Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại công ty TNHH Công nghệ COSMOS

Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Công nghệ COSMOS em nhậnthấy công ty đã chú trọng tới hoạt động mua hàng và cụ thể là công tác xây dựng kếhoạch mua hàng cũng đã đạt được những

TÓM LƯỢC KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

1 Tên đề tài: “ Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại công ty

TNHH Công nghệ COSMOS”

2 Giáo viên hướng dẫn: Th.s Bùi Minh Lý.

3 Sinh viên thực hiện: Trần Thị Vượng, Lớp K45A7,khoa Quản trị doanh

nghiệp, trường Đại học Thương Mại

4 Thời gian thực hiện: Từ 06/03/2013 đến 03/05/2013

5 Mục đích nghiên cứu:

Hệ thống hoá những lý luận cơ bản về công tác xây dựng kế hoạch muahàng ở một doanh nghiệp làm cơ sở khoa học cho việc phân tích thực trạng và đềxuất các giải pháp

Phân tích và đánh giá thực trạng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tạiCông ty TNHH Công nghệ COSMOS làm cơ sở thực tế cho việc đề xuất các giảipháp

Đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kếhoạch mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ COSMOS trong thời gian tới

6 Nội dung chính: Đề tài được chia làm 3 chương như sau:

Chương 1: Những lý luận cơ bản về công tác xây dựng kế hoạch mua hàngcủa doanh nghiệp

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác xây dựng kế hoạchmua hàng tại công ty TNHH Công nghệ COSMOS

Chương 3: Các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác xây dựng

kế hoạch mua hàng tại công ty TNHH Công nghệ COSMOS

7 Kết quả chính đạt được:

Bộ số liệu về kết quả điều tra, phỏng vấn

Báo cáo tóm tắt đề tài

Báo cáo chính thức khóa luận tốt nghiệp

Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS Bùi Minh Lý - giảng viên

bộ môn Quản trị doanh nghiệp thương mại đã tận tình hướng dẫn, chỉnh sửa giúp

em hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp cũng như làm báo cáo thực tập tổng hợp trước

đó Đồng cảm ơn cán bộ công nhân viên Công ty TNHH và Công nghệ COSMOS

đã nhiệt tình giúp em tìm hiểu, nghiên cứu tình hình kinh doanh thực tế của công tyqua đó có thể áp dụng những kiến thức đã học từ giảng đường vào thực tế

Mặc dù đã cố gắng nhưng do hạn chế về thời gian và kiến thức nên bài khóaluận vẫn còn nhiều thiết sót Vì vậy, em rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy

cô để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 14 tháng 4 năm 2013

Sinh viên thực hiện

Trần Thị Vượng

MỤC LỤC

TÓM LƯỢC KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU vii

DANH MỤC SƠ ĐỒ HÌNH VẼ viii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ix

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 5

NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 5

1.1 Các khái niệm liên quan đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp 5

1.1.1 Mua hàng 5

1.1.2 Quản trị mua hàng 5

1.1.3 Kế hoạch mua hàng 5

1.1.4 Lập kế hoạch mua hàng 6

1.1.5 Nhu cầu mua hàng 6

1.1.6 Xác định nhu cầu mua hàng 6

1.1.7 Mục tiêu mua hàng 6

1.1.8 Phương án mua hàng 6

1.1.9 Ngân sách mua hàng 6

1.2 Các nội dung chủ yếu của công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp 6 1.2.1 Nội dung và căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng 6

1.2.1.1 Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp 6

1.2.1.2 Các căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng 8

1.2.2 Xác định nhu cầu mua hàng 10

1.2.2.1 Quy trình xác định nhu cầu mua hàng 10

1.2.2.2 Nội dung xác định nhu cầu mua hàng 11

1.2.3 Xác định mục tiêu và phương án mua hàng 12

1.2.3.1 Xác định mục tiêu mua hàng 12

1.2.3.2 Xác định phương án mua hàng 12

1.2.3.3 Xác định ngân sách mua hàng 13

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp 13

1.3.1 Các nhân tố bên trong 13

1.3.2 Các nhân tố bên ngoài 14

CHƯƠNG 2 16

PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ COSMOS 16

2.1 Khái quát về công ty TNHH Công nghệ COSMOS 16

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 16

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ 16

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh của công ty 17

2.1.4 Lĩnh vực ngành nghề sản xuất kinh doanh 18

2.1.5 Môi trường kinh doanh 18

2.1.5.1 Môi trường vĩ mô 18

2.1.5.2 Môi trường vi mô 19

2.1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh 19

2.2 Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty TNHH Công nghệ COSMOS 20

2.2.1 Khái quát về hoạt động mua hàng của công ty TNHH Công nghệ COSMOS 20

2.2.2 Thực trạng về nội dung và căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty TNHH Công nghệ COSMOS 23

2.2.2.1 Nội dung kế hoạch mua hàng của công ty TNHH Công nghệ COSMOS 23

2.2.2.2 Căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty TNHH công nghệ COSMOS 24

2.2.3 Thực trạng công tác xác định nhu cầu mua hàng của công ty TNHH công nghệ COSMOS 25

2.2.4 Thực trạng công tác xác định mục tiêu và phương án mua hàng của công

ty TNHH Công nghệ COSMOS 26

2.2.4.1 Xác định mục tiêu mua hàng của công ty TNHH Công Nghệ COSMOS26 2.2.4.2 Xác định phương án mua hàng của công ty TNHH Công nghệ COSMOS 28

2.2.4.3 Xác định ngân sách mua hàng của công ty TNHH công nghệ COSMOS 29

2.3 Kết luận từ thực trạng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại công ty TNHH Công nghệ COSMOS 30

2.3.1 Những thành công và nguyên nhân: 30

2.3.2 Những tồn tại và nguyên nhân 31

CHƯƠNG 3 33

CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ COSMOS 33

3.1 Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới 33

3.1.1 Mục tiêu phát triển hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian tới 33

3.1.2 Phương hướng hoạt động của công ty trong những năm tới 33

3.2 Các quan điểm nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty TNHH Công nghệ COSMOS trong thời gian tới 34

3.2.1 Quan điểm hoàn thiện các nội dung của kế hoạch mua hàng của công ty 34

3.2.2 Quan điểm nhằm hoàn thiện các căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty 34

3.2.3 Quan điểm nhằm hoàn thiện công tác xác định nhu cầu mua hàng 34

3.2.4 Quan điểm nhằm hoàn thiện công tác xác định mục tiêu và phương án mua hàng 35

3.2.5 Quan điểm nhằm hoàn thiện công tác xây dựng ngân sách mua hàng của công ty 35

3.3 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại công ty TNHH công nghệ COSMOS 35

3.3.1 Các giải pháp nhằm hoàn thiện nội dung kế hoạch mua hàng của công ty 35

3.3.2.Các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xây dựng kế hoạch mua hàng 36

3.3.3.Các giải pháp nhằm hoàn thiện căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng 37

3.3.4 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xác định nhu cầu mua hàng của công ty 38

3.3.5 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xác định mục tiêu, phương án mua hàng 38

3.3.6.Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng ngân sách mua hàng 40

3.3.7.Các giải pháp nhằm hỗ trợ cho công tác xây dựng kế hoạch mua hàng 41

3.3.8 Các kiến nghị với nhà nước và cơ quan cấp trên 42

HỆ THỐNG TÀI LIỆU THAM KHẢO 43

PHỤ LỤC 1 44

DANH MỤC BẢNG BIỂU

1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Công

3 Theo dõi kết quả mua hàng của công ty TNHH Công

nghệ COSMOS qua các năm 2010, 2011, 2012

26

4 Căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty TNHH

Công nghệ COSMOS

28

5 Các khoản chi phí cho hoạt động mua hàng của công ty

TNHH Công nghệ COSMOS năm 2010, 2011, 2012

33

7 Nội dung và thứ tự ưu tiên bản kế hoạch mua hàng 42

DANH MỤC SƠ ĐỒ HÌNH VẼ

Sơ đồ 01 Bộ máy hoạt động kinh doanh của công ty 20

Hình 1 Những mục tiêu mua hàng của công ty 31

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ATLĐ: An toàn lao động

BPSX: Bộ phận xản xuất

CBCNV: Cán bộ công nhân viên

CIC: COSMOS Industry Company

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong bối cảnh của nền kinh tế hội nhập toàn cầu, Việt Nam trở thành thànhviên chính thức của WTO, nền kinh tế nước ta trở nên năng động hơn bao giờ hết.Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thế giới, kinh tế Việt Nam cũng chứa đựngnhiều cơ hội và thách thức cho các doanh nghiệp trong nước nhất là các doanhnghiệp vừa và nhỏ

Xét trên mọi góc độ, mọi hình thức của doanh nghiệp thì bất kỳ doanhnghiệp nào bao giờ cũng có hoạt động mua hàng Mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bảncủa hoạt động sản xuất kinh doanh, là điều kiện đề doanh nghiệp tồn tại và phát triển.Mua hàng tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng Doanh nghiệp muốn bán đượchàng được thì tất yếu phải làm tốt từ khâu mua hàng Do vậy, doanh nghiệp hoàn thiệntốt công tác mua hàng thì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mới đạthiệu quả

Bên cạnh đó, nghiệp vụ mua hàng là nghiệp vụ rất quan trọng trong việcsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kế hoạch mua hàng là kế hoạch cơ bản gópphần tạo dựng sự thành công trong kinh doanh của doanh nghiệp Chính vì điều nàycông tác xây dựng kế hoạch mua hàng là vấn đề cấp thiết trong việc hoạch địnhchiến lược tổng thể của doanh nghiệp

Ngày nay, hầu hết ở các doanh nghiệp Việt Nam công tác mua hàng đã đượcquan tâm đúng mức Bởi mua hàng là một nghiệp vụ vô cùng quan trọng Chi phícho công tác mua hàng luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh Tuynhiên,tại một số doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động mua hàng còn rất sơ sài, chưa

có các kế hoạch mua hàng cụ thể Điều này cho thấy sự chủ quan trong công tácquản trị mua hàng của doanh nghiệp và nó có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đếntình hình sản xuất kinh doanh của công ty

Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Công nghệ COSMOS em nhậnthấy công ty đã chú trọng tới hoạt động mua hàng và cụ thể là công tác xây dựng kếhoạch mua hàng cũng đã đạt được những thành công nhất định Tuy nhiên, trongtình hình kinh tế khó khăn như hiện nay, cùng với đặc thù là một công ty chuyênsản xuất linh kiện xe gắn máy công ty đã gặp không ít khó khăn trong công tác xâydựng kế hoạch mua hàng Do đó, vấn đề hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạchmua hàng là một vấn đề cấp bách đối với công ty

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài

Qua tìm hiểu một số công trình nghiên cứu về công tác xây dựng kế hoạchmua hàng, em đã tìm được một số công trình nghiên cứu như sau:

Đề tài 1: Hoàn thiện công tác lập kế hoạch mua hàng tại công ty cổ phần VIX - Đỗ Thị Dung K44A6, Khoa Quản trị doanh nghiệp, trường Đại học Thương

Mại Công trình nghiên cứu đã hệ thống hóa được những vấn đề cơ bản về công tác

xây dựng kế hoạch mua hàng và đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện công tác xâydựng kế hoạch mua hàng của công ty Cổ phần VIX đối với tất cả các mặt hàng kinhdoanh trên thị trường của công ty.

Đề tài 2: Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại công ty cổ phần XNK An Dương – Lê Thị Giang K43A2, Khoa quản trị doanh nghiệp, trường

Đại học Thương Mại Công trình nghiên cứu đã hệ thống hóa được các vấn đề cơbản về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng và đã đưa ra một số giải pháp nhằmhoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại công ty Cổ phần XNK AnDương với tất cả các bộ phận có liên quan và với tất cả các mặt hàng kinh doanh

Đề tài 3: Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại công ty cổ phần truyền thông 5P – Trương Thế Hiển – K5HQ1C, Khoa Quản trị doanh nghiệp,

trường Đại học Thương Mại Công trình nghiên cứu nhìn chung đã hệ thống hóađược các vấn đề cơ bản về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng cũng như đề ramột số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua tất cả các mặthàng với tất cả các bộ phận có liên quan tại công ty Cổ phần truyền thông 5P

Đề tài 4: Hoàn thiện quá trình mua hàng tại công ty Cổ phần ATQ – Nguyễn

Thị Thu Hương- K42A3, Khoa Quản trị doanh nghiệp, trường Đại học ThươngMại Công trình nghiên cứu đã hệ thống hóa được các vấn đề cơ bản về quá trìnhmua các mặt hàng cũng như đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình muatất cả các mặt hàng tại công ty Cổ phần ATQ

Nhận xét:

Nhìn chung các đề tài trên đã giải quyết được những lý luận cơ bản về côngtác xây dựng kế hoạch mua hàng cũng như vận dụng những lý luận đó đi sâu phântích, nghiên cứu thực tế tại đơn vị thực tập của mình Tuy nhiên, cho đến nay vẫnchưa có công trình nào nghiên cứu về “ Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch

mua hàng tại công ty TNHH Công nghệ COSMOS” Do đó, em quyết định xác lập vấn đề nghiên cứu đề tài là: “ Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại công ty TNHH Công nghệ COSMOS”.

- Phân tích và đánh giá thực trạng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tạiCông ty TNHH Công nghệ COSMOS làm cơ sở thực tế cho việc đề xuất các giảipháp

- Đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kếhoạch mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ COSMOS trong thời gian tới.

4 Phạm vi nghiên cứu

- Về mặt không gian

Đề tài tập trung nghiên cứu về công tác xây dựng kế hoạch mua các mặt hàngnguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất tại bộ phận mua hàng công ty TNHHcông nghệ COSMOS

- Về mặt thời gian

Đề tài nghiên cứu, thu thập, phân tích, xử lý dữ liệu về hoạt động kinh doanh nóichung và về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại bộ phận mua hàng nói riêng củacông ty TNHH Công nghệ COSMOS trong thời gian 3 năm từ 2010 đến 2012

5 Phương pháp nghiên cứu

a Các phương pháp thu thập dữ liệu

a.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp.

Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm đốivới một số thành viên trong công ty và các câu hỏi phỏng vấn với các nhà quản trịcấp cao của công ty để thu thập những thông tin, dữ liệu cần thiết cho quá trìnhnghiên cứu đề tài

 Phiếu điều tra trắc nghiệm:

Mục đích của việc sử dụng phương pháp này là nhằm thu thập nhữngthông tin về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty một cách kháchquan, do các nhà lãnh đạo cũng như nhân viên của công ty cung cấp

Phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế 9 câu, mỗi câu có nhiều phương ántrả lời khác nhau, giúp cho người hỏi có câu trả lời phù hợp nhất về thực trạng côngtác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp

(Mẫu phiếu điều tra trắc nghiệm ở phụ lục số 1)

Em đã thực hiện phương pháp phiếu điều tra trắc nghiệm để thu thập thôngtin như sau:

Bước 1: Lập phiếu điều tra trắc nghiệm

Bước 2: Lựa chọn đối tượng điều tra

Bước 3: Thu thập thông tin điều tra trắc nghiệm

Bước 4: Tổng hợp và xử lý kết quả điều tra

 Phương pháp phỏng vấn:

Đối tượng tiến hành phỏng vấn bao gồm Giám đốc, Phó Giám đốc,Trưởng phòng tài chính nhân sự Bảng câu hỏi phỏng vấn gồm 5 câu chủ yếu tậptrung vào công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty

(Mẫu câu hỏi phỏng vấn ở phụ lục số 2)

Em tiến hành phương pháp điều tra bằng phương pháp phỏng vấn để thu thậpthông tin như sau:

Bước 1: Lập bảng câu hỏi phỏng vấn

Bước 2: Lựa chọn đối tượng phỏng vấn và lên kế hoạch hẹn phỏng vấn

Bước 3: Tiến hành phỏng vấn

Bước 4: Phân tích và nhận xét: Sau khi ghi chép phỏng vấn, tiến hành tổnghợp câu trả lời cảu đối tượng được phỏng vấn làm cơ sở để phân tích kết quả điềutra và đưa ra nhận xét đúng đắn về thực trạng xây dựng kế hoạch mua hàng củacông ty

a.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp.

Các dữ liệu thứ cấp được lựa chọn làm dữ liệu nghiên cứu tại công ty là từbáo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo tổng kết tình hình mua hàng và đặthàng của công ty, kế hoạch mua hàng trong thời gian tới của công ty, báo cáo tàichính, nhân sự…trong 3 năm từ năm 2010 đến năm 2011

Mục đích của việc nghiên cứu dữ liệu thứ cấp nhằm phân tích, nhân xét, đánhgiá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm các số liệu liên quan đếnhoạt động mua hàng trong thời gian vừa qua cũng như các kế hoạch mua hàng củacông ty

b Phương pháp phân tích dữ liệu

b.1 Phương pháp phân tích dưa liệu sơ cấp.

- Phương pháp điều tra trắc nghiệm: Tiến hành phân tích xem tổng số phiếuthu về đối chiếu với tổng số phiếu phát ra Tiến hành tổng hợp và phân tích kết quả

mà phiếu điều tra nhận được Mỗi phương án xem có bao nhiêu người lựa chọn, từ

đó đưa ra các nhận xét về các kết quả điều tra

- Phương pháp phỏng vấn: Phân tích những nhận xét, nhận định, đánh giá cảucác chuyên gia về vấn đề phỏng vấn, từ đó rút ra các kết luận chung về tình hìnhxây dựng kế hoạch mua hàng tại công ty

b.2 Phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp.

- Phương pháp phân tích, so sánh, đối chiếu: Đây là phương pháp nhằm sosánh, đối chiếu, phân tích giữa các dữ liệu, chỉ số, nhằm đánh giá được sự thay đổi,tăng trưởng qua các năm Từ đó nêu nhận định về hoạt động của công ty và côngtác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty

6 Kết cấu đề tài

Kết cấu bài khóa luận bao gồm 3 chương:

Chương 1: Những lý luận cơ bản về công tác xây dựng kế hoạch mua hàngcủa doanh nghiệp

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác xây dựng kế hoạch muahàng tại công ty TNHH Công nghệ COSMOS

Chương 3: Các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kếhoạch mua hàng tại công ty TNHH Công nghệ COSMOS

CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH

MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP

1.1 Các khái niệm liên quan đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng

của doanh nghiệp.

1.1.1 Mua hàng

Về bản chất kinh tế mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyểngiao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồnhàng Thực chất, mua hàng là hoạt động nhằm tạo ra nguồn lực hàng hóa để triểnkhai toàn bộ hệ thống hậu cần Do đó, chất lượng và chi phí hậu cần chịu ảnh hưởnglớn của hoạt động mua hàng

Bên cạnh đó, mua hàng còn được hiểu là hoạt động kinh tế phản ánh quan hệtrao đổi hàng hóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuậnnhằm đạt được lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhucầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu tiền về

Đối với doanh nghiệp thương mại, mua hàng là nghiệp vụ kinh doanh thươngmại của doanh nghiệp sau khi xem xét chào hàng, mẫu hàng, chất lượng hàng hóa,giá cả hàng hóa, doanh nghiệp thương mại thỏa thuận điều kiện mua bán, giao nhận

và thanh toán tiền với đơn vị bán hàng

1.1.2 Quản trị mua hàng

Quản trị mua hàng là quản trị một hoạt động cụ thể, một lĩnh vực cụ thể củaquá trình kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại Đó là hoạt động của các nhàquản trị doanh nghiệp nói chung và các nhà quản trị mua hàng nói riêng liên quanđến quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra, kiểm soát hoạt động mua bánhàng hóa của doanh nghiệp

Xét theo quan điểm của quản trị tác nghiệp, quản trị mua hàng là tổng hợpcác hoạt động lập kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng, kiểm soát muahàng nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp

Quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại là hoạt động quản trị chứcnăng chủ yếu của doanh nghiệp Vai trò quan trọng của quản trị mua hàng xuất phát

từ tầm quan trọng của hoạt động mua hàng đối với doanh nghiệp

trên cần mua với số lượng bao nhiêu, hình thức mua, giá mua dự tính, thời điểmmua, nhà cung cấp dự tính…như thế nào?

1.1.4 Lập kế hoạch mua hàng

Lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp là quá trình xác định một hệ thốngcác chỉ tiêu của nhu cầu mua hàng, xác định các chính sách mua hàng và xây dựngcác phương án mua hàng

1.1.5 Nhu cầu mua hàng

Nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp là danh sách các hàng hóa, dịch vụ màcác doanh nghiệp cần mua trong một chu kì sản xuất kinh doanh nhất định Nhu cầumua hàng của doanh nghiệp bao gồm hai nhóm chính: nhóm nhu cầu phục vụ nhucầu khách hàng của doanh nghiệp, nhóm nhu cầu đáp ứng nhu cầu hoạt động hànhchính và vận hành của doanh nghiệp

1.1.6 Xác định nhu cầu mua hàng

Xác định nhu cầu mua hàng là nội dung quan trọng nhất trong quá trìnhhoạch định mua hàng Xác định nhu cầu mua hàng nhằm xác định danh mục hànghóa và dịch vụ cần mua đáp ứng chu kì sản xuất kinh doanh nghiệp Nắm bắt đượcnhu cầu mua hàng của doanh nghiệp là bước thu thập dữ liệu để triển khai công tácmua hàng hiệu quả trong thời điểm hiện tại và tương lai

1.1.7 Mục tiêu mua hàng

Mục tiêu mua hàng là những kết quả mua hàng mà doanh nghiệp mongmuốn đạt được trong và sau quá trình mua hàng trong một thời gian nhất định nào

đó Mục tiêu mua hàng có thể là mục tiêu trước mắt hay mục tiêu lâu dài mà công ty

cố gắng thực hiện Tuy vậy, mục tiêu mua hàng phải phục vụ cho việc thực hiệnmục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn

1.1.8 Phương án mua hàng

Phương án mua hành là một tài liệu cần thiết đảm bảo sự thành công cho hoạtđộng mua hàng của doanh nghiệp Phương án mua hàng được xây dựng trên cơ sởchính sách và kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp, thường được thể hiện dướihình thức bản mô tả hàng hóa cần mua, hay phương án mua hàng chi tiết…

1.2.1 Nội dung và căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng

1.2.1.1 Nội dung kế hoạch mua hàng

Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp là sản phẩm của quá trình lập kếhoạch mua hàng Kế hoạch mua hàng giúp xác định rõ trong thời gian tới để đápứng nhu cầu của DN: cần phải mua những mặt hàng gì? Tên hàng? Mã hàng, mã

hiệu tiêu chuẩn, thông số kĩ thuật…giúp phản ánh mặt hàng cần mua Đồng thời, kếhoạch mua hàng cũng giúp xác định rõ mỗi mặt hàng đã xác định trên cần mua với

số lượng bao nhiêu? Hình thức mua; giá mua dự tính; thời điểm mua; nhà cung cấp

Kế hoạch mua hàng có các nội dung chủ yếu sau:

a Mặt hàng cần mua (mua cái gì?)

Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thương mại cần xác định rõ trong thờigian tới để đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp cần phải mua các mặt hànggì? Tên mặt hàng, mã hiệu, các tiêu chuẩn thông số kĩ thuật của mặt hàng giúp phảnánh, định hình mặt hàng cần mua Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần phải xác địnhcác mặt hàng cần mua là mặt hàng thuộc danh mục mặt hàng truyền thống haynhững sản phẩm dịch vụ mới , mặt hàng đó có nguồn cung ứng nội địa hãy ngoạinhập.Để từ đó doanh nghiệp có những động thái thích hợp giúp hoạt động mua hàngđạt hiệu quả

b Số lượng hàng mua (mua bao nhiêu?)

Kế hoạch mua hàng cần làm rõ những mặt hàng cần mua sẽ được mua với sốlượng bao nhiêu? Một số trường hợp doanh nghiệp tiến hành mua hàng theo lô lớn

và có định mức dự trữ lớn hoặc có thể mua theo nhu cầu với định mức dự trữ nhỏ.Một sô doanh nghiệp áp dụng mức dự trữ bằng không Thông thường doanh nghiệp

cố gắng mua hàng với mức dự trữ thấp nhất nhằm tiết kiệm chi phí dự trữ, tránh cácrủi ro do nhu cầu thị trường thay đổi hoặc giá cả có thể giảm

c Hình thức mua hàng ( mua như thế nào?)

Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp cũng cần làm rõ hình thức mua hàngđược áp dụng Có nhiều hình thức mua hàng, doanh nghiệp có thể lựa chọn chomình những hình thức mua hàng như sau:

+ Mua theo đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng yêu cầu cụ thể về hàng hóa, dịch vụ

do người mua hàng lập và gửi cho nhà cung cấp theo nội dung chào hàng và báo giácủa nhà cung cấp trước đó

+ Mua theo hợp đồng mua hàng: Hợp đồng mua hàng quy định chặt chẽquyền lợi và nghĩa vụ của hai bên mua bán và là bước đi tiếp theo sau khi đàm phán

và thương lượng mua hàng

+ Mua kí gửi: Đây là hình thức mua mà một cá nhân hay doanh nghiệp nhờdoanh nghiệp bán giúp một lô hàng nào đó Khi mua hàng kí gửi, doanh nghiệp sẽtiến hành thanh toán với nhà cung cấp sau khi hàng hóa được bán Trong trườnghợp không bán được hàng doanh nghiệp có thể gửi trả lại hàng nhà cung cấp.

+ Chọn mua: Chọn mua là việc doanh nghiệp tiến hành mua hàngkhông đặttrước với nhà cung cấp

+ Mua qua đại lý: Doanh nghiệp sử dụng các đại lý để thu mua hàng hóa.Hình thức này áp dụng với những mặt hàng không tập trung và không thườngxuyên

+ Liên doanh liên kết tạo nguồn hàng: Doanh nghiệp chủ động phát huy lợithế của mình để liên kết với các doanh nghiệp khác tạo nguồn hàng ổn định và kiểmsoát chất lượng hàng hóa

d Giá mua dự tính

Trong kế hoạch mua hàng cũng cần phải dự trù về mức giá mà doanh nghiệp

có thể mua với từng mặt hàng Mức giá dự tính được xác định dựa vào mức giá đầuvào đối với loại hàng hóa đó và mức giá chào bán của nhà cung cấp

e Thời điểm mua hàng (khi nào mua?)

Doanh nghiệp sẽ quyết định mua hàng theo phương pháp đúng thời điểmhay mua hàng vào các thời điểm khác nhau Mua đúng thời điểm đi liền với việcchia nhỏ số lượng hàng mua Nó cho phép giảm chi phí dự trữ, tuy nhiên nó chứađựng nguy cơ bất ổn về nguồn hàng

1.2.1.2 Các căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng

Để xây dựng một kế hoạch mua hàng hoàn chỉnh doanh nghiệp cần căn cứ vào:

a Căn cứ vào giá trị hàng mua

Doanh nghiệp có kế hoạch mua hàng khác nhau với từng loại hàng hóa khácnhau tùy theo mức độ quan trọng của giá trị hàng mua Hàng mua có giá trị càng caothì kế hoạch mua hàng cần xác định cụ thể chi tiết Doanh nghiệp sử dụng nguyên lýPareto để phân chia hàng hóa, dịch vụ mình mua theo giá trị thành 3 nhóm A, B, C Vídụ:

Nhóm A: bao gồm những hàng hóa có giá trị hàng năm chiếm từ 60%- 70%tổng giá trị hàng mua, khi đó số lượng chỉ chiếm khoảng 10% - 20% tổng lượnghàng.

Nhóm B: bao gồm những hàng hóa có giá trị hàng năm ở mức trung bình từ20% - 30% so với tổng giá trị hàng mua, ứng với số lượng chiếm khoảng 25% -30% tổng số lượng hàng

Nhóm C: bao gồm những loại hàng hóa có giá trị hàng năm nhỏ, chiếm khoảng5% - 15% so với tổng giả trị hàng mua nhưng số lượng chiếm 50% - 60% tổng lượnghàng

Phân tích ABC về doanh số mua theo chủng loại hàng hóa cho phép lập kếhoạch mua hàng phù hợp

Các sản phẩm nhóm A là đối tượng cần quan tâm nhiều nhất, phải được phântích về giá trị hàng hóa và cần đánh giá kĩ càng người cung ứng Các sản phẩmnhóm A phải giao cho những người có kinh nghiệm, các sản phẩm nhóm C giao chonhững người mới vào nghề Trong một số trường hợp, các sản phẩm nhóm A là đốitượng mua tập trung, các nhóm khác là phi tập trung Các sản phẩm nhóm A trongtrường hợp có thể là đối tượng của toàn bộ thị trường với việc giao nhận thườngxuyên để hạn chế dự trữ Những nhà cung ứng loại hàng A là đối tượng theo dõi đặcbiệt: phân tích tình hình tài chính, sự thuyên chuyển các chức vụ chủ chốt, đổi mới

kỹ thuật Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức muahàng cho phép tăng sự chủ động của mình như liên kết gia công, tự sản xuất…

Ngược lại, đối với mặt hàng thuộc nhóm C, doanh nghiệp có thể áp dụng quytrình mua hàng đơn giản hơn, với quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp đơngiản, có thể phân cấp, phân quyền mạnh hơn trong mua hàng

b Căn cứ vào mức độ rủi ro trong mua hàng

Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào mức độ rủi ro khimua hàng Rủi ro trong mua hàng càng cao, doanh nghiệp càng cần phải quan tâmsát sao đến công tác mua hàng để giảm thiểu rủi ro Trong trường hợp này, doanhnghiệp thường mua hàng số lượng ít hơn, ưu tiên nhà cung cấp truyền thống, quytrình phân tích đánh giá chặt chẽ, sự giám sát cả quản lý cấp cao chặt chẽ hơn

Rủi ro trong mua hàng cao hay thấp được xác định dựa trên cơ sở phân tíchcác yếu tố gây trở ngại cho quá trình mua hàng của doanh nghiệp Các yếu tố này cóthể đến từ bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp

Ví dụ: rủi ro đến từ nhà cung cấp có nguy cơ phá sản của nhà cung ứng,khoảng cách địa lý của nguồn hàng, nhà cung cấp có sức ép lớn, hay mức độ liênkết giữa các nhà cung cấp, các yếu tố pháp luật liên quan…

c Căn cứ vào tình hình thị trường

Tình hình thị trường là căn cứ quan trọng trong xây dựng kế hoạch mua hàng

Để tiến hành phân tích thị trường, doanh nghiệp tiến hành thu thập các thông tin

liên quan đến cung và cầu trên thị trường, xu hướng biến động của nhu cầu và cungứng, vị thế của nhà cung cấp, các yếu tố pháp lý, các quy trình, các hệ tiêu chuẩnhiện hành…

d Các căn cứ khác

Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp: là căn cứ quan trọng nhất để xâydựng kế hoạch mua hàng, cụ thể là xác định nhu cầu mua hàng Với doanh nghiệpthương mại kế hoạch mua hàng được xây dựng chủ yếu dựa trên kê hoạch bán hàng

và kế hoạch dự trữ

Khả năng tài chính của doanh nghiệp: là căn cứ quan trọng để xây dựng kếhoạch mua hàng Yếu tố này ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch mua hàng trênmột số phương diện sau:

- Số lượng hàng mua và số lượng hàng hóa dự trữ: Thông thường nếu doanhnghiệp có khả năng tài chính tốt thì có thể triển khai mua hàng với số lượng lớn

- Chủng loại, mẫu mã hàng hóa và dịch vụ: với khả năng tài chính tốt hơn thìdoanh nghiệp có thể mua hàng hóa với chủng loại mẫu mã phong phú hơn, chấtlượng tốt hơn…

- Thời điểm mua hàng: thông thường khả năng tài chính ảnh hưởng đến thờiđiểm mua hàng vì nó ảnh hưởng đến thời điểm thanh toán hàng mua và số lượngvốn hàng hóa dự trữ

Đặc điểm của sản phẩm dịch vụ Với mỗi sản phẩm và dịch vụ, kế hoạch muahàng được xác định mang tính đặc thù riêng: tính thời vụ, tính thời trang, tính kỹthuật và tính công nghệ cao, tính mới mẻ đối với doanh nghiệp

Khả năng dự trữ của doanh nghiệp: ảnh hưởng đến số lượng hàng hóa cầnmua Ngày nay, thông thường các doanh nghiệp áp dụng mức dự trữ hàng hóa bằngkhông nhằm giảm thiểu chi phí bảo quản Bên cạnh đó, doanh nghiệp phân phốithường chú trọng mua hàng nhiều để tận dụng các ưu đãi thời điểm trên thị trường

Những điều kiện pháp lý tiêu chuẩn hiện hành: hàng hóa và dịch vụ giao dịchphải tuân theo quy định hiện hành của Viêt Nam hoặc tại quốc gia sử dụng, hoặccác dịch vụ sẽ được cung ứng tuân thủ các quy định hiện hành của quốc gia sở tại.Những quy định về pháp lý có ảnh hưởng đến các yếu tố thuộc về điều kiện vậnhành của sản phẩm, cũng như đến chi phí liên quan đến triển khai mua hàng Thôngthường quy định về bảo vệ môi trường, văn hóa có ảnh hưởng lớn nhất đến công tácmua hàng Thủ tục chuyển nhượng, thủ tục hải quan, thuế ảnh hưởng đến thời giangiao hàng và chi phí mua hàng

1.2.2 Xác định nhu cầu mua hàng.

1.2.2.1 Quy trình xác định nhu cầu mua hàng.

Quy trình xác định nhu cầu mua hàng cụ thể hoá chính sách mua hàng củadoanh nghiệp Với doanh nghiệp thương mại, nhu cầu mua hàng được xác định theo

nhóm sản phẩm chú trọng đến nét đặc trưng của từng nhóm Có ba quy trình cơ bản

để xác định nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp

+ Dưới – Trên (Down- Top): Các đơn vị bộ phận trong doanh nghiệp chủđộng đưa xác định và đề xuất nhu cầu về hàng hoá và dịch vụ cần mua Chuyển lêncấp trên tổng hợp và lên danh mục hàng hóa, dịch vụ cần mua cho toàn doanhnghiệp trong từng thời kì

+ Trên - dưới – trên(Top- Down- Top): Cấp doanh nghiệp đề xuất các loại hàng hoá dịch vụ cần mua, đưa xuống các bộ phận để tham khảo ý kiến các đơn vị kinh doanh và ra quyết định mua

+ Trên - dưới (Top- Down): Cấp trên sẽ gợi ý các hàng hoá cần mua sau đóbên dưới sẽ quyết định cần và nên mua loại hàng hoá, dịch vụ nào

1.2.2.2 Nội dung xác định nhu cầu mua hàng

- Xác định nhu cầu mua hàng thông thường:

Nhu cầu mua hàng được xác định trước hết là căn cứ vào nhu cầu sản xuất vàbán ra của doanh nghiệp Ví dụ với DNTM thường dựa vào công thức cân đối sau

để xác định nhu cầu mua hàng:

M + Dđk = B + Dck

Trong đó:

M – lượng hàng cần mua (nhập) vào trong toàn bộ kì kinh doanh;

B – lượng hàng cần bán ra ( theo kế hoạch) cảu doanh nghiệp trong kì;

Dđk – lượng hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp ở đầu kì kình doanh;

Dck – lượng hàng dự trữ cuối kì (kế hoạch) để chuẩn bị cho kì kinh doanh tiếp theo

Từ đó, nhu cầu cần mua (nhập vào) trong kì như sau:

M = B + Dck – Dđk

Công thức trên để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng Tổng lượnghàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng mua vào của từng mặthàng

- Xác định nhu cầu mua một số mặt hàng dịch vụ đặc thù:

+ Xác định nhu cầu mua bao bì, tem nhãn mác:

Nhu cầu về bao bì hàng hóa được xác định tỉ lệ thuận với số lượng hàng hóabán ra Tùy theo nhu cầu mua hàng hóa, doanh nghiệp sẽ xác định nhu cầu mua bao

bì Thông thường với doanh nghiệp thương mại bao bì được chia làm hai nhóm: bao

bì dùng chung cho các sản phẩm như túi hộp đựng, bao bì riêng cho từng loại sảnphẩm

+ Xác định nhu cầu mua sở hữu trí tuệ và nhượng quyền thương mại

Doanh nghiệp cần chú ý đến ba phương diện:

Thứ nhất: phương diện tài chính, đây là những hoạt động có chi phí tài chính lớnThứ hai: phương diện chiến lược, phù hợp hau không với hướng đi chiếnlược của doanh nghiệp

Thứ ba: về phương diện tác nghiệp, ảnh hưởng đến các hoạt động của doanhnghiệp, đòi hỏi khả năng tác nghiệp trong chuyển giao.

+ Xác định nhu cầu mua hàng gia công:

Xác định nhu cầu mua hàng thông qua gia công thực chất là quá trình lênphương án gia công Thuê gia công được tiến hành thông qua hợp đồng gia công.Theo đó quy định rõ về vấn đề nguyên liệu và làm rõ các điều khoản chi tiết sau:Phương án sản phẩm, phương án giá thành, kiểm định chất lượng, thanh toán,chuyển giao công nghệ trong gia công và sở hữu trí tuệ

1.2.3 Xác định mục tiêu và phương án mua hàng

1.2.3.1 Xác định mục tiêu mua hàng

Mục tiêu mua hàng của doanh nghiệp bao gồm:

- Mục tiêu về chất lượng hàng mua

- Mục tiêu về đảm bảo thời hạn giao hàng nhằm tránh các sự ở thiếu hụt hànghoá trong kinh doanh

- Mục tiêu đảm bảo chi phí mua hàng là thấp nhất

- Mục tiêu đảm bảo an toàn nhằm giảm thiểu các rủi ro trong mua hàng

Ngoài ra mua hàng còn có các mục tiêu khác như:

- Mục tiêu thu nhập thông tin thị trường thông qua các nhà cung cấp

- Mục tiêu huy động được tín dụng từ phía nhà cung cấp

- Mục tiêu tạo ra những nguồn hàng khác biệt với đối thủ cạnh tranh

- Mục tiêu tăng tính chủ động và kiểm soát được đầu vào của doanh nghiệp

- Mục tiêu thiết lập các quan hệ đối tác lâu dài với nhà cung cấp…

1.2.3.2 Xác định phương án mua hàng

Phương án mua hàng được xây dựng dựa trên cơ sở chính sách và kế hoạchmua hàng của DN Phương án mua hàng phải đảm bảo chi tiết, nhưng cũng khôngcứng nhắc để đảm bảo tính linh hoạt trong công tác mua hàng

Phương án mua hàng thường được xây dựng cho từng thương vụ mua hànghoặc cho một chu kỳ ngắn Phương án mua hàng là một tài liệu rất cần thiết đảmbảo sự thành công cho hoạt động mua hàng cảu DN Phương án mua hàng trên thực

tế có thể được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như:

Bản mô tả những hàng hóa cần mua: chỉ rõ một số đặc tính của sản phẩmdịch vụ mà DN có nhu cầu;

Phương án chi tiết: bao gồm những dự tính nhằm triển khai khi mua hàng hóadịch vụ, giúp DN nhanh chóng quyết định sẽ mua hàng gì, ở đâu, số lượng baonhiêu…

Một phương án mua hàng phải làm cụ thể hoá một số nội dung cơ bản sauđây:

+ Mục tiêu mua hàng

+ Tên loại sản phẩm dịch vụ cần mua

+ Quy cách tiêu chuẩn sản phẩm và dịch vụ

+ Số lượng từng loại sản phẩm và dịch vụ

+ Giao nhận

+ Thời gian giao hàng

+ Thời hạn thanh toán

+ Các điều kiện về bảo hành

+ Các điều kiện về bảo trì

+ Đào tạo chuyển giao

+ Các tài liệu đi kèm

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp

1.3.1 Các nhân tố bên trong

- Mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty: Chiến lược kinh doanh giúp

doanh nghiệp thấy rõ được hướng đi, kế hoạch, mục đích của doanh nghiệp, giúpcho doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội và tạo được lợi thế cạnh tranh, nhìn rõ tháchthức để tìm giải pháp tháo gỡ Nếu doanh nghiệp đưa ra chiến lược kinh doanh đúngđắn thì sẽ tạo thuận lợi cho công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanhnghiệp

- Chính sách sản phẩm: Một chính sách sản phẩm hợp lý sẽ đem lại hiệu quả

kinh doanh cho doanh nghiệp Doanh nghiệp có thể phát triển thành công hay không

là nhờ vào chính sách sản phẩm của mình Chính sách sản phẩm cho ta thấy cơ cấusản phẩm như thế nào sẽ phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp, hướng ưu tiên trong việc mua mặt hàng nào, bán hàng mặt hàng nào,

số lượng, chất lượng sản phẩm ra sao

- Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật: Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật cũng là

nhân tốt ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động mua hàng của công ty Điều kiện cơ sởvật chất kỹ thuật đầy đủ, sẽ thuận lợi và đảm bảo cho hoạt động mua hàng và dự trữtốt của doanh nghiệp và ngược lại

- Khả năng tài chính của doanh nghiệp: Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi

hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là trong mua hàng Đây lànhân tố cơ bản quan trọng ảnh hưởng đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng

của doanh nghiệp thương mại Nếu khả năng tài trợ tài chính cho hoạt động muahàng kịp thời đầy đủ thì hoạt động mua hàng đươc tiến hành một cách nhanh chóng,thuận lợi Nếu khả năng huy động vốn cho hoạt động mua hàng còn hạn chế, doanhnghiệp có thể bỏ lỡ chi cơ hội kinh doanh.

- Nguồn nhân lực của doanh nghiệp: Trình độ của đội ngũ nhân viên trong

công tác xây dựng kế hoạch mua hàng ảnh hưởng khối lượng, chất lượng và chi phímua hàng… Nhân viên mua hàng giỏi phải là những người có hiểu biết sâu rộng vềhàng hoá mà mình được giao, nắm bắt được mục tiêu chiến lược kinh doanh, có khảnăng phân tích những ảnh hưởng của thị trường, có kinh nghiệm, nắm bắt đượcchính sách kinh tế, pháp luật của nhà nước về mặt hàng được giao Vì vậy trongcông tác xây dựng kế hoạch mua hàng thì nhà quản trị phải lựa chọn đúng người,đúng năng lực chuyên môn để đảm bảo mua hàng hiệu quả trong kinh doanh

1.3.2 Các nhân tố bên ngoài

- Nhà cung cấp: Là nhân tố quan trọng trong việc quyết định hoạt động kinh

doanh của doanh nghiệp có liên tục và có hiệu quả hay không Nếu như nhà cungcấp của doanh nghiệp thực hiện đúng như chính sách mà công ty đưa ra thì điều đó

sẽ tạo mối quan hệ lâu bền giữ hai bên Nhà cung cấp có khả năng đáp ứng đượcnhu cầu của doanh nghiệp một cách tốt nhất thì sẽ là yếu tố có ảnh hưởng tốt đếnhiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và ngược lại

- Đối thủ cạnh tranh: Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng gặp phải đối

thủ cạnh tranh, đối thủ cạnh tranh kìm hãm và gây tổn thất đến hoạt động kinhdoanh của công ty, mặt khác đối thủ cạnh tranh cũng là động lực thúc đẩy doanhnghiệp tăng trưởng và phát triển Trong lĩnh vực mua hàng cũng vậy, doanh nghiệpluôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trườngmua thường là sự cạnh tranh về giá nên doanh nghiệp phải thường xuyên quan tâmđến các chính sách giá của nhà cung cấp và của đối thủ cạnh tranh để đưa ra mứcgiá mà nhà cung cấp có thể chấp nhận được

- Nhu cầu thị trường và khách hàng: đây là một trong những nhân tố quyết

định đến số lượng, chất lượng, giá cả hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào Do đó,mọt sự thay đổi về nhu cầu khách hàng, thị trường tiêu thụ sẽ ảnh hưởng đến côngtác hoạch định và tổ chức các khâu trong quản trị mua hàng Vì vậy các doanhnghiệp cần phải thăm dò thị hiếu của khác hàng để có thể đưa ra những chính sáchmua hàng có hiệu quả nhất

- Công nghệ: Tốc độ phát triển công nghệ làm thay đổi sản phẩm, tác động

đến nhu cầu của người tiêu dùng, do đó ảnh hưởng đến nhu cầu mua hàng củadoanh nghiệp Khi công nghệ khoa học kỹ thuật hiện đại thì doanh nghiệp có điềukiện cũng như thuận lợi hơn trong các khâu tổ chức mua hàng, việc mua hàng diễn

ra nhanh chóng hơn, tiết kiệm chi phí hơn

- Cơ quan quản lý nhà nước: Các doanh nghiệp hiện nay đều hoạt động dưới

sự kiểm soát của cơ quan quản lý nhà nước, hoạt động theo các chính sách, quyđịnh, hiến pháp và luật pháp Do đó, các doanh nghiệp cần phải linh hoạt trong việcnắm bắt tình hình những thay đổi nhất là các doanh nghiệp liên quan đến xuất nhậpkhẩu, vì khi đó hoạt động kinh doanh liên quan đến các quy định luật pháp của mỗinước một khác nhau Nếu các doanh nghiệp thương mại không chú ý và nắm vữngthì có thể ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Các nhân tố khác: Tỷ giá hối đoái, thị trường tài chính, các chính sách tài

khoá, điều kiện tự nhiên, văn hoá, phong tục tập quán… ảnh hưởng đến hoạt độngmua hàng của doanh nghiệp

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG

KẾ HOẠCH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ COSMOS

2.1 Khái quát về công ty TNHH Công nghệ COSMOS

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

- Công ty TNHH công nghệ Cosmos là công ty được thành lập bằng 100%vốn đầu tư trong nước, được thành lập vào ngày 12/4/2005 với tổng vốn đầu tư là

420 tỷ đồng

- Tên viết tắt là CIC (Cosmos Industrial Company)

- Hiện nay Cosmos có hai nhà máy đang hoạt động tại hai tỉnh Vĩnh Phúc vàPhú Thọ với tổng diện tích mặt bằng sử dụng vào khoảng 59000 M2

- Trụ sở văn phòng chính của công ty đặt tại khu CN Khai Quang, thành phốVĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc với diện tích gần 8000 m2 bao gồm 2 nhà xưởng và 1 tòanhà văn phòng, đi vào hoạt động chính thức từ tháng 2/2006

- Cơ sở sản xuất chính của CIC đặt tại khu CN Thụy Vân, thành phố ViệtTrì , tỉnh Phú Thọ Với diện tích tầm 51000 m2 bao gồm 4 nhà xưởng sản xuất, 2khu nhà văn phòng cùng các công trình phụ trợ khác, đi vào hoạt động chính thứcvào tháng 4/2011

- Tổng số cán bộ công nhân viên tính đến tháng 11/2012 là 2.300 người trong

đó 500 nhân viên làm việc tại nhà máy 01 tại Vĩnh Yên và 1.800 nhân viên làm việctại nhà máy 02 tại Việt Trì Kế hoạch hết năm 2012 CIC sẽ tuyển dụng thêm 150nhân viên cho nhà máy 02 tại Việt Trì

- Cho đến nay công ty đã nhận được nhiều bằng khen, giải thưởng cấp tỉnh,cấp quốc gia và cũng đã có những đóng góp không nhỏ vào ngân sách của địaphương

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ

 Chức năng:

Công ty chuyên sản xuất kinh doanh các mặt hàng linh kiện ô tô, xe máy, giacông các sản phẩm cơ khí, sản xuất cấu kiện kim loại, sản xuất mua bán phụ tùng vàcác bộ phận phụ trợ cho xe có động cơ và xuất bán cho khách hàng chính là công tyHonda Việt Nam

 Nhiệm vụ:

- Thực hiện các nghĩa vụ về thuế, bảo hiểm, các nghĩa vụ công đoàn và cácnghĩa vụ khác Đóng góp vào sự phát triển hội nhập sâu rộng cảu nền kinh tế đấtnước

- Nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhânn viên của côngtyvà toàn xã hội Thực hiện kỉ luật nhằm tăng tinh thần trách nhiệm của cán bộ công

nhân viên trong đạo đức truyền thống, bản sắc dân tộc, cũng như tiếp thu văn minhhiện đại nhằm góp phần ổn định xã hội, chính trị, an ninh, quốc phòng.

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh của công ty

(Nguồn: phòng tài chính nhân sự)

Sơ đồ số 01: Bộ máy hoạt động kinh doanh của công ty

Cơ cấu tổ chức công ty theo kiểu chức năng Tổng giám đốc sẽ là người chịutrách nhiệm về toàn bộ các hoạt động của công ty, là người đề ra các chiến lượcphát triển cho công ty Hội đồng thành viên bao gồm các thành viên tham gia gópvốn và cùng tham mưu với tổng giám đốc điều hành hoạt động công ty một cáchhiệu quả

- Phòng sản xuất: sẽ đảm nhiệm các nhiệm vụ về quản lý sản xuất, đơn vịsản xuất, hỗ trợ sản xuất

- Phòng kĩ thuật sản xuất:có nhiệm vụ phát triển sản phẩm mới, thiết kế khaiphá chế tạo khuôn mẫu và quản lý về mặt chất lượng.

2.1.4 Lĩnh vực ngành nghề sản xuất kinh doanh

+ Linh kiện ô tô, xe máy

+ Chế tạo khuôn mẫu, gá, JIG…

+ Sản xuất cấu, kiện kim loại

+ Rèn, dập, ép cán kim loại

+ Gia công cơ khí, xử lý, tráng, phủ kim loại

+ Sản xuất, mua bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ cho xe có động cơ

2.1.5 Môi trường kinh doanh

2.1.5.1 Môi trường vĩ mô

- Chính trị pháp luật: Việt Nam luôn được coi là một quốc gia có tình hình

chính trị ổn định, đây là một lợi thế với bất kì một ngành nghề, lĩnh vực kinh doanhnào Với CIC công ty luôn tận dụng lợi thế này cho việc kí kết các hợp đồng muabán hàng hóa Tuy nhiên, yếu tố pháp luật lại là một yếu tố gây cản trở không nhỏtới hoạt động kinh doanh của công ty do các chính sách về thuế, xuất nhập khẩu…

- Kinh tế: Sự khủng hoảng của nền kinh tế thế giới gây ảnh hưởng không nhỏ

đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Tỷ lệ lạm phát cao làm giá đầu ra

và đầu vào biến đổi không ngừng gây sự bất ổn đinh trong quá trình sản xuất kinhdoanh, làm vô hiệu hóa hoạt động hạch toán kinh doanh Nhất là khi nền kinh tế lâmvào tình trạng suy thoái trầm trọng như năm vừa qua đã gây nên rất nhiều khó khăncho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty như: doanh số bán ra giảm, khó huyđộng vốn…

- Khoa học công nghệ: Với đặc thù là công ty chuyên sản xuất linh kiện xe

gắn máy nên các yêu cầu về công nghệ luôn là yếu tố quan trọng góp phần tạo nênthương hiệu của công ty Do đó, công ty luôn nắm bắt nhanh chóng những sự thayđổi của khoa học xông nghệ, áp dụng những thành tựu của khoa học công nghệ vàotrong sản xuất kinh doanh, nâng cao năng suất, hiệu quả của hoạt động sản xuấtkinh doanh

- Văn hóa xã hội: Để có thể tồn tại và phát triển thì văn hóa xã hội luôn là

một yếu tố rất được công ty quan tâm Điều đó được thể hiện rõ thông qua các hoạtđộng, các phong trào văn nghệ, thể thao do công ty tổ chức cũng như tham gia thiđua với các đơn vị khác nhằm xây dựng hình ảnh về một công ty thân thiện, vănminh

2.1.5.2 Môi trường vi mô

- Môi trường cạnh tranh ngành: Hiện nay, công ty có đối thủ cạnh tranh

chính là công ty Honda do bên trong công ty Honda cũng có bộ phận sản xuất linhkiện xe gắn máy Điều này đem lại lợi thế rất lớn cho công ty do ít đối thủ cạnhtranh giúp công ty có thể chủ động hơn trong giá cả, mẫu mã sản phẩm

- Nhà cung ứng: Công ty TNHH công nghệ COSMOS luôn là một khách

hàng lớn, có uy tín với các nhà cung cấp Điều này góp phần làm nên vị thế củacông ty trước các nhà cung cấp Giúp công ty có thể tận dụng tối ưu những ưu đãi

mà nhà cung ứng đưa ra

- Nhu cầu khách hàng: Hàng hóa công ty sản xuất ra chủ yếu xuất bán cho

công ty Honda dựa trên những đơn đặt hàng sẵn có mà khách hàng đã đưa ra Do đónhu cầu khách hàng luôn được công ty nắm bắt kịp thời và chính xác

2.1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh

Bảng 01: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH công nghệCosmos

Đơn vị: triệu đồng

STT

So sánh năm 2011/2010

So sánh năm 2012/2011

2010

Năm 2011

Năm 2012

Chênh lệch (%)

Chênh lệch (%)

8 Lợi nhuận sau thuế 2,833 9,040 8,313 6.207 219.1 -727 -8.04

(Nguồn: phòng tài chính nhân sự)