Xây dựng phần mềm quản lý vật tư trong đóng tàu

Một con tàu được cấu thành từ nhiều chi tiết, cụm chi tiết, phân tổng đoạn, hệ thống vật tư khác nhau…nên chủng loại vật tư rất đa dạng; - Để phục vụ nhu cầu kịp thời sản xuất người ta t

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

KHOA ĐÓNG TÀU

THUYẾT MINH

ĐỀ TÀI NCKH CẤP TRƯỜNG

ĐỀ TÀI XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG ĐÓNG TÀU

Chủ nhiệm đề tài: Ths Đào Văn Bảo

Thành viên tham gia: PGS.Ts Đỗ Quang Khải

Hải Phòng, tháng 4 / 2016

MỤC LỤC

Trang

MỞ ĐẦU

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 Tổng quan về nguyên vật liệu

1.2 Quản trị nguyên vật liệu trong đóng tàu

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ

2.1 Khảo sát thực trạng

2.2 Qui trình nghiệp vụ

CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG PHẦN MỀM

3.1 Lựa chọn ngôn ngữ lập trình và công nghệ phát triển

3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.3 Thiết kế giao diện

KẾT LUẬN, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ

TÀI LIỆU THAM KHẢO

3.5 Bảng PUB_Users lưu trữ thông tin tài khoản người dùng 27 3.6 Bảng PUB_Roles lưu trữ thông tin vai trò người dùng 27 3.7 Bảng PUB_Histories lưu trữ lịch sử hoạt động của hệ thống 28 3.8 Bảng CRM_Partners lưu trữ thông tin nhà cung cấp 28 3.9 Bảng MTM_Recommends lưu trữ thông tin chứng từ yêu cầu cấp

mới vật tư của các bộ phận, phân xưởng trong công ty 29 3.10 Bảng MTM_MaterialRecommends lưu trữ thông tin của vật tư

nằm trong chứng từ yêu cầu cấp mới vật tư 29 3.11 Bảng MTM_Imports lưu trữ thông tin chứng từ nhập vật tư từ nhà

DANH MỤC HÌNH ẢNH

1.1 Sơ đồ phương pháp quản lý dự trữ theo MRP 10

2.3 Qui trình xuất vật tư phục vụ sản xuất 15

DANH SÁCH THUẬT NGỮ, CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Quản lý và hoạch định tốt nhu cầu vật tư là một trong những nhân tố quan trọng quyết định tới lợi nhuận của doanh nghiệp nói chung và của các nhà máy đóng tàu nói riêng Vì vậy, trên thế giới cũng như ở Việt Nam đã xây dựng và phát triển một số hệ thống quản lý vật tư như Fishbowl Inventory, SIMMS Inventory Management, Wasp Inventory Control, iBom.S, BS Silver…Tuy nhiên, những sản phẩm này chưa thực sự phù hợp với công tác quản lý vật tư mang tính đặc thù của ngành đóng tàu, đó là:

- Sản phẩm của ngành là một con tàu có giá trị lớn, tỉ lệ chế tạo đơn chiếc thường phổ biến Một con tàu được cấu thành từ nhiều chi tiết, cụm chi tiết, phân tổng đoạn, hệ thống vật tư khác nhau…nên chủng loại vật tư rất đa dạng;

- Để phục vụ nhu cầu kịp thời sản xuất người ta thường chế tạo sẵn các phụ kiện, chi tiết định hình;

- Vật tư chính trong đóng tàu là sắt thép và các vật tư của con tàu như máy chính, các hệ thống điều khiển…Đây là những vật tư phần lớn chúng ta phải nhập

từ các nhà thầu phụ

Thực tế trên, đặt ra một yêu cầu bức thiết đó là cần phải xây dựng một chương trình quản lý vật tư phù hợp với mô hình sản xuất của các doanh nghiệp đóng tàu

ở Việt Nam Chính vì vậy tác giả đi “Xây dựng Phần mềm quản lý vật tư trong

đóng tàu” Đây chính là nội dung của đề tài này

2 Mục tiêu, đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Thông qua việc tìm hiểu cách thức quản lý vật tư tại một số nhà máy đóng tàu tại Hải Phòng, Quảng Ninh làm cơ sở để đưa ra các quy trình quản lý làm nền

tảng để xây dựng “Phần mềm quản lý vật tư trong Đóng tàu”

3 Phương pháp nghiên cứu, kết cấu của công trình nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu: Khảo sát thực trạng quản lý vật tư trong các cơ sở

đóng tàu, thu thập tài liệu sau đó đi phân tích thiết kế xây dựng phần mềm quản

lý

Kết cấu của công trình nghiên cứu: Sản phẩm trong đề tài này là phần mềm

“Phần mềm quản lý vật tư trong đóng tàu” có các chức năng sau:

- Quản lý chủng loại vật tư;

- Quản lý danh mục vật tư;

- Quản lý thông tin nhà cung cấp;

- Lập kế hoạch nhập vật tư phục vụ sản xuất;

- Quản lý quá trình yêu cầu, bàn giao vật tư phục vụ sản xuất;

- Báo cáo, thống kê vật tư

4 Kết quả đạt được của đề tài

- Xây dựng được các qui trình quản lý vật tư trong đóng tàu

- Xây dựng được phần mềm quản lý vật tư phục vụ cho các công ty Đóng tàu

ở Việt Nam

CHƯƠNG 1 QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU

Vật tư được nhắc đến trong đề tài này là một dạng nguyên vật liệu phục vụ quá trình đóng tàu Vì vậy, trong chương này tác giả sẽ đề cập tới một số vấn đề cơ bản về nguyên vật liệu

1.1 Tổng quan về nguyên vật liệu [2]

Khái niệm

Nguyên vật liệu (NVL) là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hóa,

là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh Nó là thành phần chủ yếu cấu tạo nên thành phẩm, là đầu vào của quá trình sản xuất và thường gắn liền với các doanh nghiệp sản xuất

Chất lượng NVL ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm

Việc cung ứng NVL đúng số lượng, chủng loại chất lượng và đúng lúc sẽ đáp ứng được chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: tung ra thị trường đúng loại sản phẩm, đúng thời điểm sẽ tạo ra ưu thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

Về mặt kỹ thuật, NVL là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau, phức tạp vì đời sống lý hóa nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trường xung quanh

Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, NVL chiếm tỷ trọng cao trong

đánh kể trong giá thành sản phẩm Do đó, NVL có đảm bảo chất lượng, đúng quy cách, đúng chủng loại thì sản phẩm mới được đảm bảo, phục vụ tốt nhu cầu tiêu dùng của xã hội cũng như đảm bảo hơn điều kiện cạnh tranh cho doanh nghiệp trong cơ chế thị trường Vì vậy các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có những nhìn nhận sâu sắc về công tác quản trị NVL nhằm sử dụng vốn hiệu quả nhất

NVL là đối tượng lao động được tác động vào để chuyển thành sản phẩm, dịch

vụ Trong nhiều trường hợp giá trị NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất Bên cạnh đó để tiến hành sản xuất - kinh doanh doanh nghiệp có thể phải

sử dụng cùng lúc nhiều loại NVL Chính vì vậy việc dự trữ NVL, phối hợp các NVL với nhau theo mức độ hợp lý là hết sức quan trọng

Do vậy, yêu cầu NVL phải được sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm nhằm tạo ra sản phẩm đáp ứng yêu cầu số lượng và chất lượng, giá thành hạ từ đó đạt đến mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là lợi nhuận, vị thế cạnh tranh cao

Phân loại

 Phân loại theo vai trò, tác dụng của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh

- NVL chính: Là đối tượng lao động chính trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp, là vật chất chủ yếu tạo nên thực thể của sản phẩm NVL chính phụ thuộc vào từng doanh nghiệp cụ thể, sản phẩm cụ thể như thép tấm, thép hình, ống trong nhà máy đóng tàu…

- NVL phụ: Là những NVL có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm Vật liệu phụ được sử dụng kết hợp với nguyên liệu chính để hoàn thiện nâng cao tính năng, chất lượng của sản, cũng được sử dụng để giúp cho máy móc vật tư và các công cụ lao động hoạt động bình thường

- Nhiên liệu: Là vật liệu phụ dùng để cung cấp nhiệt năng cho quá trình sản xuất kinh doanh như: than, củi, xăng dầu, ga…

- Phụ tùng thay thế, sửa chữa: Là những chi tiết, phụ tùng, máy móc,vật tư dùng cho việc sửa chữa hoặc thay thế cho những bộ phận chi tiết máy móc phương tiện vận tải như vòng bi, vòng đệm…

- Phế liệu và vật liệu khác: Gồm những NVL bị loại ra trong quá trình sản xuất hay bán hàng tài sản như: Sắt vụn, phôi bào, vải vụn, giấy vụn…nhưng vẫn thu hồi và có giá trị sử dụng nhằm giảm chi phí sản xuất kinh doanh

 Phân loại theo nguồn cung cấp

- NVL trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm

- NVL dùng cho các nhu cầu quản lý phân xưởng, bộ máy quản lý của doanh nghiệp

Đánh giá nguyên vật liệu [4]

Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá thành của chúng theo những loại nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, chính xác và thống nhất Theo quy định chung của chuẩn mực quốc tế, quản lý nhập – tồn NVL phải phản ánh

“giá gốc” đó chính là chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được vật liệu

 Tính giá nhập kho:

Giá thực tế của NVL nhập kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh ở thời điểm và trạng thái hiện tại Giá thực tế nhập kho phụ thuộc vào các yếu tố: nguồn cung ứng, cách tính thuế giá trị gia tăng (GTGT)

- Khi mua ngoài:

+ Chi phí mua

Các khoản giảm trừ Các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho (chi phí bao bì, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi…)

- Khi tự chế biến nhập kho:

Giá thực tế

nhập kho

= Giá thực tế sản xuất chế biến

+ Chi phí chế biến

Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm: Những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế biến

- Khi thuê ngoài gia công chế biến nhập kho:

Chi phí liên quan trực tiếp khác Đối với các đơn vị thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá thực tế nhập kho không bao gồm thuế GTGT Đối với đơn vị thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT

 Tính giá xuất kho:

- Tính theo giá thực tế đích danh:

+ Cách tính: Xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của

lô NVL đó (không phân biệt thời gian nhập, xuất)

+ Ưu điểm: Thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL

+ Nhược điểm: Chỉ thích hợp cho những doanh nghiệp có điều kiện bảo riêng từng lô NVL nhập kho

- Tính giá theo phương pháp nhập trước xuất trước:

+ Cách tính: giá thực tế xuất kho được tính trên cơ sở giả định là lô nhập vào kho trước sẽ được xuất trước, vì vậy lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập hàng nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó

+ Ưu điểm: Cho phép kế toán có thể tính giá xuất kho kịp thời, chính xác, công việc không phải dồn vào cuối tháng

+ Nhược điểm: Đòi hỏi tổ chức kế toán phải chặt chẽ, chi tiết, theo dõi đầy đủ

số lượng, đơn giá của từng lần nhập

- Tính giá theo phương pháp nhập sau xuất trước

+ Cách tính: Phương pháp này dựa trên giả thiết NVL nhập kho sau cùng được xuất trước tiên, giá thực tế xuất kho được tính hết theo giá nhập kho lần sau cùng, sau mới tính theo giá nhập lần trước đó

+ Ưu điểm: Giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá thị trường Khi giá cả vật tư có xu hướng tăng thì phương pháp này làm cho giá trị vật tư xuất tăng và giá trị vật tư hàng tồn kho giảm

+ Nhược điểm: Cũng đòi hỏi kế toán phải theo dõi chặt chẽ, chi tiết từng lần nhập

- Tính giá theo phương pháp hạch toán (hệ số giá)

Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trong khi chưa tính được giá thực tế của nó Để xác định giá thực tế của NVL cuối kỳ, kế toán phải điều chỉnh

từ giá vật liệu theo giá hạch toán sang giá thực tế thông qua hệ số giá

+ Cách tính:

Giá hạch toán xuất kho

=

Số lượng xuất kho

×

Đơn giá

hạch toán Cuối kỳ xác định hệ số giá:

Giá thực tế

cần điều chỉnh

= Giá thực tế xuất kho – Giá hạch toán xuất kho Giá hạch toán xuất kho × (Hệ số giá – 1) + Ưu điểm: Cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và không phụ thuộc vào số lượng, số lần xuất nhập của mỗi loại nhiều hay ít

+ Nhược điểm: Phải trải qua nhiều bước

1.2 Quản trị nguyên vật liệu trong đóng tàu

Yêu cầu về quản trị nguyên vật liệu [2]:

Trong điều kiện hiện nay, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL có hiệu quả ngày càng được coi trọng làm sao để cùng một khối lượng NVL, có thể sản xuất

ra nhiều sản phẩm nhất, có giá thành hạ nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng Do vậy công tác quản trị là vấn đề tất yếu, khách quan, nó cần thiết cho mọi phương thức sản xuất kinh doanh Việc quản trị có tốt hay không phụ thuộc vào khả năng và trình độ của cán bộ quản lý

Đối với doanh nghiệp kinh doanh việc quản lý NVL có thể xem xét trên các khía cạnh sau:

- Trong khâu thu mua: Các doanh nghiệp phải tiến hành cung ứng thường xuyên nguồn NVL đầu vào, đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất Muốn vậy trong khâu thu mua cần quản lý tốt về mặt khối lượng, quy cách, chủng loại vật liệu sao cho phù hợp với nhu cầu sản xuất cần phải tìm được nguồn thu với giá hợp lý với giá trên thị trường, chi phí mua thấp Điều này góp phần giảm tối thiểu chi phí, hạ thấp giá thành

- Trong khâu dự trữ và bảo quản: Để quá trình sản xuất được liên tục phải dự trữ NVL đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích Đồng thời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hóa học của vật liệu Bên cạnh

đó, doanh nghiệp phải xây dựng định mức dự trữ cần thiết với mức tối đa

và tối thiểu cho sản xuất, xây dựng định mức tiêu hao trong sử dụng cũng như định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản

- Trong khâu sử dụng: Doanh nghiệp cần cung cấp đúng lúc, đúng số lượng, chất lượng cũng như đúng thời gian cho quá trình sản xuất Không những vậy, doanh nghiệp còn phải tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá NVL

có trong giá vốn của thành phẩm Do vậy, trong khâu sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất và sử dụng NVL trong sản xuất kinh doanh đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả

- Trong khâu thu hồi phế liệu: Bất cứ một doanh nghiệp nào số phế liệu và phế phẩm rất nhiều, có thể sử dụng lại hay đưa vào tái sản xuất, bán hàng hay bán cho các đơn vị có thể tái sản xuất, chế biến thành các sản phẩm khác Do vậy, việc thu hồi phế liệu, phế phẩm cần phải được tổ chức tốt và chặt chẽ nhằm tiết kiệm được chi phí đồng thời có thể giảm giá thành

Chức năng quản trị nguyên vật liệu [1]

Hoạch định được nhu cầu vật tư là một trong những chức năng quan trọng nhất của công các quản lý vật tư, phải làm cho việc cung ứng vật tư đúng nơi đúng lúc, nghĩa là giảm tối đa vật tư tồn kho không cần thiết hoặc chưa cần thiết, mặt khác ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt vật tư trong quá trình sản xuất Để đạt được mục tiêu đó chương trình này áp dụng phương pháp hoạch định nhu cầu vật tư MRP Đây là một phương pháp được người Mỹ đưa ra từ năm 1990 và ngày nay phương pháp này đã được ứng dụng rộng rãi ở nhiều nước công nghiệp Phương pháp MRP phân biệt rõ ràng hai loại nhu cầu vật tư:

- Nhu cầu độc lập: các nhu cầu về sản phẩm cuối cùng, chúng tạo nên biên giới giữa doanh nghiệp và thế giới bên ngoài Loại nhu cầu này được xác định bằng phương pháp dự báo

- Nhu cầu phụ thuộc: các nhu cầu sinh ra từ nhu cầu độc lập Nó được tính toán từ các quá trình phân tích sản phẩm thành các bộ phận, các cụm, chi tiết và linh kiện, vật tư, nguyên vật liệu…

Hình 1.1 Sơ đồ phương pháp quản lý dự trữ theo MRP

Trong phương pháp MRP, người ta tìm cách dự báo yêu cầu vật tư của các công đoạn bằng cách thiết lập mối quan hệ giữa đặt hàng và tiếp nhận, giữa lịch sản xuất và yêu cầu về sản phẩm, nhằm đảm bảo lượng dữ trữ vật tư ở từng công đoạn đúng theo yêu cầu sản xuất Có thể hình dung theo sơ đồ hình 2.6 Tiến trình thực hiện MRP gồm 4 bước[9]:

Bước 1: Thu nhập các thông tin đầu vào: bảng điều độ sản xuất chính (từ phân

hệ PRP); bảng danh sách vật tư (từ phân hệ PDM); thông tin về vật tư tồn kho ở từng công đoạn sản xuất

Bước 2: Lập sơ đồ vật tư theo mã linh kiện

Bước 3: Phân phối thời gian để sản xuất hoặc gia công các bộ phận cấu thành Bước 4: Tính toán nhu cầu dự trữ vật tư cho các chi tiết ở từng thời điểm bằng cách tính nhu cầu về sản phẩm hoàn chỉnh đi ngược trở lại cho các hạng mục vật

tư phát sinh Kết quả của bước này cho ta thông tin đầu ra của phương pháp, đó là: loại vật tư chi tiết nào đặt hàng?; số lượng đặt là bao nhiêu?; thời điểm nào

phải đặt hàng?

Dự trữ

NVL nhập

Dự trữ bán thành phẩm công đoạn 1

Dự trữ chi tiết công đoạn lắp ghép

Dự trữ thành phẩm

Dự trữ bán thành phẩm công đoạn 2

Bán, xuất xưởng

Chỉ huy sản xuất

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ

2.1 Khảo sát thực trạng

Qua thực tế khảo sát tại một số nhà máy đóng tàu tác giả nhận thấy:

- Hầu hết các nhà máy đã xây dựng một hệ thống định mức tiêu dùng NVL tương đối hoàn chỉnh và ngày càng được hoàn thiện thông qua quá trình kiểm kê và điều tra thực tế

- Các nhà máy chủ động tìm các nguồn cung ứng NVL phù hợp với yêu cầu mua sắm trong kỳ sao cho chi phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo được các tiêu chuẩn kĩ thuật của sản phẩm Các nhà máy đã đảm bảo được lượng dự trữ tối thiểu cần thiết và lượng dự trữ bảo hiểm hợp lý để sản xuất được tiến hành liên tục và ổn định trong mọi điều kiện khó khăn, bất lợi nhất Bên cạnh đó, Các nhà máy có chính sách thưởng bằng vật chất đối với cán bộ công nhân viên, đặc biêt là cán bộ cung ứng NVL khi họ tìm được nguồn hàng cung ứng tốt, rẻ

- Công tác tiếp nhận NVL tại các nhà máy khá đơn giản và tương đối thuận tiện, các thủ tục hành chính không quá rườm rà Khi NVL về đến nơi, cán

bộ công nhân viên có trách nhiệm nhanh chóng làm các thủ tục rồi tiến hành nhập kho, không để tình trạng hư hỏng, mất mát NVL xảy ra trước khi tiếp nhận

- Công tác cấp phát NVL được thực hiện theo hạn mức tiêu dùng, luôn kịp thời và phù hợp với tình hình sản xuất nên đảm bảo cho sản xuất không vì thiếu NVL mà bị ngừng trệ

Tuy nhiên, do số lượng và chủng loại vật tư nhiều, mặt bằng sản xuất rộng nên công tác quản trị NVL tại các nhà máy đóng tàu hiện nay vẫn tồn tại nhiều bất cập:

- Công tác sắp xếp, bảo quản NVL chưa được thực hiện tốt gây khó khăn cho việc bốc xếp, và ảnh hưởng đến chất lượng NVL

- Công tác nhập và phát NVL thường được thực hiện theo phương pháp truyền thống phức tạp, mất thời gian và hiệu quả thấp nên gây khó khăn nhiều cho công tác thống kê, kiểm soát số lượng đã xuất, đã nhập hoặc NVL tồn trong

- Công nhân chưa có ý thức tự giác thu hồi phế liệu, phế phẩm dù đó là phế liệu dùng lại hay không dùng lại được, rồi tiến hành tái chế sử dụng lại nguồn phế liệu phế phẩm đó, nên chưa tiết kiệm được một lượng lớn NVL

để có thể giúp cho quá trình sản xuất sản phẩm đạt hiệu quả cao hơn

2.2 Qui trình nghiệp vụ

Thông qua việc khảo sát cách thức quản lý vật tư của các doanh nghiệp đóng tàu trên địa bàn Quảng Ninh, Hải Phòng và tham khảo những chức năng một số phần mềm quản lý đã có trên thị trường tác giả đưa ra một số qui trình quản lý

dưới đây

Phân hệ quản lý kho

Quản lý mã hàng

Quản lý mã hàng trong hệ thống

Quản lý hoạt động nhập kho động xuất khoQuản lý Hoạt

Nhập kho mua hàng

Nhập kho trực tiếp

Xuất kho bán hàng

Xuất kho sản xuất

Xuất chuyển kho

Xuất lắp ráp

Hình 2.1 Qui trình quản lý tổng quát

Kiểm tra sự cần thiết và sự thay đổi trong

hệ thống

Có thể thay đổi?

Bảng 2.1 Bảng mô tả chi tiết qui trình quản lý mã vật tư:

Mã

sự

kiện Tên sự kiện

Người thực hiện

Chức năng và báo cáo sử dụng trên phần mềm

Phòng kinh doanh hoặc phòng

kế hoạch vật tư khi phát sinh nhu cầu lập mã hàng mới hoặc sửa lại mã hàng trong hệ thống lập yêu cầu với người phụ trách quản lý việc đặt mã hàng của

- Danh mục vật tư

Cán bộ phụ trách quản lý mã hàng trong hệ thống kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng trong hệ thống bằng cách tìm kiếm thông tin của mặt hàng đó trong phần mềm

(3) Phân loại

mặt hàng

BP.quản

lý mã hàng

Cán bộ phụ trách quản lý mã hàng dựa vào thông tin về mặt hàng do người yêu cầu cung cấp để xác định thuộc tính, nhóm hàng, loại hàng, nhà cung cấp , những thông tin liên quan để đặt mã hàng theo quy định

(4) Cấp mã mới

BP.quản

lý mã hàng

- Danh mục vật tư

Dựa vào thông tin về mặt hàng

do người yêu cầu cung cấp, người phụ trách quản lý mã đặt

mã hàng, tên hàng…vv vào danh mục vật tư hàng hóa trên phần mềm

Thông báo kết quả cho người yêu cầu

Kiểm tra sự cần thiết bắt buộc phải thay đổi mã hay không và

sự thay đổi nếu sửa mã đối với

hệ thống

(7) Sửa mã BP.quản lý mã

hàng

- Danh mục vật tư

Thực hiện sửa mã hàng trong

hệ thống, mã hàng được sửa lại cũng cần đảm bảo theo quy tắc đặt mã

Phiếu xuất kho

02

Phê duyệt đề nghị

Phiếu đề nghị xuất NVL, CCDC Yêu cầu sản xuất

Hình 2.3 Qui trình xuất vật tư phục vụ sản xuất

Bảng 2.2 Bảng mô tả chi tiết qui trình xuất vật tư phục vụ sản xuất

Phòng kế hoạch vật tư khi đã lập được hướng dẫn sản xuất cho từng tổ có thể làm đề nghị xuất kho cho sản xuất, hoặc các bộ phận có nhu cầu trực tiếp làm đề nghị xuất nguyên vật liệu

(2) Phê duyệt

Giám đốc hoặc NDUQ

Giám đốc hoặc người được

ủy quyền phê duyệt đề nghị

(3) Kiểm tra tồn

- BC tổng hợp nhập xuất tồn Kiểm tra tồn kho trên hệ thống xem có thể đáp ứng

được yêu cầu không?

+ Nếu đủ hàng để xuất thì thực hiện bước (4)

+ Nếu không đủ hàng thì thực hiện bước (5)

- Phiếu xuất kho Căn cứ vào yêu cầu xuất

kho, KTK lập giao dịch xuất kho trong hệ thống Sau khi lập giao dich KTK thực hiện

in phiếu xuất kho để lưu lại thông tin và lấy xác nhận của những cá nhân có liên quan

(5) Xuất kho Thủ kho

Thủ kho căn cứ phiếu xuất kho đã ký duyệt thực hiện xuất kho theo phiếu

Phiếu xuất kho

04

Thực hiện Chuyển kho

06

Thực hiện giao dịch điều chỉnh

Phiếu xuất kho

Phiếu đề nghị chuyển kho được duyệt

02

Phê duyệt đề nghị

Hình 2.4 Qui trình điều chuyển kho

Bảng 2.3 Mô tả chi tiết qui trình điều chuyển kho

Bộ phận có nhu cầu chuyển kho làm phiếu

(3) Lập giao dịch và

in phiếu xuất kho KTK - Phiếu xuất kho

KTK kho căn cứ vào phiếu đề nghị chuyển kho đã được duyệt, thực hiện lập giao dịch chuyển kho trên hệ thông, sau đó in phiếu xuất chuyển kho lấy xác nhận của các bên liên quan

(4) Thực hiện

chuyển kho Thủ kho

Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho đã có ký nhận của các bên liên quan để thực hiện xuất kho đồng thời khi xuất kho rồi Thủ kho sẽ phải

ký vào phiếu xuất kho

(6) Kiểm tra giao

Căn cứ vào phiếu xuất kho Kế toán kho tiến hành kiểm tra lại giao dịch

(7) Thực hiện giao

dịch điều chỉnh KTK - Phiếu xuất kho

Kế toán vật tư căn cứ vào phiếu xuất kho điều chỉnh sai lệch trên giao dịch xuất chuyển kho đã lập