QUERY – TRUY vấn dữ LIỆU

Microsoft Access 2010 Chương 4: QUERY – TRUY VẤN DỮ LIỆU 4.1 Khái niệm Mục đích sở liệu lưu trữ trích lọc thơng tin Thơng tin lấy từ sở liệu sau liệu thêm vào Tất nhiên, lấy thông tin từ bảng sở liệu đòi hỏi kiến thức cách thức mà sở liệu thiết kế Query câu lệnh SQL (Structured Query Language - ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc) loại ngôn ngữ phổ biến để tạo, hiệu chỉnh, truy vấn liệu từ sở liệu quan hệ Trong access, Query công cụ mạnh dùng để khai thác xử lý liệu, đáp ứng nhu cầu tra cứu liệu, gồm loại query: Simple Select Queries, Parameter Queries, Crosstab Queries Action Queries 4.2 Các loại query - Select query: truy vấn lựa chọn thông tin từ nhiều bảng, tạo recordset Nói chung, liệu trả truy vấn lựa chọn cập nhật thường sử dụng để đưa form report - Total query: loại đặc biệt truy vấn chọn Thực chức tổng hợp liệu nhóm record - Crosstab query: loại query hiển thị liệu dạng tóm tắt bảng tính, với tiêu đề hàng tiêu đề cột dựa field bảng Dữ liệu ô Recordset tính tốn từ liệu bảng - Top (n) query: Top (n) cho phép bạn định số tỷ lệ phần trăm record mà bạn muốn trả từ loại truy vấn khác (select query, total query, …) - Action query: gồm loại query Make-Table, Delete, Update, Append cho phép bạn tạo bảng thay đổi liệu bảng có sở liệu action query thực thi ảnh hưởng đến nhiều recored bảng 4.3 Cách tạo Select query Design view Để tạo Query bạn chọn Tab Create Ribbon, Click nút Query Design nhóm lệnh Queries Xuất cửa sổ thiết kế query cửa sổ Show Table cho phép chọn bảng query tham gia truy vấn ThS Dương Thành Phết Trang 53 Microsoft Access 2010 - Chọn bảng chứa field mà bạn muốn hiển thị kết quả, field cần biểu thức tính tốn - Click nút Add để thêm bảng vào cửa sổ thiết kế query - Sau chọn đủ bảng query cần thiết, Click nút Close để đóng cửa sổ Show Table - Chọn field cần hiển thị kết vào lưới thiết kế cách drag chuột kéo tên field field list Double Click vào tên field - Nhập điều kiện lọc dòng Criteria - Click nút View để xem trước kết quả, Click nút để thực thi 4.3.1 Các thành phần cửa sổ thiết kế query Cửa sổ thiết kế query gồm phần: - Table/query pane: khung chứa bảng query tham gia truy vấn - Lưới thiết kế (Query by Example: QBE): Chứa tên field tham gia vào truy vấn tiêu chuẩn sử dụng để chọn records Mỗi cột lưới QBE chứa thông tin field từ bảng query Table/query pane Lưới thiết kế bao gồm thành phần: Field list ThS Dương Thành Phết Table/Query Pane Trang 54 Microsoft Access 2010 + Field: nơi mà tên field tạo vào thêm vào hiển thị kết truy vấn + Table: hiển thị tên bảng chứa field tương ứng dòng Field + Sort: định kiểu xếp liệu field query + Show: định để hiển thị field Recordset + Criteria: Nhập điều kiện lọc record + Or: thêm điều kiện lọc tương ứng với phép OR, biểu thức điều kiện field đặt dịng tương ứng với phép AND 4.3.2 Các thao tác cửa sổ thiết kế query - Chọn field lưới thiết kế: để chọn field nhiều field lưới thiết kế, ta đưa chuột lên tên field chuột có dạng mũi tên màu đen hướng xuống Click chuột để chọn, drag chuột để chọn nhiều field - Di chuyển field: Drag chuột tên field để di chuyển - Chèn thêm field xóa field + Chèn thêm field: Click nút Insert Columns, mặc định cột chèn vào trước field hành + Xóa field: chọn field cần xóa, Click nút Delete Columns - Tạo nhãn cho field: để làm cho bảng liệu truy vấn dễ dàng để đọc, bạn cung cấp nhãn cho field truy vấn điều không ảnh hưởng đến tên field cách liệu lưu trữ sử dụng truy cập + Click phải tên field, chọn Properties ThS Dương Thành Phết Trang 55 Microsoft Access 2010 + Tại thuộc tính Caption, nhập nhãn cho field - Thêm Table/Query vào truy vấn: Khi thiết kế query, cần chọn thêm bảng, Click nút Show Table nhóm lệnh Query Setup - Xóa Table/Query khỏi truy vấn: Click phải Table/Query cần xóa, chọn Remove Table 4.3.3 Cách nhập biểu thức điều kiện Ngoài việc sử dụng truy vấn để chọn field hiển thị thơng tin cần thiết, bạn cịn sử dụng truy vấn để hiển thị số record theo điều kiện Biểu thức điều kiện quy tắc lọc áp dụng cho liệu chúng chiết xuất từ sở liệu, nhằm giới hạn record trả truy vấn Ví dụ: người dùng muốn xem thông tin sinh viên lớp CDTHA Biểu thức điều kiện nhập dòng Criteria dòng Or lưới thiết kế query cột chứa giá trị biểu thức điều kiện lọc Ví dụ: Chuỗi điều kiện "Tin học" giá trị field TenKhoa, chuỗi "Tin học" nhập dịng Critetia cột TenKhoa 4.3.4 Truy vấn có nhiều điều kiện nhiều fields Khi bạn muốn giới hạn records dựa nhiều điều kiện nhiều field khác nhau, Access kết hợp điều kiện lại với cách sử dụng toán tử And Or, cho hai trường hợp: - Nếu điều kiện phải thoả mãn đồng thời điều kiện phải liên kết phép AND, cách nhập điều kiện dòng Criteria lưới thiết kế query Ví dụ: Tìm sinh viên có điểm mơn “Cơ sở liệu” từ trở lên ThS Dương Thành Phết Trang 56 Microsoft Access 2010 - Nếu cần thỏa mãn điều kiện điều kiện liên kết phép OR, cách nhập điều kiện dịng khác lưới thiết kế query Ví dụ: Tìm sinh viên có điểm mơn "Cơ sở liệu" "Đồ họa" >=5 4.3.5 Top value Chức Top value sử dụng để hiển thị record danh sách tạo truy vấn Cách thực - Nếu muốn hiển thị danh sách record có giá trị cao field định xếp field theo chiều giảm dần (Descending) - Nếu muốn hiển thị danh sách record có giá trị thấp field định xếp field theo chiều tăng dần (Ascending) - Trong ô Return ta nhập vào số giá trị muốn hiển thị Các tùy chọn Top values ThS Dương Thành Phết Trang 57 Microsoft Access 2010 - All: Hiển thị tất record Query - 5: Hiển thị record - 25: Hiển thị 25 record - 100: Hiển thị 100 record - 5%: Hiển thị 5% record tổng số record - 25%: Hiển thị 25% record tổng số record Nếu record thuộc Top Values có giá trị trùng chúng xuất kết Nếu muốn xuất record record có giá trị trùng ta Click phải cửa sổ thiết kế query → chọn Properties, thuộc tính Unique Values → chọn Yes 4.3.6 Tạo field tính tốn query Access thực phép toán query, form, report, macro Tuy nhiên field tính tốn thường thực query, từ đó, form, report, macro có sử dụng truy vấn tự động truy cập tính giá trị Để làm phép tính truy vấn, bạn tạo field tính tốn query Tên field tính tốn khơng trùng với tên field bảng Cú pháp: Field Name: Expression Ví dụ: Tạo Field ThanhTien:[SoLuong]*[DonGiaBan] Field lấy từ bảng Field tính tốn 4.3.7 Sử dụng Expresstion Builder Expression Builder công cụ để giúp bạn tạo biểu thức nhanh dễ dàng truy cập vào thư viện hàm Access Để sử dụng Expression ThS Dương Thành Phết Trang 58 Microsoft Access 2010 Builder để xây dựng biểu thức điều kiện tạo field query ta thực sau: - Trong cửa sổ thiết kế query - Click nút Builder nhóm lệnh Query Setup - Xuất cửa sổ Expression Builder bao gồm khung cho phép nhập biểu thức, bên khung giúp bạn tìm tên field hàm cần thiết cho biểu thức - Khung Expression Elements chứa đối tượng sở liệu + Để chọn field đưa vào biểu thức ta mở mục DaTabase cách double Click vào tên sở liệu hành, chọn Table query, field Table query hiển thị khung Expression Categories, Double Click để chọn tên field đưa vào biểu thức + Để chọn hàm bạn Click mục function - Khung Expression Categories: hiển thị thành phần expression theo nhóm - Khung Expression values chứa giá trị phần tử biểu thức, hàm chọn function khung Expression elements 4.4 Total query Access cung cấp chức kết nhóm record thực phép thống kê liệu nhóm record Các hàm count, sum, min, max, avg hàm Total Query Ví dụ: Đếm tất sinh viên khoa ThS Dương Thành Phết Trang 59 Microsoft Access 2010 Kết query trước tổng hợp liệu Mã SV AV Anh văn A04 AV Anh văn B02 TH Tin học A01 TH Tin học A03 TR Triết B01 VL Vật lý A02 Count Tên khoa Group by Mã khoa Sau tổng hợp liệu ta có kết quả: Mã khoa Tên khoa TongsoSV AV Anh văn TH Tin học TR Triết VL Vật lý 4.1.1 Cách tạo Total Query Để tạo Total query, bạn thực bước sau: B1: Tạo query Design view B2: Chọn Table cần sử dụng query từ cửa sổ Show Table B3: Chọn field chứa liệu cần thống kê vào lưới thiết kế B4: Chọn Query Tools, chọn Tab Design Trong nhóm lệnh Show/Hide, Click nút Totals B5: Trên lưới thiết kế query xuất thêm dòng Total Tại field, chọn tùy chọn dòng Total ThS Dương Thành Phết Trang 60 Microsoft Access 2010 4.1.2 Các tùy chọn dòng Total 4.5 Query có tham số (Parameter Queries) Query tham số query nhắc người dùng nhập điều kiện cho query thời điểm query thực thi Cách tạo - Trong cửa sổ thiết kế query, chọn bảng/query tham gia truy vấn - Chọn field hiển thị kết - Tại field chứa điều kiện lọc, nhập câu nhắc dòng Critetia đặt cặp dấu [ ] Ví dụ: Xem thơng tin điểm sinh viên tùy ý ThS Dương Thành Phết Trang 61 Microsoft Access 2010 - Khi thực thi query, chương trình yêu cầu nhập giá trị cho 4.6 CrossTab query 4.6.1 Khái niệm CrossTab query query dùng để tổng hợp liệu dạng bảng tính hai chiều, tiêu đề dòng cột bảng giá trị kết nhóm từ field bảng liệu, phần thân bảng tính liệu thống kê hàm: Sum, count, avg, min, max, chức khác Ví dụ: Thống kê điểm sinh viên theo môn học Dạng Crosstab query ThS Dương Thành Phết Dạng Total query Trang 62 Microsoft Access 2010 4.6.2 Cách tạo Tạo CrossTab query chức Wizard - Trên Ribbon, Click nút Create - Trong nhóm lệnh Query, chọn Query Wizard B1: Trong cửa sổ New Query, B2: Chọn liệu nguồn cho CrossTab chọn CrossTab Query Wizard → OK Query, Table Query → Next B3: Chọn field làm Row heading B4: Chọn field làm column heading khung Available Fields → Next Click nút > để chọn field Click Next B5: + Chọn field chứa liệu thống kê khung Fields + Chọn hàm thống kê khung Function → Next + Nhập tên cho query Click nút Finish để kết thúc + Chú ý tạo crossTab query wizard ThS Dương Thành Phết Trang 63 Microsoft Access 2010 Nếu field CrossTab query lấy từ nhiều bảng query có chứa điều kiện lọc liệu phải tạo select query chứa tất field điều kiện, sau lấy select query làm liệu nguồn tạo crossTab query Tạo CrossTab query Design Một crossTab query cần field: + Một field để lấy giá trị làm tiêu đề cho cột gọi Column Heading + Một field (hoặc nhiều field) để lấy giá trị làm tiêu đề cho dòng gọi Row Heading + Một field chứa liệu thống kê (Value) Ví dụ: Column Heading Row Heading Value - Để tạo CrossTab query Design View ta thực sau: - Trong cửa sổ thiết kế Query, Ribbon, chọn Query Tools, chọn Tab Design - Trong nhóm lệnh Query Type, chọn Crosstab - Trong lưới thiết kế query xuất thêm dòng Crosstab dòng Total - Chỉ định chức cho field: ThS Dương Thành Phết Trang 64 Microsoft Access 2010 + Đối với field làm Row Heading Column Heading dòng Total ta chọn chức Group by, dòng Crosstab, định chức Row Heading Column Heading + Đối với field chứa liệu để thống kê dịng Total, chọn hàm thống kê (Sum, Avg, Count, Min, Max, …), dòng Crosstab chọn Value + Đối với field chứa điều kiện lọc liệu dịng Total chọn Where, field không xuất kết Lưu ý: Row Heading Column Heading hốn đổi nhau, field chứa nhiều giá trị nên chọn làm Row Heading 4.7 Các loại query tạo chức Wizard 4.7.1 Find Duplicate query Find Duplicate query Wizard dùng để tìm record có giá trị trùng lắp số field Ví dụ, tìm nhân viên có trùng ngày sinh, trùng tên, … Cách tạo - Trong cửa sổ làm việc Access, Ribbon, chọn Tab Create - Trong nhóm lệnh Queries Click nút Query Wizard - Trong cửa sổ New Query chọn Find Duplicate query Wizard - Xuất cửa sổ Find Duplicates query wizard → OK - Chọn bảng chứa field muốn tìm liệu trùng lắp → Next - Chọn field chứa liệu trùng lắp → Next - Chọn field muốn hiển thị kết → Next - Nhập tên cho query → Finish 4.7.2 Find Unmatched query Wizard Trong quan hệ 1-n, record bảng quan hệ với nhiều record bảng n Tuy nhiên có record khơng quan hệ với record bảng n ThS Dương Thành Phết Trang 65 Microsoft Access 2010 Ví dụ: Những nhân viên chưa tham gia lập hóa đơn, nhân viên tồn bảng NhanVien, không tồn bảng HoaDon Find Unmatched query Wizard dùng để tìm record có bảng khơng có bảng n Cách tạo - Trong cửa sổ làm việc Access, Ribbon, chọn Tab Create - Trong nhóm lệnh Queries Click nút Query Wizard - Trong cửa sổ New Query chọn Find Unmatched query Wizard → OK - Xuất cửa sổ Find Unmatched Query Wizard + Chọn bảng bảng chứa record cần tìm → Next + Chọn bảng n bảng chứa record quan hệ → Next Ví dụ: Tìm sinh viên chưa thi, bảng bảng SinhVien, bảng n bảng KetQua, field quan hệ field MaSV - Chọn field quan hệ hai bảng → Next - Chọn field hiển thị kết → Next - Nhập tên cho query → Finish 4.8 Action query Action query loại query mà thực thi làm thay đổi liệu bảng sở liệu, thay đổi làm cho sở liệu bị sai, trước thực thi loại action query bạn nên chép file dự phòng Có loại action query: + Update query + Make-Table query + Append query + Delete query 4.8.1 Update query Chức Update query dùng để cập nhật liệu bảng Cách tạo ThS Dương Thành Phết Trang 66 Microsoft Access 2010 - Trong cửa sổ làm việc Access, Ribbon chọn Tab Create, nhóm lệnh Queries, Click nút Query Design - Chọn bảng chứa liệu muốn cập nhật - Thanh Ribbon chuyển sang Tab Design - Trong nhóm lệnh Query Type, Click nút Update, Trong lưới thiết kế xuất dòng Update to - Chọn field chứa liệu cần cập nhật field chứa điều kiện - Tại field chứa liệu muốn cập nhật dòng Update to ta nhập biểu thức cập nhật liệu Thực thi Update Query - Click nút để thực thi query - Khi thực thi query xuất hộp thoại thông báo số record Update - Nếu đồng ý → Click Yes - Xem kết bảng chứa liệu Update 4.8.2 Make-Table query Chức ThS Dương Thành Phết Trang 67 Microsoft Access 2010 Make-Table dùng để tạo bảng dựa bảng query có sẵn Cách tạo Trong cửa sổ làm việc Access, Ribbon chọn Tab Create, nhóm lệnh Queries, Click nút Query Design - Chọn bảng query làm liệu nguồn cho MakeTable Thanh Ribbon chuyển sang Tab Design - Chọn field muốn hiển thị bảng - Trong nhóm lệnh Query Type, Click nút Make-Table - Xuất hộp thoại Make Table với tùy chọn: + Table name: Nhập tên bảng + Current Database: Bảng lưu sở liệu hành + Another Database: Bảng lưu sở liệu khác, Click nút Browse… để tìm sở liệu chứa bảng - Click nút OK để tạo Make-Table Thực thi Make-Table Query - Click nút để thực thi query, xuất hộp thông báo số record đưa vào bảng ThS Dương Thành Phết Trang 68 Microsoft Access 2010 - Nếu đồng ý → Click Yes, bảng tạo, xem kết phần Table 4.8.3 Append Query Chức Append query dùng để nối liệu vào cuối bảng có sẵn Cách tạo Trong cửa sổ làm việc Access, Ribbon chọn Tab Create, nhóm lệnh Queries, Click nút Query Design - Chọn bảng query làm liệu nguồn cho Append Query Thanh Ribbon chuyển sang Tab Design - Chọn field chứa liệu nối vào bảng có sẵn, field chọn phải tương ứng với field bảng muốn nối liệu vào - Click nút Append nhóm lệnh Query Type - Xuất hộp thoại Append → Chọn bảng muốn nối liệu vào - Trong lưới thiết kế xuất dòng Append to, chứa tên field tương ứng bảng có sẵn Thực thi Append query ThS Dương Thành Phết Trang 69 Microsoft Access 2010 - Click nút để thực thi query - Xuất hộp thông báo số record nối vào - Nếu đồng ý → Click Yes, xem kết phần Table 4.8.4 Delete Query Chức Delete query xóa record từ bảng, thơng thường dựa điều kiện mà bạn cung cấp, Delete query xóa tất record bảng giữ nguyên cấu trúc bảng Delete Query nguy hiểm xóa vĩnh viễn liệu từ bảng sở liệu bạn, trước thực thi loại query cần phải có backup Cách tạo Trong cửa sổ làm việc Access, Ribbon chọn Tab Create, nhóm lệnh Queries, Click nút Query Design - Chọn bảng query chứa liệu cần xóa Thanh Ribbon chuyển sang Tab Design - Click nút Delete nhóm Query Type - Chọn field chứa điều kiện xóa, lưới thiết kế xuất dòng Delete → field chứa điều kiện xóa ta chọn Where - Nhập điều kiện xóa dòng Criteria ThS Dương Thành Phết Trang 70 Microsoft Access 2010 Thực thi Delete Query - Click nút để thực thi, xuất hộp thơng báo số record bị xóa - Nếu đồng ý → Yes, record bảng bị xóa, xem kết phần Table ThS Dương Thành Phết Trang 71 ... thiết kế query Cửa sổ thiết kế query gồm phần: - Table /query pane: khung chứa bảng query tham gia truy vấn - Lưới thiết kế (Query by Example: QBE): Chứa tên field tham gia vào truy vấn tiêu chuẩn... field - Thêm Table /Query vào truy vấn: Khi thiết kế query, cần chọn thêm bảng, Click nút Show Table nhóm lệnh Query Setup - Xóa Table /Query khỏi truy vấn: Click phải Table /Query cần xóa, chọn... - Nhập tên cho query → Finish 4.8 Action query Action query loại query mà thực thi làm thay đổi liệu bảng sở liệu, thay đổi làm cho sở liệu bị sai, trước thực thi loại action query bạn nên chép