thực tập tại ban thường trực mặt trận tổ quốc huyện vĩnh tường

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Lời nói đầu Trong những năm gần đây cùng với sự phát triển của đất nớc, xã hội thì công tác văn th trong các cơ quan ngày càng đợc mở rộng và nâng cao để phù hợp với xu hớng của đất nớc. Cùng với yêu cầu cải cách nền hành chính quốc gia công tác văn th trở nên quan trọng trong mọi hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Dựa trên tinh thần đó, ngày 18 tháng 12 năm 1971 Trờng Trung học Văn th Lu trữ ( nay là Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội ) đợc thành lập theo Quyết định số 109/QĐ - BT của Bộ trởng Phủ Thủ tớng ( nay là Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ). Từ khi thành lập đến nay, Trờng đã có nhiều bớc phát triển trong công tác đào tạo. Hàng năm, Trờng cung cấp cho đát nớc một đội ngũ không nhỏ cán bộ, nhân viên văn th cho tất cả các cơ quan, xí nghiệp. Trong thời đại đất nớc đang dần đợc đổi mới đòi hỏi mỗi cá nhân phải luôn tìm tòi, học hỏi những kinh nghiệm và trao dồi kiến thức cho bản thân bởi thế song song với việc dạy lý thuyết, hàng năm Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho các học sinh, sinh viên năm cuối đi thực tế tại cơ quan, đơn vị. Thực tập tại cơ quan giúp cho học sinh củng cố những kiến thức đã học, nâng cao năng lực, vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp và tác phong của ngời cán bộ văn th tơng lai. Đó cũng chính là hành trang cho mỗi học sinh, sinh viên khi bớc vào cuộc sống. Đợc sự hớng dẫn của Khoa Văn th Lu trữ cùng sự đồng ý của lãnh đạo Uỷ ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam huyện Vĩnh Tờng em đến thực tập tại ban Thờng trực Mặt Trận tổ quốc huyện Vĩnh Tờng, từ ngày 13 tháng 4 đến ngày 31 tháng 7 năm 2009, bản thân em đã nghiêm túc, cố gắng tìm tòi học hỏi và thực hiện đúng nội quy, quy định của cơ quan. Trong suốt thời gian thực tập em đã cố gắng kết hợp kiến thức đã đợc học tại Trờng vào thực tiễn các công việc trong công tác văn th, công tác lu trữ, công tác văn phòng ở một số khâu nghiệp vụ cơ bản nh : đăng ký văn bản đi, đến; chuyển giao văn bản; đóng dấu; tổ chức phòng làm việc khoa học; tiếp khách từ đó củng cố, nâng cao kiến thức và từng bớc rèn luyện phong cách làm việc chuyên nghiệp. Để nâng cao hơn nữa mục đích đã đề ra trong thời gian thực tập và tổng hợp kết quả quá trình làm việc tại ban Thờng trực Mặt trận tổ quốc Việt Nam huyện Vĩnh Tờng, em xin trình bày bản báo cáo kết quả thực tập tốt nghiệp gồm những phần sau : Lời nói đầu. Phần I khái quát về tình hình cơ quan đến thực tập. Phần II - Nội dung và kết quả thực tập. I Tình hình công tác văn th, lu trữ tại cơ quan II Nhận xét, đánh giá về công tác văn th và lu trữ tại cơ quan Phần III Kết luận Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35 1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Phụ lục Do thời gian có hạn, khả năng tiếp cận thực tế còn hạn chế nên bản báo cáo không tránh khỏi những thiếu xót, vì vậy em rất mong nhận đợc những ý kiến đóng góp của các thầy, cô giáo và các bạn để báo cáo của em đợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Vĩnh Tờng, ngày 01 tháng 8 năm 2009 Học sinh Phí Minh Nguyệt Phần I Khái quát về tình hình cơ quan đến thực tập ủy ban mặt trận tổ quốc Việt Nam huyện Vĩnh Tờng đợc tái lập năm 1996( tiền thân là ủy ban mặt trận tổ quốc Việt Nam huyện Vĩnh Lạc) có trụ sở đặt tại Thị trấn Vĩnh Tờng, huyện Vĩnh Tờng. Từ đó cho đến nay Uỷ ban MTTQ Việt Nam huyện Vĩnh Tờng đã trải qua 04 kỳ Đại hội: 1996 1998, 1998 2003, 2003 2008, 2008 -2013. 1. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban MTTQ, ban Thờng trực MTTQ huyện Vĩnh Tờng. 1.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của UB MTTQ huyện Vĩnh Tờng Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35 2 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Có nhiệm vụ tập hợp xây dựng khối đại đoàn kết toàn dân tộc trong huyện, tăng cơng sự nhất trí về chính trị và tinh thần trong nhân dân, tuyên truyền, vận động nhân dân phát huy quyền làm chủ, thực hiện đờng lối, chủ trơng, chính sách của Đảng, nghiêm chỉnh thi hành Hiến pháp, Pháp luật, giám sát hoạt động của các cơ quan nhà nớc, đại biểu dân cử và cán bộ công chức nhà nớc, tập hợp ý kiến, kiến nghị của nhân dân để phản ánh kiến nghị với Đảng, nhà nớc. Tham gia xây dựng và củng cố chính quyền nhân dân. Thảo luận và quyết định chơng trình và biện pháp hoạt động hàng năm. Chuẩn bị Đại hội đại biểu khóa sau. 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Thờng trực UB mttq huyện Vĩnh Tờng Chuẩn bị nội dung các kỳ họp của ủy ban mttq. Cụ thể hóa, tổ chức thực hiện chơng trình hành động của ủy ban mttq cấp mình và chơng trình công tác của mttq cấp trên, các chủ trơng, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nớc, Nghị quyết của huyện ủy hđnd, Quyết định của ubnd có liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của mttq. Hớng dẫn, kiểm tra các hoạt động của mttq cấp dới. Giữ mối liên hệ và phối hợp công tác với các cơ quan nhà nớc và các tổ chức thành viên. Xem xét công nhận việc cử, bổ sung hoặc thay đổi chức danh Chủ tịch, Phó chủ tịch mttq cấp dới. Hớng dẫn tạo điều kiện cho hoạt động của tổ chức t vấn, cộng tác viên của mttq. Tổ chức quản lý điều hành bộ máy giúp việc ở cơ quan ủy ban mttq. Chuẩn bị nội dung chơng trình cho đại hội đại biểu nhiệm kỳ ủy ban mttq quyết định. Thay mặt UB mttq báo cáo công tác mặt trận với thờng trực huyện ủy, mttq cấp trên và thông báo cấp dới. 2. Cơ cấu tổ chức của ban Thờng trực MTTQ huyện Vĩnh Tờng ủy ban MTTQ các cấp hiệp thơng cử ra Ban Thờng trực - đây là cơ quan th- ờng trực của UB MTTQ. Ban thờng trực do hội nghị phiên họp đầu tiên hiệp thơng cử ra, ban thờng trực Uỷ ban MTTQ huyện Vĩnh Tờng có 05 thành viên( về trình độ chính trị có 02 cử nhân, 02 trung cấp; về trình độ chuyên môn có 03 đại học, 02 trung cấp ) gồm: - Chủ tịch: chịu trách nhiệm chung và phụ trách công tác tổ chức cán bộ. - 02 Phó Chủ tịch: + 01 Phó chủ tịch thờng trực, kiêm trởng ban đại diện Hội ngời cao tuổi huyện. + 01 Phó chủ tịch phụ trách công tác tôn giáo. - 02 ủy viên thờng trực: + 01 cán bộ làm công tác tổng hợp kiêm kế toán cơ quan. Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35 3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội + 01 cán bộ làm công tác văn phòng kiêm thủ quỹ cơ quan. 3. Nguyên tắc, chế độ hoạt động của UB MTTQ huyện Vĩnh Tờng 3.1. Nguyên tắc hoạt động ủy ban MTTQ huyện hoạt động đặt dới sự lãnh đạo, chỉ đạo của huyện ủy và trực tiếp là thờng trực huyện ủy, chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ của ủy ban MTTQ tỉnh. ủy ban MTTQ huyện hoạt động theo chế độ tập thể, bàn bạc quyết định theo đa số, phân công cá nhân phụ trách. Đảm bảo nguyên tắc hiệp thơng dân chủ, hợp tác bình đẳng, đoàn kết, chân thành, tôn trọng lẫn nhau, phối hợp thống nhất hành động. 3.2. Chế độ hoạt động ủy ban MTTQ thực hiện chế độ báo cáo sơ kết, tổng kết theo quy định của điều lệ, 6 tháng họp 1 lần( sơ kết 6 tháng và tổng kết 1 năm). Ban thờng trực MTTQ huyện họp tháng 1 lần vào các ngày 25 hàng tháng ( nếu trùng vào ngày thứ 7, chủ nhật, ngày lễ thì có thể họp trớc hoặc sau ngày đó). Ban thờng trực MTTQ huyện hội ý công việc vào thứ 6 hàng tuần hoặc hội ý bất thờng khi cần thiết. Định kỳ 3 tháng một lần, ủy ban MTTQ huyện họp với Chủ tịch MTTQ xã, thị trấn vào các ngày từ 15-20 của tháng cuối quý( có công văn triệu tập). Hoặc phản ảnh cụm để nghe báo cáo hoạt động công tác Mặt trận cơ sở và phổ biên quán triệt nhiệm vụ công tác Mặt trận quý sau. Hàng năm, mỗi thành viên ủy ban MTTQ thực hiện tự phê bình và phê bình việc thực hiện nhiệm vụ, chấp hành quy chế hoạt động của ủy ban MTTQ. 4. Tổ chức công tác văn th của MTTQ. Công tác văn th là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn th làm có tốt hay không? Cũng chính vì điều đó mà công tác văn th trong các cơ quan, tổ chức ngày càng đợc quan tâm nhiều hơn. Công tác văn th đợc xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nhà nớc nói chung và là một khâu nghiệp vụ không thể thiếu trong hoạt động văn phòng. Công tác văn th là một phần không thể thiếu đợc của công tác quản lý và có ảnh hởng không nhỏ tới tính kịp thời, nhanh chóng, chính xác cũng nh hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý. Tại ủy ban MTTQ huyện Vĩnh Tờng công tác văn th đợc tổ chức theo mô hình tập trung nghĩa là tất cả các loại văn bản, giấy tờ đi, đến đều đợc tập trung tại văn th để tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao. UB MTTQ huyện Vĩnh Tờng không tổ chức văn th riêng mà chỉ có một cán bộ văn phòng làm nhiệm vụ tiếp nhận văn bản, đánh máy và chuyển giao. Trình độ cán bộ đều đã đợc bồi dỡng về nghiệp vụ văn th, lu trữ từ trung cấp trở lên. Trong phòng đợc trang bị đầy đủ các loại máy và phơng tiện làm việc nh: máy điện thoại, máy tính, máy in, máy photocopy, bàn ghế, tủ đựng tài liệu và hồ Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35 4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội sơ Trình độ tin học của cán bộ đã học xong chơng trình tin học văn phòng cơ bản, sử dụng máy vi tính thành thạo đảm bảo kịp thời việc đánh máy và in ấn phát hành các văn bản tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành của cơ quan. ý thức đợc tầm quan trọng của công tác văn th nên cán bộ văn th của Mặt trận luôn làm tốt, đầy đủ, không ỷ lại, không bỏ sót công việc đợc giao. Do đó việc để xảy ra sai sót văn bản hoặc vi phạm các quy định của nhà nớc về công văn, giấy tờ là rất ít xảy ra. Bên cạnh đó, hàng năm UB MTTQ huyện Vĩnh Tờng còn tổ chức cho cán bộ đi tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ trong công tác văn th, lu trữ. Đồng thời ban thờng trực cũng luôn đôn đốc, nhắc nhở cán bộ làm tốt công việc đợc giao theo đúng quy định và sự hớng dẫn của cấp trên đặc biệt trong việc lập hồ sơ và nộp lu hồ sơ vào lu trữ nhằm bảo quản tốt tài liệu của cơ quan. Phần iI Nội dung và kết quả thực tập I.Tình hình công tác văn th, lu trữ tại ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam huyện Vĩnh Tờng 1.Tổ chức công tác văn th trong cơ quan 1.1.công tác xây dựng và ban hành văn bản 1.1.1.ủy ban Mặt trận tổ quốc huyện Vĩnh Tờng ban hành các loại văn bản sau: Quy định; Quy chế hoạt động; Chơng trình hội nghị (cuộc họp); Biên bản họp; Báo cáo; Kế hoạch; Tờ trình; Công văn trả lời; Công văn mời; Công văn của Ban chỉ đạo; Công văn thông thờng; Thông báo;Thông báo kết luận hội nghị, cuộc họp; Giấy mời họp, Giấy đề nghị, Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng 1.1.2. Trình tự thủ tục ban hành, thẩm quyền ký tại ủy ban Mặt trận nh sau: Trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan thì hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản đợc coi là chính xác nhất, chính vì thế một văn bản đợc ban hành phải đủ trình tự các bớc sau: - Soạn thảo văn bản: Trớc khi soạn thảo văn bản ngời soạn thảo phải xác định rõ mục đích, tầm quan trọng của văn bản cần soạn thảo. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và đối tợng thi hành để xác định loại văn bản nào cho phù hợp rồi mới tiến hành thu thập và xử lý thông tin hình thành lên bản thảo. - Duyệt bản thảo: Sau khi bản thảo đợc hoàn chỉnh ngời cán bộ soạn thảo phải trình cho ngời có đủ thẩm quyền duyệt bản thảo. - Đánh máy văn bản và làm các thủ tục phát hành văn bản. * Thẩm quyền ký văn bản: Tại ủy ban Mặt trận tổ quốc huyện Vĩnh Tờng, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể, ngời đứng đầu là chủ tịch có thẩm quyền ký tất cả các loại văn bản Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35 5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội của cơ quan và khi ký văn bản ngời ký là thay mặt tập thể nên phải đề thay mặt (TM). Chủ tịch có thể giao cho cấp phó của mình ký thay các văn bản đợc phân công phụ trách thì ghi là: KT. * Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của MTTQ Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của MTTQ đợc áp dụng theo Thông t liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ gồm có 09 phần nh sau : (1). Quốc hiệu. (2). Tên cơ quan ban hành văn bản. (3). Số, ký hiệu văn bản : Số văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do Mặt trận ban hành trong năm, ký hiệu văn bản là chữ viết tắt tên loại văn bản. (4). Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản. (5). Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: là một câu văn ngắn gọn phản ánh khái quát nội dung văn bản. (6). Nội dung văn bản. (7). Chức vụ, họ tên và chữ ký của ngời có thẩm quyền: ngời ký văn bản phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản do mình ký. (8). Dấu: việc đóng dấu lên văn bản đợc Mặt trận thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn th. Dấu đợc đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, sử dụng mực dấu màu đỏ. (9). Nơi nhận văn bản: ghi tên các cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm thi hành văn bản. * Nhận xét: Tuy nhiên việc soạn thảo và ban hành văn bản của MTTQ huyện Vĩnh T- ờng vẫn còn nhiều văn bản sai thể thức, không đúng với quy định trong Thông t liên tịch số 55/TTLT-BNV-VPCP. VD. Văn bản số 27/TH-MT, ngày 24 tháng 4 năm 2007.theo nh văn bản này thì dòng chữ Độc lập Tự do Hạnh phúc đợc viết in hoa là không đúng mà phải viết chữ in thờng. Và thẩm quyền ký văn bản cũng không đúng, do ngời ký là Phó chủ tịch nên phải đề dòng KT.Chủ tịch trên dòng Phó chủ tịch. * Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: Soạn thảo văn bản là khâu quan trọng trong hoạt động quản lý của mỗi cơ quan, đơn vị. Chất lợng văn bản có ảnh hởng rất lớn tới hiệu lực và hiệu quả công việc của cơ quan quản lý. Việc tiến hành soạn thảo văn bản phải đợc tiến hành một cách thận trọng và khoa học. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản đợc tiến hành theo trình tự các bớc sau: (1). Chuẩn bị: Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35 6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội - Cán bộ chuyên môn xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ban hành và trình lãnh đạo. Sau đó tiến hành thu thập thông tin có liên quan đến vấn đề, sự việc bao gồm cả thông tin pháp lý và thông tin thực tế. (2). Xây dựng bản thảo: - Xây dựng đề cơng - Viết dự thảo: Cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cơng đã có để viết bản dự thảo. Sau khi dự thảo xong thì cần tổ chức hội thảo xin ý kiến các đơn vị có liên quan để đảm bảo chất lợng của bản dự thảo. (3). Duyệt bản thảo: Sau khi soạn thảo xong, trớc khi trình ký văn bản phải đợc duyệt bản thảo - Trình lãnh đạo phòng, ban chức năng xem xét và chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản. Lãnh đạo phòng, ban cần ký tắt vào phần sau của chữ cuối cùng của nội dung văn bản. - Trình Trởng phòng Hành chính tổ chức duyệt về thể thức và tính pháp lý của văn bản. Trởng phòng ký tắt vào vị trí sau phần lu văn th. - Trình ngời ký văn bản duyệt bản thảo (4). Đánh máy: Khi nào có chữ ký của ngời ký văn bản vào dự thảo thì nhân viên đánh máy mới đợc đánh máy văn bản. Sau khi đánh máy xong, cần xem xét lại lần cuối về thể thức, lỗi chính tả sau đó chuyển lại cho đơn vị soạn thảo. (5). Hoàn thiện các thủ tục để ban hành văn bản 1.1.3. Các văn bản quản lý nhà nớc hiện hành đợc áp dụng trong cơ quan. Hiện nay, Mặt trận cha ban hành văn bản cụ thể về công tác văn th, lu trữ nhng Mặt trận đã nhiều lần cử cán bộ văn th đi học các lớp bồi dỡng và nâng cao nghiệp vụ. Hiện tại công tác văn th lu trữ ở Mặt trận đợc thực hiện thống nhất theo các văn bản của chính phủ nh: - Nghị định 110/2004/ NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công tác văn th. - Nghị định 38/2001/NĐ-CP, ngày 24 tháng 8 năm 2001 của chính phủ về quản lý và sử dụng dấu. - Nghị định 111/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công tác lu trữ. - Công văn 425/VTLTNN-NVTW, ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục văn th và lu trữ nhà nớc về hớng dẫn quản lý văn bản đi, đến. 1.2. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của Mặt trận. Việc quản lý và giải quyết văn bản đi, đến là khâu nghiệp vụ quan trọng của công tác văn th, lu trữ: Tất cả các văn bản đi, đến của cơ quan, tổ chức trừ trờng hợp pháp luật có quy định khác đều phải đợc quản lý tập trung, thống nhất văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải đợc đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo ( Trích Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35 7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục văn th và lu trữ nhà nớc). 1.2.1.Quy trình quản lý văn bản đi Tất cả các loại văn bản bao gồm : Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản lu chuyển nội bộ, văn bản mật ) do cơ quan, tổ chức phát hành đợc gọi chung là văn bản đi. Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đợc giao. Vì vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo nguyên tắc tập trung, thống nhất, chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo quy trình mà nhà nớc đã quy định. Quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản đi áp dụng tại Mặt trận tổ quốc gồm có 05 bớc, cụ thể nh sau : a- Trình văn bản đi: Theo quy định về việc trình văn bản thì các văn bản đi của cơ quan thông thờng đợc giao cho các chuyên viên am hiểu về từng lĩnh vực chuyên môn chuẩn bị, soạn thảo. Sau khi văn bản đã đợc soạn và in ấn xong thì phải trình cho thủ tr- ởng hoặc ngời đợc thủ trởng ủy quyền ký trớc khi ban hành. Tại Mặt trận các văn bản đi thông thờng đợc giao cho cán bộ văn phòng chuẩn bị soạn thảo. Sau khi văn bản đã đợc soạn và in ấn xong thì trình cho chủ tịch ký trớc khi ban hành. Việc trình văn bản đi thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan. Tuy nhiên ở bất cứ trờng hợp nào thì vai trò và vị thế của văn th vẫn không thay đổi. Khi trình ký văn bản có nhiều cách và phụ thuộc vào mức độ quan trọng của văn bản, giá trị của văn bản, có hai cách trình ký: + Chuyển trực tiếp văn bản in đã đợc kiểm tra kỹ về nội dung, thể thức cho ngời có thẩm quyền để ký chính thức đối với các văn bản thông thờng, nội dung không phức tạp. + Đối với những văn bản có nội dung phong phú, phức tạp (ví dụ các văn bản quy phạm dới luật, các đề án, kế hoạch dài hạn ) khi trình cho ngời có thẩm quyền ký nhất thiết phải kèm theo các văn bản có liên quan( gọi là hồ sơ trình ký) để ngời ký kiểm tra lại nội dung văn bản khi cần thiết. Việc trình ký văn bản có thể do ngời phụ trách văn phòng hoặc phòng hành chính hoặc cũng có thể do các chuyên viên, các bộ phận chuyên môn thực hiện. Nhng nhất thiết phải qua bộ phận hành chính của cơ quan để tiện theo dõi, quản lý, kiểm tra. Văn bản trớc khi trình cho ngời có thẩm quyền phải đợc kiểm tra kỹ về thể thức, nội dung, có chữ ký tắt của ngời phụ trách đơn vị soạn thảo văn bản. Sau đó phải đợc sắp xếp khoa học, theo trật tự, đợc đa vào cặp trình ký và nên trình vào một khoảng thời gian nhất định trong ngày. * Nhận xét: Tại Mặt trận do chỉ ban hành các loại văn bản thông thờng có nội dung không phức tạp nên khi trình văn bản thì trình văn bản in đã đợc cán bộ văn phòng kiểm tra kỹ về nội dung, thể thức trớc khi trình văn bản cho Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch ký chính thức. Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35 8 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội b- Kiểm tra thể thức, ghi số ngày tháng văn bản đợc quy định tại Điều 29 Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn th. văn bản sau khi đã đợc trình cho thủ trởng cơ quan, đơn vị duyệt và ký ban hành thi đợc chuyển lại cho văn th cơ quan, đơn vị. Với mục đích rà soát lại lần cuối về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình văn bản xem đã thực hiện theo đúng quy định hay cha? Hầu hết các văn bản không có đầy đủ thể thức đều đợc gửi trả lại cho bộ phận soạn thảo để chỉnh sửa lại trớc khi chuyển giao đến các đối tợng nhận văn bản. Sau khi văn bản đã thực hiện đầy đủ các thể thức thì cán bộ văn th có trách nhiệm ghi số, ngày, tháng đối với tất vả văn bản đi. Đối với văn bản có số và ngày dới 10 và tháng dới 3 thì đều phải thêm số 0 ở đằng trớc để tránh trờng hợp nhầm lẫn có thể xảy ra. Việc ghi số, ngày, tháng văn bản cũng đợc quy định cụ thể. Đối với văn bản của Mặt trận ban hành thì số văn bản do cán bộ văn th cung cấp theo thứ tự trong ngày, tuần, tháng, quý, năm; ký hiệu đợc lấy chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản đó đặt ra. Thông thờng số của văn bản do văn th ghi, ký hiệu văn bản đợc đánh máy sẵn( trờng hợp đặc biệt có thể đợc xin trớc khi ký chính thức văn bản mật). Ghi số, ngày, tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ bất cứ 1 văn bản nào. Mỗi văn bản đợc ghi một số và một ngày tháng nhất định tính từ số 01 vào ngày đầu tiên của năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 của năm, năm ban hành phải ghi đầy đủ các số( theo khoản 3 mục II của thông t liên tịch số 55/TTLT- BNV-VPCP ban hành ngày 06 tháng 5 năm 2005). Số của văn bản đợc ghi ở dới tác giả văn bản; ngày, tháng ghi dới quốc hiệu. ủy ban Mặt trận tổ quốc huyện Vĩnh Tờng đánh số văn bản theo tên loại văn bản( quyết định đợc đánh số riêng; công văn, thông báo, kế hoạch đánh số chung). c- Đóng dấu văn bản. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và t cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức. Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý của văn bản. Dấu chỉ đợc đóng vào văn bản, giấy tờ đã có chữ ký hợp lệ của ngời có thẩm quyền. Đóng dấu là khâu cuối cùng để hoàn thành một văn bản. Nếu văn bản không đợc đóng dấu cơ quan thì văn bản đó không có hiệu lực pháp lý, mọi đơn vị không có trách nhiệm giải quyết văn bản đó. Sau khi văn bản đã đợc kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản sẽ đợc trình lên thủ trởng cơ quan ký, cán bộ văn th có trách nhiệm đóng dấu cơ quan, dấu chức danh, dấu họ tên của thủ trởng cơ quan. Sau đó văn bản đợc đăng ký vào sổ và chuyển giao cho các cơ quan, đơn vị theo đúng thời hạn quy định. Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35 9 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Đặc biệt đối với những văn bản ký không đúng quy định hoặc do ngời của cơ quan khác mang đến cán bộ văn th không có trách nhiệm đóng dấu, đồng thời chuyển văn bản đó lên ngời có thẩm quyền giải quyết. Dấu phải đợc đóng ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều và dùng đúng mực dấu đã đợc quy định. Khi đóng thì dấu phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Các cơ quan đợc sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Dấu của cơ quan chỉ đợc đóng vào văn bản có các chữ ký hợp lệ do thủ trởng cơ quan hoặc ngời đợc thủ trởng ủy quyền ký tùy theo mức độ quan trọng của văn bản. Tuyệt đối không đợc đóng dấu khống chỉ( giấy trắng). Ngoài ra trong một số trờng hợp đặc biệt nh văn bản là các đề án, kế hoạch, báo cáo, chơng trình để thể hiện tính pháp lý của văn bản dấu đợc đóng lên góc trái phía trên của văn bản kèm theo đợc gọi là dấu treo. Các văn bản có nhiều tờ còn đợc đóng dấu vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các giấy tờ gọi là dấu giáp lai. Việc đóng dấu giáp lai, dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành đợc thực hiện theo quy định của Bộ trởng, Thủ trởng cơ quan quản lý ngành. Việc đóng dấu các mức độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật), mức độ khẩn (khẩn, thợng khẩn, hỏa tốc) do ngời ký văn bản quyết định hoặc do ngời, đơn vị soạn thảo văn bản đề xuất. Vị trí đóng dấu mức độ mật, khẩn ở dới số và ký hiệu văn bản (nếu là văn bản có tên loại) hoặc dới trích yếu nội dung ( nếu là công văn hành chính). d-Đăng ký văn bản đi là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản đi nh số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng văn bản, tên loại, trích yếu nội dung vào ph- ơng tiện đăng ký nh sổ hoặc cơ sở dữ liệu quản lý trên máy vi tính nhằm phục vụ cho việc quản lý và tra tìm. đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực hiện trớc khi chuyển giao văn bản đến các đối tợng có liên quan. Hiện nay, việc đăng ký văn bản đi thờng áp dụng 02 hình thức : đăng ký truyền thống ( bằng sổ ) và đăng ký văn bản bằng máy tính với mục đích quản lý chặt chẽ văn bản do cơ quan ban hành ra và phục vụ việc tra tìm văn bản đợc nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Tuy nhiên, cả 02 cách đăng ký trên đều có u, nhợc điểm nhất định. Cách đăng ký bằng sổ tuy thông dụng, đơn giản dễ thực hiện, mang tính ổn định nhng lại mất nhiều thời gian, khó tra tìm và dễ xảy ra sai xót. Ngợc lại, cách đăng ký bằng máy tính tuy là phơng tiện đăng ký hiện đại hơn, tra tìm nhanh chóng, dễ dàng, chính xác, có tính khoa học cao nhng lại không thông dụng, tính ổn định thấp và phụ thuộc vào điều kiện cơ sở vật chất của từng cơ quan, đơn vị. Qua đợt thực tập em thấy việc đăng ký văn bản đi của Mặt trận đều sử dụng cách đăng ký văn bản đi bằng sổ. Do mỗi năm Mặt trận chỉ ban hành khoảng 500 văn bản nên ở đây chỉ lập một sổ duy nhất là sổ đăng ký văn bản đi , và đợc lập theo mẫu của Công văn Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35 10 [...]... thực tập Thực hiện kế hoạch đào tạo của Trờng, kế hoạch của Khoa Văn th Lu trữ, sau khi nhận Quyết định thực tập của mình, từ ngày 13/4/2009 đến ngày 31/7/2009 em đến thực tập tại ủy ban MTTQ Việt Nam huyện Vĩnh Tờng dới sự hớng dẫn trực tiếp của các cán bộ trong MTTQ Thực tập tại MTTQ, ban đầu em cha quen việc nên còn chút lúng túng, nhng đợc sự quan tâm hớng dẫn nhiệt tình của các cán bộ trong ban. .. tình hình công tác lu trữ tại cơ quan Bên cạnh những u điểm đã đạt đợc thì công tác văn th và lu trữ ở ủy ban mặt trận tổ quốc Việt Nam huyện Vĩnh Tờng vẫn còn tồn tại một số nhợc điểm nh: việc quản lý văn bản đi, đến còn chậm triển khai, ban thờng trực mặt trận cha ban hành đợc văn bản chỉ đạo nghiệp vụ Văn th - Lu trữ điều đó cũng chứng tỏ rằng công tác văn th, lu trữ cha thực sự đợc quan tâm đúng... luậN Trong thời gian 03 tháng thực tập tại ủy ban mặt trận tổ quốc Việt Nam huyện Vĩnh tờng đã giúp em thành thạo hơn với các kỹ năng nghề nghiệp, mở rộng thêm tầm hiểu biết ngoài vốn kiến thức mà thầy, cô đã truyền đạt khi còn học trong trờng Qua thời gian này đợc hòa nhập vào không khí, tác phong làm việc nghiêm túc, đầy nhiệt huyết của các cán bộ trong ban thờng trực Mặt trận em luôn cố gắng tìm tòi,... bì văn bản: ủy ban mặt trận tổ quốc huyện vĩnh tờng Biểu tợng mttq địa chỉ: thị trấn vĩnh tờng- vĩnh tờng vĩnh phúc điện thoại: (0211).839.105 To: Khoa Văn th Lu trữ 12 Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Sau đó đa văn bản vào bì : Sau khi trình bày phong bì, gấp văn bản nhỏ lại ( thờng đợc gấp làm 4 phần băng nhau, mặt chữ quay vào... sổ chuyển giao văn bản đi Tuy nhiên, ở Mặt trận số lợng văn bản ban hành trong một năm ít ( chỉ khoảng 500 văn bản ) nên dùng luôn sổ đăng ký thành sổ chuyển giao ở Mặt trận văn bản chủ yếu đợc chuyển qua đờng bu điện và văn bản đợc đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bu điện Mẫu sổ gồm 02 phần nh sau: + Bìa sổ và trang đầu: ủy ban mặt trận tổ quốc việt nam Huyện vĩnh tờng Sổ gửi văn bản đi bu điện Năm:... lai Trong bài báo cáo này em đã trình bày về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của ủy ban mặt trận tổ quốc Việt Nam huyện Vĩnh Tờng Ngoài ra, trong bài báo cáo cũng nêu lên tình hình công tác văn th và lu trữ tại cơ quan mà em đã có cơ hội khảo sát trong suốt quá trình thực tập nh : tình hình công tác văn th, công tác xây dựng và ban hành văn bản, công tác quản lý và giải quyết văn bản đi, đến, công... nhiều hạn chế và cha đợc thực hiện thờng xuyên *Ưu, nhợc điểm và kiến nghị: Khoa Văn th Lu trữ 26 Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội + Ưu điểm: Qua thời gian thực tập tại MTTQ huyện Vĩnh Tờng em nhận thấy việc tổ chức công tác Văn th Lu trữ có một số u điểm đạt đợc nh: Thời gian làm việc của các cán bộ trong Mặt trận đợc thực hiện nghiêm túc và triệt... bản lu theo tên loại của văn bản, mẫu tiêu đề tập lu nh sau: Tập lu + tên loại + tác giả + thời gian - Sắp xếp văn bản lu theo thời gian ban hành văn bản,mẫu tiêu đề tập lu nh sau: Tập lu + văn bản + tác giả + thời gian Do Mặt trận trong một năm có số lợng ban hành văn bản ít nên bản lu đợc áp dụng hình thức sắp xếp theo thời gian ban hành văn bản Tất cả các tập văn bản luphải do bộ phận văn th thuộc... nghiệp (1) 112/ TBMT (2) 24/12/ 2007 (3) Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (4) Thông báo - Ông công tác Mặt Khảm trận tổ quốc tham gia xây dựng chính quyền năm 2007 (5) (6) - MTTQ - MT tỉnh - HĐND huyện - UBND huyện -29 xã, thị trấn (7) (8) 32 Đối với văn bản mật, do đặc điểm của Mặt trận có ít văn bản mật nên tại đây không có sổ đăng ký văn bản mật riêng mà đăng ký chung vào sổ đăng ký văn bản đi và chỉ bổ... cho nhằm phát huy tối đa hiệu quả của công tác Văn phòng Tại Mặt trận cũng đã chú trọng vào việc soạn thảo và ban hành văn bản, việc ban hành, thẩm quyền ban hành văn bản, trình tự soạn thảo, trình ký và mẫu trình bày, thể thức văn bản quản lý, văn bản hành chính đều đợc thực hiện theo đúng Thông t liên tịch số 55/TTLT-BNV-VPCP Ngoài ra, Mặt trận cũng chú trọng đầu t trang thiết bị phục vụ tốt cho . Văn th Lu trữ cùng sự đồng ý của lãnh đạo Uỷ ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam huyện Vĩnh Tờng em đến thực tập tại ban Thờng trực Mặt Trận tổ quốc huyện Vĩnh Tờng, từ ngày 13 tháng 4 đến ngày 31 tháng. 1996( tiền thân là ủy ban mặt trận tổ quốc Việt Nam huyện Vĩnh Lạc) có trụ sở đặt tại Thị trấn Vĩnh Tờng, huyện Vĩnh Tờng. Từ đó cho đến nay Uỷ ban MTTQ Việt Nam huyện Vĩnh Tờng đã trải qua 04. ra trong thời gian thực tập và tổng hợp kết quả quá trình làm việc tại ban Thờng trực Mặt trận tổ quốc Việt Nam huyện Vĩnh Tờng, em xin trình bày bản báo cáo kết quả thực tập tốt nghiệp gồm những