dõi giáo viên:theo dõi hoạt động giảng dạy,chuyên môn
• Tìm kiếm giáo viên:tìm thông tin về giáo viên cho lãnh đạo ví dụ nhkhi lãnh đạo yêu cầu,hoặc dựa vào thông tin để phân công công tác
• Phân công công tác:phân công công việc giảng dạy cho giáo viên
3.Chức năng quản lý tài chính
Quản lý tự động các khoản thu chi của nhà trờng
Chức năng này sẽ gồm các chức năng con sau:
• Kiểm tra học phí:kiểm tra xem học phí của trẻ đã nộp hay cha?
• Xác nhận trả lơng:xác nhận lơng và trả lơng
• Chi phí cho trẻ:tính toán số tiền cần thiết phảI chi phí cho trẻ ví dụ
nh mua thực phẩm,đồ chơi,đồ dùng…dựa vào mức tiền quy địnhcủa nhà trờng
4.Thống kê
Đa ra các kết quả tổng hợp về trẻ,giáo viên,tài chính trong nhà trờng
• Thống kê giáo viên:đa ra kết quả cần tổng hợp về giáo viên
Trang 13• Thống kê trẻ:đa ra kết quả cần tổng hợp về trẻ
• Thống kê tài chính:đa ra kết quả cần tổng hợp về tài chính
II Biểu đồ luồng dữ liệu
1. Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh
Yêu cầu 1, yêu cầu 2 , yêu cầu 3 ,yêu cầu 4 lần lợt là các yêu cầu củatác nhân: Lãnh đạo, Phụ huynh, Giáo viên, Nhân viên gửi đến hệthống
- Phản hồi 1,phản hồi 2,phản hồi 3,phản hồi 4, phản hồi 5 lần lợt là cáckết quả mà hệ thống trả lại cho các tác nhân
2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh