Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ cùng với sự gia tăng áp lực cạnh tranh toàn cầu đã đặt ra những yêu cầu mới về mặt kỹ năng đối với nguồn nhân lực trên thị trường lao động, đặc biệt là kỹ năng thích ứng với sự thay đổi của công nghệ và của sự chuyển dịch của nhu cầu nguồn nhân lực. Sinh viên chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán nói riêng và sinh viên kinh tế nói chung cần được trang bị những kỹ năng nhận thức mới ngay từ khi còn học trong trường đại học thì mới có cơ hội đáp ứng nhu cầu của thị trường lao động trong thế kỷ 21. Bài viết sau đây đề cập đến cơ hội hình thành và rèn luyện các kỹ năng nhận thức mới với môn học Hệ thống thông tin kế toán.
Hệ thống thông tin kế toán- Học phần 2 1 Chương 1: Công cụ và phương pháp lập tài liệu hệ thống ThS. Nguyễn Phước Bảo Ấn Mục tiêu chương: Tìm hiểu các công cụ kỹ thuật thường được sử dụng trong quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán. Sử dụng lưu đồ, sơ đồ dòng dữ liệu để 2 Sử dụng lưu đồ, sơ đồ dòng dữ liệu để lập tài liệu hệ thống. Các công cụ kỹ thuật cơ bản Tham khảo phần mềm Microsoft Visio 3 Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram- DFD) Lưu đồ (Flowchart) Lưu đồ hệ thống Các công cụ kỹ thuật cơ bản 4 Lưu đồ hệ thống Lưu đồ chứng từ Phỏng vấn Bảng câu hỏi Các công cụ quản trị khác Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả tiền của công ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự Kế toán phải thu nhận thông báo trả tiền do nhân viên bán hàng 5 Kế toán phải thu nhận thông báo trả tiền do nhân viên bán hàng chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với thông báo trả tiền, sau đó nhập vào phần mềm quản lý nợ phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái. Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền cho ngân hàng. Vấn đề đặt ra Những ai tham gia vào quá trình trên Các chứng từ luân chuyển như thế nào Phần mềm xử lý ra sao Đánh giá tính hợp lý về KS của quá trình 6 Đánh giá tính hợp lý về KS của quá trình xử lý trên ……. SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU Định nghĩa: DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần; các dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ thống thông tin 7 lưu trữ dữ liệu của một hệ thống thông tin Có 3 loại DFD DFD khái quát DFD vật lý DFD luận lý SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU Các kí hiệu: Có 4 kí hiệu biễu diễn 8 Giai đoạn xử lý hoặc là thực thể thực thể thực thể thực thể bên trong bên trongbên trong bên trong trong DFD vật lý Dòng dữ liệu Thực thể bên Thực thể bên Thực thể bên Thực thể bên ngoài ngoàingoài ngoài Nơi lưu trữ dữ liệu SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU DFD khái quát (ngữ cảnh) Là sơ đồ cấp cao nhất, mang tính tổng quát, mô tả 1 cách khái quát nội dung của hệ thống và các hoạt động bên trong của nó bởi 1 11 1 hình hìnhhình hình tròn tròntròn tròn, biểu diễn dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (outflow) giữa hệ thống và các cáccác các thực thựcthực thực thể thểthể thể bên bênbên bên ngoài ngoàingoài ngoài hệ hệhệ hệ thống thốngthống thống . 9 hệ thống và các cáccác các thực thựcthực thực thể thểthể thể bên bênbên bên ngoài ngoàingoài ngoài hệ hệhệ hệ thống thốngthống thống . Thực ThựcThực Thực thể thểthể thể: :: : các đối tượng thực hiện hoặc điều khiển các hoạt động (như người, nơi chốn, vật) Thực ThựcThực Thực thể thểthể thể bên bênbên bên ngoài ngoàingoài ngoài hệ hệhệ hệ thống thốngthống thống: :: : Là những thực thể chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống (không xử lý dữ liệu) SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU DFD khái quát (ngữ cảnh) Hệ thống thu tiền bán chịu Khách hàng Ngân hàng Thanh toán Nộp tiền NH 10 DFD khái quát cho biết Hệ thống này là gì, làm cái gì Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu Ngân hàng Kế toán tổng hợp Tổng hợp thanh toán [...]... trong hệ thống Các thực thể bên trong hệ thống là các thực thể tham gia thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu trong hệ thống Bước 7: Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngồi hệ thống Vẽ các vòng tròn biểu diễn các thực thể bên trong hệ thống Đọc lại bảng thực thể và hoạt động để vẽ các dòng dữ liệu nối các vòng tròn (thực thể bên trong) và các hình chữ nhật (thực thể bên ngồi hệ thống) ... các thực thể bên ngồi hệ thống Các thực thể bên ngồi hệ thống là các thực thể khơng thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu nào trong hệ thống Bước 5: Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngồi trên Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý của hệ thống hiện hành (Đặt tên mang tính khái qt) Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các thực thể bên ngồi hệ thống Đặt tên cho các... LIỆU DFD vật lý Khách hàng Tiền, giấy đòi nợ Nhâ n viên BH Tiền và phiếu thu Giấy đòi nợ Phần mềm Mã KH, số HĐ Tập tin thanh tốn Tập tin khách hàng Kế tốn phải thu Thủ quỹ Phiếu thu đã xác nhận Sổ quỹ Tiền, giấy nộp tiền Ngân hàng Kế tốn tổng hợp 12 SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU DFD luận lý Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ bao gồm các hoạt động xử lý, dòng dữ liệu đi vào, đi ra các hoạt động xử lý đó DFD luận lý cho... s in b ng t ng h p thanh tốn và chuy n cho k tốn t ng h p đ ghi s cái Đ nh kì, th qu l p gi y n p ti n cho ngân hàng, sau đó chuy n ti n cho ngân hàng 18 SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU Mơ tả hệ thống hiện hành bằng DFD Bước 1: Mơ tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mơ tả Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến các thực thể đó Thực thể Hoạt động Khách hàng Trả tiền và giấy đòi tiền Nhân viên...SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU DFD vật lý Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ bao gồm các thực thể bên trong, bên ngồi hệ thống (tất cả các thực thể liên quan) và dòng dữ liệu giữa các thực thể đó trong: Thực thể bên trong: là các thực thể (người, nơi chốn, vật) làm nhiệm vụ chuyển hóa dữ... (1.1, 1.2, 1.3 …) Dòng dữ liệu vào và ra các cấp chi tiết khi tổng hợp lại sẽ trùng với cấp cao hơn Phân cấp DFD sẽ thấy được các hoạt động xử lý chi tiết bên trong của hệ thống 15 SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU Phân cấp DFD Điểm đầu Điểm đầu A A Hệ thống B C 1.0 Lưu trữ D Điểm cuối 2.0 3.0 B Điểm cuối 16 SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU Phân cấp DFD A 1.2 E 1.1 F 1.4 D G 1.3 C Lưu trữ D I 3.1.1 3.1 H D I 3.2 B J 3.1.2 H 17 Tình... mang dữ liệu 22 SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU DFD vật lý Khách hàng Tiền, giấy đòi nợ Nhân viên BH Tiền và phiếu thu Giấy đòi nợ Phần mềm Mã KH, số HĐ Tập tin thanh tốn Tập tin khách hàng Kế tốn phải thu Thủ quỹ Phiếu thu đã xác nhận Sổ quỹ Tiền, giấy nộp tiền Ngân hàng Kế tốn tổng hợp 23 SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU Vẽ DFD luận lý Bước 8: liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu trong bảng theo từng thực thể và trình tự diễn... các hoạt động theo mối quan hệ hợp lý với nhau Để cho DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7 hình tròn trong mỗi sơ đồ, mỗi cấp Bước 10: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các hoạt động trong nhóm 24 SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU Vẽ DFD luận lý 11:.Đọc lại bảng mơ tả hệ thống và nối các Bước 11: hình tròn với nhau theo mối liên hệ hợp lý Bước 12: Bổ sung... th c x lý, phương th c và tính ch t lưu tr d li u 27 Ký hi u thư ng dùng trong lưu đ Đầu vào Xử lý Đầu ra Lưu trữ Kết nối Mô tả chứng từ Hoạt động xử Hiển thò thông Dữ liệu lưu trữ Khách hàng bằng máy 1 liên hoặc lý bằng tin trên báo cáo máy tính màn hình Điểm bắt Phiếu thu Tính giá đầu/kết Báo cáo xuất bán thúc của Dữ liệu hàng lưu đồ Mô tả chứng từ Hoạt động xử nhiều liên lý bằng thủ công Hóa đơn... nh kì, ph n m m s in b ng t ng h p thanh tốn và chuy n cho k tốn t ng h p đ ghi s cái Đ nh kì, th qu l p gi y n p ti n cho ngân hàng, sau đó chuy n ti n cho ngân hàng 31 LƯU Đ Mơ tả hệ thống hiện hành Bước 1: Mơ tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mơ tả Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến các thực thể đó Thực thể Hoạt động Khách hàng Trả tiền và giấy đòi tiền Nhân viên BH Ghi