Hoàn thiện cơ cấu tổ chức cán bộ ngành Lao động – thương binh và xã hội tỉnh Bắc Ninh.doc.DOC

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức cán bộ ngành Lao động – thương binh và xã hội tỉnh Bắc Ninh

Lời nói đầu

Trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc hiện nay Có rất nhiều hoạt động xã hội đợc nhà nớc và chính phủ quan tâm nh : y tế, giáo dục trong đó một hoạt động đợc nhà nớc hết sức quan tâm, nó vừa mang tính xã hội vừa thể hiện truyền thống “uống nớc nhớ nguồn của dân tộc ta đó là sự quan tâm của Đảng và nhà n” ớc tới lĩnh vực lạo động - thơng binh và xã hội.

Trong đó ngành lao động thơng binh - xã hội tỉnh Bắc Ninh cũng đã có những đóng góp to lớn trong sự nghiệp phát triển của đất nớc nói chung và trong lĩnh vực lao động th– -ơng binh xã hội nói riêng.

Và trong 58 năm xây dựng và trởng thành, ngành lao động th– ơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh đã không ngừng đổi mới đội ngũ cán bộ cho phù hợp với tình hình phát triển của đất nớc và những nhiệm vụ mới.

Nhng qua 13 năm chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc, theo định hớng xã hội chủ nghĩa đã thu đ-ợc nhiều thành tựu hết sức to lớn trên lĩnh vực kinh tế xã hội Do vậy đời sống nhân dân–

có nhiều thay đổi Nên phát sinh nhiều nhiệm vụ mới đòi hỏi phải giải quyết

Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật nói chung và trong lĩnh vực lao động xã hội nói riêng làm cho cơ cấu cán bộ ngành không còn thích hợp nữa.

Trớc tình hình đó, yêu cầu sắp xếp lại cơ cấu cán bộ công chức, viên chức của ngành Lao động th– ơng binh xã hội hiện nay là hết sức cần thiết, nhằm nâng cao chất lợng của ngành Sau một thời gian học tập nghiên cứu tại trờng Đại học Kinh tế quốc dân và qua khảo sát thực tế cơ cấu cán bộ tại sở Lao động th– ơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh em đã chọn đề tài Hoàn thiện cơ cấu tổ chức cán bộ ngành Lao động th“– ơng binh và xã hội tỉnh Bắc Ninh làm chuyên đề thực tập.”

Vì còn hạn chế về mặt thời gian và trình

độ nhận thức nên bài viết này không tránh khỏi hạn chế và thiếu sót Rất mong sự góp ý của thầy cô và cán bộ ngành Lao động th– ơng binh xã hội.

Em xin chân thành cảm ơn thầy Trần Xuân Cần, các thầy cô của khoa Kinh tế lao động và dân số trờng Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội, và các cán bộ, công chức, viên chức ngành Lao động th– ơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh.

1

Cơ cấu tổ chức bộ máy của một đơn vị (cơ cấu tổ chức quản trị) là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau, đ-ợc chuyên môn hoá và có những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, đđ-ợc bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của đơn vị.

Cơ cấu tổ chức cho phép chúng ta tổ chức và sử dụng hợp lý các nguồn nhân lực – phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng bộ phận và công việc cụ thể Nó cũng cho phép chúng ta xác định rõ mối tơng quan giữa các hoạt động cụ thể và trách nhiệm quyền hạn gắn liền với mỗi cá nhân, phân hệ của cơ cấu – xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗ thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, xơ đồ tổ chức và hệ thống phân cấp quyền hạn trong tổ chức Nó trợ giúp cho việc ra quyết định bởi các luồng thông tin rõ ràng Nó giúp xác định cơ cấu quyền lực cho tổ chức.

1.2 Những thành phần cơ bản của cơ cấu tổ chức

Cơ cấu của một tổ chức gồm có bốn yếu tố cơ bản :

1.2.1 Chuyên môn hoá

Chuyên môn hoá là quá trình nhận diện những công việc cụ thể và phân công các cá nhân hay nhóm làm việc đã đợc huấn luyện thích hợp đảm nhiệm chúng Do đó trong tổ chức, một cá nhân hay nhóm làm việc có thể chuyên sâu vào một công việc hay một công đoạn nào đó trong quá trình sản xuất.

1.2.2 Tiêu chuẩn hoá

2

-Tiêu chuẩn hoá là quá trình phát triển các thủ tục của tổ chức mà theo đó các nhân viên có thể hoàn thành công việc của họ theo một cách thức thống nhất và

thích hợp Quy trình này là tác động vào mỗi nhân viên nh một cơ chế mà các

công việc không đợc tiêu chuẩn hoá thì tổ chức không thể đạt đợc các mục tiêu của nó.

Các tiêu chuẩn cho phép các nhà quản trị đo lờng các thành tích của nhân viên Đồng thời cùng với bản mô tả công việc, các tiêu chuẩn công việc là cơ sở để tuyển chọn nhân viên cho tổ chức.

1.2.3 Sự phối hợp.

Phối hợp là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết các hoạt động do các nhóm riêng rẽ trong tổ chức đảm nhiệm Trong các tổ chức quan liêu, các quy định, quy chế của nó đã đủ để liên kết những hoạt động này Còn trong các tổ chức có cấu trúc lỏng lẻo đòi hỏi có sự phối hợp một cách linh hoạt trong việc giải quyết những vấn đề của toàn đơn vị, đòi hỏi sự sẵn lòng chia sẻ trách nhiệm và sự truyền thống một cách có hiệu quả giữa các thành viên của tổ chức.

1.2.4 Quyền lực.

Quyền lực là quyền ra quyết định và điều khiển hoạt động của ngời khác.

Mỗi tổ chức thờng có những cách thức phân bố quyền lực khác nhau Trong những tổ chức phi tập chung, một số quyền ra quyết định đợc uỷ quyền cho cấp dới và ngợc lại, trong các tổ chức tập quyền thì quyền ra quyết định đợc tập trung vào các nhà quản trị cao cấp.

Ngày nay các tổ chức thờng kết hợp hai khuynh hớng này bằng cách tập trung một số chức năng nào đó, đồng thời cũng tiến hành phân tán một số chức năng khác.

2 Phân loại cơ cấu tổ chức.

Có bốn hình thức cơ bản của cơ cấu tổ chức - Cơ cấu theo chức năng

- Cơ cấu theo sản phẩm, dịch vụ - Cơ cấu theo phạm vị, địa lý - Cơ cấu ma trận

2.1 Cơ cấu theo chức năng.

3

-Các chức năng là các phần việc đợc tiến hành trong một tổ chức nh chức năng tài chính, chức năng tổ chức, chức năng kế hoạch, chức năng sản xuất Cơ cấu chức năng phân công các thành viên theo những lĩnh vực chuyên môn mà họ

tinh thông, cùng những nguồn lực giúp họ hoàn thành các công việc của tổ chức Các bộ phận chức năng đợc phân chia tuỳ theo tính chất của từng tổ chức Chẳng hạn các bộ phận chức năng trong cơ quan hành chính sự nghiệp nhà nớc thì đ-ợc phân chia khác hẳn so với một doanh nghiệp sản xuất vật chất.

* Những u, nhợc điểm của cơ cấu theo chức năng.

Ưu điểm :

- Cơ cấu phân chia các nhiệm vụ rất rõ ràng thích hợp với những lĩnh vực cá nhân đợc đào tạo.

- Tập trung quyền lực và quyền ra quyết định vào các quản trị gia cao cấp Việc ra quyết định thuộc về các nhà quản trị đứng đầu các bộ phận và cấp trên của họ Do đó họ có thể ra quyết định một cách nhanh chóng và kịp thời.

- Cơ cấu chức năng cho phép tổ chức tiết kiệm chi phí bởi nó là một cấu trúc đơn giản, mặt khác các thành viên của tổ chức có cơ hội nâng cao kỹ năng tay nghề

trong lĩnh vực chuyên môn của họ và gia tăng hiệu quả hoạt động thông qua sự phối hợp với các đồng nghiệp trong cùng một bộ phận.

- Cơ cấu cung cấp một nền đào tạo tốt cho các nhà phụ trách mới chuyển dịch từ cái họ học vào hành động của tổ chức.

Nhợc điểm :

- Cơ cấp có thể thúc đẩy sự đào tạo hẹp cho các cá nhân và dẫn tới các công việc nhàm chán và một tuyến.

- Khi tổ chức phát triển với quy mô lớn thì việc ra quyết định trở nên khó khăn, phức tạp hơn, bởi quá trình này phải qua nhiều tầng nấc, nhất là khi có sự mâu thuẫn giữa các bộ phận thì quá trình này càng phức tạp, tốn kém thời gian hơn.

- Các nhà quản trị gia có thể mất khá nhiều thời gian, sức lực để phối hợp hoạt động của các thành viên thuộc những bộ phận khác nhau Đồng thời các nhà quản trị và nhân viên của mỗi bộ phận thờng trú trọng vào những mục tiêu của bộ phận mà họ đang làm hơn là mục tiêu chung của tổ chức Do đó lãnh đạo chỉ lo lắng cho bộ phận mà họ phụ trách nên rất kho đồng tình với quan điểm của các nhà quản trị khác Trong khi đó, do trung thành với bộ phận của họ nên các nhân viên cũng rất khó hợp tác với nhân viên ở bộ phận khác.

2.2 Cơ cấu theo khu vực địa lý

Cơ cấu chức năng theo khu vực địa lý thờng đợc các đơn vị lớn áp dụng, hoạt động kinh doanh dịch vụ theo nhiều vùng địa lý khác nhau Tại mỗi khu vục địa lý có một đơn vị nhỏ, Ngời lãnh đạo đơn vị nhỏ đợc giao quyền đảm nhiệm thực hiện tất cả các chức năng nh đơn vị lớn nhng với quy mô nhỏ hơn.

Mỗi đơn vị của tổ chức hoạt động tại một khu vực địa lý có thể trực tiếp theo sát mọi biến động và đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng Về mặt sản xuất, nhà máy đặt tại các khu vực gần nơi cung cấp nguyên liệu do đó có thể tiết kiệm đợc chi phí do giá cả nguyên liệu, chi phí vận chuyển và sử dụng đợc lao động tại chỗ Đồng thời các dịch vụ khách hàng, dịch vụ hậu mãi đợc tiến hành phù hợp với khách hàng sở tại.

Cơ cấu theo khu vực địa lý thờng đợc áp dụng trong việc tổ chức bộ máy chính quyền ở các nớc, áp dụng đối với các công ty lớn, các tập đoàn, các ngành kinh tế –

* Ưu nhợc điểm của cơ cấu theo vùng địa lý :

Ưu điểm :

- Cơ cấu theo khu vực địa lý cho phép nắm bắt đợc mọi biến động một cách nhanh nhất để có quyết định hợp thời đáp ứng đợc nhu cầu của từng khu vực.

- Tại các vùng thờng có nguồn nguyên liệu và nhân lực dồi dào có thể sử dụng tại chỗ vừa tiết kiệm đợc kinh phí, vừa hạn chế đợc việc điều động nhân lực.

- Các nhà quản trị có thể phát triển đợc các kỹ năng, chuyên môn, kỹ thuật để giải quyết các vấn đề chuyên môn phù hợp với thực tế.

ợc điểm :

- Tất cả các bộ phận chức năng đều đợc thiết lập tại mỗi văn phòng khu vực do đó cơ cấu tổ chức khá cồng kềnh.

- Rất dễ xảy ra những xung đột giữa các mục tiêu của mỗi văn phòng khu vực với các mục tiêu chung của tổ chức.

- Tổ chức phải đề ra nhiều quy chế và quy định để phối hợp và đảm bảo sự thống nhất giữa các bộ phận khu vực.

- Cơ cấu này không khuyến khích nhân viên phát triển những kiến thức giải quyết các vấn đề tại các khu vực khác.

2.3 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ

Cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ phân chia tổ chức thành những đơn vị chuyên trách thiết kế, sản xuất và tiêu thụ một sản phẩm hay dịch vụ nào đó Cơ cấu theo mô hình này tỏ ra rất phù hợp với các đơn vị, tổ chức có quy mô lớn.

Trong mỗi đơn vị tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ đều phải hiện diện đầy đủ các bộ phận chức năng phục vụ cho hoạt động của đơn vị đó.

* Ưu nhợc điểm của cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ Ưu điểm :

- Gia tăng sự chuyên môn hoá bởi cơ cấu này cho phép các nhà quản trị và nhân viên trong từng bộ phận tập trung vào tuyến sản phẩn hay dịch vụ mà họ đảm nhận.

- Cho phép xác định một cách khá chính xác các yếu tố : chi phí, lợi nhuận, những vấn đề cần giải quyết và khả năng thành công trong mỗi tuyến sản phẩn hay dịch vụ.

- Chó phép mỗi bộ phận có thể phát huy tối đa khả năng cạnh tranh hay lợi thế chiến lợc của mỗi sản phẩn hay dịch vụ.

- Do chú trọng vào một vài sản phẩn hay dịch vụ nên các nhà quản trị có thể duy trì tính linh hoạt, phản ứng kịp thời với những thay đổi về nhu cầu tiêu dùng và sự thay đổi của môi trờng.

ợc điểm :

- Sử dụng không hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, bởi phải thờng tổ chức ra tất cả các bộ phận chức năng cho mỗi tuyến sản phẩn hay dịch vụ Nếu sản phẩn hay dịch vụ có tính mùa vụ cao thì có thể gây lãng phí về nhân công.

- Rất khó phối hợp giữa cá bộ phận sản phẩn bởi nhân viên thờng chú trọng vào sản phẩn hay dịch vụ của họ hơn là các mục tiêu của toàn tổ chức Tình trạng này làm giảm khả năng cạnh tranh chung của tổ chức bởi rất khó khăn Khi điều động các nguồn lực từ sản phẩn hay dịch vụ mạch chi viện tăng cờng cho sản phẩn hay dịch vụ yếu.

- Cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ là giảm sự điều động nhân sự trong nội bộ Bởi nhân viên tập trung vào một sản phẩn hay dịch vụ nên họ chú trọng phát triển những kỹ năng cần thiết cho loại sản phẩn hay dịch vụ đó Sự chuyên môn hoá

7

-đó không cho phép họ có thể thuyên chuyển sang các chức vụ thuộc các sản phẩn khác.

- Có thể lãnh đạo cấp cao đặt ra tiêu chuẩn chung cho tất cả các tuyến sản phẩn hay dịch vụ của cả tổ chức mà không quan tâm đến đặc điểm của các đơn vị khác nhau.

Trong ngành Y tế nớc ta thờng áp dụng cơ cấu này đối với việc quản lý các bệnh viện chuyên khoa.

2.4 Cơ cấu tổ chức ma trận

Cơ cấu tổ chức ma trận là loại cơ cấu tổ chức dựa trên những hệ thống quyền lực và hỗ trợ nhiều chiều Cơ cấu này tạo ra một bộ phận chịu trách nhiệm phối hợp các hoạt động của các bộ phận khác và phân chia quyền lực với tất cả các lãnh đạo các bộ phận theo chức năng và lãnh đạo các bộ phận theo sản phẩn hay dịch vụ.

Trong một cơ cấu ma trận có hai tuyến quyền lực, tuyến chức năng hoạt động theo chiều dọc và tuyến sản phẩn hay dịch vụ hoạt động theo chiều ngang Bởi vậy một cơ cấu ma trận tồn tại ba tập hợp các mối quan hệ đơn tuyến.

- Các mối quan hệ giữa lãnh đạo bộ phận chịu trách nhiệm phối hợp là ngời đứng đầu và cân bằng hai tuyến quyền lực với lãnh đạo bộ phận theo chức năng và lãnh đạo bộ phận theo sản phẩn hay dịch vụ.

- Các mối quan hệ giữa lãnh đạo bộ phận chức năng và lãnh đạo bộ phận theo sản phẩn hay dịch vụ.

- Các mối quan hệ giữa các cấp dới ở cá bộ phận.

Cơ cấu ma trận đợc sáng tạo ra nhằm tận dụng những lợi điểm của cả mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng và mồ hình tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ, đồng thời tối thiểu hoá những bất lợi của chúng Cơ cấu này phá vỡ những rào cản bằng cách cho phép các nhân viên từ các bộ phận chức năng khác nhau đóng góp những kỹ năng của họ trong việc giải quyết những vấn đề chung của tổ chức Do đó, làm tăng khả năng sử dụng các nguồn lực nhằm thích nghi với sự tác động của môi trờng.

Đây là một cơ cấu tổ chức khá phức tạp đòi hỏi sự phối hợp giữa các thành viên ở các bộ phận là rất cao.

8

-* Những u nhợc điểm của cơ cấu tổ chức ma trận.

Ưu điểm :

- Kết hợp sức mạnh và hạn chế yếu điểm của cơ cấu chức năng và cơ cấu theo sản phẩn hay dịch vụ Đồng thời các nhà quản trị có thể rút ra đợc nhiều kỹ năng chuyên môn từ nhiều lĩnh vực khác nhau và do đó, họ có thể giải quyết những vấn đề phức tạp với hiệu quả tối đa.

- Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức Do đó có thể điều động nhân sự giữa các bộ phận một cách dễ dàng.

ợc điểm :

- Quyền lực và trách nhiệm của các nhà lãnh đạo các bộ phận có thể trùng nhau tạo ra các xung đột và khoảng cách trong nỗ lực giữa các đơn vị và sự không nhất quán.

- Đây là một cơ cấu rất cồng kềnh và do vậy không kinh tế Hơn nữa, nhiều khi không thống nhất mệnh lệnh của lãnh đạo các bộ phận Làm cho nhiều khi

nhân viên phó xử.

3 Những yếu tố ảnh hởng cơ cấu tổ chức.

3.1 Mục đích của cơ cấu tổ chức.

Mỗi một tổ chức đều có một mục đích riêng Và để đạt đợc mục đích đó thì phải có những phơng tiện nhất định nh : con ngời, cơ sở vật chất, phơng pháp trong đó một trong những phơng tiện quan trọng đó là hình thức tổ chức cơ cấu bộ máy cán bộ.

Và khi một cơ cấu tổ chức đợc hình thành, thiết lập nó sẽ phục vụ cho nhu cầu, nhiệm vụ của các nhà quản lý Mục đích của tổ chức sẽ quyết định cơ cấu của tổ chức đó Sự thiết lập cơ cấu đã phân chia công việc của tổ chức, cho phép chuyên môn hoá và tiêu chuẩn hoá các hoạt động

Mỗi một tổ chức có hình thức hoạt động khác nhau sẽ dẫn đến một cơ cấu tổ chức cán bộ khác nhau Và một cơ cấu tổ chức đợc thiết lập nó sẽ phải phục vụ cho một mục đích nhất định Mà mục đích của tổ chức quyết định hình thức tổ chức bộ máy.

3.2 Quan điểm hình thành tổ chức.

Thứ nhất , là việc hình thành cơ cấu tổ chức cho một cơ cấu tổ chức bao giờ

cũng bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và phơng hớng phát triển Trên cơ sở này tiến hành tập hợp cụ thể các yếu tố của tổ chức tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố đó Đây là quan điểm theo phơng pháp diễn giải đi từ tổng hợp đến chi tiết, đợc áp dụng cho những tổ chức đang hoạt động.

Thứ hai, là việc hình thành cơ cấu tổ chức của một tổ chức trớc hết phải đợc

bắt đầu từ việc mô tả chi tiết các hoạt động của đối tợng quản trị và xác lập tất cả các mối liên hệ thông tin Rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức, quản trị Quan điểm này dùng phơng pháp quy lạp đi từ chi tiết đến tổng hợp áp dụng cho trờng hợp hình thành cơ cấu tổ chức mới.

Thứ ba, là việc hình thành cơ cấu tổ chức theo phơng pháp hỗn hợp, nghĩa là

có sự kết hợp hợp lý hai quan điểm trên Trớc hết phải đa ra những kết luận có tính nguyên tắc nhằm hình thành hay hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị, sau đó mới

tổ chức công việc nghiên cứu chi tiết cho các bộ phận trong cơ cấu, soạn thảo các điều lệ, quy chế, nội quý cho các bộ phận của cơ cấu đồng thời xác lập các kênh

10

thông tin cần thiết Nh vậy, toàn bộ các công việc nghiên cứu chi tiết là tiếp tục làm sáng tổ, cụ thể hoá những kết luận đã đợc khẳng định Quan điểm này chỉ đạt hiệu quả khi việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức đã có sự quan tâm thờng xuyên, có sự tổng kết đánh giá nghiêm túc và đúng đắn của tổ chức.

3.3 Phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức.3.3.1 Phơng pháp tơng tự.

Đây là một phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ cấu tổ chức có sẵn Những cơ cấu tổ chức có trớc này có những yếu tố tợng tự với cơ cấu tổ chức sắp hình thành Cơ sở phơng pháp lý luận để xác định sự tơng tự là sự phân loại các đối tợng quản trị căn cứ vào những dấu hiệu nhất định Nh là tính đồng nhất về kết quả cuối cùng của hoạt động, tính đồng nhất về các chức năng quản trị đợc thực hiện, chịu ảnh hởng của các nhân tố giống nhau Điểm nổi bật của phơng pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi phí thiết kế cơ cấu yếu tố, thừa kế có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ Đây là một phơng pháp đợc áp dụng khá phổ biến Tuy vậy, phải ngăn ngừa sự sao chép kinh nghiệm một cách máy móc, và phải phân tích các điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức mới.

3.3.2 Phơng pháp phân tích theo yếu tố.

Đây là một phơng pháp khoa học đợc ứng dụng rộng rãi cho mọi cấp, mọi đối tợng quản trị Phơng pháp này thờng đợc chia thành ba giai đoạn đợc biểu diễn ở sơ đồ 5.

Sẽ xảy ra hai trờng hợp :

3.3.2.1 Trờng hợp thứ nhất : Đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức đang

hoạt động.

Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị hiện hành đợc bắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lỡng cơ cấu hiện tại và tiến hành đánh giá hoạt động của nó theo những căn cứ nhất định Để làm đợc điều đó ngời ta biểu thị cơ cấu tổ chức hiện hành và các bộ phận của nó dới dạng sơ đồ Từ sơ đồ đó chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận và các chức năng mà nó phải thi hành Nội dung phân tích đối với

Cơ cấu tổ chức đang hoạt động bao gồm :

- Phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận, từng nhân viên của bộ máy quản trị.

11

Phân tích khối lợng công tác của mỗi bộ phận, mỗi ngời, phát hiện khâu yếu trong việc phân bố khối lợng công việc quản lý.

- Phân tích tình hình phân định chức năng kết quả việc thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân, mối quan hệ ngang, dọc trong cơ cấu.

- Phân tích việc chia quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận, các cấp quản trị.

- Phân tích việc thực hiện các văn kiện, tài liệu, những quy định ràng buộc của các cơ quan quản lý vĩ mô và trong nội bộ cơ cấu tổ chức của đơn vị.

- Phân tích tình hình tăng giảm số lợng và tỷ lệ cán bộ, nhân viên gián tiếp so với trực tiếp sản xuất, tỷ trọng tiền lơng cán bộ gián tiếp trong giá thành sản phẩn.

- Phân tích sự phù hợp giữa trình độ cán bộ, nhân viên hiên có (cơ cấu trình độ nghề nghiệp) với yêu cầu công việc.

- Phân tích những nhân tố khách quan có tác động tích cực và tiêu cực đến việc duy trì sự ổn định của tổ chức.

Kết quả phân tích là những nhận xét đánh giá mặt hợp lý và cha hợp lý của cơ cấu hiện hành, trên cơ sở đó dự thảo cơ cấu tổ chức mới.

3.3.2.2 Trờng hợp hình thành cơ cấu tổ chức mới.

Bớc 1 : Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn bản hớng dẫn của các cơ

quan quản lý vĩ mô, những quy định có tính chất pháp luật để xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức tổng quát và xác định các đặc trng cơ bản của cơ cấu tổ chức này : kết quả của việc thực hiện giai đoạn I là xây dựng mục tiêu của tổ chức; xây dựng các phân hệ chức năng nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu; phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn cho từng cấp quản trị; xác lập các mối quan hệ giữa các bộ phận và các cơ quan cấp trên, các đơn vị hiệp tác bệ ngoài; xác định các nhu cầu bảo đảm cán bộ và thông tin Nh vậy, đây là bớc giải quyết những vấn đề có tính chất định tính đối với các cơ cấu tổ chức.

Bớc 2 : Xác định các bộ phận, các thành phần của cơ cấu tổ chức và xác lập

mối quan hệ giữa các bộ phận ấy Nội dụng cơ bản của bớc này đợc thể hiện ở việc xây dựng phân hệ trực tuyến, phân hệ chức năng và chơng trình mục tiêu Cơ sở để xác định thành phần các bộ phận của cơ cấu là sự cần thiết chuyên môn hoá hoạt động quản trị, sự phân cấp và phân chia hợp lý các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn

12

-cho các bộ phận ấy Điều quan trọng nhất là tập hợp và phân tích các dấu hiệu ảnh h-ởng tới cơ cấu tổ chức.

Bớc 3 : Những công việc cụ thể ở bớc này là phân phối và cụ thể hoá các chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quyết định số lợng cán bộ, nhân viên trong từng bộ phận trong cơ cấu tổ chức Từ đó xây dựng điều lệ, thủ tục, quy tắc, lề lối làm việc nhằm bảo đảm cơ cấu tổ chức đạt hiệu quả cao.

4 ảnh hởng của cơ cấu tổ chức tới các kết quả hoạt động của tổ chức.

4.1 Mối quan hệ giữa cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ.

Cơ cấu tổ chức của một tổ chức sẽ ảnh hởng trực tiếp đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của tổ chức đó Giữa cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ có mối quan hệ mật thiết với nhau Một cơ cấu hợp lý sẽ giúp tổ chức thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình Còn một cơ cấu tổ chức không hợp lý, thiếu khoa học, có sự chồng chéo giữa các bộ phận, chức năng sẽ gây ra sự trì trệ trong hoạt động, ảnh hởng tới việc thực hiện nhiệm vụ của tổ chức.

4.2 Cơ cấu tổ chức và kết quả hoạt động của tổ chức.

Cơ cấu tổ chức ảnh hởng trực tiếp tới kết quả hoạt động của tổ chức Một cơ cấu tổ chức tốt phù hợp với nhiệm vụ, chức năng của tổ chức sẽ đem lại hiệu quả làm việc cao Một tổ chức có sự phân công rõ ràng và chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng sẽ đem lại hiệu quả cao Ngợc lại một cơ cấu không hợp lý trong sự phân công giữa các bộ phận chức năng, không có một kỷ luật chặt chẽ sẽ dẫn đếm kết quả kém.

Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng phải quyết định toàn bộ hoạt động của tổ chức Cơ cấu tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh tróng, đạt hiệu quả cao Ngợc lại, một tổ chức không hợp lý với nhiều đầu mối, nhiều bộ phận chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ mâu thuẫn, kém hiệu quả Vì thế , cần phải đánh giá hợp lý một cơ cấu tổ chức Một cơ cấu tổ chức đợc coi là hợp lý không chỉ có vừa đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức mà cần phải có một tập thể mạnh với những con ngời có đủ những phẩm chất cần thiết để thực hiện các chức năng công việc đợc giao.Để đánh giá mức độ hợp lý của một cơ cấu tổ chức có thể dùng nhiều phơng pháp khác nhau nh phơng pháp tơng tự, phơng pháp phân tích, phơng pháp khảo sát thực tế, thăm dò phản ứng Phơng pháp tơng tự cho phép khi so sánh các tổ chức t-ơng đối đồng nhất về chức năng, nhiện vụ thì có tt-ơng đối đồng nhất về cơ cấu tổ chức không, hoặc cơ cấu tổ chức tơng đối đồng nhất thì kết quả cuối cùng của các tổ chức đó có phân biệt nhau nhiều hơn không? vv Phơng pháp phân tích cho phép đi sâu và hiểu kỹ hơn những lý do, những yếu tố ảnh hởng gây nên sự khác biệt trong các cơ cấu tổ chức, chỉ ra những bộ phận, những yếu tố không hợp lý trên cơ sở phân tích các chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ hận trong tổ chức

14

-Phần II.

Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức ngành

I Những đặc điểm của tỉnh Bắc Ninh ảnh hởng tới cơ cấu ngành Lao động th– ơng binh xã hội tỉnh.

1 Đặc điểm tự nhiên.

Tỉnh Bắc Ninh thuộc vùng Tây Bắc Bắc Bộ của nớc ta Trớc đây là tỉnh Hà Bắc, chính thức chuyển thành Bắc Ninh năm 2000 Với diện tích khoảng 797,2Km2

và dân số 941393(theo kết quả điều tra 1/04/1999) ngời Có phía Bắc giáp với tỉnh Bắc Giang, phía đông giáp với tỉnh Hải Dơng, phía Nam giáp với Hng Yêu, phía Tây giáp Hà Nội, Vĩnh Phúc.

Tỉnh Bắc Ninh có vị trí quan trong trong phát triển kinh tế và bảo vệ an ninh quốc phòng, là một tỉnh có nhiều thế mạnh về phát triển các làng nghề và khai thác khoáng sản Và các ngành nông nghiệp và công nghiệp rất phát triển Với tốc đọ phát triển chóng mặt của các khu công nghiệp và chế xuất Đây là vùng có bình quân thu nhập đầu ngời tơng đối cao khoảng 1.200.000đ/ngời/tháng Tuy nhiên còn nhiều địa phơng càn nghèo đói nên việc chăm sóc, quan tâm của Đảng, Chính phủ là hết sức quan trọng.

Cơ cấu hành chính của tỉnh bao gồm : trung tâm kinh tế chính trị của tỉnh, thị xã Bắc Ninh và 8 huyện : Yên Phong, Tiên Du, Từ Sơn, Quế Võ, Thuận Thành, Gia Bình, Lơng Tài Nói chung, đặc điểm tự nhiên và cơ sở hạ tầng còn nhiều khó khăn cho công tác lao động – thơng binh xã hội tỉnh.

2 Đặc điểm kinh tế xã hội.

Nhìn chung tỉnh Bắc Ninh là một tỉnh có nền kinh tế phát triển Đời sống nhân dân đợc nâng cao, trình độ dân trí phát triển Kinh tế xã hội phát triển, đời sống vật chất cũng nh tinh thần của nhân dân ngày càng cao, kéo theo đó là phát sinh nhiều vấn đề cần giải quyết trong lĩnh vực lao động xã hội Để đáp ứng đợc tốc độ phát triển chung của xã hội và ngành lao động xã hội nói riêng thì đội ngũ làm công tác

lao động thơng binh xã hội cũng phát triển theo để đủ khả năng đáp ứng những đòi hỏi của cuộc sống.

3 Dân số.

Dân số của tỉnh Bắc Ninh đông và gồm nhiều thành phần khác nhau bao gồm cả dân ngu c và di c từ nơi khác đến Nên nảy sinh nhiều vấn đề trong việc giải quyết các chính sách công ăn việc làm cũng nh trong lĩnh vực thơng binh xã hội.

Nhiều đối tợng chính sách còn qua nghèo nên vấn đề tạo công ăn việc làm để xoá đói giảm nghèo còn nhiều khó khăn vì vậy đòi hỏi ngành phải có đội ngũ cán bộ đủ về số lợng và chất lợng, đợc tổ chức hợp lý để có thể làm tốt chức năng nhiệm vụ của mình.

II Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức ngành lao động thơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh.

1.Cơ cấu cán bộ công chức, viên chức ngành lao động thơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh.

Hệ thống ngành Lao động – thơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh (sơ đồ 5) đợc tổ chức theo quyết định 108 LĐTBXH – TC gồm :

- Sở lao động.

- Trung tâm dịch vụ việc làm.

- Trung tầm giáo dục dạy nghề hớng thiện - Trung tâm nuôi dỡng trẻ mồ côi tàn tật - Xí nghiệp sản xuất của thơng binh - Trung tâm cai nghiện.

- Phòng lao động xã hội huyện Yên Phong - Phòng lao động xã hội huyện Tiên Du - Phòng lao động xã hội huyện Từ Sơn - Phòng lao động xã hội huyện Quế Võ - Phòng lao động xã hội huyện Thuận Thành - Phòng lao động xã hội huyện Gia Bình - Phòng lao động xã hội huyện Lơng Tài.

số108-lao động thơng binh và xã hội/tổ chức

số04/UB-cơ cấu tổ chức Bộ máy của nhgành lao động thơng binh xã hội.

2 Đặc điểm cơ cấu cán bộ theo chức danh công việc của sở Lao động th– ơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh.

Tổng số lao động thuộc biên chế là 155 ngời Trong đó cán bộ quản lý thuộc sở gồm 29 ngời, các đơn vị trực thuộc 126 ngời Cơ cấu nh sau :

Biểu đồ 1:

19

-Biểu đồ 1 Cơ cấu cán bộ lao động - thơng binh xã hội theo chức danh công

2 TT giáo dục – dạy nghề – hớng nghiệp 25 3 TT nuôi dỡng trẻ mồ côi - tật nguyền 31

5 Cán bộ tại các trung tâm cai nghiện 15

Tổng số lao động thuộc biên chế là 155 Ngời Trong đó cán bộ quản lý thuộc sở là 29 Ngời, các đơn vị trực thuộc là 126 Ngời: Cơ cấu nh trên.

Qua số liệu trên ta thấy số lợng cán bộ làm công tác lao động xã hội còn quá thấp chỉ có hai ngời làm công tác tiền lơng, hai ngời quản lý và dạy nghề, nhìn chung số lợng cán bộ còn thiếu cả về số lợng và chuyên môn So với chức năng nhiệm vụ của ngành thì số lợng cán bộ còn quá móng.

20

-Số cán bộ của ngành phải thờng xuyền học tập nâng cao nghiệp vụ chuyên môn Trách nhiệm của họ rất nặng nề, do đó phải có số lợng cán bộ hợp lý để có thể hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ của trên giao phó.

3 Cơ cấu cán bộ lao động thơng binh xã hội tại các huyện, xã của tỉnh Bắc

Qua biểu đồ trên ta thấy số cán bộ làm công tác lao động – xã hội của các huyện có tổng số 70 ngời trong đó có 66 ngời thuộc biên chế, 4 ngời làm việc theo hợp đồng qua đó ta thấy số cán bộ thuộc các huyện còn thừa cán bộ.

Biểu đồ 3 Cơ cấu cán bộ ngành LĐTBXH tại các xã phờng tỉnh Bắc Ninh sinh hoạt phí theo NĐ 09/1998Chuyên tráchKiêm nhiệm

-5 Huyện Quế Võ 24 22 2

Nhìn vào biểu đồ trên ta thất tổng số cán bộ làm công tác LĐXH là 124 ngời , trong đó có 121 là cán bộ chuyên trách càn 3 ngời là kiêm nhiệm, tỷ lệ là một xã có một ngời còn quá thấp.

4 Đặc điểm cơ cấu cán cộ của ngành Lao động th– ơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh theo trình độ đào tạo.

Cơ cấu cán bộ ngành Lao động – thơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh theo trình độ đào tạo đợc thể hiện qua biểu đồ sau :

Biểu đồ 4 Cơ cấu cán bộ ngành lao động thơng binh xã hội tỉnh Bắc–

Ninh theo trình độ đào tạo năm 2002.

Còn tại các huyện, thị xã số cán bộ có trình độ đại học và trên đại học còn quá thấp Với tỷ lệ đại học trên trung cấp và cao đẳng là 1/2 có nghĩa là một ngời có trình độ đại học còn 2 ngời có trình độ trung cấp là cao đẳng, điều này cho thấy số cán bộ có trình độ đại học còn quá thấp.Đây cũng là nguyên nhân gây chở ngại trong công việc.

5 Mối quan hệ công tác.

Quan hệ của Sở Lao động - Thơng binh và Xã Hội với bộ Lao động – Thơng binh và Xã hội, Tỉnh uỷ, UBND tỉnh : Sở Lao động - Thơng binh và Xã Hội là cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh, chịu sự lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp của Tỉnh uỷ, đồng thời chịu sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Lạo động – Thơng binh và Xã hội.

Điều 5 :Quan hệ với các Ban, ngành, đoàn thể trong tỉnh:

Mối quan hệ của Sở Lao động - Thơng binh và Xã Hội với các Ban, ngành, đoàn thể trong tỉnh là mối quan hệ phối hợp trong chỉ đạo hoạt động công tác Lao động TBXH.

23

-Căn cứ vào nhiệm vụ và quyền hạn của ngành, Sở Lao động - Thơng binh và Xã Hội chủ động phối hợp với các Ban, ngành, đoàn thể liên quan để triển khai, thực hiện những nội dung công việc thuộc lĩnh vực công tác Lao động TBXH.

Quan hệ với UBND các huyện, thị xã :

Sở Lao động - Thơng binh và Xã Hội phối hợp với UBND các huyện, thị xã trong công tác tổ chức và hoạt động của Phòng Lao động TBXH Phòng Lao động TBXH là cơ quan chuyên môn của UBND huyện, thị xã có chức năng giúp UBND huyện, thị xã thực hiện quản lý Nhà nớc và tổ chức thực hiện một số công tác sự nghiệp và chịu sự hớng dẫn chỉ đạo quản lý về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Lao động - Thơng binh và Xã Hội.

Quan hệ với các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế xã hội của địa phơng và Trung ơng đóng trên địa bàn tỉnh : Sở Lao động - Thơng binh và Xã Hội là cơ quan thực hiện chức năng quản lý Nhà nớc trên lĩnh vực công tác Lao động TBXH gồm : Hớng dẫn triển khai và thanh kiểm tra việc thực hiện theo luật pháp, chính sách của nhà nớc các hoạt động có liên quan đến lĩnh vực Lao động TBXH.

III Đặc điểm cơ sở hạ tầng.

Cơ sở hạ tầng của ngành còn nhiều thiếu thốn không đáp ứng nhu cầu công việc nhất là cơ sở hạ tầng tại các huyện, xã Tại các huyện, văn phòng làm việc còn tạm bợ, nh huyện Từ Sơn do mới tách tỉnh nên văn phòng còn phải nhờ Còn tại các xã thì gần nh không có cơ sở vật chất phục vụ cho ngành Cơ sở vật chất còn nhiều thiếu thốn.

IV Thực trạng cơ cấu các bộ ngành lao động-thơng binh và xã hội tỉnh Bắc Ninh.

1.Đặc điểm chức năng chung của ngành.

Ngành lao động – thơng binh và xã hội có trách nhiệm quản lý nhà nớc và các hoạt động thơng binh liệt sỹ ngời có công và đối tơng chính sách.Giải quyết công

24

-ăn việc làm cho đối tợng chính sách,trẻ em lang thang cơ nhỡ không nơi lơng tựa,ng-ời già không có ngtựa,ng-ời chăm sóc.

Phối hợp với cơ quan chức năng giải quyết,quản lý,kiểm tra,giám sát,theo dõi việc thực hiện các chính sách về lĩnh vực lao động và xã hội của các cơ quan chức năng dới quyền quản lý của sở lao động.Phối hợp với các cơ quan chức năng triển khai các chính sách của nhà nớc về lĩnh vực lao động-thơng binh và xã hội.

2 Tỉ lệ cơ cấu các bộ của ngành.

Tỷ lệ đại học trên cao đẳng và chung cấp;1/2.

Tỷ lệ đại học trên lao động phục vụ và lao động khác; 10/1 Tỷ lệ trình độ chính trị trên không có trình độ chính trị;5/1.

Qua đó ta thấy đội ngũ các bộ của ngành có trình độ đại học trên cao đẳng và chung cấp là 1/2 tỷ lệ này còn quá thấp để có thể đáp ứng đợc công việc của ngành giao phó.Để có thể làm tốt nhiệm vụ đợc giao thì trình độ của đội ngũ cán bộ của ngành cần cần đợc năng cao hơn,phải năng cao đội ngũ cán bộ có trình độ đại học.

Tỷ lệ đại học trên lao động khác là 10/1và tỷ lệ ngời có trình độ lý luận chính trị trên những ngời không có trình độ chính trị là 5/1.Qua đó ta thấy tỷ lệ này còn quá thấp,đối với công viên có tính chất xã hội nh của ngành thì thình độ lý luận chính trị của đội ngũ cán bộ là hết sức quan trọng.Vì thờng xuyên phải tiếp xúc với quần chúng nên để có thể làm tốt công việc,làm cho dân có thể tim tởng thì ngời cán bộ cần phải có khả năng thuyết phục.

3- Chức năng của các phòng ban chức năng cụ thể của ngành lao động-thơng binh và xã hội của tỉnh Bắc Ninh.

3.1- Chức năng của ban giám đốc.

Giám đốc sở chịu trách nhiệm trớc ubnd tỉnh và bộ lao động-thơng binh và xã hội về việc lãnh đạo,quản lý các mặt công tác của ngành trên phạm vi toàn tỉnh đồng thời trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực và đơn vị công tác trực thuộc sở.

Giám đốc làm việc theo chế độ thủ trởng.Trong phạm vi và quyền hạn của mình Giám đốc sở quyết định:

a)Các chủ trơng,phơng hớng,nhiệm vụ công tác của ngành và các giải pháp biện pháp công tác nhằm thực hiện các chủ trơng,phơng hớng nhiệm vụ đã đề ra.

25

-b)Những vấn đề có liên quan đền nhiều lĩnh vực công tác đòi hỏi có sự phối hợp giữa Phó giám đốc và các ngành liên quan.

c)Những vấn đề vợt quá thẩm quyền giải quyết trong lĩnh vực công tác đợc phân công cho Phó giám đốc phụ trách.

d)Những vấn đề mời phát sinh,không nằm trong lĩnh vực công tác đề ra Trong hoạt động của mình, giám đốc thờng xuyên giữ mối liên hệ giữa chính quyền với chỉ huy,BCH Công đoàn và các đoàn thể công tác khác trong cơ quan nhằm phát huy tình dân chủ,trí tuệ tập thể đề cao chức năng tham mu quản lý trớc khi quyết định các chủ trơng,phơng hớng và nhiệm vụ công tác của ngành,nhằm tạo liên hệ thống nhất cao trong quá trình tổ chức thực hiện.

Giúp việc giám đốc có các phó giám đốc:

a) Các phó giám đốc giúp Giám đốc chỉ đạo một số lĩnh vực và đơn vị công tác của sở, đợc quyền thay mặt giám đốc để giả quyết các công việc đợc giao Chịu trách nhiệm trớc giám đốc và nhà nớc về phần việc do mình phụ trách.

b) Trong hoạt động của mình phó đốc chủ động thờng xuyên: Giữ mối liên hệ với các phó giám đốc khác và các bộ phận liên quan để giải q1quyết các công việc đợc giao, đề xuất các biện pháp công tác nhằm thực hiện tốt tiến độ, chất lợng công việc theo mục tiêu đã đề ra.

c) Khi tình hình nhiệm vụ công tác đòi hỏi phó giám đốc phải giải quyết những công việc thuộc quyền hạn và trách nhiệm của giám đốc, của các phó giám đốc khác hoặc thuộc phần việc của mình nhng là phần việc mới phát sinh cha có chủ trơng thì phải kịp thời báo cáo với giám đốc để giám đốc có biện pháp chỉ đạo.

d) Giám đốc sẽ phân công một ngời trong số các phó giám đốc làm nhiệm vụ thờng trực

3.2 Nhiệm vụ chức năng của phòng tổ chức hành chính tổng hợp

Biểu số 5 :Cơ cấu cán bộ của phòng