Ứng dụng access trong kế toán

mục đích hướng dẫn những người làm công tác kế toán dễ dàng tạo một ứng dụng bắng hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access để lưu trữ các số liệu kế toán phát sinh, xử lý và ra các sổ, báo cáo có nội dung và hình thức theo các quy định hiện hành. Với các kiến thức về MS Access chúng ta có thể làm một phần mềm kế toán mà không cần phải có các dòng lệnh lập trình vì Access có các công cụ mạnh và thân thiện với người sử dụng bằng hình thức đồ họa để lưu dữ liệu, xử lý và điều khiển như: bảng (tables), bảng hỏi (queries), biểu mẫu (forms), biểu báo (reports), tập lệnh (macros). Nếu cần xử lý các vấn đề phức tạp, ví dụ như đổi số ra chữ thì mới cần viết các các câu lệnh trong các thủ tục (procedures) và lưu trong các tập chương trình (modules).

Cách thức lưu trữ dữ liệu

Với hệ thống kế tốn dùng máy tính, dữ liệu được lưu trữ trên vật ghi (đĩa,băng …) dưới dạng tập tin (file), và cấu trúc của các dữ liệu chính là cấu trúc của tập tin cơ sở dữ liệu (data base file)

Dữ liệu được tổ chức logic theo: vùng dữ liệu, mẫu tin, bảng, Cơ sở dữ liệu

Ký tự

Về hình thức, Ta có thể xem cơ sở dữ liệu là tập hợp các bảng.

Mỗi bảng ghi chép thông tin về đối tượng quản lý của cơ sở

dữ liệu, cấu trúc của dữ liệu là các tiêu đề bảng, còn thông tin của dữ liệu được ghi trên các dòng:

0 0302984527

58 Nguyễn Du, Q.01

Công Ty Quang Minh

KHTN-04

(234,000,000) 437821270-001

142 Điện Biên Phủ, Q.03

Anh Tuấn

KHTN-03

150,000,000 430011144-001

17 Lê Duẩn, Quận 01

UOB Viet Nam

KHTN-02

300,090,000 430421210-001

115 Nguyễn Huệ

KPMG Việt Nam

KHTN-01

574,565,000 430121280-001

29 Lê Duẩn, Q.01

Chase Mahattan

KHNN-01

Số dư

Mã số thuế Địa chỉ

Tên khách hàng

Tập tin chính (Master File)

Lưu trữ các dữ liệu về các đối tượng trong, và ngoài hệ thống VD: Khách hàng, Hàng hóa…

Không chứa các dữ liệu về các sự kiện phát sinh

Các dữ liệu lưu trữ có thể là các dữ liệu tham chiếu hay dữ liệu tổng hợp

Tên hàng hóa Mã hàng ÐVT khoản Tài SL tồn

Tập tin nghiệp vụ (Transaction File)

Lưu trữ dữ liệu về các sự kiện : đặt hàng, bán hàng,

thu tiền…

Luôn chứa trường THỜI GIAN và CON SỐ của sự

kiện, và các thông tin khác liên quan đến sự kiện

Lợi ích của tập tin chính và tập tin nghiệp vụ

Giảm thời gian nhập liệu

VD: Khi nhập hóa đơn bán hàng chỉ cần nhập mã KH, không cần nhập các thông tin khác của KH

Tránh lưu trữ trùng lắp dữ liệu

VD: Dữ liệu về KH chỉ lưu trữ 1 dòng trong 1 tập tin duy nhất

Tăng cường khả năng kiểm soát dữ liệu

VD: Chỉ có thể nhập hóa đơn cho KH đã được lưu trữ trong tập tin chính

Tiện lợi trong các hoạt động bảo quản dữ liệu:

Thay đổi, thêm, xóa…

Tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin

Dữ liệu được tổ chức thành các tập tin riêng tương

ứng cho mỗi chương trình ứng dụng khác nhau

Tập tin

ĐĐH

Tập tin KH

Tập tin HTK

Chương trình BH

Thông tin BH

Nhập

NVBH

Tập tin HTK

Tập tin N_X

Chương trình HTK

Thông tin HTK Nhập NV

HTK

Tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin

•Không nhất quán trong việc lưu trữ dữ liệu

•Chi phí lưu trữ tăng

•Hạn chế trong việc kiểm soát dữ liệu lưu trữ

Chương trình quản lý Đơn đặt hàng

Chương trình quản lý hàng tồn kho

Chương trình quản lý bán hàng

Cơ sở dữ liệu

Là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu, được lưu trữ ở các thiết bị lưu trữ để có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng

A, B, C

B, C, D,

E

Chương trình 1

Chương trình 2

A, B, C,

D, E

Hệ quản trị CSDL

Chương trình 1

Chương trình 2

Cơ sở dữ liệu

Tổ chức dữ liệu theo cơ sở dữ liệu

NVBH

NVHTK

Ứng dụng bán hàng

Ứng dụng HTK

Hệ quản trị CSDL

Lập các báo cáo có sẵn

Yêu cầu

Báo cáo

Vấn tin

Truy vấn

Báo cáo theo yêu cầu

Hệ điều hành

CSDL

Ưu điểm của tổ chức dữ liệu theo cơ sở dữ liệu

Tránh được sự trùng lặp dữ liệu

Dễ dàng trong việc bảo dưỡng dữ liệu

Quản lý dữ liệu nhất quán

Sự độc lập của dữ liệu với các chương trình ứng dụng

Kiểm soát, phân quyền truy cập dữ liệu:

Quyền xem, sửa, xóa…

1.2 Kiểu dữ liệu (Data Type)

Mỗi thuộc tính trong bảng dữ liệu phải được gán một kiểu để lưu trữ chúng

Hệ thống kế toán thủ công:

Kiểu dữ liệu số – như số tiền, số lượng

Kiểu ký tự – như họ tên khách hàng, nội dung chứng từ…

Dữ liệu trong máy tính có các kiểu chính

Kiểu số

Kiểu ký tự

Kiểu luận lý

2 Các bước tiến hành tổ chức dữ liệu

2.1 Xác định mục đích của cơ sở dữ liệu

Xác định chính xác những yêu cầu thông tin mà cơ

sở dữ liệu sẽ xữ lý và cung cấp cho công tác quản lý

Phân tích và tập hợp các vấn đề mà cơ sở dữ liệu phải đáp ứng, phác thảo các báo cáo cần tạo lập từ cơ sở

dữ liệu

Xem xét các mẫu biểu ghi chép ( Chứng từ) hoặc mẫu sổ lưu trữ dữ liệu sơ cấp, là nguồn nhập liệu vào cơ

sở dữ liệu

2.2 Xác định các bảng dữ liệu cần thiết trong cơ sở

dữ liệu

Dựa trên những yêu cầu thông tin cần kết xuất và những chứng từ đầu vào ta xác định những dữ liệu cần lưu trữ (field) của từng đối tượng cơ sở dữ liệu (table) bằng các công cụ thiết kế cơ sở dữ liệu

Đối với cơ sở dữ liệu đơn giản, ta có thể phác thảo trực tiếp trên giấy các bảng dữ liệu cần thiết

Các bảng dữ liệu được ghi nhận trong tự điển dữ liệu Gồm tên gọi, ý nghĩa của từng bảng, các tên trường, kiểu, độ lớn… các quan hệ của bảng với các bảng khác…

Khi thiết kế các bảng dữ liệu, ta tuân thủ các qui tắc sau đây:

Qui tắc thiết kế bảng dữ liệu

1.Chia nhỏ thông tin cần quản lý đến đơn vị quản lý chi tiết nhất

Ví dụ: Nếu muốn có báo cáo doanh thu bán hàng theo từng quận/huyện dựa trên địa chỉ khách hàng trên hóa đơn, thì bảng lưu trữ thông tin về khách hàng không nên để ở dạng:

… Trần Văn A 136 Lê Lợi Quận 1 …

… Lý Thị B 200 Lý Chính Thắng Quận 3 …

… Nguyễn C 66 Lý Thái Tổ Quận 10 …

… Trần Văn A 136 Lê Lợi Quận 1 …

… Lý Thị B 200 Lý Chính Thắng Quận 3 …

… Nguyễn C 66 Lý Thái Tổ Quận 10 …

Qui tắc thiết kế bảng dữ liệu

2 Thông tin về các đối tượng có thể xuất hiện nhiền lần trong cùng một bảng cũng như giữa các bảng không nên nhập trực tiếp trùng lắp nhiều lần trên các bảng.

Ví dụ: Bảng Chứng từ lưu trữ thông tin của các chứng từ

… TênChứngTừ SốChứngTừ …

… Phiếu Thu Tiền 01/PT …

… Phiếu Thu Tiền 02/PT …

Các Tên chứng từ được nhập trực tiếp nhiều lần có thể không chính xác.

Ngoài ra khi muốn sửa “Phiếu Thu Tiền” thành “Phiếu Thu”, ta phải sửa toàn bộ các mẩu tin trong bảng “Chứng Từ”

Qui tắc thiết kế bảng dữ liệu

Ta nên chia bảng Chứng từ nói trên thành 2 bảng như sau

Qui tắc thiết kế bảng dữ liệu

3 Dữ liệu ghi vào các bảng không nên dùng công thức tính toán

… Số lượng Đơn giá Thành tiền …

4 Nội dung thông tin trên các dòng của từng bảng không được trùng lắp.

Sự khác biệt giữa các mẩu tin được xác định bằng một hoặc một số trường được gọi là khóa chính của bảng.

Khóa chính của bảng giúp nhận diện mẩu tin trên bảng Mối liên hệ truy xuất dữ liệu giữa các bảng được thực hiện trên vùng khóa chính, thể hiện qua mối liên kết dữ liệu

Qui tắc thiết kế bảng dữ liệu

Mối liên kết giữa các tập tin

Mã KH Tên khách hàng Địa chỉ Mã số thuế

KHTN-01 Chase Mahattan 29 Lê Duẩn, Q.01 430121280-001

KHNN-01 KPMG Việt Nam 115 Nguyễn Huệ 430421210-001

Mối liên kết thể hiện một số mẫu tin của 1 tập tin này liên kết với 1 mẫu tin của 1 tập tin khác

Mối liên kết Một-Một (1:1)

MỘT mẫu tin của tập tin này chỉ liên kết với MỘT mẫu tin của tập tin khác và ngược lại

Ví dụ:

Mối liên kết giữa hóa đơn bán hàng và phiếu xuất:

Hóa đơn 1 1 Phiếu xuất

1 hóa đơn cho 1

phiếu xuất

1 phiếu xuất cho

1 hóa đơn

Mối liên kết Một-Nhiều (1:n)

MỘT mẫu tin của tập tin này liên kết với NHIỀU mẫu tin của tập tin khác

MỘT mẫu tin của tập tin khác chỉ liên kết với MỘT mẫu tin của tập tin này

Mối liên kết Một-Nhiều (1:n)

ĐĐH Ngày ĐĐH Mã KH Tổng giá trị

345 13/4/04 KHTN-01 10.000.000

349 13/4/04 KHTN-01 20.000.000

567 154/04 KHNN-01 25.000.000

Mã KH Tên khách hàng Địa chỉ Mã số thuế

KHNN-01 Chase Mahattan 29 Lê Duẩn, Q.01 430121280-001 KHTN-01 KPMG Việt Nam 115 Nguyễn Huệ 430421210-001

1

n

Mối liên kết Nhiều-Nhiều (n:n)

MỘT mẫu tin của tập tin này có thể liên kết với NHIỀU mẫu tin của tập tin khác

MỘT mẫu tin của tập tin khác cũng có thể liên kết với NHIỂU mẫu tin của tập tin này

VD: Mối liên kết giữa Hàng hóa và hóa đơn: MỘT loại hàng hóa có thể được bán bởi NHIỀU hóa đơn Ngược lại, MỘT hóa đơn cũng có thể có NHIỀU hàng hóa

Nhiều hàng hóa

trên 1 HĐơn

Nhiều HĐơn bán cùng

1 loại hàng hóa

Số hđơn Ngày hđơn Mã hàng2 Mã hàng2 …

Mối liên kết Nhiều-Nhiều (n:n)

Các Phần mềm Quản trị cơ sở dữ liệu không hổ trợ mối quan hệ n:n

trên cùng một trường

Thông tin MÃ HÀNG trùng lắp trên nhiều trường ở bảng Hóa đơn được tách ra lưu trử trên bảng mới CHI TIẾT HÓA ĐƠN từ đó ta chuyển mối quan hệ n:n thành 2 mối quan hệ 1:n

Hàng hoá Hóa đơn 1 n Chi tiết Hóa đơn n 1

Mối liên kết Nhiều-Nhiều (n:n)

Số hđơn Ngày hđơn …

2.3 Kiểm tra khả năng cung cấp thông tin từ các bảng trong cơ sở dữ liệu

Kiểm tra lại khả năng cung cấp thông tin của các bảng dữ liệu cho việc xữ lý và kết xuất các báo cáo quản lý

Liệt kê từng chỉ tiêu của từng báo cáo, xác định các trường của bảng và mối quan hệ của chúng trong việc cung cấp thông tin để xử lý, kết xuất chỉ tiêu cần báo cáo

Từ đó bổ xung những trường hay những bảng còn thiếu và loại bỏ những thông tin không sử dụng