mục đích hướng dẫn những người làm công tác kế toán dễ dàng tạo một ứng dụng bắng hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access để lưu trữ các số liệu kế toán phát sinh, xử lý và ra các sổ, báo cáo có nội dung và hình thức theo các quy định hiện hành. Với các kiến thức về MS Access chúng ta có thể làm một phần mềm kế toán mà không cần phải có các dòng lệnh lập trình vì Access có các công cụ mạnh và thân thiện với người sử dụng bằng hình thức đồ họa để lưu dữ liệu, xử lý và điều khiển như: bảng (tables), bảng hỏi (queries), biểu mẫu (forms), biểu báo (reports), tập lệnh (macros). Nếu cần xử lý các vấn đề phức tạp, ví dụ như đổi số ra chữ thì mới cần viết các các câu lệnh trong các thủ tục (procedures) và lưu trong các tập chương trình (modules).
1. Một số khái niệm 1.1 Cơ sở dữ liệu: Một cơ sở dữ liệu là tập hợp những dữ liệu được ghi chép một cách có hệ thống vào một nơi nào đó. Như sổ địa chỉ, bảng danh mục hàng hoá, các sổ sách, chứng từ v.v… Khi tiến hành ghi chép phải tuân theo cấu trúc của nơi ghi dữ liệu, như nội dung, tính chất, dạng ghi chép… Với hệ thống kế toán xử lý thủ công, dữ liệu được lưu trữ trên giấy, và các dữ liệu chính là các mẫu chứng từ, sổ sách. HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS Cỏch thc lu tr d liu Vi h thng k toỏn dựng mỏy tớnh, d liu c lu tr trờn vt ghi (a,bng ) di dng tp tin (file), v cu trỳc ca cỏc d liu chớnh l cu trỳc ca tp tin c s d liu (data base file). D liu c t chc logic theo: vựng d liu, mu tin, bng, C s d liu Kyự tửù Vuứng DLù Maồu tin Bng CSDL Về hình thức, Ta có thể xem cơ sở dữ liệu là tập hợp các bảng. Mỗi bảng ghi chép thông tin về đối tượng quản lý của cơ sở dữ liệu, cấu trúc của dữ liệu là các tiêu đề bảng, còn thông tin của dữ liệu được ghi trên các dòng: TAISAN Field MSTS TENTS NGUYENGIA NGAYSD TLKHAO record 1102 Máy lạnh 14500000 01-01-06 10 1103 Máy bơm 11972000 01-01-06 10 Cách thức lưu trữ dữ liệu 00302984527 58 Nguyễn Du, Q.01 Công Ty Quang Minh KHTN-04 (234,000,000)437821270-001 142 Điện Biên Phủ, Q.03 Anh TuấnKHTN-03 150,000,000430011144-001 17 Lê Duẩn, Quận 01 UOB Viet Nam KHTN-02 300,090,000430421210-001 115 Nguyễn Huệ KPMG Việt Nam KHTN-01 574,565,000430121280-001 29 Lê Duẩn, Q.01 Chase Mahattan KHNN-01 Số dưMã số thuếĐịa chỉ Tên khách hàng Mã KH Dữ liệu tổng hợp Dữ liệu tham chiếu khách hàng Các loại dữ liệu Tập tin chính (Master File) Lưu trữ các dữ liệu về các đối tượng trong, và ngoài hệ thống. VD: Khách hàng, Hàng hóa… Không chứa các dữ liệu về các sự kiện phát sinh Các dữ liệu lưu trữ có thể là các dữ liệu tham chiếu hay dữ liệu tổng hợp Tên hàng hóa Mã hàng ÐVT Tài khoản SL tồn XEROX PR-001 Cái 1561 100 HP LASER PR-002 Cái 1561 20 TOSHIBA DESKPRO PC-001 Bộ 1561 150 Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu Tập tin nghiệp vụ (Transaction File) Lưu trữ dữ liệu về các sự kiện : đặt hàng, bán hàng, thu tiền… Luôn chứa trường THỜI GIAN và CON SỐ của sự kiện, và các thông tin khác liên quan đến sự kiện Số hđơn Ngày hđơn Mã KH Mã hàng SL Giá ĐĐH 7869 13/4/04 KHTN-01 PC-001 1 10.000.000 345 7869 13/4/04 KHTN-01 PC-002 2 20.000.000 345 7870 154/04 KHNN- 01 PR-002 3 25.000.000 567 Lợi ích của tập tin chính và tập tin nghiệp vụ Giảm thời gian nhập liệu. VD: Khi nhập hóa đơn bán hàng chỉ cần nhập mã KH, không cần nhập các thông tin khác của KH Tránh lưu trữ trùng lắp dữ liệu. VD: Dữ liệu về KH chỉ lưu trữ 1 dòng trong 1 tập tin duy nhất Tăng cường khả năng kiểm soát dữ liệu. VD: Chỉ có thể nhập hóa đơn cho KH đã được lưu trữ trong tập tin chính Tiện lợi trong các hoạt động bảo quản dữ liệu: Thay đổi, thêm, xóa… Tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin Dữ liệu được tổ chức thành các tập tin riêng tương ứng cho mỗi chương trình ứng dụng khác nhau Tập tin ĐĐH Tập tin KH Tập tin HTK Chương trình BH Thông tin BH Nhập NVBH Tập tin HTK Tập tin N_X Chương trình HTK Thông tin HTK Nhập NV HTK Tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin Mã hàng Tên hàng Giá SL tồn Mã hàng Tên hàng SL tồn Mã hàng Tên hàng Giá bán SL bán • Trùng lắp dữ liệu lưu trữ Trùng lắp dữ liệu lưu trữ • Không nhất quán trong việc lưu trữ dữ liệu Không nhất quán trong việc lưu trữ dữ liệu • Chi phí lưu trữ tăng Chi phí lưu trữ tăng • Hạn chế trong việc kiểm soát dữ liệu lưu trữ Hạn chế trong việc kiểm soát dữ liệu lưu trữ Chương trình quản lý Đơn đặt hàng Chương trình quản lý hàng tồn kho Chương trình quản lý bán hàng Cơ sở dữ liệu Là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu, được lưu trữ ở các thiết bị lưu trữ để có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng A, B, C B, C, D, E Chương trình 1 Chương trình 2 A, B, C, D, E Hệ quản trị CSDL Chương trình 1 Chương trình 2 Cơ sở dữ liệu [...]... phải sửa toàn bộ các mẩu tin trong bảng “Chứng Từ” Qui tắc thiết kế bảng dữ liệu Ta nên chia bảng Chứng từ nói trên thành 2 bảng như sau Chứng từ … MãSốLoạiCT SốChứngTừ … … 1 01/PT … … 2 01/PC … … 1 02/PT … Loại chứng từ MãSốLoạiCT Tên … 1 Phiếu Thu Tiền … 2 Phiếu Chi … 3 Phiếu Nhập Kho … Qui tắc thiết kế bảng dữ liệu 3 Dữ liệu ghi vào các bảng không nên dùng công thức tính toán … Số lượng … Đơn giá... Lý Thái Tổ Quận 10 … Qui tắc thiết kế bảng dữ liệu 2 Thông tin về các đối tượng có thể xuất hiện nhiền lần trong cùng một bảng cũng như giữa các bảng không nên nhập trực tiếp trùng lắp nhiều lần trên các bảng Ví dụ: Bảng Chứng từ lưu trữ thông tin của các chứng từ … TênChứngTừ SốChứngTừ … … Phiếu Thu Tiền 01/PT … … Phiếu Chi 01/PC … … Phiếu Thu Tiền 02/PT … Các Tên chứng từ được nhập trực tiếp nhiều... liệu theo cơ sở dữ liệu NVBH NVHTK Ứng dụng bán hàng Ứng dụng HTK Hệ quản trị CSDL Lập các báo cáo có sẵn Báo cáo Hệ điều hành Vấn tin CSDL Yêu cầu Truy vấn Báo cáo theo yêu cầu Ưu điểm của tổ chức dữ liệu theo cơ sở dữ liệu Tránh được sự trùng lặp dữ liệu Dễ dàng trong việc bảo dưỡng dữ liệu Quản lý dữ liệu nhất quán Sự độc lập của dữ liệu với các chương trình ứng dụng Kiểm soát, phân quyền truy cập... dụng Kiểm soát, phân quyền truy cập dữ liệu: Quyền xem, sửa, xóa… 1.2 Kiểu dữ liệu (Data Type) Mỗi thuộc tính trong bảng dữ liệu phải được gán một kiểu để lưu trữ chúng Hệ thống kế toán thủ công: Kiểu dữ liệu số – như số tiền, số lượng Kiểu ký tự – như họ tên khách hàng, nội dung chứng từ… Dữ liệu trong máy tính có các kiểu chính Kiểu số Kiểu ký tự Kiểu luận lý 2 Các bước tiến hành tổ chức dữ liệu 2.1... Phân tích và tập hợp các vấn đề mà cơ sở dữ liệu phải đáp ứng, phác thảo các báo cáo cần tạo lập từ cơ sở dữ liệu Xem xét các mẫu biểu ghi chép ( Chứng từ) hoặc mẫu sổ lưu trữ dữ liệu sơ cấp, là nguồn nhập liệu vào cơ sở dữ liệu 2.2 Xác định các bảng dữ liệu cần thiết trong cơ sở dữ liệu Dựa trên những yêu cầu thông tin cần kết xuất và những chứng từ đầu vào ta xác định những dữ liệu cần lưu trữ (field)... 13/4/04 KHTN-01 PX098 154/04 KHNN-01 1 Mối liên kết Một-Nhiều (1:n) MỘT mẫu tin của tập tin này liên kết với NHIỀU mẫu tin của tập tin khác MỘT mẫu tin của tập tin khác chỉ liên kết với MỘT mẫu tin của tập tin này Ví dụ: Mối liên kết giữa Khách Hàng và Đơn đặt hàng: Khách Hàng 1 Khách hàng có nhiều ĐĐH 1 n Đơn đặt hàng 1 ĐĐH chỉ của 1 Khách hàng Mối liên kết Một-Nhiều (1:n) ĐĐH Ngày ĐĐH Mã KH Tổng giá... Q.01 430121280-001 KHNN-01 KPMG Việt Nam 115 Nguyễn Huệ 430421210-001 Mối liên kết Một-Một (1:1) MỘT mẫu tin của tập tin này chỉ liên kết với MỘT mẫu tin của tập tin khác và ngược lại Ví dụ: Mối liên kết giữa hóa đơn bán hàng và phiếu xuất: Hóa đơn 1 1 hóa đơn cho 1 phiếu xuất 1 Phiếu xuất 1 phiếu xuất cho 1 hóa đơn Mối liên kết Một-Một (1:1) Số hđơn Ngày hđơn Mã KH Phiếu xuất 7869 KHTN-01 PX001 7879... (table) bằng các công cụ thiết kế cơ sở dữ liệu Đối với cơ sở dữ liệu đơn giản, ta có thể phác thảo trực tiếp trên giấy các bảng dữ liệu cần thiết Các bảng dữ liệu được ghi nhận trong tự điển dữ liệu Gồm tên gọi, ý nghĩa của từng bảng, các tên trường, kiểu, độ lớn… các quan hệ của bảng với các bảng khác… Khi thiết kế các bảng dữ liệu, ta tuân thủ các qui tắc sau đây: Qui tắc thiết kế bảng dữ liệu 1.Chia nhỏ... Duẩn, 430121280-001 Q.01 KHTN-01 KPMG Việt Nam 115 Nguyễn 430421210-001 Huệ Địa chỉ Mã số thuế Mối liên kết Nhiều-Nhiều (n:n) MỘT mẫu tin của tập tin này có thể liên kết với NHIỀU mẫu tin của tập tin khác MỘT mẫu tin của tập tin khác cũng có thể liên kết với NHIỂU mẫu tin của tập tin này VD: Mối liên kết giữa Hàng hóa và hóa đơn: MỘT loại hàng hóa có thể được bán bởi NHIỀU hóa đơn Ngược lại, MỘT hóa đơn... năng cung cấp thông tin của các bảng dữ liệu cho việc xữ lý và kết xuất các báo cáo quản lý Liệt kê từng chỉ tiêu của từng báo cáo, xác định các trường của bảng và mối quan hệ của chúng trong việc cung cấp thông tin để xử lý, kết xuất chỉ tiêu cần báo cáo Từ đó bổ xung những trường hay những bảng còn thiếu và loại bỏ những thông tin không sử dụng