Ti u lu n môn Qu n lý và i u hành t ch c côngể ậ ả Đ ề ổ ứ 1. Phân tích mối quan hệ giữa đổi mới phương thức điều hành tổ chức công và cải cách tổ chức hiện nay Phương thức điều hành tổ chức: Trong quá trình điều hành tổ chức, chúng ta luôn nghĩ và dành quá nhiều thời gian để quan tâm đến những phẩm chất mà các nhà lãnh đạo nên có mà quên mất điều quan trọng nhất đó là “phương pháp điều hành”. Tức là các nhà lãnh đạo cần phải có khả năng đưa ra quyết định đúng và tiến hành các hành động phù hợp trong các lĩnh vực của tổ chức. Phương pháp điều hành không phải ai cũng có mà nó phải được bồi dưỡng và phát triển thông qua việc học hỏi và luyện tập kỹ càng. Trong quá trình điều hành các nhà lãnh đạo tổ chức cần đưa ra những quyết định tốt và tiến hành các hoạt động mà đưa tổ chức đạt tới kết quả trong thời gian ngắn, trong khi vẫn mở rộng tổ chức trong thời gian dài. Đồng thời phải có khả năng khai thác và sử dụng năng lực của nhân viên một cách thuyết phục và đảm bảo rằng công việc đó mang lại hiệu quả và lợi ích cho tổ chức cũng như lợi ích của nhân viên. Các phương pháp điều hành: Có 8 phương pháp cơ bản sau: 1. Xác định và tái xác định vị trí của tổ chức: Tìm ra một lĩnh vực trọng tâm của tổ chức mà đáp ứng đòi hỏi của khách hàng và tạo ra lợi nhuận chủ yếu. 2. Nhận thấy những thay đổi bên ngoài: Luôn theo dõi và phải biết được sự vận động phức tạp của thế giới để đặt tổ chức của thế chủ động. 3. Quản lý hệ thống xã hội của tổ chức: Thiết kế các bộ máy mà liên kết hành động và công sức với kết quả tổ chức, trong khi vẫn tăng cường các hành vi đúng đắn. 4. Xét đoán người khác: Tìm hiểu sự thật về mọi người và phát huy tài năng tự nhiên của họ là việc làm tất yếu. 5. Tạo nên nhóm các nhà lãnh đạo: Đó là một kỹ năng thực sự để tìm những người có sức mạnh, có bản ngã để làm việc cùng một nhóm. 6. Thiết lập các mục tiêu: Tìm sự cân bằng giữa thực tế và việc tiến đến các địa điểm đã thiết lập của tổ chức sẽ quan trọng hơn so với bạn nghĩ. Nhiều nhà lãnh đạo thiết lập các mục tiêu bằng việc nhìn vào tấm gương chiếu hậu. Nguy n Th H ng Giang ễ ị ươ - Lớp HCC16M 1 Ti u lu n môn Qu n lý và i u hành t ch c côngể ậ ả Đ ề ổ ứ 7. Xác định các ưu tiên: Bạn cần xác định con đường cụ thể, rõ ràng để đạt được mục tiêu của tổ chức. 8. Quản lý các yếu tố bất ngờ: Cuối cùng, sẽ rất quan trọng để biết phương pháp xử lý với các lực lượng mà bạn không kiểm soát được. Tuy nhiên trong quá trình triển khai điều hành tổ chức trong thực tế thì gần như không có nhà lãnh đạo nào có thể thực hiện đầy đủ cả 8 phương pháp trên, mà thông thường họ chọn một hoặc một số phương pháp mà họ có thế mạnh để từ đó triển khai thực hiện và cũng từ đó họ phát triển dần thành những thế mạnh của tổ chức đó. Điều này có nghĩa là trong quá trình tổ chức thực hiện điều hành tổ chức họ phải luôn luôn tìm tòi và phát triển những cách thức tốt hơn để hoàn thành được các mục tiêu một cách hiệu quả hơn. Song song với việc đưa các phương thức điều hành mới vào thực hiện thì việc cải cách lại tổ chức là điều không thể tránh khỏi. Điều này sẽ giúp cho tổ chức hoạt động được phù hợp hơn đối với phương thức điều hành mới mà không bị khập khiển trong quá trình vận hành. Như vậy giữa đổi mới phương thức điều hành tổ chức và cải cách tổ chức có mối quan hệ mật thiết với nhau, bổ trợ cho nhau trong quá trình thực hiện các mục tiêu của tổ chức. 2. Phân tích các yếu tố cấu thành văn hóa tổ chức công và vai trò của văn hóa trong tổ chức công. Trong đời sống xã hội, con người luôn chịu ảnh hưởng của nền văn hóa tại nơi họ sinh sống. Nền văn hóa đó bao gồm những giá trị văn hóa, niềm tin, lối sống, và những hành vi mà con người mong đợi. Trong xã hội, một tổ chức cũng có một nền văn hóa riêng gọi là văn hóa tổ chức, đó là một yếu tố rất quan trọng mà các nhà quản lý cần xây dựng và duy trì để đưa đơn vị của họ phát triển nhanh và bền vững. Thực tế cung cho thấy: văn hóa tổ chức càng cao thì việc thực hiện chức năng của bộ máy quản lý càng đầy đủ và rõ ràng hơn, uy tín của bộ máy quản lý do đó cũng được nâng lên. Vì thế ngày nay việc xây dựng và duy trì văn hóa tổ chức là vấn đề đang được các cơ quan ban ngành, doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. a. Khái niệm Văn hóa tổ chức: Tùy theo đối tượng tiếp cận, văn hóa tổ chức được gọi bằng một số tên khác nhau như văn hóa quản lý, văn hóa tổ chức, văn hóa doanh nghiệp, văn Nguy n Th H ng Giang ễ ị ươ - Lớp HCC16M 2 Ti u lu n môn Qu n lý và i u hành t ch c côngể ậ ả Đ ề ổ ứ hóa chính trị - quản lý. Trong đó thuật ngữ văn hóa tổ chức được sử dụng một cách phổ biến. Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về văn hóa tổ chức, có thể kể một vài quan niệm tiêu biểu: + Văn hóa doanh nghiệp bao gồm một tập hợp biểu tượng, nghi lễ và huyền thoại cho phép truyền đạt đến mọi người làm việc các giá trị và niềm tin nội thân của xí nghiệp. Những nghi thức ấy cho phép cụ thể hóa những cái vốn chỉ là những ý niệm trừu tượng; nền văn hóa của xí nghiệp làm cho những ý niệm ấy sống động trong lúc có một ảnh hưởng rõ rệt đối với những nhân viên. (Theo William Ouchi). + Joanne Martin thì cho rằng: ”Khi một cá nhân liên hệ với một tổ chức, họ liên hệ với những chuẩn mực, những câu chuyện mà mọi người kể về những điều đang diễn ra, những thủ tục và nguyên tắc chính thức của tổ chức, những dạng hành vi chính thức của tổ chức, những nghi lễ, nhiệm vụ, hệ thống trả công lao động, những biệt ngữ mà chỉ những người bên trong mới hiểu. Những yếu tố này là một phần những cái gắn liền với văn hóa tổ chức”. Định nghĩa trên của Martin chú trọng vào những viễn cảnh khác nhau của văn hóa trong các tổ chức. + Văn hóa tổ chức là một dạng của những giả định cơ bản - được sáng tạo, được khám phá hoặc được phát triển bởi các nhóm khi họ học về cách thức giải quyết những vấn đề của thích ứng với môi trường bên ngoài và hội nhập bên trong - những giả định cơ bản này đã vận hành tốt và được quan tâm là có giá trị và vì vậy được dạy cho những thành viên mới như những cách thức đúng để nhận thức, suy nghĩ,và cảm giác trong quan hệ với các vấn đề (Theo Edgar Schein). + Trong tác phẩm Quản lý hành chính – Lý thuyết và thực hành ( NXB. Chính trị quốc gia Hà Nội – 2000 ), các tác giả Michel Amiel, Francis Bonnet và Joseph Jacobs đã cho rằng: Văn hóa tổ chức là toàn bộ các giá trị, niềm tin, truyền thống và thói quen có khả năng quy định hành vi của mỗi thành viên trong tổ chức, ngày càng phong phú thêm và có thể thay đổi theo thời gian, mang lại cho tổ chức một bản sắc riêng. Qua những định nghĩa trên, chúng ta thấy rằng dù phát biểu theo những cách khác nhau về văn hóa tổ chức nhưng nói chung các tác giả đều nhấn mạnh những chuẩn mực và giá trị chung được biểu hiện thành những nguyên tắc sống, những nguyên tắc ứng xử có tác dụng chỉ dẫn hành vi Nguy n Th H ng Giang ễ ị ươ - Lớp HCC16M 3 Ti u lu n môn Qu n lý và i u hành t ch c côngể ậ ả Đ ề ổ ứ của cá nhân trong tổ chức. Trong thực tế, những giá trị và chuẩn mực này thường không được truyền đạt chính thức cho những người mới tới với tư cách là một thành viên mới của tổ chức, tuy nhiên những người này cũng cố gắng và muốn học về văn hóa của tổ chức mà họ mới gia nhập (nhập gia tùy tục ). Nói cách khác, văn hóa tổ chức gắn liền với những giá trị tư duy của con người, thể hiện trình độ ứng xử của con người trong các hoạt động quản lý. b. Các yếu tố cấu thành của văn hóa tổ chức Các yếu tố cấu thành của văn hóa tổ chức bao gồm: - Các giá trị: đó là những tiêu chuẩn hành vi của hành động thường ngày, có thể được bộc lộ rõ hoặc bộc lộ một cách không chính thức. - Đức tin và truyền thuyết: - Truyền thống: đó là những hoạt động được tổ chức nhân dịp một số sự kiện có ý nghĩa nào đó. - Thói quen: Đó là những chuẩn mực ứng xử được thể hiện bằng các biểu tượng vật chất, hoặc lời nói quan trọng, hoặc không quan trọng. Cùng diễn đạt về vấn đề này, trong tác phẩm Hành vi tổ chức ( organizational behavior ) do Nguyễn Hữu Lam biên soạn đã xác định 6 đặc tính quan trọng của văn hóa tổ chức bao gồm: - Tính hợp thức của hành vi: Khi các cá nhân trong tổ chức tương tác với nhau, họ sử dụng cùng một ngôn ngữ, thuật ngữ và những nghi lễ liên quan tới những sự tôn kính và những cách cư xử. - Các chuẩn mực: Những tiêu chuẩn của hành vi. - Các giá trị chính thống: Có những giá trị chủ yếu mà tổ chức tán thành, ủng hộ và mong đợi những người tham gia chia sẻ nó. - Triết lý: Có những chính sách xác định những niềm tin của tổ chức về cách thức đối xử với người lao động, khách hàng và người tiêu dùng. - Những luật lệ: Có những nguyên tắc chặt chẽ liên quan tới việc được chấp nhận là thành viên của tổ chức. Những ngưòi mới tới luôn phải học những điều này để được chấp nhận là thành viên một cách đầy đủ của nhóm và của tổ chức. - Bầu không khí của tổ chức: Tổng thể những cảm giác được tạo ra từ những điều kiện làm việc, những cách thức cư xử và tương tác, và những cách thức mà các thành viên quan hệ với khách hàng và những người bên ngoài Nguy n Th H ng Giang ễ ị ươ - Lớp HCC16M 4 Ti u lu n môn Qu n lý và i u hành t ch c côngể ậ ả Đ ề ổ ứ Theo tác giả Trần Quang Tuệ, cơ sở hình thành văn hóa xí nghiệp bao gồm: + Triết lý kinh doanh thể hiện ý chí tinh thần của công ty. + Tinh thần người sáng lập + Loại hình hoạt động hàng ngày thể hiện qua thái độ hàng ngày đối với khách hàng và công việc + Hệ thống tổ chức, quản lý, đánh giá… + Hoàn cảnh xã hội + Những nghi thức, phong trào vận động của công ty thể hiện qua các hoạt động của công ty như chế độ,phương án, cách thức tổ chức những ngày kỷ niệm ( ngày thành lập, ngày được giải thưởng…) Các yếu tố cấu thành của nó thường ảnh hưởng một cách tự nhiên và vô thức tới cách ứng xử của các thành viên ở các cấp độ và các lĩnh vực khác nhau trong tổ chức, trong phong cách giao tiếp, cách mà các thành viên trong tổ chức nói về nhau (giữa nhà quản lý và nhân viên, giữa các nhân viên với nhau, giữa nhân viên với khách hàng, ); chất lượng đón tiếp; cách trình bày một vấn đề; thái độ đối với sự thay đổi. Văn hóa tổ chức mang lại cho tổ chức một bản sắc riêng. Cũng như truyền thống gia đình, địa phương, vùng được truyền từ đời này sang đời khác, văn hóa tổ chức cũng được lưu truyền, tồn tại. Tuy nhiên văn hóa tổ chức không phải là bất biến, nó được phát triển và thích ứng với điều kiện và hoàn cảnh của môi trường xã hội. Văn hóa tổ chức không nhất thiết mang tính đơn nhất, nhất là đối với các tổ chức có quy mô lớn. Nó bao gồm nhiều nền văn hóa nhỏ tương ứng với các nhóm nhỏ, các đơn vị công tác trong cơ quan. Một nền văn hóa sẽ mạnh hơn khi nó được chấp nhận bởi nhiều thành viên trong tổ chức, khi các giá trị, lòng tin ,truyền thống và thói quen cấu thành nền văn hóa đó trở thành một tổng thể gắn bó và tương đối ổn định. Mặt khác trong văn hóa tổ chức cũng có văn hóa mạnh và văn hóa yếu. Điều phân biệt này rất có ý nghĩa vì các khảo sát về lĩnh vực này đã đưa ra nhận xét các tổ chức thành công đều có văn hóa rất mạnh. Sức mạnh của văn hóa tổ chức được xác định bởi một số nhân tố: - Nhân tố lãnh đạo: Văn hóa quản lý tùy thuộc nhiều vào văn hóa, năng lực của cá nhân của người lãnh đạo. Ngoài ra, những đức tính cá nhân Nguy n Th H ng Giang ễ ị ươ - Lớp HCC16M 5 Ti u lu n môn Qu n lý và i u hành t ch c côngể ậ ả Đ ề ổ ứ của người lãnh đạo có ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình quản lý. Người lãnh đạo mạnh tạo ra văn hóa mạnh. Người lãnh đạo không những tạo ra cơ cấu và công nghệ, mà còn là người sáng tạo ra những biểu tượng, hệ tư tưởng, ngôn ngữ, tín ngưỡng, nghi lễ và những huyền thoại. Nhà quản lý không chỉ làm ra tiền, mà còn tạo ra được ý nghĩa tồn tại của cuộc sống con người. - Sự chia sẻ: mức độ theo đó các thành viên trong tổ chức có cùng giá trị cốt lõi. - Cường độ: mức độ của sự tích cực nhiệt tình của các thành viên tổ chức đối với các giá trị cốt lõi. Cũng có những ý kiến đã chỉ ra những yếu tố ảnh hưởng đến văn hoá quản lý của một tổ chức: - Sự phát triển cơ cấu hạ tầng kỹ thuật tạo cơ hội bình đẳng hưởng thụ văn hóa cho mọi thành viên. - Vấn đề truyền thông trong đơn vị bảo đảm rõ ràng, thông suốt - Trong cơ cấu tổ chức: có sự phân cấp. phân quyền quản lý trong khuôn khổ pháp luật, bảo đảm chế độ trách nhiệm rõ ràng. Ngoài ra, các nhà lý luận thuộc Liên Xô cũ cho rằng văn hóa quản lý là do chủ thể quản lý biểu hiện trong quá trình thực hiện chức năng của mình,là toàn bộ những yêu cầu đặt ra cho quá trình quản lý. Họ cũng khẳng định rằng không có những kiến thức nhất định trong lĩnh vực tâm lý xã hội thì không thể lãnh đạo có kết quả và cũng không thể có văn hóa quản lý cao. c. Vai trò của văn hoá tổ chức : Theo Ouchi,cơ sở lý luận, hạt nhân của nền văn hóa của một doanh nghiệp là triết lý ( kinh doanh ) của nó. Một triết lý có thể giúp cho một xí nghiệp bảo vệ tính đặc thù cuỉa mình bằng cách trình bày một cách cụ thể và minh bạch cái gì là quan trọng. Nó cũng đem lại hiệu quả trong kế hoạch hóa và trong việc phối hợp những người cùng chung một nền văn hóa ấy. Đối với mỗi thành viên triết lý hành động của doanh nghiệp có giá trị định hướng rất thiết thực. Các giá trị chung của tổ chức - nền văn hóa của công ty bao gồm triết lý, phong tục, thói quen v.v… có vai trò quyết định tới sự phát triển của nó, đồng thời là hạt nhân liên kết các yếu tố khác, tạo ra phong cách kinh doanh của công ty đó. Nguy n Th H ng Giang ễ ị ươ - Lớp HCC16M 6 . lý và i u hành t ch c công ậ ả Đ ề ổ ứ 1. Phân tích mối quan hệ giữa đổi mới phương thức điều hành tổ chức công và cải cách tổ chức hiện nay Phương thức điều hành tổ chức: Trong quá trình điều. hành. Như vậy giữa đổi mới phương thức điều hành tổ chức và cải cách tổ chức có mối quan hệ mật thiết với nhau, bổ trợ cho nhau trong quá trình thực hiện các mục tiêu của tổ chức. 2. Phân tích. phương thức điều hành mới vào thực hiện thì việc cải cách lại tổ chức là điều không thể tránh khỏi. Điều này sẽ giúp cho tổ chức hoạt động được phù hợp hơn đối với phương thức điều hành mới mà