ĐÒ Tµi :Qu¶n Lý VËt T SVTH: Phạm Thị Tuyến Nguyễn Thị Hoài Thu Đào Thị Thanh Dung GVHD: Lê Thị Nhung Lời nói đầu Ngày nay với sự phát triển không ngừng và mạnh mẽ của công nghệ thông tin (CNTT) trong tất cả các ngành nghề, các lĩnh vực khác nhau của xã hội nh: kinh tế, an ninh quốc phòng, thơng mại điện tử .CNTT đang là nhu cầu cần thiết đối với các công ty, doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, xã hội và với tất cả chúng ta. Rất nhiều các chơng trình phần mềm ứng dụng trong quản lý đã ra đời nh chơng trình quản lý nhân sự, quản lý hàng hoá, quản lý vật t và thực sự chiếm đ ợc lòng tin của khách hàng. Tuy nhiên để cho ra đời một sản phẩm phần mềm quản lý có chất lợng thì ngời thiết kế phải hiểu đợc thực tế về công ty, doanh nghiệp mà mình thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu để quản lý. Các chơng trình ớng dụng phải có độ chính xác cao, việc lu trữ dữ liệu phải thuận tiện cho việc tra cứu và kiểm tra. Phần mềm phải hoạt động tốt đáp ứng đợc các nhu cầu mới phát sinh và cho hiệu quả kinh tế cao đồng thời phải phù hợp với khả năng kinh tế của công ty, doanh nghiệp . Trong xu thế hội nhập vào nền kinh tế thế giới, để phát triển nền kinh tế theo hớng công nghiệp hoá, hiện đại hoá ngành CNTT đã trở thành cầu nối xuyên quốc gia trong mọi hoạt động và tổ chức kinh tế, thơng mại. Với việc áp dụng các thành tựu khoa học tiên tiến, hiện đại vào lĩnh vực tin học chúng ta đã dần thay thế các phơng pháp thủ công bằng các chơng trình phần mềm quản lý trên máy tính, giảm bớt đi thời gian, nhân lực, tăng độ chính xác và bảo mật cao. Những phần mềm quản lý sẽ là công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp trong và ngoài nớc. Với đề tài này chúng em mong muốn các công ty, doanh nghiệp, các trung tâm, các tổ chức kinh tế, xã hội và các nhà quản lý sẽ nhìn thấy tầm quan trọng của CNTT đặc biệt là các phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý của mình. Chúng em rất mong nhận đợc những ý kiến đóng góp và chỉ bảo của các thầy, cô để đề tài lần sau chúng em sẽ làm tốt hơn. Kho sỏt h thng: Trung Tâm phát triển công nghệ thông tin kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau nh: Các thiết bị về máy tính, máy in, thiết bị điện tửCác mặt hàng này đợc nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mỗi lần nhập hàng bộ phận nhập hàng của Trung Tâm sẽ lập ơn mua hàng dựa trên báo giá của nhà cung cấp và số lợng hàng còn lại trong kho rồi gửi đơn mua hàng đến nhà cung cấp. Khi nhận đợc hoá đơn giao hàng của nhà cung cấp thì viết phiếu nhập kho để nhập hàng vào kho đồng thời thanh toán với nhà cung cấp thông qua hoá đơn. Bộ phận bán hàng khi nhận đợc đơn đặt hàng của khách sẽ kiểm tra xem trong kho có còn đủ hàng cung cấp cho khách hay không. Nếu hết hàng thì thông báo cho khách, nếu đủ thì bộ phận bán hàng tiến hành viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách đồng thời lập hoá đơn thanh toán để thu tiền của khách. Hàng tháng bộ phận kinh doanh phải theo dõi tình hình nhập xuất của Trung Tâm và lập sổ theo dõi nhập xuất các mặt hàng trong tháng, quý. Cuối mỗi quý, tháng bộ phận báo cáo dựa vào sổ theo dõi nhập xuất để lập báo cáo về tình hình nhập, xuất, hàng tồn kho và qua đó tính doanh thu gửi ban lãnh đạo. 1.Mục ích: Là quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết, hiện tại ta cần phải có ầy ủ về các thông tin, ể từ ó làm thế nào xây dựng ợc dự án mang tính khả thi nhất. 2.Quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại. -Việc quan sát, tìm hiểu cũng nh đánh giá hệ thống phải theo cách nhìn của nhà tin học. a-Có các bớc quan sát: +Mức thao tác thừa hành. +Mức điêù phối quản lý. +Mức quyết định lãnh đạo. +Mức chuyên gia cố vấn. -Các hình thức tiến hành: +áp dụng hình thức quan sát. +áp dụng hình thức phỏng vấn. +Phơng pháp thăm dò. +Phơng pháp nghiên cứu tài liệu. b.Tập hợp và phân loại thông tin. Phân loại dựa theo một số tiêu chuẩn sau: -Hiện tại và tơng lai. -Phân loại dựa vào nội bộ môi trờng. -Tập hợp lại tất cả nhũng thông tin đã đợc phân loại. c.Phát hiện yếu kém của hiện trạng và các yêu cầu trong t ơng lai. -Phát hiện yếu kém: Là tìm hiểu các yếu kém về một số mặt nh: Sự thiếu vắng thông tin xử lý, thiếu nhân lực, kém hiệu quả trong tổ chức quản lý, ùn tắc thông tin, phức tạp và tổn phí cao -Phơng pháp phát hiện: Trên cơ sở đã xác định rõ nguyên nhân của yếu kém để đề ra các biện pháp khắc phục những yếu kém đó. 3 Lập hồ sơ về dự trù và lựa chọn giải pháp -Xác định phạm vi: Phạm vi của bài toán đặt ra cho dự án trong kế hoạch tổng thể và lâu dài của tổ chức.Phạm vi của bài toán phụ thuộc vào phạm vi của tổ chức: +Tổ chức cỡ lớn, quốc gia, quốc tế: Tập đoàn, Tổng công ty +Tổ chức cỡ trung bình: Đơn vị nhiều chi nhánh, công ty liên doanh +Tổ chức cỡ vừa và nhỏ: Các cơ quan, xí nghiệp -Xác định mục tiêu dự án: +Mang lại lợi ích nghiệp vụ: Tăng khẳ năng xử lý, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, tin cậy, chính xác, bí mật +Mang lại lợi ích kinh tế: Tăng thu nhập, giảm chi phí hoạt động, hoàn vốn nhanh +Mang lại lợi ích sử dụng: Nhanh chóng, thuận tiện +Khắc phục yếu kém của hệ thống cũ, hỗ trợ chiến lợc lâu dài, đáp ứng các u tiên, hạn chế áp đặt -Phác hoạ các giải pháp: +Chỉ cho ngời dùng thấy triển vọng cụ thể của dự án. +Có một định hớng trong triển khai dự án. +Chỉ ra đợc: *Các chức năng chính của hệ thống, đầu vào, đầu ra, các giải pháp thực hiện. *Kiến trúc tổng thể của hệ thống(phần cứng, phần mềm ). -Cân nhắc tính khả thi: +Khả thi về nghiệp vụ. +Khả thi về kĩ thuật. +Khả thi về kinh tế. II. Phân tích thiết kế hệ thống quản lý vật t. .1.Phát biểu bài toán: Trung Tâm phát triển công nghệ thông tin kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau nh: Các thiết bị về máy tính, máy in, thiết bị điện tửCác mặt hàng này đợc nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mỗi lần nhập hàng bộ phận nhập hàng của Trung Tâm sẽ lập đơn mua hàng dựa trên báo giá của nhà cung cấp và số lợng hàng còn lại trong kho rồi gửi đơn mua hàng đến nhà cung cấp. Khi nhận đợc hoá đơn giao hàng của nhà cung cấp thì viết phiếu nhập kho để nhập hàng vào kho đồng thời thanh toán với nhà cung cấp thông qua hoá đơn. Bộ phận bán hàng khi nhận đợc đơn đặt hàng của khách sẽ kiểm tra xem trong kho có còn đủ hàng cung cấp cho khách hay không. Nếu hết hàng thì thông báo cho khách, nếu đủ thì bộ phận bán hàng tiến hành viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách đồng thời lập hoá đơn thanh toán để thu tiền của khách. Hàng tháng bộ phận kinh doanh phải theo dõi tình hình nhập xuất của Trung Tâm và lập sổ theo dõi nhập xuất các mặt hàng trong tháng, quý. Cuối mỗi quý, tháng bộ phận báo cáo dựa vào sổ theo dõi nhập xuất để lập báo cáo về tình hình nhập, xuất, hàng tồn kho và qua đó tính doanh thu gửi ban lãnh ạo. .2.Mục ích quản lý. - Nhằm quản lý tất cả những vật t, thiết bị hiện có tại Trung Tâm đồng thời quản lý quá trình nhập, xuất vật t và hoạt động kinh doanh của Trung Tâm. .3.Phân tích về chức năng. Vì các chức năng thờng vẫn còn phức tạp nên phải diễn tả chúng một cách chi tiết hơn, thông qua các chức năng nhỏ hơn. Cứ tiếp tục nh thế, ta sẽ có sự phân cấp trong mô tả. ở mức cuối cùng thì các chức năng là khá đơn giản. Sự mộ tả đại thể hay chi tiết đặc tả cũng nh sự logic đợc sử dụng tùy lúc, tuỳ nơi trong phân tích thiết kế hệ thống. Dới đây là một số mô hình và phơng tiện diễn tả chức năng đợc vận dụng ở những mức độ khác nhau: A.Biểu ồ phân cấp chức năng: H×nh1:BiÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng B.BiÓu ®å luång d÷ liÖu BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh (Møc 0): H×nh 2:BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh Møc 1(Møc ®Ønh): Hình 3:Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Mức 2(Mức dới đỉnh) Mô tả quá trình trao đổi thông tin một cách chi tiết của các chức năng nhỏ trong từng chức năng lớn. *BLD định nghĩa chức năng 1: Chức năng nhập hàng Hình 4:Biểu ồ luồng dữ liệu mức dới ỉnh-Chức năng nhập hàng. BLD ịnh nghĩa chức năng 2: Chức năng xuất hàng Hình 5:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới ỉnh-Chức năng xuất hàng BLD ịnh nghĩa chức năng 3: Chức năng theo dõi nhập, xuất, doanh thu. [...]... tổ chức rõ ràng, đầy đủ, tránh d thừa dữ liệu, tránh trùng lặp dữ liệu và đảm bảo độc lập dữ liệu a.Xác định các thực thể Qua việc phân tích hệ thống quản lý vật t ta thấy hệ thống cần lu trữ những thực thể sau: Thực thể : + Nhà cung cấp + Khách hàng +Vật t +Nhân viên +Hình thức thanh toán +Hoá đơn mua +Hoá đơn bán +Kho +Phiếu nhập +Phiếu xuất b.Xác định các thuộc tính của thực thể + Thực thể nhà cung... cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản, Fax + Thực thể khách hàng gồm các thuộc tính: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản, Fax + Thực thể vật t gồm các thuộc tính: Mã vật t, Tên vật t, Đơn vị tính, Số lợng, Đơn giá + Thực thể nhân viên gồm các thuộc tính: Mã nhân viên, Tên nhân viên, Địa chỉ, Điện thoại + Thực thể kho gồm các thuộc tính: Mã kho, Tên kho, Địa... Tên nhà cung cấp VarChar Diachi 50 Địa chỉ VarChar Dienthoai 10 Điện thoại Char Sotk 50 Số tài khoản VarChar Fax VarChar 15 fax 7>.Vattu: BảngVật t Tên trờng Kiểu dữ liệu Mavt Char Tenvt VarChar Donvitinh Char Độ rộng 10 50 10 Ghi chú Mã vật t_khoá chính Tên vật t Đơn vị tính 8>.Kho:Bảng Kho Tên trờng Makho Tenkho Diachikho Độ rộng 10 50 50 Ghi chú Mã kho_khóa chính Tên kho Địa chỉ kho Kiểu dữ liệu... Char Thanhtien 10 Char Đơn giá Ghi chú Số hoá ơn chính mua_khoa Ngày lập hoá ơn Mã nhà cung cấp_ khoá ngoại Mã vật t_ khoá ngoại Đơn giá Số lợng Mã nhân viên_ khoá ngoại Ghi chú Số hoá đơn bán_khoá ngoại Mã vật t_ khoá ngoại Số lợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Số hoá đơn mua_khoá ngoại Mã vật t_ khoá ngoại Số lợng Đơn giá Thành tiền ... Thực thể phiếu nhập gồm các thuộc tính: Số phiếu, Ngày nhập, Mã vật t, Mã nhà cung cấp, Số hoá đơn mua, Mã kho, Mã nhân viên, Số lợng, Đơn giá + Thực thể hoá đơn bán gồm các thuộc tính: Số hoá đơn bán, Ngày lập, Mã nhân viên, Mã khách, Mã hình thức thanh toán, Số kợng, Đơn giá +Thực thể phiếu xuất gồm các thuộc tính: Số phiếu, Ngày xuất, Mã vật t, Mã khách, Số hoá đơn bán, Mã kho, Mã nhân viên, Số lợng,... viên_ khoá ngoại 4>.XuatCT :Bảng Xuất chi tiết Tên trờng Kiểu dữ liệu Sophieu Char Mavt Char Soluong Char Dongia Char Độ rộng 10 10 10 10 Ghi chú Số phiếu _khóa ngoại Mã vật t_ khoá ngoại Số lợng Đơn giá Ghi chú Số phiếu _khóa ngoại Mã vật t_ khoá ngoại Số lợng Đơn giá 5>.Khachhang:Bảng Khách hàng Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú Makhach 10 Mã khách_khóa chính Char Tenkhach 50 Tên khách VarChar... Mavt Soluong Char Char Char 10 10 10 10 Ghi chú Mã nhân viên_khoá chính Tên nhân viên Đia chỉ Điện thoại Ghi chú Số hoá đơn bán_khoá chính Ngày lập hoá đơn Mã khách_ khoá ngoại Mã nhân viên_khoá ngoại Mã vật t_ khoá ngoại Số lợng Dongia Number Double 12>.HDmua:Bảng hoá đơn mua Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Sohd_mua 10 Char Ngaylap Mancc Mavt Dongia Soluong Manv Date/Time Char Char Char Char Char 10 10 . trong quản lý đã ra đời nh chơng trình quản lý nhân sự, quản lý hàng hoá, quản lý vật t và thực sự chiếm đ ợc lòng tin của khách hàng. Tuy nhiên để cho ra đời một sản phẩm phần mềm quản lý có. doanh thu gửi ban lãnh ạo. .2.Mục ích quản lý. - Nhằm quản lý tất cả những vật t, thiết bị hiện có tại Trung Tâm đồng thời quản lý quá trình nhập, xuất vật t và hoạt động kinh doanh của Trung. trung tâm, các tổ chức kinh tế, xã hội và các nhà quản lý sẽ nhìn thấy tầm quan trọng của CNTT đặc biệt là các phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý của mình. Chúng em rất mong nhận đợc những