Hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Thiết bị Minh Tâm

Nằm trong quy luật đó thì sự tồntại và phát triển của Doanh nghiệp là phụ thuộc vào cách quản lý và đầu tưđúng đắn, chọn đúng phương hướng tiếp cận thị trường..., Qua thời gian thực tập

MỤC LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THIẾT BỊ MINH TÂM 3

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thiết bị Minh Tâm 3

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Thiết bị Minh Tâm 6

1.3.Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Thiết bị Minh Tâm 8

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI 12

CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN 12

THIẾT BỊ MINH TÂM 12

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Thiết bị Minh Tâm 12

2.1.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho 12

2.1.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán 20

2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thiết bị Minh Tâm 29

2.2.1 Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ biến động tăng nguyên vật liệu 29

2.2.2 Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ biến động giảm nguyên vật liệu 38

2.2.3 Kiểm kê thừa, thiếu nguyên vật liệu tại công ty 41

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THIẾT BỊ MINH TÂM 44

3.1.Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thiết bị Minh Tâm và phương hướng hoàn thiện 44

3.1.1.Ưu điểm 44

3.1.2.Nhược điểm 48

3.1.3.Phương hướng hoàn thiện 48

3.2.Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thiết bị Minh Tâm 51 3.3.Điều kiện thực hiện các giải pháp 56 KẾT LUẬN 57

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Biểu 1.1: SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU 5

Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT số 0052962 14

Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm 15

Biểu 2.3: Phiếu nhập kho 16

Biểu 2.4: Phiếu xuất kho 18

Biểu 2.5: Thẻ kho 19

Biểu 2.6: Giấy đề nghị thanh toán 22

Biểu 2.7: Hóa đơn mua hàng hóa 23

Biểu 2.8: Phiếu nhập kho trên Fast Accounting 24

Biểu 2.9: Phiếu xuất kho trên Fast Accounting 26

Biểu 2.11 Sổ chi tiết nguyên vật liệu 28

Biểu 2.10: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn 27

Biểu 2.12: Hóa đơn GTGT số 0072461 32

Biểu 2.13 : Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng 33

Biểu 2.14: SỔ CHI TIẾT TK 331 35

Biểu 2.15: Phiếu nhập kho số 137 36

Biểu 2.16: Sổ chi tiết tài khoản 621 38

Biểu 2.17: Sổ Nhật ký chung 40

Biểu 2.18: Sổ cái TK 152 41

Bảng 2.1: Bảng tổng hợp kiểm kê 43

Biểu 2.19: Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ dụng cụ 42

Biểu 3.1: Sổ danh điểm vật tư 52

Biểu 3.2: Phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) 53

Biểu 3.3: Sổ số dư 55

Biểu 3.4: Bảng trích lập dự phòng 56

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 8

Sơ đồ 2.1 : Phương pháp thẻ song song 21

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm gần đây, nền kinh tế nước ta có những chuyển biến

to lớn đó là sự chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh

tế thị trường có sự quản lý của nhà nước Cơ chế thị trường mở ra nhiều cơhội cho các Doanh nghiệp nhưng cũng đặt ra không ít khó khăn, thách thứcđòi hỏi các doanh nghiệp phải điều chỉnh để thích nghi với môi trường đầycạnh tranh khốc liệt và biến động Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chấttạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật cho nền kinh tế quốc dân Hàng năm nguồn vốnđầu tư chiếm tỷ lệ cao trong vốn đầu tư cả nước Với nguồn đầu tư lớn, cùngvới đặc điểm sản xuất là thời gian thi công kéo dài, quy mô lớn, sản phẩm lànhững công trình có giá trị cao Xây dựng cơ bản có ý nghĩa quan trọng vềmặt kinh tế Trong bối cảnh nước ta hiện nay, nền kinh tế đang từng bướcchuyển đổi, việc hiện đại hoá cơ sở hạ tầng trong thực tế đang diễn ra rấtnhanh ở khắp mọi nơi, làm thay đổi bộ mặt đất nước từng ngày Điều đókhông chỉ có ý nghĩa là khối lượng công việc của ngành tăng lên mà songsong với nó là số vốn đầu tư cũng gia tăng Nằm trong quy luật đó thì sự tồntại và phát triển của Doanh nghiệp là phụ thuộc vào cách quản lý và đầu tưđúng đắn, chọn đúng phương hướng tiếp cận thị trường ,

Qua thời gian thực tập tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Thiết bị MinhTâm nhận thức được tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu - công cụdụng cụ và những vấn đề thiết thực trong việc thu mua, bảo quản và sử dụngnguyên vật liệu - công cụ dụng cụ tại một doanh nghiệp hoạt động trongnghành xây lắp Với khả năng nhận thức dưới sự hướng dẫn tận tình của côgiáo và sự quan tâm giúp đỡ của Ban Tài chính kế toán Công ty trách nhiệm

hữu hạn Thiết bị Minh Tâm, em xin được nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện

công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Thiết bị Minh Tâm”

Chi phí nguyên vật liệu, công cụ sản xuất là một trong những yếu tốquan trọng nhất của quá trình sản xuất kinh doanh, chiếm tỷ trọng rất lớnkhoảng 70% giá trị công trình Bởi vậy làm tốt công tác kế toán nguyên vậtliệu, công cụ dụng cụ là nhân tố hạ chi phí, giảm giá thành, tăng thu nhập chodoanh nghiệp Đây là một yêu cầu thiết thực và đang được quan tâm trongquá trình thi công của các doanh nghiệp xây lắp hiện nay Bài thực tập mônhọc của em được trình bày gồm 3 nội dung chính như sau:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thiết bị Minh Tâm

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thiết bị Minh Tâm

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thiết bị Minh Tâm

CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU

TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN

THIẾT BỊ MINH TÂM

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thiết bị Minh Tâm

Là một doanh nghiệp xây lắp nên nguyên vật liệu có rất nhiều loại,đơn giản như cọc tre, gỗ, nứa cho tới những nguyên vật liệu chỉ chuyêndùng trong ngành xây lắp như, xi măng, thép, gạch, Việc quản lý và lưukho nguyên vật liệu đối với Công ty là hết sức quan trọng và cần thiết,Nguyên vật liệu của Công ty được quản lý từ khâu thu mua cho tới khi xuấtkho thi công Vì đặc thù của doanh nghiệp nên vật liệu được mua về thôngqua yêu cầu của các đội, công trường sau đó được chuyển thẳng tới châncông trình

Nhằm thực thi các chức năng trên trong điều kiện thị trường cạnh tranh nhưhiện nay Công ty phải đáp ứng thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi

- Cung ứng hàng hóa đầy đủ có chất lượng cho thị trường thành phố

- Mở rộng thêm các loại mặt hàng về vật liệu xây dựng như các phụ kiện đikèm, như các mặt hàng trang trí nội thất gia đình cũng như công sở.

- Định giá bán và thực hành hữu hiệu giá bán các mặt hàng vật liệu xây dựng

- Phát triển mạng lưới tiêu thụ, đảm bảo lượng tiêu thụ đủ lớn nhằm pháthuy vai trò chủ đạo của công ty trên thị trường

- Phát triển cơ sở vật chất kinh doanh của Công ty

- Đảm bảo sử dụng có hiệu quả sức lao động, không ngừng bồi dưỡng nângcao trình độ của đội ngũ nhân viên

Trong các doanh nghiệp xây lắp nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại,thứ, với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý hoá và yêu cầu quản lýkhác nhau Vì vậy, để quản lý từng loại, thứ nguyên vật liệu phục vụ cho côngtác quản trị doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham

gia vào quá trình sản xuất để cấu thành thực thể vật chất của sản phẩmxây lắp như

Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất

không cấu thành thực thể chính của sản phẩm, mà nó có thể kết hợp vớinguyên liệu, vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bềngoài của sản phẩm như:

- Phèn chua

- Ve màu

Nhiên liệu: gồm các loại ở thể lỏng như:

- Dầu diêzen

- Dầu nhớt

- Xăng

Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết bộ phận dùng để thay thế sửa chữa

máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải

Phế liệu: Là các vật liệu loại ra trong quá trình xây dựng như gỗ, thép,

sắt vụn hoặc phế liệu thu hồi để thanh lý TSCĐ

Biểu 1.1: SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU

CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ MINH TÂM

SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU

STT Mã vật

TK vật

4 C0130 Lưỡi cưa đĩa 320x5x2,2 Cái

5 PT002 Cốc lọc bơm tay (IFA) Cái

6 PT004 Động cơ gạt mưa (IFA) Cái

Ngoài ra, căn cứ vào nguồn hình thành nguyên vật liệu được chia thành:

- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài

- Nguyên vật liệu tự chế

+ Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thểchia nguyên vật liệu thành

- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh

+ Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm + Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, cho bộphận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp

- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác

+ Nhượng bán + Đem góp vốn liên doanh+ Đem biếu tặng

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Thiết bị Minh Tâm

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh thì nhất thiết phải có 3 yếu

tố cơ bản, đó là tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động Tronghoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu là đốitượng lao động, là cơ sở vật chất chính cấu thành nên thực thể sản phẩm Xét

về giá trị, nguyên vật liệu còn là một bộ phận tài sản lưu động của doanhnghiệp

Trong doanh nghiệp xây lắp, chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm

tỷ trọng lớn từ 65% - 70% trong tổng giá trị công trình Do vậy, việc cung cấpnguyên vật liệu kịp thời hay không có ảnh hưởng to lớn đến tiến độ thi côngxây dựng của doanh nghiệp Ngoài ra, việc cung cấp nguyên vật liệu cònquan tâm đến chất lượng, chất lượng các công trình phụ thuộc trực tiếp vàochất lượng của nguyên vật liệu , mà chất lượng công trình là điều kiện quyếtđịnh để doanh nghiệp có uy tín và tồn tại trên thị trường

Trong cơ chế thị trường hiện nay, việc cung cấp nguyên vật liệu còn cầnđảm bảo giá cả hợp lý, tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả

Vật liệu là những đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá Vậtliệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giátrị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ

Ngoài ra, do đặc điểm riêng của ngành xây lắp đó là một ngành sảnxuất mang tính chất công nghiệp, sản phẩm là những công trình, hạng mụcCTcó quy mô lớn, kết cấu phức tạp và thường cố định ở nơi sản xuất (thicông), còn các điều kiện khác đều phải di chuyển theo địa điểm xây lắp, làm

cho công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu phức tạp vì chịu ảnh hưởng lớnbởi môi trường bên ngoài, nên cần xây dựng định mức cho phù hợp với điềukiện thi công thực tế Quản lý nguyên vật liệu là yếu tố khách quan trong mọinền sản xuất xã hội Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi,mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau

Hiện nay, nền sản xuất xã hội ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ

sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hoá của mọi tầng lớp trong

xã hội Việc sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, có kế hoạch Ngàycàng được coi trọng Công tác quản lý nguyên vật liệu là nhiệm vụ của tất cảmọi người nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao mà chi phí lại thấp nhất Công việchạch toán nguyên vật liệu ảnh hưởng và quyết định đến việc hạch toán giáthành, cho nên để đảm bảo chính xác của công việc hạch toán GTSP thì trướchết cũng phải hạch toán nguyên vật liệu một cách chính xác và để làm tốtcông tác hạch toán nguyên vật liệu đòi hỏi chúng ta quản lý chặt chẽ ở mọikhâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng Cụ thể là:

Ở khâu mua: Nguyên vật liệu được nhập về doanh nghiệp từ nhiềunguồn khác nhau như nhập khẩu, liên doanh liên kết, đối lưu vật tư…nên ởkhâu thu mua cần quản lý về mặt số lượng, khối lượng, chất lượng, đơn giá,chủng loại để làm sao đạt được chi phí vật liệu ở mức thấp nhất với sảnlượng, chất lượng sản phẩm cao nhất

Ở khâu bảo quản, dự trữ: Cần tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi,thực hiện đúng chế độ bảo quản và xác định mức dự trữ tối thiểu, tối đa chotừng nguyên vật liệu để giảm bớt hư hỏng, hao hụt, mất mát sao cho vừa đápứng được yêu cầu sản xuất, vừa giảm tối thiểu vốn nguyên vật liệu tồn kho

dự trữ

Trong quá trình sử dụng, cần lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu và

có quy chế trách nhiệm cụ thể đối với việc sử dụng nguyên vật liệu, xác địnhđúng giá trị nguyên vật liệu đã sử dụng để tính vào chi phí

1.3.Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Thiết

bị Minh Tâm

Công ty có mô hình tổ chức quản lý hoạt động theo mô hình trực tuyến các

bộ phận của công ty được chia thành các phòng ban theo chức năng hoạt động

và có quan hệ với nhau được đặt dưới sự chỉ đạo chung của Giám đốc công tythể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

*

Giám đốc: là người giữ vai trò lãnh đạo chung của công ty, chỉ đạo trực

tiếp từng công trình về mọi hoạt động thu mua nguyên vật liệu và chịu tráchnhiệm trước pháp luật về mọi mặt hoạt động kết quả sản xuất kinh doanh củacông ty

* Các Phó giám đốc: giúp việc cho Giám đốc Gồm có 2 phó giám đốc:

- Phó giám đốc kinh tế kỹ thuật: có nhiệm vụ chỉ huy điều phối lập kế hoạchcác hoạt động chuẩn bị thi công, thực hiện thi công và quản lý các phòng ban

- Phó giám đốc thi công: phụ trách về công tác tổ chức và chỉ

đạo việc ký kết thực hiện hợp đồng cung ứng vật tư với các công ty và thịtrường bên ngoài

Giám đốc

Phó giám đốc

kinh tế kỹ thuật

Phó giám đốc thi công

Phòng

tài chính

kế toán

Phòng kinh tế

kỹ thuật

Đội công

Đội công trình 4

Đội công trình 5

Đội công trình 6

Đội công trình 7

Đội công trình 8

* Phòng Tài chính kế toán: có chức năng tham mưu cho Giám đốc về

công tác hạch toán kế toán, quản lý và sử dụng các loại vốn, quỹ Đồng thời,giúp Giám đốc thực hiện kiểm tra, kiểm soát bằng tiền mọi hoạt động nghiệp vụ,phối hợp với các phòng chức năng xây dựng, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện

kế hoạch tài chính, phân bổ các khoản tiền lương, thưởng… Đây là một mắtxích quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty

* Phòng Kinh tế kỹ thuật: tham mưu cho Giám đốc về kỹ thuật, tổ chức thi

công, lập các phương án thi công, chỉ đạo thi công và thay mặt Giám đốc nghiệmthu các hạng mục công trình Mặt khác, phòng cũng trực tiếp quản lý khối lượngchất lượng công trình, lập hồ sơ hoàn công cho công trình sau khi đã đượcnghiệm thu, bàn giao và đưa vào sử dụng… Xây dựng kế hoạch và thiết lập cáchợp đồng kinh tế theo yêu cầu của Giám đốc và các Phó giám đốc được ủy quyền.Theo dõi tổng hợp, phân tích tình hình sản xuất kinh doanh của công ty để đề racác giải pháp giúp Giám đốc xem xét, xử lý các tình huống không thuận lợi nhằmsản xuất kinh doanh có hiệu quả

* Ban quản lý chất lượng ISO 9001 - 2000: kiểm tra, giám sát cũng như

đôn đốc các đội thi công tuân thủ các quy định về đảm bảo an toàn lao động,đảm bảo chất lượng công trình… theo tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000

* Các đội công trình: mỗi đội công trình gồm đội trưởng, kỹ thuật, thủ kho

(bảo vệ) và các tổ sản xuất Đội trưởng các đội công trình do Giám đốc quyếtđịnh bổ nhiệm và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trong khi tham giathi công công trình, các đội có nhiệm vụ phối hợp với các phòng chức năng để tổchức lao động, vật tư thiết bị, vốn và kế hoạch thi công Đội có nhiệm vụ tổnghợp các số liệu thống kê và kế toán báo cáo theo định kỳ (thường là 01 tháng) làm

cơ sở điều chỉnh các hoạt động của đội Mọi quyết định của đội phải được thôngqua Phó giám đốc chuyên trách và Giám đốc công ty

Với cơ cấu tổ chức trên, Công ty đã đảm bảo được sự thông suốt trongviệc ủy quyền và phân công trách nhiệm của các bộ phận công ty đã thiết lậpđược sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sótlĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận Từ đó có thểngăn ngừa được sự vi phạm các chính sách, thủ tục và quy chế kiểm soát và loại

bỏ được những hoạt động không phù hợp có thể dẫn đến sai lầm và gian lận

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN

THIẾT BỊ MINH TÂM

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Thiết

bị Minh Tâm

2.1.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho

Một trong những công tác quản lý nguyên, vật liệu là phản ánh chínhxác tình hình nhập, xuất, tồn kho từng loại cả về số lượng, chất lượng, chủngloại và giá trị

Thủ tục nhập kho: Công tác kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho

đóng một vai trò quan trọng cho yêu cầu trên, việc kiểm tra, đánh giá nguyên,vật liệu trước khi nhập kho là công việc thường xuyên được thực hiện đểquyết định có nên nhận hàng hay không Khi phát sinh nhu cầu sử dụngnguyên, vật liệu, bộ phận có nhu cầu sẽ lập Phiếu đề nghị mua vật tư Phiếu

đề nghị mua vật tư sẽ được chuyển cho Trưởng phòng vật tư và Giám đốc kýduyệt Trên cơ sở đó, Phòng vật tư sẽ gửi thông báo về việc mua vật tư chocác nhà cung cấp Các nhà cung cấp sẽ gửi lại Báo giá vật tư đến cho Phòngvật tư của Công ty Báo giá sẽ được Trưởng phòng vật tư và các cá nhân cóliên quan duyệt và tiến hành lập Biên bản duyệt giá mua vật tư Sau đó, Phòngvật tư sẽ ký Hợp đồng kinh tế về việc mua vật tư Trong Hợp đồng sẽ ghi rõcác điều khoản liên quan đến quy cách, chất lượng, số lượng, chủng loại củamỗi vật tư Khi nhận được hóa đơn của người bán vật tư chuyển tới, phòng kếtoán phải kiểm tra đối chiếu với từng hợp đồng kinh tế hoặc kế hoạch thu mua

để xem số lượng hàng nhận được có đúng như hợp đồng hay không Nếu

nguyên vật liệu đáp ứng được yêu cầu đặt ra trong hợp đồng thì căn cứ vào

hóa đơn và biên bản kiểm nghiệm thì Phòng vật tư tiến hành lập Phiếu nhập

kho Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại Phòng vật tư, liên 2kèm với hóa đơn chuyển cho kế toán thanh toán, liên 3 giao cho Thủ kho ghivào Thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư để ghi vào sổ chi tiết nguyên,vật liệu theo từng loại vật liệu Căn cứ vào Phiếu nhập kho, Thủ kho kiểmnhận nguyên, vật liệu rồi ghi số lượng thực nhập vào Phiếu nhập kho rồi cùngngười giao hàng ký nhận vào cả 3 bản Phiếu nhập kho Nguyên, vật liệu nhậpkho được Thủ kho xắp xếp một cách khoa học để thuận lợi cho việc bảo quản

và cấp phát nguyên, vật liệu

Ví dụ: Trong tháng 12/2010 Công ty có nhu cầu mua thép nhập kho để

phục vụ cho thi công các công trình, công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệutại kho của Công ty được thực hiện qua các bước sau đây:

Khi Công ty nhận được hàng và hóa đơn GTGT của nhà cung cấp:

Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT số 0052962

GIÁ TRỊ GIA TĂNG NN/2010B

Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Công Toàn

Tên đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị Minh Tâm

Địa chỉ: Số 120 Trần Phú, thành phố Hà Đông, tỉnh Hà Tây

Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bốn mươi sáu triệu năm trăm bốn ba nghìnhai trăm năm mươi đồng

Sau khi vật tư được chuyển đến kho của Công ty thì Công ty tiến hànhlập ban thanh tra kiểm nghiệm vật tư xem có đảm bảo yêu cầu như trong Hợpđồng hay không Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào biên bản kiểm nghiệm.Phòng vật tư căn cứ vào hóa đơn và kết quả kiểm nghiệm của ban kiểmnghiệm vật tư tiến hành lập Phiếu nhập kho

Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm

CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ MINH TÂM Mã số thuế: 5300101272

Mẫu: 04 VT

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

Căn cứ vào: Số lượng thực nhập……… ngày 30 tháng 12 năm 2010Của: Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Hùng Cường

………

Ban kiểm nghiệm gồm:

Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau:

TT cách vật tư, hàng hóa Tên, nhãn hiệu, quy

P.thức kiểm nghiệm

Đvt

S.Lượng theo hóa đơn

Kết quả kiểm nghiệm S.Lượng đạt QC- PC

S.Lượng không đạt

QC - PC

Ý kiến của ban kiểm nghiệm:

Đủ số lượng, đúng chủng loại, chất lượng đạt yêu cầu (mới 100%) chophép nhập kho

Ngày 30 tháng 12 năm 2010

Sau khi ban kiểm nghiệm xác định số vật tư mua về đạt yêu cầu, vật liệu

Họ tên người giao hàng: Công ty Cổ phần xây dựng và thương mạiHùng Cường

Theo: Biên bản kiểm nghiệm…… Số ………… Ngày 30 tháng 12năm 2010

Của : Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Hùng Cường

Nhập tại kho: Công trình Nhà máy may 10 Hưng Yên

giá Thành tiền

Theo ctừ

Thực nhập

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI NHẬN NGƯỜI GIAO NGƯỜI LẬP PHIẾU

Thủ tục xuất kho: Các bộ phận sử dụng nguyên, vật liệu căn cứ vào kế

hoạch sử dụng nguyên, vật liệu của các công trình do Phòng kỹ thuật lập,phòng vật tư, Phòng thống kê của các đội XD lên phòng kế toán đề nghị viếtPhiếu lĩnh vật tư Phiếu lĩnh vật tư được lập thành 2 liên trong đó ghi rõ sốlượng, đơn vị Liên 1 giao cho Phân xưởng sử dụng, cuối kỳ Phân xưởng tậphợp Phiếu lĩnh vật tư giao cho kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu, liên 2giao cho Thủ kho để vào Thẻ kho Phiếu lĩnh vật tư sau khi có đầy đủ chữ kýcủa người viết phiếu, Trưởng phòng vật tư và Thủ kho sẽ căn cứ và Phiếu lĩnhvật tư tiến hành xuất kho nguyên vật liệu theo đúng số lượng và chủng loạighi trên Phiếu lĩnh vật tư, đồng thời lập Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho đượclập thành 3 liên: 1 liên giao cho Thủ kho làm căn cứ để ghi Thẻ kho, 1 liêngiao cho kế toán vật tư để làm căn cứ ghi sổ kế toán, 1 liên (chứng từ gốc) lưutại phòng vật tư

Ví dụ ngày 20/12/2010, Công trình cần thép để phục vụ cho thi công

Biểu 2.4: Phiếu xuất kho

CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ MINH TÂM

PHIẾU XUẤT KHO Số 190

Ngày 31/12/2010

Nợ: Tk 62103Có: Tk 15211

- Họ, tên người nhận hàng:…… Phạm Xuân Minh

- Địa chỉ:………

- Đơn vị:…… Công trình May 10 - Tỉnh Hưng Yên

- Lý do xuất kho:……… Phục vụ thi công công trình May 10 Hưng Yên

- Xuất tại kho: Hưng Yên

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

Yêu cầu

Thực xuất

sau đó chuyển cho kế toán ghi đơn giá, đồng thời tính giá trị nguyên vật liệuxuất kho làm căn cứ ghi sổ kế toán, giao cho bộ phận , đơn vị nhận nguyênvật liệu Căn cứ vào Phiếu nhập kho và Phiếu lĩnh vật tư, Thủ kho sẽ vào Thẻkho:

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Hàng ngày Thủ kho tập hợp các Phiếu nhập, xuất kho rồi đối chiếu với

số thực nhập, thực xuất để tiến hành ghi vào Thẻ kho Cuối tháng Thủ khotính ra số tồn kho của từng loại nguyên, vật liệu rồi chuyển toàn bộ số Phiếunhập, Phiếu xuất kho cho kế toán vật tư Thực tế tại công ty, Thủ kho khôngthường xuyên tiến hành đối chiếu số tồn trên Thẻ kho và số tồn thực tế vìCông ty có nhiều loại nguyên, vật liệu nên công tác này tiến hành sẽ mất rấtnhiều thời gian, do đó Công ty chỉ tiến hành kiểm kê theo năm Thẻ kho được

kế toán giao cho Thủ kho lập thẻ cho từng loại nguyên, vật liệu, mỗi loại cómột hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng nguyên, vật liệu để ghi chép cácnghiệp vụ phát sinh

2.1.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán

Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty mang tính đặc thù trongngành xây dựng, nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại vì vậy đỏi hỏi côngviệc quản lý, theo dõi, bảo quản vật tư phục vụ việc thi công phải liên tụcđược bảo đảm đúng tiến độ thi công là rất phức tạp Vật tư của Công ty chủyếu nhập xuất thẳng đến chân Công trình không qua kho Tuy nhiên nếu sốlượng vật tư mua nhiều mà sử dụng không hết thì Công ty vẫn tiến hành nhậpkho, hoặc nguyên vật liệu dư thừa của công trình này sẽ nhập trở lại kho Công

ty và xuất dùng cho các công trình khác khi cần thiết Công ty hiện đang ápdụng hạch toán NL, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song

Định kỳ khi các bộ phận, công trình có nhu cầu về nguyên vật liệuhoặc Công ty mua nhập kho thì đều phải tập hợp chứng từ gốc để gửi vềphòng kế toán Kế toán vật tư trên cơ sở các chứng từ như: Phiếu nhập kho,Phiếu xuất kho hay Hoá đơn giá trị gia tăng tiến hành vào Sổ chi tiết 152 chotừng loại vật tư Từ các sổ chi tiết này kế toán lập nên Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn cuối kỳ Phương pháp thẻ song song mà Công ty áp dụng có thểkhái quát như sau:

Sơ đồ 2.1 : Phương pháp thẻ song song

Khi các công trình phát sinh nhu cầu về nguyên vật liệu Phòng kế hoạch

dự án căn cứ vào dự toán vật tư đã lập cho công trình đó để phê duyệt quyếtđịnh mua vật tư và gửi xuống phòng vật tư Phòng vật tư dựa trên quyết địnhphê duyệt tổ chức đi tìm hiểu thị trường, đồng thời lựa chọn nhà cung cấp phùhợp để thu mua vật liệu

Khi thu mua vật tư, nhà cung cấp lập Hóa đơn giá trị gia tăng giao choCông ty lien 2 đồng thời vận chuyển số vật tư trên đến tại kho Công ty hoặcđến chân công trình Tại kho, tại công trình Công ty cử cán bộ đến nhận hàng,

tổ chức kiểm nghiệm số vật tư trên trước khi nhập kho hay xuất dùng thẳng.Tuy nhiên các công trình Công ty đảm nhận thường ở rất xa trụ sở chínhnên vật tư thường ít khi mua nhập kho Công ty rồi xuất đến các công trình màchủ yếu là các đội công trình tự thu mua theo dự toán và báo cáo lên choCông ty, như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí vận chuyển nguyênVL Lúc đó các

tổ, đội công trình phải thu thập đầy đủ chứng từ gốc trong việc thu mua vật tưgửi lên phòng kế toán để kế toán vào sổ

Ví dụ: Theo hóa đơn mua hàng số Hóa đơn 0052962 ngày 30/12/2010,mua các loại vật liệu sau nhập kho đội Công ty Cổ phần xây dựng và thương

Thẻ kho

Phiếu nhập

Sổ kế toán chi tiết 152

Phiếu xuất

Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn

Sổ kế toán tổng hợp

mại Hùng Cường Đội Công trình phải gửi cho phòng kế toán những chứng từsau, kế toán định khoản và vào sổ kế toán:

Biểu 2.6: Giấy đề nghị thanh toán

CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ

MINH TÂM

Mã số thuế: 5300101272

Mẫu: 04 VT GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

CT: Nhà máy may 10 Hưng Yên, ngày 30 tháng 12 năm 2010

ÔNG TRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN CÔNG TYTôi tên là: Lê Văn Nam

Đơn vị: Đội công trình Nhà máy may 10 Hưng Yên – thuộc Công ty TNHHThiết bị Minh Tâm

Đề nghị thanh toán số tiền: 130.004.700

Số tiền bằng chữ: Một trăm ba mươi triệu, không trăm lẻ bốn nghìn, bảy trămđồng

Lý do thanh toán: Mua nhập kho phục vụ thi công gia công và lắp 02 giá tổhợp ống áp lực – Công trình may 10 Hưng Yên

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG ĐƠN VỊ TRƯỞNG NGƯỜI ĐỀ NGHỊ

(Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Kế toán định khoản như sau:

Nợ TK 15211.01: 123.814.000

Nợ TK 13311 : 6.190.700

Có TK 331: 130.004.700

Kèm theo giấy đề nghị thanh toán có hoá đơn giá trị gia tăng, kế toántiến hành kiểm tra tính đúng đắn của các yếu tố ghi trên hoá đơn và tiến hànhnhập số liệu vào phần mềm Fast Accounting.

Hóa đơn HD 0052962 được thể hiện trên Fast như sau:

Biểu 2.7: Hóa đơn mua hàng hóa

HÓA ĐƠN MUA HÀNG HÓA (DỊCH VỤ)

Mã đơn vị: TVXDBĐ Công ty TNHH TB MT Số chứng từ 250

Mã khách: KD00128CTCP XD và TM Hùng Cường Ngày ht 30/12/2010 Địa chỉ: : Ngày lập ctừ 30/12/2010

Ng giao hàng: CTCP XD và TM Hùng Cường Tỷ giá VNĐ 1.00

Tk có : 331

Số hđ Số seri HD0052962 Ngày hđ 30/12/2010

Thêm dòng mới, F8-Xóa dòng,Ctrl+tab-Ra khỏi chi tiết hạch toán

Tk nợ Tên tài khoản Mã vv Tiền VNĐ Diễn giải

5211

5211

5211

5211

Nguyên liệu chính Công ty.

Nguyên liệu chính Công ty.

Nguyên liệu chính Công ty.

Nguyên liệu chính Công ty.

61.690.000 58.800.000 16.200.000 2.875.000

Mua thép I200x100x5,2x8,4 Mua thép tấm PL 10

Mua thép góc L100x100x10 Mua Thép tròn fi16

Tiền hàng 139.565.000

HĐ GTGT 05 Tk thuế 13311 Tiền thuế 6.978.250

Tổng TT 146.543.250 Trạng thái 1 0-Chưa, 1- Chuyển vào sổ cái

Nguyên vật liệu trước khi nhập kho phải được kiểm nghiệm Công tylập Ban kiểm nghiệm bao gồm một trưởng ban và 2 ủy viên nhằm xác định,kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách vật tư có đảm bảo yêu cầu của côngtrình hay không, đồng thời làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và

bảo quản Nhằm làm giảm chi phí kho bãi cũng như bảo vệ, bảo quản kho bãiCông ty thường tổ chức mua vật tư với số lượng nhỏ đáp ứng tức thời nhu cầuxây dựng

Bộ phận mua hàng và bộ phận sản xuất sẽ lập phiếu nhập kho nhằm xácnhận số lượng vật tư nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng,xác định trách nhiệm người có liên quan và thực hiện ghi sổ kế toán

Phiếu nhập kho được thể hiện trên Fast như sau

Biểu 2.8: Phiếu nhập kho trên Fast Accounting

PHIẾU NHẬP KHO

Mã khách: KD00128 CTCP XD và TM Hùng Cường Ngày ht 30/12/2010

Địa chỉ: : MST Ngày lập ctừ 30/12/2010

Ng giao hàng: CTCP XD và TM Hùng Cường Tỷ giá VNĐ 1.00

Diễn giải: vật tư mua nhập kho công trình nhà máy may 10 Hưng Yên

Thêm dòng mới, F8-Xóa dòng,Ctrl+tab-Ra khỏi chi tiết hạch toán

kho

Vụ việc

Tồn kho

Số lượng

Giá VND

long long long long

3.980 4.200 1.200 250

13.500 13.000 12.500 10.500

61.690.000 58.800.000 16.200.000 2.875.000

15211 15211 15211 15211

Số lượng 436.6 Tổng tiền 123.814.000 Trạng thái 1 0-Chưa, 1- Chuyển vào sổ cái

Nguyên vật liệu của Công ty có thể được xuất trực tiếp từ kho hoặc cóthể mua xuất thẳng tới chân công trình Các tổ, đội thi công căn cứ vào tìnhhình sản xuất và nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu của công trình mình sẽ lậpgiấy đề nghị xuất vật tư gửi lên Ban giám đốc Ban giám đốc dựa trên dự toánthi công các công trình, xem xét Giấy đề nghị xuất vật tư có đúng theo dự

toán hay không Sau khi được Ban giám đốc Công ty, kế toán trưởng vàtrưởng phòng vật tư phê duyệt, phòng vật tư từng đội sẽ lập Phiếu xuất kho(vật tư tồn kho) Ngoài ra, Công ty còn tổ chức thu mua vật tư và xuất thẳngtới chân công trình mà không qua kho.

Phiếu xuất kho sau khi được người nhận và thủ kho ký nhận sẽ đượcchuyển về cho phòng kế toán, kế toán vật tư tiến hành ghi sổ, vào máy tính.Đối với những vật tư nhập xuất thẳng thì kế toán căn cứ vào Phiếu nhập khohay Phiếu xuất thẳng từ nhập mua để ghi

Kế toán sau khi nhận được phiếu xuất kho của thủ kho gửi lên thì tiếnhành cập nhật số liệu vào máy tính Kế toán chỉ cần khai bào ngày, thángxuất kho, người nhận hàng, số phiếu xuất, nội dung nghiệp vụ, Tk Nợ, Tk

Có vào chứng từ Còn lại máy tính sẽ tự động nhập đơn giá và tổng số tiềntheo giá thực tế đích danh

Phiếu xuất kho trong Fast như sau:

Biểu 2.9: Phiếu xuất kho trên Fast Accounting

PHIẾU XUẤT KHO

Mã khách: TVXDBĐ Công ty TNHH TM MT Ngày ht 20/12/2010

Địa chỉ: : 120 Trần Phú –Hà Đông - HN Ngày lập px 20/12/2010

Ng giao hàng: CTCP XD và TM Hùng Cường Tỷ giá VNĐ 1.00

Diễn giải: vật tư xuất dùng cho công trình MAY 10 HƯNG YÊN

Thêm dòng mới, F8-Xóa dòng,Ctrl+tab-Ra khỏi chi tiết hạch toán

kho

Vụ việc

Tồn kho

Số lượng

Giá VND

Long Long Long Long

3.650 3.800 964 226

15.500 14.000 13.500 11.500

56.575.000 53.200.000 13.014.000 2.599.000

15211 15211 15211 15211

Trạng thái 1 0-Chưa, 1- Chuyển vào sổ cái

Sau khi nhập số liệu vào máy tính sẽ tự động chuyển số liệu để theo dõi

nhập, xuất, tồn kho vật tư, đồng thời đưa số phát sinh Bảng tổng hợp Nhập

-Xuất - Tồn

CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ MINH TÂM

BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN

đầu Dư đầu

SL nhập Tiền nhập

SL xuất Tiền xuất

Tồn cuối Dư cuối