HỆ THỐNG THÔNG TIN PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Chương 1 GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ I HỆ THỐNG I.1 Khái niệm Hệ thống là một tập họp gồm có: Con người, công cụ và phương pháp làm việc; được tổ chức để thực hiện một số chức năng nào đó, nhằm đạt được một mục đích đã đặt ra. Hệ thống thông tin là một hệ thống mà công cụ là máy tính điện tử và thiết bị truyền thông. I-2 Phân loại hệ thống thông tin • Hệ thống thông tin điều khiển: Là hệ thống máy tính điện tử điều khiển các thiết bị. Ví dụ: Hệ thống điều khiển dây chuyền sản xuất tự động, hệ thống điều khiển giao thông, • Hệ thống thông tin tính toán: Là hệ thống máy tính thực hiện công việc tính toán những bài toán lớn. Ví dụ: Hệ thống máy thiết kế xây dựng, thiết kế mẫu, • Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống máy tính thực hiện công việc quản lý. Ví dụ: Hệ thống kế toán, hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống quản lý xe gắn máy, hệ thống quản lý xe máy, … I.3 Hệ thống tổ chức Tổ chức là một tập họp gồm nhiều người cùng sinh hoạt chung và cùng tuân theo một quy định đặt trước. Tổ chức nhỏ nhất là gia đình, lớn nhất là Liên hiệp quốc. Bất kỳ một tổ chức nào trong đời sống thực đều được phân chia thành ba bộ phận: Bộ phận quyết định, bộ phận thông tin và bộ phận tác nghiệp. Ba bộ phận này được biểu diễn theo sơ đồ sau: Bộ phận quyết định Bộ phận thông tin Bộ phận tác nghiệp Bộ phận quyết định: Là bộ phận đầu não của tổ chức, thực hiện việc hoạch định chiến lược và lãnh đạo tổ chức thực hiện thành công chiến lược đã đặt ra. Bộ phận tác nghiệp: Bao gồm tất cả các bộ phận trực tiếp thực hiện các công việc của tổ chức. Bộ phận thông tin: Là bộ phận thực hiện sự liên hệ giữa bộ phận quyết định và bộ phận tác nghiệp. Bộ phận này xử lý toàn bộ các thông tin thu thập được từ bộ phận tác nghiệp, xử lý để đưa ra những phương án, giúp cho bộ phận quyết định có những lựa chọn tối ưu cho việc hoạch định chiến lược và quản lý. Đồng thời, bộ phận thông tin cũng là bộ phận cụ thể hóa các chỉ đạo quản lý của bộ phận quyết định rồi chuyển đến bộ phận tác nghiệp. Ta chú ý rằng, bên cạnh ba bộ phận chính trên còn có một bộ phận hỗ trợ. Bộ phận hỗ trợ có thể ở trong tổ chức nhưng không tham gia trực tiếp vào các công việc của tổ chức. Nếu không có bộ phận hỗ trợ thì tổ chức vẫn hoạt động bình thường. Ví dụ 1: Một xí nghiệp sản xuất giày dép đặt mục tiêu là chiếm lĩnh một phần thị trường trong nước, đặc biệt là loại giày cao cấp bằng da. Để hoạch định mục tiêu này, xí nghiệp đã nắm bắt được thông tin là nhu cầu sử dụng giày, nhất là giày da cao cấp trong nước ngày càng tăng. Cơ sở để hoạch định mục tiêu này là xí nghiệp đã xem xét năng lực sản xuất của xí nghiệp bao gồm đội ngũ quản lý, thiết bị máy móc, trình độ tay nghề của công nhân, nguồn cung ứng vật tư, khả năng tài chính của xí nghiệp Sau khi đặt ra mục tiêu, xí nghiệp phải thực hiện một loạt các công việc: Bắt tay nghiên cứu thiết kế các mẫu giày mới đáp ứng được thị hiếu của người tiêu dùng; rà soát lại dây chuyền sản xuất, tay nghề công nhân, khả năng tài chính, nguồn cung ứng nguyên vật liệu, để đi đến quyết định sản xuất hàng loạt Trong tổ chức (xí nghiệp) này: • Bộ phận quyết định: Ban giám đốc xí nghiệp. • Bộ phận tác nghiệp: Đội ngũ công nhân, nhân viên tiếp thị, bộ phận thiết kế, bộ phận cung ứng, • Bộ phận thông tin: Các cán bộ ban, phòng. • Bộ phận hỗ trợ: Bảo vệ, lái xe, nhân viên nhà ăn Ví dụ 2: Trường Đại học Nha Trang có hai chức năng: Đào tạo và nghiên cứu khoa học. Về chức năng đào tạo: Đào tạo nhân lực cho xã hội ở các trình độ: Trung cấp, cao đẳng, đại học và sau đại học với hơn 25 chuyên ngành. Về chức năng nghiên cứu khoa học: Nghiên cứu những đề tài khoa học thuộc mọi lãnh vực: Kinh tế, kỹ thuật, xã hội, chính trị … phục vụ cho công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Lực lượng cán bộ công chức, giáo viên hơn 600 người. Trong tổ chức này: Bộ phận quyết định: Ban giám hiệu nhà trường. Bộ phận tác nghiệp: Đội ngũ giáo viên. Bộ phận thông tin: Các cán bộ ban, phòng, khoa. Bộ phận hỗ trợ: Bảo vệ, lái xe, ký túc xá, nhân viên nhà ăn, y tế [...]... phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý Từ khi máy tính điện tử ra đời đến nay, đã có nhiều cách phân tích và thiết kế hệ thống Một phương pháp phân tích và thiết kế cần thỏa mãn một số yêu cầu sau: Cách tiếp cận: Phương pháp phân tích và thiết kế phải có cái nhìn hệ thống từ toàn cục đến chi tiết và ngược lại Người phân tích phải có cái nhìn bao quát hệ thống, để ý đến tất cả các... định II.2 Các thành phần của hệ thống thông tin quản lý II.2.1 Các yếu tố của hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý bao gồm 4 yếu tố: Lãnh vực quản lý, dữ liệu, các quy tắc quản lý và các thủ tục xử lý Lãnh vực quản lý: Mỗi hệ thống thông tin thuộc một lãnh vực quản lý duy nhất Mỗi lãnh vực quản lý tương ứng những hoạt động nhất quán của nó Ví dụ: Lãnh vực kế toán, thương mại, nhân sự,... một phân hệ cũng giống như cấu trúc của một hệ thống thông tin Việc phân chia một hệ thống thành nhiều phân hệ được dựa vào yếu tố: Không gian hay chức năng Việc phân chia cũng tùy thuộc vào những lãnh vực quản lý và người quản lý Ví dụ: Một hệ thống thông tin kế toán ta có thể chia thành nhiều phân hệ như: Kế toán tổng hợp, Kế toán khách hàng, Kế toán vật tư, Kế toán tiền mặt, II.3 Chất lượng của hệ. .. dụng tin học để quản lý một hệ thống thông tin nào đó, chúng ta cũng phải tìm các phương án tốt nhất phù hợp với khả năng hiện thực của chúng ta Hiển nhiên, độ phức tạp của việc phân tích và thiết kế hệ thống cho một hệ thống quản lý tự động - bao gồm sự tương tác giữa người và máy sẽ phức tạp hơn nhiều so với việc phân tích hệ thống trong đời sống thực III.2 Yêu cầu của một phương pháp phân tích và thiết. ..II HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ II.1 Khái niệm Là một hệ thống tích hợp bao gồm: Con người, máy tính điện tử và phương pháp làm việc nhằm tạo ra các thông tin để giúp con người lựa chọn một quyết định tối ưu Hệ thống thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, cơ sở dữ liệu, các thủ tục chức năng, các mô hình phân tích, lập kế hoạch, quản lý và ra quyết định II.2 Các thành phần của hệ. .. quan, có ảnh hưởng đến hệ thống Quyền lợi: Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống phải giải quyết hài hòa quyền lợi của người xây dựng và người sử dụng hệ thống, ưu tiên đặt quyền lợi của người sử dụng lên trên Trong quá trình phân tích và thiết kế cần có sự cộng tác chặt chẽ giữa người sản xuất chương trình và người sử dụng Tiêu chuẩn: Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống cần có một tiêu... một trong những phương pháp phân tích được dùng nhiều ở Pháp và Châu Âu khi phải phân tích và thiết kế các hệ thống lớn Nhược điểm của phương pháp này là cồng kềnh, do đó để giải quyết các áp dụng nhỏ, việc áp dụng phương pháp này nhiều lúc đưa đến việc kéo dài thời gian, nặng nề không đáng có IV.3 Nội dung của phương pháp MERISE Khi phân tích hệ thống thông tin, người phân tích nhìn hệ thống dưới ba... suy nghĩ về hệ thống thông tin quản lý mới Đây là thời gian đấu tranh để quyết định có nên thay đổi hệ thống quản lý hiện tại hay không? Khi đã quyết định thay đổi thì phải trả lời cho được câu hỏi: Vì sao phải thay đổi hệ thống hiện tại? Sinh sản: Là thời gian xây dựng hệ thống thông tin quản lý Trước khi thay hệ thống quản lý cũ bởi một hệ thống mới, cần có thời gian xây dựng hệ thống mới Quản trị:... Ai là người được quyền truy cập dữ liệu và truy cập đến mức nào? Nói chung, một hệ thống khó đảm bảo cùng một lúc ba yêu cầu trên Tùy theo tính chất của môt hệ thống mà người sử dụng đặt yêu cầu nào lên trên, hy sinh bớt đi một yêu cầu nào đó III PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ III.1 Sự cần thiết của việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Trong cuộc sống hàng ngày, để giải quyết... tượng quản lý trong hệ thống thông tin quản lý Mỗi đối tượng của hệ thống có nhiều yếu tố thông tin, hệ thống quản lý cái gì của đối tượng đó? Dữ liệu được biểu diễn ở nhiều dạng (danh sách, văn bản, hình vẽ, biểu đồ ) và lưu trên nhiều giá mang thông tin (băng từ, đĩa từ, giấy, ) Ví dụ cùng quản lý con người, nhưng trong bài toán quản sinh viên ta quản lý các yếu tố khác hơn trong bài toán quản lý đảng . một phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý Từ khi máy tính điện tử ra đời đến nay, đã có nhiều cách phân tích và thiết kế hệ thống. Một phương pháp phân tích và thiết kế. dụ: Hệ thống máy thiết kế xây dựng, thiết kế mẫu, • Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống máy tính thực hiện công việc quản lý. Ví dụ: Hệ thống kế toán, hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống. mô hình phân tích, lập kế hoạch, quản lý và ra quyết định. II.2 Các thành phần của hệ thống thông tin quản lý II.2.1 Các yếu tố của hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý bao gồm