Phân tích,thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty minh đức

LỜI CẢM ƠN Khóa luận tốt nghiệp hồn thành dựa kiến thức, kỹ tích lũy thời gian ngồi giảng đường trình thực tập tổng hợp doanh nghiệp Để hồn thành khóa luận này, bên cạnh nỗ lực thân, em nhận nhiều dẫn, giúp đỡ nhiệt tình từ khoa Hệ thống thơng tin kinh tế, trường Đại học Thương Mại hỗ trợ từ phía Cơng ty TNHH Minh Đức Em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc đến thầy cô giảng dạy em bốn năm ngồi ghế giảng đường trường Đại học Thương Mại, kiến thức mà em nhận hành trang giúp em vững bước tương lai Em xin gửi lời cảm ơn đến tất anh chị cơng ty TNHH Minh Đức, nhiệt tình giúp đỡ em q trình hồn thành khóa luận tốt nghiệp Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn Khoa Hệ thống thông tin thầy cô thư viện trường tạo điều kiện giúp em nghiên cứu tài liệu quý báu thời gian qua để hoàn thành đề tài Mặc dù em cố gắng hồn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp phạm vi khả thân chắn khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong nhận bảo giúp đỡ quý thầy cô bạn để làm ngày hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .i MỤC LỤC ii DANH SÁCH BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iv PHẦN 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1 Tầm quan trọng ý nghĩa vấn đề nghiên cứu 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 1.3 Mục tiêu đề tài 1.4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.5 Phương pháp thực đề tài 1.6 Kết cấu khóa luận PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MINH ĐỨC 2.1 Cơ sở lý luận 2.1.1 Một số khái niệm PTTK HTTT 2.1.2 Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin .7 2.1.3 Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin 2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thơng tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH Minh Đức 12 2.2.1 Giới thiệu công ty 12 2.2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT quản lý bán hàng công ty 12 PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TNHH MINH ĐỨC 19 3.1 phân tích hệ thống thông tin quản lý bán hàng 19 3.1.1 Xây dựng sơ đồ phân cấp chức .19 3.1.2 Xây dựng sơ đồ luồng liệu 24 3.1.3 Phân tích liệu 30 3.2 Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng 34 3.2.1 Thiết kế sở liệu 34 3.2.2 thiết kế kiểm soát .37 3.2.3 thiết kế giao diện .38 3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện HTTT quản lý bán hàng công ty TNHH Minh Đức .41 KẾT LUẬN 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH SÁCH BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ STT Tên bảng biểu, hình vẽ, sơ đồ Hình 1.1 Mơ hình hệ thống thơng tin Trang Hình 2.1 sơ đồ phòng ban chức cơng ty 13 Hình 2.2 Tình hình kinh doanh ba năm gần 14 cơng ty Hình 2.3 Tình hình kinh doanh công ty giai 14 đoạn 2012-2014 Hình 3.1: Mơ hình chức tổng thể Hình 3.2: Mơ hình chức quản lý bán hàng 19 20 Hình 3.3: Mơ hình chức quản lý tài 21 Hình 3.4: Mơ hình chức quản lý nhập hàng 22 Hình 3.5: Mơ hình chức quản lý bán hàng 22 10 Hình 3.6: Biểu đồ phân rã chức 24 11 Hình 3.7: Sơ đồ luồng liệu mức khung cảnh 25 12 Hình 3.8: Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh( mức ) 26 13 Hình 3.9: Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh chức 27 14 Quản lý bán hàng Hình 3.10: sơ đồ luồng liệu mức đỉnh 28 15 Chức Quản lý tài Hình 3.11: sơ dồ luồng liệu chức quản lý 29 16 nhập hàng Hình 3.12: sơ đồ luồng liệu mức đỉnh 30 17 Chức Quản lý kho hàng Hình 3.13: Mơ hình quan hệ 34 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Nghĩa tiếng Việt CNTT Công nghệ thông tin HTTT Hệ thống thông tin TMĐT Thương mại điện tử TNHH Trách nhiệm hữu hạn CSDL Cơ sở liệu PHẦN 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1 Tầm quan trọng ý nghĩa vấn đề nghiên cứu Ngày với phát triển công nghệ thông tin, kinh tế giới có thay đổi nhận thức tư Trước yêu cầu chế thị trường, tổ chức doanh nghiệp phải tìm hội biện pháp để tìm kiếm, xây dựng, quản lý nguồn thơng tin cho Để tìm kiếm nguồn thơng tin việc xây dựng hệ thống thông tin tốt nhằm khai thác tốt luồng thông tin công việc cần phải làm doanh nghiệp kinh doanh Một hệ thống thông tin tốt trở thành sức mạnh trợ giúp đắc lực cho hệ thống tất định đề Khi hoạt động tác nghiệp, giao dịch hàng hoá, dịch vụ tin học hố việc nâng cao hiệu quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị trở nên dễdàng Ứng dụng CNTT mang lại hiệu vô to lớn lĩnh vực hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Các doanh nghiệp hàng đầu giới nước phát triển đạt nhiều thành công phần không ngừng đầu tư, cải tiến giải pháp, sản phẩm phần cứng, phần mềm cho doanh nghiệpnhằm nâng cao hiệu quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh Việc phát triển ứng dụng CNTT vào quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh Việt Nam xu tất yếu Có khơng doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng sản phẩm phần mềm để tiến hành quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Trong HTTT quản lý doanh nghiệp HTTT quản lý bán hàng có tầm quan trọng ý nghĩa to lớn.Hệ thống quản lý đầu vào, đầu hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp Đánh giá xác hiệu sản xuất kinh doanh, lợi nhuận doanh nghiệp Đồng thời, Hệ thống quản lý bán hàng cho biết tình hình tồn kho hàng hóa doanh nghiệp, từ có hướng giải phương án sản xuất hàng hóa phù hợp Hệ thống tổng hợp cho doanh nghiệp lượng thông tin khách hàng cần thiết, thơng tin mang tính chất song tồn phát triển doanh nghiệp Trong khóa luận này, hoạt động quản lý bán hàng nghiên cứu Công ty TNHH Minh Đức Từ quan sát trên, em định chọn đề tài khóa luận “Phân tích,thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng công ty Minh Đức” 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu Các hệ thống thông tin quản lý không xa lạ với doanh nghiệp nhu cầu quản lý thơng tin cách có hệ thống trở nên vô cấp thiết ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu sản xuất – kinh doanh khả cạnh tranh tồn doanh nghiệp Đã có khơng đề tài nghiên cứu ngồi nước đề tài nhằm tìm lối việc quản trị trình bán hàng cung cấp dịch vụtrong doanh nghiệp: - Ngoài nước: + Vicki A Benge (2012), Article “The advantages of using System analysis &design to improve business quality”, Chron online newspaper Bài báo khẳng định lợi ích mà việc phân tích thiết kế HTTT quản lý mang lại cho doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp vừa nhỏ Bài nghiên cứu phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý chung bao gồm cảquản lý việc cung cấp dịch vụ công ty nhằm giúp chủ công ty giải vấn đề không trùng khớp số liệu, thất thoát doanh thu dịch vụ cung cấp - Trong nước: + Nguyễn Quốc Trung (2010), Đồ án tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin quản lý bán hàng công ty Thương mại Phát triển Công nghệ Bách Khoa 4”, Viện Công nghệ thông tin Truyền thông, Đại học Bách Khoa Hà Nội Đề tài xây dựng HTTT quản lý bán hàng với chức năng: quản lý hóa đơn, tính tồn kho theo ngày nhập, tên hàng hóa theo quý, năm, quản lý hàng hóa, quản lý khách hàng, lập báo cáo… nhằm cung cấp cho máy quản trị Công ty Thương mại Phát triển Công nghệ Bách Khoa cơng cụ quản lý hàng hóa đồng bộ, chi tiết, đồng thời giám sát chặt chẽ số lượng hàng hóa vào kho nắm thơng tin khách hàng mua hàng Công ty cách hệ thống + Nguyễn Thị Ánh (2011), Khóa luận tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin quản lý bán hàng Công ty Cổ phần Thương mại Điện tử DHE”, Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Đại học Thương Mại Đây đề tài xây dựng HTTT quản lý theo hướng đối tượng cách hoàn chỉnh, khắc phục nhược điểm phương pháp phântích, thiết kế HTTT quản lý theo hướng chức như: việc phân tích thiết kế gần gũi với giới thực; tái sử dụng dễ dàng; đóng gói, che giấu thơng tin làm tăng tin an toàn cho hệ thống đặc biết tính kế thừa cao, làm giảm chi phí, hệ thống có tính mở Tuy nhiên, để xây dựng HTTT theo hướng đối tượng đòi hỏi thời gian chi phí lớn, phù hợp với hệ thống lớn phức tạp Qua báo, đề tài nghiên cứu thấy xu hướng đầu tư, xây dựng HTTT quản lý doanh nghiệp phổ biến quan tâm nước Việc nên xây dựng HTTT quản lý cho doanh nghiệp thương mại đặc biệt để quản lý hàng hóa dịch vụ - đối tượng kinh doanh đánh giá có ích cho việc quản lý, đinh, tăng doanh thu khả cạnh tranh Tuy nhiên, việc đặt câu hỏi, nên xây dựng HTTT quản lý hàng hóa dịch vụ phương pháp để phù hợp với quy mô lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp cụ thể, để việc đầu tư thời gian, tiền bạc trí lực người có hiệu mong đợi Trước đòi hỏi chung thời điểm mà doanh nghiệp cố gắng giảm chi phí tìm kiếm, tổng hợp đồng thời nâng cao chất lượng quản lý thông tin cố gắng khắc phục tồn để giúp trình quản lý bán hàng cung cấp dịch vụ hiệu 1.3 Mục tiêu đề tài - Hệ thống hóa kiến thức HTTT quản lý bán hàng - Trên sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý bán hàng cơng ty TNHH Minh Đức,nghiên cứu phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý bán hàng từ đưa số đề xuất, giải pháp để tạo hệ thống thông tin quản lý bán hàng phù hợp mang tính thiết thực hoạt động quản lý bán hàng, đem lại hiệu công việc 1.4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu -Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý bán hàng công ty TNHH Minh Đức -Phạm vi nghiên cứu + Về mặt lý luận: Tiến hành nghiên cứu thông tin, HTTT, HTTT quản lý thông qua tài liệu hoạt động bán hàng hệ thống thông tin bán hàng công ty TNHH Minh Đức giai đoạn 2012- 2014 + Về mặt thực tiễn: Nghiên cứu cấu trúc, thực trạng hoạt động bán hàng, ứng dụng CNTT vào HTTT quản lý bán hàng công ty TNHH Minh Đức giai đoạn 2012- 2014 1.5 Phương pháp thực đề tài Nghiên cứu tài liệu: Tài liệu Công ty (như tập san, thông tin website), tin tức báo, tài liệu tham khảo giáo trình nguồn cung cấp thơng tin hữu ích, xác đa dạng Phỏng vấn trực tiếp: Nhằm tìm kiếm thơng tin sơ cấp xác cụ thể Phương pháp giúp tìm hiểu sâu khai thác tối đa thông tin liên quan đến trình bán hàng cung cấp dịch vụ Cơng ty Quan sát thực tế: Phương pháp cung cấp nhìn tổng quát vấn đề cần nghiên cứu cách thực tế Thống kê, so sánh đối chiếu: Bằng cách ghi chép lại thông tin từ điều tra trắc nghiệm, quan sát thực tế vấn trực tiếp để đưa đánh giá ban đầu, phương pháp thực có hiệu việc thu thập thơng tin khơng dễ dàng Phân tích, tổng hợp: Phương pháp bước cuối việc thu thập thông tin, làm cho thông tin trở nên hữu ích giá trị 1.6 Kết cấu khóa luận Khóa luận chia thành phần chính: Phần 1: Tổng quan phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng Phần 2: Cơ sở lý luận thực trạng HTTT quản lý bán hàng công ty TNHH Minh Đức Phần 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin quản lý bán hàng Công ty TNHH Minh Đức PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MINH ĐỨC 2.1 Cơ sở lý luận 2.1.1 Một số khái niệm PTTK HTTT Thông tin tất việc, kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm hiểu biết người Thơng tin hình thành q trình giao tiếp: nguời nhận thông tin trực tiếp từ người khác thông qua phương tiên thông tin đại chúng, từ ngân hàng liệu, từ tất tượng quan sát môi trường xung quanh Hệ thống tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn hoạt động hướng tới mục tiêu chung.Trong hoạt động có trao đổi vào với mơi trường ngồi Hệ thống thơng tin tập hợp kết hợp phần cứng, phần mềm hệ mạng truyền thông xây dựng sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối chia sẻ liệu, thông tin tri thức nhằm phục vụ mục tiêu tổ chức (Nguyễn Văn Ba, 2003, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất Đại học Quốc Gia Hà Nội) Các tổ chức sử dụng hệ thống thơng tin với nhiều mục đích khác Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin giúp đạt thông hiểu nội bộ, thống hành động, trì sức mạnh tổ chức, đạt lợi cạnh tranh Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp nắm bắt nhiều thông tin khách hàng cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho phát triển Tùy thuộc vào hệ thống mà mơ hình hệ thống thơng tin tổ chức có đặc thù riêng, nhiên chúng tuân theo quy tắc định Hệ thống thông tin thực người, thủ tục, liệu thiết bị tin học không tin học, nhiệm vụ Hệ thống thông tin doanh nghiệp xử lý thông tin tổ chức thuộc nhiều phận thông tin kinh doanh, thông tin nhân sự, khách hàng,… Ta hiểu xử lý thông tin tập hợp thao tác áp dụng lên thông tin nhằm chuyển chúng dạng trực tiếp sử dụng được, làm cho chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt hơn, có dạng đồ họa… Các phận cấu thành hệ thống thơng tin: Mọi hệ thống thơng tin có phận: phận đưa liệu vào, phận xử lý, kho liệu phận đưa liệu (xem hình 1.1) Dữ liệu đầu vào Dữ liệu đầu Nguồn Đích Thu thập Xử lý/ Lưu trữ Phân phát Kho liệu Hình 1.1 Mơ hình hệ thống thơng tin Đầu vào (Inputs) hệ thống thông tin lấy từ nguồn (Sources) xử lý (Processing) hệ thống sử dụng với liệu lưu trữ từ trước Kết xử lý (Outputs) chuyển đến đích (Destination) cập nhật vào kho lưu trữ liệu (Storage) Một phận quan trọng hệ thống thơng tin sở liệu Dữ liệu có tầm quan trọng sống doanh nghiệp hay tổ chức, phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin u cầu phân tích viên làm việc với sở liệu Trước máy tính điện tử chưa đời tất thông tin hệ thống thu thập xử lý theo phương thức thủ công Các liệu ghi bảng, ghi sổ sách… Ngày nhờ phát triển mạnh mẽ cơng nghệ máy tính mà việc xử lý, lưu trữ liệu trở nên thuận tiện nhanh chóng nhiều Phân tích hệ thống q trình tìm hiểu định nghĩa dịch vụ yêu cầu ràng buộc trình vận hành xây dựng hệ thống Thiết kế hệ thống trình nghiên cứu thực thi hệ thống đưa định cài đặt, phù hợp với điều kiện cơng nghệ có đáp ứng yêu cầu phi chức phía người dùng 2.1.2 Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống dù phát triển nhiều tác giả khác nhau, có nhiều điểm, thuật ngữ, quy ước khác nhau, lại phương pháp luận định giai đoạn cho trình phát triển dự án: Khảo sát trạng xác lập dự án Dòng phiếu xuất SP ( Mã dòng PX, *SH phiếu xuất, *Mã SP, Số lượng, Thành tiền ) Hóa đơn ( SH hóa đơn, *Mã KH, Ngày lập) Dòng hóa đơn ( Mã dòng HD, *SH hóa đơn, *Mã SP, Số lượng, Thành tiền) 3.1.3.2 Mơ hình quan hệ Mơ hình CSDL quan hệ hay ngắn gọn mơ hình quan hệ E.F.Codd phát triển vào đầu năm 1970 Mơ hình thiết lập sở lý thuyết tập hợp nên dễ hiểu sử dụng rộng rãi việc tổ chức liệu cho hệ thống Các thành phần mơ hình quan hệ gồm: Các quan hệ - - thuộc tính Các quan hệ không trùng Thuộc tính xác định tên, thứ tự thuộc tính quan hệ khơng quan trọng Trong quan hệ, tên thuộc tính phải khác ( miền giá trị thuộc tính khơng thiết khác ) Khóa quan hệ ( Primary key – PK ) một nhóm thuộc tính xác định quanheej Khóa quan hệ định danh thực thể tương ứng Trong quan hệ thuộc tính thuộc khóa gạch chân gọi thuộc tính khóa Khi chọn khóa cần phải xem xét tiêu chuẩn sau: khóa phải xá định quan hệ, phải có số thuộc tính nhất, phải khơng thay đổi theo thời gian Khóa ghép khóa có từ hai thuộc tính trở lên Khóa ngồi sử dụng để thiết lập mối quan hệ Đó thuộc tính mơ tả quan hệ đồng thời lại thuộc tính khóa quan hệ khác Trong quan hệ thuộc tính khóa ngồi in nghiêng gạch chân nét đứt Khóa giả thuộc tính người đặt để làm khóa Thuộc tính khơng mơ tả đặc điểm đối tượng quan tâm mà có tác dụng để xác định đối tượng Ràng buộc thực thể ràng buộc khóa Nó u cầu khóa phải tối thiểu, xác định không null Ràng buộc tham chiếu liên quan đến tính tồn vẹn mối quan hệ tức liên quan đến tính tồn vẹn khóa ngồi Một ràng buộc tham chiếu u cầu giá trị khóa ngồi quan hệ cần phải tồn giá trị khóa quan hệ khác giá trị null Các ràng buộc 33 định nghĩa người dùng ràng buộc liên quan đến miền giá trị liệu thực tế Hình 3.13: Mơ hình quan hệ 3.2 Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng 3.2.1 Thiết kế sở liệu Các thực thể thuộc tính hệ thống quản lý bán hàng KhachHang (MaKH, TenKH, Diachi, SDT, Sofax) SanPham (MaSP, TenSP, Chungloai, Dongia) PhieutraSP (SHphieutra, Soluong, Thanhtien, Lydotra) PhieuxuatSP (SHphieuxuat, ngayxuat ) Khachhang-sanpham (MaKH-SP, *MaKH, *MaSP) 34 DongphieutraSP (MadongPT, *SHphieutra, *MaSP) Donhang(SHdonhang, *MaKH, Ngaynhandon) Dongdonhang (MadongDH, *SHdonhang, *MaSP, Soluong, Thanhtien, Ghichu) DongphieuxuatSP (MadongPX, *SHphieuxuat, *MaSP, Soluong, Thanhtien ) Hoadon (SHhoadon, *MaKH, Ngaylap) Donghoadon (MadongHD, *SHhoadon, *MaSP, Soluong, Thanhtien) Các bảng sở liệu  Bảng Khách hàng (KhachHang) - Khóa chính: MaKH Tên thuộc tính MaKH TenKH Diachi SDT Sofax Kiểu liệu Text Text Text Number Number Mô tả Mã khách hàng Tên khách hàng Địa Số điện thoại Số fax  Bảng Sản phẩm (SanPham) - Khóa chính: MaSP Tên thuộc tính MaSP TenSP Chungloai Dongia Kiểu liệu Text Text Text Number Mô tả Mã sản phẩm Tên sản phẩm Chủng loại Đơn giá  Bảng Phiếu trả sản phẩm (PhieutraSP) - Khóa chính: SHphieutra Tên thuộc tính SHphieutra Soluong Thanhtien Lydotra Kiểu liệu Text Number Number Text Mô tả Số hiệu phiếu trả Số lượng Thành tiền Lý trả  Bảng phiếu xuất sản phẩm (PhieuxuatSP) - Khóa chính: SHphieuxuat Tên thuộc tính SHphieuxuat ngayxuat Kiểu liệu Text Date/Time Mô tả Số hiệu phiếu xuất Ngày xuất 35  Bảng Dòng phiếu trả sản phẩm (DongphieutraSP) - Khóa chính: MadongPT Tên thuộc tính MadongPT SHphieutra MaSP Kiểu liệu Text Text Text Mơ tả Mã dòng phiếu trả Số hiệu phiếu trả Mã sản phẩm  Bảng Dòng phiếu xuất sản phẩm (DongphieuxuatSP) - Khóa chính: MadongPX Tên thuộc tính MadongPX SHphieuxuat MaSP Soluong Thanhtien Kiểu liệu Text Text Text Number Number Mơ tả Mã dòng phiếu xuất Số hiệu phiếu xuất Mã sản phẩm Số lượng Thành tiền  Bảng Đơn hàng (Donhang) - Khóa chính: SHdonhang Tên thuộc tính SHdonhang MaKH Ngaynhandon Kiểu liệu Text Text Date/Time Mô tả Số hiệu đơn hàng Mã khách hàng Ngày nhận đơn  Bảng Dòng đơn hàng (Dongdonhang) - Khóa chính: MadongDH Tên thuộc tính MadongDH SHdonhang MaSP Soluong Thanhtien Ghichu Kiểu liệu Text Text Text Number Number Text Mơ tả Mã dòng đơn hàng Số hiệu đơn hàng Mã sản phẩm Số lượng Thành tiền Ghi  Bảng hóa đơn (Hoadon) - Khóa chính: SHhoadon Tên thuộc tính Kiểu liệu Mơ tả 36 SHhoadon MaKH Ngaylap Text Text Date/Time Số hiệu hóa đơn Mã khách hàng Ngày lập  Bảng Dòng hóa đơn (Donghoadon) - Khóa chính: MadongHD Tên thuộc tính Kiểu liệu MadongHD Text SHhoadon Text MaSP Text Soluong Number Thanhtien Number 3.2.2 thiết kế kiểm sốt Mơ tả Mã dòng hóa đơn Sơ hiệu hóa đơn Mã sản phẩm Số lượng Thành tiền Thiết kế kiểm soát đề xuất biện pháp nhằm đảm bảo cho hệ thống : + Tính xác : nghĩa làm cho hệ thống có báo cáo, thống kê cách xác Giúp nhà điều hành có thơng tin kịp thời đáng tin cậy + Tính an tồn : hệ thống khơng bị xâm hại có cố kỹ thuật + Tính nghiêm mật : hệ thống có khả ngăn ngừa xâm hại cố tình hay hữu ý + Tính riêng tư : quyền truy cập riêng cho người dùng Chúng ta xây dựng hệ thống bán hàng cho Công ty TNHH Minh Đức sau : Phân quyền sử dụng : tức nhân viên phụ trách phận nào, quyền đăng nhập để thay đổi, cập nhật, sửa chữa thông tin mục thuộc quyền hạn Ban giám đốc có quyền tối cao với hệ thống, điều hành hoạt động tất khâu hệ thống  Thống kê – báo cáo : cần có cơng thức tính tốn hợp lý để có thống kê, báo cáo cách xác  An toàn : sở liệu nhập vào máy tính Sau khỏi chương trình quản lý back up vào file để lưu trữ thơng tin cách an tồn Trên phương pháp để kiểm soát vận hành hệ thống xây dựng cách có hiệu 3.2.3 thiết kế giao diện Thiết kế giao diện phần thiết yếu hệ thống để hệ thống trình bày phần thông tin mà người sử dụng cần biết Khi thiết kế giao diện cần ý xem xét yếu tố: 37 - Loại thiết bị phương tiên giao diện sử dụng - Thiết kế hội thoại người dùng – hệ thống - Bản chất liệu phương pháp mã hóa liệu - Các yêu cầu kỹ thuật đánh giá liệu - Thiết lập định dạng hình báo cáo Thiết kế hình liên quan đến hình thức, thiết lập, định dạng, trình bày thơng tin hình Cần phải xác định nhóm logic đối thoại liên quan đến hành vi đơn giản, yêu cầu người dùng, hiển thị chi tiết liệu Giao diện thiết kế đảm bảo dễ sử dụng, dễ học, dễ nhớ, có khả thao tác nhanh, tinh vi, kiểm soát tốt dễ phát triển Form Đăng nhập Đối với chương trình quản lý, cần phải quản lý thông tin, quản lý liệu quan trọng Một hệ thống cho phép nhân viên cơng ty có quyền sử dụng thơng tin để đảm bảo an toàn cho liệu Nhân viên cơng ty có tài khoản gồm tên đăng nhập mật để đăng nhập vào hệ thống Sau ban quản trị phân quyền sử dụng phù hợp cho nhân viên ừng phòng ban, phận Sau nhân viên điền tên đăng nhập mật vào tương ứng click vào nút đăng nhập để tương tác với hệ thống, click vào nút thoát để hủy đăng nhập Form quản lý bán hàng Đây giao diện chương trình, người sử dụng tác động đến chức hệ thống muốn cách nhấn vào nút chức Giao diện quản lý bán hàng gồm có nút chức năng: - Quản lý giao dịch khách hàng: Quản lý thông tin khách hàng, thông tin đơn hàng - Quản lý dự án: Quản lý sản phẩm, phiếu xuất phiếu trả sản phẩm - Quản lý công nợ khách hàng: Quản lý hóa đơn tốn - Lập tra cứu báo cáo - Thoát: giúp người dùng thoát khỏi hệ thống Khi tương tác với nút chức hệ thống mở giao diện quản lý chức tương ứng Form quản lý giao dịch khách hàng 38 Khi nhấn vào nút “quản lý giao dịch khách hàng” giao diện hệ thống người sử dụng đến với giao diện Giao diện “quản lý giao dịch khách hàng” bao gồm nút chức năng: - Quản lý khách hàng: Giúp quản lý thông tin khách hàng - Quản lý đơn hàng: Quản lý thông tin đơn hàng đặt sản phẩm khách hàng - Trang chủ: Nút để quay lại giao diện chương trình - Thốt: Để thoát khỏi hệ thống Form quản lý khách hàng Khi ấn vào nút “quản lý khách hàng” form “quản lý giao dịch khách hàng” form quản lý khách hàng Form thực chức cập nhật thơng tin khách hàng mới, tìm kiếm thông tin khách hàng cần Thông tin đầu vào chức cập nhật thông tin gồm: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, số fax Thông tin đầu danh sách khách hàng công ty Các thông tin nhập vào Text theo label có sẵn giao diện Cụ thể nút chức giao diện gồm: - Thêm: Khi có khách hàng nhập đầy đủ thơng tin sau ấn nút Thêm - Sửa: Nếu muốn sửa thông tin khách hàng ta chọn khách hàng bảng danh sách khách hàng Nhấn nút Sửa chỉnh sửa thông tin người dùng muốn sau nhấn nút Lưu để ghi lại thông tin ấn nút Hủy để hủy bỏ thao tác - Xóa: Muốn xóa thơng tin khách hàng đó, người dùng chọn khách hàng ấn nút Xóa - Tìm kiếm: muốn tìm kiếm thơng tin khách hàng, người dùng ấn nút tìm kiếm gõ tên mã khách hàng Danh sách khách hàng thơng tin có liên quan đến khách hàng hiển thị hình - Trở về: để trở form trước - Thoát: Ấn nút để khỏi chương trình Form quản lý đơn hàng Tương tự form quản lý khách hàng, ấn nút “quản lý đơn hàng” form quản lý giao dịch khách hàng người dùng đến với form Form có chức quản lý 39 đơn hàng khách, cập nhật thông tin đơn hàng vào hệ thống, tìm kiếm đơn hàng cần Thơng tin đầu vào chức cập nhật đơn hàng gồm: Số hiệu đơn hàng, mã khách hàng, ngày nhận đơn Các thông tin nhập vào ô text hiển thị hình Các thơng tin đầu danh sách đơn hàng Form gồm có nút chức Thêm, Sửa, Xóa, Lưu, Hủy, Thốt, Trở sử dụng tương tự form quản lý khách hàng Form quản lý hóa đơn toán Khi ấn vào nút “quản lý hóa đơn tốn” form “quản lý cơng nợ khách hàng” form quản lý hóa đơn toán Form thực chức cập nhật, tìm kiếm hóa đơn tốn công ty Thông tin đầu vào gồm: Số hiệu hóa đơn, ngày lập Thơng tin đầu danh sách hóa đơn tốn Form gồm có nút chức Thêm, Sửa, Xóa, Lưu, Hủy, Thốt, Trở có chức sử dụng tương tự form quản lý khách hàng 40 3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện HTTT quản lý bán hàng công ty TNHH Minh Đức Ngày nay, khoa học công nghệ phát triển không ngừng, đa dạng công nghệ hệ thống quản lý, phần mềm quản lý Những nhà quản lý, chuyên gia kỹ thuật phải tìm hiểu để lựa chọn cơng nghệ xây dựng cổng thơng tin quản lý hệ thống thơng tin cho hiểu Thường xuyên phân tích, đánh giá hệ thống để rút ưu, nhược điểm hệ thống, kịp thời chỉnh sửa, định hướng phát triển tốt Đối với thực trạng hệ thống cần nhìn nhận đánh giá xác để nâng cấp, xử lý bất cập hệ thống, đồng thời tránh tình trạng khơng tận dụng hết nguồn tài ngun có sẵn gây lãng phí tài ngun dẫn đến hoang phí nguồn lực cơng ty Trong công ty cần đầu tư nguồn nhân lực cho hệ thống thơng tin phù hợp để quản lý thơng tin, nâng cấp thơng tin cách nhanh chóng, đạt hiệu cao Trong q trình làm việc, mở lớp học gửi nhân viên học nhằm bồi dưỡng thêm kiến thức, đào tạo giúp cho công việc xử lý nhanh Đồng thời trọng đến hoạt động quản trị hệ thống cấp quản lý công ty để có chiến lược đắn Cần đầu tư thêm máy móc, trang thiết bị phần cứng để phục vụ cho hoạt động quản lý hệ thống bán hàng tốt Trong trình hệ thống hoạt động, nhân viên công ty ban quản trị phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra, giám sát để thúc đẩy cơng việc theo tiến độ Đồng thời kịp thời phát lỗi để khác phục kịp thời Áp dụng phần mềm, hệ thống quản lý, hệ quản trị sở liệu vào hoạt động quản lý bán hàng giúp cho cán bộ, nhân viên ban giám đốc dễ dàng quản lý Cơng việc tự động hóa từ khâu thu thập, nhập liệu đế xử lý, lưu trữ, tìm kiếm nhanh chóng cho báo cáo xác giúp tiết kiệm thời gian chi phí KẾT LUẬN Để xây dựng phân tích thiết kế hệ thống thông tin, việc cần làm trước hết phải xây dựng hệ thống sát với thực tế Khảo sát hệ thống công 41 việc quan trọng, giúp thu thập liệu cách xác chi tiết để tiếp tục xây dựng bước Đối với hệ thống thông thường, việc xây dựng sở liệu bước cần thiết, chưa thật tối ưu hệ thống tồn thời gian dài đảm bảo tính linh động hiệu cho hệ thống Việc phân tích liệu cách xác giúp thiết lập chức cách hợp lý nhằm phát huy sử dụng điều khiển hệ thống, làm cho hệ thống thân thiện với người sử dụng Thiết kế giao diện với màu sắc bố cục hài hoà tạo cho người sử dụng cảm thấy thoái mái tiếp xúc, đồng thời, tiện ích hay đem lại hiệu làm việc Từ đó, hệ thống góp phần khơng nhỏ thúc đẩy q trình sản xuất kinh doanh công ty, đem lại cho công ty lợi nhuận cao Trên phân tích thiết kế hệ thống hồn chỉnh hệ thống quản lý bán hàng Công ty TNHH Minh Đức Tuy nhiên phân tích em, thân thiếu kinh nghiệm nên khơng thể tránh khỏi số sai sót trình thực báo cáo chưa thật mang nhiều tính thực tiễn Kính mong bảo thầy giáo để em hồn thành tốt hệ thống tới Một lần cho em gửi đến thầy lời cảm ơn chân thành nhận đc hướng dẫn giúp đỡ tận tình thầy suốt thời gian học tập nghiên cứu môn học 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Thu Thủy, Bài giảng phân tích,thiết kế hệ thống, Trường Đại học Thương Mại [2] Tài liệu hướng dẫn thực tập làm khóa luận tốt nghiệp [3] Những thông tin, liệu công ty cung cấp [4] Thư viện trực tuyến http://vi.wikipedia.org/ [5] Trang web tài liệu trực tuyến http://www.tailieu.vn http://www.slideshare.net/ PHỤ LỤC Phụ lục 1: Mơ hình thực thể liên kết Phụ lục 2: Giao diện hệ thống quản lý bán hàng Hệ thống đăng nhập Hệ thống quản lý khách hàng Hệ thống quản lý bán hàng ... tình hình quản lý bán hàng cơng ty TNHH Minh Đức, nghiên cứu phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý bán hàng từ đưa số đề xuất, giải pháp để tạo hệ thống thông tin quản lý bán hàng phù hợp... tích,thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng công ty Minh Đức 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu Các hệ thống thơng tin quản lý khơng xa lạ với doanh nghiệp nhu cầu quản lý thơng tin cách có hệ thống. .. Phần 2: Cơ sở lý luận thực trạng HTTT quản lý bán hàng cơng ty TNHH Minh Đức Phần 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng Công ty TNHH Minh Đức PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC