Định nghĩa Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp ERP hoặc hệ thống ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp
Trang 1TIỂU LUẬN
Môn :Tự động hoá quá trình sản xuất
Đề bài : Tìm hiểu thực tế về MRP , ERP ( gồm khái niệm , chức năng và triển khai ứng dụng tai Việt Nam
1 Định nghĩa
Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công
ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công
ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để
Phần mềm ERP thiết kế theo mô hình và tự động hoá các qui trình cơ bản của công ty, từ tài chính đến sản xuất với mục tiêu tích hợp thông tin của tất
cả các phòng ban trong công ty và loại bỏ các đường truyền kết nối phức tạp,
“đắt đỏ” giữa các hệ thống máy tính riêng lẻ không “khớp” với nhau
Phần mềm Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp hay gọi là ERP, thế nhưng nó không làm theo đúng thứ tự của những từ này Chúng ta hãy quên đi phần hoạch định – vì nó thật sự không hoạch định nhiều đến
Trang 2như vậy và đừng nhắc đến nguồn tài nguyên Nhưng hãy luôn nhớ đến phần
“doanh nghiệp” Nó chính là đích đến thật sự của ERP ERP cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung một
hệ thống máy tính duy nhất có thể phục vụ các nhu cầu khác nhau của từng phòng ban
Hệ thống lưới ERP
Quả thật hết sức kho khăn để xây dựng một chương trình phần mềm duy nhất để phục vụ các nhu cầu khác nhau của nhân viên ở bộ phận Tài chính cũng như ở bộ phận Hành Chánh Nhân sự và Kho Mỗi phòng ban hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính để điều hành công việc của mình
Nhưng ERP kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào chung một chương trình phần mềm tích hợp, vận hành các cơ sở dữ liệu để các bộ phận có thể
dễ dàng chia xẻ và tiếp cận thông tin với nhau Giải pháp tích hợp này sẽ mang lại nhiều lợi ích nếu các công ty biết thiết lập phần mềm một cách hợp lý
Chẳng hạn, về khâu Nhận đơn hàng Thông thường, khi một khách hàng nào
đó đặt hàng, đơn hàng đó thường đi theo một lộ trình dài trên mặt giấy tờ
Trang 3Nào là nhận thông tin, lưu trữ, xử lý thông tin qua các hệ thống máy tính khác nhau của từng bộ phận lòng vòng trong công ty Cách làm đó thường gây ra trễ hẹn giao hàng cho khách và thiệt hại nhiều đến đơn hàng Vì bạn
có thể hiểu rằng không một ai trong công ty có thể biết rõ tình trạng của đơn hàng vào thời điểm quy định như thế nào? Bởi vì chẳng có cách nào cho bộ phận Tài chính, chẳng hạn, cập nhật vào hệ thống máy tính của bộ phận Kho
để xem mặt hàng đó đã gửi hay chưa “Anh phải gọi cho Kho hỏi thử
xem!”– là một điệp khúc kêu ca quen thuộc từ phía khách hàng
ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở bộ phận Tài chính, Nhân sự, Sản xuất và Kho ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau xấp xỉ gần đúng với các hệ thống riêng lẻ cũ Tài chính, Sản xuất và Kho vẫn sẽ có phần mềm riêng của họ ngoại trừ giờ đây phần mềm sẽ được nối kết lại để nhân viên ở bộ phận Tài chính có thể nhìn vào phần mềm của Kho để xem đơn hàng đã xuất chưa Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm ERP linh động trong việc cài đặt một số phân hệ theo yêu cầu, ngoại trừ việc mua toàn bộ
Ví dụ, một số công ty chỉ cài đặt một phân hệ Tài chính hay quản lý Nhân sự
và các chức năng còn lại sẽ mua sau
2 Các Chức năng Liên quan đến Hoạt động Kinh doanh
Nhìn chung, các phần mềm ERP thiết kế sẵn của nước ngoài sẽ có nhiều chức năng hơn, còn các phần mềm trong nước có ít chức năng hơn hẳn, và các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng có ít chức năng nhất Cũng nên lưu ý rằng các chức năng có thể rất nhiều và chúng tôi chỉ trình bày khái quát những chức năng quan trọng khi đánh giá phần mềm kế toán/ERP Ngoài ra, một điểm cần lưu ý là các phần mềm thường không mạnh ở
Trang 4tất cả các chức năng nhưng nổi bật bằng cách mạnh hơn các phần mềm khác
ở một số chức năng nhất định Chẳng hạn như SunSystems rất nổi tiếng về phân hệ kế toán với đặc tính truy suất nguồn gốc trong khi MS Solomon IV lại chuyên môn hoá về quản lý sản xuất và hàng tồn kho
Có khả năng thích ứng với quy trình kinh doanh cao,tích hợp nhiều phân
là 1 sổ cái tính toán các khoản tiền từ lương,ngân sách,lợi nhuận đến các khoản nợ phải trả,danh sách nguyên vật liệu và tình hình sản xuất.Ngoài ra ERP còn có thể quản lí sản xuất,quản lí kinh doanh,nhân sự,bán hang và phân phối
3 Đánh giá Công tác Triển khai và Kỹ thuật tại Việt Nam
3.1 Thời gian và sự Dễ dàng trong Triển khai
Người mua cần xem xét phần mềm có thể được cài đặt một cách nhanh chóng và dễ dàng như thế nào
Mặc dù hầu hết các phần mềm ERP có thể sử dụng ngay sau khi cài đặt, việc đầu tiên là nhân viên của công ty cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin
là phải thiết lập cấu hình để phần mềm có thể hoạt động tốt cùng với các quy trình hoạt động kinh doanh và hệ thống công nghệ thông tin có sẵn của công
ty
Các phần mềm ERP trong nước thường cần 1-2 tuần để triển khai,
khoảng thời gian này không bao gồm thời gian chuẩn bị tài liệu hướng dẫn
sử dụng theo nhu cầu riêng của người sử dụng Các phần mềm ERP cấp trung của nước ngoài thường phức tạp hơn nên cần thời gian lâu hơn để triển khai Các đơn vị cung cấp dịch vụ/nhà phân phối thường thông báo cần khoảng 3-4 tháng để triển khai nhưng chính các nhà cung cấp phần mềm thì cho rằng chỉ cần từ 2-8 tuần
Trang 5Các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng có thể cần nhiều tháng hoặc nhiều năm để viết hoàn chỉnh và thường dễ bị chậm trễ ngoài dự kiến và tăng chi phí viết phần mềm Hơn nữa, phần lớn các dự án phát triển phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng bị thất bại và không thể sử dụng được để lại hậu quả là đã sử dụng thời gian và tiền bạc một cách phí phạm
3.2 Tương hợp với Phần cứng
Hiện tại Người sử dụng cần xem xét liệu phần cứng hiện tại có khả năng
hỗ trợ hệ thống ERP được chọn hay không Một số công ty không có máy chủ hoặc mạng nội bộ đáp ứng yêu cầu tiên quyết của các phần mềm chạy trên hệ thống mạng khách/chủ Một máy chủ cấp trung thường trị giá từ 3.000 đến 6.000 đôla Mỹ và chi phí để thiết lập một hệ thống mạng thường
là khoảng 200 đến 300 đôla Mỹ cho một người sử dụng trong hệ thống
3.3 Công nghệ Sử dụng
Một số nhà thiết kế phần mềm ở Việt Nam thường sử dụng công nghệ đã lỗi thời nhưng dễ sử dụng Chẳng hạn, một số phần mềm trong nước thường vận hành trên những cơ sở dữ liệu như FoxPro và Microsoft Access trong khi các công ty thiết kế phần mềm khác, cả trong nước và nước ngoài, thiết
kế phần mềm của họ trên những cơ sở dữ liệu cao cấp hơn, như Microsoft SQL Server là một hệ quản lý cơ sở dữ liệu có khả năng phát triển hơn nữa trong tương lai Những công nghệ tiên tiến này thường dễ mở rộng và hỗ trợ nhiều chức năng hơn
Một vấn đề liên quan đến các phần mềm sử dụng Visual FoxPro làm cơ sở
dữ liệu là tính bảo mật yếu bởi vì dữ liệu không được mã hoá và dễ dàng được truy cập từ các phần mềm tương thích với hệ thống kết nối cơ sở dữ liệu mở như Microsoft Excel Đây là một rủi ro lớn cho người sử dụng phần mềm này
Trang 6Công ty cũng cần xem xét cấu trúc triển khai có thích hợp hay không Một số cấu trúc chính để lựa chọn bao gồm cấu trúc mạng bình đẳng, mạng khách/chủ, mạng nhiều tầng Thông thường, cấu trúc mạng khách/chủ là thích hợp nhất với các công ty ở Việt Nam, bởi vì một máy chủ là đủ để chứa cả phần mềm ERP Đối với mạng nhiều tầng, mỗi thành phần khác nhau của phần mềm sẽ được cài đặt ở các máy chủ khác nhau
Một vấn đề liên quan quan tâm là máy khách có chạy được trên web hay không (nghĩa là có thể sử dụng một trình duyệt web chẵng hạn như Internet Explorer của Microsoft để chạy các phần mềm trên máy khách) hoặc liệu mỗi một máy khách phải được cài đặt một phần mềm riêng (điều này làm cho việc quản lý khó khăn hơn) Máy khách chạy trên web có cả thuận lợi lẫn bất lợi Thuận lợi là dễ triển khai và cập nhật hơn do không cần phải tác động đến các phần mềm cài đặt trên các máy khách Bất lợi là cơ sở hạ tầng truyền thông ở một số tỉnh ở Việt Nam không tốt và có thể tốn nhiều thời gian hơn dự kiến để vận hành hệ thống và đôi khi thất bại diễn ra
Trang 71 Định nghĩa
Quản lý tài chính là việc sử dụng các thông tin phản ánh chính xác tình trạng tài chính của một doanh nghiệp để phân tích điểm mạnh điểm yếu của
nó và lập các kế hoạch kinh doanh
Việc quản lý tài chính bao gồm việc lập các kế hoạch tài chính dài hạn và ngắn hạn, đồng thời quản lý có hiệu quả vốn hoạt động thực của công ty Đây là công việc rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp bởi vì nó ảnh hưởng đến cách thức và phương thức mà nhà quản lý thu hút vốn đầu tư để thành lập, duy trì và mở rộng công việc kinh doanh Lập kế hoạch tài chính
sẽ cho phép qụyết định lượng nguyên liệu thô doanh nghiệp có thể mua, sản phẩm công ty có thể sản xuất và khả năng công ty có thể tiếp thị, quảng cáo
để bán sản phẩm ra thị trường Khi có kế hoạch tài chính, bạn cũng có thể xác được nguồn nhân lực doanh nghiệp cần
“Việc quản lý tài chính không có hiệu quả là nguyên nhân lớn nhất dẫn đến sự thất bại của các công ty, không kể công ty vừa và nhỏ hay các tập đoàn công ty lớn.”
Lập kế hoạch tài chính gồm lập kế hoạch trong ngắn hạn và lập kế hoạch trong dài hạn Kế hoạch tài chính ngắn hạn là việc lập kế hoạch về lợi nhuận
và ngân quỹ công ty trong khi kế hoạch dài hạn thường mang tính chiến lược
và liên quan đến việc lập các mục tiêu tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận trong vòng từ 3 đến 5 năm
1.1Kế hoạch tài chính ngắn hạn
Trang 8Các công cụ dùng trong việc lập kế hoạch ngắn hạn thường dùng là: báo cáo thu nhập chiếu lệ, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, phân tích tình hình ngân quỹ và chiến lược giá cả Kế hoạch tài chính ngắn hạn nên được lập theo từng tháng để có được cái nhìn sát hơn và đưa ra được biện pháp nâng cao tình hình tài chính
1.2Lập kế hoạch tài chính dài hạn hay kế hoạch tài chính chiến lược.
Các doanh nghiệp thường sử dụng báo cáo thu nhập chiếu lệ cho khoảng thời gian từ 3 đến 5 năm Vấn đề khó khăn đặt ra là làm sao có thể dự đoán hết được những biến động sẽ xảy ra với doanh nghiệp trong vòng mấy năm sắp tới
“Nếu công ty không có đủ vốn để tài trợ cho chương trình mở rộng công việc kinh doanh thông qua tăng tồn kho, đổi mới trang thiết bị và tài sản cố định và tăng chi phí điều hành công ty thì sự phát triển của công ty sẽ bị chậm lại hoặc dừng lại hẳn do công ty không thanh toán được các khoản nợ đến hạn.”
Để tránh tình trạng này, nhà quản trị phải tích cực lập kế hoạch tài chính
để kiểm soát được tốc độ tăng trưởng Muốn thế bạn phải xác định được chính xác các nhu cầu của doanh nghiệp trong tương lai bằng cách sử dụng báo cáo thu nhập chiếu lệ trong vòng từ 3 đến 5 năm
Trong trường hợp lợi nhuận làm ra không đủ để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng dự báo của công ty, người quản trị phải bố trí vay nợ bên ngoài hoặc giảm tốc độ tăng trưởng để mức lợi nhuận làm ra có thể theo kịp nhu cầu tăng trưởng và mở rộng Do việc thu hút vốn đầu tư và vay nợ mất rất nhiều
Trang 9thời gian nên đòi hỏi nhà quản trị phải dự báo chính xác và kịp thời để tránh tình trạng gián đoạn công việc kinh doanh
1.3Quản lý vốn sử dụng thực của công ty.
Vốn sử dụng thực của công ty là chênh lệch giữa tài sản hiện có của công
ty và các khoản nợ phải trả, thường được gọi là vốn lưu chuyển trong công
ty Các nhà quản trị phải luôn chú ý đến những thay đổi trong vốn lưu
chuyển, nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi và ảnh hưởng của sự thay đổi đó đối với tình hình hoạt động của công ty Khi quản lý nguồn vốn lưu chuyển trong công ty
2.Các chức năng cơ bản
Tài nguyên chính của doanh nghiệp: Tiền Phân hệ này giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng thể về các họat động của doanh nghiệp thông qua các chỉ số tài chính, lập ngân sách Trên cơ sở các thông tin về tình hình thực hiện ngân sách, thông tin về nguồn tài chính (số dư, công nợ, ), có các quyết định chính xác, kịp thời Đây là phân hệ cốt lõi của hệ thống quản lý Rinpoche Vậy chức năng chính của MRP gồm toàn bộ việc quản lí toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Từ việc xây dựng ngân sách của công
ty ,quản lí dự án và việc thực hiện ngân sách đó.Đến việc thực hiện thu chi,các khoản nợ và thành lập các bản báo cáo tầi chính định kì
3.Ứng dụng của MRP
MRP rất hữu ích trong môi trường sản xuất :
- Phức tạp và không chắc chắn
- Đơn đặt hàng của khách đến thất thường
Trang 10- Lượng đặt hàng biến đổi
-LThời gian chờ biến đổi
-Thành phẩm được lắp ráp theo đơn đặt hàng
- MRP được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm phức tạp bao gồm nhiều bộ phận, chi tiết linh kiện như là công nghiệp điện tử, cơ khí , dệt may… Các doanh nghiệp vận dụng thành công phương pháp MRP là các doanh nghiệp bao gồm nhiều bộ phận, nhiều giai đoạn sản xuất
- Phương pháp MRP yêu cầu khối lượng tính toán nhiều vì vậy có sự trợ giúp của công cụ tin học là điều cần thiết Sự quản lý dữ liệu trong sản xuất
là vấn đề lớn nhất trong vận dụng công nghệ thông tin Hiện đã có phần mềm thiết kế quản lý sản xuất trên phương pháp MRP , MRP-II , đặc biệt là ERP ( được phát triển từ MRP II) Tuy nhiên việc áp dụng phương pháp MRP cần có nguời phụ trách và cần phải rà soát chỉnh đốn lại môi trường, khái quát dòng thông tin, dòng vật chất và đảm bảo độ an toàn của số liệu
- Chúng ta cũng có thể áp dụng MRP với các phương pháp quản lý hiện đại khác như KANBAN để đạt hiệu quả cao trong vận hành sản xuất
phương pháp kaban dung quản lý các phân xưởng và phương pháp mrp quản
lý tổng thể sản xuất của doanh nghiệp