báo cáo thực tập tổng hợp khoa hệ thống thông tin Công ty TNHH Dịch vụ & Thương mại Cửu Long

Bản báo cáo này được hoàn thành với sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của giảng viên Ngô Duy Đô và các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Thương Mại cùng các phòng

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP 2

1.1 Giới thiệu chung về Doanh nghiệp 2

1.2 Quá trình hình thành và phát triển 2

1.3 Lĩnh vực hoạt động, kinh doanh chủ yếu : Thương mại, xuất – nhập khẩu 2

1.4 Cơ cấu tổ chức công ty 3

1.4.2 Sơ đồ tổ chức các bộ phận trong công ty 3

1.5 Các phòng ban chính trong công ty 3

1.5.1 Phòng Kinh Doanh và phát triển thị trường 3

1.5.2 Phòng Phát triển sản phẩm 4

1.5.3 Phòng Kế toán – Hành chính 4

1.5.4 Phòng chăm sóc khách hàng 4

1.6 Cơ sở vật chất tài chính, trang thiết bị của công ty 4

1.7 Chiến lược định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 5

1.8 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống thông tin, thương mại điện tử của công ty 5

1.8.1 Trang thiết bị phần cứng 5

1.8.2 Phần mềm đang sử dụng trong công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Cửu Long 6 PHẦN II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT VÀ SỬ DỤNG HTTT VÀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HTTT CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ & THƯƠNG MẠI 7

CỬU LONG 7

2.1 Ứng dụng HTTT tại công ty TNHH DV & TM Cửu Long 7

2.2 Nguồn nhân lực công nghệ của Cửu Long 7

2.3 Đánh giá những tồn tại của doanh nghiệp 7

2.3.1 Tình hình hoạt động kinh doanh 7

2.3.2 Tình hình ứng dụng Công nghệ thông tin và hệ thống thông tin trong hoạt

động kinh doanh 9

2.3.3 Đánh giá tình hình bảo mật, an toàn thông tin trong công ty TNHH TM & DV Cửu Long 11

2.4 Hướng đề tài khóa luận 12

KẾT LUẬN 12

PHỤ LỤC 1 : MẪU PHIẾU ĐIỀU TRA 15

PHỤ LỤC 2: DANH SÁCH NHÂN VIÊN TRẢ LỜI PHỎNG VẤN 17

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

TNHH DV & TM Công ty TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DỊCH VỤ & THƯƠNG MẠI

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Biểu Đồ 2.2: Biểu đồ cần thiết xây dựng hệ thống TMĐT hỗ trợ bán hàng cho công ty

TNHH DV & TM Cửu Long……….9

Bản thân em qua quá trình thực tập cũng đã ít nhiều thu được thêm những kiếnthức chuyên ngành cũng như kinh nghiệm thực tế để phục vụ cho việc viết báo cáo

cũng như phát triển công việc sau này Em thực tập tại : Công ty TNHH Dịch vụ &

Thương mại Cửu Long Qua 1 tháng thực tập em đã nắm được một số thông tin, đánh

giá các hoạt động thu thập xử lý thông tin, thực trạng xây dựng và sử dụng hệ thốngthông tin của công ty Do vậy đã giúp em hoàn từ đó có những hướng cụ thể cho đề tài

và hoàn thành được bản báo cáo này

Bản báo cáo này được hoàn thành với sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của giảng viên

Ngô Duy Đô và các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học

Thương Mại cùng các phòng ban tại công ty TNHH Dịch vụ & Thương mại CửuLong.Tuy nhiên do đây là lần đầu em được tiếp xúc với công việc thực tế nên vẫn cònnhững hạn chế và thiếu xót trong quá trình tìm hiểu, trình bày và đánh giá về công tynên rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô giáo

Em xin chân thành cảm ơn !

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP.

1.1 Giới thiệu chung về Doanh nghiệp

1 Tên Công ty: CÔNG TY TNHH DV & TM CỬU LONG

2 Địa chỉ : số 342,tổ 45, phường Hoàng Văn Thụ, quận Hoàng Mai, Hà Nội

3 Ngày Thành lập : ngày 04 tháng 05 năm 2004

4 Giám đốc công ty : Cao Bích Thuỷ

1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH DV & TM CỬU LONG được thành lập ngày 04 tháng 05 năm

2004 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0105291518 do Sở kế hoạch và đầu tưThành Phố Hà Nội cấp

Công ty TNHH DV & TM CỬU LONG là một tập thể trẻ, năng động, sáng tạo,nhiệt huyết và giàu khát vọng, với đội ngũ nhân lực được đào tạo từ các trường ĐạiHọc trong lĩnh vực Công nghệ thống tin, viễn thông và chuyên ngành công nghệ ô tô,máy xây dựng

Mục tiêu vươn tới của công ty là sản xuất những sản phẩm công nghệ mangthương hiệu Việt, cung cấp những dịch vụ tốt nhất, chất lượng quốc tế Công ty luônphấn đấu trở thành đối tác tin cậy của tất cả các cơ quan, đơn vị trong và ngoài nước

1.3 Lĩnh vực hoạt động, kinh doanh chủ yếu : Thương mại, xuất – nhập khẩu

Mặt hàng kinh doanh: các sản phẩm tiêu dùng thực phẩm,đồ gia dụng…… Thị trường kinh doanh: trong nước và quốc tế.

Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu:

٭ Bán buôn thực phẩm, bán buôn đồ gia đình

٭ Đại lý : xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh

٭ Đồ gỗ nội thất văn phòng :

+ Chuyên tư vấn thiết kế, thi công nội thất văn phòng, phòng giám đốc, phònghọp, hội trường, khách sạn, gia đình phong cánh hiện đại, sang trọng, chuyên nghiệp.

+ Chuyên sản xuất, lắp đặt thiết bị vách ngăn: Vách ngăn cabin (dùng ngăn chiacác bàn làm việc), vách ngăn di động

+ Chuyên sản xuất lắp đặt các thiết bị như: bàn làm việc, tủ tài liệu văn phòngnguyên liệu nhập khẩu từ Malayxia, Indonexia

+ Cung cấp lắp đặt bàn ghế làm việc, ghế hội trường, ghế họp, đa dạng về chủngloại và kiểu cách

1.4 Cơ cấu tổ chức công ty

1.4.2 Sơ đồ tổ chức các bộ phận trong công ty

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức các phòng ban trong công ty

Tính tới thời điểm hiện nay, công ty đã có tổng cộng 45 cán bộ nhân viên chínhthức và một đội ngũ cộng tác viên đông đảo đến từ các trường đại học hàng đầu ViệtNam cụ thể như sau :

 Nhân sự quản lý (cấp trưởng phòng trở lên): 09 người

 Nhân sự kinh doanh: 13 người

 Nhân sự kỹ thuật, chuyên gia: 16 người

 Nhân sự khác: 7 người

1.5 Các phòng ban chính trong công ty

1.5.1 Phòng Kinh Doanh và phát triển thị trường

Bộ phận kinh doanh có chức năng tư vấn cho ban giám đốc về chiến lược kinhdoanh của công ty đồng thời chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ hoạt độngkinh doanh của công ty

Phòng kế toán - hành chính

Phòng chămsóc khách hàng

1.5.2 Phòng Phát triển sản phẩm

Phát triển các sản phẩm dịch vụ phục vụ mục đích kinh doanh của công ty, theođơn đặt hàng của khách hàng, nghiên cứu, tư vấn với Ban Giám đốc các công nghệmới, định hướng phát triển sản phẩm về mặt công nghệ

1.5.3 Phòng Kế toán – Hành chính

Quản trị công việc văn phòng, công tác nhân sự tiền lương; lập và nộp các báo

cáo về công tác kế toán theo quy định của Nhà nước; tư vấn định hướng chiến lược vềnhiệm vụ và hướng kinh doanh của phòng cho lãnh đạo

1.5.4 Phòng chăm sóc khách hàng

Xây dựng các kênh thông tin để khách hàng có thể tiếp cận dễ dàng các thôngtin về công ty, tính năng, gia cả, sản phẩm, phương thức thanh toán… Là đầu mốinhận mọi thông tin về khiếu nại của khách hàng đưa ra phương án xử lý Lên kế hoachthăm hỏi khách hàng Vip, khách hàng thường xuyên của công ty Tổ chức thựchiện,kiểm tra và giám sát, ghi nhận ý kiến khách hang đê cải tiến công việc

1.6 Cơ sở vật chất tài chính, trang thiết bị của công ty

- Cơ sở vật tài chính của công ty

+ Các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu của kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm (từ 2009 - 2011)

Bảng 1.2 Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty TNHH DV & TM CỬU LONG

(Nguồn: Phòng kinh doanh công ty TNHH DV & TM CỬU LONG) + Chỉ tiêu tài chính 2012

Năm 2012, công ty TNHH TM & DV CỬU LONG đạt mục tiêu tăng trưởng ổnđịnh, giữ được các khách hàng tiềm năng và thường xuyên, cơ cấu dịch vụ chuyểndịch theo hướng tăng dần và tăng tỷ trọng doanh thu của các ngành dịch vụ, với doanhthu tăng hơn 65%, lợi nhuận tăng gấp 2 lần so với năm 2011

+ Tỷ lệ đầu tư cho công nghệ thông tin

Ước tính tỉ trọng của chi ứng dụng CNTT trong tổng chi phí hoạt động thườngniên dưới 4%.

- Cơ sở vật chất trang thiết bị của công ty

+ Số máy chủ: 4 chiếc cài đặt hệ điều hành Windows

+ Số máy trạm: 18 chiếc có kết nối thông qua 1 mô hình mạng LAN

+ Tổng băng thông kết nối Internet băng rộng đạt mức 100 Mbps

1.7 Chiến lược định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới

Mục tiêu hoạt động của công ty là không ngừng phát triển các hoạt động sảnxuất, thương mại và dịch vụ trong các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công tynhằm tối đa hóa lợi nhuận cho công ty, cổ đông, cải thiện điều kiện làm việc và nângcao thu nhập cho người lao động, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với ngân sách nhànước, phát triển công ty ngày càng lớn mạnh, bền vững, do đó chiến lược phát triểntrong thời gian tới của công ty là :

- Doanh thu mỗi năm tăng từ 40% đến 90% /năm trong 3 năm tiếp theo

- Lợi nhuận đạt mức từ 60% đến 80%/năm trong 3 năm tiêp theo

- Mở rộng thị trường và phát triển mạng lưới khách hàng và khách hàng tiềmnăng có liên quan đến dịch vụ của công ty, dịch vụ khách hàng với mục tiêu đạt trên90% khách hàng hài lòng với chất lượng dịch vụ của công ty

- Phát huy, đẩy mạnh hoạt động đầu tư tài chính, nâng dần thành thế mạnh củacông ty trong những năm sắp tới

1.8 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống thông tin, thương mại điện tử của công ty.

1.8.1 Trang thiết bị phần cứng.

Hiện tại công ty TNHH DV & TM Cửu Long sử dụng mạng Lan kết nối cácmáy tính trong trụ sở với nhau và kết nối tới mạng Internet Số lượng máy tính là 44chiếc, được phân chia cho các phòng, ban như sau :

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm được sử dụng trong các công ty thương mại Công ty Cửu Long sử dụng hai phần mềm chính cụ thể là :

+ Phần mềm Plesk : Plesk là phần mềm quản trị Server, VPS và Hosting

chuyên nghiệp Tính năng tự động hóa cao giúp cho công ty Cửu Long giảm chi phí,thời gian trong việc quản lý, đầu tư thiết bị và nhân lực Phần mềm này phục vụ choban giám đốc và bộ phận quản lý nhân sự của công ty

+ Phần mềm Kế toán Doanh nghiệp Bravo : là phần mềm Kế toán khá phổ

biến và hữu ích do công ty cổ phần BRAVO xây dựng áp dụng cho hầu hết các loạihình doanh nghiệp Góp phần giảm thiểu các thao tác thủ công trong kế toán, xây dựngmột cái nhìn bao quát về các chỉ tiêu thông qua bảng biểu và biểu đồ, từ đó giúp nhânviên kế toán cũng như các ban lãnh đạo của Cửu Long quản lý tình hình hoạt động sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp tốt hơn

PHẦN II:

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT VÀ SỬ DỤNG HTTT VÀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HTTT CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ & THƯƠNG MẠI

CỬU LONG 2.1 Ứng dụng HTTT tại công ty TNHH DV & TM Cửu Long.

Có thể nói hiện nay HTTT đang ngày càng khẳng định được những ưu điểm củamình đói với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp.Nhận ra được sự quan trọng củaHTTT doanh nghiệp đã thực hiện những biện pháp để phát triển HTTT cho mình nhưbảo trì và nâng cấp các thiết bị tin học để đảm bảo mang lại hiệu quả cao trong côngviệc Ngoài ra công ty còn chú trọng đào tạo nguồn nhân lực đủ khả năng sử dụngHTTT và sử dụng HTTT hiệu quả Công ty TNHH DV & TM Cửu Long rất chú trọngtới đội ngũ nhân viên của mình ới cVhiến lược khai thác nguồn nhân lực theo chiềusâu, Cửu Long không chỉ coi trọng công tác tuyển dụng nhân sự với yêu cầu cao vềtrình độ chuyên môn mà còn không ngừng đào tạo đội ngũ nhân viên của mình Nhânviên trong công ty luôn được đào tạo và tiếp cận công nghệ hiện đại, tiên tiến nhất đểbắt kịp với tốc độ phát triển công nghệ của thời đại

2.2 Nguồn nhân lực công nghệ của Cửu Long

Để ứng dụng công nghệ thông tin có hiệu quả, ngoài việc đầu tư, mua sắm trangthiết bị công nghệ, kỹ thuật hiện đại thì việc thu hút, đào tạo và sử dụng nhân lực nhằmkhai thác tối đa các ứng dụng về CNTT là yếu tố có ý nghĩa quyết định Thực tế quatìm hiểu cơ cấu nguồn nhân lực của Cửu Long bao gồm :

Số cán bộ chuyên môn về HTTT

- Phần cứng : 3 người

- Phần mềm : Dịch vụ: 6 người; Phát triển phần mềm: 2người

Số cán bộ có bằng đại học và trên đại học CNTT : 9 người

2.3 Đánh giá những tồn tại của doanh nghiệp

2.3.1 Tình hình hoạt động kinh doanh

Công ty TNHH Dịch vụ & Thương mại Cửu Long – một trong số các công tyhoạt động mang kinh doanh trong nhiều lĩnh vực, đa ngành, đa nghề Có thể nói hoạtđộng của công ty ngày một phát triển và đạt được những thành công nhất định Cùngvới sự phát triển của nền kinh tế, doanh nghiệp đang ngày một phát triển theo hướng

kinh tế- xã hội có những vượt bậc không ngừng, đòi hỏi doanh nghiệp cần nắm đượcđâu là điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức để từ đó có thể thích nghi được vớinhững thay đổi của nền kinh tế.

Từ những số liệu thống kê về hoạt động kinh doanh 3 năm liên tiếp từ 2009 đến2011và tình hình cụ thể trong năm 2012, Cửu Long vẫn đang không ngừng phát triển

về mặt quy mô tổ chức lẫn thị trường kinh doanh của doanh nghiệp Từ báo cáo tổnghợp qua các năm ở phần trên ta xây dựng Biểu đồ cột về doanh thu, chi phí và lợinhuận trước thuế để thấy được sự phát triển đó

Đơn vị: trđ

0500010000150002000025000

Tổng doanh thu Chi phí

Lợi nhuận trước thuế

Biểu đồ 2.1 Biểu đồ tổng hợp doanh thu, chi phí và lợi nhuận của Cửu

Long từ 2009 đến 2011

(Nguồn: Phòng kinh doanh công ty TNHH Dịch vụ & Thương Mại Cửu Long)

Biểu đồ trên cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty có nhữngthay đổi khá rõ rệt, lợi nhuận công ty thu được từ năm 2009 - 2011 tăng lên đáng kể,điều này chứng tỏ công ty đang có những bước phát triển nhanh chóng.Qua biểu đồtrên ta có thể thấy được qua các năm thì tổng doanh thu có mức tăng đáng kể nhất,trong khi đó nếu so sánh với chi phí thì chi phí có mức tăng chậm hơn.Điều này cónghĩa trong vòng hai năm từ 2009 - 2011, doanh nghiệp đã có những thay đổi tronghoạt động của mình, đó chính là việc ứng dụng CNTT vào hoạt động như tài chính - kếtoán và quản lý nhân sự của doanh nghiệp Việc ứng dụng các phần mềm này giúpcông ty tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực, từ đó rút ngắn được nguồn ngân sáchphải đầu tư

2.3.2 Tình hình ứng dụng Công nghệ thông tin và hệ thống thông tin trong hoạt động kinh doanh

Công ty TNHH DV & TM Cửu Long đã có Website riêng nhưng công việc chủyếu của websitenày là kinh doanh điện tử, nghĩa là chỉ giới thiệu, quảng bá sản phẩmtrên đó.Vì thế khách hàng khi có nhu cầu tìm hiểu về thông tin sản phẩm,các dịch vụ

đi kèm, hay chính sách hậu mãi… cũng mới chỉ có thể biết được thông qua internet.Các hoạt động như thanh toán, giao dịch, ký kết hợp đồng mua bán…giữa khách hàng

và công ty vẫn chưa thể thông qua mạng internet,điều này sẽ gây tốn thời gian côngsức, tiền bạc cho khách hàng khi mua hàng của doanh nghiệp Nhất là về mặt thờigian khi mà hiện nay tại các thành phố lớn như Hà Nôi, Hồ Chí Minh… người dâncàng ngày càng có ít thời gian dành cho việc mua sắm, việc mua sắm ở các gian hànghay siêu thi tiêu tốn nhiều thời gian khi mà với sự phát triển của CNTT các trang muasắm trực tuyến mở ra ngày càng nhiều thì chỉ cần ngồi ở nhà với vài cú click háchhàng đã mua được cái mình cần Bên cạnh đó các đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệpnắm được điều này để thu hút các khách hàng Thông qua quá trình điều tra và tìmhiểu đã rút được ra kết quả như sau khoảng 72% nhân viên có ý kiến cho rằng việc xâydựng một hệ thống thương mại điện tử để hỗ trợ bán hàng qua mạng cho công ty làmột việc làm cần thiết Điều này giúp cho việc mua bán của công ty với khách hàngdiễn ra một cách nhanh và thuân tiện hơn, giảm bớt được thời gian, công sức cũng nhưcác thủ tục phức tạp khác

72

38

Cần thiết Không cần thiết

Biểu Đồ 2.2 : Biểu đồ cần thiết xây dựng hệ thống TMĐT hỗ trợ bán hàng

cho công ty TNHH DV & TM CỬU LONG.

( Nguồn : phiếu điều tra )

Để thấy được lợi ích của việc xây dựng hệ thống thương mại điện tử áp dụngcho công ty Cửu Long, phòng kế toán tài chính đã lên bài toán đối với doanh nghiệpkhi áp dụng TMĐT, sau khi giải quyết bài toán ta thu được bảng số liệu sau :

Bảng 2.3 Báo cáo doanh thu của công ty TNHH DV & TM CỬU LONG khi

áp dụng hệ thống thương mại điện tử.

Đơn vị tính : tr VNĐ

2009 2010 2011 Tổng doanh thu 18.458 20.467 24.147

Chi phí 15.963 17.106 20.159

Lợi nhuận trước thuế 2.495 3.361 3.988

(Nguồn : Phòng tài chính – kế toán)

So sánh giữa bảng 1.2 và 2.3 ta nhận thấy doanh thu có chiều hướng tăng , cùngvới đó là chi phí cũng chuyển dịch theo chiều hướng tăng Cụ thể năm 2009 doanh thutăng so với trước 164tr VNĐ, chi phí tắng 51tr VNĐ Tương tự ta có năm 2010 doanhthu tăng 261tr VNĐ, chi phí tăng 59tr VNĐ Năm 2011 doanh thu tăng 275tr VNĐ,chi phí tăng 91tr VNĐ Điều này ta có thể dễ dàng giải thích được doanh thu tăng là dokhi áp dụng hệ thống TMĐT sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho người mua, nhất là nhữngngười bận rộn hoặc không có thời gian đi mua trực tiếp nên thu hút được khách hàng,tăng doanh thu cũng là điều dễ hiểu Thứ hai là về chi phí, có thể nói chi phí có chiềuhướng tăng nhưng so với sự tăng của doanh thu thì chi phí tăng không nhiều, điều này

do rất nhiều nguyên nhân Đầu tiên là do khi doanh nghiệp bán hàng qua các gian hàngtrên hệ thống thì sẽ không mất tiền thuê các cửa hàng hay gian hàng tại các siêu thị,trung tâm thương mại Cùng với đó là không phải thuê nhân viên bán hàng nên chi phícũng tiết kiệm một cách đáng kể, bên cạnh đó công ty còn tiết kiệm được thời gian vàcác khoản khác như chi phí thanh toán, chí phí quảng cáo… Song bên cạnh đó khi sửdụng hệ thống TMĐT không có nghĩa là công ty không mất bất cứ khoản chi phí nào,bảng số liệu trên chưa bao gồm chi phí tạo và duy trì một hệ thống thương mại điện tử.Chỉ cần sử dụng một phép toán nhỏ ta hoàn toàn có thể tính được ưu, nhược điểm của

hệ thống này Giả sử ban đầu ta đầu tư xây dựng hệ thống TMĐT là 120tr VNĐ, chiphí duy trì hoạt động hàng năm là 30tr VNĐ, tổng cộng sau 3 năm công ty phải bỏ ra

số tiền là 210tr VNĐ (sau 5 năm phải nâng cấp và thay đổi hệ thống máy tính một lần,