hướng dẫn sử dụng thống số hóa dữ liệu quảng ninh

             GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG: Giới thiệu chung Hệ thống số hóa dữ liệu quảng ninh được quản trị chính bởi Trung Tâm Thông Tin – Sở Thông tin truyền thông Quảng Ninh. Hệ thống có nhiệm vụ lưu trữ tài liệu dạng: hồ sơ, công văn, văn bản và hỗ trợ khai thác hiệu quả các tài liệu trên Đối tượng sử dụng Hệ thống được sử dụng cho các cơ quan, sở, ban ngành trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh. Đối tượng sử dụng được phân thành 2 loại: Quản trị viên và Người sử dụng. Hướng dẫn sử dụng này có mục đích hướng dẫn một cách đơn giản, nhanh chóng nhất tới 2 đối tượng sử dụng nêu trên. DÀNH CHO NGƯỜI SỬ DỤNG: Đăng nhập hệ thống Để đăng nhập hệ thống, người dùng truy cập vào trang: http://sohoavanban.quangninh.gov.vn Hình 1: Màn hình đăng nhập hệ thống Sau khi đăng nhập thành công, người dùng sẽ được chuyển hướng về trang Kho tài liệu: Hình 2: Kho tài liệu hiện ra sau khi đăng nhập Các thành phần, chức năng chính của hệ thống Hệ thống dành cho người dùng bao gồm các phần sau: - Kho tài liệu. - Bàn làm việc Kho tài liệu Giới thiệu Kho tài liệu là kho chứa tất cả các tài liệu ở các định dạng: Hồ sơ, công văn, văn bản. Kho tài liệu cho phép người dùng có quyền được quy đinh bởi quản trị có thể truy cập đến các khu vực, tài liệu được phép. 2. Tìm kiếm 1. Menu chính 3. Thanh công cụ 4. Thanh công cụ trái 5. Duyệt kho tài liệu Thao tác với thư mục Tạo thư mục Bước 1: Click vào mục “Thư mục mới” như trên hình Hình 3: Chọn "Tạo thư mục" - Bước 2: Nhập thông tin thư mục Hình 4: Người dùng nhập các trường thông tin sau đó chọn “Lưu” - Bước 3: Kết quả thư mục được tạo thành công Hình 5: Kết quả sau khi tạo thư mục Sửa thuộc tính thư mục - Bước 1: Hình 6: Di chuyển chuột đến thư mục cần sửa, sau đó chọn mục "Chỉnh sửa thuộc tính" trong menu bên phải - Bước 2: Hình 7: Chọn "Tất cả thuộc tính" nếu muốn xem tất cả các thuộc tính, sau khi sửa thuộc tính, chọn "Lưu" để lưu lại các thay đổi Xóa thư mục - Bước 1: Hình 8: Di chuyển chuột vào thư mục muốn xóa, click chọn "Thêm" để hiện các tùy chọn khác - Bước 2: Hình 9: Chọn "Xóa thư mục" để xóa thư mục - Bước 3: Hình 10: Chọn "Xóa" để xác nhận xóa và "Hủy bỏ" để xác nhận hủy bỏ Sao chép/Di chuyển thư mục - Bước 1: Hình 11: Di chuyển đến thư mục muốn sao chép, chọn "Sao chép đến " trong menu phải - Bước 2: Hình 12: Chọn thư mục muốn chuyển đến sau đó click "Sao chép" - Bước 3: Hình 13: Màn hình hiện lên thông báo sau khi sao chép thành công Thao tác với tài liệu Tải tài liệu lên - Bước 1: Hình 14: Truy cập vào thư mục muốn tải tài liệu lên, sau đó chọn "Tải lên" - Bước 2: Hình 15: Chọn "Chọn file để tải lên" - Bước 3: Hình 16: Chọn tài liệu muốn tải lên sau đó nhấn "Open" , giữ Shift hoặc Ctrl để chọn nhiều file - Bước 4: Hình 17: Chờ đến khi tiến trình tải tài liệu lên kết thúc, chọn “Hủy bỏ” nếu muốn hủy tiến trình tải lên Xem trước tài liệu: - Bước 1: Hình 18: Di chuyển chuột đến tài liệu muốn xem, sau đó click chọn vào tên hoặc biểu tượng tài liệu [...]... Màn hình xem tài liệu hiện lên cho phép người dùng xem trước tài liệu Sửa thuộc tính của tài liệu - Cách 1: Hình 20: Di chuyển chuột đến tài liệu muốn sửa thuộc tính, chọn "Chỉnh sửa thuộc tính" trong menu phải - Cách 2: Hình 21: Trong màn hình xem trước tài liệu, chọn "Chỉnh sửa thuộc tính" Thay đổi kiểu của tài liệu - Bước 1: Để thay đổi kiểu của tài liệu, trong màn hình xem trước tài liệu, chọn “Thay... ứng dụng sang biểu tượng thùng rác - Bước 2: Hình 32: Sau đó thả chuột để xóa tiện ích, sau đó chọn “Đồng ý” để hoàn tất Thống kê tài liệu cho cá nhân Hệ thống hỗ trợ 3 kiểu thống kê tài liệu cho cá nhân chính gồm: - Phân loại tài liệu cá nhân: Hình 33: phân loan tài liệu cá nhân - Thống kê “Phân quyền thư mục cá nhân”: Hình 34: Tiện ích thống kê phân quyền trên thư mục cá nhân - Thống kê “Tài liệu. .. tạo người dùng khác Xem/sửa/xóa người dùng - Bước 1: Hình 51:Để sửa thông tin người dùng, tìm kiếm tên người dùng trong ô tìm kiếm - Bước 2: Hình 52: Click chuột vào người dùng muốn sửa - Bước 3: Sửa người dùng Xóa người dùng Hình 53: từ màn hình, chọn các nút tương ứng để sửa/xóa người dùng Thao tác phân quyền thư mục, tài liệu Hệ thống phân quyền trên phần mềm số hóa được áp dụng đến mức file/thư mục... xem tài liệu - Bước 2: Chọn loan tài liệu Hình 23: Trong màn hình chọn loại, chọn loại muốn áp dụng cho tài liệu từ danh sách - Bước 3: Hình 24: Chọn loại là Hồ sơ hoặc Công văn, sau đó chọn đồng ý Sau khi thay đổi loại, các thuộc tính của tài liệu cũng thay đổi: Thuộc tính trước khi thay đổi loại Thuộc tính sau chi chọn là loại Công văn Xóa tài liệu (Thực hiện như xóa thư mục) Chia sẻ tài liệu Hình... cần thêm - Bước 2: Thêm nhóm con Thêm người dùng Hình 45: Chọn biểu tượng thêm người dùng hoặc nhóm con vào nhóm Sửa/xóa nhóm người dùng - Bước 1: Hình 46: Di chuột vào tên nhóm muốn sửa/xóa cho đến khi hiện lên biểu tượng như hình vẽ - Bước 2: Sửa Xóa Hình 47: Chọn biểu tượng tương ứng để sửa, xóa nhóm Thao tác với người dùng Tạo người dùng - Bước 1: Hình 48: Từ menu "Thêm", chọn "Người dùng" - Bước2:... cá nhân: Hình 33: phân loan tài liệu cá nhân - Thống kê “Phân quyền thư mục cá nhân”: Hình 34: Tiện ích thống kê phân quyền trên thư mục cá nhân - Thống kê “Tài liệu chia sẻ”: Hình 35: Tiện ích thống kê tài liệu chia sẻ DÀNH CHO NGƯỜI QUẢN TRỊ Mặc định, các menu dành cho quản trị chỉ hiển thị khi người dùng có quyền quản trị Hình 36: Các menu dành cho quản trị Thao tác với nhóm người dùng Tạo nhóm... các thuộc tính của tài liệu cũng thay đổi: Thuộc tính trước khi thay đổi loại Thuộc tính sau chi chọn là loại Công văn Xóa tài liệu (Thực hiện như xóa thư mục) Chia sẻ tài liệu Hình 25: Để chia sẻ tài liệu, click vào biểu tượng "Chia sẻ" Bàn làm việc Tùy biến bàn làm việc - Bước 1: Hình 26: Để tùy biến bàn làm việc, chọn nút "Tùy biến bàn làm việc" như trong hình - Bước 2: Hình 27: Màn hình tùy biến... riêng cho thư mục/file Quyền của file hay thư mục được xác định bởi tổng hợp quyền của quyền thừa kế và quyền cục bộ Các bước phân quyền thực hiện như sau: - Bước 1: Hình 54: từ màn hình duyệt kho tài liệu, di chuột vào thư mục muốn phân quyền, chọn "Thêm" -> "Quản lý quyền" - Bước 2: Hình 55: Màn hình quản lý quyền hiện ra - Bước 3: Bước 4: Mục lục văn bản . THI U CHUNG VỀ HỆ TH NG: Giới thi u chung Hệ th ng số hóa dữ li u qu ng ninh được qu n trị chính bởi Trung Tâm Th ng Tin – Sở Th ng tin truy n th ng Qu ng Ninh. Hệ th ng có nhiệm vụ l u trữ. CHO NG ỜI SỬ D NG: Đ ng nhập hệ th ng Để đ ng nhập hệ th ng, ng ời d ng truy cập vào trang: http://sohoavanban.quangninh.gov.vn Hình 1: M n hình đ ng nhập hệ th ng Sau khi đ ng nhập thành. thành c ng, ng ời d ng sẽ được chuy n hư ng về trang Kho tài li u: Hình 2: Kho tài li u hi n ra sau khi đ ng nhập Các thành ph n, chức n ng chính của hệ th ng Hệ th ng dành cho ng ời d ng bao