Hạch toán tiền lương và BHXH trong DN

Hạch toán tiền lương và BHXH trong DN

Lời nói đầu

Nhân tố quan trọng nhất trong các nhân tố quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp là việc sử dụng các biện pháp, hình thức trả lơng cho ngời lao động nhằm phát huy sáng kiến của con ngời nâng cao chất lợng sản phẩm và hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Một trong những biện pháp đợc các doanh nghiệp hiện nay đặc biệt chú ý là công tác tiền lơng Thực hiện các hình thức phân phối tiền lơng hợp lý nhằm đảm bảo sự công bằng tạo ra động lực khuyến khích ngời lao động, phải làm cho năng suất lao động tăng thêm giảm chi phí về chế độ tạo sản phẩm, hạ giá thành tăng sức cạnh tranh trên thị trờng góp phần tạo nên lợi nhuận cho doanh nghiệp, tăng thu nhập cho ngời lao động.

Với vai trò quan trọng nh vậy, việc hạch toán chi phí về lao động là một bộ phận công việc hết sức phức tạp trong hạch toán chi phí kinh doanh Hạch toán chi phí nhân công có vị trí không chỉ là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm mà còn là căn cứ để xác định các khoản phải nộp Ngân sách, phải nộp cho các tổ chức phúc lợi xã hội và nó còn bảo đảm tính đúng, tính đủ tiền lơng cho ngời lao động và công bằng về quyền lợi cho họ.

Tuy nhiên trong điều kiện kinh tế hiện nay, tuỳ theo đặc điểm của mỗi doanh nghiệp mà việc hạch toán tiền lơng cho chính xác khoa học không chỉ đảm bảo tính đúng tính đủ tiền lơng trả cho ngời lao động mà còn phải đảm bảo công tác kế toán, thanh tra kiểm tra đợc dễ dàng thuận tiện.

Chính vì công tác hạch toán tiền lơng có vai trò đặc biệt quan trọng cho nên tôi

đã chọn đề tài: “Hạch toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội trong các doanh nghiệp

” làm chuyên đề thu hoạch trong khóa học kế toán này.

Trong chuyên đề này ngoài phần mở đầu và phần kết luận em xin đợctrình bày kết cấu với hai phần nh sau:

Lời nói đầu

Phần I: Những lý luận cơ bản về tiền lơng Phần II: Tổ chức hạch toán tiền lơng Lời kết:

Phần I

Những lý luận cơ bản về tiền lơng

I.Khái niệm và đặc điểm về tiền lơng:1.Khái niệm:

Trong sản xuất kinh doanh, tiền lơng là một yếu tố quan trọng của chi phí sản xuất, nó có quan hệ trực tiếp và có tác động nhân quả đến lợi nhuận của doanh nghiệp Vì vậy quan niệm về tiền lơng trong cơ chế thị trờng phải đợc đổi mới về cơ bản Để có nhận thức đúng đắn về tiền lơng phù hợp với cơ chế quản lý mới, khái niệm tiền lơng phải đáp ứng một số yêu cầu sau:

- Phải quan niệm sức lao động là một loại hàng hoá của thị trờng yếu tố sản xuất Tính chất hàng hoá của sức lao động có thể bao gồm không chỉ lực lợng lao động làm việc trong khu vực kinh tế t nhân, lĩnh vực sản xuất kinh doanh thuộc sở hữu của Nhà nớc mà cả đối với công chức, viên chức trong lĩnh vực quản lý Nhà n-ớc, quản lý xã hội Tuy nhiên do những đặc thù riêng trong việc sử dụng lao động của từng khu vực kinh tế và quản lý mà các quan hệ thuê mớn mua bán hợp đồng lao động cũng khác nhau các thoả thuận về tiền lơng và cơ chế tiền lơng cũng đợc thực hiện theo những hình thức khác nhau.

- Tiền lơng là tiền phải trả cho sức lao động tức là giá cả của hàng hoá sức lao động mà ngời sử dụng và ngời cung ứng thoả thuận với nhau theo luật cung cầu giá cả trên thị trờng lao động.

-Tiền lơng là bộ phận cơ bản trong thu nhập của ngời lao động đồng thời là một trong những yếu tố chi phí đầu vào của sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp.

Nh vậy, tiền lơng là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá của các yếu tố sức lao động mà ngời sử dụng phải trả cho ngời cung ứng sức lao động, tuân theo các nguyên tắc cung cầu giá cả của thị trờng và pháp luật hiện hành của Nhà n-ớc.

Nền kinh tế thị trờng càng phát triển và đợc xã hội hoá cao thì quan hệ cung ứng và sử dụng sức lao động trên tất cả các lĩnh vực càng trở lên linh hoạt hơn, tính chất xã hội hoá của lao động ngày càng cao hơn, tiền lơng trở thành nguồn thu nhập chủ yếu là mối quan tâm và động lực lớn nhất với mọi đối tợng cung ứng sức lao động Ngoài ra họ còn đợc hởng trợ cấp bảo hiểm xã hội khi gặp tai nạn bảo hiểm xã hội nh: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ hu và khoản tiền thởng thi đua, th-ởng năng suất lao động

2 Đặc điểm của tiền lơng:

Tiền lơng là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá Trong điều kiện còn tồn tại nền sản xuất hàng hoá và tiền tệ thì tiền l ơng là một yếu tố của chi phí sản xuất.

Tiền lơng là một đòn bẩy kinh tế quan trọng để kích thích lao động viên tích cực và sáng tạo của ngời lao động, nâng cao hiệu quả công tác.

II II Chức năng của tiền lơng và nguyên tắc trả lơng:III 1.Chức năng của tiền lơng:

+ Tiền lơng phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động:

Quá trình tái sản xuất đợc thực hiện bởi việc trả công cho ngời lao động thông qua tiền lơng Bản chất của tái sản xuất sức lao động là duy trì và phát triển sức lao động, nghĩa là số tiền lơng nhận đợc ngời lao động không chỉ để đủ sống mà còn đủ để nâng cao trình độ về mọi mặt cho bản thân và có một phần để tích luỹ.

+ Chức năng kích thích ngời lao động:

Tiền lơng đảm bảo và góp phần tác động để tạo cơ cấu lao động hợp lý trong toàn bộ nền kinh tế, khuyến khích phát triển ngành và lãnh thổ Khi ngời lao động đ-ợc trả công xứng đáng sẽ tạo niềm say mê hứng thú tích cực làm việc, phát huy tinh thần làm việc sáng tạo, tự học hỏi để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, gắn trách nhiệm cá nhân với lợi ích tập thể và công việc.

Tiền lơng là đòn bảy kinh tế, là công cụ khuyến khích vật chất và là động lực thúc đẩy kinh tế phát triển Nh vậy, tiền lơng phải đợc trả theo kết quả của ngời lao động, mới khuyến khích đợc ngời lao động làm việc có hiệu quả và năng suất.

+ Chức năng giám sát lao động:

Ngời sử dụng lao động thông qua việc trả công cho ngời lao động có thể tiến hành kiểm tra, theo dõi ngời lao động làm việc theo kế hoạch tổ chức của mình để đảm bảo tiền lơng bỏ ra phải đem lại kết qủa và hiệu quả cao.

Nhà nớc giám sát lao động bằng chế độ tiền lơng đảm bảo quyền lợi tối thiếu cho ngời lao động, khi họ hoàn thành công việc Đặc biệt trong trờng hợp ngời sử dụng lao động vì sức ép, vì lợi nhuận mà tìm mọi cách giảm chi phí trong đó có chi phí tiền lơng trả cho ngời lao động cần phải đợc khắc phục ngay.

Ngoài các chức năng vừa nêu, tiền lơng còn có một số chức năng khác nh chức năng thanh toán, chức năng thớc đo giá trị sức lao động, chức năng điều hoà lao động.

2 Các nguyên tắc trả lơng:

Để phát huy tốt tác dụng của tiền lơng trong hoạt động sản xuất kinh doanh và hiệu quả của doanh nghiệp, khi các tổ chức tiền lơng cho ngời lao động cần đạt đợc các yêu cầu sau:

- Bảo đảm tái sản xuất sức lao động, không ngừng nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho ngời lao động.

- Làm cho năng suất lao động không ngừng nâng cao - Đảm bảo tính đơn giản dễ tính, dễ hiểu.

Xuất phát từ các yêu cầu trên, công tác tổ chức tiền lơng phải bảo đảm đợc các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc1: Đảm bảo nguyên tắc phân phối lao động và gắn với hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Nguyên tắc 2: Tổ chức tiền lơng phải đảm bảo đợc tốc độ tăng năng suất lao động lớn hơn tốc độ tăng trởng của tiền lơng bình quân.

Nguyên tắc 3: Đảm bảo mối quan hệ về tiền lơng giữa các ngành kinh tế quốc dân.

Nguyên tắc 4: Đảm bảo tái sản xuất mở rộng sức lao động

Các nguyên tắc trên dù thực hiện tốt mà không đảm bảo những điều sau đây thì không có ý nghĩa Việc trả lơng phải:

+ Theo điều luật 55 - BLLĐ thì tiền lơng của ngời lao động do hai bên thoả thuận trong hợp đồng lao động và đợc trả theo năng suất lao động, chất lợng và hiệu quả công việc Mức lơng cho ngời lao động không thấp hơn mức lơng tối thiểu do Nhà nớc tuyên bố cụ thể ở từng vùng, từng khu vực (144.000 đ - đợc thực hiện từ 1/1/1997)

Nhà nớc không khống chế mức lơng tối thiểu, mức lơng tối đa mà điều tiết bằng thuế thu nhập Việc khống chế mức lơng tối thiểu có nghĩa là Nhà nớc buộc các doanh nghiệp phải đảm bảo lợi ích tối thiểu của ngời lao động Nếu doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thua lỗ đến mối ngời lao động có thu nhập dới mức tối thiểu thì Nhà nớc phải can thiệp, kiểm tra, xem xét thay đổi cán bộ lãnh đạo, giúp doanh nghiệp chuyển hớng sản xuất hoặc thậm chí cho xát nhập với xí nghiệp khác hoặc phá sản khi đơn vị phá sản, giải thể thanh lý, thì tiền l ơng phải đợc u tiên thanh toán cho ngời lao động Đối với ngời lao động có thu nhập quá cao sẽ đợc điều tiết theo luật thuế thu nhập Việc thực hiện chế độ tiền lơng phải đợc đảm bảo đúng nh trong nghị định số 26/CP ra ngày 23/5/1993 của Chính phủ.

+ Đơn vị trả lơng cho ngời lao động và các khoản phụ cấp phải trả đẩy đủ, trực tiếp đúng hẹn, tại nơi làm việc và bằng tiền mặt

+ Ngời lao động làm công việc gì , đảm nhiệm chức vụ gì thì hởng theo công việc đó, chức vụ đó thông qua hợp đồng và thoả ớc tập thể.

+ Việc trả lơng phải theo kết quả sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải đảm bảo nghĩa vụ đối với Nhà nớc, không đợc thấp hơn mức quy định hiện hành.

+ Khi đơn vị bố trí ngời lao động tạm thời chuyển sang nơi làm việc hoặc công việc khác thì phải trả lơng cho ngời lao động không thấp hơn công việc trớc.

+ Ngời lao động đi làm đêm, làm thêm giờ thì doanh nghiệp phải trả thêm l-ơng dựa trên cơ sở điều 61 – Bộ Luật lao động.

*Đối với ngời lao động làm việc vào ban đêm thì đợc trả thêm ít nhất bằng 30% tiền lơng làm việc vào ban đêm.

* Đối với ngời lao động làm thêm giờ:

- Vào ngày thờng đợc trả ít nhất bằng 150% tiền lơng giờ của cả ngày làm việc bình thờng.

- Vào ngày nghỉ hàng tuần hoặc ngày lễ đợc trả lơng ít nhất bằng 200% tiền l-ơng giờ của cả ngày làm việc bình thờng.

Nếu ngời lao động đợc nghỉ bù vào những giờ làm thêm thì ngời sử dụng lao động chỉ phải trả phần tiền lơng chênh lệch so với tiền lơng giờ của ngày làm việc bình thờng.

III Các hình thức tiền lơng:

Việc tính trả lơng cho ngời lao động tại doanh nghiệp ngành thơng mại đợc thực hiện theo hai hình thức chủ yêú: Hình thức tiền lơng theo thời gian và hình thức theo tiền lơng sản phẩm

1 Hình thức tiền lơng theo thời gian:

Theo hình thức này tiền lơng trả cho ngời lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế của họ, trả lơng cho họ theo đúng thang lơng, bậc lơng Hình thức tiền l-ơng theo thời gian có thể áp dụng theo cách trả ll-ơng theo thời gian đơn giản hay trả lơng theo thời gian có thởng.

a Trả lơng theo thời gian giản đơn có thể là lơng tháng, lơng ngày, hoặc l-ơng giờ, ll-ơng công nhật.

+ Lơng tháng là tiền lơng trả cho công nhân viên theo thang bậc lơng Mức l-ơng đợc lĩnh theo thời gian thờng là 1 tháng, không phân biệt số ngày làm việc trong tháng Ngời hởng lơng theo hình thức này nhận đợc tiền lơng theo cấp bậc lơng và các khoản phụ cấp nếu có

+ Lơng ngày là tiền lơng trả cho ngời lao động theo mức lơng số ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng.

Mức lơng 1 ngày = Mức lơng tháng theo cấp bậc kể cả phụ cấp lơng (nếu có)

Số ngày làm việc bình quân tháng (26 ngày)

Tiền lơng phải trả cho công

nhân viên trong tháng = Mức lơng 1 giờ 

Số giờ làm việc thực tế trong tháng

+ Tiền lơng công nhật là hình thức tiền lơng phải trả cho ngời làm việc cha sắp xếp vào thang bảng lơng Ngời lao động làm việc ngày nào, hởng lơng ngày đó theo mức lơng công nhật và số ngày làm việc thực tế.

b Trả lơng theo thời gian có thởng:

Trả lơng theo thời gian có thởng là hình thức trả lơng theo thời gian có kết hợp với trả lơng thởng từ quỹ lơng Mức tiền thởng đợc quy định bằng tỷ lệ % theo tiền lơng thực tế và mức độ hoàn thành công việc hoặc chất lợng công tác.

Trả lơng theo thời gian có thởng là một trong những biện pháp kích thích kinh tế đối với ngời lao động quan tâm đến thực hiện nhiệm vụ đợc giao và chất lợng công tác của họ.

2 Hình thức tiền lơng theo sản phẩm:

Theo hình thức tiền lơng theo sản phẩm, tiền lơng phải trả cho ngời lao động đ-ợc tính theo số lợng và chất lợng công việc đã hoàn thành Đây là hình thức trả lơng tiên tiến vì tiền lơng gắn liền với số lợng và chất lợng lao động, khuyến khích cải tiến kỹ thuật, tăng nhanh hiệu quả công tác, tăng thu nhập cho ngời lao động.

Để thực hiện trả lơng theo sản phẩm thì phải xây dựng đợc các định mức kinh tế kỹ thuật để làm cơ sở cho việc xác định đơn giá tiền lơng đối với từng loại công việc, từng sản phẩm, từng dịch vụ trong từng điều kiện cụ thể hợp Trong kinh doanh mua bán hàng hoá, dịch vụ, lơng sản phẩm thờng đợc tính theo doanh số bán hàng bằng các quy định đơn giá tiền lơng trên 1000 đ doanh thu bán hàng của từng mặt hàng, từng hoạt động.

Để áp dụng hình thức trả lơng theo sản phẩm, đòi hỏi hàng hoá cung cấp phải đầy đủ và việc xác định đơn giá tiền lơng cho từng mặt hàng, từng hoạt động dịch vụ phải chính xác.

Tiền lơng trả theo sản phẩm có thể tính riêng cho từng cá nhân hoặc tính chung cho cả tổ, đội, tập thể ngời lao động.

áp dụng hình thức tiền lơng theo sản phẩm đảm bảo thực hiện đủ nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn chặt số lợng lao động với chất lợng lao động, động viên ngời lao động sáng tạo và tính cực hăng say lao động

IV Quỹ tiền lơng - quỹ bảo hiểm xã hội - quỹ Bảo hiểm y tế:

1.Quỹ tiền lơng của doanh nghiệp: là toàn bộ số tiền lơng tính theo số công

nhân viên của doanh nghiệp do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chỉ trả lơng, bao gồm cả tiền lơng cấp bậc và các khoản phụ cấp

2 Quỹ bảo hiểm xã hội: Tổng số tiền trả cho ngời lao động trong thời gian

ốm đau, thai sản, tai nạn lao động

* Nội dung các khoản trợ cấp thuộc quỹ bảo hiểm xã hội - Trợ cấp cho công nhân viên khi ốm đau

- trợ cấp cho công nhân viên nữ khi thai sản

- Trợ cấp cho công nhân viên khi bị tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp - Trợ cấp cho công nhân viên mất sức lao động

- Trợ cấp tiền tuất

- Chi về công tác quản lý quỹ bảo hiểm xã hội và các sự nghiệp bảo hiểm xã hội khác.

* Theo điều 149 Bộ Luật lao động quỹ bảo hiểm xã hội đợc hình thành từ các nguồn sau:

+ Ngời sử dụng lao động đóng = 15% so với tổng quỹ tiền lơng + Ngời lao động đóng = 5% tiền lơng

+ Nhà nớc đóng và hỗ trợ thêm để bảo đảm thực hiện các chế độ BHXH đối với ngời lao động

+ Các nguồn khác

Khi tính đợc mức trích BHXH, các doanh nghiệp phải nộp hết cho cơ quan BHXH sau khi nộp, đợc cơ quan BHXH ứng lại tối đa 3% nhờ doanh nghiệp trả hộ khi ngời lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động.

3 Quỹ Bảo hiểm y tế

Quỹ bảo hiểm y tế là quỹ sử dụng để đài thọ ngời lao động có tham giá đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh Nó đợc hình thành bằng cách trích 3% trên số thu nhập phải trả cho ngời lao động trong đó ngời sử dụng lao động phải chịu 2% tính vào chi phí kinh doanh, ngời lao động trực tiếp nộp 1%(trừ vào thu nhập của ngời lao động )

Quỹ BHYT do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho ngời lao động thông qua mạng lới y tế Khi tính đợc mở trích BHYT, các doanh nghiệp phải nộp hết 3% cho cơ quan BHYT.

4 Kinh phí công đoàn:

Kinh phí công đoàn là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp theo chế độ hiện hành, chi phí công đoàn đợc tính theo tỷ lệ 2% trên tổng số lơng phải trả cho ngời lao động và ngời sử dụng lao động phải chịu (tính cho chi phí sản xuất kinh doanh ) khi tính đợc mức kinh phí công đoàn trong kỳ thì một nửa, doanh nghiệp phải nộp cho công đoàn cấp trên, 1 nửa đợc sử dụng để chi tiêu cho các công đoàn tại các đơn vị.

V Nhiệm vụ của kế toán tiền lơng – bảo hiểm xã hội bảo hiểm xã hội

- Ghi chép phản ánh và giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng quỹ tiền lơng đúng theo nguyên tắc chế độ hiện hành, kiểm tra tình hình sử dụng lao động, chấp hành kỷ luật lao động của công nhân viên trong doanh nghiệp.

- Tính toán đúng đắn tiền lơng, tiền thởng và các khoản phụ cấp phải trả cho từng ngời lao động theo số lợng và chất lợng lao động theo đúng thang bậc lơng của từng ngời Phân bổ chính xác chi phí tiền lơng, BHXH vào các đối tợng chịu sự chi phí Hớng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ ghi chép ban đầu về số lao động tiền lơng và BHXH, việc mở sổ, thẻ hạch toán về lao động, tiền lơng, bảo hiểm xã hội phải đúng theo mẫu quy định.

- Đôn đốc việc thanh toán kịp thời tiền lơng và các khoản thanh toán cho công nhân viên, thực hiện đúng chế độ tiền lơng, đảm bảo tính đúng tỉnh đủ và chi trả kịp thời tiền lơng cho ngời lao động.

- Lập báo cáo về lao động tiền lơng và bảo hiểm xã hội, phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lơng, quỹ bảo hiểm xã hội, đề xuất các biện pháp để khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, nâng cao năng suất lao động, ngăn ngừa kịp thời những vi phạm lao động kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về lao động, tiền lơng, bảo hiểm xã hội.

Phần II

Tổ chức hạch toán tiền lơng trong doanh nghiệp

I Thủ tục chứng từ thanh toán tiền lơng

Cơ sở chứng từ để tính trả lơng theo thời gian là “Bảng chấm công” mấy số 01 - LĐLT , còn cơ sở để tính trả lơng theo sản phẩm là “Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành”- mẫu số 06 - LĐLĐ, ngoài ra kế toán còn sử dụng một số chứng từ sau:

- Phiếu báo làm thêm giờ - mẫu số 07 - LĐTL - Hợp đồng giao khoán - mẫu số 08 - LĐTL

- Biên bản điều tra tai nạn lao động - Mẫu số 09 - LĐTL

II Tài khoản sử dụng:1 Tài khoản 334:

Dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lơng, tiền công, tiền thởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 334 - phải trả CNV.

Bên nợ: các khoản tiền lơng, tiền công tiền thởng BHXH và các khoản khác đã

Số d bên có: các khoản tiền lơng, tiền công, tiền thởng các các khoản khcá phải trả cho công nhân viên.

Tài khoản 334 có thể có số d bên nợ trong trờng hợp rất cá biệt số d nợ TK334 (nếu có) phản ánh số tiền đã trả quá số phải trả và tiền lơng , tiền công, tiền thởng và các khoản khác cho công nhân viên.

Tài khoản 334 phải hạch toán chi tiết theo 2 nội dung thanh toán lơng và thanh toán các khoản khác Để hạch toán hai khoản này kế toán phải sử dụng 2 tài khoản cấp 2:

TK3341: tiền lơng: Dùng để hạch toán các khoản trợ cấp tiền thởng và các khoản phụ cấp, trợ cấp có tính chất lơng.

TL3342: các khoản khác: dùng để hạch toán các khoản trợ cấp tiền th ởng có nguồn bù đắp riêng từ các quỹ khác ngoài lơng ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan.

TK662: chi phí nhân công trực tiếp: Dùng để tập hợp và kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào giá thành sản phẩm bao gồm chi phí tiền lơng trả cho công nhân sản xuất và những khoản trích theo chế độ Tài khoản này đợc mở chi tiết theo đối tợng hạch toán chi phí.

TK627(6271) chi phí nhân viên quản lý phân xởng dùng để tập hợp chi phí tiền lơng và các khoản trích theo lơng cuả nhân viên quản lý phân xởng.

TK641(6411) chi phí nhân viên bán hàng: Dùng để tập hợp chi phí tiền lơng và các khoản trích theo lơng của nhân viên bán hàng.

TK642 (6421) chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp dùng để tập hợp chi phí tiền lơng và các khoản trích theo lơng của nhân viên quản lý và sử dụng một số tài khoản khác nh: