tiểu luận Tìm hiểu về công tác quản lí văn bản đến văn bản đi của Văn phòng UBND Huyện Thuận Thành

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP PHẦN I LỜI NÓI ĐẦU Công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác quản lí văn bản đến văn bản đi nói riêng được Nhà nước ta rất coi trọng.Bằng việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn bản, việc thể chế hoá đường lối chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, các chủ trương chính sách được truyền đạt đến cơ quan đơn vị kịp ytời và rõ ràng hơn Văn bản được coi là phương tiện thông tin không thể thiếu được trong mọi hoạt động quản lí nhà nước, nó cầu nối giữa các cơ quan, là sợi dây liên hệ mật thiết giữa Đảng, Nhà nước và nhân dân.trong giai đoạn hiện nay chúng ta đang tiến hành cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” thì vai trò của công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác quản lí văn bản đến văn bản đi càng trở lên quan trọng và cần thiết Văn phòng UBND Huyện thuận thành là cơ quan trực thuộc giúp Uỷ ban nhân dân giải quyết công tác quản lí hành chính trên địa bàn Huyện Thuận thành Qua thời gian học tập, được sự quan tâm giảng dậy nhiệt tình của thầy cô trong Học viện Hành Chính, cùng thời gian thực tập ở Văn phòng Uỷ ban nhân dân Huyện Thuận Thành-Bắc Ninh, đặc biệt được sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy Cao Minh Công.Từ những kiến thức thu được qua thời gian thực tập, được tiếp xúc với thực tế, em quyết định chọn đề tài: “Tìm hiểu về công tác quản lí văn bản đến văn bản đi của Văn phòng UBND Huyện Thuận Thành”, Vì thời gian thực tập ngắn và nhận thức có hạn nên không thể tránh khỏi những thiếu sót.Rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô vầ các bạn Em xin chân thành cảm ơn ! VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phần 2 NỘI DUNG Chương I - TỔNG QUAN VỀ HUYỆN THUẬN THÀNH VÀ UBND HUYỆN THUẬN THÀNH I - KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN THUẬN THÀNH Thuận Thành là vùng đất có lịch sử hào hùng trong công cuộc dựng nước và giữ nước của dân tộc Ngày nay trong công cuộc đổi mới Thuận Thành đã đạt được những thành tích rất to lớn trên tất cả các mặt kinh tế- chính trị, văn hoáxã hội Thuận Thành gồm 17 xã với tổng diện tích 116km2 với dân số gần 14000người (thống kê năm 2007) Vị trí địa lý của huyện: - Phía Đông giáp: Huyện Gia Bình, Lương Tài - Phía Nam giáp: Huyện Văn Lâm- Hưng Yên; - Phía Tây giáp : Huyện Gia Lâm- HN - Phía Bắc giáp: Huyện Tiên Du Trong những năm gần đây Thuận Thành đã có những bước phát triển đáng kể tốc độ đô thị hoá được xếp vào loại khá với dân số ≈ 14000người và tỷ lệ lao động phi nông nghiệp đang ngày càng giảm mạnh, đời sống nhân dân ngày càng được cải thiện, đây là nơi tập trung khá nhiều các làng nghề truyền thống: Thủ công mỹ nghệ, làng nghề làm bánh truyền thống…So với các huyện khác của tỉnh thì huyện Thuận Thành là huyện phát triển khá về mọi mặt Tuy nhiên những thay đổi quá nhanh cùng với sự tác động tiêu cực của nền kinh tế thị trường đã có những tác động không tốt tới đời sống xã hội và đặt ra nhiều thách thức mới cần giải quyết II CƠ CẤU TỔ CHỨC HUYỆN THUẬN THÀNH 2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thuận Thành 2.1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Thuận Thành VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP UBND huyện tổ chức và thi hành Hiến pháp, Luật và văn bản của các cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp Đồng thời chỉ đạo hoạt động của UBND cấp xã, thị trấn Phối hợp với Thường trực HĐND và các ban ngành của huyện để chuẩn bị nội dung các kỳ họp và xây dựng đề án trình HĐND xét và quyết định Thực hiện quản lý địa phương trong lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng, giáo dục - đào tạo Tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật, kiểm tra, quản lý, chỉ đạo công tác thu chi ngân sách ,thi hành án, địa giới hành chính, bảo hiểm xã hội … UBND huyện chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND cùng cấp và UBND cấp trên Hoạt động của cơ quan được tổ chức, tổng kết, đánh giá mỗi tháng một lần và vào các ngày cuối tháng 2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thuận Thành Căn cứ vào Nghị định số: 107/CP ngày 01/04/2004 của Chính phủ quy định số lượng Chủ tịch và Phó chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND Bộ máy tổ chức UBND huyện Thuận Thành hiện nay bao gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó chủ tịch 2 2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND - UBND huyện Thuận Thành Để công việc đi vào hoạt động có hiệu quả thì việc quy định chức năng nhiệm vụ cụ thể là không thể thiếu đối với bất kỳ một cơ quan Đặc biệt là trong cơ quan quản lý hành chính Nhà nước thì điều này là rất quan trọng Theo Luật tổ chức HĐND – UBND năm 1994 thì chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND huyện được quy định như sau : 2.2.1 Chức năng Văn phòng là cơ quan trực tiếp tham mưu giúp việc cho Thường trực HĐND – UBND huyện theo hai chức năng sau: Tham mưu tổng hợp và hành chính nội vụ Trong đó được phân ra các chức năng cụ thể như sau : - Tổng hợp tham mưu VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP - Quản lý công việc, văn bản - Công tác quản trị nội bộ - Tiếp đón khách - Theo dõi phong trào thi đua khen thưởng - Hướng dẫn và kiểm tra hoạt động tôn giáo - Quản lý công tác “một cửa “ của cơ quan 2.2.2 Nhiệm vụ a)Công tác văn phòng Tổng hợp tình hình hoạt động của các ngành đơn vị ,xã ,thị trấn làm báo cáo với UBND và Thường trực HĐND Xây dựng lịch công tác và chương trình các kỳ họp của HĐND và UBND, phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND và UBND Tổ chức thực hiện công tác Văn thư – lưu trữ, công tác hành chính quản trị của cơ quan Quản lý các cơ sở vật chất của Văn phòng HĐND –UBND huyện đảm bảo các điệu kiện vật chất cho bộ máy của cơ quan hoạt động tốt Tiếp dân và giải quyết những yêu cầu của tổ chức, công dân theo nhiệm vụ, quyền hạn được giao Quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng, đảm bảo những điều kiện vật chất cho bộ máy của HĐND – UBND huyện hoạt động Ký các văn bản theo sự uỷ nhiệm của HĐND – UBND huyện b)Công tác thi đua khen thưởng Tiếp đón khách đến liên hệ công tác và tổ chức tiếp dân theo chế độ “một cửa” Tổ chức bảo vệ toàn cơ quan trong 24 giờ Theo dõi phong trào thi đua, làm báo cáo sơ kết, tổng kết đề nghị khen thưởng các danh hiệu thi đua và những điển hình tiên tiến c)Công tác tôn giáo Thường trực hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra hoạt động tôn gioá theo đúng chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước d)Công tác tư pháp VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tuyên truyền, phổ biến chính sách pháp luật của Nhà nước và các văn bản pháp quy của thành phố, địa phương Tham gia xây dựng pháp quy ở địa phương Quản lý công tác hộ thẩm nhân dân, công tác bào chữa phục vụ cho yêu cầu xét xử của toà án Hướng dẫn, kiểm tra công tác tư pháp ở xã, thị trấn ; hướng dẫn cho cán bộ và nhân dân và địa phương thực hiện và thi hành pháp luật Theo dõi giúp UBND cơ sở tổ chức, kiểm tra thực hiện văn bản pháp quy, quy chếquản lý xã hội, quản lý đô thị, hướng dẫn tổng hợp công tác hoà giải 2.2.3 Tổ chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Thuận Thành được tổ chức theo chế độ thủ trưởng bao gồm 01 Chánh văn phòng và 02 phó Chánh văn phòng Cùng điều hành hoạt động của Văn phòng, chịu trách nhiệm chung trước thường trực HĐND – UBND huyện về nhiệm vụ của Văn phòng và các công việc khác khi được lãnh đạo cơ quan phân công 2.3 Mối liên hệ giữa các phòng ban Các phòng ban có mối quan hệ mật thiết vơi nhau trong quá trình hoạt động nhằm thực hiện tốt chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra cũng như thực hiện các mục tiêu phát triển kinh tế -xã hội mà Đảng uỷ địa phương cùng với sự lãnh đạo trực tiếp của cơ quan cấp trên giao phó Tất cả các phòng ban đều được bố trí và tổ chức hoạt động một cách linh hoạt, khoa học sao cho đạt hiệu quả cao nhất Là cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương trên tất cả các lĩnh vực, do đó giữa các phòng ban phải được bố trí một cách có hệ thống và được tập trung vào một đầu mối thống nhất để thuận tiện cho hoạt động quản lý của cơ quan Các phòng ban đều có cán bộ chuyên trách và giữa các cán bộ chuyên trách của các phòng ban đều có sự hợp tác chặt chẽ với nhau để giải quyết nhiệm vụ chung của cơ quan VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP CHƯƠNG II: LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI Công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi là một nghiệp vụ quan trọng và chủ đạo của phòng Hành chính - Tổ chức Phòng Hành chính - Tổ chức là đầu mối tiếp nhận, xử lý và xử lý công văn đến của các sở, ban ngành, cơ quan nơi khác gửi đến ; ban hành văn bản của UBND thành phố Hà Nội Nghiệp vụ quản lý văn bản đến, văn bản đi của phòng Hành chính - Tổ chức được thực hiện theo Công văn số 77/NV ngày 09/02/1977 của Cục Lưu trữ, phủ Thủ tướng; theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngà 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Theo Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 01/09/2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ….Ngoài ra còn có các văn bản hướng dẫn cụ thể của các cơ quan chuyên môn cấp trên 2.1 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến 2.1.1.Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến a)Tiếp nhận văn bản đến Văn bản đến là tất cả văn bản (kể cả văn bản mật), bao gồm văn bản quy pham pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản khác và đơn thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức gọi chung là văn bản đến Theo Điều 13 Nghị định 110/2002/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định:”Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhận không có trách nhiệm giải quyết” Khi tiếp nhận văn bản do bưu điện, giao liên hoặc do cán bộ trong cơ quan, tổ chức trực tiếp chuyển đến, văn thư phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận vv….đối với văn bản đến mang bí mật nhà nước (mật, tối mật, tuyệt mật), phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi nhằm phát hiện những sai sót, hư hỏng, mất mát trước khi nhận và ký nhận VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Nếu thấy bì văn bản bị rách, bị bóc, bị mất bì, bị mất hoặc bị tráo đổi văn bản bên trongvv….phải báo cáo ngày Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính; ở những nơi không có Văn phòng hoặc người hoặc người đớng đàu tổ chức giao trách nhiệm, trong trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người đưa văn bản Đối với văn bản được chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng văn thư cũng phải kiểm tra sơ bộ về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản và nơi nhận…Trường hợp phát hiện có sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết b)Phân loại sơ bộ Sau khi tiếp nhận các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ như sau: - Loại không bóc bì bao gồm: + Các bì văn bản đến trên có đóng các dấu chữ ký hiệu các độ mật theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/09/2002 của Chính phủ hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/03/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước, nếu văn thư không được giao nhiệm vụ bóc bì văn bản mật + Những bì văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức (Trên bì ghi tên đơn vị hoặc tên cảu các cá nhân cơ quan, tổ chức) + Bì văn bản giấy tờ gửi cho tổ chức Đảng và các đonà thể như: Công đoàn, Đoàn Thanh niên vv….của cơ quan, tổ chức và thư riêng - Loại bóc bì bao gồm tất cả các bì văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan, tổ chức (ngoài bì ghi tên cơ quan, tổ chưc hoặc ghi chưc danh của người đứng đầu cơ quan, tổ chức), kể cả nhữn bì văn bản có đống dấu chữ hiệu độ “mật” và “tối mật”, nếu văn thư được giao nhiệm vụ bóc bì, đăng ký các loại văn bản đó c)Bóc bì văn bản Khi bóc bì văn bản cần lưu ý: - Những văn bản khẩn, thượng khẩn, hoả tốc cần bóc bì trước để giải quyết kịp thời VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP - Tránh làm rách văn bản và không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi, mất dấu bưu điện vv….phải soát lại bì để tránh sót văn bản - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì, trường hợp phát hiện có sai sót phải hỏi lại nơi gửi - Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo; văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điều gì đó hoặc những văn bản ngày nhận cách quá xa ngày, tháng ghi trên văn bản, cần giữ lại cả bì và đính kèm văn bản để làm bằng chứng d)Đống dấu đến, ghi số và ngày đến Văn bản đến của cơ quan, tổ chức đều phải được đăng ký tại văn thư, trừ một số loại văn bản, giấy tờ chuyên môn như các hoá đơn, chứng từ kế toán; những loại văn bản, giấy tờ khác theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu; chi số, ngày đến Đối với văn bản gửi qua Fax cần được chụp lại; văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu đến bình thường Những văn bản đến thuộc dịên không đăng ký tại văn thư được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi giải quyết Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng phái trên ở phần lề trái của văn bản, dưới số, ký hiệu(với những văn bản có ghi tên loại); dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trắng phía trên ở phần lề phải của văn bản dưới ngày tháng, năm, ban hành văn bản.(Phụ lục I) e)Đăng lý văn bản đến Văn bản đến có thể được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc các công cụ khác như thẻ đăng ký hoặc cở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính - Đăng ký văn bản đến băng sổ + Lập sổ đăng ký văn bản đến Tuỳ theo tổng số văn bản đến và số lượng mỗi nhóm văn bản đến hàng năm mà quyết định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP • Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đến dưới 2000 văn bản một năm cần lập ít nhất hai sổ sau: * Sổ đăng ký văn bản đến(loại thường) * Sổ đăng ký văn bản đến (loại mật ) • Những cơ quan, tổ chức có có số lượng văn bản đến từ 2000 đến dưới 5000 văn bản một năm, nên lập các sổ sau: * Sổ đăng ký văn bản đến(loại thường) của các cơ quan khác * Sổ đăng ký văn bản đến (loại mật ) • Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đến trên 5000 văn bản một năm, có thể lập các sổ đăng ký (loại thường )chi tiết hơn, theo một nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản đến (loại mật) + Đăng ký văn bản đến: Mẫu số và việc đăng ký văn bản đến, kể cả đơn thư và văn bản đến (loại mật) thực hiện theo hướng dẫn phụ lục II Mẫu số và việc đăng ký đơn, thư được thực hiện theo hướng dẫn phụ lục III - Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản: + Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệuquản lý văn bản đến thực hiện theo Bảng hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước(nay là Cục Văn thư và Lưu trũ Nhà nước) + Việc đăng ký, cập nhật thông tin đầu vào của văn bản đến và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chươg trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó 2.1.2.Trình và chuyển giao văn bản đến a)Trình văn bản đến Sau khi đăng ký văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, cấp phó của người đứng đầu, Chánh văn phòng hoặc người VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm(có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, giải quyết Người có thẩm quyền căn cứ vào nọi dung của văn bản đến, quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân vv…ghi ý kiến phân phối văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân, ý kiến chỉ đạo giải quyết(nếu có) và thời gian giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết) căn cứ quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân, cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết, những đơn vị, cá nhântham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân Ý kiến phân phối, giải quyết được ghi vào khoảng giấy trống phía trên lề trái của văn bản hoặc cập nhật trực tiếp vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản Trong những trường hợp cần thiết, ý kiến phân phối, giải quyết được ghi hoặc cập nhật vào phiếu riêng(Phụ lục IV) Sau khi có ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, văn bản đến được đăng ký bổ sung vào cột 7 sổ đăng ký văn bản đến(Phụ lục II) hoặc các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý văn bản b)Chuyển giao văn bản đến Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết căn cứ ý kiến của người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn bản đến trong cơ quan, tổ chức cùng như trong các đơn vị đều phải bảo đảm những yêu cầu sau: - Nhanh chóng: văn bản đến (loại khẩn) phải được chuyển giao ngay cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết - Đúng đối tượng: văn bản đến (loại mật) phải được chuyển đến tận tay người nhận - Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” phải ghi rõ thời gian nhận VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP mỗi chiều của phải lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì ở dạng nguyên khổ giấy hoặc khi được gấp lại từ 10 mm trở lên để có thể vào bì một cách dễ dàng Bì văn bản được làm bằng loại giấy dai, bền, không dễ bị thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m 2 trở lên Vì văn bản đi (loại mật) được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư só 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/09/2003 của Bộ Công an -Trình bày bì và viết bì Bì văn bản được in sẵn theo mẫu và cách viết bì được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII -Vào bì và dán bì Tuỳ theo số lượng, độ dày của mỗi loại văn bản sẽ được vào bì mà lựa chọn cách gấp văn bản cho phù hợp như đã hướng dẫn ở trên Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy không có chữ ở bên ngoài -Đóng dấu độ khẩn,dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác Trên bì văn bản đi (loại khẩn) phải đóng dấu độ khẩn tương ứng (“Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn”) tuỳ theo mức độ khẩn của văn bản trong bì Việc đóng dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì ” trên bì văn bản đi (loại mật) được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư só 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/09/2003 của Bộ Công an b)Chuyển phát văn bản đi -Chuyển phát văn bản đi trong nội bộ cơ quan, tổ chức Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ hàng năm, hàng ngày và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại văn thư hoặc do văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân ), các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản Những cơ quan, tổ chức lớn có số lượng văn bản đi được chuyển trong nội bộ hàng năm, hàng ngày nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP trung tại văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng Mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX Đối với những cơ quan, tổ chức nhỏ, có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ hàng năm, hàng ngày ít và việc chuyển giao văn bản được thực do văn thư trực tiếp thực hiện, nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản trong nội bộ, chỉ cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột “Nơi nhận văn bản” Khi chuyển giao văn bản đi trong nội bộ, người nhận văn bản cũng phải ký vào sổ - Chuyển phát trực tiếp, do giao liên cơ quan, tổ chức thực hiện Văn bản đi do giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cũg phải đưng ký vào sổ Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ Mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục IX - Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện Tất cả văn bản đi được gửi qua bưu điện đều phải hoàn thành thủ tục phát hành và đăng ký vào sổ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ Mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục X - Chuyển phát văn bản đi bằng Fax, qua mạng Trong trường hợp cần thông tin nhanh, văn bản đi có thể chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc có thể chuyển qua mạng để kịp thời giải quyết công việc, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối những văn bản có giá trị lưu trữ - Chuyển phát văn bản đi (loại mật ) Việ chuyển phát văn bản đi (loại mật ) được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/03/2002 của Chính phủ c)Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Văn thư có trách nhiệm Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi trong trường hợp cần thiết,lập phiếu gửi để theo dõi chuyển phát văn bản đến nơi nhận Việc VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định Trường hợp văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” phải theo dõi thu hồi đúng thời hạn, khi nhận lại phải kiểm tra, đối chiếu bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc 2.2.5.Lưu văn bản đi Văn bản đi được lưu tại văn thư phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Những văn bản đi được đăng ký và đánh số chung được sắp xếp chung, được đăng ký và đánh số riêng theo từng loại hoặc theo từng nhóm nhất định thì được sắp xếp riêng theo đúng thứ tự của văn bản Tại văn thư phải có phương tiện bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu khai thác, sử dụng bản lưu mà mình quản lý theo đúng quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan,tổ chức Mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục XI Các tập lưu văn bản đi và sổ đăng ký văn bản đi được giao nộp và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật để bảo vệ bí mật nhà nước VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP CHƯƠNG III CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN VĂN BẢN ĐI CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN THUẬN THÀNH I QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Hình thức tổ chức công tác văn thư của cơ quan UBND huyện là hình thức văn thư hỗn hợp, nghĩa là vừa có văn thư trung tâm vừa có văn thư đơn vị Văn phòng UBND là đầu mối trung tâm cho quá trình chuyển giao văn bản, phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo UBND huyện như: Thu thập, tổng hợp các thông tin về chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng Tất cả các công việc văn bản đến cơ quan từ bất kỳ nguồn nào cũng đều được tập trung vào đầu mối là văn thư cơ quan, sau đó mới được chuyển về các phòng ban 1.1 Cách thức giải quyết văn bản đến của văn phòng- UBND huyện Khi văn bản đến sẽ được nhân viên văn thư tiếp nhận, kiểm tra, phân loại sau đó trình Chánh văn phòng Đối với những văn bản chưa thuộc chức năng của phòng ban nào thì Chánh văn phòng phân loại tiếp theo, có thể một số văn bản được phân cho đơn vị chức năng giải quyết Khi đó văn thư sẽ vào sổ công văn đến, đóng dấu đến, ghi số, ghi ngày đến vào văn bản Tiếp theo văn bản sẽ được nhân bản để gửi cho các phòng ban, nếu như văn bản đó thuộc chức năng giải quyết của nhiều phòng ban hay chỉ để biết Với những văn bản của cấp trên, các bộ nhành gửi đến để hướng dẫn thi hành văn bản đó phải sao nguyên văn bản chính và được gửi tới các phòng ban liên quan để thực hiện Nếu là văn bản mật, văn bản của Quốc hội, của Đảng, Chính phủ có tính chất quan trọng thì sau khi sao gửi tới các phòng ban có liên quan để thực hiện bản chính, sẽ được lưu lại ở phòng văn thư của văn phòng UBND huyện Đối với văn bản hoả tốc, hẹn giờ, văn bản quan trọng, văn bản gửi đích danh thì phải chuyển đến tên người nhận Điện khẩn, điện mật thì được chuyển ngay đến chánh văn phòng để Chánh văn phòng giải quyết kịp thời VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Ở UBND huyện Thuận Thành việc vào sổ văn bản đến được trình bầy vào các sổ sau: * Sổ 1: Đăng ký văn bản của cấp trên; * Sổ2: Đăng ký văn bản của cơ quan ngang cấp; * Sổ 3: Đăng ký văn bản của cơ quan trực thuộc huyện; * Sổ 4: Đăng ký văn bản mật 1.2 Mẫu sổ công văn mẫu quy định của Cục Lưu trữ nhà nước Ngày tháng đến Số đến Nơi gửi công văn đến Nơi số ký Ngày người hiệu công tháng của nhận văn công văn công văn 04.1.2 62 007 UBND Huyện 01/2007/ CT-UB 03/01/20 07 Đ/c Chủ tịch 04.01 63 2007 UBND Huyện 01/CĐUB 02.01.20 07 Đ/c Chủ tịch Tên loại, trích Ký Ghi yếu nội dung nhận chú Chỉ thị tăng cường quản lý giữ gìn vệ sinh môi trường Công điện đảm bảo công tác phòng chống lụt bão II QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Tất cả các văn bản do UBND Huyện ban hành (gọi là văn bản đi) đều được tập trung ở văn thư trung tâm của văn phòng UBND Huyện 2.1 Thẩm quyền ban hành các loại văn bản của UBND huyện Thuận Thành - Quyết định - Chỉ thị - Công văn thường Các văn bản quy phạm pháp luật thì quy trình soạn thảo và ban hành có phức tạp hơn các văn bản thông thường Ở UBND huyện khi ra các văn bản quy phạm pháp luật thì các văn bản đó thuộc lĩnh vực nào của phòng ban nào thì phòng ban đó sẽ soạn thảo Sau khi VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP phòng đó soạn thảo xong, văn bản phải được thẩm định về mặt pháp lý và tính hợp pháp của văn bản Dù văn bản có gấp đến mức độ nào cũng phải được qua kiểm duyệt Nếu văn bản đó đã qua kiểm duyệt thì sẽ được chuyển sang bộ phận văn thư trung tâm để kiểm tra về mặt thể thức văn bản Văn bản đó sẽ được vào sổ, ghi số thứ tự theo quy định của từng loại văn bản và được nhân bản theo đúng số lượng ghi trên nơi gửi của văn bản, sau đó làm thủ tục gửi đi Các loại văn bản đi hiện tại của UB sẽ được đưa vào máy vi tính lưu trữ và tra cứu, sau đó sẽ được in ra theo đúng mẫu quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước Bản chính được lưu trữ tại văn thư trung tâm 01 bản, 01 bản tại nơi soạn thảo văn bản, 01 bản tại nơi kiểm duyệt văn bản (nếu là văn bản quy phạm pháp luật) Quá trình soạn thảo một văn bản hành chính thông thường đơn giản hơn quá trình soạn thảo một văn bản quy phạm pháp luật Ở quá trình soạn thảo và ban hành văn bản thông thường của UBND huyện thì người chuyên viên phụ trách công việc nào thì soạn thảo văn có liên quan.Sau khi soạn thảo văn bản xong chuyên viên đó sẽ thông qua văn thư của đơn vị mình để kiểm tra về mặt thể thức, kiểm tra xong văn bản đó sẽ được chuyển cho văn thư trung tâm Cán bộ văn thư trung tâm kiểm tra thể thức lần cuối, rồi đánh số, vào sổ, đóng dấu sau khi được Chánh văn phòng kiểm duyệt văn bản, cuối cùng văn bản đó được bỏ vào bì và chuyển đến bưu điện Văn thư giữ lại bản gốc để nộp cho lưu trữ của cơ quan và bộ phận soạn thảo giữ 01 bản để theo dõi Các văn bản đi đều được đăng ký chuyển phát trong thời gian ngắn nhất Những văn bản có ghi mức độ “khẩn”, “hoả tốc” thì sẽ được chuyển ngay khi ký VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 2.2 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện Thuận Thành Số Ngày và Tên loại và tháng ký trích yếu nội đi hiệu dung CV Quyết định cấp kinh phí 28/ 04.1 và tặng quà QĐ2007 đối tượng UB chính sách nhân dịp tết QĐ gắn biển 04.0 39/ công trình 1.200 QĐ- mừng Đảng 7 UB mừng xuân 2007 VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D Nơi Người người ký nhận CV Đơn vị Số người lượng nhận bản bản lưu Văn UBND Đ/c thư + các xã, Trọng LDTB thị trấn xã hội 28 Các doanh Đ/c nghiệp Trọng thuộc huyện 25 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH Văn thư các DN Ghi chú BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP CHƯƠNG IV: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN VĂN BẢN ĐI CỦA UBND HUYỆN THUẬN THÀNH I NHỮNG MẶT ĐẠT ĐƯỢC - Trên thực tế công tác quản lý văn bản đến văn bản đi đều được thực hiện theo đúng quy định, các cán bộ văn thư cũng hoàn thành tốt vai trò của mình.Tính đến ngày 31/12/2008 số lượng văn bản được thực hiện theo đúng quy định như sau: Văn bản đi: 45 thông báo, 66 báo cáo,137 QĐ của Uỷ ban và 137 QĐ của Chủ tịch UBND Văn bản đi là 154 văn bản - Văn phòng đã trang bị máy móc và thiêt bị hiện đai vào công tác quản lí văn bản đến và văn bản đi như: máy tính, máy fôtô, máy fax và máy in Đặc biệt việc đưa mạng LAN và mạng INTERNET vào nghiệp vụ quản lí văn bản đến, văn bản đi đã tạo ra bước đột phá trong quản lí.Do đó cho phép trao đổi thư tín điện tử,tra cứu văn bản quy phạm pháp luật và các thông tin mới cập nhật, đặc biệt là cvhương trình quản lí dữ liệu,cập nhật văn bản đi, văn bản đến của văn phòng rất tiện lợi và hiệu quả, giúp xử lí được khối lượng rất lớn văn bản vì thế mà tình trạng chậm trễ và lộ thông tin văn bản đã giảm đáng kể - Phòng có đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn cao,thái độ làm việc nghiêm túc,do đó việc quản lí văn bản đến văn bản đi được thực hiện rất nghiêm túc, đúng các công đoạn của từng thể loại văn bản, không có văn bản gửi vượt cấp,quản lí văn bản “mật” cũng được thực hiện rất tốt,không để xảy ra sai sót đáng tiếc nào - Văn bản được kiểm tra kĩ lưỡng, do đó tình trạng văn bản sai thể thức trình bầy trươc khi gửi đi cũng như vào sổ đã giảm đáng kể VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP II Những mặt tồn tại và nguyên nhân: Văn phòng chưa ban hành quy chế về quản lí và ban hành văn bản cụ thể của văn phòng mà công tác này chỉ dựa vào các quy định của pháp luật hiện hành Mọi văn bản đến, đi chưa tập trung hoàn toàn vào một đầu mối bộ phận văn thư cơ quan.Tình trạng văn bản chưa qua văn để đăng kí vẫn còn xảy ra Nhiêu phòng, ban ngành mang văn bản gặp trực tiếp trình lãnh đạo kí mà không qua văn thư, vì vậy Văn phòng không quản lí hết được đầu vào của văn bản Do áp dụng quản lí bằng máy vi tính cần sự cập nhật thường xuyên trong quy trình chu chuyển văn bản nên đã kéo dài thời gian và qua nhiều khâu trung gian trong quy trình này Việc gửi văn bản nhiều trường hợp cònn chậm, có văn bản còn thiếu trang.Tình trạng văn bản gửi vượt cấp,văn bản sai thủ tục,sai thể thức và nội dung,chưa xử lí liên ngành còn nhiều Đội ngũ cán bộ tuy có trình độ, năng lực và được đào tạo tốt nhưng do khối lượng công việc nhiều, vănđi, đến có số lượng lớn, cán bộ lãnh đạo lại kiêm nhiệm do đó gây khó khăn về mặt nhân sự dẫn đến sự tồn đọng công việc chưa giải quyết kịp theo thời hạn quy định Cơ sở vật chất tương đối đầy đủ nhưng chưa đồng bộ,hệ thống máy tính tốc độ đường truyền còn chậm, gây mất thời gian cho công tác truyền, nhận và xử lí thông tin, khai thác dữ liệu đã có trên mạng… Việc vào sổ công văn còn thiếu chính xác, đôi khi còn mắc lỗi vài chi tiết nhỏ như:viết sai tẩy xoá Nhìn chung công tác quản lí văn bản đến, đi của văn phòng UBND Huyện Thuận Thành trong thờ gian qua đã đạt được nhiều kết qủa tốt,góp phần vào quá trình thực hiện cải cáh thủ tục hành chính một cacns thiết thực và có hiệu qủa, nâng cao năng lực trong công tác của cán bộ, nhân viên Văn phòng.Tuy nhiên,trong điều kiện ngày nay hoạt động này vãn cồn một số hạn VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP chế cần khắc phục.Từ đó nhằm nâng cao chất lượng hoạt động quản lí hành chính Nhà nước III.GIẢI PHÁP: Nhà nước cần ban hành một hệ thống văn bản hoàn chỉnh, đồng bộ, có tính khả thi quy định đầy đủ chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ caaus tổ chức của phòng;quyền và nghĩa vụ, của người quản lí, người quản có liên quan Để thực hiện tốt nhiệm vụ, do UBND Huyện Thuận thành giao,Văn phòng cần tích cực chủ động hơn nữa trong việc phối hợp hoạt động với các phòng ban khác trong Uỷ ban cũng như với các cơ quan tổ chức khác có liên quan Các cán bộ nhan viên trong phòng phải thường xuyên báo cáo tiến trình thực hiện công việc cho lãnh đạo phòng cũng như trao đổi công việc với các đồng nghiệp để cùng tháo gỡ khó khăn để tránh trường bhợp khi cán bộ đó đi vắng công việc không được giải quyết Lãnh đạo phải thường xuyên kiểm tra tình hình công tác của nhân viên trong phòng Nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi thành viên trong phòng Thường xuyên cwr cán bộ phòng tham gia vào các chương trình, các lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao tư tưởng và chuyên môn nghiệp vụ Đẩy mạnh công tác cải cách hành chính và phân công rõ ràng, nâng cao trách nhiệm cảu từng bộ phận,từng cấp, cá nhân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, thực hiện chế đôj khen thưởng kỷ luật nghiêm minh Bám sát những mục tiêu, nhiệm vụ thực hiện nghiêm túc chủ trương chỉ đạo của Thường vụ Thành uỷ Tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ kịp thời cỉ đạo việc thực hiện kế hoạch đã đề ra trong công tác quản lý nhà nước Về cán bộ trong phòng cần phải được biên chế thêm do số lượng công việc nhiều, cán bộ kiêm nhiện, để giải quyết nhanh hơn các công tác hành chính Về trang thiết bị phòng cần đề nghị UBND đầu tư tài chính để nâng cao trang thiết bị máy móc VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Trên đây là những kiến nghị của em nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng Hành chính- Tổ chức nói chung và công tác quản lý văn bản đi, đến nói riêng KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập tại UBND huyện Thuận Thành mặc dù thời gian thực tập không thực sự nhiều, nhưng được sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo hướng dẫn, lãnh đạo UBND huyện đã tạo điều kiện thuận lợi để tôi hoàn thành tốt chương trình thực tập cuối khoá học của nhà trường Bản thân tôi đã đúc rút được những kinh nghiệm quý báu, thấy được thực tế nguồn tài liệu rất đa dạng phong phú ở các cơ quan và các phòng ban (vì tôi đã tham gia thu thập, chỉnh lý tài liệu ở các phòng ban khác nhau) Từ đó, tôi đã tích luỹ thêm được những kỹ năng nghiệp vụ nhất định về văn thư lưu trữ nói chung và quản lý văn bản nói riêng Điều đó sẽ giúp ích cho tôi trong học tập cũng như quá trình công tác thực tế sau này Lý luận và thực tiễn là một khoảng cách không lớn nếu chúng ta biết vận dụng những kiến thức đã được học trên ghế nhà trường một cách chủ động linh hoạt và sáng tạo Còn thực tế giúp ta kiểm nghiệm được khả năng trình độ học vấn, nhận thức của mình Thực tế đó là bài học muôn màu mà không phải sách vở nào cũng có thể đề cập đến được Qua đợt thực tập này phần nào tôi đã tích luỹ cho mình một nền tảng thực tế khá phong phú (điều mà tôi vẫn còn thiếu khi ngồi trên ghế nhà trường Tôi có thể nhận ra rằng học tập là để trang bị kiến thức, để nhận biết vận dụng vào thực tế thì đòi bạn làm được gì chứ không cần bạn nói những gì Đó chính là yêu cầu của thực tế đối với những Cử nhân hành chính tương lai Được thực tập tại văn phòng UBND Huyện Thuận Thành đối với tôi là một cơ hội tốt để mình học hỏi thêm những kinh nghiệm, kiến thức thực tế về công tác văn thư- lưu trữ và quản trị văn phòng của một cơ quan Hành chính Nhà nước tại địa phương Là một Cử nhân Hành chính, một cán bộ, công chức tương lai tôi luôn tự nhủ mình rằng phải phấn đấu nỗ lực hết mình trong tương lai tôi VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP luôn tự nhủ mình rằng phải phấn đấu nỗ lực hết mình tròn học tập và trong công tác mà đợt thực tập này là một phần của quá trình nỗ lực phấn đấu đó Trong quá trình làm việc- thực tập, tôi đã chấp hành đầy đủ mọi nội quy, quy định của cơ quan, tuân thủ mọi nội dung yêu cầu của nhà trường đề ra đối với các sinh viên trong đợt thực tập lần này Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo UBND huyện Thuận Thành, các đồng nghiệp, cán bộ công nhân viên cơ quan, các thầy cô trong khoa …… Đặc biệt tôi xin chân thành cảm ơn thầy trưởng khoa…… đã tận tình giúp đỡ tôi hoàn thành Báo cáo thực tập tốt nghiệp một phần quan trọng không thể thiếu trng chương trình Đào tạo Cử Nhân hành chính (hệ chính quy), của sinh viên khoá VI (2005-2009) Tôi tin rằng đây sẽ là hành trang tri thức bổ ích nhất mà thầy cô và các cán bộ, lãnh đạo, nhân viên trong cơ quan đã trang bị cho tôi trên con đường sụ nghiệp của mình sau này Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn! VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÀI LIỆU THAM KHẢO - Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003 - Nghị định số 33/2002/NĐ- CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ - Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ - Quyết định số 177/2003/QĐ-UB ngày 01/9/2003 của Thủ tướng chính phủ - Quyết định số 179/2004/QĐ-UB ngày 27/11/2004 của UBND Thành phố - Nghị định số 171/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 của Chính phủ - Giáo trình Hành chính văn phòng- Học viện hành chính Quốc gia-2004 - Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/77/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn Thư và Lưu trữ nhà nước)… VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP MỤC LỤC PHẦN I .1 LỜI NÓI ĐẦU 1 Phần 2 NỘI DUNG 2 Chương I - TỔNG QUAN VỀ HUYỆN THUẬN THÀNH VÀ UBND HUYỆN THUẬN THÀNH 2 I - KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN THUẬN THÀNH 2 II CƠ CẤU TỔ CHỨC HUYỆN THUẬN THÀNH 2 2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thuận Thành 2 2.3 Mối liên hệ giữa các phòng ban 5 CHƯƠNG II: LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI 6 2.1 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến 6 2.2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi 12 CHƯƠNG III CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN VĂN BẢN ĐI CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN THUẬN THÀNH 19 I QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 19 1.1 Cách thức giải quyết văn bản đến của văn phòng- UBND huyện 19 1.2 Mẫu sổ công văn mẫu quy định của Cục Lưu trữ nhà nước 20 II QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI .20 2.1 Thẩm quyền ban hành các loại văn bản của UBND huyện Thuận Thành .20 2.2 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện Thuận Thành 22 CHƯƠNG IV: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN VĂN BẢN ĐI CỦA UBND HUYỆN THUẬN THÀNH 23 I NHỮNG MẶT ĐẠT ĐƯỢC 23 II Những mặt tồn tại và nguyên nhân: .24 III.GIẢI PHÁP: 25 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 MỤC LỤC 29 VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH ... CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN VĂN BẢN ĐI CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN THUẬN THÀNH I QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Hình thức tổ chức công tác văn thư quan UBND huyện hình thức văn thư hỗn hợp, nghĩa vừa có văn. .. vụ quản lý văn 12 CHƯƠNG III CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN VĂN BẢN ĐI CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN THUẬN THÀNH 19 I QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 19 1.1 Cách thức giải văn đến. .. THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN VĂN BẢN ĐI CỦA UBND HUYỆN THUẬN THÀNH I NHỮNG MẶT ĐẠT ĐƯỢC - Trên thực tế công tác quản lý văn đến văn thực theo quy định, cán văn thư hồn thành tốt vai