Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho khách hàng cá nhân tại Công ty Cổ phần HC – Phát triển Công nghệ Smart Parking

  Để hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp này, ngoài sự cố gắng của bản thân, em còn nhận được sự động viên giúp đỡ quý báu từ thầy cô, gia đình và bạn bè. Lời cảm ơn đầu tiên, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS. Nguyễn Thị Thu Thủy, đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình viết khóa luận tốt nghiệp. Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Thương Mại đã tận tình truyền đạt kiến thức trong bốn năm học tập. Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận mà còn là hành trang, là tiền để để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin. Em chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo và tập thể nhân viên Công ty CP HC – Phát triển Công nghệ Smart Parking đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập, khảo sát tại Công ty, giúp đỡ em rất nhiều trong việc thu thập số liệu, nắm bắt các thông tin về quá trình hoạt động kinh doanh, tình hình ứng dụng CNTT cũng như triển khai HTTT trong công ty. Với sự hiểu biết có hạn, nội dung của bài khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô trong khoa và tập thể cán bộ công nhân viên của công ty Cổ phần HC – Phát triển Công nghệ Smart Parking, cùng với những độc giả quan tâm để đề tài được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp. Đồng kính chúc tập thể Công ty Cổ phần HC – Phát triển Công nghệ Smart Parking luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc.  SVTH: Nguyễn Tuấn Anh  !"# $!% !" &'    !"# $!( !" &'    )*(%  )*(( !"#$ %& ' )*(+()*+,-.)  /0 )*(,12+*+34&.5+ 6 /0 )*(-(+*+#7,8!7)  /9 )*(.7:2 25+&*3!7 / )*+% ;+<=>? !+ 0@ )*+(AB>? !+= 9C /(%D+"EF*.;GHI !JH: /C /+% J#KAL 00 /+(J#K +K>? !+ 09 /++J#KAL3 0 /+,J#KL3/ 0M /+-J#KN3/ 0' /+.J#K+O3/ 0' /+0J#K3/ 0P /+1J#K5+!%IQ 0P /+2R"5+! 0@ /+%3R>+  9 /+%%R>+ S=# 9/ /+%(L#4N= 90 /+%+LNN>T= 99 /+%,.=# 9  !"# $!+ !" &'  )4 56(%AI+#K,N 6E#$N<,-: /' )4 56((AI+#K,N 6E#$7< /P )4 56(+AI+#K,N 6E#$< /@ 56(%J#K"=$NO+.  56((R75+!&!7 P 56(+$5+">U!5+ 6 @ 56(,V;O+WF3 M  !"# $!, !" &'       !" CBCNV Cán bộ công nhân viên CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu DN Doanh nghiệp HĐKD Hoạt động kinh doanh HĐQT Hội đồng quản trị NSD Người sử dụng HTTT Hệ thống thông tin NV Nhân viên QLBH Quản lý bán hàng TMĐT Thương mại điện tử XNK Xuất nhập khẩu  !"# $!- !" &'   #$%&'    !" !" CRM Customer Relationship Management Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng DSS Decision Support Systems Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định ERP Enterprise Resource Planning Hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ES Expert System Hệ thống chuyên gia ESS Executive Support Systems Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành HDD Hard Disk Drive Ổ cứng máy tính LAN Local Area Network Mạng máy tính cục bộ MIS Management Information Service Hệ thống thông tin phục vụ quản lý RAM Random Access Memory Một loại bộ nhớ chính của máy tính. SCM Supply Chain Management Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng SQL Structured Query Language Ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc SRM Supplier Relationship Management Hệ thống quản trị quan hệ nhà cung cấp TPS Transaction Processing System Hệ thống thông tin xử lý giao dịch  !"# $!. !" &' ()*+,-./012+,3 45672565/89:*.;< .5=>9?@=.=2 1.1. ABCDEF'G!"%HF%!ICD JGKL!' Ngày nay, với sự đa dạng của các hoạt động kinh doanh thì việc quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh đó càng trở nên phức tạp hơn, yêu cầu độ chính xác và tính hiệu quả cao hơn. Doanh nghiệp khó có thể tiến hành thuận lợi các hoạt động kinh doanh khi lượng thông tin cần xử lý ngày càng nhiều, yêu cầu về độ chính xác và thời gian xử lý ngày càng cao. Mỗi doanh nghiệp xây dựng hoặc có nhu cầu hoàn thiện một HTTT ở mức tối ưu nhất để quản lý các hoạt động trong doanh nghiệp đã trở thành một nhu cầu không thể thiếu. Việc xây dựng và hoàn thiện một HTTT đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp đã trở nên khá phổ biến ở các mặt như: quản lý nguồn tài chính – kế toán, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý bán hàng,… Và HTTT quản lý bán hàng là một trong những HTTT quản lý đang được các doanh nghiệp quan tâm khá nhiều. Hệ thống thông tin quản lý bán hàng là một trong những hệ thống ứng dụng tích hợp ưu việt trong việc quản lý và thực hiện bán hàng. Với hệ thống này, các nhà quản lý kinh doanh sẽ thấy được bức tranh tổng thể về khách hàng và tình hình kinh doanh, cho phép đưa ra các quyết định dựa trên các số liệu trực tuyến thực tế, giúp kiểm soát quá trình bán hàng nhằm đem lại lợi nhuận cao. Các nhà quản lý và nhân viên kinh doanh có thể truy cập các thông tin về : thời gian, tiến độ công việc, khách hàng, hợp đồng, doanh số bán hàng giúp đẩy nhanh hoạt động kinh doanh và hoàn thành các hợp đồng sớm. Bất kể việc bán hàng được thực hiện qua website hay tại showroom và các đại lý. Hệ thống quản lý bán hàng hỗ trợ tự động hoá quá trình bán hàng và chuyển giao thông tin kịp thời và chính xác giúp cải thiện công tác quản lý điều hành, gia tăng doanh thu, lợi nhuận và phát triển quan hệ khách hàng. HTTT quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong công tác quản lý hoạt động bán hàng như quản lý xuất, nhập hàng tại kho, các sản phẩm đã được bán tới người tiêu dung. HTTT quản lý bán hàng cho phép người quản lý có được những thông tin về hoạt động kinh doanh một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, các thông tin về khách hàng lưu trữ trong CSDL giúp cho việc chăm sóc khách hàng được tốt hơn. HTTT quản lý bán hàng còn có thể là một công cụ, một vũ khí chiến lược để các doanh nghiệp dành được ưu thế cạnh tranh trên thị trường và duy trì những thế mạnh sẵn có. HTTT quản lý bán hàng giúp các doanh nghiệp có được những ưu thế cạnh tranh bằng cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và những người cung cấp nguyên vật liệu. Và với công ty cổ phần HC – Smart Parking cũng không là ngoại lệ, công ty đã nắm bắt được sự phát triển của CNTT, những lợi ích mà HTTT có thể mang lại trong việc quản lý cũng như trong hoạt động kinh doanh. Hiện nay, ngoài việc cung cấp hàng hóa cho các đại lý, HC – Smart Parking đang chú trọng nhiều hơn nữa đến khách hàng là người tiêu dung cá nhân. Công ty đã mở một showroom vừa có nhiệm vụ giới thiệu sản phẩm, quảng bá hình ảnh thương hiệu về một công ty chuyên cung cấp về thiết bị giám sát hành trình, vừa có nhiệm vụ kinh doanh hướng tới đối tượng là khách hàng cá nhân. Với mục tiêu giảm thao tác thủ công, mang lại tính chính xác và hiệu quả cao trong công tác quản lý hoạt động kinh doanh, em sẽ đi sâu vào “ .!MN%! !I!!O!PCD JGKL!'%!&I!L%!!'%L!MQPR ST!AU.!LVP!@B.I”. Đây là một đề tài mang tính thực tế và đáp ứng nhu cầu của công tác quản lý dễ dàng và thuận tiện hơn giúp tiết kiệm thời gian và tiên bạc mà quan trọng hơn góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 1.2. SCDFWXY!%ZD Như đã nói ở trên, việc mỗi tổ chức, doanh nghiệp xây dựng và trang bị một HTTT nói chung và một HTTT quản bán hàng nói riêng là rất cần thiết, mang lại hiệu quả trong công tác kinh doanh, quản lý, quảng bá…. Việc phân tích, thiết kế HTTT cho phù hợp với sự thay đổi trong tổ chức, doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng, quyết định rất nhiều vào thành công của việc hoàn thiện HTTT. Đề tài “HXYZ:Z!75+ 6: NE;F*.;GHI!JH:[đã đưa ra được các vấn đề về HTTT quản lý bán hàng, tiến hành phân tích đánh giá nhằm thiết kế một HTTT quản lý bán hàng phù hợp nhất theo nhu cầu của công ty. 1.3. [%D%HXY' - Đưa ra cơ sở lý luận chung về HTTT, HTTT quản lý bán hàng. - Đánh giá thực trang hiện tại của hệ thống thông tin, đi sâu đánh giá, phân tích hiện trạng của HTTT quản lý bán hàng của công ty, từ đó phát hiện được những vấn đề cần giải quyết. - Đề xuất giải pháp thiết kế HTTT quản lý bán hàng cho công ty. 1.4. \O#]F'T!QBF!%ZD • Đối tượng: HTTT quản lý bán hàng. • Phạm vi: - Không gian: Công ty Cổ phần HC - Phát triển Công nghệ Smart Parking. - Thời gian: Đề tài phân tích, nghiên cứu các số liệu được tổng hợp trong 3 năm trở lại đây. 1.5. .!#^T!LT!_%!XY' `a` 7898 :8; 8 5<  Để phục vụ cho quá trình khảo sát thực trạng hệ thống quản lý bán hàng tại công ty Cổ phần HC – Smart Parking, em có sử dụng phương pháp điều tra trắc nghiệm thông qua phiếu điều tra. Cách thức tiến hành: Các phiếu điều tra được gửi cho các cán bộ, nhân viên trong công ty. Sau đó, các phiếu điều tra sẽ được tổng hợp lại, xử lý. `ab 78988=>& Nội dung: Tìm hiểu những vấn đề mang tính chuyên sâu về các vấn đề có liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý các nghiệp vụ bán hàng tại công ty, mức độ đầu tư và mong muốn của công ty đối với việc hoàn thiện hệ thống để mở rộng dịch vụ cho khách hàng cá nhân. Cách thức tiến hành: Sẽ có khoảng 5 câu hỏi dung để phỏng vấn những người có tương tác với hệ thống đó là trưởng phòng kinh doanh, phòng quản trị mạng, các nhân viên bán hàng, nhân viên kế toán, nhân viên kho và ban giám đốc để thu được những thông tin xác thực nhất về vấn đề đang nghiên cứu. Hoặc tùy vào tình hình thực tế trong quá trình phỏng vấn để đặt thêm những câu hỏi cần thiết. `ac 7898?@ A; BC  Tham khảo các giáo trình liên quan đến HTTT, tìm hiểu qua mạng Internet, từ đó tiến hành chọn lọc, phân tích, tổng hợp những thông tin cần thiết phù hợp với mục đích sử dụng và nội dung nghiên cứu `ad 78988DE>BFGCHIJC  Dữ liệu sau khi được tiếp nhận sẽ được phân chia theo từng mục đích sử dụng cho việc nghiên cứu đề tài. Phân tích giúp tìm ra được cái chung từ những cái riêng, tìm ra được bản chất của những sự việc hay của những đề tài nghiên cứu trước đó. Tiếp sau đó, tiến hành tổng hợp và xử lý những dữ liệu có thể bằng văn bản hoặc bằng số, cung cấp cho đề tài nghiên cứu. Sử dụng các phương pháp về phân tích, dự báo để xử lý dữ liệu hoặc tính toán những số liệu tổng hợp được 1.6. 2%WD%HI!eJDf Ngoài các phần lời cảm ơn, danh sách bảng, biểu, hình vẽ, danh sách các từ viết tắt, mục lục, danh sách tài liệu tham khảo, phụ lục, thì kết cấu khóa luận gồm các chương sau: (: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu Nêu lên tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu; mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu, cách thức thực hiện đề tài và đối tượng, phạm vi nghiên cứu. (: Cơ sở lý luận và thực trạng của HTTT quản lý bán hàng trong công ty. Trong phần này là những vấn đề làm cơ sở lý luận cho việc thực hiện đề tài. Giới thiệu sơ lược về Công ty Cổ phần HC – Phát triển Công nghệ Smart Parking và tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, thực trạng hoạt động quản lý bán hàng tại công ty. (: Phân tích, thiết kế HTTT quản lý bán hàng nhằm cho khách hàng cá nhân của Công ty Cổ phần HC – Smart Parking. Trên cơ sở của chương II tiến hành nghiên cứu sâu hơn để phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT quản lý bán hàng cho khách hàng cá nhân tại công ty cổ phần HC – Phát triển công nghệ Smart Parking. [...]... việc thiết kế một HTTT quản lý - Nghiên cứu và nêu lên lý thuyết về hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý bán hàng thông qua các tài liệu, các đề tài, các giáo trình nhằm phục vụ cho việc đưa ra - được các giải pháp để phân tích, thiết kế HTTT quản lý bán hàng Nghiên cứu về hoạt động bán hàng và quản lý bán hàng - Nêu lên một số lý thuyết liên quan như các công đoạn phân tích, thiết kế HTTT,... theo thời gian 2.1.1.3 HTTT quản lý bán hàng HTTT quản lý bán hàng là hệ thống cung cấp thông tin, hỗ trợ công việc bán hàng và quản lý bán hàng Hệ thống giúp các doanh nghiệp tăng cường công tác quản lý trong hoạt động bán hàng như: quản lý việc xuất, nhập hàng, quản lý kho hàng, quản lý bán hàng Hệ thống hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng bán hàng nhắm triển khai việc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ... hệ quyết định tất cả thông tin cần thiết trong quá trình ra quyết - Hệ thống thông tin có vai trò chuyển các thông tin từ hệ quyết định cho hệ tác nghiệp và môi trường bên ngoài Hoạt động hệ tổ chức được đánh giá tốt hay xấu tùy thuộc vào chất lượng của việc xử lý, sự phù hợp của hệ thông tin  Hệ thống thông tin quản lý HTTT quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức Hệ. .. vụ bán hàng để tiến hành đặt hàng theo mẫu thiết kế, thị hiếu của người tiêu dùng, thông báo thời gian và địa điểm cung cấp các dòng sản phẩm 2.2 Đánh giá, phân tích thực trạng HTTT quản lý bán hàng tại HC – Smart Parking 2.2.1 Giới thiệu về công ty 2.2.1.1 Quá trình thành lập Tên đầy đủ bằng Tiếng Việt: Công ty Cổ phần HC – Phát triển công nghệ Smart Parking Tên đầy đủ bằng tiếng Anh: Smart Parking. .. trúc hệ thống thông tin quản lý Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ thống hỗ trợ quyết định - Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều tổ chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để có thể cung cấp thông tin. .. SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TRONG CÔNG TY 2.1 Cơ sở lý luận 2.1.1 Một số khái niệm cơ bản 2.1.1.1 Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý  Hệ thống thông tin HTTT là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các... có liên quan Những công việc của quản lý bán hàng bao gồm: - Thiết lập chiến lược phân phối - Thiết lập tổ chức lực lượng bán hàng - Thiết lập chính sách bán hàng, Tuyển dụng - Lập kế hoạch bán hàng - Triển khai - Quản lý lực lượng bán hàng, khách hàng - Huấn luyện nâng cao kỹ năng - Đo lường, đánh giá hiệu quả bán hàng Tùy thuộc vào mỗi công ty, cấp độ thấp nhất của quản lý bán hàng có thể bao gồm... giảm chi phí 2.2.3 Phân tích thực trạng, nhu cầu được đáp ứng về HTTT quản lý bán hàng 2.2.3.1 Phân tích thực trạng về hệ thống quản lý bán hàng của công ty HC- Smart Parking Sau một thời gian nghiên cứu hoạt động kinh doanh tại CTCP HC – Smart Parking cho thấy công việc quản lý bán hàng được thực hiện bằng phương pháp thủ công dẫn đến những bất cập như: - Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không... Theo kết quả điều tra thì có tới 60% nhân viên có nhu cầu hệ thống quản lý bán hàng, nhu cầu hệ thống quản lý khách hàng và quản lý nhân sự đều chiếm 20% Điều đó chứng tỏ quy trình bán hàng của công ty hiện nay đã gây cho các nhân viên những khó khăn và bất cập Khi mà ứng dụng hiện thời trên Excel còn nhiều hạn chế, chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý của nhân viên và lãnh đạo quản lý về việc quản lý. .. hồi công nợ, quản lý quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng 2.2.1.4 Cơ cấu nhân lực của công ty Trình đô Ty lệ Đại Học 52% Cao Đẳng 24% Trung cấp 11% Lao động phổ thông 13% ơ Bảng 2.2: Ty lệ trình độ nhân lực của công ty (Nguồn: tài liệu thống kê của công ty năm 2012) 2.2.1.5 Ngành nghề kinh doanh Công ty Cổ phần HC – Phát triển công nghệ Smart Parking chuyên: Sản xuất, lắp ráp và cung cấp thiết . tiến hành nghiên cứu sâu hơn để phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT quản lý bán hàng cho khách hàng cá nhân tại công ty cổ phần HC – Phát triển công nghệ Smart Parking.      . quản lý bán hàng là hệ thống cung cấp thông tin, hỗ trợ công việc bán hàng và quản lý bán hàng. Hệ thống giúp các doanh nghiệp tăng cường công tác quản lý trong hoạt động bán hàng như: quản lý. thiết kế HTTT quản lý bán hàng cho công ty. 1.4. O#]F'T!QBF!%ZD • Đối tượng: HTTT quản lý bán hàng. • Phạm vi: - Không gian: Công ty Cổ phần HC - Phát triển Công nghệ Smart