TỔNG QUAN VỀ HUYỆN THUẬN THÀNH VÀ UBND HUYỆN THUẬN THÀNH
CƠ CẤU TỔ CHỨC HUYỆN THUẬN THÀNH
2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thuận Thành.
2.1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Thuận Thành.
UBND huyện có trách nhiệm tổ chức và thực hiện Hiến pháp, Luật và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, cũng như Nghị quyết của HĐND cùng cấp Đồng thời, UBND huyện cũng chỉ đạo hoạt động của UBND cấp xã và thị trấn.
Phối hợp với Thường trực HĐND và các ban ngành huyện để chuẩn bị nội dung các kỳ họp và xây dựng đề án trình HĐND xem xét Quản lý địa phương trong lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng, giáo dục - đào tạo Tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật, kiểm tra và quản lý công tác thu chi ngân sách, thi hành án, địa giới hành chính và bảo hiểm xã hội.
UBND huyện có trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND cùng cấp và UBND cấp trên Hoạt động của cơ quan được tổ chức, tổng kết và đánh giá hàng tháng, cụ thể vào các ngày cuối tháng.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thuận Thành.
Theo Nghị định số 107/CP ngày 01/04/2004 của Chính phủ, quy định về số lượng và cơ cấu tổ chức của UBND, hiện tại UBND huyện Thuận Thành có 01 Chủ tịch và 03 Phó Chủ tịch.
Văn phòng HĐND - UBND huyện Thuận Thành đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hành chính Nhà nước, với chức năng và nhiệm vụ được quy định rõ ràng theo Luật tổ chức HĐND – UBND năm 1994 Để đảm bảo công việc diễn ra hiệu quả, việc xác định chức năng và nhiệm vụ cụ thể là điều không thể thiếu đối với cơ quan này.
Văn phòng có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Thường trực HĐND và UBND huyện thông qua hai chức năng chính: tham mưu tổng hợp và hành chính nội vụ Các chức năng cụ thể này giúp đảm bảo hoạt động hiệu quả của cơ quan nhà nước địa phương.
- Quản lý công việc, văn bản
- Công tác quản trị nội bộ
- Theo dõi phong trào thi đua khen thưởng
- Hướng dẫn và kiểm tra hoạt động tôn giáo
- Quản lý công tác “một cửa “ của cơ quan
2.2.2 Nhiệm vụ a)Công tác văn phòng
Tổng hợp tình hình hoạt động của các ngành đơn vị ,xã ,thị trấn làm báo cáo với UBND và Thường trực HĐND.
Xây dựng lịch công tác và chương trình cho các kỳ họp của HĐND và UBND là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc phối hợp với các đơn vị để chuẩn bị nội dung cho các kỳ họp này.
Tổ chức thực hiện công tác Văn thư – lưu trữ và hành chính quản trị tại cơ quan là rất quan trọng Đồng thời, việc quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng HĐND – UBND huyện đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động hiệu quả của bộ máy cơ quan cũng là một nhiệm vụ cần thiết.
Tiếp dân và giải quyết những yêu cầu của tổ chức, công dân theo nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
Quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng, đảm bảo những điều kiện vật chất cho bộ máy của HĐND – UBND huyện hoạt động.
Ký các văn bản theo sự uỷ nhiệm của HĐND – UBND huyện. b)Công tác thi đua khen thưởng
Tiếp đón khách đến làm việc và tổ chức tiếp dân theo chế độ "một cửa" là nhiệm vụ quan trọng, đồng thời cần tổ chức bảo vệ toàn cơ quan 24/7 Theo dõi phong trào thi đua, thực hiện báo cáo sơ kết và tổng kết, đề xuất khen thưởng cho các danh hiệu thi đua và những điển hình tiên tiến cũng là một phần không thể thiếu trong công tác này Bên cạnh đó, công tác tôn giáo cũng cần được chú trọng để đảm bảo sự hài hòa trong hoạt động của cơ quan.
Thường trực hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra hoạt động tôn gioá theo đúng chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước. d)Công tác tư pháp
Tuyên truyền, phổ biến chính sách pháp luật của Nhà nước và các văn bản pháp quy của thành phố, địa phương.
Tham gia xây dựng pháp quy ở địa phương.
Quản lý công tác hộ thẩm nhân dân, công tác bào chữa phục vụ cho yêu cầu xét xử của toà án.
Hướng dẫn và kiểm tra công tác tư pháp tại xã, thị trấn là nhiệm vụ quan trọng nhằm hỗ trợ cán bộ, nhân dân và địa phương trong việc thực hiện và thi hành pháp luật Công tác này bao gồm theo dõi, giúp UBND cơ sở tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các văn bản pháp quy, quy chế quản lý xã hội và đô thị, đồng thời hướng dẫn tổng hợp công tác hòa giải.
Văn phòng HĐND – UBND huyện Thuận Thành được tổ chức theo chế độ thủ trưởng với 01 Chánh văn phòng và 02 phó Chánh văn phòng Các thành viên trong văn phòng cùng nhau điều hành hoạt động và chịu trách nhiệm chung trước thường trực HĐND – UBND huyện về nhiệm vụ của văn phòng cũng như các công việc khác theo sự phân công của lãnh đạo cơ quan.
2.3 Mối liên hệ giữa các phòng ban
Các phòng ban trong cơ quan nhà nước địa phương có mối quan hệ chặt chẽ, phối hợp nhịp nhàng để thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, cũng như các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội Để đạt hiệu quả cao nhất, các phòng ban được tổ chức một cách linh hoạt và khoa học Sự bố trí hệ thống giữa các phòng ban giúp thuận tiện cho hoạt động quản lý, với sự tập trung vào một đầu mối thống nhất Mỗi phòng ban đều có cán bộ chuyên trách, và họ hợp tác chặt chẽ để hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI
Nghiệp vụ quản lý văn bản đến
2.1.1.Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến a)Tiếp nhận văn bản đến
Văn bản đến bao gồm tất cả các loại văn bản, từ văn bản mật đến văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và các loại văn bản khác Ngoài ra, nó còn bao gồm cả đơn thư do cá nhân gửi đến các cơ quan, tổ chức Tất cả những tài liệu này được gọi chung là văn bản đến.
Theo Điều 13 Nghị định 110/2002/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ, tất cả văn bản đến từ mọi nguồn phải được tập trung tại văn thư của cơ quan, tổ chức để thực hiện thủ tục tiếp nhận và đăng ký Những văn bản không được đăng ký tại văn thư sẽ không được các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Khi tiếp nhận văn bản từ bưu điện, giao liên hoặc cán bộ trong cơ quan, tổ chức, văn thư cần thực hiện kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, và nơi nhận Đối với văn bản mang bí mật nhà nước (mật, tối mật, tuyệt mật), việc kiểm tra và đối chiếu với nơi gửi là rất quan trọng để phát hiện sai sót, hư hỏng, hoặc mất mát trước khi ký nhận.
Nếu phát hiện bì văn bản bị rách, bóc, mất hoặc tráo đổi nội dung, cần báo cáo ngay cho Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính Tại những nơi không có Văn phòng, người đứng đầu tổ chức sẽ được giao trách nhiệm Trong trường hợp cần thiết, lập biên bản với người giao văn bản Đối với văn bản gửi qua Fax hoặc mạng văn thư, cần kiểm tra sơ bộ số lượng và trang của mỗi văn bản, cùng với địa điểm nhận Nếu phát hiện sai sót, phải thông báo kịp thời cho nơi gửi hoặc báo cáo cho người có trách nhiệm để xem xét và giải quyết.
Sau khi tiếp nhận các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ như sau:
- Loại không bóc bì bao gồm:
Các bì văn bản được đóng dấu chữ ký hiệu độ mật theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/09/2002 Thông tư này hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/03/2002, quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Điều này áp dụng khi văn thư không được giao nhiệm vụ bóc bì văn bản mật.
Bì văn bản gửi đến các đơn vị hoặc cá nhân trong cơ quan, tổ chức cần ghi rõ tên đơn vị hoặc tên cá nhân của cơ quan, tổ chức đó.
+ Bì văn bản giấy tờ gửi cho tổ chức Đảng và các đonà thể như: Công đoàn, Đoàn Thanh niên vv….của cơ quan, tổ chức và thư riêng.
Bóc bì văn bản là quy trình bao gồm việc mở tất cả các bì chứa văn bản và giấy tờ gửi đến cơ quan, tổ chức, ngoại trừ bì có ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh của người đứng đầu Điều này cũng áp dụng cho các bì văn bản có dấu hiệu "mật" và "tối mật", trong trường hợp văn thư được giao nhiệm vụ thực hiện việc bóc bì và đăng ký các loại văn bản đó.
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
- Những văn bản khẩn, thượng khẩn, hoả tốc cần bóc bì trước để giải quyết kịp thời.
Để đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu, cần tránh làm rách văn bản và không để mất số, ký hiệu, địa chỉ cơ quan gửi, cũng như dấu bưu điện Việc kiểm tra lại bì là rất quan trọng nhằm tránh sót văn bản.
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì, trường hợp phát hiện có sai sót phải hỏi lại nơi gửi.
Đối với đơn thư khiếu nại và tố cáo, cần kiểm tra và xác minh thông tin trong văn bản Đối với những văn bản có ngày nhận quá xa so với ngày ghi trên văn bản, cần giữ lại cả bì và đính kèm văn bản để làm bằng chứng Đồng thời, cần đóng dấu đến và ghi số cũng như ngày đến để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình xử lý.
Tất cả văn bản gửi đến từ cơ quan, tổ chức đều cần được đăng ký tại văn thư, ngoại trừ một số loại tài liệu chuyên môn như hóa đơn và chứng từ kế toán, cùng với các loại văn bản khác theo quy định của pháp luật và quy định riêng của từng cơ quan, tổ chức.
Tất cả văn bản đến phải được đăng ký tại văn thư và cần có dấu, số, ngày đến Đối với văn bản gửi qua Fax, cần chụp lại; nếu văn bản đến được chuyển phát qua mạng, có thể in ra và thực hiện thủ tục đóng dấu như bình thường trong trường hợp cần thiết.
Những văn bản đến thuộc dịên không đăng ký tại văn thư được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi giải quyết.
Dấu đến cần được đóng rõ ràng và ngay ngắn vào khoảng giấy trắng ở phần lề trái của văn bản, phía dưới số và ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại); hoặc dưới trích yếu nội dung trong công văn Ngoài ra, dấu đến cũng có thể được đóng vào khoảng giấy trắng ở phần lề phải, dưới ngày tháng, năm ban hành văn bản (Phụ lục I).
Văn bản đến có thể được ghi nhận vào sổ đăng ký văn bản hoặc sử dụng các công cụ khác như thẻ đăng ký và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính.
- Đăng ký văn bản đến băng sổ
+ Lập sổ đăng ký văn bản đến
Tùy thuộc vào tổng số văn bản đến và số lượng văn bản trong từng nhóm hàng năm, việc lập các loại sổ đăng ký phù hợp sẽ được quyết định.
• Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đến dưới 2000 văn bản một năm cần lập ít nhất hai sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản đến(loại thường)
* Sổ đăng ký văn bản đến (loại mật )
• Những cơ quan, tổ chức có có số lượng văn bản đến từ 2000 đến dưới 5000 văn bản một năm, nên lập các sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản đến(loại thường) của các cơ quan khác
* Sổ đăng ký văn bản đến (loại mật )
Đối với các cơ quan, tổ chức nhận trên 5000 văn bản mỗi năm, nên lập sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch cụ thể và sổ đăng ký văn bản đến loại mật.
+ Đăng ký văn bản đến:
Mẫu số và việc đăng ký văn bản đến, kể cả đơn thư và văn bản đến (loại mật) thực hiện theo hướng dẫn phụ lục II.
Mẫu số và việc đăng ký đơn, thư được thực hiện theo hướng dẫn phụ lục
Nghiệp vụ quản lý văn bản đi
2.2.1.Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và nagỳ, tháng của văn bản. a)Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Theo quy định pháp luật, văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi tiến hành các thủ tục phát hành Nếu phát hiện sai sót, văn thư cần báo cáo kịp thời cho người có trách nhiệm để xem xét và giải quyết Đồng thời, văn thư cũng phải ghi số và ngày, tháng của văn bản.
Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành, ngoại trừ những trường hợp có quy định khác, đều phải được tập trung tại văn thư để ghi số theo hệ thống số chung Điều này áp dụng cho mọi loại văn bản, bao gồm cả những tài liệu chuyên ngành như hóa đơn và chứng từ kế toán.
- Ghi số của văn bản
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm hoặc một nhiệm kỳ Mỗi loại văn bản có thể được đánh số riêng hoặc chung, tùy thuộc vào tổng số văn bản và số lượng từng loại được phát hành hàng năm Việc lựa chọn phương pháp đăng ký và đánh số văn bản cần phải phù hợp với tình hình cụ thể của từng cơ quan, tổ chức.
Đối với các cơ quan và tổ chức nhỏ, nếu số lượng văn bản hành chính ban hành trong một năm hoặc một nhiệm kỳ dưới 5000 văn bản, có thể thực hiện việc đăng ký và đánh số chung cho tất cả các loại văn bản hành chính.
Các cơ quan, tổ chức phát hành từ 500 đến 2000 văn bản hành chính trong một năm hoặc một nhiệm kỳ có thể áp dụng phương pháp đăng ký và đánh số hỗn hợp cho các loại văn bản như quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, giấy giới thiệu, giấy đi đường, cùng với các nhóm văn bản nhất định như chương trình, kế hoạch, báo cáo, và nhóm công văn hành chính Đối với những cơ quan, tổ chức phát hành trên 2000 văn bản hành chính trong một năm hoặc một nhiệm kỳ, việc đăng ký và đánh số riêng theo từng loại văn bản hành chính là phương pháp phù hợp.
Văn bản đi (loại mật) cũng được đánh số theo hệ thống đối với văn bản đi của cơ quan, tổ chức.
- Ghi ngày, tháng văn bản
Ngày và tháng của văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, và Hội đồng Nhân dân ban hành là thời điểm mà văn bản đó được thông qua, thể hiện tính hợp pháp và hiệu lực của các quy định.
Ngày và tháng của văn bản quy phạm pháp luật cũng như văn bản hành chính được xác định là thời điểm ký ban hành và được đăng ký vào sổ.
-Việc ghi sổ và ngày tháng văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
2.2.2.Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật a)Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu cơ quan lên chữ ký trong văn bản và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Điều 6 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản và phụ lục được quyết định bởi người đứng đầu cơ quan, tổ chức Dấu phải được đặt ở khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục, trùm lên một phần của các tờ giấy, với quy định không quá 05 giấy liền kề mỗi lần đóng dấu Ngoài ra, việc đóng dấu độ mật và khẩn cũng cần tuân thủ quy định nghiêm ngặt.
Việc đóng dấu các độ khẩn(“Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Việc đóng dấu độ mật như “Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật” cùng với dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản phải tuân theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/09/2002 của Bộ Công an.
Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành
2.2.3.Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi có thể được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc sử dụng các công cụ khác như thẻ đăng ký hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính Đặc biệt, việc đăng ký văn bản đi bằng sổ là một phương pháp hiệu quả để quản lý và theo dõi tài liệu.
- Lập đăng ký văn bản đi
Căn cứ vào tổng số và số lượng văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức cần quyết định lập sổ đăng ký phù hợp Thay vì lập nhiều sổ, nên sử dụng một hoặc một số loại sổ đăng ký chung, được chia thành các thành phần để đăng ký các loại văn bản khác nhau, dựa trên phương pháp đăng ký và đánh số văn bản đi mà cơ quan, tổ chức áp dụng.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi dưới 500 văn bản một năm (hoặc một nhiệm kỳ) chỉ nên lập hai sổ sau:
* Sổ đăng ký tất cả văn bản đi (loại thường)
* Sổ đăng ký tất cả văn bản đi (loại mật)
+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi dưới từ 500 đến dưới
2000 văn bản một năm (hoặc một nhiệm kỳ) có thể lập các sổ sau:
*Sổ đăng ký các loại văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và các quyết định (cá biệt) chỉ thi (cá biệt)
* Sổ đăng ký các loại văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn hành chính loại thường
* Sổ đăng ký các loại văn bản đi (loại mật)
+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản trên 2000 văn bản một năm (hoặc một nhiệm kỳ) có thể lập các sổ sau:
* Sổ đăng ký các loại văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và các quyết định (cá biệt) chỉ thi (cá biệt)
* Sổ đăng ký các loại văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường)
* Sổ đăng ký công văn hành chính (loại thường)
* Sổ đăng ký các loại văn bản đi (loại mật)
- Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi, bao gồm cả bản sao và văn bản đi loại mật, được thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục VII Đặc biệt, văn bản đi cần được đăng ký bằng máy vi tính, sử dụng chương trình quản lý văn bản để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình quản lý.
Yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản cần tuân thủ Bảng hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ, được ban hành theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước.
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN VĂN BẢN ĐI CỦA VĂN PHÒNG
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Hình thức tổ chức công tác văn thư tại UBND huyện là văn thư hỗn hợp, bao gồm cả văn thư trung tâm và văn thư đơn vị Văn phòng UBND đóng vai trò là đầu mối trung tâm trong việc chuyển giao văn bản, hỗ trợ lãnh đạo trong công tác điều hành Nơi đây thu thập và tổng hợp thông tin về chủ trương, đường lối, và chính sách của Đảng Tất cả văn bản đến từ mọi nguồn đều được tập trung tại văn thư cơ quan trước khi được phân phối đến các phòng ban.
1.1 Cách thức giải quyết văn bản đến của văn phòng- UBND huyện.
Khi văn bản đến, nhân viên văn thư sẽ tiếp nhận, kiểm tra và phân loại trước khi trình Chánh văn phòng Nếu văn bản không thuộc chức năng của phòng ban nào, Chánh văn phòng sẽ phân loại tiếp và có thể giao cho đơn vị chức năng giải quyết Văn thư sẽ vào sổ công văn đến, đóng dấu và ghi ngày tháng vào văn bản Sau đó, văn bản sẽ được nhân bản để gửi cho các phòng ban liên quan Đối với văn bản từ cấp trên, các bộ ngành cần sao nguyên văn bản chính để gửi tới các phòng ban thực hiện Văn bản mật, của Quốc hội, Đảng, Chính phủ sẽ được lưu tại phòng văn thư UBND huyện sau khi gửi cho các phòng ban Đối với văn bản hoả tốc, quan trọng hay gửi đích danh, cần chuyển đến đúng tên người nhận, trong khi điện khẩn, điện mật sẽ được chuyển ngay đến chánh văn phòng để giải quyết kịp thời Tại UBND huyện Thuận Thành, việc vào sổ văn bản đến được thực hiện theo các sổ quy định.
* Sổ 1: Đăng ký văn bản của cấp trên;
* Sổ2: Đăng ký văn bản của cơ quan ngang cấp;
* Sổ 3: Đăng ký văn bản của cơ quan trực thuộc huyện;
* Sổ 4: Đăng ký văn bản mật.
1.2 Mẫu sổ công văn mẫu quy định của Cục Lưu trữ nhà nước.
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Tất cả các văn bản do UBND Huyện ban hành (gọi là văn bản đi) đều được tập trung ở văn thư trung tâm của văn phòng UBND Huyện
2.1 Thẩm quyền ban hành các loại văn bản của UBND huyện Thuận Thành.
Quy trình soạn thảo và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật phức tạp hơn so với các văn bản thông thường Tại UBND huyện, mỗi văn bản quy phạm pháp luật sẽ được soạn thảo bởi phòng ban tương ứng với lĩnh vực mà văn bản đó thuộc về.
Nơi gửi công văn đến số ký hiệu công văn
Ngày tháng của công văn
Nơi người nhận công văn
Tên loại, trích yếu nội dung
Chỉ thị tăng cường quản lý giữ gìn vệ sinh môi trường.
Công điện về công tác phòng chống lụt bão cần được thẩm định về mặt pháp lý và hợp pháp trước khi gửi đi, bất kể mức độ khẩn cấp Sau khi kiểm duyệt, văn bản sẽ được chuyển tới bộ phận văn thư trung tâm để kiểm tra thể thức, ghi số thứ tự và nhân bản theo quy định Các văn bản hiện tại của UB sẽ được lưu trữ trên máy vi tính và in theo mẫu quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước, với bản chính lưu tại văn thư trung tâm và các bản sao tại nơi soạn thảo và kiểm duyệt Quá trình soạn thảo văn bản hành chính thông thường đơn giản hơn so với văn bản quy phạm pháp luật; chuyên viên phụ trách sẽ soạn thảo văn bản liên quan và gửi cho văn thư kiểm tra thể thức Sau khi kiểm tra, văn bản sẽ được đánh số, vào sổ, đóng dấu và gửi đi qua bưu điện, trong khi văn thư giữ lại bản gốc để lưu trữ Văn bản có mức độ “khẩn” hay “hoả tốc” sẽ được chuyển ngay khi ký.
2.2 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện Thuận Thành
Số và ký hiệu CV
Tên loại và trích yếu nội dung
Nơi người nhận CV Đơn vị người nhận bản lưu
Quyết định cấp kinh phí và tặng quà đối tượng chính sách nhân dịp tết Đ/c Trọng
UBND các xã, thị trấn
Văn thư + LDTB xã hội.
QĐ gắn biển công trình mừng Đảng mừng xuân 2007 Đ/c Trọng
Các doanh nghiệp thuộc huyện
THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN VĂN BẢN ĐI CỦA UBND HUYỆN THUẬN THÀNH
NHỮNG MẶT ĐẠT ĐƯỢC
Công tác quản lý văn bản đi và đến được thực hiện đúng quy định, với sự nỗ lực của các cán bộ văn thư Đến ngày 31/12/2008, số lượng văn bản được xử lý theo quy định đạt kết quả cao.
Văn bản đi: 45 thông báo, 66 báo cáo,137 QĐ của Uỷ ban và 137 QĐ của Chủ tịch UBND
Văn bản đi là 154 văn bản
Văn phòng đã hiện đại hóa công tác quản lý văn bản bằng cách trang bị máy tính, máy photocopy, máy fax và máy in Việc tích hợp mạng LAN và Internet vào quy trình này đã tạo ra bước đột phá, cho phép trao đổi thư tín điện tử và tra cứu văn bản pháp luật một cách nhanh chóng Chương trình quản lý dữ liệu giúp cập nhật văn bản đến và đi một cách hiệu quả, xử lý khối lượng lớn văn bản, từ đó giảm thiểu tình trạng chậm trễ và lộ thông tin.
Phòng làm việc có đội ngũ cán bộ nhân viên chuyên môn cao và thái độ nghiêm túc, đảm bảo quản lý văn bản đến và đi được thực hiện đúng quy trình từng loại văn bản Việc gửi văn bản không vượt cấp được kiểm soát chặt chẽ, đồng thời quản lý văn bản "mật" cũng được thực hiện hiệu quả, không để xảy ra sai sót đáng tiếc nào.
Văn bản đã được kiểm tra kỹ lưỡng, giúp giảm thiểu tình trạng sai sót về thể thức trình bày trước khi gửi đi và vào sổ.
Những mặt tồn tại và nguyên nhân
Văn phòng hiện chưa có quy chế chính thức về quản lý và ban hành văn bản cụ thể, mà công tác này chủ yếu dựa vào các quy định của pháp luật hiện hành.
Văn bản đến và đi chưa được tập trung hoàn toàn tại bộ phận văn thư của cơ quan, dẫn đến tình trạng một số văn bản chưa qua đăng ký Nhiều phòng ban vẫn trực tiếp trình lãnh đạo ký mà không thông qua văn thư, gây khó khăn cho Văn phòng trong việc quản lý đầu vào văn bản.
Việc áp dụng quản lý bằng máy vi tính đòi hỏi sự cập nhật thường xuyên trong quy trình chu chuyển văn bản, dẫn đến việc kéo dài thời gian và tăng số lượng khâu trung gian trong quy trình này.
Việc gửi văn bản hiện nay gặp nhiều vấn đề như chậm trễ, thiếu trang, vượt cấp, sai thủ tục, sai thể thức và nội dung, cùng với tình trạng chưa xử lý liên ngành còn tồn đọng Mặc dù đội ngũ cán bộ có trình độ và năng lực tốt, nhưng khối lượng công việc lớn và việc lãnh đạo kiêm nhiệm đã tạo ra khó khăn về mặt nhân sự, dẫn đến việc chưa giải quyết kịp thời các công việc theo thời hạn quy định.
Cơ sở vật chất hiện có tương đối đầy đủ nhưng chưa đồng bộ, trong khi hệ thống máy tính và tốc độ đường truyền còn chậm Điều này gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, làm mất thời gian trong quá trình truyền, nhận và xử lý thông tin, cũng như khai thác dữ liệu từ mạng.
Việc vào sổ công văn còn thiếu chính xác, đôi khi còn mắc lỗi vài chi tiết nhỏ như:viết sai tẩy xoá.
Công tác quản lý văn bản đến và đi của Văn phòng UBND Huyện Thuận Thành đã đạt nhiều kết quả tích cực, góp phần cải cách thủ tục hành chính một cách thiết thực và hiệu quả Điều này đã nâng cao năng lực làm việc của cán bộ, nhân viên Văn phòng Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục để nâng cao chất lượng hoạt động quản lý hành chính Nhà nước trong bối cảnh hiện nay.
GIẢI PHÁP
Nhà nước cần xây dựng một hệ thống văn bản hoàn chỉnh và đồng bộ, quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng, cũng như quyền và nghĩa vụ của người quản lý và các cá nhân liên quan Để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao bởi UBND Huyện Thuận Thành, Văn phòng cần chủ động hơn trong việc phối hợp với các phòng ban khác trong Ủy ban và các cơ quan tổ chức liên quan.
Các cán bộ nhân viên trong phòng cần báo cáo thường xuyên về tiến trình công việc cho lãnh đạo và trao đổi với đồng nghiệp để cùng nhau giải quyết khó khăn Việc này giúp đảm bảo rằng công việc không bị gián đoạn khi có cán bộ vắng mặt.
Lãnh đạo phải thường xuyên kiểm tra tình hình công tác của nhân viên trong phòng.
Nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi thành viên trong phòng.
Cán bộ phòng thường xuyên tham gia các chương trình bồi dưỡng để nâng cao tư tưởng và chuyên môn nghiệp vụ Đồng thời, công tác cải cách hành chính được đẩy mạnh với sự phân công rõ ràng, nâng cao trách nhiệm của từng bộ phận, từng cấp và cá nhân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, đồng thời thực hiện chế độ khen thưởng và kỷ luật một cách nghiêm minh.
Để đảm bảo thực hiện nghiêm túc các chỉ đạo của Thường vụ Thành ủy, cần bám sát mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra Đồng thời, tăng cường công tác kiểm tra nhằm kịp thời chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch trong công tác quản lý nhà nước.
Cần bổ sung thêm cán bộ cho phòng do khối lượng công việc lớn và hiện tại cán bộ đang kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, nhằm nâng cao hiệu quả và tốc độ trong việc xử lý các công tác hành chính.
Về trang thiết bị phòng cần đề nghị UBND đầu tư tài chính để nâng cao trang thiết bị máy móc.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng Hành chính - Tổ chức, đặc biệt trong công tác quản lý văn bản đi và đến, tôi xin đưa ra một số kiến nghị quan trọng.