QUAN LY THONG TIN DIEN TU MOT MON HOC CAN BUGC ĐƯA VÀO
CHUONG TRINH DAO TAO CU NHAN NGANH THONG TIN - THU VIEN
TRUONG DH KHOA HOC XA HOI & NHAN VAN
ThS Nguyén Thi Thuy Hanh Bộ môn Thông tin - Thư viện I VÀI NÉT VỀ NGÀNH KHOA HỌC THÔNG TIN - THƯ
VIỆN TRONG KỶ NGUYÊN THÔNG TIN
Xã hội hiện đại là một thế giới mà thông tín đóng một vai trò nổi trội trong tất cả các mặt như quản lý, kinh tế, xã
hột, chính trị, khoa học, văn hóa và di sản Chúng ta gọi đó là xã hội thông tin Ở tất cả các lĩnh vực như giáo đục, nghiên cứu, phát triển khoa học và kỹ thuật, quản lý nhà nước cũng
như trong các doanh nghiệp nhà nước, tư nhân, các nhà lãnh
đạo ở mọi ngành, mọi cấp ngày càng có những đồi hỏi cao
hơn về các thông tin có giá trị, mang tính hiệu quả và dễ truy cập
Việc quản lý thông tin (tạo ra, lưu trữ, xử lý, phân tích, tìm kiếm và phân phối thông tin) đã và đang ngày càng tỏ ra là
một vấn đề trung tâm và then chốt trong các tiến bộ công nghệ
của xã hội Thực vậy, thông tin đã trở thành một nguồn lực
kinh tế, sự phát triển của xa lộ thông tin đã dân chủ hóa việc
Trang 2Khoa học thông tin nghiên cứu đặc tính của thông tin,
lực lượng điều khiển làn sóng thông tin cũng như là các biện pháp quản lý chúng, nhằm tối ưu hóa việc truy cập và sử dụng chúng Ngành khoa học này quan tâm tới việc tạo ra, thu thập, phân tích, tổ chức, phân phối, chuyển giao và sử dụng thông tin được ghi lại cúng như là các tri thức dưới tất cả các hình
thức khác nhau Khoa học thông tin thư viện là điểm giao của rất nhiều ngành, nhất là thư viện, lưu trữ, giao tiếp, tin học, ngôn ngữ, dấu hiệu, nhận thức và quản lý, xã hội học, kinh tế
học, logic hoc, thống kê học, toán học, vv Thực vậy, theo
Ingwersen, chúng ta có thể nhận thấy rất rõ các ngành khoa
học khác có liên quan hoặc ảnh hưởng tới ngành Thông tin -
thư viện qua sơ đồ sau: Interdisciplinary Communication level ồ Disciplinary Psycholo Linguistics ‘ , level y BY g ky” Computei Applied í Lbnian de
level Documentation KHIEAT LANISBIP,
Fig 1 Information sciences viewed as one of several sciences
Trang 3Communication ; nem Epistemology theory Mathematics ones f aN \ Computer sof | {Information| \ Sociology lAI science | ` ` Xf 1 IPsycho ogy [Psycho- Binguistics Hae ingulstics
Fig 2 Scientific disciplines influencing (->) information science
Đã từ lâu, cán bộ thư viện và cán bộ lưu trữ rất quan tam
tới các tài liệu cũng như là việc quản lý chúng, nói một cách
khác là thống kê, bổ sung, phân tích, xử lý, lưu trữ, bảo quản
và khai thác chúng Tất nhiên là họ cũng quan tâm tới các thông tin và các kiến thức mà các tài liệu này chuyển tải Nếu
nhiệm vụ này mà không được thay đổi về căn bản thì các vấn đề trên sẽ mở rộng cùng với sự phát triển nhanh như vũ bão của tin học và của công nghệ thông tin cũng như là sự glao
tiếp Hiện nay, tài liệu, thông tin và kiến thức đang dần dần bị phi vật chất hóa Ngữ cảnh quản lý chúng không được hình
Trang 4việc quản lý thông tin và kiến thức một cách có hiệu quả là một việc làm khẩn thiết
Bên cạnh các cơ quan đặc thù về tư liệu (thư viện, trung tâm tư liệu, cơ quan lưu trữ), có rất nhiều thị trường khác được
gắn trực tiếp với chức năng quản lý thông tin ở trong những
môi trường hoàn toàn mới Có 2 loại chính: môi trường điện tử và môi trường cơ quan Xuất phát từ những ngữ cảnh của thư viện học và lưu trữ học, các môi trường mới này gợi mở cho chúng ta việc đào tạo môn quản lý thông tin điện tử và quản lý chiến lược thông tin
Trong vấn đề lôgic về đào tạo tích hợp và đồng nhất, các
môn học chuyên ngành thông tin thư viện phải quan tâm tới
các vấn đề sau: thông tin đã được tạo ra, ghi lại và ghi nhớ như
thế nào? Thông tin phải được xử lý, đánh giá, phân tích, tổ chức, trình bày như thế nào để có thể định vị được một cách dễ dàng và nhanh chóng? Nhu cầu tin của người dùng được bày tỏ như thế nào? Quá trình tìm tin được mô hình hóa và tối
ưu hóa như thế nào?
Đối tượng nghiên cứu của khoa học Thông tin - Thư viện là những thông tin và kiến thức được ghi lại trên một vật mang tin hiện thời Chúng có thể là âm thanh, hình ảnh, bản chép
tay, ấn phẩm hay điện tử Chúng có thể được ghi trên giấy, trong bộ nhớ máy tính, trên đĩa quang hoặc là trên bất kỳ vật mang tin nào miễn là chúng được bảo quản và phân phối
Tính đặc thù của thông tin liên quan tới: cán bộ thư viện,
cán bộ lưu trữ, cán bộ tìm tin, nhà quản lý tư liệu, các nhà sản
xuất và phân phối cơ sở dữ liệu, các nhà thiết kế-sản phẩm va
công cụ đa phương tiện, các nhà thiết kế web site, các nhà phân tích, các nhà thiết kế hệ thống thông tin, các nhà môi
Trang 5thông tin, các cán bộ làm biên mục, thư mục, các giáo viên
ngành thông tin thư viện
Do những đòi hỏi mới và cấp bách của xã hội đối với cán
bộ thông tin, chương trình đào tạo cử nhân ngành Thông tin - Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội cần phải được cải tiến nội dung của từng
môn học cũng như việc thêm vào một số môn học mới hoặc
bớt di một số môn học không còn phù hợp nữa nhằm nâng cao
chất lượng đào tạo
II CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ ĐƯA MÔN QUẢN LÝ THÔNG TIN
ĐIỆN TỬ VÀO CHƯƠNG TRÌNH GIẢNG DẠY 1 Khái niệm về thông tin điện tử
Thong tin điện tử (tiếng anh la digital information, tiếng
pháp là information numérique) là tất cả các thông tin được trình bày dưới dạng các file và được xử lý bằng máy tính
Thông tin điện tử được gọi như vậy bởi vì nó được biểu thị
hay là được mã hóa dưới dạng số đôi để sao cho có thể được
xử lý bằng máy tính Thông tin điện tử có thể là: các tài liệu dang van bản: tài liệu được soạn thảo Word hay "PDF”); các tài liệu dang 4m thanh (ex.: file "MP3" hay "WAV"); cac tai liệu dạng hình ảnh (ex.: formats "JPEG "va "GIF"); các tài
liệu đạng multmộdia (ex.: PowerPoint, "Flash" ou "SMIL);
v\V.,
2 Các đối tượng sử dụng thông tin điện tử
Tất cả các cơ quan, tổ chức nhà nước cũng như doanh
nghiệp, ngay cả các nhà sản xuất đều là đối tượng sử dụng
thông tin điện tử Chúng ta chỉ cần để ý một chút thì thấy rằng
hàng loạt các tài liệu văn bản (được xử lý với Word, etc.) được
Trang 6viện, trong các văn phòng luật sư, bác sĩ, văn phòng chính phủ, trong các nhà băng,
Các cá nhân cũng sử dụng và tạo ra thông tin điện tử
Thực vậy, dần dần mọi người đều sắm máy tính riêng cho gia đình mình Việc nhận và gửi thư điện tử bây giờ có thể thực hiện ở khắp nơi Truy nhập và tìm tin trên Internet ngày càng
trở nên quen thuộc với mọi người Ngay cả các tấm ảnh và các
đoạn băng video giờ đây cũng có thể được làm với các máy ảnh số và được xử lý bằng các máy tính cá nhân
3 Lợi ích của việc sử dụng thông tin điện tử
Thông tin điện tử có rất nhiều lợi ích so với thông tin chỉ tồn tại dưới dạng giấy:
- Dễ sửa chữa khi đang tạo tin
- Khi thông tin được tạo rồi thì tài liệu không chiếm mất không gian
- Có thể gửi qua thư điện tử hoặc lưu trữ I lượng thông tin
lớn chỉ trên I đĩa CD - ROM
Tất cả các dạng thông tin (hình ảnh, âm thanh, văn bản,
etc.) có thể được lưu trữ trên cùng các vật mang tin giống
nhau (đĩa mềm, CD - ROM ) và được chuyển tải qua cùng
một mạng máy (mạng cục bộ, intranet, extranet, Internet.);
Thông tin điện tử rất dễ tìm: ví dụ, trong hàng ngàn tài
liệu điện tử, chúng ta có thể dễ dàng tìm thấy các tài liệu có từ
“Thong tin - Thư viện”, đó là điều chúng ta hầu như không
dám nghĩ tới đối với các tài liệu được ¡n trên giấy
4 Sự khác nhau giữa việc quản lý thông tin điện tử và thông tin trên giấy
Trang 7nó cũng có hàng loạt các vấn đề riêng Trước tiên nó là một dạng phi vật chất, điều này được hiểu theo nghĩa là chúng ta
không thể nhìn trực tiếp được các file thông tin như là 1 to
giấy mà cần phải có l máy tính và I phần mềm thích hợp dé
đọc hoặc nghe thông tin điện tử Tiếp đó là việc sao chép
chúng quá đễ (điều này liên quan tới vấn đề quyền tác giả),
Vấn đẻ chữ ký trên tài liệu điện tử vẫn chưa có biện pháp khác
phục cũng như tuổi thọ của vật mang tin cũng là một điều hạn
chế so với vật mang tin bằng giấy Từ tất cả các vấn đề trên,
tất cả các phương pháp mà người ta đưa ra tới nay để quản lý thông tin trên giấy một cách có hệ thống cần phải được xem xét lại sao cho thích hợp để có thể áp dụng với thông tin điện
tử
5 Khái niệm về quản lý thông tín điện tử
Thông tin điện tử được sinh ra từ công nghệ, vậy thì một điều tất yếu và tự nhiên là các công cụ để quản lý chúng cũng phải được sinh ra từ công nghệ Nói chung, các công cụ này thường là các phần mềm nhưng đôi khi cũng có thể là các trang thiết bị (vd: scanner), Các công cụ dùng để:
- Tạo tin điện tử
- Chuyển tin điện tử từ dạng này sang dạng khác - Lưu giữ tin điện tử
- Tổ chức tin điện tử - Bảo mật tin điện tử - Tìm tin điện tử
- Xuất bản tin điện tử trên giấy và trên mạng
- Phân phối tin điện tử bằng các biện pháp truyền thống
và qua đường thư điện tử, diễn đàn trao đổi cũng như qua các
Trang 8- Bảo quản lâu dài tin điện tử
6 Sự cần thiết dạy và học phương pháp quản lý thông tin điện tử
Ngày nay, các công cụ để tạo và quản lý tin điện tử vô cùng đa dạng và phong phú Do tầm quan trọng của tin điện tử trong xã hội hiện đại và cũng do tầm cỡ lớn lao về kinh tế và thương mại của chúng vì vậy có rất nhiều công ty và hãng, đặc
biệt là các nhà sản xuất phần mềm đưa ra thị trường rất nhiều
các phần mềm để quản lý tin điện tử Rất nhiều công cụ và phần mềm liên tục được thay đổi và cải tiến với l tốc độ chóng mặt dẫn tới các công cụ và phần mềm mới liên tục ra đời và một số thì tự biến mất
Mỗi một công cụ và ngay cả đối với mỗi một phiên bản
của công cụ hoặc phân mềm đều giới thiệu những đặc thù
riêng để được phân biệt với những cái khác
Khi lần đầu tiên chúng ta học cách sử dụng một phần
mềm, đường cong biểu diễn thời gian học tương đối dài bởi vì
phần mềm này hoàn toàn mới đối với chúng ta Nhưng nếu
chúng ta học lần thứ hai cùng một dạng phần mềm đó thì
đường cong biểu diễn thời gian sẽ chắc chắn giảm đi bởi vì chúng ta thấy rất nhiều các khái niệm trùng nhau trong hai
công cụ Đó là những khái niệm mà một khi chúng ta đã học
và đã làm chủ được rồi thì chúng ta có thể dễ dàng thích nghi
với bất kỳ một công cụ nào khác
7 Dự kiến sơ qua về mục đích yêu cầu và nội dụng của môn học “Quan lý thông tin điện tử”
Sinh viên cần có kiến thức và biết sử dụng thành thạo một số công cụ và phần mềm cơ bản dùng trong công tác quản lý
Trang 9mật tin điện tử, công cu để tìm tin điện tử, công cụ để xuất
bản tin điện tử trên giấy và trên mạng, công cụ để phân phối
tin điện tử bảng các biện pháp truyền thống và qua dudng’thu điện tử, diễn đàn trao đổi cũng như qua các công cụ tìm kiếm,
công cụ để bảo quản lâu dài tin điện tử
Có khả năng quản lý thông tin điện tử cho một cơ quan
thông tin thư viện hoặc một cơ quan, công ty bất kỳ nào đó có nhu cầu cho công việc trên, cụ thể là:
+ Tiến hành và cập nhật các phương pháp kiểm tra và đề
ra được phương hướng tạo ra nguồn tin điện tử của đơn vị
mình công tác
+ Tiến hành và lập kế hoạch chuyển giao thông tin điện
tử
+ Hiểu được và tôn trọng các thủ tục bảo mật thông tin
điện tử của cơ quan
+ Có khả năng tìm kiếm thông tin điện tử ở trong và ngoài cơ quan
+ Chấp nhận thực tiễn liên quan tới việc tổ chức và lưu giữ
thông tin điện tử
+ Xuất bản và phân phối thông tin điện tử bằng các phương pháp truyền thống hoặc thông qua các Web site, các cơ sở dữ liệu, các mạng
+ Áp dụng một cách đúng đắn chính sách bảo quản lâu
dài thông tin điện tử của co quan II KẾT LUẬN
Sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin đã có
ảnh hưởng sâu sắc tới các ngành kinh tế, khoa học, giáo dục
và văn hóa, Ngành khoa học thông tin thư viện là l trong
Trang 10giới, hầu hết các khâu trong quy trình quản lý thư viện (bổ sung trao đổi, biên mục, tìm tin, phục vụ bạn đọc, v.v ) đều
có sự ứng dụng của công nghệ thơng tin Ngồi ra, khái niệm
thông tin điện tử giờ đây không còn xa lạ với chúng ta nữa,
chúng được tạo ra mọi lúc, mọi nơi trong các cơ quan, xí nghiệp, bệnh viện, trường học, trên các mạng thông tin và
ngay với từng cá nhân, từng gia đình Chính từ tình hình thực tế trên, chúng tôi thấy rằng việc cải tiến chương trình và nội
dung đào tạo chuyên ngành thông tin thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn là một việc làm rất cần thiết
và cấp bách, và một trong những cải tiến đó là đưa vào chương
trình khung môn học "Quản lý thông tin điện tử” Như vậy,
sản phẩm do chúng ta đào tạo ra chắc chắn sẽ đáp ứng được
những đòi hỏi của xã hội đối Các cán bộ thông tin thư viện
này vừa có những hiểu biết, kiến thức sâu về chuyên môn vừa
có kỹ năng thực hành cao, làm chủ được các phần mềm va thiết bị có liên quan tới vấn đề quản lý và phân phối thông tin
đa dạng
"J'ai pu trouver ce que je cherchais parce que je suis monté sur les 6paules de la génération qui m'avait précédé"
Sir Isaac Newton
TAI LIEU THAM KHAO
1- Bernhard, Paulette Notes de cours BLT 6019 “Sciences et
profession de l’information”
2- Le Coadic, Yves-Francois “Une science, une industrie
pour |’ information.” In: La science de |” information Paris:
Trang 113- Deschatelets, Gilles Notes de cours BLT 6026 “La communication de information’, 1997
4- Ingwersen, Peter “Information and science in
context “Libri, vol 47, no 2, 1992, pp 99-135