Hướng dẫn xây dựng KPI

http://ieit.edu.vn 2 - Tỷ lệ x, y phụ thuộc vào vị trí làm việc của từng người, với y tối đa không quá 50%; tỷ trọng cụ thể do lãnh đạo đơn vị đề xuất, sau đó Ban Giám đốc Công ty sẽ ph

Trang 1

http://ieit.edu.vn

1

Hướng dẫn xây dựng KPI

I Thông tin chung

Văn bản này qui định và hướng dẫn cách thức chung để xây dựng hệ thống BSC&KPI tại tất cả các đơn vị của Tổng công ty/Công ty

II Sơ đồ các bước thực hiện

Qui trình này gồm 6 công việc chính:

1 Phân bổ mục tiêu của Công ty đến nhóm/cá nhân, xây dựng KPI mục tiêu

2 Ghi chép nhật ký công việc (hoặc rà soát lại bản mô tả công việc đang có), hình thành nền KPI cơ bản

3 So sánh KPI mục tiêu và KPI cơ bản hình thành nên KPI tổng hợp, theo nguyên tắc

ưu tiên KPI mục tiêu và lựa chọn KPI cơ bản

4 Hoàn thiện bản Mô tả công việc cho từng cá nhân, trong đó bổ sung thêm phần chỉ tiêu KPI

5 Xây dựng hệ thống đánh giá KPI để trả lương theo các nguyên tắc:

- Lương mềm = lương theo KPI (x) + lương theo năng lực đóng góp (y)

Mục tiêu 2014 của Công ty

Mục tiêu đơn vị thành viên

Mục tiêu phòng/ban/bộ phận

Mục tiêu nhóm/cá nhân 2014

Nhật ký công việc

KPI mục tiêu cho

cá nhân 2014

Tổng hợp các công việc cơ bản theo vị trí làm việc

Xây dựng KPI cơ bản theo

vị trí làm việc

KPI cơ bản theo vị trí làm việc 2014

KPI tổng hợp cho vị trí làm việc

2014

Mô tả công việc theo vị trí làm

việc

Đánh giá công việc, trả lương

Lên chương trình đào tạo, phát

triển nhân lực

3

4

5

6

Trang 2

2

- Tỷ lệ x, y phụ thuộc vào vị trí làm việc của từng người, với y tối đa không quá 50%; tỷ trọng cụ thể do lãnh đạo đơn vị đề xuất, sau đó Ban Giám đốc Công ty

sẽ phê duyệt để sử dụng thống nhất

- Phần lương theo KPI (x) được chia làm 03 phần: x1 – lương theo KPI; x2 – lương theo kế hoạch hành động để thực hiện KPI; x3 – quá trình phối hợp với các bộ phận/cá nhân để thực hiện KPI Tỷ trọng các phần x1, x2, x3 do lãnh đạo đơn vị đề xuất, sau đó Ban Giám đốc Công ty sẽ phê duyệt để sử dụng thống nhất

- Phần lương theo năng lực đóng góp (y) được đánh giá theo 03 nhóm tiêu chí: Kiến thức, kỹ năng, thái độ hành vi của cá nhân đó tại thời điểm đánh giá Đánh giá thực hiện theo 02 hoặc 03 cấp: Tự đánh giá và cấp trên trực tiếp đánh giá

và ban giám đốc

Chi tiết sẽ được hướng dẫn trong qui trình thực hiện

III Qui trình thực hiện

1 Phân bổ mục

tiêu công ty tới

nhóm và cá

nhân

- Nhận mục tiêu từ cấp trên trực tiếp;

- Trả lời câu hỏi: làm gì để đạt mục tiêu này (dựa vào chức năng nhiệm vụ được phân công);

- Thảo luận nhóm để chọn lại những công việc chủ chốt nhất cần thực hiện để đạt mục tiêu;

- Có công việc sẽ có kết quả/hiệu quả, chỉ

số để đo lường kết quả này chính là KPI mục tiêu

- Mục tiêu này lại tiếp tục được chuyển xuống dưới, đến khi nào cảm thấy không cần thiết chia nhỏ nữa thì dừng lại

Mẫu

01

Không phải mục tiêu của cấp trên nào cũng cần triển khai cho đến tận

cá nhân, mà cần áp dụng linh hoạt để

có tác dụng

2 Xây dựng KPI

cơ bản

- Từ ghi chép nhật ký công việc, hoặc mô

tả công việc hiện có, rà soát lại các hoạt động cơ bản của từng vị trí làm việc;

- Sau đó dựa vào kết quả/hiệu quả công việc hình thành các KPI cơ bản;

- Rà soát lựa chọn các công việc chính để đưa vào KPI cơ bản, tránh tình trạng vụn vặt

Mẫu

02

Chỉ lựa chọn những công việc rất cần thiết để đưa vào KPI cơ bản

3 So sánh KPI

cơ bản và KPI

mục tiêu để

hình thành KPI

tổng hợp

- So sánh 02 bảng KPI mục tiêu và cơ bản:

+ Ưu tiên KPI mục tiêu (lấy toàn bộ KPI mục tiêu và KPI cơ bản);

+ Nếu KPI cơ bản không trùng với KPI mục tiêu thì rà soát nghiêm túc để đưa vào KPI tổng hợp

Mẫu

03

4 Cập nhật mới

bản Mô tả

công việc

- Bản mô tả công việc mới, ngoài những phần truyền thống cập nhật thêm phần các chỉ tiêu KPI và năng lực đóng góp, bao

Mẫu

04

Hình thành KPI trước, còn tỷ trọng đánh giá sẽ

Trang 3

3

gồm:

+ KPI tổng hợp (bước 03);

+ KPI bổ sung (nhiệm vụ bổ sung được giao thêm trong năm – nếu có);

+ Chỉ số đánh giá việc thực hiện Kế hoạch triển khai KPI (theo tuần hoặc tháng);

+ Chỉ số đánh giá sự phối hợp với các cá nhân/bộ phận;

+ Chỉ số hoặc tiêu chí đánh giá năng lực đóng góp

được điều chỉnh bổ sung vào sau khi làm

thống lương thưởng (bước 5)

5 Hình thành hệ

thống lương

thưởng

- Muốn làm được hệ thống lương cần:

+ Làm bảng phân loại mức lương và tỷ trọng lương mềm theo KPI (x) và theo năng lực đóng góp (y), mẫu 05;

+ Bảng đánh giá thành tích theo vị trí làm việc (mẫu 06)

+ Thiết lập hệ thống báo cáo (xem chi tiết ở Mẫu 07)

Mẫu 05;

Mẫu

06

Mẫu

07

6 Lên nhu cầu

đào tạo

- Dựa vào mô tả công việc, kế hoạch hành động, tiếp nhận nhu cầu đào tạo từ thực tiến của cá nhân để lên nhu cầu đào tạo

- Xây dựng hệ thống đào tạo nội bộ

Mẫu

07

IV Mẫu tham khảo

1 Mẫu 01 Phân bổ mục tiêu công ty đến các đơn vị/cá nhân

PHÂN BỔ MỤC TIÊU CÔNG TY ĐẾN…

Vị trí công việc:

Cá nhân:

Thời hạn thực hiện: 12/2014

Chức năng, nhiệm vụ:

Mục tiêu của Công ty Đơn vị

phải làm gì?

Mục tiêu của đơn vị Bộ phận

phải làm gì?

Mục tiêu của phòng/nhóm/cá nhân Tên gọi Thước

đo

gọi Thước

đo

KPI

Sản

lượng

x X -????

-????

Định

mức x X -???? -????

Lợi

nhuận

Trang 4

4

2 Mẫu 02 Xem bản gửi kèm (đã có từ trước)

3 Mẫu 03 Bảng so sánh KPI mục tiêu và KPI cơ bản để hình thành KPI tổng hợp

MẪU 03 KPI TỔNG HỢP

Vị trí công việc:

Cá nhân:

Thời hạn thực hiện: 12/2014

Chức năng, nhiệm vụ:

Tên

gọi Thước đo KPI Tên gọi Thước đo KPI Tên gọi Thước đo KPI

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

4 Mẫu 04 Mô tả công việc (xem file gửi kèm)

5 Mẫu 05 Bảng xếp tỷ trọng lương theo chức danh

Nhóm chức danh Tỷ lệ KPI (x), % Tỷ lệ Năng lực

đóng góp (y), %

G4 Trưởng

phòng

G5 Giám đốc

Trạm

G6 Phó Tổng

Giám đốc

G7 Tổng Giám

đốc

Trang 5

5

 T ỷ trọng x, y và nhóm G1…G7 trên đây chỉ mang tính minh họa, các đơn vị khi triển khai cần bán sát vào thực tế hệ thống lương hiện nay của DN để đề xuất cho đúng Mẫu 6

Nguyên tắc chung để đánh giá:

Phân chia theo nhóm G1…G7 (G4)

Tổng lương

=

Cứng + Mềm

KPI Năng lực đóng góp Tiêu chí đánh giá X% X% (60)x92 Y% (40)

động

X2x100=40 Y2

= 100%

:(92%)

Đánh giá NL Tiêu chí đánh giá Thước đo

Từ điển đánh giá

Mẫu đánh giá xem Mẫu 06 trong file gửi kèm

6 Mẫu 07 gửi kèm với hướng dẫn

7 Tô chức thực hiện

- Các đơn vị trực thuộc Công ty tổ chức triển khai thống nhất theo các mẫu này,

có thể thay đổi sao cho phù hợp với yêu cầu thực tế tại doanh nghiệp mình và gửi báo cáo về Phòng Tổ chức – hành chính của Công ty để xem xét, trình Ban Giám đốc phê duyệt;

- Ban Giám đốc nên dựa vào chuỗi cung ứng của Công ty, phân chia hệ số thưởng cho các đơn vị phụ thuộc Hàng tháng, dựa vào kết quả kinh doanh của Công ty, Ban Giám đốc quyết định phần lương mềm (thưởng KPI) cho toàn công ty và phân bổ về các đơn vị Các đơn vị dựa vào tổng số điểm KPI của đơn vị mình để tính ra tiền thưởng trên một điểm KPI (đánh giá theo mẫu 06),

từ đó tính lương mềm cho nhân viên

Trang 6

6

- Về lâu dài, công ty có thể hướng tới khoán lương thưởng và để các đơn vị tự chia Mục tiêu cơ bản hướng tới là cán bộ công nhân viên Công ty đến cuối tháng, dựa vào kết quả kinh doanh có thể tự tính được tiền lương, thưởng của mình

- Phòng TC-HC nên hình thành nhóm xung kích, bao gồm những cá nhân xuất sắc, am hiểu BSC& KPI từ các đơn vị, để đảm nhận trách nhiệm giúp Ban Giám đốc triển khai thành công

8 Liên hệ

- Trong quá trình triển khai mọi khó khăn, vướng mắc cần giải đáp, xin liên lạc với người hướng dẫn theo địa chỉ:

Nguyễn Văn Minh,

Viện Kinh tế và thương mại quốc tế, trường Đại học Ngoại thương

Email: nguyenvm2002@gmail.com; minhnv@ftu.edu.vn

Tel.: 0983 118 969 Website: http://ieit.edu.vn

Hà Nội, ngày tháng năm 2014

Người hướng dẫn

PGS, TS Nguyễn Văn Minh

Trang 7

[http://ieit.edu.vn] [Viện Kinh tế và thương mại quốc tế] [2014]

MẪU NHẬT KÝ CÔNG VIỆC

Ngày: Họ và tên: _ Vị trí công tác:

08h00 – 08h30

08h30 – 09h00

09h00 – 9h30

09h30 – 10h00

10h00 – 10h30

10h30 – 11h00

11h00 – 11h30

11h30 – 12h00

Mẫu 02

Trang 8

http://ieit.edu.vn Viện Kinh tế và thương mại quốc tế 2014

Đơn vị:

Chức danh: Trưởng phòng (G5)

Ngày:

Chữ ký

1 Tóm tắt công việc ( nội dung và mục tiêu chính yếu của công việc )

2 Công việc cụ thể : ( Tổng trọng số là 100)

Tần suất (ngày/ tuần/

tháng)

Tiêu chí đo lường đánh giá

I KPI tổng hợp ( của chức danh công việc) X1

X13

II KPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm khác) X2

Tổng cộng: = (X+Y) =

3.1 Quan hệ nội bộ ( Trong nội bộ đơn vị Phòng, Ban, Phân xưởng, MN/TN/XN)

Báo cáo trực tiếp Giám sát trực tiếp Đơn vị / cá nhân phối hợp

Mẫu 04

Trang 9

3.2 Quan hệ bên ngoài (các NM/TN/XN khác thuộc Công ty)

3.3 Quan hệ bên ngoài (các cá nhân, đơn vị ngoài Công ty)

Phạm vi quyền hạn trong công việc

Phạm vi quyền hạn về tài chánh

5 Yêu cầu của công việc về trình độ, kỹ năng cần thiết (đánh dấu vào các vị trí phù hợp)

Chuyên ngành: ……… Hoặc lĩnh vực tương đương: ………

Trang 10

- Môi trường làm việc

-oooOooo -

Trang 11

1/1

http://ieit.edu.vn BIỂU MẪU HỒ SƠ XÂY DỰNGBSC& KPI

CÔNG TY……… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

ĐƠN VỊ: ……… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC CỦA CÁ NHÂN

STT Nội dung Trọng

số,%

Chỉ số đo

Kết quả (TS*TH)

I KPI tổng hợp ( của chức danh công việc),

X

II KPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm khác),

X

Tự đánh giá, m%

Quản

lý đánh giá, n%

Điểm trung bình, mxn%

TỔNG:

xxx (điểm tổng kết, dùng để tính

thưởng)

Mẫu 06

Trang 12

1/1

http://ieit.edu.vn (BIỂU MẪU HỒ SƠ XÂY DỰNG KPI CÁ NHÂN)

CÔNG TY CP ……… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

ĐƠN VỊ:……… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

MỤC TIÊU KPI CÁ NHÂN NĂM

STT Nội dung Trọng số Chỉ số đo lường Thực hiện

(%)

Kết quả (TS*TH)

I

KPI tổng hợp ( của chức danh công việc)

KPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm khác)

Kế hoạch hành động

Phối hợp

II

đánh giá

Kiến thức

Kỹ năng

Hành vi

Kết quả trung bình

Định dạng
Số trang	12
Dung lượng	1 MB