Hệ thống thông tin kế toán trường CĐ Nghề Ispace

Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ cùng với sự gia tăng áp lực cạnh tranh toàn cầu đã đặt ra những yêu cầu mới về mặt kỹ năng đối với nguồn nhân lực trên thị trường lao động, đặc biệt là kỹ năng thích ứng với sự thay đổi của công nghệ và của sự chuyển dịch của nhu cầu nguồn nhân lực. Sinh viên chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán nói riêng và sinh viên kinh tế nói chung cần được trang bị những kỹ năng nhận thức mới ngay từ khi còn học trong trường đại học thì mới có cơ hội đáp ứng nhu cầu của thị trường lao động trong thế kỷ 21. Bài viết sau đây đề cập đến cơ hội hình thành và rèn luyện các kỹ năng nhận thức mới với môn học Hệ thống thông tin kế toán.

Trang 2

Mục tiêu chương:

Tìm hiểu các công cụ kỹ thuật thường được sử dụng trong quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán.

Sử dụng lưu đồ, sơ đồ dòng dữ liệu để

Sử dụng lưu đồ, sơ đồ dòng dữ liệu để lập tài liệu hệ thống.

Trang 3

Các công cụ kỹ thuật cơ bản

Tham khảo phần mềm Microsoft Visio

Trang 4

Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow DFD)

Trang 5

Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu

Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trảtiền của công ty Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên

và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèmtheo Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ,chuyển thông báo trả tiền cho kế toán phải thu Thủ quỹ nhận tiền,kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận Sau đóchuyển 1 phiếu thu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghivào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự

Kế toán phải thu nhận thông báo trả tiền do nhân viên bán hàng

Kế toán phải thu nhận thông báo trả tiền do nhân viên bán hàngchuyển đến Lưu lại theo hồ sơ khách hàng Sau khi nhận phiếu thu

từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với thông báo trả tiền, sau đónhập vào phần mềm quản lý nợ phải thu Phần mềm kiểm tra mãkhách hàng, số hóa đơn còn chưa trả Nếu đúng, phần mềm sẽ chophép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu củakhách hàng theo từng hóa đơn Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổnghợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái

Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiềncho ngân hàng

Trang 6

Vấn đề đặt ra

Những ai tham gia vào quá trình trên

Các chứng từ luân chuyển như thế nào

Phần mềm xử lý ra sao

Đánh giá tính hợp lý về KS của quá trình

xử lý trên

Trang 7

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

Định nghĩa:

DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần; các dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các

thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ thống thông tin

lưu trữ dữ liệu của một hệ thống thông tin

Có 3 loại DFD

DFD khái quát

DFD vật lý

DFD luận lý

Trang 9

DFD khái quát (ngữ cảnh)

Là sơ đồ cấp cao nhất, mang tính tổng quát, mô tả

1 cách khái quát nội dung của hệ thống và các hoạt động bên trong của nó bởi 1111 hình hình hình tròn tròn tròn, biểu diễn dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (outflow) giữa

hệ thống và các các các thực thực thực thể thể thể bên bên bên ngoài ngoài ngoài hệ hệ hệ thống thống thống.

Thực Thực thể thể thể:::: các đối tượng thực hiện hoặc điều khiển các hoạt động (như người, nơi chốn, vật)

Thực Thực thể thể thể bên bên bên ngoài ngoài ngoài hệ hệ hệ thống thống thống:::: Là những thực thể chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống (không xử

lý dữ liệu)

Trang 10

DFD khái quát (ngữ cảnh)

Hệ thống thu tiền bán chịu

thanh toán

Trang 11

DFD vật lý

Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ bao gồm các thực thể bên trong, bên ngoài hệ thống (tất cả các thực thể liên quan) và dòng dữ liệu giữa các thực thể đó

Thực Thực thể thể thể bên bên bên trong trong trong:::: là các thực thể (người, nơi chốn, vật) làm nhiệm vụ chuyển hóa dữ liệu

chốn, vật) làm nhiệm vụ chuyển hóa dữ liệu

DFD vật lý cho chúng ta biết được dữ liệu truyền đi dưới hình thức gì, từ ai, cho ai, lưu trữ ở đâu

DFD không thể hiện dữ liệu được xử lý chi tiết qua các quá trình gì

Trang 12

DFD vật lý

Nhâ

n viên BH

Khách hàng

Thủ quỹ

Tiền, giấy đòi nợ

Tiền và phiếu thu

Sổ quỹ

Kế toán phải thu

Ngân hàng

Giấy đòi nợ Tiền, giấy nộp tiền

Phiếu thu đã xác nhận

Tập tin khách hàng

Phần mềmTập tin thanh toán

Mã KH, số HĐ

Kế toán tổng hợp

Trang 13

DFD luận lý cho chúng ta biết dữ liệu được

xử lý qua các quá trình như thế nào mà không quan tâm đến do ai làm, dưới hình thức gì và ở đâu

DFD luận lý chú trọng đến các chức năng

mà hệ thống thực hiện

Trang 14

DFD luận lý Nhận

thanh toán1.0

Khách

hàng

Lập giấy chuyển ngân hàng 3.0 Giấy đòi nợ đã xác nhận Sổ quỹ

Đối chiếu với tiền thực nhận2.0

Ghi nhận thanh toán4.0

Ngân hàng

Chuyển tiền và

Chuyển phiếu thu đã xác nhận

Trang 15

Phân cấp DFD

Các quá trình xử lý của DFD luận lý (hình hình tròn

tròn) sẽ được chi tiết hóa thành nhiều cấp

Quá trình xử lý cấp chi tiết được đánh số

Quá trình xử lý cấp chi tiết được đánh số theo cấp cao hơn (1.1, 1.2, 1.3 …)

Dòng dữ liệu vào và ra các cấp chi tiết khi tổng hợp lại sẽ trùng với cấp cao hơn

Phân cấp DFD sẽ thấy được các hoạt động xử lý chi tiết bên trong của hệ thống

Trang 17

1.4

F

1.3G

CD

H

Trang 18

Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả tiềncủa công ty Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi sốtiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo Nhân viênbán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiềncho kế toán phải thu Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu vàđóng dấu xác nhận Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán phải thu,phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự

Kế toán phải thu nhận thông báo trả tiền do nhân viên bán hàng chuyểnđến Lưu lại theo hồ sơ khách hàng Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kếtoán kiểm tra, đối chiếu với thông báo trả tiền, sau đó nhập vào phần mềmquản lý nợ phải thu Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn cònchưa trả Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanhtoán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn Định kì,phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổnghợp để ghi sổ cái

Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền chongân hàng

Trang 19

Nhân viên BH Ghi số tiền, số hóa đơn, số

phiếu thu vào giấy đòi tiền

Thủ quỹ Mang tiền nộp ngân hàng

Trang 21

Vẽ DFD khái quát

Bước 4: Nhận diện các thực thể bên ngoài hệ thống

Các thực thể bên ngoài hệ thống là các thực thể không thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu nào trong hệ thống

Bước 5:

Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài trên

Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý của hệ thống hiện hành (Đặt tên mang tính khái quát)

Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các thực thể bên ngoài

hệ thống

Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành động nhận và gửi dữ liệu

Trang 22

Vẽ DFD vật lý

Bước 6: Nhận diện các thực thể bên trong hệ thống

Các thực thể bên trong hệ thống là các thực thể tham gia thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu trong hệ thống

Bước 7:

Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài hệ

Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài hệ thống

Vẽ các vòng tròn biểu diễn các thực thể bên trong hệ thống

Đọc lại bảng thực thể và hoạt động để vẽ các dòng dữ liệu nối các vòng tròn (thực thể bên trong) và các hình chữ nhật (thực thể bên ngoài hệ thống)

Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các danh từ chỉ các hình thức mang dữ liệu

Trang 23

DFD vật lý

Nhân viên BH

Khách hàng

Thủ quỹ

Tiền và phiếu thu

Tiền, giấy

Sổ quỹ

Kế toán phải thu

Ngân hàng

Giấy đòi nợ Tiền, giấy nộp tiền

Tập tin khách hàng

Phần mềmTập tin thanh toán

Mã KH, số HĐ

Trang 24

Vẽ DFD luận lý

Bước 8: liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu trong bảng

theo từng thực thể và trình tự diễn ra các hoạt động đó.

Bước 9: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên

Cách 1: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và cùng thời điểm

Cách 2: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm nhưng khác nơi xảy ra

Cách 3: Nhóm các hoạt động theo mối quan hệ hợp lý với nhau

Để cho DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7 hình tròn trong mỗi sơ đồ, mỗi cấp

Bước 10: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm

hoạt động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các hoạt động trong nhóm

Trang 25

Vẽ DFD luận lý

Bước 11: Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các

hình tròn với nhau theo mối liên hệ hợp lý

Bước 12: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy

Thực hiện các bước 10,11,12,13

Trang 26

chuyển ngân hàng 3.0

Nhận thanh toán1.0

Đối chiếu với tiền thực nhận2.0

Ghi nhận thanh toán4.0

Ngân hàng

Chuyển tiền và

Chuyển phiếu thu đã xác nhận

Trang 27

Lưu đồ

Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ) như sơ đồ dòng

dữ liệu nhưng các thành phần này được

mô tả 1 cách chi tiết ở góc độ vật lý như

mô tả 1 cách chi tiết ở góc độ vật lý như phương thức truyền dữ liệu, các đối tượng, bộ phận liên quan đến các hoạt động xử lý, phương thức xử lý, phương thức và tính chất lưu trữ dữ liệu

Trang 28

Ký hiệu thường dùng trong lưu đồ

Phiếu thu Tính giá

xuất Báo cáo

bán hàng Dữ liệu

Hiển thị thông tin trên màn hình

Dữ liệu lưu trữ bằng máy

Điểm bắt đầu/kết thúc của lưu đồ

Mô tả chứng từ Hoạt động xử Sổ sách/báo Lưu trữ chứng Điểm nối các

Nhập liệu

Hóa đơn

Lập hóa đơn

Sổ quỹ

Sổ sách/báo cáo tạo ra

Lưu trữ chứng từ

N: Lưu theo số A: Lưu theo Alphabet D: Lưu theo ngày

Điểm nối các dòng dữ liệu trên 1 trang

Nhập chứng từ

vào máy

[Nối sang trang khác

Trang 29

Phiếu thu

Quá trình thu tiền

Phiếu thuA

Sổ quỹ

N

Kế toán công nợ

Ghi nhật kí

Sổ quỹPhiếu thu

KH

Trang 30

LƯU ĐỒ HỆ THỐNG

Đơn đặt hàng

Nhập vào PM

Hiện thị khi nhập Tập tin

HTKho

Nhập đơn đặt hàng của kháchhàng

Cập nhật đơn hàng

Tập tin KHHTKho

Tập tin đơn hàng

Đơn đặt hàng

đã xử lý

N

Trang 31

Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả tiềncủa công ty Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi

số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo Nhânviên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báotrả tiền cho kế toán phải thu Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trênphiếu thu và đóng dấu xác nhận Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toánphải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự

Kế toán phải thu nhận thông báo trả tiền do nhân viên bán hàng chuyển

Kế toán phải thu nhận thông báo trả tiền do nhân viên bán hàng chuyểnđến Lưu lại theo hồ sơ khách hàng Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ,

kế toán kiểm tra, đối chiếu với thông báo trả tiền, sau đó nhập vào phầnmềm quản lý nợ phải thu Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóađơn còn chưa trả Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụthanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn.Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kếtoán tổng hợp để ghi sổ cái

Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền chongân hàng

Trang 32

Nhân viên BH Ghi số tiền, số hóa đơn, số

phiếu thu vào giấy đòi tiền

Thủ quỹ Mang tiền nộp ngân hàng

Trang 34

LƯU ĐỒ

Vẽ lưu đồ

Bước 4: Chia lưu đồ thành các cột

Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ

Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của các hoạt động từ trái sang phải

Bước 5: Xác định các thành phần của từng cột

Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động

Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển thông tin từ trên xuống dưới

Nguyên tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý nào đều

bị kẹp giữa 2 kí hiệu đầu vào và đầu ra.

Trang 35

LƯU ĐỒ

Vẽ lưu đồ

Bước 6: Hoàn thành lưu đồ

Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin

Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc

cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc

Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần)

Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết thúc

Cách duy nhất để có lấy dữ liệu hoặc lưu trữ dữ liệu trong thiết bị máy tính là thông qua hoạt động xử lý máy (hình chữ nhật)

Trang 37

Các công cụ kỹ thuật cơ bản

Trang 38

Ví dụ vận dụng 1:

Căn cứ vào thông báo gửi hàng qua điện thoại từ P.Kdoanh, bộ phận gửi hàng chuẩn bị việc giao hàng Một giấy báo gởi hàng gồm

3 liên được lập ra Liên 3 cùng với hàng hoá được gởi đến KH Liên

2 được chuyển đến bộ phận lập hoá đơn Bộ phận này sử dụng những thông tin trên giấy báo để lập hoá đơn gồm 3 liên Liên 3 hoá đơn bán hàng được gởi đến KH, liên 2 chuyển cho kế toán Ngoài

ra, liên 1 của hoá đơn bán hàng được lưu tại bộ phận lập hoá đơn.

ra, liên 1 của hoá đơn bán hàng được lưu tại bộ phận lập hoá đơn Khi kế toán nhận hóa đơn bán hàng, kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết phải thu, nhật kí bán hàng và lưu hóa đơn bán hàng theo tên của khách hàng.

Vẽ sơ đồ và lưu đồ mô tả cho quá trình trên

Chỉ ra những rủi ro trong quá trình trên Nêu các thay đổi, bổ sung vào quá trình trên để hạn chế rủi ro

Trang 40

AIS 2

Chương 1: Tổng quan

về Hệ thống thông tin kế toán

Định dạng
Số trang	40
Dung lượng	887,34 KB