0 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH CƠ SỞ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH KHU VỰC MIỀN TRUNG TIỂU LUẬN QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH TỔ CHỨC CÔNG Họ và tên: LÊ VĂN MÃO Lớp: Cao học Quản lý Hành chính công 16M Thừa Thiên Huế, 1/2013 1 1. Mối quan hệ giữa đổi mới phương thức điều hành tổ chức công và cải cách hành chính hiện nay Cùng với xu hướng phát triển kinh tế, xu hướng quốc tế hóa, toàn cầu hóa tất cả các mặt của đời sống xã hội thì xu hướng cải cách hành chính ngày càng được chú trọng. Quá trình cải cách hành chính càng sát với nhu cầu của người dân thì tốc độ tăng trưởng, phát triển của xã hội ngày càng cao. Trước những yêu cầu phát triển đó, quá trình cải cách hành chính hiện nay đã và đang gắn chặt với việc đổi mới phương thức điều hành tổ chức công. 1.1. Phương thức điều hành tổ chức công 1.1.1. Yêu cầu cần đổi mới phương thức điều hành tổ chức công Đổi mới phương thức điều hành tổ chức công là một quá trình cấp thiết đang được Đảng và Nhà nước quan tâm, xuất phát từ những yêu cầu sau: Một là, xuất phát từ thói quen, truyền thống đã được hình thành trong nền hành chính tập trung quan liêu bao cấp, các cơ quan từ trung ương đến địa phương chưa thật sự quan tâm đến việc đổi mới phương thức điều hành, quy chế công vụ, công chức chưa rõ ràng, cơ chế trách nhiệm cá nhân chưa được cụ thể, nhất là người đứng đầu các cơ quan hành chính nhà nước, các quy định trước đây đã lạc hậu, không còn phù hợp… đã gây nên tình trạng lãng phí nguồn lực. Hai là, quá trình đổi mới, hội nhập kinh tế quốc tế buộc các tổ chức phải tự nâng cao khả năng cạnh tranh của mình. Những tổ chức không hoặc chậm đổi mới sẽ tự kéo mình tụt lùi so với sự phát triển chung của nền kinh tế và xã hội. Ba là, khoa học công nghệ phát triển như vũ bão và trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp. Nhiều tổ chức phát triển nhanh chóng thông qua việc tận dụng nhanh những ứng dụng của khoa học kỹ thuật vào quá trình điều hành sản xuất. 1.1.2. Nội dung đổi mới phương thức điều hành Thứ nhất, xây dựng các mô hình mẫu và quy trình chuẩn cho quá trình điều hành lãnh đạo của các tổ chức công. Đổi mới kỹ thuật điều hành để làm việc khoa học, hiệu quả trong các tổ chức công thì cần phải xây dựng các mô hình mẫu và các quy trình chuẩn cho 2 từng loại hình có cùng đặc điểm, cơ cấu, hoạt động giống nhau. VD: xây dựng mô hình mẫu cho các cơ quan chuyên môn cấp huyện hoặc tỉnh… Bên cạnh đó, quy trình chuẩn là việc cần thiết cho nhiệm vụ điều hành hoạt động của các cơ quan, xây dựng các thiết chế cần thiết để các cơ quan có thể vận hành thống nhất. Cơ chế vận hành hoạt động có vai trò quan trọng trong việc xây dựng một nề nếp làm việc khoa học tại các cơ quan các cấp. Thiết lập một chế độ trách nhiệm rõ ràng trong hoạt động công vụ và phải bám sát từng bước đi của quá trình giải quyết công việc trong thực tế. Thứ hai, tăng cường việc sử dụng các thiết bị hiện đại để hỗ trợ xử lý công việc cần thiết trong hoạt động của cơ quan công sở, đặc biệt là việc thu thập xử lý thông tin và truyền đạt các quyết định quản lý. Trang thiết bị hiện đại cho văn phòng gồm có: máy vi tính, máy fax, máy in, bàn ghế, tủ hồ sơ, văn phòng phẩm, các thiết bị truyền tin,…. Các thiết bị này sẽ nâng cao hiệu quả làm việc, hiệu quả công việc, giúp cho việc thu thập xử lý thông tin một cách chính xác và nhanh chóng. Chúng liên kết với nhau tạo thành cơ sở dữ liệu phong phú giúp cho các nhà quản lý có các thông tin cần thiết để giải quyết công việc hàng ngày và đưa ra hoạch định chiến lược. Đó là mô hình các chính phủ điện tử trên thế giới đã rất thành công và mang hiệ quả rất lớn. Ngoài chức năng là tăng hiệu quả công việc thì các thiết bị này giúp công sở trở nên văn minh thân thiện với môi trường hơn (giảm tiếng ồn, giảm khói bụi, thoáng mát) nhưng phải phù hợp với điều kiện thực tế của công sở, tránh sự lãng phí. Thứ ba, xây dựng các định mức cần thiết và tiêu chuẩn hoá công việc phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị. Quản lý hành chính là công việc phức tạp và có nhiều công đoạn liên quan với nhau nên đòi hỏi tính tự giác cao và định mức cần thiết mới giúp cho công việc trôi chảy và hoàn thành đúng yêu cầu công việc. Trên thế giới thì các tiêu chuẩn hoá được xây dựng một cách có hệ thống như mẫu các văn bản, mẫu hồ sơ thống nhất. 3 Thứ tư, đổi mới quy trình kiểm tra hoạt động của các cơ quan công sở. Xây dựng và áp dụng những quy trình kiểm tra thực tế và hiện hữu phù hợp với mỗi cơ quan công sở. Xây dựng quy trình đơn giản mà đối tượng bị kiểm tra cũng có thể tham gia vào quá trình kiểm tra. Tránh kiểm tra hời hợt chiếu lệ nhưng không làm phức tạp hoá vấn đề trong khi làm việc. Thứ năm, tăng cường bồi dưỡng kỹ năng hành chính cho cán bộ công chức. Để hoàn thành tốt công việc của mình thì yêu cầu cán bộ công chức phải có những kỹ năng nhất định nên họ cần được đào tạo và bồi dưỡng thường xuyên. Trên thực tế còn có một phần gây khó khăn cho công cuộc cải cách hành chính của nước ta là do năng lực cán bộ yếu kém. Trên thế giới cán bộ công chức được đào tạo bồi dưỡng theo kỹ năng theo yêu cầu công việc. Chúng ta cần phải đào tạo theo yêu cầu công việc thực hiện tốt góp phần trong tiến trình cải cách hành chính để hoà nhập với sự phát triển của nền hành chính thế giới. 1.2. Mối quan hệ giữa đổi mới phương thức điều hành tổ chức công và cải cách hành chính Đổi mới phương thức điều hành tổ chức công là một nội dung quan trọng của cải cách hành chính nhà nước và khi phương thức điều hành tổ chức công được đổi mới sẽ tạo ra một động lực quan trọng để tiếp tục thực hiện cải cách hành chính. Có thể chỉ ra mối quan hệ này như sau: Một là, đổi mới phương thức điều hành tổ chức công là điều kiện quan trọng góp phần làm giảm nhiều chi phí không cần thiết trong quá trình vận hành công việc hằng ngày của cơ quan nhà nước, nâng cao năng suất lao động, giảm thời gian giải quyết công việc. Hai là, đổi mới phương thức điều hành tổ chức công là cơ sở thúc đẩy công cuộc cải cách hành chính, tinh giảm biên chế, khắc phục tình tạng cồng kềnh của bộ máy hành chính, tiếp thu những kỹ thuật tiên tiến trên thế giới. Ba là, đổi mới phương thức điều hành tổ chức công góp phần tạo ra mối quan hệ giữa các cơ quan hành chính nhà nước với người dân do làm việc thiết 4 thực hơn, từ đó sẽ làm tăng thêm lòng tin của người dân đối với hoạt động của các cơ quan nhà nước. Bốn là, xét trong nội bộ bộ máy quản lý, đổi mới phương thức điều hành tổ chức công làm cho các cơ quan có thể quản lý được các công việc được tốt hơn, thuận lợi cho việc kiểm tra thực hiện các quyết định quản lý hành chính nhà nước. Năm là, giúp cho tổ chức công làm việc một cách khoa học, logic, chặt chẽ, tạo ra thói quen, nề nếp làm việc khoa học. Sáu là, kỹ thuật điều hành tổ chức hiệu quả góp phần làm giảm bớt các thủ tục hành chính rườm rà. Bảy là, góp phần tổ chức quản lý các dịch vụ công và cung cấp các dịch vụ hành chính cần thiết, góp phần có chất lượng cao cho hoạt động của nhân dân, tổ chức, doanh nghiệp. Tóm lại, phương thức điều hành tổ chức công hiện nay đang đứng trước yêu cầu cần đổi mới. Quá trình này gắn chặt với cải cách hành chính và là một trong những động lực quan trọng giúp nâng cao hiệu quả cải cách hành chính. 2. Các yếu tố cấu thành văn hóa tổ chức công và vai trò của văn hóa trong tổ chức công 2.1. Các yếu tố cấu thành văn hóa tổ chức công Văn hóa tổ chức công là hệ thống các giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của tổ chức tạo nên niềm tin, giá trị và thái độ của các thành viên làm việc trong tổ chức, ảnh hưởng đến cách làm việc trong tổ chức và hiệu quả hoạt động của tổ chức trong thực tiễn. 2.1.1. Các yếu tố bên trong - Con người. - Thể chế. - Tài chính. - Thông tin. - Mục tiêu tổ chức. - Cơ cấu tổ chức. 5 2.1.2. Các yếu tố bên ngoài - Môi trường chính trị. - Hệ thống cơ sở pháp luật của nhà nước. - Xu thế hoạt động của thế giới. - Các yếu tố của môi trường tự nhiên. - Các mối quan hệ của tổ chức. - Các công dân tại nơi tổ chức hoạt động. - Văn hóa hành chính của hệ thống công vụ. - Tiến độ phát triển của khoa học kỹ thuật. - Đời sống kinh tế văn hóa của đất nước. 2.2. Vai trò của văn hóa trong tổ chức công Những giá trị văn hóa công sở có tác dụng điều chỉnh hành vi của con người trong cơ quan nhà nước theo một quy chuẩn nhất định và quy chuẩn ấy luôn được nhiều người ủng hộ. Vì vậy, với tư cách là một sản phẩm độc đáo của trình độ xã hội loài người, văn hóa công sở có những tác động nhất định và thể hiện vai trò quan trọng của mình trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước. Trước hết, văn hóa bảo đảm tính nghiêm trang và hiệu quả hoạt động cho các tổ chức công. Để tổ chức hoạt động theo những quy định, quy tắc thì văn hóa là một yếu tố quan trọng. Văn hóa đảm bảo cho tổ chức vận hành theo đúng kỷ luật, giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn. Thứ hai, văn hóa giúp tổ chức vận động theo định hướng và phát triển, giúp kiểm soát và điều chỉnh các hành vi của các thành viên trong tổ chức theo các khung chuẩn nhất định. Để các thành viên trong cơ quan nhà nước nhận thức và hành động theo chuẩn mực của công sở, thì văn hóa công sở phải tạo ra các giá trị hay hệ giá trị để định hướng cho người cán bộ công chức hoạt động có hiệu quả. Giá trị văn hóa công sở tích cực sẽ tạo ra môi trường an toàn, thuận lợi trong công tác, giúp hình thành nhân cách, trải nghiệm kiến thức kỹ năng làm việc và đặc biệt là các kỹ năng “phục vụ nhân dân”. Cán bộ công chức phải là người có trách nhiệm với công việc, phục vụ nhân dân một cách tận tụy không vụ lợi, trung thực với 6 Tổ quốc, với nhân dân, không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, đấu tranh chống cái xấu, cái ác, đặc biệt là tệ tham những, quan liêu, cửa quyền, sách nhiễu nhân dân. Thứ ba, văn hoá chính là cách thức mọi người trong tổ chức giao tiếp với nhau và với bên ngoài. Điều này được thể hiện qua cách uốn nắn, hướng dẫn hành vi của mọi người trong tổ chức; tạo ra những nguyên tắc vô hình mà nếu ai không thực hiện sẽ bị mọi người không chấp nhận và thậm chí loại bỏ. Mặc dù tác động của văn hoá đối với tổ chức có cả hai hướng tích cực và cản trở nhưng rất nhiều chức năng của nó là giá trị đối với tổ chức cũng như cá nhân hoạt động trong tổ chức. Văn hóa công sở góp phần xây dựng phong cách giao tiếp chuẩn mực cho cán bộ, công chức, viên chức trong hoạt động thực thi công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao Thứ tư, văn hóa giúp hiện đại hóa công sở. Vai trò của văn hoá còn thể hiện sự định hướng giải quyết đúng đắn trong từng thời kỳ mối quan hệ giữa hiện đại hoá công sở với việc thực hiện sự công bằng cho các thành viên trong công sở. Tùy từng thời kỳ phát triển mà văn hóa giúp tổ chức nâng cao khả năng ứng dụng các tiêu chuẩn cải cách hành chính, nâng cao khả năng ứng dụng công nghệ quản lý, điều hành mới vào tổ chức. Thứ năm, văn hóa tạo ra lợi thế cạnh tranh cho tổ chức. Văn hoá tổ chức tác động toàn diện lên các hoạt động của tổ chức, tạo nên đặc trưng, nhận dạng riêng của tổ chức, xây dựng nên tên tuổi của mình. Sự khác biệt đó thể hiện ở những tài sản vô hình như sự trung thành của nhân viên, sự cam kết, tinh thần đồng đội, Văn hoá tạo nên sự cam kết về mục tiêu chung và giá trị của tổ chức, nó lớn hơn lợi ích cá nhân, giúp tổ chức giải quyết những mâu thuẫn trong hành ngày. Văn hoá tạo nên sự ổn định trong tổ chức, giúp mọi người định hướng làm gì và không làm gì. . trình cải cách hành chính hiện nay đã và đang gắn chặt với việc đổi mới phương thức điều hành tổ chức công. 1.1. Phương thức điều hành tổ chức công 1.1.1. Yêu cầu cần đổi mới phương thức điều hành. chức công và cải cách hành chính Đổi mới phương thức điều hành tổ chức công là một nội dung quan trọng của cải cách hành chính nhà nước và khi phương thức điều hành tổ chức công được đổi mới. học Quản lý Hành chính công 16M Thừa Thiên Huế, 1/2013 1 1. Mối quan hệ giữa đổi mới phương thức điều hành tổ chức công và cải cách hành chính hiện nay Cùng với xu hướng