quy trình tổ chức sự kiện là hội thảo khoa học

MỤC LỤCI. Những thông tin chung:21. Mục đích, mục tiêu của sự kiện:21.1.Mục đích:21.2.Mục tiêu cụ thể:22. Các bên tham gia23.Thời gian tổ chức :24. Địa điểm tổ chức hội thảo:2II. Kịch bản chi tiết:5III. Công tác chuẩn bị:111.Chuẩn bị về nội dung:112.Chuẩn bị về điều kiện tổ chức:123.Chuẩn bị về con người124.Chuẩn bị về kinh phí:13IV. Kế hoạch Marketing cho sự kiện:131. Mục đích:132. Mục tiêu:133. Kế hoạch hoạt động:13b. Truyền thông trong Hội thảo15c. Truyền thông sau Hội thảo:15V. Dự trù kinh phí:15VI. Các rủi ro thường gặp trong Hội thảo.17

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC HUẾ KHOA DU LỊCH

Lê Thị Vinh Quy

Nguyễn Xuân An Thuận

Nguyễn Thị Hiền

Huỳnh Thị Hà Trang

Nguyễn Thị Phương ThảoNguyễn Thị Thanh NhànPhan Trường AnĐoàn Văn Hiệu

Lớp K45TCQLSK

Huế, tháng 1 năm 2015

MỤC LỤC

I Những thông tin chung: 2

1 Mục đích, mục tiêu của sự kiện: 2

1.1 Mục đích: 2

1.2 Mục tiêu cụ thể: 2

2 Các bên tham gia 2

3.Thời gian tổ chức : 2

4 Địa điểm tổ chức hội thảo: 2

II Kịch bản chi tiết: 5

III Công tác chuẩn bị: 11

1 Chuẩn bị về nội dung: 11

2 Chuẩn bị về điều kiện tổ chức: 12

3 Chuẩn bị về con người 12

4 Chuẩn bị về kinh phí: 13

IV Kế hoạch Marketing cho sự kiện: 13

1 Mục đích: 13

2 Mục tiêu: 13

3 Kế hoạch hoạt động: 13

b Truyền thông trong Hội thảo 15

c Truyền thông sau Hội thảo: 15

V Dự trù kinh phí: 15

VI Các rủi ro thường gặp trong Hội thảo 17

I Những thông tin chung:

1 Mục đích, mục tiêu của sự kiện:

1.1 Mục đích:

Thực tế xây dựng và triển khai thực hiện chiến lược du lịch dựa vào cộng đồng ởViệt Nam chưa mang lại hiệu quả cao do thiếu kỹ năng và kiến thức đồng thời chưa thúcđẩy được đời sống người dân địa phương Vì vậy hội thảo hy vọng sẽ mang lại cơ hội đểcác chuyên gia du lịch có thể cùng nhau trao đổi thảo luận về vấn đề thực trạng phát triển

du lịch cộng đồng tại tỉnh Thừa Thiên Huế, từ đó đưa ra được các phương hướng khắcphục các hạn chế và phát triển du lịch cộng đồng nhằm phục vụ xóa đói giảm nghèo

1.2 Mục tiêu cụ thể:

- 100% đại biểu và khách mời tham dự hội thảo

- Rút ra được những kinh nghiệm sau hội thảo để có thể áp dụng vào những lần tiếptheo

- Tổng kết những kinh nghiệm để đề ra các chiến lược phát triển cộng đồng

- Tổng kết được mô hình phát triển loại hình du lịch cộng đồng

- Phối hợp với các chiến lược quốc tế mới nhằm xóa đói giảm nghèo

2 Các bên tham gia

- Tổng cục du lịch

- Trung tâm xúc tiến đầu tư du lịch

- Các chuyên gia, các nhà khoa học danh tiếng trên thế giới và Việt Nam về du lịch

cộng đồng

- Đại diện của các tỉnh đã có kinh nghiệm phát triển du lịch cộng đồng nhằm xóa

đói giảm nghèo

3.Thời gian tổ chức : từ 8h00 ngày 5/2/2015 đến 17h45 ngày 5/2/2015

4 Địa điểm tổ chức hội thảo:

Tên địa điểm: Khách sạn Century Địa chỉ: 49 Lê Lợi, Huế

Thông tin về Khách sạn Century:

 Vị trí thuận lợi:

Khách sạn Century nằm ở 49 Lê Lợi, là tuyến đường chính và là vị trí trung tâm kháphát triển, tuyến đường này thường rất dễ lưu thông, ít nghẹt đường, và thường có sự hộtrợ của lực lượng giao thông Nên địa điểm ở đây rất thuận lợi cho việc lưu thông củakhách

Hệ thống phòng họp với các trang thiết bị hiện đại liên hoàn, bao gồm Trung tâmdịch vụ sự kiện New Century và hệ thống 3 phòng họp trong khách sạn, gồm 1 phònghọp lớn và 3 phòng thảo luận

Trung tâm dịch vụ New Century vừa mới được xây dựng hoàn hảo, năm ngay ttrongkhuôn viên, phía bên phải của khách sạn, vị trí tuyệt đẹp bên bờ sông Hương Trang thiết

bị hiện đại và tiện nghi, là địa điểm lý tưởng để tổ chức các hội nghị, hội thảo có sốlượng khách 800 khách

Phòng họp Pagoda là phòng họp lớn nhất, cùng 3 phòng họp nhỏ khác ( phòngImperial, Citadel, Vip 3), nằm tại vị trí tầng 1 của khách sạn, tạo thành một hệ thốngphòng họp liên hoàn, thuận lợi cho các hội nghị hội thảo có sức chứa trên 400 khách

 Trang thiết bị:

- Điều hòa trung tâm

- Hoa tươi trang trí

- Đón tiếp và ký thuật viên trợ giúp

=> Phòng diễn ra hội thảo: là phòng Imperial với kích cỡ 7m x 22.5m với sức chứatheo kiểu nhà hát là 120; kiểu lớp học là 100,chữ U là 50 và tiệc là 80 người

Khách sạn có các gói với giá cả như sau:

• Gói họp nguyên ngày có ăn trưa: 500.000 VND/ khách

• Gói họp nguyên ngày không ăn trưa: 250.000 VND/ khách

• Gói họp nửa ngày có ăn trưa: 420.000 VND/ khách

• Giá họp nửa ngày không ăn trưa: 200.000 VND/ khách

Sự kiện sẽ sử dụng gói họp nguyên ngày có ăn trưa cho khách tham dự hội thảovới chi phí : 500.000 VNĐ/khách

II Kịch bản chi tiết:

- 2 nhânviên ghi nhậnthông tin kháchmời, nhà báo…

- 2 nhânviên hướng dẫnchỗ ngồi

6 nhân viênthuộc ban lễ tân

nhằm xóa đóigiảm nghèo

ĐHH Huế

8

h50

Phát biểukhai mạc hội

thảo

Chiếu cliphoặc

powerpoint đikèm

nghiên cứu Phát triển

h15 quan phát

triển du lịch

cộng đồng

phát triển dulịch cộng đồng

ở Thừa ThiênHuế

Schésou

9

h45

Tiềmnăng phát

TS Hà VănSiêu

Viện trường việnnghiên cứu Phát triển

du lịch

1

0h

Phiênthảo luận thứ

nhất

Các nhàkhoa học sẽ đưa

ra những nhậnđịnh và ý tưởngcủa mình, mọingười sẽ cùngnhau thảo luậntrên tinh thầntrao đổi thôngtin, chia sẻ quanđiểm, xây dựngphương pháp vàgiải quyết vấnđề

1 GS.Guillaum

e Giroir

2 GS.LouisJoilin

3 Ô.Michel LeGall

4 GS.Jean-YvesPuyo

5 GS.BrunoSarasin

6 GS.BernardScheou

7 Bà Hoàng ThịVượng

8 Ông HoàngNguyễn

4 Đại học Paul

và vùng Adour(Pháp)

8 Phó Giám đốccủa Handspan TravelIndochina

Ca sĩ PhươngLinh

Dịch vụ củaKhách Sạn

1

3h45

Chủ Tọagiới thiệu nội

dung phần

hội thảo còn

lại

Sơ lượcnhững thứ đãlàm được vàobuổi sáng

PGS.TS Bùi ThịTám

1

4h

Phiên thảo luận thứ

hai

Tiếp tụcthảo luận nhữngnhận định và ýtưởng của mình,mọi người sẽcùng nhau thảoluận trên tinhthần trao đổithông tin, chia

sẻ quan điểm,

phương pháp vàgiải quyết vấnđề

1 TS NguyễnĐắc Tâm

2 TS Hà VănSiêu

3 Ông AchimMunz

4 Ông DonTaylor

5 Bà Trần ThịCảnh

6 Ông DouglasHainsworth

7 Bà KatherineMuller-Marin

8 Ông TrươngNam Thắng

9 Bà MimiGroenbech

2 Viện TrưởngViện Nghiên cứuPhát triển Du lịch

thường trú của

Foundation (HSF),Myanmar

4 Chuyên gia tưvấn du lịch cho Dự

án EU

5 Phó TổngGiám Đốc – PhụTrách Hành ChínhThe Nam Hải

6 Tư vấn trưởngquốc tế của “Dự án

du lịch cộng đồng vìphát triển kinh tế bềnvững” tại Lào doChính phủ NewZealand tài trợ

Trưởng về Kỹ thuậtcho dự án Du lịchcủa ILO tại ViệtNam

n gia tư vấn du lịchcho Dự án ESRT

1

5h30

Giải lao– bữa nhẹ -

văn nghệ

Chủ tọaxuất hiện giới

thiệu tiết mục

- Bữa nhẹ

do khách sạncung cấp

- Tiết mụcmúa và đồng ca

“Dòng máu lạchồng”

Sinh viên họcviện âm nhạc đại họcHuế biểu diễn

ý kiến của cácchuyên gia

Chủ tọa dẫn dắtchương trình

1

6h30 Tổng kết những điều đã- Tổng kết

thu được quahội thảo và đưanhững kết luận

cụ thể để pháttriển du lịch

TS Hà VănSiêu

nhằm xóa đóigiảm nghèo tạiThừa ThiênHuế

- Tập hợp

và định hướngxuất bản mộtcuốn kỷ yếunhư một "côngtrình tập thể",thể hiện kết quảcủa Hội thảo

- Phó tổngcục trưởng NgôHoài Chung -Đại diện Tổngcục du lịch lêncảm ơn và tặnghoa cùng kỉniệm chươngcho các diễngiả, chụp ảnhlưu niệm

tiễn khách

Tặng quàcho khách mời

và tiến hànhtiễn khách

Ban nội dung

Ban nội dung

Làm việc

Ban nội dung

Truyền

thông cho hội

thảo

Bắt đầutrước khi hộithảo diễn ra 2tháng và kéo dàiđến khi hội thảokết thúc

Ban truyền thông

Ban nội dung, ban hậucần

Những vật

dụng cần cho

việc tổ chức

Trước hộithảo 2 tuần (kéodài 1 tuần)

Ban hậu cần, ban kỹthuật

thảo 1 tuần (kéodài 2 ngày)

Ban hậu cần, ban kỹthuật

Ban kỹ thuật

1 Giám sát tất cả mọi hoạt động

diễn ra trong buổi hội thảo, xử lí sự cố

xảy ra trong buổi hội thảo

Trưởng Giám sát

2 Giám sát chương trình, đảm bảo

chương trình chạy đúng theo lịch đã lên

sẵn

Trưởng ban nội dung

4 Phụ trách văn nghệ Ban văn nghệ

5 Giám sát Đảm bảo máy móc,

trang thiết bị kĩ thuật vận hành tốt, xử lí

sự cố kĩ thuật kịp thời

Ban kỹ thuật

6 Đảm bảo an ninh trong thời gian

diễn ra hội thảo, đảm bảo an toàn cho

khách mời

Ban an ninh

8 Đảm bảo vệ sinh phòng hội thảo,

mời nước khách

Ban hậu cần

 Sau khi sự kiện diễn ra:

- Tiễn khách:

+ Cám ơn diễn giả, khách mời đã đến và tham gia xuyên suốt buổi Hội thảo

+ Để tránh trường hợp khách chen lấn khi ra về thì trước khi Hội thảo kết thúc, đội

bảo vệ tiến hành đóng tất cả các cửa phụ, chỉ mở một cửa lớn để khách ra về

+ Tiểu ban an ninh hướng dẫn khách ra về theo lối cửa chính

 Kiểm tra lại các trang thiết bị :

+ Tắt hết các thiết bị điện máy sử dụng trong hội thảo

+ Đảm bảo đủ số lượng các thiết bị mà khách sạn đã cung cấp trước sự kiện

 Họp tổng kết :

+ Tìm ra những lỗi mà Hội thảo mắc phải để rút kinh nghiệm

+ Đưa ra các sáng kiến hành động và hoàn thành báo cáo gửi lên các doanh nghiệpđịa phương đã tham gia Hội thảo

 Thanh toán tiền hợp đồng:

+ Kiểm tra lại các điều khoản trong hợp đồng xem hai bên đã hoàn thành đúng hợpđồng hay chưa

+ Thanh toán nốt số tiền còn lại cho Khách sạn

III Công tác chuẩn bị:

1 Chuẩn bị về nội dung:

trách

Hình thức

1 Thông báo về nội

dung hội thảo đến các khách

mời và các chuyên gia tham

gia hội thảo

các khách mời,các chuyên gia

2 Chuẩn bị đề dẫn của

Ban tổ chức: với những nội

dung ngắn gọn bao quát,

Xong trươcngày 25/1/2015 nội dungTrưởng ban thành văn bản vàSoạn thảo

in sẵn

3 Phân công các tham

các cơ quan đượcphân công thamluận

4 Gửi giấy mời cho các

đại biểu, khách mời

trực tiếp đến cơquan làm việc

5 Làm việc với các diễn

giả, người phát ngôn khách

mời

30/1/2015 cục du lịchĐại diện tổng tiếp, thông quaGặp trực

25-mail

6 Chuẩn bị đầy đủ

phương tiện để đưa các

khách mời, chuyen gia đi

khảo sát thực địa

2 Chuẩn bị về điều kiện tổ chức:

1 Lập dự trù kinh

phí tổ chức Hội thảo

22/1/2015

Ban Hậucần

3 Kiểm tra địa

điểm tổ chức: 4/2/2015Từ 2- cần và ban kỹBan hậu

thuật

-Về không gian: Hộitrường phải được sắp xếpbàn ghế sẵn hình chữ U,bàn chủ tọa, bục đại biểu,đầy đủ

-Về trang trí: trang tríđơn giản, không quá cầukì

-Về âm thanh ánhsáng: cần chuẩn bị tốt về

ánh sáng để đại biểu có thểđọc rỏ tài liệu, micro đầy

đủ và linh hoạt để mọingười có thể chủ động phátbiểu ý kiến

3 Chuẩn bị về con người

- Giới thiệu Hội thảo cho các bên khách mời và các bên tham gia

- Kêu gọi sự tham gia đầy đủ của các khách mời

- Quảng bá về du lịch Huế

2 Mục tiêu:

- 100% khách mời đều tiếp cận được với hoạt động truyền thông cho Hội thảo

- 100% khách mời sau khi tiếp cận với các hoạt động quảng bá đều tham gia Hộithảo

- Các diễn giả được mời phát ngôn đều tham gia

- Thông qua Hội thảo để quảng bá loại hình du lịch cộng đồng đề người dân địaphương

- Thể hiện sự quan tâm của Chính quyền địa phương đến sự phát triển kinh tế cộngđồng

3 Kế hoạch hoạt động:

a Truyền thông trước sự kiện:

gia Hội thảo

Thời gian: 1/12/2014 ( 2 tháng trước khi Hội thảo diễn ra)

Hình thức quảng bá:

- Thông qua email, hoặc gửi thông báo, kèm với tập gấp giới thiệu về Hội thảo trựctiếp đến cơ quan

- Trao đổi qua điện thoại với khách mời sau khi đã gửi giấy mời

cùng biết đến

Thời gian: 1/1/2015 – 5/2/2015

Hình thức quảng bá:

- Treo áp phích, băng rôn:

+ Các tuyến đường chính: Lê Lợi, Hùng Vương, Trần Hưng Đạo, từ ngày 5/2/2015

+ Trước khách sạn Century: ngày 3/2/2015 (trước 2 ngày diễn ra Hội thảo)

- Liên hệ các đại lý du lịch để hỗ trợ quảng bá về Hội thảo như đại lý du lịchVietTravel, SaiGontourism,TheSinhtouris,

- Đăng bài giới thiệu Hội thảo trên trang web của Sở văn hóa thể thao văn hóa dulịch và trên các trang web du lịch nổi tiếng trong và ngoài nước như website: Tổng cục

du lịch Vietnamtourism.gov.vn, du lịch Huế dulichHue.com, du lịch Việt Namdulichvn.org.vn,

- Báo giấy: đăng bài về Hội thảo trên tạp chí du lịch, báo kinh tế, báo chính trị,…

và những bài báo có độ phổ biến cao

- Truyền hình: video giới thiệu về Hội thảo trên các kênh truyền hình: VTV Huế,TRT, VTV3,… với thời lượng là 30s, khoản 3 lần/1 tuần, trước 1 tháng diễn ra Hội thảo

- Đài phát thanh: Kết nối với đài phát thanh địa phương hướng đến những đối tượng

là người nghe trung thành

- Phỏng vấn một số chuyên gia và trưởng ban tổ chức trước khi Hội thảo diễn ra 1giờ

- Tổ chức một buổi họp báo: ngày 10/1/2015 mời các nhà báo trên địa bàn thànhphố để đưa tin về Hội thảo

Thời gian: 3 tháng Trước khi diễn ra Hội thảo

b Truyền thông trong Hội thảo

Thời gian: từ 8h đến 17h ngày 5/2/2105

Hình thức quảng bá:

- Mời các nhà báo từ các tờ báo trên địa bàn và các tỉnh trong nước tiến hành đưa tintrực tiếp về các nội dung của Hội thảo

- Hình thức: quay phim, ghi hình, phỏng vấn

c Truyền thông sau Hội thảo:

Thời gian: ngày 6/2/2015

Mục đích:

- Báo cáo sự thành công của Hội thảo

- Quảng bá cho người dân biết về sự quan tâm của chính quyên địa phương đếnviệc đề ra các chiến lược phát triển du lịch cộng đồng xóa đói giảm nghèo

- Kêu gọi người dân thực hiện các chiến lược đề ra

Hình thức:

- Phát bảng tin ngắn trong chương trình thời sự trên các kênh: VTV Huế, TRT,VTV3,…

- Đăng các bài báo về Hội thảo trên các trang báo nổi tiếng: Báo du lịch, Dân trí,Kinh tế,…

Số lượng

Đơn giá (VNĐ/

ĐVT)

Thành tiền (VND)

.4

Chi phí tặng quàchuyên gia

003

.6

03

.7

00

4 Chi phí nội dung

0005

.4

0005

1 Chạo bò cuốn sả nướng, rau thơm

Mức độ quan trọng

Giải pháp

người tham

dự

Thư mời không

- Lỗi

do nhà vậnchuyển, lỗimạng

Rất cao - Gọi điện thoại

hỏi thăm khách mời,chuyên gia đã nhậnđược thư mời chưa, hỏixem khách mời, chuyêngia có thể đến tham dựhội thảo hay khôngThư mời đến

nhưng khách mời,chuyên gia chưa trảlời được

Kháchmời, chuyêngia quá bậnrộn

Rất cao

Khó để liên lạcvới khách mời,chuyên gia

Chưa

phương thứcliên lạc vớikhách mời,chuyên gia

Rất cao

Xác định phươngpháp giao tiếp kết nốiđến khách mời, chuyêngia

Chuyên giađồng ý đến tham dựhội thảo nhưng lúccuối lại thay đổi ýkiến

- Chuy

ên gia bậnviệc

Vì lý do nào đó

mà gần đến hội thảochuyên gia khôngđến hội thảo được

 Thờitiết (mưa,bão )

 Sứckhỏe

 Chuy

ên gia cóviệc đột xuất

Cao - Yêu cầu chuyên

gia gửi một bản sơ thảo

về nội dung mà chuyêngia sẽ nói trong hội thảo

- Chuẩn bị các bài

phát biểu nhiều hơn dựkiến để có thể thay thếbất cứ lúc nào

Trong hội thảo

mà chuyên giakhông thể tiếp tụctrình bày được

- Sức

khỏe

- Bận

việc quantrọng

Cao

hành hội thảo khôngkiểm soát được thờigian, thời gian vượt

- Khác

h mời khôngkiểm soátđược thời

Rất cao

xa quy định củachương trình

bày hội thảo chưathực sự đi vào trọngtâm của chủ đề hộithảo

tranh luận đi xa quá

so với chủ đề, mụctiêu mà hội thảođang hướng đến

mời, chuyên gia gặpnhững không mấythiện cảm với họLỗi về chỗ ngồicho khách mời,chuyên gia

khách mời một cuốn sổnhỏ bao gồm:

+ Nội dung cơ bản

của hội thảo

+ Danh mục các

vấn đề cần được đề cập

và những vấn đề cầntránh

+ Các lưu ý về

trang phục

+ Một sơ đồ khu

vực sân khấu, bao gồm

cả nơi quan chức ngồi

và đứng, và ai ngồi bêncạnh

âm thanh, ánhsáng…) trong hộithảo

Nhà tổchức khônghoàn thànhtốt công tácchuẩn bị củahội thảo

lưỡng hệ thống trướckhi diễn ra hội thảotrước 1 tuần và kiểm tralại trước khi hội thảodiễn ra 1 ngày luôn cónhân viên kỹ thuật để

có thể sửa chữa kịp thờikhi có sự cố xảy ra+ Thay mới hệthống trang thiết bịLỗi về tài liệu,

hình ảnh trực quanhóa, các phụ liệukhác

Bình thường lưỡng các tài liệu trước+ Kiểm tra kỹ

khi diễn ra hội thảo ítnhất 2 ngày

+ Chuẩn bị tài liệu

dự phòng Lỗi về các dịch

vụ cơ bản (phòngnghỉ qua đêm, đưađón, ăn trưa, giảikhát, in sao tài liệu,công tác an ninh,

lại cho khách mời gầnnơi diễn ra hội thảo, anninh ổn định Chuẩn bị

xe đưa đón khách mời,chuyên gia Chuẩn bị