Hướng dẫn xây dựng KPI

http://ieit.edu.vn 1 Hướng dẫn xây dựng KPI I. Thông tin chung Văn bản này qui định và hướng dẫn cách thức chung để xây dựng hệ thống BSC&KPI tại tất cả các đơn vị của Tổng công ty/Công ty. II. Sơ đồ các bước thực hiện Qui trình này gồm 6 công việc chính: 1. Phân bổ mục tiêu của Công ty đến nhóm/cá nhân, xây dựng KPI mục tiêu 2. Ghi chép nhật ký công việc (hoặc rà soát lại bản mô tả công việc đang có), hình thành nền KPI cơ bản 3. So sánh KPI mục tiêu và KPI cơ bản hình thành nên KPI tổng hợp, theo nguyên tắc ưu tiên KPI mục tiêu và lựa chọn KPI cơ bản 4. Hoàn thiện bản Mô tả công việc cho từng cá nhân, trong đó bổ sung thêm phần chỉ tiêu KPI 5. Xây dựng hệ thống đánh giá KPI để trả lương theo các nguyên tắc: - Lương mềm = lương theo KPI (x) + lương theo năng lực đóng góp (y) Mục tiêu 2014 của Công ty Mục tiêu đơn vị thành viên Mục tiêu phòng/ban/bộ phận Mục tiêu nhóm/cá nhân 2014 Nhật ký công việc KPI mục tiêu cho cá nhân 2014 Tổng hợp các công việc cơ bản theo vị trí làm việc Xây dựng KPI cơ bản theo vị trí làm việc KPI cơ bản theo vị trí làm việc 2014 KPI tổng hợp cho vị trí làm việc 2014 Mô tả công việc theo vị trí làm việc Đánh giá công việc, trả lương Lên chương trình đào tạo, phát triển nhân lực 1 2 3 4 5 6 http://ieit.edu.vn 2 - Tỷ lệ x, y phụ thuộc vào vị trí làm việc của từng người, với y tối đa không quá 50%; tỷ trọng cụ thể do lãnh đạo đơn vị đề xuất, sau đó Ban Giám đốc Công ty sẽ phê duyệt để sử dụng thống nhất. - Phần lương theo KPI (x) được chia làm 03 phần: x1 – lương theo KPI; x2 – lương theo kế hoạch hành động để thực hiện KPI; x3 – quá trình phối hợp với các bộ phận/cá nhân để thực hiện KPI. Tỷ trọng các phần x1, x2, x3 do lãnh đạo đơn vị đề xuất, sau đó Ban Giám đốc Công ty sẽ phê duyệt để sử dụng thống nhất. - Phần lương theo năng lực đóng góp (y) được đánh giá theo 03 nhóm tiêu chí: Kiến thức, kỹ năng, thái độ hành vi của cá nhân đó tại thời điểm đánh giá. Đánh giá thực hiện theo 02 hoặc 03 cấp: Tự đánh giá và cấp trên trực tiếp đánh giá và ban giám đốc. Chi tiết sẽ được hướng dẫn trong qui trình thực hiện. III. Qui trình thực hiện STT Công việc Cách thực hiện Mẫu Lưu ý 1 Phân bổ mục tiêu công ty tới nhóm và cá nhân - Nhận mục tiêu từ cấp trên trực tiếp; - Trả lời câu hỏi: làm gì để đạt mục tiêu này (dựa vào chức năng nhiệm vụ được phân công); - Thảo luận nhóm để chọn lại những công việc chủ chốt nhất cần thực hiện để đạt mục tiêu; - Có công việc sẽ có kết quả/hiệu quả, chỉ số để đo lường kết quả này chính là KPI mục tiêu. - Mục tiêu này lại tiếp tục được chuyển xuống dưới, đến khi nào cảm thấy không cần thiết chia nhỏ nữa thì dừng lại. Mẫu 01 Không phải mục tiêu của cấp trên nào cũng cần triển khai cho đến tận cá nhân, mà cần áp dụng linh hoạt để có tác dụng. 2 Xây dựng KPI cơ bản - Từ ghi chép nhật ký công việc, hoặc mô tả công việc hiện có, rà soát lại các hoạt động cơ bản của từng vị trí làm việc; - Sau đó dựa vào kết quả/hiệu quả công việc hình thành các KPI cơ bản; - Rà soát lựa chọn các công việc chính để đưa vào KPI cơ bản, tránh tình trạng vụn vặt. Mẫu 02 Chỉ lựa chọn những công việc rất cần thiết để đưa vào KPI cơ bản 3 So sánh KPI cơ bản và KPI mục tiêu để hình thành KPI tổng hợp - So sánh 02 bảng KPI mục tiêu và cơ bản: + Ưu tiên KPI mục tiêu (lấy toàn bộ KPI mục tiêu và KPI cơ bản); + Nếu KPI cơ bản không trùng với KPI mục tiêu thì rà soát nghiêm túc để đưa vào KPI tổng hợp Mẫu 03 4 Cập nhật mới bản Mô tả công việc - Bản mô tả công việc mới, ngoài những phần truyền thống cập nhật thêm phần các chỉ tiêu KPI và năng lực đóng góp, bao Mẫu 04 Hình thành KPI trước, còn tỷ trọng đánh giá sẽ http://ieit.edu.vn 3 gồm: + KPI tổng hợp (bước 03); + KPI bổ sung (nhiệm vụ bổ sung được giao thêm trong năm – nếu có); + Chỉ số đánh giá việc thực hiện Kế hoạch triển khai KPI (theo tuần hoặc tháng); + Chỉ số đánh giá sự phối hợp với các cá nhân/bộ phận; + Chỉ số hoặc tiêu chí đánh giá năng lực đóng góp. được điều chỉnh bổ sung vào sau khi làm xong hệ thống lương thưởng (bước 5) 5 Hình thành hệ thống lương thưởng - Muốn làm được hệ thống lương cần: + Làm bảng phân loại mức lương và tỷ trọng lương mềm theo KPI (x) và theo năng lực đóng góp (y), mẫu 05; + Bảng đánh giá thành tích theo vị trí làm việc (mẫu 06) + Thiết lập hệ thống báo cáo (xem chi tiết ở Mẫu 07). Mẫu 05; Mẫu 06 Mẫu 07 6 Lên nhu cầu đào tạo - Dựa vào mô tả công việc, kế hoạch hành động, tiếp nhận nhu cầu đào tạo từ thực tiến của cá nhân để lên nhu cầu đào tạo. - Xây dựng hệ thống đào tạo nội bộ. Mẫu 07 IV. Mẫu tham khảo 1. Mẫu 01. Phân bổ mục tiêu công ty đến các đơn vị/cá nhân PHÂN BỔ MỤC TIÊU CÔNG TY ĐẾN… Đơn vị: Đánh giá, phê duyệt: Vị trí công việc: Cá nhân: Thời hạn thực hiện: 12/2014 Chức năng, nhiệm vụ: Mục tiêu của Công ty Đơn vị phải làm gì? Mục tiêu của đơn vị Bộ phận phải làm gì? Mục tiêu của phòng/nhóm/cá nhân Tên gọi Thước đo KPI Tên gọi Thước đo KPI HT TL HT TL Sản lượng x X -???? -???? X X X Định mức x X -???? -???? x X x Lợi nhuận http://ieit.edu.vn 4 2. Mẫu 02. Xem bản gửi kèm (đã có từ trước) 3. Mẫu 03. Bảng so sánh KPI mục tiêu và KPI cơ bản để hình thành KPI tổng hợp MẪU 03. KPI TỔNG HỢP Đơn vị: Đánh giá, phê duyệt: Vị trí công việc: Cá nhân: Thời hạn thực hiện: 12/2014 Chức năng, nhiệm vụ: STT KPI mục tiêu KPI cơ bản KPI tổng hợp Tên gọi Thước đo KPI Tên gọi Thước đo KPI Tên gọi Thước đo KPI HT TL HT TL HT TL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 4. Mẫu 04. Mô tả công việc (xem file gửi kèm) 5. Mẫu 05. Bảng xếp tỷ trọng lương theo chức danh Nhóm chức danh Tỷ lệ KPI (x), % Tỷ lệ Năng lực đóng góp (y), % G1 Nhân viên 90 10 G2 Nhóm trưởng 80 20 G3 Đội trưởng 70 30 G4 Trưởng phòng 60 40 G5 Giám đốc Trạm 50 50 G6 Phó Tổng Giám đốc 40 60 G7 Tổng Giám đốc 40 60 http://ieit.edu.vn 5  Tỷ trọng x, y và nhóm G1…G7 trên đây chỉ mang tính minh họa, các đơn vị khi triển khai cần bán sát vào thực tế hệ thống lương hiện nay của DN để đề xuất cho đúng. Mẫu 6. Nguyên tắc chung để đánh giá: Phân chia theo nhóm G1…G7 (G4) Tổng lương = Cứng + Mềm KPI Năng lực đóng góp Tiêu chí đánh giá X% X% (60)x92 Y% (40) 40% KPI X1x85=34 Y1 40% Kế hoạch hành động X2x100=40 Y2 20% Phối hợp X3x90=18 Y3 = 100% :(92%) Đánh giá NL Tiêu chí đánh giá Thước đo Từ điển đánh giá Mẫu đánh giá xem Mẫu 06 trong file gửi kèm. 6. Mẫu 07 gửi kèm với hướng dẫn. 7. Tô chức thực hiện - Các đơn vị trực thuộc Công ty tổ chức triển khai thống nhất theo các mẫu này, có thể thay đổi sao cho phù hợp với yêu cầu thực tế tại doanh nghiệp mình và gửi báo cáo về Phòng Tổ chức – hành chính của Công ty để xem xét, trình Ban Giám đốc phê duyệt; - Ban Giám đốc nên dựa vào chuỗi cung ứng của Công ty, phân chia hệ số thưởng cho các đơn vị phụ thuộc. Hàng tháng, dựa vào kết quả kinh doanh của Công ty, Ban Giám đốc quyết định phần lương mềm (thưởng KPI) cho toàn công ty và phân bổ về các đơn vị. Các đơn vị dựa vào tổng số điểm KPI của đơn vị mình để tính ra tiền thưởng trên một điểm KPI (đánh giá theo mẫu 06), từ đó tính lương mềm cho nhân viên. http://ieit.edu.vn 6 - Về lâu dài, công ty có thể hướng tới khoán lương thưởng và để các đơn vị tự chia. Mục tiêu cơ bản hướng tới là cán bộ công nhân viên Công ty đến cuối tháng, dựa vào kết quả kinh doanh có thể tự tính được tiền lương, thưởng của mình. - Phòng TC-HC nên hình thành nhóm xung kích, bao gồm những cá nhân xuất sắc, am hiểu BSC& KPI từ các đơn vị, để đảm nhận trách nhiệm giúp Ban Giám đốc triển khai thành công. 8. Liên hệ - Trong quá trình triển khai mọi khó khăn, vướng mắc cần giải đáp, xin liên lạc với người hướng dẫn theo địa chỉ: Nguyễn Văn Minh, Viện Kinh tế và thương mại quốc tế, trường Đại học Ngoại thương. Email: nguyenvm2002@gmail.com; minhnv@ftu.edu.vn Tel.: 0983 118 969. Website: http://ieit.edu.vn Hà Nội, ngày tháng năm 2014 Người hướng dẫn PGS, TS Nguyễn Văn Minh. [http://ieit.edu.vn] [Viện Kinh tế và thương mại quốc tế] [2014] MẪU NHẬT KÝ CÔNG VIỆC Ngày: __________ Họ và tên: _____________ Vị trí công tác: ________________________ Thời gian (1) Nội dung công việc (2) Phương pháp, công nghệ thực hiện (3) Kết quả thực hiện (4) Tổng kết các công việc chính (5) Chỉ số KPI cơ bản (6) 08h00 – 08h30 08h30 – 09h00 09h00 – 9h30 09h30 – 10h00 10h00 – 10h30 10h30 – 11h00 11h00 – 11h30 11h30 – 12h00 Mẫu 02 http://ieit.edu.vn Viện Kinh tế và thương mại quốc tế 2014 http://ieit.edu.vn Trang 1/3 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Đơn vị: Chức danh: Trưởng phòng (G5) Mã số: Lần ban hành/Sửa đổi: Ngày: Họ và tên Người viết ………………………… Người kiểm tra ……………………… Người duyệt ………………………. Chữ ký 1. Tóm tắt công việc ( nội dung và mục tiêu chính yếu của công việc ) 2. Công việc cụ thể : ( Tổng trọng số là 100) STT Nội dung Trọng số, % Tần suất (ngày/ tuần/ tháng) Tiêu chí đo lường đánh giá A Nhóm công việc theo KPI X I KPI tổng hợp ( của chức danh công việc) X1 - Giảm định mức X11 - Đảm bảo chất lượng X12 X13 II KPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm khác) X2 III Kế hoạch hành động X3 IV Phối hợp X4 B Năng lực đóng góp Y V Kiến thức (Y1) Y1 VI Kỹ năng (Y2) Y2 VII Hành vi (Y3) Y3 Tổng cộng: = (X+Y) = X1+X2+X3+X4+…+Y1+Y2+Y3 100 3. Quan hệ trong công việc 3.1. Quan hệ nội bộ ( Trong nội bộ đơn vị Phòng, Ban, Phân xưởng, MN/TN/XN) Báo cáo trực tiếp Giám sát trực tiếp Đơn vị / cá nhân phối hợp Mẫu 04 http://ieit.edu.vn Viện Kinh tế và thương mại quốc tế 2014 http://ieit.edu.vn Trang 2/3 3.2. Quan hệ bên ngoài (các NM/TN/XN khác thuộc Công ty) Đối tượng Bản chất quan hệ 3.3. Quan hệ bên ngoài (các cá nhân, đơn vị ngoài Công ty) Đối tượng Bản chất quan hệ 4. Phạm vi quyền hạn Phạm vi quyền hạn trong công việc . Phạm vi quyền hạn về tài chánh 5. Yêu cầu của công việc về trình độ, kỹ năng cần thiết (đánh dấu vào các vị trí phù hợp) - Trình độ văn hoá tốt nghiệp:  5/12  9/12  12/12  Khác - Trình độ chuyên môn:  Trung cấp  Cao đẳng  Đại học  Trên đại học Chuyên ngành: …………………………………………………………………………. Hoặc lĩnh vực tương đương: …………………………………………………………… - Trình độ ngoại ngữ : ( Anh văn hoặc  Pháp văn)  Trình độ A  Trình độ B  Trình độ C  Khác - Trình độ vi tính:  Trình độ A  Trình độ B  Đại học CNTT  Khác - Kinh nghiệm( thời gian đã làm công việc cùng chuyên môn hoặc cùng lĩnh vực) :  Dưới 1 năm  1 đến 2 năm  2 đến5 năm  Trên5 năm - Sức khỏe: (yêu cầu khám sức khỏe)  Bình thường  Có yêu cầu riêng biệt - Kỹ năng thiết yếu cho công việc (Có thể chọn nhiều kỹ năng) :  Giao tiếp  Thuyết trình  Soạn thảo văn bản  Phân tích  Làm việc nhóm  Đàm phán  Quản lý hồ sơ  Tự học  Tổ chức công việc  Giao việc  Đánh gía nhân viên  Hội họp  Giải quyết vấn đề  Lãnh đạo  Phỏng vấn  Tư duy 6. Yêu cầu về Điều kiện và môi trường làm việc (đánh dấu vào các vị trí phù hợp) - Vị trí làm việc: (Nơi làm việc chủ yếu) http://ieit.edu.vn Viện Kinh tế và thương mại quốc tế 2014 http://ieit.edu.vn Trang 3/3  Văn phòng cty/nm  Văn phòng đơn vị  Xưởng  Ngoài trời  Phòng TN/ điện  Trong dây chuyền  Trên cao  Đi lại nhiều - Môi trường làm việc  Bình thường  Nóng, ồn, bụi  Độc hại  Đặc biệt độc hại - Thời gian làm việc:  Giờ hành chánh  Ca kíp  Đặc thù  Có tăng ca - Phương tiện làm việc: (Trang thiết bị cần thiết sử dụng khi làm việc)  Công cụ văn phòng  Dụng cụ cầm tay  Thiết bị  Thiết bị nặng - Thể chất: (Hao phí sức lực để thực hiện công việc)  Nhẹ nhàng Bình thường  Ít nặng nhọc  Nặng - Hoặc (Hao phí trí óc để thực hiện công việc)  Đơn giản  Ít suy nghĩ  Suy nghĩ nhiều  Quyết định - Bảo hộ lao động: (yêu cầu trang bị loại bảo hộ lao động)  Không  Đồng phục  Bình thường  Chuyên dùng oooOooo [...]... SƠ XÂY DỰNGBSC& KPI CÔNG TY…………………………… ĐƠN VỊ: …………………………… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Mẫu 06 ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC CỦA CÁ NHÂN THÁNG: …… NĂM: …… Họ & tên: Chức danh công việc: Đơn vị/ bộ phận : Nhóm chức danh: G5 Trọng Chỉ số đo Kết quả Thực hiện (%) số,% lường (TS*TH) 50 X 20 Nội dung STT Đánh giá theo KPI, X% KPI tổng hợp ( của chức danh công việc), x1 A I II KPI. .. http://ieit.edu.vn (BIỂU MẪU HỒ SƠ XÂY DỰNG KPI CÁ NHÂN) CÔNG TY CP ……………… ĐƠN VỊ:……………… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc MỤC TIÊU KPI CÁ NHÂN NĂM Họ & tên: Chức danh công việc: Đơn vị/ bộ phận : Nhóm chức danh: Trọng số Chỉ số đo lường Thực hiện (%) Kết quả (TS*TH) Tự đánh giá Nội dung STT Quản lý đánh giá KPI tổng hợp ( của chức danh công việc) KPI bổ sung ( công việc kiêm . http://ieit.edu.vn 1 Hướng dẫn xây dựng KPI I. Thông tin chung Văn bản này qui định và hướng dẫn cách thức chung để xây dựng hệ thống BSC& ;KPI tại tất cả các đơn vị của Tổng. So sánh KPI cơ bản và KPI mục tiêu để hình thành KPI tổng hợp - So sánh 02 bảng KPI mục tiêu và cơ bản: + Ưu tiên KPI mục tiêu (lấy toàn bộ KPI mục tiêu và KPI cơ bản); + Nếu KPI cơ bản. nhân, xây dựng KPI mục tiêu 2. Ghi chép nhật ký công việc (hoặc rà soát lại bản mô tả công việc đang có), hình thành nền KPI cơ bản 3. So sánh KPI mục tiêu và KPI cơ bản hình thành nên KPI tổng